Persiapan

Keberangkatan

Tim Internal - Forum Awardee LPDP (FORMAL) Jerman 2016/17

Daftar Isi

Info tentang
Paspor Visa Paspor Biru
2 2 5

Barang
Visa
Pemeriksaan Akomodasi
Bawaan
Kesehatan & 8
8
Vaksinasi
8
 Jerman adalah negara yang
terkenal akan riset dan teknologinya.
Oleh karena itu, bagi sebagian
mahasiswa Indonesia yang ingin
melanjutkan studi di bidang sains dan
teknik, Jerman adalah surga dunia.
Lokasi yang strategis berada di tengah
Eropa serta kualitas transportasi yang
canggih dan modern menjadikan Jerman
sebagai salah satu negara ternyaman
untuk ditinggali. Ditambah lagi dengan
biaya pendidikan dan biaya hidup yang
relatif murah di antara negara Uni
Eropa lainnya, membuat negara ini
menjadi sasaran utama mahasiswa
internasional di seluruh dunia,
khususnya Indonesia. Namun demikian,
hal tersebut juga mengakibatkan
tingginya tingkat kompetisi untuk
masuk ke perguruan tinggi di Jerman.
So, buat kamu yang sudah memperoleh
LoA dari Universitas Jerman, selamat
datang di salah satu negara dengan
kualitas pendidikan terbaik dunia!
Langkah yang perlu disiapin
sebelum keberangkatan adalah
kelengkapan dokumen-dokumen
pendukung. Dokumen-dokumen ini kadang
kala memerlukan waktu dan kerumitan
sendiri. Nah, dokumen apa saja yang
mesti disiapin? Btw, ini dokumen pas
pengurusan bulan September 2016 ya.

1
1. Paspor
Memiliki passport atau paspor
adalah wajib bagi warga Indonesia
jika akan berkunjung ke luar
negeri, karena paspor ibarat
nyawa selama berada di negeri
orang. Masa berlaku paspor adalah
5 tahun dari tanggal terbit. Oleh
karena itu, harus dipastikan bahwa
tanggal paspor belum expired.
Paspor yang bisa digunakan untuk
pergi ke luar negeri minimal
menyisakan 6 bulan dihitung sejak
tanggal keberangkatan hingga
tanggal berakhirnya paspor. FYI,
beberapa negera mengharuskan
masa berlaku lebih dari 6 bulan.
2. Visa
Berdasarkan info dari halaman
resmi kedutaan Jerman di
Indonesia
(http://www.jakarta.diplo.de/Vertr
etung/jakarta/id/01_20Visa_20idn/
03national/0-nationale__visa.html),
cara pembuatannya cukup mudah.
Cukup dengan register dan
menentukan jadwal interview kita
di website kedutaan Jerman
(https://service2.diplo.de/rktermin
/extern/choose_category.do?locat
ionCode=jaka&realmId=186&catego
ryId=310), maka kita akan langsung
memperoleh notifikasi e-mail untuk
jadwal kedatangan ke Kedutaan
Besar Jerman di Jakarta. Nah
begitu pemberitahuan interview
Visa diterima, segera PRINT email
tersebut sebanyak 2x. Notifikasi
ini akan diserahkan pada saat kita
2
masuk ke Hall pengurusan Visa di
Lt. 2 Kedubes Jerman. Pastikan
kamu datang 20 menit sebelum
jadwal untuk menghindari kulit
terbakar akibat teriknya matahari
karena menunggu atau panjangnya
antrian. Jangan lupa juga bawa
payung, jaga-jaga supaya kamu ga
kehujanan. Soalnya di Kedubes
Jerman itu, ga ada shelter sebagai
pelindung dari terik matahari
atauun rintikan hujan. Dokumen
yang perlu dibawa pada saat
wawancara visa antara lain
adalah:
a) Application form untuk Visa
Nasional dan bukan Visa
Schengen tourist loh ya
(http://www.jakarta.diplo.de/con
tentblob/4332004/Daten/605589
2/D_id__Visa_Nasional.pdf).
Download dan print dalam
ukuran A4 sebanyak 4-5 kali (2
buat diisi dari rumah, 2-3 yang
lain dibiarin kosong aja buat
jaga-jaga kalau ngisinya salah
masih bisa ngisi lagi on the
spot. Diisi dengan tinta biru
dan tulisan yang terbaca
tentunya. Untuk pengisian data
mudah dan jelas kok ada
petunjuknya dalam bahasa
 Inggris. Kalau masih gagal
paham tulis saja apa yang kita
ngerti, selebihnya serahkan pada
mukjizat dan kebaikan visa
officer yang ramah untuk
mengoreksi from Visa kita.
Indeed, kalo memang ada bagian
yang kita ga paham, waktu di
kedutaan nanti bisa nanya itu
harusnya diisi apa.
b) Paspor Indonesia yang berwarna
hijau atau biru dan masih
berlaku sekurang-kurangnya 6
bulan. Trus pasti ada yang
nanya paspor Biru itu apaan?
Bagi PNS yang akan sekolah ke
luar negeri, mengurus paspor
dinas (paspor biru) merupakan
hal yang sangat penting.
Pembahasan tentang paspor biru
ini ada di poin selanjutnya.
c) Ijazah dan Transkrip S1 atau S2
semua dalam bahasa
Inggris/Jerman dilegalisir oleh
Dean/Dekan. Yang diperlukan
kalau kamu mau melanjutkan S2
cukup Ijazah/Transkrip terakhir
begitu pula kalau kamu mau
melanjutkan S3 cukup
melampirkan Ijazah/Transkrip S2
berbahasa inggris/Jerman yang
diterjemahkan oleh penerjemah
tersumpah/sworn translator
yang diakui Kedubes Jerman di
Jakarta. Bahkan kalau
Ijazah/Transkrip S1 atau S2
kita sudah berbahasa Inggris
itu bisa dipakai.
d) LoA alias Letter of
Acceptance/Letter of
Offer/Admission
Letter/Invitation Letter itu
semua wajib dilampirkan sebagai
bukti bahwa kita diterima di
salah satu Uni di Jerman. Boleh
foto copy selama yang asli
diperlihatkan.
e) LoG a.k.a Letter of Guarantee
atau LoS/ Letter of
Sponsorship. Ini khusus pelamar
visa yang akan kuliah dengan
memperoleh pembiayaan dari
pihak ketiga sebagai pengganti
Blocked Account yang
dipersyaratkan dalam
pengurusan Visa
Student/Resident Permit di
Kedubes Jerman. Foto-kopian aja
udah cukup meyakinkan Visa
Officer.
f) CV dan Motivation Letter dalam
bahasa Inggris/Jerman. Yes, ini
mutlak diminta sebagai dokumen
yang menggambarkan siapa kita
hingga perlu memohon Visa ke
Jerman dan apa yang akan kita
lakukan selama kita di Jerman.
Dengan kata lain dari CV dan
motlet bisa menjadi protofolio
bahwa kita ga cuma ngadon
piknik ke Jerman hehehe...
3
g) Pas foto 3.5cm x 4.5 cm (foto
biometrik) sebanyak 2 lembar
berlatar putih. Biasanya dengan
langsung datang ke studio foto
dan bilang sama mas/mbak nya
mau bikin foto buat visa dengan
latar putih pasti mereka sudah
paham. Kalo masih belum tahu
kasih mereka ceramah singkat
sampe mereka paham setelah itu
giliran kamu pasang pose jaim
dua serta disusun berurut dan
tanpa terlihat gigi jangan juga
digabung memakai klip tanpa
senyum dipaksa karena
dihekter.
dipastikan hasilnya ga akan
bikin kamu ca'em, trust me it
Well, aku pikir itu saja sih syarat
works!
dan prosedur mengurus Visa
h) Uang sejumlah 960.000 IDR
Student/Residence Permit Visa di
ekuivalen EUR 60 (data Agustus
Deutsche Boschaft Jakarta. Masih
2016). Uang pas akan lebih baik
ada form surat pernyataan yang
karena di sana bukan Alfamart
akan diberikan pada saat kita sudah
yang selalu tersedia receh
sampai di loket 4, itu adalah form
kembalian ataupun permen buat
tergampang dalam sejarah hidup aku
pengganti uang. So, ingat pesan
berurusan dengan masalah
Jasa Marga transaksi dengan
administrasi. Gimana ga gampang
uang pas akan berdampak
wong cara ngisinya cuma centang-
terhadap kecepatan kamu keluar
centang di kotak pertanyaan trus
gardu tol (looh). Kembali ke
nulis no HP dan tanda tangan kamu.
soal tarif, tentunya masih lebih
Setelah itu selesai kita akan diminta
murah dibandingkan biaya Visa
scan sidik jari semua sebanyak 2x.
Belkamu yang mendekati
Jadi, pastikan seluruh jarikamu ikut
4.000.000 IDR atau bahkan Visa
hadir di Kedubes Jerman karena
Inggris yang konon lebih mahal
sejatinya jari kaki kita belum bisa
dari Belkamu. Jadi kalau masih
menggantikan kehadirannya.
ada yang murah kenapa masih
pilih yang mahal kan sayang
DONE! Kalau semua proses di atas
uang rakyat dong ah (dengan
selesai kita hanya perlu tersenyum
kata lain kuliahnya harus ke
optimis, berharap selembar invoice
Jerman nih hehehe).
visa yang segera discan untuk
i) Last but not Least, semua
dikirim ke LPDP segera berganti cash
dokumen dibuat dalam rangkap

4
 3. Info tentang Paspor Biru
Sebagai informasi awal, paspor
biru/dinas dikeluarkan oleh
Kementerian Luar Negeri (Kemenlu).
Durasi pengurusan biasanya sekitar
3 sampai 4 minggu, tetapi ada
juga yang lebih cepat atau bahkan
lebih lama tergantung instansi
masing-masing. Paspor biru
dibutuhkan ketika kita selesai
di rek BRI masing-masing berikut
studi dan akan mengurus
kedermawanan PIC LPDP mengirim
penyetaraan ijazah, kepangkatan
Settlement Allowance pertama. Ini
atau lainnya. Kemudian penggunaan
bisa menjadi penghibur di kala cemas
paspor biru juga ada nilai
menunggu keluarnya visa kita 8
lebihnya karena ada layanan
minggu yang akan datang. Oh iya,
khusus di beberapa bkamura, dan
ada juga pilihan untuk engga
ini yang lebih penting: ada banyak
reimburse uang aplikasi visa dan
negara yang membebaskan visa
sebagai gantinya, kita bisa
bagi para pemegang paspor dinas.
reimburse uang aplikasi residence
Yeyeeeeyeelalalaaa. Kabar
permit di Jerman nanti. Residence
terakhir, ketika pada saat kita
permit ini biayanya sekitar 100-150
hendak pulkam ke Indonesia di
Euro dan akan diterbitkan ketika
masa pertengahan studi, kita
visa kita habis masa berlakunya.
tidak perlu buat Exit Permit lagi
Lumayan juga kan selisihnya, jadi
dari Kemenlu. Note, dalam
bisa lah mulai dipikir-pikir dari
pengurusan ini biayanya sekitar Rp
sekarang apakah mau reimburse uang
350.000,00 - Rp 1.500.000,00;
aplikasi visa atau residence permit.
tergantung kebaikan hati petugas
SetNeg. Hehe..

Berikut prosedur pengurusan

Paspor Dinas, tiap Instansi bisa
berbeda, tapi pada intinya sama
yakni:
Hubungi unit pengurus Paspor
Dinas di instansi dan minta
Contoh penampakan visa Jerman
penjelasan langkah-langkah dan
dokumen apa saja yang
dibutuhkan. Jadi, kamu hanya
perlu komunikasi yang baik

5
 Dokumen yang Perlu Dibawa
pada Saat Wawancara Visa

Application form untuk Visa Nasional

Paspor Indonesia yang berwarna hijau/biru
Ijazah dan Transkrip S1 atau S2 semua
dalam bahasa Inggris/Jerman dilegalisir
oleh Dean/Dekan
LoA alias Letter of Acceptance/Letter of
Offer/Admission Letter/Invitation Letter
LoG a.k.a Letter of Guarantee atau
LoS/Letter of Sponsorship
CV & Motivation Letter dalam bahasa
Inggris/Jerman
Pas foto 3.5cm x 4.5 cm (foto biometrik)
sebanyak 2 lembar berlatar putih
Uang sejumlah 960.000 IDR ekuivalen EUR 60
(data Agustus 2016)
Semua dokumen dibuat dalam rangkap dua
serta disusun berurut dan digabung
memakai klip tanpa dihekter

6
 dengan unit internal di instansi
kamu tersebut. Untuk
menghubungi unit pengurus
Paspor Dinas, kamu harus
melewati beberapa proses
birokrasi. Pertama, kontak dulu
dengan unit Kepegawaian untuk
meminta surat pengantar yang
ditujukan ke unit pengurus
Paspor Dinas dengan tembusan
Biro SDM. Setelah dipastikan
surat pengantar itu sampai di
unit pengurus Paspor Dinas,
barulah kamu bisa kontak orang
di unit tersebut dan kemudian
kamu akan diminta untuk
melengkapi berkas pengajuan
Paspor Dinas seperti CV,
formulir pengajuan Paspor Dinas,
SP Setneg & Exit Permit, Pas
foto ukuran standar paspor,
surat keterangan mendapatkan
beasiswa, LoA, dan Surat
Perjanjian Tugas Belajar.
bocoran, proses yang makan
waktu lama itu di Setneg,
sedangkan proses di Kemenlu
sendiri relative singkat.
Setelah selesai, kamu akan
mendapatkan Paspor Dinas
lengkap (masa berlaku selama 5
tahun) dengan Exit Permit
(sticker dengan durasi waktu 2
bulan) di dalamnya, serta SP
Setneg Nota Seskab, dan SK
Tugas Belajar. Surat-surat ini
jangan sampai hilang, karena
Penampakan paspor biru dan
paspor biasa

Selesai melengkapi semua

akan dibutuhkan ketika kita
formulir dan berkas, kita
selesai masa tugas belajar, atau
tinggal menunggu, karena
perpanjangan masa studi.
selanjutnya dari unit pengurus
Default masa studi di SP Setneg
paspor kamu yang akan mengurus
hanya 3 tahun.
semuanya hingga Paspor Biru
ada di tangan. Lama menunggu
Bagaimana jika durasi Exit Permit
sekitar 3 s.d 4 minggu. Sedikit
kamu sudah habis, sedangkan Visa
kamu belum keluar? Yang perlu kamu
lakukan yaitu segera hubungi unit
bagian pengurusan Paspor Dinas di
instansi kamu untuk memperpanjang
durasi Exit Permit tsb. Normalnya
akan memakan waktu sekitar 3 hari
kamu akan mendapatkan exit permit

7
yang baru untuk masa durasi selama
dua bulan (pengurusan hanya di
Kemenlu, tidak perlu ke
Kemensetneg).
4. Pemeriksaan Kesehatan dan
Vaksinasi
Untuk meminimalisir terjadinya
infeksi virus atau penyakit
berbahaya di negeri orang, kamu
sebaiknya menjalani vaksinasi!
Ingat, kemanapaun kamu pergi,
jangan pernah sepelekan soal
kesehatanmu. Apalagi kalau kamu
mau ke luar negeri, ke tempat
yang punya cuaca dan kondisi
yang berbeda jauh dengan
tempatmu. Penting untuk
melakukan pemeriksaan kesehatan
dan vaksinasi.
Vaksinasi ini membuat kamu
terimunisasi sehingga kemungkinan
kecil dapat menularkan penyakit
ke penduduk lokal. Vaksinasi
dilakukan paling lambat dua
pekan sebelum berangkat. Hal itu
karena kekebalan tubuh yang
terbuat setelah melakukan
vaksinasi baru akan terbentuk
dua pekan kemudian; dan kamu
akan terlindungi dari penyakit
selama 2-3 tahun ke depan. Sehat
terus yaaaa, Aminnn..
5. Akomodasi
Pastikan selama berada di negara
orang kamu tidak terlunta-lunta.
Persiapkan akomodasi sebaik-
baiknya, terutama bagi yang akan
8
kuliah di kota-kota besar seperti
Berlin, Munchen dan Hamburg.
Banyaknya mahasiswa internasional
yang datang ke kota tersebut
membuat tingkat persaingan dalam
memburu akomodasi sangat tinggi.
Selain itu, sesuaikan juga dengan
lokasi kampus tujuan dan budget.
Mengingat lumayan mahalnya
akomodasi di kota-kota besar
Jerman, pastikan jangan sampai
Living Allowance ludes hanya
untuk akomodasi. Sebagai
alternatif, kamu kamu bisa
menginap di rumah saudara atau
teman agar lebih murah. Dan ef-
ye-i aja, ada booklet FORMAL
Jerman yang khusus membahas
tentang pencarian akomodasi ini.
Silakan hubungi email
lpdpjerman@gmail.com kalo mau
dapet bookletnya #sekalianpromosi
#okesip #bookletterintegrasi.
6. Barang Bawaan
Bawalah barang seperlunya. Jangan
terlalu banyak membawa barang-
barang yang nantinya malah cuma
bikin berat tas atau kopermu.
List Barang Bawaan Berdasarkan Prioritas

Penting
Clothing Jeans
Baju dalam
Kemeja, kaos
Batik
Jaket tebal (kalau winter)
Longjon (kalau winter)
Sweater (kalau winter)
Kaos kaki tebal (kalau winter)
Perlengkapan mandi
Sandal jepit
Sepatu
Elektronik Gadget + perniknya
Kartu garansi gadget
Magic jar
Makanan Bumbu instan
Indomie (WAJIB!! Hehe)
Lauk instan
Minuman instan
Dokumen Akta lahir
Ijazah
Paspor
Dokumen terkait kuliah
Pas foto
Lain-lain Perlengkapan ibadah
Alat sholat portable
Obat-obatan
Kotak makan
Tempat minum

ting
Agak Pen Kartu nama
Jepit &/ karet rambut
Alat tulis
Payung lipat
T dan atau terminal
Playlist lagu
Gunting kuku

nting
Engga Pe Kacamata hitam
Alat makan seperlunya
Headset
Foto keluarga

9
Perhitungkan berat maksimal
bagasi di beberapa maskapai yang
hanya menyediakan sampai dengan
30 kg. Boleh lebih, tapi
konsekuensinya kamu juga harus
membayar lebih. Selain barang
bawaan, pastikan kamu sudah
memiliki sejumlah uang dalam mata
uang Euro. Hal ini tentunya akan
sangat berguna ketika kamu
sampai di negara impian. Jangan
sampai kamu kerepotan menukarkan
uang ketika baru sampai. Buat
survive selama sebulan, 1000 euro
cukup lah.. Jadi, hitungan per
minggunya buat survive adalah
sekitar 250 euro. Persiapankan
juga jaket tebal sebagai
persiapan ketika kamu datang
pada saat musim dingin.

Ketika packing, kasurmu akan tampak

seperti ini

Well, tulisan ini hanya curhat yang tidak

terlalu bermakna silahkan dinikmati. Satu hal
yang akan selalu aku ingatkan bahwa kamu yang
lagi baca tulisan ini adalah saudara satu rahim
aku.. Iya kamu dan aku adalah anak rahim LPDP.
Banyak berdo'a, semoga dimudahkan dalam
pengurusannya. Semoga bermanfaat ya

10
REFERENSI
Buku panduan studi Jerman masa kepengurusan FORMAL 2015-2016
http://www.jakarta.diplo.de/Vertretung/jakarta/id/01_20Visa_20idn/03national
/0-nationale__visa.html
http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/3453948/Daten/3296643/Merkblatt_f
r_Stipendiaten.pdf
https://service2.diplo.de/rktermin/extern/choose_category.do?locationCode=j
aka&realmId=186&categoryId=310
http://www.jakarta.diplo.de/contentblob/4332004/Daten/6055892/D_id__Visa_
Nasional.pdf
https://m.tempo.co/read/news/2013/02/17/217461833/ke-luar-negeri-vaksinasi-
2-minggu-sebelum-pergi
Foto-foto dari berbagai sumber

11
Profil Kontributor
Raynard Daniel Finantar
merupakan seorang praktisi industri properti dan real estate lulusan teknik geodesi
ITB. Selain memiliki hobi olahraga beladiri, pria yang akrab disapa Daniel ini juga
sangat menggemari dunia politik dan jurnalistik. Saat ini sedang menempuh
pendidikan master dalam bidang land management di TU Muenchen untuk mengejar
cita-citanya menjadi seorang gubernur.
@raynardfinantar raynarddaniel23@gmail.com

Karlina Denistia
adalah Ph.D. Candidate di Eberhard Karls Universitaet Tuebingen dalam bidang
linguistik. Passion berbagi membuatnya berkarya melalui buku, video
(bit.ly/easy_english), radio, dan komunitas (coinforall.com, easyenglish
blog.wixsite.com) yang saat ini telah membantu ribuan orang dalam mendapatkan
ilmu. Sekembalinya ke Indonesia, dia akan berkontribusi bagi pendidikan sebagai
dosen, penulis, penyiar dan aktivis pendidikan.
@karlinakuning karlinadenistiapk28@gmail.com

Muhammad Aulia Alwan

adalah seorang geologist. Pria asal Bandung ini menggemari olahraga calisthenics
dan juga sastra berbalut puisi. Saat ini, ia sedang menempuh studi master pada
bidang marine geosciences di Christian-Albrechts-Universitaet zu Kiel. Ia memiliki
hasrat untuk dapat memajukan eksplorasi dan eksploitasi potensi sumber daya mineral
di laut Indonesia kelak.
@maulialwan maulialwan@gmail.com

Risma Rizkia Nurdianti

adalah seorang aktivis organisasi yang telah menyelesaikan studi Master di Bonn
University, program studi Agricultural Sciences and Resources Management in the
Tropics and Subtropics (ARTS) dengan konsentrasi Animal Nutrition pada tahun 2015.
Kini akan melanjutkan studi Doktoral di Animal Nutrition and Rangeland Management
in the Tropics and Subtropics Institute, Hohenheim University.
@rismarizzcihuy rismarizkianurdianti@gmail.com

Hashlin Pascananda Utami

merupakan mahasiswi biasa yang sedang menjalani studi Master dalam bidang
Agrigenomics di Christian Albrechts Universitaet zu Kiel. Selain berkawan baik
dengan pipet mikro, kadang ia juga bermain dengan kuas dan pensil warna. Memiliki
keinginan untuk menjadi seseorang yang menebar manfaat dan kebaikan dimasa depan,
kemudian menerbitkan buku cerita bergambar untuk anak-anak.
@hashlinutami hashlinutami@gmail.com

Sabhrina Gita Aninta

menunda cita-citanya menjadi ibu rumah tangga paruh waktu dengan menjadi
mahasiswi master di Ludwig Maximillians Universitaet Muenchen sejak Oktober 2015
untuk memperdalam konsep-konsep ekologi di program studi Evolusi, Ekologi, dan
Sistematik. Perempuan yang aktif di Jaringan Konservasionis Muda Indonesia Tambora
ini juga berupaya melengkapi pengetahuan tentang biodiversitas Indonesia.

@sagitaninta sagitaninta@gmail.com