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SISTEMA DE TRAMITE

DOCUMENTARIO

MANUAL DE USUARIO

Contenido

Indice............................................................................................................. 2
Modulo de mantenimiento..........................................................................3
1. Oficina............................................................................................... 3
2............................................................................................ Empleado
5
3. Mesa de partes.................................................................................. 6
Modulo de Crear documento Externo..........................................................7
Modulo de Crear documento Interno...........................................................8
Bandeja pendientes................................................................................... 10
Bandeja Recibidos..................................................................................... 13
Bandeja Borradores...................................................................................17
Bandeja Recibidos.................................................................................... 22
Bandeja de Archivados.............................................................................. 24

MODULO MANTENIMIENTO

1. Oficinas

En este mdulo el usuario podr ingresar a los siguientes mdulos: Oficina, Empleados, Mesa
de partes. A continuacin se selecciona el modulo Oficina se presenta una tabla con todas las

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oficinas identificadas por un Cdigo, Nombre de la Oficina, y sus Siglas, en la columna de
Activo con un check podemos activar o desactivar la Oficina.

Para finalizar vamos a ingresar a Editar una oficina.

Al editar una oficina:

En este mdulo, el usuario podr modificar la oficina que fue seleccionada, seguidamente
deber rellenar o incluir en cada uno de los campos la informacin que corresponda. A
continuacin se presenta una tabla modelo:

Detalles de la Oficina
Este campo no se puede editar, ya que el cdigo es nico creado
Cdigo para la oficina.

Nombre En este campo editable podemos ingresar otro nombre de oficina.


Siglas En este campo editable podemos ingresar las siglas.
Estado En este desplegable podemos cambiar de Activo a Inactivo.

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Para finalizar vemos los cargos que tienen los empleados que hay en cargos que tienen
lagestin de Agregar, Editar y Quitar, luego se podr editar un empleado.

Al hacer editar a un empleado:

En este mdulo, el usuario podr editar un empleado, luego deber modificar los campos, en
una tabla podremos ver la descripcin de editar cargo.

Editar Cargo
Cargo Introduzca el cargo que se le dar al empleado.
Empleado Introduzca el nombre del empleado encargado.
Rol Elegir en el combobox un rol a escoger.
Estado Elegir en el combobox un estado a escoger.
Siglas Introduzca las siglas del cargo.
Periodo Elegir una fecha.
Para finalizar el usuario debe pulsar o hacer un click Guardar.

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2. Empleados

En este mdulo, el usuario podr buscar al empleado por Nombre, Dni, Siglas.
Tambin puede seleccionar el desplegable para ver cuantos registros hay.
Y luego actualizar un empleado, en Editar.

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Al hacer click en editar:

No hay nuevo ni eliminacin de empleado, solo actualizacin de datos.

Editar Cargo
Cdigo Este campo no se puede editar.
Nombre Introduzca el nombre del empleado encargado.
Siglas Introduzca la sigla del empleado encargado.
Usuario Introduzca el nmero de Usuario.
Estado Elegir un combobox.
Firma Selecciona un archivo para grabar firma.

Para finalizar grabamos la actualizacin de Empleado en Guardar.

3. Mesa de Partes

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En este mdulo, el usuario podr Agregar y modificar una mesa de partes, luego
podemos buscar por cdigo, o fecha una mesa de partes.
Luego modificaremos una mesa de partes en Editar

Al hacer editar a una Mesa de Partes:

En este mdulo, el usuario podra modificar el nombre, y en usuarios podemos Editar o Quitar
un usuario.

MODULO DE CREAR DOCUMENTO EXTERNO

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En este mdulo el usuario podr ingresar los datos para un nuevo documento externo. A
continuacin se presenta una tabla resumen para realizar el llenado correcto de la plantilla.
Nuevo Documento Externo
Escoja entre Carta, Carta sin nmero, circular, Correo Electrnico,
Factura, Informe, Inicio de proceso sancionador, multa, oficio,
Tipo
proceso sancionador, recibo, reclamo, reconsideracin, solicitud,
valorizacin, memorndum.
Numero Introduzca el nmero para el documento.
Fecha Introduzca una nueva fecha de registro.
Prioridad Escoja entre Normal, Urgente o Seguimiento.
Folios Introduzca una cantidad de folios.
Plazo Introduzca un plazo de vencimiento para el documento.
Asunto Introduzca un asunto para el documento.
Adjuntar todos los documentos, si el trmite se har con documento
Digital
fsico.
Solicitante
Tipo Escoge entre Jurdico y Natural, para facilitar el registro del usuario.
Seleccione en el botn Destinatarios si desea agregar destinatario.
Seleccione en el botn Referencias para agregar referencia, solo se indica el nmero del
documento.
Seleccione en el botn Anexos para agregar un documento anexo, que sea de nombre corto y
una descripcin larga, para realizar una bsqueda o seleccin de documentos en formatos jpg,
jpge, png, gif, doc, pdf. En caso de que ya no sea necesario continuar con el registro, el usuario
deber usar el botn Descartar.

MODULO DE CREAR DOCUMENTO INTERNO

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En este mdulo el usuario podr ingresar los datos para un nuevo documento interno. A
continuacin se presenta una tabla resumen para realizar el llenado correcto de la plantilla.

Nuevo Documento Interno (Nuevo documento)


Escoja entre Nuevo documento y Registrar documento.
Modo

Tipo Escoja un tipo de documento a seleccionar.


Numero El sistema asigna independientemente del tipo de documento.
Fecha El sistema asigna de acuerdo a la fecha del nuevo documento.
Prioridad Escoja entre Normal, Urgente o Seguimiento.
Folios Introduzca una cantidad de folios.
Plazo Introduzca un plazo de vencimiento para el documento.
Asunto Introduzca un asunto para el documento.
Introduzca todo lo que se requiera en el documento, este deber
contar con almenos una herramienta bsica para controlar el tipo
Cuerpo del documento
de letra, tamao, resaltar, itlica, centralizar, vietas, agregar
imgenes.
Seleccione en el botn Destinatarios si desea agregar destinatario.
Seleccione en el botn Referencias para agregar referencia, debe permitir la bsqueda de
acuerdo a los documentos recibidos o enviados.
Seleccione en el botn Anexos para agregar un documento anexo, que sea de nombre corto y
una descripcin larga, para realizar una bsqueda o seleccin de documentos en formatos jpg,
jpge, png, gif, doc, pdf. En caso de que ya no sea necesario continuar con el registro, el usuario
deber usar el botn Descartar.

Cuando se elige Modo: Registrar documento

En este mdulo el usuario podr ingresar los datos para un nuevo documento interno. A
continuacin se presenta una tabla resumen para realizar el llenado correcto de la plantilla.

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Nuevo Documento Interno (registrar documento)
Escoja entre Nuevo documento y Registrar documento.
Modo

Tipo Escoja un tipo de documento a seleccionar.


Numero El sistema asigna independientemente del tipo de documento.
Fecha El sistema asigna de acuerdo a la fecha del nuevo documento.
Prioridad Escoja entre Normal, Urgente o Seguimiento.
Folios Introduzca una cantidad de folios.
Plazo Introduzca un plazo de vencimiento para el documento.
Asunto Introduzca un asunto para el documento.
Adjuntar todos los documentos, si el trmite se har con
Digital
documento fsico.
Introduzca todo lo que se requiera en el documento, este deber
contar con almenos una herramienta bsica para controlar el tipo
Cuerpo del documento
de letra, tamao, resaltar, itlica, centralizar, vietas, agregar
imgenes.

- Seleccione en el botn Destinatarios si desea agregar destinatario.


- Seleccione en el botn Referencias para agregar referencia, debe permitir la bsqueda
de acuerdo a los documentos recibidos o enviados.
- Seleccione en el botn Anexos para agregar un documento anexo, que sea de nombre
corto y una descripcin larga, para realizar una bsqueda o seleccin de documentos
en formatos jpg, jpge, png, gif, doc, pdf. En caso de que ya no sea necesario continuar
con el registro, el usuario deber usar el botn Descartar.

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BANDEJA PENDIENTES

En este mdulo el usuario podr buscar o filtrar informacin por:


Fecha: Permite buscar por rango de fecha y se puede limpiar las fechas en caso sea necesario.
Texto: Permite realizar el filtro por nombre de oficina o nombre del remitente.

Informacin necesaria de muestra:


Se necesita que se muestre la siguiente informacin:
1. Id interno del registro de documento
2. Nmero del documento (Ejm. GPT-AP-50-2016)
3. Fecha del documento
4. Asunto del documento
5. Oficina remitente
6. Empleado remitente
7. Tipo de documento (Interno o Externo)
8. Fecha y hora de enviado del documento
9. Estado del documento (Devuelto, Enviado)

Para finalizar damos click en Siguiente o Anterior.

Al hacer click en Ver

En este mdulo nos muestra el documento segn:

1. Ver el documento segn la plantilla con la que fue creado en formato pdf.
2. Ver el historial del documento por donde se estuvo gestionando.
3. Ver la lista de destinatarios con su indicativo si es original o copia.
4. Ver en el formato cargado los documentos referenciados al documento principal.
5. Ver en el formato cargado los documentos anexados.

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Al hacer click en Atender

En este mdulo nos muestra el documento segn el documento pendiente de atencin, debe
mostrar las caractersticas del documento.

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Cuando se busca por rango de fechas:

En este mdulo, buscamos los documentos pendientes por fecha, el usuario deber ingresar un
rango entre fechas, en caso de algn error podemos Limpiar los campos para ingresar la fecha
que deseamos y Aplicar para encontrar los documentos.

BANDEJA RECIBIDOS

En este mdulo, el usuario deber usar la modalidad de bsqueda o filtro de informacin,


siempre viendo si los documentos muestren el indicador I interno, E Externo.

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Opcin al hacer click en la fecha sale el rango de fechas y podemos ingresar un rango de
fechas para que nos pueda aparecer en la bandeja los documentos recibidos en ese rango, se
puede Limpiar las fechas cuando sea necesario, luego Aplicar cuando se haya ingresado.

Opcin al escribir texto en Buscar:

En este mdulo podremos escribir por nombre de la oficina o del remitente, as nos mostrara
los documentos recibidos.

Informacin necesaria de muestra:

Se necesita que se muestre la siguiente informacin:

1. Identificador interno del registro de documento


2. Nmero del documento (Ejm. GPT-AP-50-2016)
3. Fecha del documento
4. Asunto del documento
5. Oficina destino
6. Empleado destino
7. Tipo de documento (Interno o Externo)
8. Fecha y hora de enviado

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Opcin al hacer click en Ver:

En este mdulo nos muestra el documento segn:

1. Ver el documento segn la plantilla con la que fue creado en formato pdf.
2. Ver el historial del documento por donde se estuvo gestionando.
3. Ver la lista de destinatarios con su indicativo si es original o copia.
4. Ver en el formato cargado los documentos referenciados al documento principal.
5. Ver en el formato cargado los documentos anexados.

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Opcin 2: al hacer click en Atender

Este mdulo nos muestra el documento segn el documento pendiente de atencin, debe
mostrar las caractersticas del documento.

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BANDEJA BORRADORES

Este mdulo permite continuar con seguir elaborando el documento para luego continuar con el
trmite, el sistema debe mantener una bandeja de todos los documentos pendientes de
aquellos que provengan del exterior o interior, siempre viendo si los documentos muestren el
indicador I interno, E Externo.

Opciones a usar: Fecha, Buscar, Editar y Transferir.

Opcin al hacer click en la fecha sale el rango de fechas y podemos ingresar un rango de
fechas para que nos pueda aparecer en la bandeja los documentos recibidos en ese rango, se
puede Limpiar las fechas cuando sea necesario, luego Aplicar cuando se haya ingresado

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El campo buscar tiene la misma funcionalidad que en los casos anteriores.

Opcin Editar:

1. En este mdulo, el usuario podr modificar los datos del documento segn la plantilla
creada.

2. El usuario podr modificar o quitar la lista de destinatarios.

3. El usuario podr agregar o quitar las referencias.

4. El usuario podr agregar o quitar los documentos anexados.

Podemos Descartar en cuanto sea necesario usar por algn error, para guardar y luego
modificarlos podemos usar Borrador, y si est listo Enviar el documento.

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Se puede modificar los datos del documento, como agregar destinatarios, referencias y anexos.

En opcin Vista previa

En este mdulo podemos ver con ms detalles el documento encontrado, como darle zoom,
descargarlo, o imprimir.

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Opcin de agregar destinatarios:

En este mdulo agregamos el destinatario dependiendo del tipo Interno o Externo, buscando en
la oficina que se encuentra, y el nombre del empleado, y si es original o copia, de caso
contrario Cerrar, y si todo es conforme Agregar.

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Opcin agregar referencias:

En este mdulo se agregara una referencia buscando las siglas del documento, en caso
contrario Cerrar, si todo esta listo Aceptar.

Opcin agregar anexo:

En este mdulo se ingresara un nombre de anexo, y su descripcin, para terminar se


seleccionara un Archivo para anexar al documento, en caso contrario Cerrar, si esta conforme
Agregar.

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Terminar as:

En este mdulo podemos visualizar que agregamos un nuevo documento, con sus
destinatarios, referencias, y anexos.

BANDEJA ENVIADOS

En este mdulo el sistema deber mantener todos los documentos pendientes que provengan
de exterior o interior.

Podemos buscar los documentos enviados por fechas o filtrarlo.

El usuario podr imprimir los documentos o deshacer envio.

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Opciones: Imprimir cargo, Deshacer envio , bsqueda por fecha, bsqueda por texto, Ver

Opcion Ver:

Esta pantalla nos muestra el documento segn:

1. Ver el documento segn la plantilla con la que fue creado en formato pdf.
2. Ver el historial del documento por donde se estuvo gestionando.
3. Ver la lista de destinatarios con su indicativo si es original o copia.
4. Ver en el formato cargado los documentos referenciados al documento principal.
5. Ver en el formato cargado los documentos anexados.
6. Ver en el documento en la parte inferior, quienes son los destinatarios a quienes se
envi este documento.

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BANDEJA ARCHIVADOS

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