Tablas y grficos dinmicos

1. CREAR TABLAS DINMICAS

U na tabla dinmica permite presentar desde distintos puntos

de vista una misma informacin, usando para ello funciones
de resumen, como la suma o el promedio.

Una tabla dinmica funciona de una forma interactiva, de forma

que, una vez creada, puedes resumir y organizar de distintas formas la
informacin mostrada.

Cuando se modifican los datos origen de la tabla, se puede volver

a calcular esta tabla dinmica. Adems, tambin puedes mostrar el
nivel de detalle que quieras en cada momento.

Para construir una tabla dinmica, hay que indicar los campos que
queremos incluir y la forma en que se van a organizar.

En una tabla dinmica, entendemos por campo una categora de

datos. Por ejemplo, en la hoja de clculo que te muestro a continuacin,
Ao, Mes y Producto seran campos. Un elemento es una subcategora
o un integrante de un campo. Por ejemplo: 2002, Feb, Mar, COD-1,
COD-2..., son elementos. Es decir, que los elementos representan las
entradas nicas de los campos en los datos de origen.

Estos campos y elementos de los datos de origen aparecen tambin

representados en las tablas dinmicas que crees a partir de ellos.

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Por otra parte, una tabla dinmica utiliza dos tipos de campos:

Campos que se utilizarn como ttulos del campo de fila,

columna y campos de filtro de la tabla. Estos campos suelen
contener texto.
Campos de valores que se utilizarn para realizar los clculos
(tambin se llaman, en ocasiones, campos de datos). Estos
campos suelen tener datos numricos.

Para crear tablas dinmicas, pulsa el botn Insertar tabla

dinmica , que est en la ficha Insertar de la Cinta de

opciones. Desde las opciones del men de este botn , puedes

crear, adems de tablas dinmicas, grficos dinmicos.

Si antes de pulsar el botn estabas situado en una celda de una

lista de datos, Excel establece automticamente el rango de datos que
utilizar para crear la tabla dinmica.

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Incluso po-
dras utilizar
un rango de
datos externo
(por ejemplo,
procedente
de una base
de datos), a De todas formas, si quieres (por ejemplo, si el rango de datos
travs de una establecido por Excel no es correcto), puedes cambiarlo a travs del
conexin, para
crear la tabla campo Tabla o rango, indicando el libro y la hoja donde estn los
dinmica a datos, si fuera necesario.
partir de estos
datos externos.
En la seccin inferior del cuadro puedes indicar dnde se crear
la tabla dinmica: en una hoja nueva o en una hoja que ya exista en el
libro (que puede ser la misma hoja en la que estamos trabajando u otra
cualquiera).

Al aceptar el cuadro de dilogo se crear el esquema de la tabla

en la hoja de clculo. Entonces tendremos que establecer su diseo,
indicando los campos que actuarn como categoras de informacin,
aqullos para los que resumiremos la informacin, etc.

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En la parte derecha de la ventana aparece el panel Lista de campos

de tabla dinmica, desde el que indicars los distintos campos que se
incluirn en la tabla, as como la funcin que tienen que desempear
en la misma.

Al ir seleccionando campos, Excel los aade en el rea

predeterminada de la seccin de diseo del informe, aunque siempre
puedes organizar estos campos, cambiando el rea en el que se
encuentran o su posicin dentro del rea.

Vamos a ver cmo se distribuyen los campos en la tabla

dinmica, segn el rea en la que se encuentren en el panel
Lista de campos de tabla dinmica.

1. Los datos que queremos representar pueden estar en una

hoja de clculo o proceder de un origen de datos externo.
2. Los campos que estn en el rea Filtro de informe se
situarn como ltro de informe en la tabla dinmica.
3. Los campos que estn en el rea Rtulos de columna se
situarn como campo de columna en la tabla dinmica.
4. Los campos que estn en el rea Rtulos de la se situarn
en el rea de los campos de la en la tabla dinmica.
5. Los campos que estn en el rea Valores se convertirn en
campos de valores en la tabla dinmica.

Si, en alguna de las reas del panel

Para mover
un campo
Lista de campos de tabla dinmica,
de un rea pulsas en algn campo, se mostrar un
a otra tam- men. Las primeras opciones de este
bin puedes
pulsar sobre
men permiten mover el campo dentro
l y arrastrar- del rea en que se encuentra, para situarlo
lo entre las en la posicin adecuada respecto al resto
reas; si lo
arrastras fuera
de campos del rea.
de las zonas
de las reas Las otras opciones sirven para mover
se eliminar el campo a otra rea de la tabla dinmica,
dicho campo
de la tabla quitarlo de la tabla dinmica o establecer
dinmica. ciertas caractersticas del mismo.
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 Tablas y grficos dinmicos

Para aadir un nuevo campo a la tabla, indicando a la vez el rea en

el que se colocar, puedes utilizar el men contextual del campo, en la
seccin Seleccionar campos para agregar al informe. Otra posibilidad
es arrastrar el campo desde esta seccin hasta el rea adecuada.

Al ir colocando los distintos campos en los lugares adecuados, la

tabla dinmica resumir la informacin que presenta el rango de datos
seleccionado. De esta forma es ms sencillo el analizar los datos.

Si sitas un
campo en el
rea Filtro de
informe, la
tabla dinmica
slo mostrar
los datos de un
slo elemento
de este campo
a la vez, es
decir, que este Adems, se calculan los totales generales, tanto por filas como por
campo actuar
como un filtro columnas; de todas formas, esta es una caracterstica que podemos cambiar
para la tabla. a travs de las opciones de la tabla, como veremos ms adelante.

El botn Ver que aparece en la parte superior derecha del

panel Lista de campos de tabla dinmica permite cambiar la vista
de este panel, mostrando de distintas formas la lista de campos y las
reas de colocacin. Para ocultar o mostrar este panel, desactiva o
activa, respectivamente, el botn , que est en la ficha
contextual de la tabla dinmica Opciones.

2. TRABAJO CON TABLAS DINMICAS

T ras crear con una tabla dinmica, podemos personalizarla para

que realice y presente todo aquello que nos sea de inters.
Al seleccionar una tabla dinmica, aparecen las fichas contextuales
Opciones y Diseo en la Cinta de opciones, a travs de las que
podemos realizar acciones sobre ella.
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Por ejemplo, ya hemos dicho que el botn

permite mostrar u ocultar este panel, desde el que podras aadir o
quitar campos de la tabla dinmica.

Desde los controles del grupo de comandos Ordenar puedes

ordenar la informacin mostrada en la tabla dinmica, segn el campo
que tengas seleccionado.
Desde las opciones

del men del botn

puedes realizar ciertas

acciones sobre el campo
seleccionado en la tabla.

Con las opciones Contraer todo el campo o Expandir todo el

campo podrs ocultar las filas de detalle del campo activo o mostrarlas,
respectivamente. De esta forma puedes ocultar y mostrar ciertos
elementos en cada momento, para observar los que te interesen con
mayor claridad.

El botn

de la Cinta
de opciones
permite ocultar
o mostrar,
alternativa-
mente, estos Para ocultar o mostrar filas de detalle de un determinado elemento
botones y puedes hacer doble clic en dicho elemento o, lo que es lo mismo,
que aparecen
en los elemen- utilizar los botones y que aparecen a la izquierda del elemento de
tos de la tabla que se trate.
dinmica.

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 Tablas y grficos dinmicos

Desde el cuadro de dilogo que aparece al seleccionar

Configuracin de campo, en el men del botn , puedes

establecer algunas configuraciones de formato, diseo, impresin y

subtotales para el campo de la tabla dinmica.

Por ejemplo, desde la seccin Subtotales puedes indicar si quieres

mostrar algn subtotal en el campo o no, pudiendo incluso seleccionar
la funcin o funciones de subtotal que quieres mostrar.

La casilla In- En cuanto a la ficha Diseo e impresin, si muestras los elementos

sertar salto de del campo en forma de esquema, puedes seleccionar si quieres mostrar
pgina des-
pus de cada los subtotales en la parte superior y si los elementos del campo siguiente
elemento hace estarn en la misma columna que el campo actual (si te fijas en la tabla,
que se cambie los elementos del campo Ao se muestran en la misma columna que
de pgina tras
cada elemen- los elementos del campo Mes).
to, al imprimir
la tabla din- Por otra parte, puedes insertar una lnea en blanco a continuacin
mica.
de cada elemento del campo y mostrar o no los elementos que no
tengan datos.

En el caso de los
campos de valores,
A travs de la puedes elegir la funcin de
ficha Mostrar resumen que se aplicar a
valores como
puedes utilizar
los elementos de la tabla.
un clculo
personalizado, Desde el botn
mostrando los
valores como
Formato de nmero
la diferen- puedes cambiar el formato
cia respecto de los nmeros del campo
de otro, el
porcentaje de
de valores, lo que puede
otro u otros servir para apreciar mejor
clculos. los distintos datos.
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 Tablas y grficos dinmicos

Por otra parte, aparte de configurar las propiedades de cada campo,

tambin existen algunas caractersticas de la tabla dinmica en general

que se pueden ajustar. Para esto, pulsa el botn para mostrar

su men y selecciona Opciones.

Como ves, existen muchas opciones de la tabla que se pueden

configurar. El nombre de las opciones suele ser bastante explicativo; de
todas formas, si necesitas ms informacin, accede a la ayuda de Excel.

Por ejemplo, desde la ficha Totales y filtros puedes ocultar la

columna y la fila de los totales generales, que aparecen en la parte
derecha y en la parte inferior de la tabla dinmica, respectivamente, a
travs de las casillas de la seccin Totales generales.

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Entre otras posibilidades, a travs de otros comandos disponibles

en la ficha Opciones de la Cinta de opciones podemos cambiar los

datos de origen de la tabla dinmica o moverla a otra

ubicacin en el libro .

Desde la ficha contextual Diseo puedes establecer varias opciones

relativas al diseo de la tabla: mostrar u ocultar los subtotales o los
totales generales, ajustar el diseo del informe, poner una lnea en blanco
despus de cada elemento, cambiar el estilo visual de la tabla, etc.

Otra cosa que puedes hacer en una tabla dinmica es comprobar

los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en concreto
del rea de datos.

Para ello, haz doble clic sobre la celda. Excel presentar los datos
fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de
la hoja actual.

Ten en cuenta que los datos que aparecen en esta nueva hoja son
una copia de los datos originales; si cambias cualquier cosa aqu, esta
modificacin no se ver reflejada en los datos originales ni en la tabla
dinmica.

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3. ACTUALIZACIN Y GRFICOS DINMICOS

S i se modifican los datos a partir de los cuales se form la tabla,

se puede actualizar la tabla sin tener que volver a crearla.

Para actualizar la tabla, utiliza el botn Actualizar del

grupo de comandos Datos de la ficha contextual Opciones.

Los cambios que se pueden realizar son:

Cambios en los datos de un campo de datos en la tabla de

datos fuente.
Campos o elementos eliminados de la tabla de datos
fuente.
Elementos nuevos o modicados en las las o campos
actuales de la tabla fuente.

Cuando se actualiza la tabla, Excel slo mira los datos originales que
se utilizaron en la creacin de la tabla. Si se han aadido nuevas filas en

los datos iniciales, habr que indicar el nuevo rango desde .

En la ficha Datos del cuadro de las Opciones de tabla dinmica

existe la casilla Actualizar al abrir el archivo, que hace que Excel
actualice la tabla dinmica automticamente cada vez que se abre en
libro en el que se encuentra.

Otro asunto importante es la posibilidad de crear grficos

dinmicos. Es la misma idea que se tiene a la hora de crear tablas
dinmicas, pero con un grfico.
Ten en cuenta
que, para que Puedes crear un grfico dinmico a partir de un rango de datos
los grficos
dinmicos
sean fciles de desde la opcin Grfico dinmico del men del botn de la
entender, la
tabla dinmica ficha Insertar.
no debe tener
ms de dos
campos de Otra posibilidad es crear el grfico partiendo de una tabla
filas y dos de dinmica ya existente, a travs del botn del grupo
columnas.
de comandos Herramientas de la ficha contextual Opciones.

Tras seleccionar el tipo de grfico, se crear dicho grfico

dinmico; es dinmico porque puedes cambiar la forma de presentar
la informacin.

Si expandes o contraes elementos en la tabla dinmica de la que

procede el grfico, tambin se expandir o contraer en el grfico.

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Puedes mostrar este tipo de grficos dinmicos como grficos

incrustados o en una hoja de grfico independiente.

En este tipo de grficos, lo primero que te puede llamar la atencin

es el Panel de filtros del grfico dinmico. Puedes ver este panel
acoplado en una parte de la ventana de Excel o flotante, pulsando y
arrastrando en su ttulo y colocndolo en la posicin adecuada.

Este panel sirve para filtrar la informacin que se muestra en

el grfico, permitiendo elegir los elementos que quieres ver en cada
momento.

Puedes crear En este panel aparecen los

filtros sencillos distintos campos que se representan
para el grfico,
eligiendo los en el grfico dinmico. Con las listas
elementos que de estos campos puedes elegir los
quieres mos- elementos que quieres mostrar en el
trar, o filtros
ms avanza- grfico.
dos, mediante
las distintas Como ves, el hecho de que se
opciones de
los submens llamen grficos o tablas dinmicas
Filtros de eti- no es casualidad: puedes conseguir
queta y Filtros la informacin que realmente te
de valor. Ade-
ms, desde interesa en cada caso, sin necesidad
aqu tambin de volver a crear ni la tabla ni el
puedes orde- grfico.
nar el campo.

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El botn Lista de campo del Panel de filtros permite mostrar

u ocultar el panel de Lista de campos de tabla dinmica, desde el que
puedes aadir, eliminar o cambiar el rea en el que estn situados los
distintos campos del grfico.

Hay algunas
Aparte de las fichas contextuales correspondientes a los grficos,
diferencias en- en los grficos dinmicos aparece la ficha Analizar, que permite
tre los grficos mostrar u ocultar el Panel de filtros o la Lista de campos, actualizar
dinmicos y los
no dinmicos:
los datos y borrar los filtros aplicados al mismo.
por ejemplo,
hay algunos
tipos de gr-
ficos que no
puedes usar
en un grfico Gran parte de las posibilidades que hay a la hora de trabajar con
dinmico y no
puedes mover
grficos tambin estn disponibles cuando creas un grfico dinmico.
con el ratn ni Podrs cambiar el tipo de grfico, mostrar u ocultar distintos elementos,
cambiar el ta- establecer distintas opciones de formato, cambiar la ubicacin del
mao del rea
de trazado,
grfico, etc.
la leyenda y
los ttulos del De la misma forma que en los grficos dinmicos, tambin
grfico o de
los ejes.
puedes utilizar las listas desplegables de los campos para mostrar slo
la informacin que selecciones. Los campos en los que hay aplicados
filtros se indican con un icono especial en el botn que sirve para
desplegar su lista , distinto al icono normal .

Al crear un grfico dinmico desde un rango de datos tambin

se crea la tabla dinmica asociada al mismo. De esta forma, estos dos
elementos (tabla y grfico dinmicos) estn enlazados, de forma que
los filtros aplicados en una se tienen en cuenta tambin en el otro.

4. CONSOLIDACIN DE DATOS

T ambin podemos resumir datos que tenemos en distintas hojas

de clculo, con distribuciones similares y con rtulos de fila
iguales, consolidando la informacin en una hoja maestra.

Por ejemplo, podemos tener en un libro los datos para dos zonas
de venta (Levante y Madrid) de una misma empresa, referidos a los
aos 2006 y 2007, distribuidos en cuatro hojas de clculo.

Fjate cmo los rtulos de fila y de columna de las distintas hojas

son iguales. Ahora nos interesa consolidar ambas zonas de venta, para
obtener los datos globales de la empresa.

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Lo primero que tienes que hacer es colocarte en la celda a partir

de la cual se colocarn los datos consolidados y, a continuacin, pulsar
el botn de la ficha Datos de la Cinta de opciones.

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En la lista Funcin podrs seleccionar la funcin de resumen,

que es el clculo que realizaremos en los subtotales al consolidar los
datos.

Luego tendrs que indicar cada rango de datos a consolidar,

agregndolos en la lista Todas las referencias.
Los rtulos o
etiquetas que
no coincidan En la seccin Usar rtulos en debes indicar dnde se encuentran
con los de los los rtulos o etiquetas en los rangos de origen, que puede ser en la fila
otros ran-
gos de datos superior, en la columna izquierda o en estos dos sitios.
origen crearn
filas o colum- Al aceptar el cuadro de dilogo, se consolidarn todos datos
nas indepen-
dientes en la seleccionados, con lo que logramos juntar y resumir toda la informacin,
consolidacin. de forma que puede resultar ms sencillo analizar los datos y obtener
conclusiones a partir de ellos.

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