PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-26

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

PENGENDALIAN CATATAN NOMOR REVISI : 00

Puskesmas MUTU
Berbah HALAMAN : 1/3

Dibuat oleh Disetujui Oleh Disahkan Oleh

Sekretaris ISO Management Ka. Pusk Berbah
Representative

Junianta dr. Hery Tri S drg. Dwi Prastowo S

NIP. 19670727 199203 1 NIP. 19851107 201101 1 NIP. 19630326 200003 1
013 002 002

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian catatan mutu di Puskesmas
Berbah sehingga setiap catatan mutu dapat diakses dengan mudah serta tersimpan sesuai
masa retensi.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup proses identifikasi, penentuan batas waktu, pemeriksaan, dan
disposisi catatan mutu serta berlaku untuk media penyimpanan kertas.

3. DEFINISI
3.1. Catatan Mutu adalah catatan yang dibutuhkan oleh Sistem Manajemen Mutu yang harus
ditetapkan dan dipelihara sebagai bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan efektifitas
penerapan Sistem Manajemen Mutu.
3.2. Daftar Catatan Mutu adalah daftar yang berisikan informasi tentang identifikasi, lokasi
penyimpanan, metode penyimpanan, dan masa berlaku catatan mutu.

4. URAIAN UMUM
4.1. Catatan Mutu digunakan sebagai bukti kesesuaian terhadap penerapan Sistem
Manajemen Mutu.
4.2. Metode penomoran Catatan Mutu yaitu:
CM -AA-XX
CM = Menyatakan Catatan Mutu
AA = Menyatakan bagian/unit kerja dilingkungan Puskesmas
XX = Menyatakan nomor urut
Mencakup:
PDF = Pendaftaran
KSR = Pembayaran
BPU = Balai Pengobatan Umum
BPG = Balai Pengobatan Gigi
ANC = Pelayanan ANC
KB = Pelayanan KB
IMN = Pelayanan Imunisasi
KGZ = Konsultasi Gizi
KS = Konsultasi Sanitasi
RO = Ruang Obat
LAB = Laboratorium
PKM = Penyuluhan Kesehatan Masyarakat
KL = Kesehatan Lingkungan
PE = Penyelidikan Epidemologi
TB = Tim Belanja

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah
 PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-26

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

PENGENDALIAN CATATAN NOMOR REVISI : 00

Puskesmas MUTU
Berbah HALAMAN : 2/3

INV = Inventaris dan Pengelola Barang

UPM = Unit Pengaduan Masyarakat
TU = Kepegawaian dan Tata Usaha
MR = Management Representative
4.3. Pemusnahan Catatan Mutu dapat dilakukan dengan cara penghancuran.

5. ISI PROSEDUR
Pembuatan Daftar
5.1. Koordinator unit
5.1.1. Mengidentifikasi Catatan Mutu yang perlu diarsip
5.1.2. Mendata catatan mutu yang akan diarsip ke dalam Daftar Catatan Mutu.
5.1.3. Meminta persetujuan Management Representative (MR) terhadap masa berlaku
catatan mutu.
5.1.4. Menyampaikan salinan Daftar Catatan Mutu kepada MR.
5.2. Koordinator Unit
5.2.1. Menyimpan Catatan Mutu berdasarkan Daftar Catatan Mutu yang telah
ditetapkan.
5.2.2. Memeriksa Catatan Mutu berdasarkan daftar yang telah disusun
5.2.3. Jika melewati masa berlaku, maka:
5.2.3.1. Meminta persetujuan koordinator Yanis/ TU untuk melakukan
pemusnahan
5.2.3.2. Melakukan pemusnahan.
5.2.4. Jika terjadi kerusakan (ketidaksesuaian) pada catatan mutu, maka:
5.2.4.1. Mengisi formulir Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)
5.2.4.2. Melakukan tindakan perbaikan sesuai prosedur Tindakan Perbaikan (lihat
prosedur Tindakan Perbaikan)

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1. PM .BRB. 4.2 Persyaratan Dokumentasi
6.2. PR BRB 25 Prosedur Pengendalian Dokumen

7. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

7.1. Daftar Catatan Mutu

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah
 PROSEDUR MUTU NOMOR DOKUMEN : PR-BRB-26

TANGGAL TERBIT : 03-09-2012

PENGENDALIAN CATATAN MUTU NOMOR REVISI : 00

Puskesmas
Berbah HALAMAN : 3/3

PENANGGUNG ALUR PROSES CATATAN MUTU

JAWAB

Mula
i

Identifikasi catatan mutu, mendata

Koord. Unit Daftar catatan Mutu
catatan mutu yang akan diarsip dalam
daftar catatan mutu

Meminta persetujuan MR terhadap masa

Koord. Unit berlakunya Daftar catatan Mutu

Menyimpan catatan mutu

Koord. Unit Daftar catatan Mutu

Koord. unit Masa berlaku habis Catatan mutu rusak Daftar catatan Mutu

Pemusnahan Membuat laporan

Koord. unit Daftar catatan Mutu
ketidaksesuaian
LKP

Melakukan tindakan
Koord.unit perbaikan LKP

Selesai

Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Berbah