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ANUAL DE POLITICAS

MANUAL DE POLITICAS GENERALES

POLTICAS ORGANIZACIONALES

POLTICA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PROPSITO: Mantener un proceso de actualizacin y mejoramiento permanente

de la organizacin, que permitan alcanzar los objetivos estratgicos de la
empresa.

DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
1. La Gerencia deber redisear y mantener la estructura orgnica de la
compaa enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus necesidades
y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los
avances tecnolgicos.
2. La Gerencia deber mantener una estructura organizacional gil adecuada
a la estrategia de negocio y al entorno en el cual compite.
3. Toda modificacin en la estructura organizacional deber ser aprobada por
la Gerencia. Se deber limitar al mximo posible la creacin de unidades
organizacionales.
4. La organizacin estructural contar con unidades internas autnomas y
coordinadas, potenciadas, autogestionadas y facultadas con capacidad de
decisin; reas operativas que ejecuten los lineamientos de la gerencia y la
retroalimenten.
5. La creacin y funcionamiento de nuevas unidades sern factibles en la
medida que conlleve la creacin de nuevos servicios o la mejora de los
existentes, en trminos de costo, tecnologa, oportunidad y calidad.

DE LA ORGANIZACIN
1. La organizacin propender a la descentralizacin y desconcentracin. La
asignacin de los recursos se realizar en funcin de la demanda y su
productividad. Cada gerencia es responsable de sus decisiones, y rendirn
cuentas a la Gerencia General.
2. La organizacin es responsable de dictar los lineamientos que permita a los
ejecutivos, ingenieros y tcnicos enfocarse en la ejecucin del plan
estratgico y del anlisis competitivo del entorno
3. La organizacin deber propender a la administracin sin papeles utilizando
los medios electrnicos de que dispone la compaa y complementndola
con seguridades y nuevas tecnologas como la firma electrnica.
4. Las gerencias debern orientar sus actividades a lograr una mayor
alineacin e interaccin entre las distintas reas de la compaa.

DE LOS PROCESOS Y PROYECTOS ESPECIALES

1. Las unidades y reas operativas de la organizacin debern guardar

relacin con los procesos que realizan, evitando duplicidad de funciones
 y atribuciones. Independientemente de la especializacin, cada proceso
debe contar con un responsable (dueo del proceso) que ser quin
responda por la eficiencia y eficacia del proceso.
2. La Gerencia nominar a los jefes de proyectos, quienes tendrn todo el
apoyo de las Gerencias y Unidades en el cumplimiento de sus objetivos.
Tambin podr crear comisiones (equipos de trabajo) de manera
temporales y/o comits de manera permanente, para la solucin de
asuntos especficos, en todos los casos definir los miembros, el
responsable y unidades participantes, sus propsitos, funciones a
desarrollar, tiempo de funcionamiento y resultados a lograr.

DE LOS PLANES Y PROGRAMAS

1. Los planes, programas y presupuestos de la compaa se realizarn en
base al Plan Estratgico de la Compaa.
2. En el mes de Diciembre de cada ao los Gerentes presentarn el Plan
Operativo de su rea en funcin del Plan Estratgico, junto al presupuesto
del ao siguiente. Posteriormente y en forma trimestral presentarn
informes de avance de gestin al Gerencia General de sus respectivas
actividades y resultados.

DEL DESEMPEO GERENCIA

1. El desempeo de las Gerencias se medir en funcin de indicadores de
gestin. Los reportes incluirn el nivel de cumplimiento de metas
establecidas trimestralmente, partiendo de la situacin actual.
2. De no cumplirse las metas establecidas la gerencia entrar en un proceso
de observacin y auditoria.

POLTICA DE REGULACIN INTERNA

PROPSITO: Ordenar y difundir el marco normativo interno de la compaa.

1. Es poltica de YUKARINA mantener informados a sus colaboradores sobre

las Polticas, y Procedimientos, de manera que todo el personal tenga
plenamente identificado cul es su rol dentro de la organizacin, su relacin
con todas las reas, y como ejecutar sus funciones de acuerdo a los
procesos y procedimientos en vigencia.

POLTICA SALARIAL

PROPSITO: Crear un sistema de remuneracin ordenado, equitativo para la

organizacin y para los empleados, que motive eficazmente el trabajo
productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas de la Compaa.
1. El sistema de remuneracin de la organizacin obedecer a un modelo
internacionalmente aceptado y su valoracin estar de acuerdo con el
mercado laboral local del sector de comercializacin de harinas.
2. Se procurar establecer un sistema de remuneracin variable en funcin
del cumplimiento de objetivos y metas.
3. Los aumentos salariales se realizarn nicamente como consecuencia de la
evaluacin de desempeo y la situacin financiera de la empresa, se
exceptan las disposiciones gubernamentales y legales aplicables a la
Compaa.
4. Todo requerimiento de pago de horas extras y viticos deber obedecer a
una programacin de trabajo previamente establecida y debern ser
autorizados por el Gerente de la Unidad.
5. Bajo ningn concepto se pagarn horas extras a personal de confianza.
6. Los empleados sometidos a condiciones y horarios especiales de trabajo no
podrn laborar horas extraordinarias y/o suplementarias a fin de precautelar
su salud y bienestar.

POLTICA DE SELECCIN Y CONTRATACIN DE PERSONAL

PROPSITO: Establecer las normas aplicables a las actividades de
seleccin y contratacin del recurso humano que permitan escoger
personas idneas, que se ajusten a los requerimientos de la empresa y a
los perfiles establecidos para alcanzar sus objetivos estratgicos y asegurar
su futuro desarrollo.

EXPOSICIN DE LA POLTICA
1. Todo proceso de seleccin de personal se iniciar con la elaboracin del
correspondiente Requerimiento de Personal. Esto se aplicar para todos
los casos de vacantes, remplazos y creacin de nuevos puestos. En el caso
de creaciones, el Gerente General aprobar los requerimientos de personal,
en base a la documentacin que justifique la decisin.
2. En caso que se genere una vacante, se dar preferencia al personal
estable de la Compaa, que se ajuste al perfil del cargo. En caso que no
exista personal que cumpla con el perfil requerido, se buscarn fuentes de
reclutamiento externo.
3. No se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya
cumplido con el proceso de seleccin.
4. Se podrn remplazar vacantes nicamente en aquellos cargos que ejecuten
labores tcnicas y/o que estn en unidades de negocios rentables.

POLTICA DE PLAN DE CARRERA EMPRESARIAL

PROPSITO: Establecer los criterios y normas que permitan optimizar el

desarrollo del recurso humano dentro de Yukarina, de acuerdo con sus
competencias laborales y profesionales, con relacin a las necesidades y
estructuras funcionales de la empres
 EXPOSICIN DE LA POLTICA
1. La ruta de desarrollo de los empleados es horizontal y vertical, por lo que se
procurar en primera instancia la rotacin en diferentes puestos y cargos
del mismo nivel ocupacional, para favorecer la polivalencia del personal y
enriquecer sus competencias profesionales, generando as bases ms
slidas y amplias para el desempeo futuro de quienes sean promovidos.
2. Las promociones o ascensos se otorgan cuando las necesidades y
estructuras de la Compaa se satisfagan con los perfiles de los
trabajadores que han demostrado alto desempeo y potencial para
posiciones de mayor responsabilidad, cumplan los requisitos acadmicos y
de experiencia exigidos en el nuevo cargo.
3. La Gerencia efectuar un programa de evaluacin de desempeo al menos
una vez al ao, deber ser entregada en el mes de febrero y tendr relacin
directa con el grado de cumplimiento de los objetivos y resultados
alcanzados en todas las rea de la empresa. Esto servir de base
imprescindible para promociones y ascensos.
4. Toda promocin o ascenso incluir la remuneracin del nuevo cargo, de
acuerdo a la poltica salarial vigente. Perodo de Prueba: antes de ser
confirmado en un cargo, el candidato a promocin o nuevo empleado
deber cumplir un periodo de tres meses en el ejercicio de su cargo y haber
ganado el correspondiente concurso de mritos.

POLTICA LABORALES

HORARIO DE TRABAJO, VACACIONES, PERMISOS Y VESTIMENTA

PROPSITOS: Establecer los criterios y normas que permitan promover un
ambiente de sana convivencia entre los colabores de YUKARINA a la vez
que aseguramos en todo momento a nuestros clientes y proveedores,
atencin en los horarios de labores, independientemente que por
vacaciones o permisos uno de los miembros del equipo se encuentre
ausente. DE VACACIONES: Establecer la directriz bajo la cual la
administracin deber planificar las vacaciones de sus trabajadores, con la
finalidad de propiciar su necesario descanso anual, asegurando que la
ausencia temporal de aquellos no cause inconvenientes al normal
desarrollo de actividades.

EXPOSICIN DE LA POLTICA HORARIO

1. El horario de trabajo es, en jornada nica continua, de ocho de la maana

de 8h00 (8.00am) hasta 4h30 (4.00pm) de la tarde incluida la hora de
almuerzo, la cual se podr tomar a partir de las 12h00, con un tiempo
mximo de 1 hora, debiendo coordinarse en las reas de Almacn y
 Recepcin, de tal manera que siempre permanezca una persona para su
atencin.
2. Los empleados no pueden abandonar sus labores antes de haber
terminado la jornada diaria, a menos que tengan la autorizacin de su jefe
inmediato.
3. Las personas que no registren su ingreso injustificadamente sern
consideradas como ausentes. Segn la Ley del Trabajo vigente, la
acumulacin de tres faltas injustificadas en un mes son causal de despido
justificado.

PERMISOS
1. Los permisos especiales autorizados por YUKARINA. sin cargo a
vacaciones son los siguientes:
a. Por fallecimiento del cnyuge, hijos o padres, hasta 3 das
calendario.
b. Por matrimonio hasta 5 das calendario.
c. Por calamidad domstica y/o fuerza mayor debidamente
comprobada y justificada, hasta 2 das calendario.
d. Por matriculacin escolar de sus hijos, 1 da calendario.

2. Se otorgar licencia especial, con goce de sueldo, a quienes YUKARINA

autorice participar en cursos, seminarios, becas y otras actividades que
sean de inters para la empresa, por el tiempo que dure el evento y por
un mximo de 2 meses.
3. Los permisos especiales debe ser autorizados por el Gerente de la
Unidad y el Gerente General.

VACACIONES

1. El goce de vacaciones se realizar en base a la programacin anual que

cada Gerencia presentar como parte de su plan operativo anual.
2. Cuando por necesidades imperiosas de la empresa, el trabajador se vea
imposibilitado de hacer uso de las vacaciones, el jefe inmediato del rea
y el trabajador debern acordar una nueva fecha de goce de las
mismas.
3. El personal con un ao de trabajo ininterrumpido tendr derecho a 12
das laborables de vacaciones remuneradas por ao. El empleado podr
fraccionar el tiempo de vacaciones, con la aprobacin de su Gerente. En
caso de fraccionar las vacaciones, se liquidarn el bono de vacaciones
en el perodo ms largo.
4. Se conceder 1 da adicional de vacaciones remuneradas por cada ao
de servicio a cada empleado a partir del segundo ao consecutivo de
trabajo ininterrumpido en la compaa.
5. Los empleados podrn acumular vacaciones de conformidad con la Ley.

VESTIMENTA
1. El personal que tenga asignado uniforme deber utilizarlo estrictamente de
lunes a jueves. Los das viernes podr vestir de estilo casual, a menos que
por visita a cliente amerite la utilizacin del uniforme.
2. El empleado tiene el deber de cuidar el uniforme.
3. La Gerencia General determinar cada cuanto tiempo se realizar cambio
de uniforme y el nmero de piezas del uniforme que se proporcionar a
cada empleado.
4. Los empleados podrn vestir estilo casual durante toda su jornada diaria de
trabajo y deber ceirse a las siguientes normas:

Damas y Caballeros
a. Toda pieza de vestir debe lucir ntida, limpia y planchada.
b. Las medias son de uso obligatorio para damas (en falda) y
caballeros.
c. El pantaln jeans puede ser utilizado durante cualquier da de la
semana (damas y caballeros).
d. El carnet de identificacin con la foto del empleado debe ser portado
en todo momento en un lugar visible, durante su jornada laboral. En
caso de sufrir algn dao, debe ser reportado inmediatamente a
Administracin para su remplazo.
e. Dentro de las instalaciones y por motivos de seguridad queda
prohibida la utilizacin de gorras de cualquier tipo.
f. Vestimenta con propaganda poltica no es aceptable. Con
propaganda comercial o deportiva ser aceptable.

Damas
a. Las damas deben vestir siempre de acuerdo con su talla y figura. La
ropa muy ceida al cuerpo y escotes pronunciados, no ser aceptada
b. El largo de la falda deber ser exactamente cinco centmetros arriba de
la rodilla o ms larga si es del gusto de la empleada. Queda totalmente
prohibida la falda ms corta de la medida mencionada.
c. En reuniones, con clientes y/o proveedores debern vestir de manera
ms formal, segn lo amerite la ocasin, cuidando siempre la imagen de
la empresa y de s mismo como profesional.

Caballeros
a. caballeros de lunes a jueves podrn utilizar chaqueta (deportiva o saco
de traje) en las reas administrativa y venta. Uniforme en el rea de
servicios.
b. En reuniones, con clientes y/o proveedores debern vestir con camisa
manga larga y chaqueta (deportiva o saco de traje) cuidando la imagen
de la empresa y de s mismo como profesional segn lo amerite la
ocasin.
c. Las sandalias y zapatos abiertos estn totalmente prohibidos tanto para
caballeros. Los zapatos de goma podrn utilizarse durante la semana,
pero deben ser totalmente cerrados. Las sandalias o zapatos abiertos
 sern aceptados solamente que sea por fuerza mayor, es decir por
asuntos mdicos.

POLITICA DE VIAJES Y REMBOLSO DE GASTOS PROPOSITO: Todos

los empleados y contratistas de YUKARINA. son responsables de
controlar los gastos de viajes y entretenimiento, y se espera que utilicen
un criterio razonable a la hora de solicitar el rembolso.

EXPOSICIN DE LA POLTICA
mbito: Esta poltica cubre a todos los empleados y contratistas a los que
se haya autorizado a realizar gastos que sern rembolsados por
YUKARINA. Esta poltica se aplica en todo el pas y aplica a viajes
Internacionales.
Autorizacin: Esta poltica no autoriza al empleado y/o contratista a realizar
cualquier gasto en nombre de YUKARINA. Esta poltica define el tipo de
gastos que se rembolsarn, si se autorizan, as como los procedimientos
que deben seguirse para obtener dichos rembolsos. Todos los empleados y
contratistas deben obtener por anticipado autorizacin de YUKARINA.
antes de realizar cualquier gasto de viaje o entretenimiento, y debern
obtener una nueva autorizacin en caso de que haya algn cambio en los
gastos despus de la autorizacin original.
Excepciones a la poltica: Cualquier excepcin a esta poltica se
considerar una desviacin y requerir la aprobacin por escrito del
Gerente de Administracin.

VIAJES POR AIRE

1. Tarifa area mnima lgica. Los viajes en avin deben ser aprobados por el
Gerente de la Unidad y para la mayora de los casos las reservas de
boletos areos se realizarn con la Agencia de Viajes y Turismo Geotour.
2. Clase del viaje. Todos los viajeros deben volar en clase econmica.
3. Cambio a una clase superior no autorizado. El cambio de los pasajes de
avin a una clase superior de servicio no se rembolsar.
4. Reservas canceladas o cambiadas. Si se obtiene un pasaje para un viaje y
posteriormente se cancela o se cambia dicho viaje, es responsabilidad de
viajero obtener la devolucin del importe o documentarla y utilizarla en
futuros viajes.
5. Programas de viajeros frecuentes. El empleado o contratista puede
acumular crditos por kilometraje y otras ventajas ofrecidas por los
programas para viajeros frecuentes. No obstante, se prohbe al empleado o
contratista elegir una empresa de transportes en funcin de las ventajas de
estos programas o su pertenencia a ellos.

TRANSPORTE TERRESTRE
1. Uso de transporte alternativo. El empleado o contratista debe utilizar el
medio ms rentable de realizar el transporte terrestre cuando est
realizando negocios para YUKARINA y deber evaluar alternativas de
transporte, como los servicios regulares del aeropuerto y los taxis, antes de
optar por alquilar un vehculo.
2. Tamao intermedio o inferior de los coches. Se espera que todos los
viajeros alquilen coches de tamao intermedio o inferior. El empleado o
contratista se responsabiliza de asegurarse de que se carga la tarifa de
alquiler adecuada en el momento del alquiler.
3. Opciones de combustible. Los viajeros deben rechazar todas las opciones
de compra de combustible y devolver el coche con el tanque lleno. Si las
circunstancias impiden reponer el combustible del vehculo, deber incluirse
una explicacin detallada en el informe de gastos.
4. Automviles personales. Los viajeros tienen permiso para utilizar sus
automviles personales durante su trabajo para YUKARINA. les rembolsar
el kilometraje real y las tarifas de peaje y estacionamiento. El empleado o
contratista es responsable de asegurarse de que todos los viajeros que
utilizan automviles personales cuentan con todas las licencias necesarias,
seguros y permisos de los vehculos.
5. Transporte del hogar al aeropuerto. Los viajeros pueden utilizar los servicios
regulares para desplazarse entre el hogar del viajero y el aeropuerto si el
coste es inferior al coste total del kilometraje ms la tarifa de
estacionamiento en el aeropuerto. Si se utiliza un vehculo personal para
viajar al aeropuerto, el viajero debe utilizar estacionamiento a largo plazo.
6. Uso de servicio de taxi. El gasto diario acumulado de servicio de taxis no
debe superar la tarifa de alquiler de un coche.
7. Infracciones de trnsito y multas. YUKARINA. no rembolsar al empleado o
contratista ninguna multa de trfico, de estacionamiento o cualquier otra
infraccin de circulacin. No hay ninguna excepcin a este requisito.

ALOJAMIENTO

1. Alojamiento. Si el trabajo para YUKARINA requiere recurrir a un alojamiento

hotelero, el empleado o contratista deber utilizar alojamiento de una
habitacin sencilla de precio moderado, bajo las tarifas aprobadas para
cada ciudad. Si el empleado o contratista paga una tarifa superior a la
aprobada, YUKARINA no le rembolsar la diferencia de precio. La
preferencia de un hotel a consecuencia de los programas para viajeros
frecuentes no debe tener nunca prioridad respecto a otros ahorros de
costes para YUKARINA
2. Cancelaciones. Si es necesario cancelar o cambiar cualquier reserva, el
empleado o contratista es responsable de asegurarse de que la reserva se
cancela o cambia con la antelacin suficiente para evitar cualquier cargo
por dicha cancelacin. YUKARINA. no rembolsar ninguna tarifa de
cancelacin resultante de no haber cancelado o cambiado la reserva con la
diligencia debida.
3. Uso de residencias privadas. En ciertas ocasiones, puede resultarle
cmodo o necesario utilizar una residencia privada de familiares o amigos
mientras viaja durante su trabajo para YUKARINA.

COMIDAS

1. Comidas durante los viajes. YUKARINA. rembolsar los gastos por comidas
reales y razonables cuando sea necesario un viaje de ms de un da por
trabajo para YUKARINA o cuando un viaje de un nico da requiera que el
viajero se desplace de su ubicacin normal de trabajo. En estas comidas se
incluye el desayuno, si el viajero debe abandonar su hogar ms de dos
horas antes de lo normal, y la cena si el viajero no puede volver
razonablemente a su hogar hasta despus de dos horas o ms tras su
horario de trabajo normal. Los gastos de comida "razonables" dependen de
la ubicacin a la que se viaje y el tipo de cambio imperante.
2. Entretenimiento y comidas de negocios. Todos los gastos de
entretenimiento y comidas (aparte de las comidas durante los viajes que se
han descrito anteriormente) debern ser aprobados previamente por
YUKARINA. Todos los gastos o comidas no relacionados con los viajes que
superen los lps.120.00 debern ser aprobados por el Gerente General.
3. Recibos. Se requieren recibos para cualquier comida que cueste
lps.120.00 o ms. Si no se incluye el recibo junto con el reporte de gastos,
YUKARINA. Todos los recibos deben tener impreso el nombre del
establecimiento. La fecha y el importe del gasto tambin deben figurar.
3. Lista de asistentes. Debe enviarse una lista de asistentes con cualquier
solicitud de gastos de entretenimiento y comidas.

REPORTE DE GASTOS Y REMBOLSO

1. Recibos originales. Todos los recibos deben tener impreso el nombre del
establecimiento. La fecha y el importe del gasto deben figurar. Si se pierde
el recibo original, se puede utilizar el extracto de la tarjeta de crdito. Junto
con cada informe de gastos debe incluirse la siguiente documentacin:
Pasajes de avin: la factura, el pasaje electrnico o la copia original para
el pasajero del pasaje de avin, independientemente del importe.
Alquiler de automviles: el recibo de alquiler original,
independientemente del importe.
Alojamiento: el recibo del alojamiento original, independientemente del
importe.
Comidas: el recibo de la comida original para cualquier comida que
cueste lps.120.00 o ms.
Otros gastos: para todos los dems gastos, debe incluirse el recibo
original para cualquier artculo que cueste lps. 120.00 o ms.

2. Explicacin de las excepciones. El reporte de gastos debe incluir una

explicacin acerca de cualquier gasto para el que no se incluya ningn
 recibo, como por ejemplo las comidas que cuesten menos de lps. 50. El
informe de gastos tambin debe incluir una explicacin de cualquier
desviacin de la poltica, tal como el uso de empresas de transporte,
alojamientos o agencias de viajes no autorizadas.
3. Gastos no rembolsables. YUKARINA. no rembolsar los siguientes artculos
bajo ninguna circunstancia:

Seguros de vuelo
Tarifas de embarque para animales domsticos
Tarifas de cuidado de nios
Transporte entre el hogar y la oficina en los das de trabajo normales
Multas de trfico o tickets de estacionamiento
Tarifas de programas para viajeros frecuentes
Costes de seguros adicionales de viajes o alquiler de vehculo
Sistemas de navegacin en vehculos de alquiler
Tarifas de recargo de tarjetas corporativas
Cuotas de pertenencia a clubes de viajes
Pelculas en la habitacin
Artculos personales perdidos, robados o daados durante el viaje
Medicamentos o recetas
Transporte, impuestos, tarifas o cualquier otro gasto relacionado con el
envo de efectos personales.

REQUISITOS DE CONTROL DE EXPORTACIONES Y ADUANAS

1. Declaraciones en las aduanas. Las normativas gubernamentales pueden

exigir la declaracin de cualquier mercanca, datos tcnicos o moneda que
se exporte o importe. El empleado o contratista es responsable de cumplir
todas las normativas gubernamentales y declarar todos los objetos que
transporte ante las autoridades de aduanas locales antes de la salida y tras
su llegada. En la mayora de los casos, se pedir a los viajeros que lleguen
a un pas extranjero que rellenen un formulario de declaracin de aduana
antes de la entrada. Todos los viajeros debern declarar correctamente
todos los artculos (incluidos los datos tcnicos) que transporten a cualquier
pas extranjero.
2. Infracciones. No hay ninguna excepcin a los requisitos de control de
exportaciones y aduanas. Cualquier infraccin de las normativas
gubernamentales expondr al empleado o contratista y el viajero a castigos
civiles o penales, incluidas multas, prisin, expulsin, confiscacin de
productos o prdida de las licencias de importacin o exportacin. Las
infracciones tambin pueden exponer al empleado, contratista o YUKARINA
a publicidad adversa. Cualquier infraccin se considerar una ruptura
material e irreparable del contrato con YUKARINA

POLTICA DE CAPACITACIN
PROPSITO: Establecer directrices para desarrollar competencias
laborales en sus trabajadores, que contribuyan a conseguir los objetivos
organizacionales y la satisfaccin de nuestros clientes.

1. El Plan Anual de Capacitacin se realizar en base al Plan Estratgico

de la Compaa y a la deteccin de necesidades y realidades de la
compaa.
2. La Gerencia procurar capacitar a sus trabajadores, en un proceso
continuo, priorizando los objetivos estratgicos de la Compaa. El
adiestramiento deber ser otorgado en consideracin a las actividades
que realice el trabajador y las necesidades de actualizacin del rea,
para que pueda mejorar su desempeo.
3. El trabajador que participe de la capacitacin debe comprometerse a
cumplir con el Plan de Estudios y aprobarlo, caso contrario deber
reintegrar, si lo hubiere, el valor cubierto por la compaa, a excepcin
de caso fortuito o fuerza mayor.

POLTICA DE RELACIONES PBLICAS

PROPSITO: Mejorar la imagen corporativa ante nuestros clientes y la

ciudadana en general.
1. La Gerencia implementar un Programa de Comunicacin Corporativa
que difunda los planes en ejecucin, las metas y objetivos alcanzados.
2. Los voceros de la empresa frente a los medios de comunicacin sern el
Gerente General, Mercadeo, Ventas y Servicios en los mbitos de sus
competencias.

POLTICA DE TECNOLOGIA DE INFORMACIN PROPSITO: Normar el

servicio interno de procesamiento de informacin a fin de apoyar la mejora y
optimizacin de la eficiencia y productividad empresarial.

INFRAESTRUCTURA DE HARDWARE Y SOFTWARE - CUSTODIA Y

TENENCIA DE ACTIVOS INFORMTICOS
1. La Gerencia de Administracin tiene la responsabilidad de llevar un
inventario detallado de la infraestructura de hardware y software de la
empresa. Este control se llevar tanto para la infraestructura
centralizada, como para la infraestructura de usuario final interno.
2. El mantenimiento tcnico preventivo de todos los activos de
infraestructura de tecnologa de informacin de la empresa, deber ser
realizado por el proveedor de informtica autorizado.
3. Los equipos de informtica pertenecen YUKARINA y el empleado es el
garante del buen funcionamiento y cuidado del mismo.
4. La Gerencia ha decido manejar un esquema centralizado de informacin
por lo cual, en los servidores de la empresa se depositar informacin
de uso pblico del resto de la empresa.
5. Todo documento de uso general debe ser publicada en la Intranet.
6. 6. Los activos informticos corporativos y centralizados sern
custodiados por el rea de administracin.
7. Los activos informticos de usuario final (laptops, PCs, impresoras, etc.)
sern custodiados por el empleado encargado de su operacin.
8. Los Custodios debern ser empleados regulares de la empresa, a
quienes se asignan los activos informticos y son responsables
pecuniariamente de su buen uso e integridad. Una vez que un activo
informtico ha sido asignado a un Custodio/Usuario no puede ser
asignado a ningn otro usuario.

POLTICA DE SEGURIDAD DE INFORMACIN PROPSITO: Proteger la

informacin estratgica de la empresa y normar sus niveles de acceso y
confidencialidad.
1. El tratamiento de la informacin y documentacin estratgica y
confidencial deben contar con todos los aspectos de seguridad, para
que el manejo de la misma se realice de forma segura, para que
nuestros competidores y otras personas ajenas no tengan acceso a
nuestras actividades de negocios.
2. Se debe aplicar estndares y buenas prcticas sobre manejo de un
modelo seguro de datos.
3. Todos los empleados que manejen informacin sensible de la empresa,
debern firmar un acuerdo de confidencialidad.
4. Todos los contratos para los nuevos empleados deben incluir una
clusula de confidencialidad.
5. Respecto al manejo de documentos, la empresa dispone que toda la
informacin deber estar clasificada por niveles de seguridad acorde al
contenido siguiendo la codificacin establecida por la empresa.

POLTICA DE ATENCIN Y SERVICIO AL CLIENTE PROPSITO: Crear,

estructurar e implantar una eficaz y eficiente gestin de Servicio al Cliente,
que estimule y apalanque el desarrollo y crecimiento de la identidad
corporativa y cultura de servicio dirigida al cliente.
1. La atencin y servicio al cliente, sern acciones de alta prioridad y de
carcter estratgico. La Gerencia deber asegurarse de que la
Organizacin est orientada a servir con efectividad al Cliente sea este
interno o externo, utilizando normas de cortesa, amabilidad y
cordialidad.
2. Los equipos de venta y de servicios son los principales responsables de
la atencin al cliente y debern estar enfocados a dirigir sus acciones
hacia un servicio de carcter integral cuyo principal objetivo sea la
satisfaccin del cliente.
3. Se deber dar comodidad y agilidad a los Clientes, reales y potenciales,
para lo cual la compaa deber contar con sistemas automatizados de
gestin que permitan mantener un ambiente de trabajo organizado,
reducir tiempos de espera y evaluar la gestin de servicio del personal.
4. Toda peticin de productos y/o servicios deber estar correctamente
registrada en el Sistema.
5. Todas las quejas y reclamos presentados debern ser correctamente
registrados en el sistema, debiendo procurar su solucin en forma
inmediata; salvo los casos que requieran anlisis, investigacin y
soporte de otras reas, para cuyo efecto el plazo no deber ser mayor a
15 das hbiles.
6. Los clientes estarn segmentados de acuerdo a sus necesidades
especficas y dependiendo si son usuarios finales o canales de
distribucin de los productos
7. La Gerencia deber buscar el continuo mejoramiento del servicio al
cliente, desarrollando estrategias que optimicen la atencin
personalizada, la eficiencia en las instalaciones y reparaciones y
oportuna disponibilidad de entrega de las partes, piezas y suministros,
gil solucin de los reclamos, entre otras; acciones que debern ser
medidas y evaluadas constantemente mediante el desarrollo de
indicadores de gestin que permitan medir el desempeo de los
empleados y supervisar la percepcin y satisfaccin del cliente.

POLTICA DE MERCADEO PROPSITO: Establecer polticas para

comunicar, persuadir y recordar al cliente sobre los distintos productos y
servicios disponibles.

EXPOSICIN DE LA POLTICA
1. La Gerencia potenciar el rea de mercadeo, de tal forma que se
constituya en la base sobre la cual se sustentan los actuales y futuros
productos y servicios de la Compaa, su posicionamiento e imagen
corporativa.
2. El marketing de YUKARINA. debe ser focalizado, con una orientacin
hacia el fomento del consumo de lo la harina de yuca ofrece o planea
ofrecer, mejorar la imagen externa de la empresa o difundir informacin
relevante para nuestros clientes.
3. La Gerencia orientar su plan de marketing en funcin de los objetivos
empresariales y del entorno competitivo del mercado de sus productos
y/o servicios.
4. La Gerencia procurar justificadamente que el manejo promocional y
publicitario se lo haga a travs de Agencias de Publicidad de aprobadas
para tal fin.
5. Toda campaa publicitaria, promocin y mercadeo tendrn
correspondencia con la estrategia comercial de la empresa y su plan
estratgico.
6. La estrategia de marketing y publicidad de la compaa deber definir y
establecer estndares en el uso de colores institucionales, decoracin,
sealtica, papelera, formatos de avisos a clientes, etc.
7. La Gerencia deber promocionar y difundir los servicios y facilidades
disponibles a los clientes como parte de su estrategia de fidelizacin.
 8. Todo contrato publicitario estar enmarcado dentro del plan estratgico
de mercadeo y planes de medios sustentados y estructurados
debidamente.
9. Los contratos y/u rdenes de trabajo publicitarios debern estar
claramente aprobados por la Gerencia antes de su iniciacin por parte
del proveedor.

POLTICAS FINANCIERAS
POLTICA DE PRESUPUESTACIN

PROPSITO: Establecer el presupuesto como una herramienta de decisin

que le permita a la empresa planificar y optimizar el uso de los recursos
financieros, para desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin
slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado
de esfuerzo y cumplimiento que cada unidad tiene para el logro de metas
fijadas por la administracin

EXPOSICIN DE LA POLTICA
1. La elaboracin del presupuesto para el ao siguiente deber iniciarse en el
mes de noviembre, cada rea elaborar sus presupuestos individuales y
estos se consolidarn en un presupuesto global, el cual se presentar para
aprobacin de la Gerencia General ms tardar a mediados de diciembre del
ao.
2. Los estados financieros proyectados, flujo de caja y punto de equilibrio son
parte integrante del presupuesto.
3. Los ingresos se presupuestarn de manera conservadora y los incrementos
estarn debidamente justificados.
4. Se deber contar con un Plan de Negocios actualizado para la
implementacin de alternativas comerciales que permitan generar los
ingresos presupuestados.
5. Los gastos siempre se presupuestarn aplicando la mayor austeridad
posible sin afectar la operatividad de la empresa.
6. Las cifras que los presupuestos contengan no se aceptarn sin anlisis
previo del rea responsable y a su vez se adjuntarn los debidos soportes y
premisas utilizadas para la elaboracin de los presupuestos de cada
gerencia. El propsito de la inversin se clasificar en funcin de:
Reduccin de costos, mejoramiento y expansin de productos y servicios
existentes, expansin de nuevos productos o servicios e incremento de
ingresos.
7. Todo proyecto de inversin deber contar con el plan de negocios
respectivo, incluyendo su factibilidad o como mnimo contar con el estudio
Costo-Beneficio y flujo proyectado a un ao.
8. Los proyectos generados por cada rea debern incluir la evaluacin de la
tasa interna de retorno (TIR) y valor actual neto (VAN). La TIR aceptable
para aprobar proyectos no puede ser menor a la tasa de descuento.
9. Las Gerencias de cada rea sern los responsables de la elaboracin y
administracin del presupuesto que les corresponde.
10. En caso de que una partida se agote antes de terminar el ejercicio
econmico, deber ser autofinanciada con otras partidas de la misma rea
y deber contar con la aprobacin previa de la Gerencia de Administracin.
11. Trimestralmente, la Gerencia General ser informada sobre la ejecucin
presupuestaria, informacin que contendr el anlisis de los resultados
comparativos, observaciones y recomendaciones.

12. Todo exceso en el gasto con respecto al flujo de utilizacin del presupuesto
deber ser corregida en el trimestre siguiente, por el rea que lo gener.
13. Las inversiones deben estar priorizadas de la siguiente manera:
a. Inversiones que no pueden ser diferidas y que son necesarias para
mantener la operacin de la empresa.
b. Inversiones en proyectos en ejecucin.
c. Inversiones que incrementan la eficiencia de las facilidades ya
existentes.
d. Inversiones para la expansin o adquisicin de nuevas lneas y/o
productos y servicios de valor agregado.
e. Inversiones dirigidas a la reduccin real de gastos.
f. Inversiones que demuestren el incremento de ingresos marginales
en forma cuantitativa por encima del ingreso presupuestado.
g. Incremento de ingresos como producto de la bsqueda de mayor
eficiencia en la operacin del rea o de la empresa y cuyo resultado
se refleje en el incremento de ingresos presupuestado.
POLTICA DE COBRANZA DE CARTERA CORRIENTE Y ANULADA
PROPSITO: Optimizar los procesos de recuperacin de cartera corriente y
vencida en busca de efectividad y eficiencia, con el objeto prevenir la
acumulacin de cartera e incrementar la liquidez de la compaa y fortalecer
su estructura financiera.

EXPOSICIN DE LA POLTICA
1. La Gerencia deber implementar los mecanismos internos y externos para
asegurar la recuperacin de su cartera.
2. Las condiciones de Pago para la Venta de YUKARINA. Son Venta de
Equipos:
Si la mercanca se encuentra en inventario para entrega inmediata:
El cliente debe pagar el 100% en un plazo no mayor a 15 das para
el despacho de la misma. Es decir, la mercanca se enva al cliente
con pago contra-entrega.
Si la mercanca no se encuentra en inventario para entrega
inmediata: El cliente debe dar un adelanto equivalente al 50% del
monto de la mercanca para considerar la orden como vlida y para
proceder a hacer la compra a los proveedores correspondientes y el
50% contra-entrega. Venta de Instalaciones y Servicios:
 50% como aceptacin del presupuesto referencial y la diferencia al
concluir el trabajo de instalacin. Es importante hacer notar que la
mencionada diferencia no necesariamente corresponde al 50%
restante del presupuesto referencial, dicha diferencia puede ser
ligeramente superior o inferior de acuerdo con las medidas y
materiales efectivamente utilizados en la trabajo de instalacin.
A todo cliente o canal de distribucin que haya acumulado una
factura vencida no se le proveer de ninguna a tencin adicional
hasta tanto emita el pago de la factura vencida o presente un
cronograma de pago de la misma aprobado por la Gerencia de
Administracin. YUKARINA restablecer el suministro de nuevos
productos y/o servicios nicamente despus de que el cliente haya
cancelado los valores adeudados.

3. La falta oportuna de pago generar un recargo por mora, calculado sobre el

saldo impago a la mxima tasa de inters por mora vigente, que se
establecer a partir de la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago
efectivo.
4. La empresa establecer como mnimo dos procesos anuales de revisin de
cartera de clientes y canales de distribucin, siendo el cumplimiento de las
condiciones de pago factor clave en la determinacin de la calificacin del
cliente.
5. El Equipo de Ventas mantendr debidamente informado a sus clientes
sobre valores pendientes.
6. Aplicar incentivos al cliente por pronto pago de sus facturas.
7. La Gerencia de administracin podr apoyar al Equipo de Ventas en la
gestin de recuperacin de cartera vencida segn lo crea conveniente.

POLTICA DE PAGOS
PROPSITO: Establecer los parmetros que aseguren el cumplimiento
oportuno de las obligaciones econmicas contradas por la empresa a
proveedores de bienes y servicios.
1. Se entiende por proveedores a todas aquellas personas naturales o
jurdicas, e instituciones que tengan firmado un contrato de servicios,
provisin de bienes, equipos o cualquier tipo de convenio que genere
obligaciones de pago a YUKARINA. En esto se incluyen contratos bajo la
modalidad de pagos directos, crditos por financiamiento, obligaciones a
travs de fideicomisos, etc.
2. Todas las Gerencias o reas que realicen contrataciones y que generen
compromisos de pago a la compaa sern responsables por la correcta y
adecuada generacin de obligaciones y la eficiente utilizacin de los
recursos contratados, bajo un anlisis costo/beneficio, buscando siempre
privilegiar los intereses de la empresa.
3. La Gerencia General a travs de la Gerencia de administracin podr optar
por los mecanismos de pago ms convenientes, tomando en cuenta para
ello, la seguridad, transparencia, fecha de ingreso de la solicitud de pago,
 de ser el caso y agilidad de los procedimientos y procesos internos y
externos.
4. Todo pago que realice la compaa deber fundamentarse en obligaciones
contradas por los funcionarios responsables de generar las Compras de
YUKARINA
5. Todo pago deber tener su correspondiente asignacin presupuestaria, es
decir, ningn pago podr realizarse sin estar previamente contemplado en
el presupuesto anual de la compaa. Los casos de excepcin sern
previamente autorizados por el Gerente General.
6. En general la Gerencia de Administracin procurar cumplir
adecuadamente los pagos a la fecha de su vencimiento de acuerdo al
cronograma de pagos contemplado en los correspondientes contratos o
convenios que generen obligaciones para la empresa

POLTICA DE INFORMACIN FINANCIERA

PROPSITO: Orientar los procesos de elaboracin y entrega de la informacin

financiera y contable asegurando que se cumplan con las normas contables y
la legislacin vigente respecto a su formulacin y presentacin, de tal forma
que la administracin cuente con informacin oportuna, completa y adecuada
para la toma de decisiones.

1. La Gerencia de Administracin es el rea responsable por la preparacin,

anlisis y presentacin de los Estados Financieros mensuales y anuales.
Igualmente, tienen bajo su responsabilidad la presentacin oportuna de
todas las declaraciones de impuestos a los que YUKARINA est legalmente
obligado, incluyendo los impuestos municipales y en general cualquier clase
de gravmenes que son de cumplimiento obligatorio.
2. Para el adecuado cumplimiento de stas polticas, las reas generadoras
de informacin contable debern remitirla oportunamente a la Gerencia
Administracin.
3. La Gerencia de Administracin deber elaborar y mantener actualizados los
procedimientos contables, impositivos y de cualquier naturaleza que
aseguren la adecuada fluidez de los procesos contables y su interaccin
con las dems reas generadoras de informacin contable y presentacin
de los estados financieros mensuales y anuales.
4. La Gerencia General ha determinado que el sistema Profit Plus 2K8, es el
sistema de gestin empresarial y contable adecuado a la naturaleza del
negocio, en el cual se incluye el plan de cuentas contables y contabilidad de
costos

POLTICAS ADMINISTRATIVAS

POLTICA ADMINISTRATIVA
PROPSITO: Establecer directrices que le permitan a la compaa contar
con la logstica necesaria para proveer a su personal de un adecuado
ambiente de trabajo y los servicios necesarios para el normal desarrollo de
 sus actividades, asegurando la provisin oportuna de equipos y suministros
de oficina y preservando el buen estado de conservacin y de seguridad de
las instalaciones con que cuenta la empresa.

1. Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de YUKARINA. y

arrendados, debern recibir el mantenimiento respectivo a efectos de
precautelar su buen estado de presentacin y conservacin.
2. Los bienes muebles que originen gastos en exceso se los dar de baja para
su posterior remate.
3. Cuando exista la necesidad de remplazar el parque automotor, se podr
considerar las siguientes opciones: Compra, arrendamiento mercantil, o se
podr considerar la opcin de tercerizar el servicio de movilizacin del
personal, materiales y/o herramientas. Previo a decidir sobre la opcin a
utilizar se deber realizar el correspondiente estudio de costo-beneficio.
4. Los bienes de la compaa, deben estar asegurados a base de avalos
reales.

POLTICA DE COMPRAS
PROPSITO: Establecer la logstica adecuada para que la compaa
pueda disponer oportunamente de los bienes a comercializar, ya sean
productos o materiales para suministrar un servicio a nuestros clientes, a
precios justos y con los mayores niveles de calidad u honrando los
Contratos de Distribucin que mantenemos con proveedores del exterior.

EXPOSICIN DE LA POLTICA
1. Los nicos funcionarios autorizados a emitir rdenes de compra son el
Gerente de Compras y Logstica o los funcionarios de dicha unidad
autorizados para ello.
2. En general, ya sea para uso de la empresa o para fines comerciales, para
adjudicar compras se deber tomar en consideracin el precio, plazo de
entrega, calidad, garanta, marca, procedencia, confiabilidad y experiencia
del proveedor.
3. Los procesos de compras de materiales e insumos para uso se efectuarn
trimestralmente, salvo casos en que el requerimiento sea emergencia.
4. Los procesos de compra de materiales debern iniciarse una vez aprobado
el presupuesto.
5. Para la compra o reposiciones de inventarios de productos e insumos
necesarios para realizacin de servicios deben estar adecuados con la
unidad de ventas y alineados con las mejores condiciones que son
ofrecidas por los fabricantes de los productos que representamos o
distribuimos.
6. Los compras a fabricantes de productos bajo pedido de un cliente particular
deben contar con el respectivo adelanto del 50%.
7. La Gerencia de Compras procurar suscribir con fabricantes convenios de
provisin de los materiales que fabriquen, que sean indispensables para la
operacin y mantenimiento de lao productos que comercializamos; con la
finalidad de conseguir, por un lado, las mejores condiciones posibles de
 precio, calidad y plazo de pago y por otro, la disponibilidad en el momento
que sean requeridos.

POLTICAS JURIDICA
POLTICA JURDICA
PROPSITO: Permitir a la compaa que los actos y hechos que se
generen y tengan efectos jurdicos, cuenten con el soporte legal adecuado;
y, a sus administradores tener la debida asesora legal al momento de
tomar las decisiones en el ejercicio de sus funciones.

DE LAS CONTRATACIONES
1. Toda informacin que tenga relacin con procesos contractuales (en etapa
precontractual, de manera especfica), se encontrarn protegidos por las
normas de confidencialidad.
2. Los contratos de prestacin de servicios profesionales con abogados o
estudios jurdicos externos debern incluir una clusula que le permita a la
compaa terminarlos unilateralmente en cualquier tiempo y sin derecho a
indemnizacin alguna; se deber reconocer tan solo el valor que hubiere
devengado por el trabajo efectivo realizado.
3. A fin de proteger a la compaa de cualquier demanda, es responsabilidad
del Gerente de Cuenta y del Gerente de Ventas asegurar que jurdicamente
todos los Contratos y/o Acuerdos son revisados por el abogado o Estudio
Jurdico indicado por la Gerencia.
4. Los Contratos de Mantenimientos deben ser revisados por el abogado o
estudio jurdico indicado por la Gerencia. En caso que el cliente solicite
sean modificada una o ms clusulas del contrato, el abogado de
YUKARINA. deber revisar las modificaciones sugeridas por el cliente a fin
de asegurar la proteccin jurdica de la empresa.

POLTICA DE AUDITORA Y CONTROL

PROPOSITO: Definir las bases para un adecuado control y seguimiento de
las operaciones tcnicas, financieras y administrativas de YUKARINA ,
orientado a precautelar la correcta administracin de los recursos, y el
cumplimiento de normas, reglamentos y leyes aplicables, de acuerdo a la
naturaleza legal y estatutaria de la compaa
.

AUDITORA INTERNA Y CONTROL RECURRENTE

1. El rea de Administracin ser responsable de la vigilancia, control y
seguimiento de las operaciones tcnicas, informticas, administrativas y
financieras, su campo de accin y responsabilidades se centrar en la
vigilancia de la correcta aplicacin de las polticas, normas, reglamentos
y procedimientos en todas las dems reas de la empresa.
2. El rea de Auditoria elaborar anualmente un programa de auditoria
para las reas de YUKARINA especialmente para aquellas que tienen
directa relacin con el manejo de los recursos financieros y fsicos; el
 mismo contemplar tambin actividades de revisin y arqueos
sorpresivos de cajas.
3. Se deber realizar revisiones y evaluaciones de la situacin de los
contratos celebrados por YUKARINA, en particular a aquellos que
involucra riesgos y complejidades de administracin y manejo de
recursos econmicos.