CDIGO A-GLO-PR-003

PROCESO GESTIN LOGSTICA

VERSIN 02
RECEPCIN E INGRESO DE BIENES PGINA 1 de 5
PROCEDIMIENTO DEVOLUTIVOS O BIENES DE
CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

1. OBJETIVO

Ingresar de manera fsica y sistematizada todos los bienes y elementos de consumo adquiridos, al inventario propio del IDIPRON,
para su custodia, control, conservacin y posterior distribucin.

2. ALCANCE
Inicia cuando se reciben los documentos de soporte de la adquisicin de los bienes a travs del correo electrnico institucional o
por memorando del Supervisor o Supervisora del contrato, debidamente diligenciados, con el fin de hacer la correspondiente
programacin de recibo de los bienes que ingresan por adquisiciones bajo la modalidad de suministro, compra venta, donaciones,
bienes muebles e inmuebles recibidos en comodato, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, produccin, sentencias y por traspaso
entre entidades; como tambin elementos de consumo controlado o adquiridos por caja menor y finaliza con el ingreso a la bodega
del almacn.
3. CONDICIONES GENERALES

3.1 Los bienes se deben recibir en las bodegas del IDIPRON o en los lugares de utilizacin dependiendo del bien a recibir,
con una fecha mxima de cinco (5) das hbiles posteriores a la fecha de recibo de la documentacin a satisfaccin por
parte de del rea de Almacn e Inventarios.
3.2 Los documentos enviados al rea de Almacn e Inventarios para el recibo de bienes e ingreso al aplicativo, deben ser
revisados en su totalidad por el Supervisor o Supervisora. del contrato.
3.3 De realizarse la entrada con remisin, es responsabilidad del Supervisor o Supervisora del contrato tramitar esta entrada,
dentro del mismo mes del ingreso al rea de Contabilidad en los plazos establecidos por la misma.

4. GLOSARIO

ALMACN: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes devolutivos, elementos de consumo o
mercancas, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla con los
objetivos propuestos.

ACCESORIOS: Elementos que dependen de lo principal, que son tiles casi en la medida en que exista la mquina. Ej.
Forros para cubrir del polvo, las herramientas, etc., es decir, elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la
mquina.

ALMACENAMIENTO (Ubicacin): Labor de registro de los artculos y su distribucin fsica desde que ingresan o se
adquieren para su utilizacin; labor sujeta a una organizacin interna.

AVALU TCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de
reposicin de un activo.

BIEN: Artculo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, los materiales y artculos en proceso de
produccin.

BIENES DEVOLUTIVOS: Definidos como aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque
perezcan con el tiempo por razn de su naturaleza.

BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida til
corta y su costo de adquisicin es inferior a medio salario mnimo legal vigente (MSMLV) y por sus caractersticas no
forman parte del inventario.

BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de
ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autnoma, y
entran a constituir o integrar otros bienes.

BMC: Bolsa Mercantil de Colombia

ENCARGADO DE BODEGA: Persona encargada del manejo, custodia, organizacin, administracin, conservacin y
suministro de los bienes del Instituto.

FACTURA: Documento de carcter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio
y, adems, incluye toda la informacin de la operacin. Es una acreditacin de una transferencia de un producto o
servicio tras la compra del mismo.

REMISIN: Es aquel documento que se utiliza a instancias de un concepto mercantil para acreditar o dejar constancia de
la entrega de un pedido.

Vr. 04; 21/08/2014

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PROCEDIMIENTO DEVOLUTIVOS O BIENES DE
CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
*Correo
INICIO Recibir a travs del correo electrnico electrnico
institucional o por memorando del institucional.
supervisor del contrato, debidamente, *Memorando
diligenciado y revisado los siguientes A-GDO-FT-013
documentos de soporte de la adquisicin *Copia del Mx: 60 min
1. Recibir los de los bienes: Tcnico(a) contrato
documentos de soporte Copia del contrato legalizado (segn Mn: 30 min
rea Almacn e Administrativo(a) legalizado.
modalidad). Inventarios o Auxiliar *Propuesta
administrativo(a) Prom: 45 min
Propuesta econmica definitiva. econmica
Ficha tcnica de producto. definitiva.
Acta de Inicio del Contrato. *Acta de
Ficha Tcnica de Negociacin para Inicio del
compras efectuadas a travs de la Contrato.
BMC *Fichas
Tcnicas.
Mx: 8 h
Verificar que los documentos recibidos Tcnico(a)
Administrativo(a) Mn: 4 h
2. Verificar los estn completos y debidamente rea Almacn e
o Auxiliar
documentos legalizados. Inventarios administrativo(a) Prom: 6 h

Si los documentos entregados estn

completos y debidamente legalizados Mx: 15 min
3. Los
documentos S
continuar con la actividad N 5. Tcnico(a)
estn completos rea Almacn e Administrativo(a) Mn: 5 min
y debidamente Si no estn completos o debidamente Inventarios o Auxiliar
legalizados? legalizados siga con la siguiente administrativo(a) Prom:10 min
actividad.
NO

Mx: 60 min
Informar a travs del correo institucional Tcnico(a)
4. Informar las Correo
o memorando al Supervisor del Contrato Administrativo(a)
novedades rea Almacn e electrnico Mn: 30 min
la novedad encontrada en los o Auxiliar
encontradas Inventarios administrativo(a) institucional
documentos y solicitar su correccin.
Prom: 45 min

Coordinar y programar con el supervisor

rea de Almacn e Mx: 15 min
del contrato la fecha, hora y lugar de Tcnico(a)
5. Coordinar y Inventarios y Correo
entrega, teniendo en cuenta el stock Administrativo(a)
programar recepcin reas o o Auxiliar
electrnico Mn: 5 min
de elementos
(existencias) de inventarios de las
Dependencias del administrativo(a) institucional
bodegas y formalizar la programacin a
Instituto Prom:10 min
travs de correo electrnico.
Informar a travs de correo electrnico *Correo
institucional al encargado de la bodega o electrnico
rea de almacn la programacin de institucional.
recepcin de los bienes, anexando la *Copia del
6. Informar Mx: 15 min
documentacin pertinente: contrato
programacin Tcnico(a)
Copia del contrato legalizado (segn legalizado.
modalidad). rea Almacn e Administrativo(a) Mn: 5 min
o Auxiliar
*Propuesta
Inventarios
Propuesta econmica definitiva. administrativo(a) econmica
Prom:10 min
Ficha tcnica de producto. definitiva.
Acta de Inicio del Contrato. *Acta de Inicio
1 A-GCO-FT-001
Ficha Tcnica de Negociacin para
compras efectuadas a travs de la *Fichas
BMC Tcnicas.

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CONSUMO VIGENTE DESDE 03/05/2016

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
1
Recibir los bienes de acuerdo con lo *Programacin
establecido en: *Copia del
La programacin Mx: 4 da
Encargado(a) de contrato
Copia del Contrato legalizado. Bodega y legalizado.
Bodegas, sedes o Mn: 1 da
Propuesta econmica definitiva Supervisor(a) *Propuesta
7. Recibir los bienes dependencias contrato o apoyo a econmica
Fichas tcnicas de producto. Prom: 2,5 da
Ficha Tcnica de Negociacin para la supervisin definitiva.
compras efectuadas a travs de la *Fichas
BMC Tcnicas

Verificar si los bienes recibidos son

Encargado(a) de Mx: 15 min
alimentos.
8. Los Bodega y
NO Bodegas, sedes o
productos Supervisor(a) Mn: 5 min
Si se reciben alimentos siga con la dependencias contrato o apoyo a
recibidos son
alimentos? siguiente actividad de lo contrario contine la supervisin Prom:10 min
con la actividad N 10
S

Instructivo Mx: 1 da
9. Aplicar Encargado(a) de
Ingreso y
Instructivo Bodega y Mn: 1 da
Aplicar el instructivo Ingreso y egreso de Bodegas, sedes o egreso de
A-GLO-IN-002 Supervisor(a)
alimentos en bodegas A-GLO-IN-002 dependencias contrato o apoyo a alimentos en
bodegas Prom:1 da
la supervisin
A-GLO-IN-002
FIN

Verificar las condiciones del bien recibido

(caractersticas, cantidades, estado y
dems) contra lo pactado en el contrato,
S Encargado(a) de
10. Se fichas tcnicas y el documento de entrega. Mx: 4 da
Bodega y
cumplen las Bodegas, sedes o
condiciones? Supervisor(a)
Si los bienes recibidos no coinciden con lo dependencias contrato o apoyo a Mn: 1 da
pactado en el contrato, en las fichas la supervisin
tcnicas o el documento de entrega, siga Prom: 2,5 da
NO
con la siguiente actividad, de lo contrario
contine con la N 12
Devolver los bienes as:
Contrato de compraventa se devuelve la Segn Mx: 2 h
totalidad de los bienes. Encargado(a) de Formato
11. Devolver los Contrato de Suministro devolver Bodega y Nota Mn: 1 h
bienes Bodegas, sedes o
nicamente los bienes que no cumplen con Supervisor(a) devolucin
dependencias contrato o apoyo a Prom:1,5 h
lo estipulado. recibo de
Diligenciar en original y copias la Nota la supervisin bienes
devolucin recibo de bienes con sus A-GLO-FT-012
5
observaciones correspondientes.
Firmar la factura o remisin de recibido de Mx: 60 min
los bienes a satisfaccin, entregar la Encargado(a) de
12. Firmar y remisin al Supervisor o Supervisora o al Bodegas, sedes o Bodega o *Factura o Mn: 30 min
archivar apoyo del contrato, la copia se debe dependencias Auxiliar Remisin
documentacin guardar en medio fsico o magntico en la Administrativo(a) Prom:45 min
carpeta correspondiente.

13. Aplicar el Mx: 8 h

Instructivo Aplicar instructivo Almacenamiento y Encargado(a) de
Segn
A-GLO-IN-003 Bodegas, sedes o Bodega o Mn: 2 h
disposicin de bienes en bodega A-GLO- Auxiliar Instructivo
dependencias
IN-003 Administrativo(a) A-GLO-IN-003
Prom: 5 h
2

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RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
Recibir de manera fsica y registrar en el
2 formato Radicacin de documentos *Remisin o
para ingreso de bienes a almacn A- Factura
GLO-FT-014, previamente revisados *Certificacin de Mx: 30 min
del Supervisor o Supervisora del Secretario(a) o supervisin e
14. Recibir Tcnico(a) interventora
documentacin para contrato, con copia de los siguientes rea de Almacn e Mn: 20 min
Administrativo(a) para pagos
ingreso en el aplicativo documentos; para el ingreso en el Inventarios o Auxiliar A-GCO-FT-006.
aplicativo de almacn: Administrativo(a) Radicacin de Prom: 25 min
*Remisin o Factura ingresos a
*Certificacin de supervisin e almacn
interventora para pagos A-GCO-FT- A-GLO-FT-014
006.

Verificar si los documentos recibidos del

15. Se S Mx: 60 min
Supervisor o Supervisora del contrato Secretario(a) o
encuentran
completos los
estn completos. Tcnico(a)
rea de Almacn e Mn: 30 min
Documentos? Administrativo(a)
Inventarios o Auxiliar
Si no estn completos los documentos
Administrativo(a) Prom: 45 min
contine con la siguiente actividad, de lo
NO contrario siga con la N 17.

Devolver a la Supervisora o Supervisor Secretario(a) o Mx: 10 min

16. Devolver al del contrato la documentacin y registrar Radicacin de
Tcnico(a)
Supervisor(a) rea de Almacn e ingresos a
en el formato Radicacin de ingresos a Administrativo(a)
almacn
Mn: 2 min
Inventarios o Auxiliar
almacn A-GLO-FT-014, el motivo de A-GLO-FT-014
la devolucin. Administrativo(a) Prom: 6 min

Comprobante
de ingreso de Mx: 2 da
Registrar los bienes en el aplicativo de Secretario(a) o
bienes o
Tcnico(a)
ingreso. rea de Almacn e elementos Mn: 1 da
17. Registrar en el Administrativo(a)
Inventarios (generado por
aplicativo o Auxiliar
Ver condiciones 3.3 aplicativo Prom:1,5 da
Administrativo(a)
SiCapital)

Mx: 15 min
Enviar a travs del correo institucional, Secretario(a) o
el nmero de identificacin del ingreso Tcnico(a) Correo
18. Enviar el nmero rea de Almacn e Mn: 5 min
de la identificacin generado por el aplicativo, a la bodega Administrativo(a) electrnico
Inventarios o Auxiliar
correspondiente, para otros bienes que institucional
Administrativo(a) Prom:10 min
no sean alimentos.

Comprobante
de ingreso de Mx: 3 h
Revisar el ingreso de los bienes frente a Auxiliar bienes o
19. Revisar en los datos establecidos en el comprobante rea de Almacn e Administrativo(a) elementos Mn: 1 h
aplicativo (Encargado(a) de (generado por
de egreso, en las respectivas bodegas de Inventarios
recepcin Bodega) aplicativo Prom: 2 h
SiCapital)

Informar por medio de correo *Correo

electrnico o por va telefnica a quien electrnico Mx: 15 min
20. Aprobar en realiz el ingreso, en el aplicativo *Comprobante
Auxiliar
de ingreso de
aplicativo SiCapital, si hay o no novedades, para rea de Almacn e Administrativo(a) Mn: 5 min
bienes o
corregir, aprobar el ingreso y Inventarios (Encargado(a) de
elementos
adicionalmente generar la placa de Bodega)
(generado por Prom:10 min
inventario en caso de los bienes aplicativo
devolutivos. SiCapital)

Libro de
21. Entregar al Secretario(a) o Mx: 15 min
supervisor o radicado de
Entregar al supervisor o supervisora del Tcnico(a)
supervisora la rea de Almacn e cuentas para
contrato el comprobante de ingreso y Administrativo(a) Mn: 5 min
documentacin Inventarios o Auxiliar
ingreso de
firmar en el libro de recibido.
Administrativo(a) bienes a
Prom:10 min
3 Almacn

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RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
Archivar la siguiente documentacin: *Remisin o
*Remisin y/o Factura Factura
*Certificacin de supervisin e *Certificacin
3 interventora para pagos A-GCO-FT- de supervisin
006. e interventora Mx: 2 da
Secretario(a) o
* Comprobante de Ingreso de Bienes o para pagos A-
Tcnico(a)
rea de Almacn e Mn: 1 da
Elemento. Administrativo(a) GCO-FT-006.
22. Archivar Inventarios o Auxiliar *Comprobante
los documentos
De acuerdo con las normas y Administrativo(a) de Ingreso de Prom: 1,5 da
lineamientos establecidos por el rea de Bienes o
Gestin Documental teniendo en cuenta Elementos,
(generado por
FIN el instructivo Organizacin de archivo
aplicativo
de gestin A-GDO-IN-001. SiCapital)

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AO)

1. Por cambio en el Mapa de Proceso del Instituto, se pasa al FIRMA EN ORIGINAL

proceso Gestin Logstica, en versin 01; anteriormente se Jean Paul Pinzn
encontraba en el proceso Administracin de Bienes e Tcnico Administrativo
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-001, en versin 03 y 367/02 (e)
vigente desde 08/04/2013.
01 10/12/2015
2. Se modific el alcance, teniendo en cuenta las actividades FIRMA EN ORIGINAL
que se realizan en el rea. Peterson Brian Medina
Wintaco
3. Se realiz actualizacin y modificacin al procedimiento, Contratista Oficina Asesora de
luego de una observacin directa no participativa, de las Planeacin, CPS 1277/2015
actividades que se realizan en el rea.
El procedimiento para la presente versin se modific en los
siguientes aspectos:
FIRMA EN ORIGINAL
Jean Paul Pinzn
1. De la actividad 14 y 22 se elimina recibir el documento: Tcnico Administrativo
*Planilla o certificacin de pagos parafiscales puesto que rea Almacn e Inventarios
02 20/04/2016
no es un documento necesario para la elaboracin de los
ingresos.
2. Se ajustan los tiempos del procedimiento para todas las FIRMA EN ORIGINAL
actividades, con el fin de tener mayor precisin de tiempos Katherine Betancur Garca
de ejecucin y respuesta. Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeacin

7. REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Responsable del rea
REVIS SILVANA CANO ARENAS
Almacn e Inventarios 26/04/2016 FIRMA EN ORIGINAL
APROBACIN Subdirector
MAURICIO DIAZ LOZANO 03/05/2016 FIRMA EN ORIGINAL
LIDER DE PROCESO Administrativo

Vr. 04; 21/08/2014