CDIGO: A-ABI-CP-001

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CARACTERIZACION ADMINISTRACIN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
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VIGENTE DESDE 15/11/2011

OBJETIVO
Adquirir, administrar y proveer oportunamente los recursos materiales, tcnicos, tecnolgicos propiedad de Idipron, estableciendo las pautas
y criterios medio ambientales para su manejo y disposicin final con el fin de mantener la infraestructura adecuada para lograr la
conformidad de los servicios prestados por el IDIPRON.
ALCANCE
El proceso inicia desde la adquisicin de los bienes y contratacin servicios los cuales son administrados y puestos a disposicin de los
diferentes procesos definidos por el IDIPRON para el cumplimiento de su misin, realizando peridicamente acciones de mantenimiento,
prevencion y control para que se utilicen adecuadamente y con el menor impacto ambiental posible.
INDICADORES
Eficiencia en la administracin del Inventario = (1-(Valor del inventario en bodega / Valor total del inventario de IDIPRON))*100
Tiempo promedio de respuesta a solicitudes = de tiempos de tramite a solicitudes/ # de solicitudes recibidas
Calidad de los elementos entregados=(# de items entregados que cumplieron con las especificaciones de calidad/# de items entregados en el
periodo)*100
Eficacia del mantenimiento= (#de mantenimientos preventivos ejecutados/Total de mantenimientos realizados)*100
Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo de infraestructura y equipos=(# de mantenimientos preventivos ejecutados oportunamente/# de
mantenimientos preventivos programados)*100
Cumplimiento de mantenimiento preventivo de vehiculos=(#de mantenimientos preventivos ejecutados/# de solicitudes de mantenimiento
preventivo)
Eficiencia en el consumo de combustible =

POLTICAS DE OPERACION
Resolucin 165 de 2011 Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes de IDIPRON y se dictan otras disposiciones por la cual se establece que todos los elementos de consumo y devolutivos adquiridos por el IDIPRON debern
ingresar de forma fisica atraves del rea de almacn e inventarios.
Circular 015 de 28 de septiembre de 2008: Establece tiempos de solicitud y entrega de bienes devolutivos y elementos de consumo.
Las necesidades de elementos perecederos debern se reportadas por parte de los directores de UPI y/o coordinadores de comedor a los coordinadores de los centros de acopio, quienes revisarn, analizarn, autorizarn y realizarn la solicitud a la bodega de unidades o
comedores segun el caso.
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Recepcin de Bienes.
- Ingreso y almacenamiento fisico de bienes a las
- Plan de Compras.
bodegas de IDIPRON.
Necesidades y requerimientos - Plan de Accin del Proceso.
- Registro de bienes al inventario de IDIPRON.
del plan de compras - Programar el recibo de los bienes y Plan de Compras.
- Distribucon de bienes devolutivos y elementos
elementos en conjunto con el
Copia del Convenio o Contrato de consumo y consumo controlado. Comprobantes de Ingreso de
supervisor del contrato y gerente de
legalizado de Compraventa, - Traspaso de Bienes. bienes al almacen
Suministro y/o de Permuta proyecto.
- Reintegro de Bienes devolutivos al almacen.
- Programar tomas de inventario. Comprobantes de Egreso al
- Control de bienes en servicio
Propuesta econmica definitiva. - Comit de Inventarios. almacen
- Baja de Bienes.
Proceso Gestin NNAJ beneficiarios de IDIPRON
Contractual. Estudios Previos. - Cobro de los bienes perdidos al seguro.
Bienes devolutivos y
elementos de consumo y Todos los procesos de IDIPRON
Entes Privados y Bienes devolutivos y Elementos consumo controlado
Organizaciones de Consumo. APROVISIONAMIENTO entregados a satisfaccin para Funcionarios y contratistas del
el desarrollo de las actividades IDIPRON
Procesos Solicitud de elementos de institucionales
y gerentes de consumo. Entes de Control
proyecto - Seguimiento a la ejecucin del Plan de
Informe de toma fisica de
Solicitud de bienes devolutivos - Acciones Correctivas Compras. inventario anual.
- Acciones Preventiva - Toma fsica de inventario
Solicitudes de traspaso entre - Acciones de Mejora - Informe de faltantes y sobrantes. Conciliaciones de inventarios.
dependencias, funcionarios o - Correcciones. - Control de bienes devolutivos en servicio.
reintegros de bienes - Ajuste Plan de Compras - Evaluacin del estado de los bienes en bodega. Inventario de bienes
devolutivos actualizado.
- Devoluciones por el Seguro. - Indicadores del Subproceso de
- Conciliaciones de faltantes y Aprovisionamiento.
Cuenta mensual
sobrantes. - Control contable de los movimiento realizados.
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PROVEEDORES ENTRADAS OBJETIVO SUBPROCESOS ACTIVIDADES INDICADORES

SALIDAS CLIENTES

Plan de Accin del Proceso.

Planes de Mantenimiento
Preventivo de Infraestructura, de
Equipos y de Parque Automotor.
Programacin de Inspeccin
Programacin de Materiales a
utilizar.
Infraestructura, equipos y Programacin de Mantenimientos
vehiculos propiedad de Correctivos.
IDIPRON
Subproceso de Solicitudes de
aprovisionamiento.
mantenimiento Preventivo MANTENIMIENTO
Todos los procesos y Correctivo.
de la Entidad.
Contratos de
Mantenimiento de Bienes Acciones Correctivas
Muebles e Inmuebles Acciones Preventiva
Acciones de Mejora
Correcciones.
Aplicacin de garantias de
mantenimiento de contratos
terminados o en ejecucin.
Ejecucin de mantenimiento preventivo y
correctivo a infraestructura, equipos y
parque automotor.
Ejecucin de mantenimiento preventivo y
correctivo a infraestructura, equipos y
parque automotor con servicio contratado.
Informes de ejecucin de mantenimiento.
Infraestructura, equipory
parque automotor NNAJ beneficiarios de IDIPRON
propiedad de IDIPRON en
buen estado, apta para el Todos los procesos de IDIPRON
desarrollo de las
actividades institucionales.
Indicadores del Subproceso de Informes de mantenimiento
Mantenimiento ejecutado
Seguimiento al avance de los
mantenimientos y conservacin.
Verificar estado de las instalaciones de
manera peridica y el cumplimiento de las
obligaciones
contractuales de las empresas prestadoras
del servicio y

Plan de Accin del Proceso Asignacin de vehculos a solicitantes

Plan de Transportes para la para transporte. Servicio de
Vigencia Control de rutas y desplazamiento de transporte prestado
Programacin de Rutas de vehculos.
Vehculos Control del Consumo de Combustible. Solicitudes de NNAJ beneficiarios de
Proceo Gestin
Mantenimiento. IDIPRON
Contractual..
Solicitudes de Transporte. TRANSPORTES Informe de servicio Todos los procesos de
Todas los
Acciones Correctivas de transporte IDIRPON
procesos de
Acciones Preventiva prestado
IDIPRON Satisfaccin del Servicio propio y
Acciones de Mejora
contratado. Reporte de
Correcciones.
Indicadores del Subproceso de consumo de
Reprogramacin de rutas, combustible.
Transportes.
vehiculos y/o conductores de
Estado de los vehculos
acuerdo a las necesidades de
transporte.
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PROVEEDORES ENTRADAS OBJETIVO SUBPROCESOS ACTIVIDADES INDICADORES

SALIDAS CLIENTES

Limpieza y Desinfeccin de Ambientes

Plan de Accin del Proceso Control de Plagas
Plan Institucional de Gestin Manejo de Residuos Slidos
Ambiental PIGA Manejo de Residuos Lquidos Salubridad y
Manejo de Residuos Especiales y/o desinfeccin de las
Todos los - Citaciones a espacios - NNAJ beneficiarios de IDIPRON.
Peligrosos. instalaciones
procesos de distritales, locales y - Todas las sedes de IDIPRON
IDIPRON territoriales.. - Empresas recolectoras de residuos
Uso eficiente de hospitalarios, especiales, peligrosos y
GESTIN AMBIENTAL
agua y energia. material reciclables
Entidades del - Identificacin de
Sector Publico y necesidades que requieran Control consumo de servicios pblicos. Residuos
Sector Privado de trabajo articulado. Acciones Correctivas
Monitoreo de impactos ambientales. debidamente
Acciones Preventivas clasificadoe
Criterios Ambientales para el manejo de
Acciones de Mejora
recursos
Correcciones.
Estadisticas de reciclaje

RIESGOS DOCUMENTOS RELACIONADOS RECURSOS

1. Errores en la formulacin del Plan de Compras PROCEDIMIENTOS
2. Bienes aceptados sin el cumplimiento de especiaciones
tcnicas.
3. Faltantes o inconsistencias en el inventario del instituto.
4. Entrega inoportuna de bienes a las dependencias para el A-ABI-PR-001 Recepcin e Ingreso de
A-ABI-PR-010 Mantenimiento Preventivo
desarrollo de sus funciones. Bienes
5. Perdida de bienes propiedad de Idipron A-ABI-PR-002 Egreso de Bienes
6. Deterioro de infraestructura Devolutivos o Elementos de Consumo
A-ABI-PR-003 Traslado entre
7. Deterioro de equipos.
Dependencias, Funcionarios o Reintegro
8. Incumplimiento en la provisin de transporte.
de Bienes Devolutivos
9. Incumplimiento de requisitos sanitarios y ambientales.
A-ABI-PR-004 Baja de Bienes
Devolutivos o Elementos de Consumo
por Responsabilidad
A-ABI-PR-005 Baja de Bienes
Devolutivos o Elementos de Consumo en
Bodega
A-ABI-PR-006 Cuenta Mensual
A-ABI-PR-018 Tramite e Indemizacin de
A-ABI-PR-007 Administracin del
Parque Automotor
A-ABI-PR-008 Consolidacin y
Seguimiento Plan de Compras
A-ABI-PR-009 Mantenimiento de
Bienes Muebles e Inmuebles.
y Correctivo del Parque Automotor
A-ABI-PR-011 Control de Bienes en
Servicio.
A-ABI-PR-012 Control De Consumo de
Combustible
A-ABI-PR-014 Gestin Integral de
Residuos Slidos
A-ABI-PR-015 Programa de Gestin
Integral de Residuos Lquidos
A-ABI-PR-016 Programa Control de
Plagas y Fumigacin
A-ABI-PR-017 Abastecimiento de Agua
un Siniestro.
A-ABI-PR-019 Seguimiento Ambiental
A-ABI-PR-020 Auditorias Externas
Ambientales.
A-ABI-PR-021 Sencibilizaciones del
Sistema de Gestin Ambiental.
INTERNOS EXTERNO
FINANCIEROS:
Remuneracion de servicios tcnicos y profesionales.
TECNICOS Y TECNOLGICOS:
Equipos de cmputo, impresora, video beam, telefona fija,
Ofimtica, acceso a Internet.
INFRAESTRUCTURA:
Manual
Estaciones de trabajo para el personal de apoyo y contratistas,
SYSMAN
bodegas de almacenamiento, parqueadero.
A-ABI-MA-004 Manual de Manejo y
Control Administrativo de los Bienes Catalogo nico HUMANOS:
de Propiedad de IDIPRON. de bienes y Gestion Ambiental: Dos (2) profesionales Universitarios
servicios CUBS Mantenimiento de Equipos: Un (1) Gerente de Proyecto, Un
(SICE) (1) Profesional, Un (1) Tecnico Administrativo, Cuatro (4)
A-ABI-DI-001 Polticas de Seguridad
y Uso del Parque Automotor de Tecnicos Operativos, Un (1) Auxiliar Administrativo.
Ficha de
Idipron. Mantenimiento de Infraestructura: Un (1) Gerente de Proyecto,
Estadstica
Un (1) Asesor, Cinco (5) profesionales, Seis (6) tcnicos, Un
Bsica de
(1) Auxiliar Administrativo, Veintiseis (26) Auxiliares de
Plan Institucional de Gestin Inversin
Distrital EBI-D
Ambiental. Servicios Generales.
Seis (6) Tcnicos, Doce (12) Oficiales, Seis (6) Ayudantes
Plan Operativo Ocho (8) Apoyo en Unidades de Proteccion,
Anual de
Transportes: Dos (2) Profesionales, Veintinueve (29)
Inversin
Conductores.
Aprovisionamiento:
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OBJETIVO INDICADORES

REQUISITOS NTCGP:1000 Y MECI: 1000 NORMATIVIDAD PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION AMBIENTAL -

MECI 1000:2004 Resolucin 001 de 2001 Decreto 901 de 1997 . PIGA
NTCGP 1000:2009
Decreto 3816 de 1998 Ley 373 de 1997 Uso eficiente y ahorro del agua
Numeral 5.1 Compromiso 1.3 Componente Adm. Riesgo Decreto 1421 de 1993 ART.116, Decreto 3102 de 1998 Todos numerales del documento PIGA
de la Direccin literal e. 2.1 Componente Actividades de CPC Art. 209 Decreto 1575 de 2007
Numeral 6.1 Provisin de control Ley 598 de 18-julio-2000
Resolucin 1074 de 1997
Recursos 2.2 Componente Informacin Decreto 3512 de 2003
Acuerdos Sice 1 al 15 Resolucin 1596 de 2001
Numeral 6.3 Infraestructura 2.3 Componente Comunicacin
Resolucin 5313 de 2002 Resolucin 3957 2009
Numeral 7.4.3 Verifiacin Publica
3.1 Componente Autoevaluacin Resolucin 5314 de 2002 Resolucin 3956 de 2009
de los productos y/o
servicios adquiridos Acuerdo 308 de 2008 Decreto 1575 de 2007
Numeral 7.5.4 Porpiedad Decreto 3816 de 1998 Decreto 1594 de 1984
del cliente Decreto 3075 de 1997 Ley 373 de 1997
Numeral 7.5.5 Preservacin Decreto 1575 de 2007
del productto y /o servicio Ley 09 de 1979
Numeral 7.6 Control de Resolucin 0477 de 2004 de 2000 y la ley 689 de 2001,
Dispositivos de ley 2811 de 1974 y la ley 99 de 1993
Seguimiento y Medicin Decreto 1505 de 2003
Decreto 357 de

COMUNICACIONES
MENSAJE EMISOR MEDIO FRECUENCIA RECEPTOR
Qu Quien Como Cuando A quin Externo Interno
Fichas EBI-D de los proyectos inscritos en el Subdireccin Administrativa y
Oficina Asesora de Planeacin Magntico Anual X
BDPP Financiera.

Reporte de necesidades de bienes y servicio por Subdireccin Administrativa y

Gerentes de Proyecto. Fsico y Magnetico Anual X
Responsable y/o gerente de proyecto Financiera.
Resolucin Adopcin Plan compras para la Subdireccin Administrativa y
Fsico y/o Magnetico Anual A todas las dependencias X
vigencia y/o modificaciones Financiera.
Subdireccin Administrativa y
Reporte ejecucin plan compras Gerentes de Proyecto. Fsico y Magnetico Mensual X
Financiera.
Cada vex que se requiera
Copia del Contrato de adquisicin de bienes. Oficina Asesora Juridica Fsico recibir bienes Area de Almacen e Inventarios X
contratados.

Remisin y/o Factura Contratista Fsico Cada vez que se reciban Area de Almacen e Inventarios X
bienes
Cada vez que se requiera
un bien para la
Solicitud de bienes devolutivos o elementos de
Quien requiere el bien Fsico realizacin de Area de Almacen e Inventarios X
consumo
actividades
institucionales
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VIGENTE DESDE 15/11/2011

MENSAJE OBJETIVO
EMISOR MEDIO INDICADORES
FRECUENCIA RECEPTOR
Qu Quien Como Cuando A quin Externo Interno

Cada vez que se Al servidor al que se le asigna y/0

Entrega de bienes y/o elementos conusmo Area de Almacen e Inventarios Copia comprobante de egreso. asigne un bien a un entrega el bien o elemento de X
servidor o contratista. consumo

Cuenta Mensual Area de Almacen e Inventarios Fsico Mensual rea de Contabilidad X

Informe depreciacin mensual Area de Almacen e Inventarios Fsico Mensual rea de Contabilidad X
Cada vez que se rea de Trasporte Mantenimiento
Quien requiere el servicio de
Solicitud Servicio de Transporte Fsico requiera el servicio de de Bienes e Inmuebles y Apoyo X
transporte
transporte Logstico
rea de Trasporte Mantenimiento de
Subdireccin de Merodos
Informe Servicio de transporte Bienes e Inmuebles y Apoyo Fsico Mensual X
Operativos
Logstico
rea de Trasporte Mantenimiento de Dependencias a las
Programacin de Rutas Vehculos Dependencia que requiere el
Bienes e Inmuebles y Apoyo Fsico o Magntico que se le va a prestar X
Contratados servicio
Logstico el servicio.
Cada vez que se rea de Trasporte Mantenimiento
Quien requiere el servicio de
Solicitud de mantenimiento Fsico requiera el servicio de de Bienes e Inmuebles y Apoyo X
mantenimiento ntenimineto
mantenimiento Logstico
rea de Trasporte Mantenimiento de
Fisico (Programa de Mantenimiento Preventivo, Memorando para mantenimientos Al inicio de la vigencia Dependencia en la que se va a
Programacin de Mantenimientos Bienes e Inmuebles y Apoyo X
correctivos) y Telefonicamente y semanalmente. realizar el mantenimiento.
Logstico

CONTROL DE CAMBIOS
No. Versin Fecha (DD/MM/AA) Descripcin de Cambios
Revisin general de la caracterizacin, ajuste a nueva codificacin y formato, cambio de nombre a los subprocesos, el subproceso de TICs queda como un proceso y el proceso queda Administracin de Bienes
02 26/08/2011
e Infraestructura..
Inclusion de procedimiento Control de Bienes en Servicio A-ABI-PR-011, Servicios Generales
03 30/04/2012 Inclusin de Indicadores del Proceso.
Actualizacin de los Riesgos del Proceso.

CONTROL DE REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABOR Angelica Maria Franco Triana Profesional Contratista SIGID 26/08/2011
Miguel Angel Cuevas Cuevas Tcnico rea de Almacn e Inventarios 15/11/2011
Carlos Triana Gerente Proyecto 15/11/2011
REVIS Carlos Andres Grisales Gerente Proyecto 15/11/2011
Pedro Mosquera Contratista Coordinador de Transportes 15/11/2011
Angelica Maria Espino. Contratista Responsable rea de Trabajo de Gestin Ambiental 15/11/2011
Aliria Lpez Beltrn. Subdirectora Operativa 15/11/2011
APROB
Luis Enrique Gonzlez Gonzlez. Subdirector Administrativo 15/11/2011