PROCESO ADMINISTRACIN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA CDIGO A-ABI-PR-04

SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIN 01

BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE CONSUMO POR PGINA: 1 de 5
PROCEDIMIENTO
RESPONSABILIDAD VERSIN DESDE: 29/06/2011

1. MISIN
Egresar del inventario de bienes propiedad del IDIPRON aquellos bienes devolutivos y elementos de consumo que han desaparecido o han sido daados por un funcionario del instituto o un
tercero y se han declarado en la imposibilidad de recuperacin.
2. ALCANCE
Inicia con la recepcin de acta, memorando y/o oficio del grupo de control interno disciplinario informando del bien(es) y elementos a dar de baja; y termina con el envi de una copia del
comprobante del registro de la baja por responsabilidad formada por el Responsable del rea de Almacn E Inventarios a la Subdireccin de Gestin Corporativa para que adopten el
procedimiento indicado.
3. NORMAS

ORIGEN
TIPO No. TEMA FECHA
NACIONAL DISTRITAL INTERNA
Por la cual se establece el Manual de Procedimientos
Resolucin 001 Administrativos y Contables para el manejo y control de los 2001 X
bienes en los entes pblicos del Distrito Capital.
ART.116, Establece dentro de las funciones de competencia
de las entidades, para conseguir los objetivos trazados,
determinar el manejo administrativos de los bienes,
elaborando planes, los sistemas, los mtodos y
procedimientos necesarios para garantizar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones se cumplan de
Decreto 1421 1993 X
conformidad con los principios y normas vigentes, establecer
los controles contables, administrativos y de gestin y
financieros que garanticen eficiencia, celeridad y oportunidad
en el ejercicio de las funciones y en la prestacin de los
servicios adoptando los mecanismos especiales de
verificacin y evaluacin.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Es el proceso mediante el cual la administracin decide retirar definitivamente un bien, tanto fsica, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la
entidad, por responsabilidad.
4.2 En caso de hurto se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar.
Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes, los hechos que dieron origen a la perdida dao o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho
allegando los correspondientes documentos probatorios.
Funcionario a cuyo cargue figure el bien; Si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere omitido hacerle firmar el correspondiente comprobante.
El Responsable del rea de Almacn E Inventarios, si se trata de bienes que se encuentran en bodega.
Cualquier persona o funcionario que tenga conocimiento de los hechos.
 PROCESO ADMINISTRACIN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA CDIGO A-ABI-PR-04
SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIN 01
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE CONSUMO POR PGINA: 2 de 5
PROCEDIMIENTO
RESPONSABILIDAD VERSIN DESDE: 29/06/2011

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ORIGEN
TIPO DE DOCUMENTO TITULO DEL DOCUMENTO CDIGO
EXTERNA INTERNA
Manual de Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad de
Manuales A-ABI-MA-01 X
IDIPRON

6. REGISTROS RELACIONADOS

TIPO DE PRESENTACIN
TITULO DEL DOCUMENTO CDIGO
DOCUMENTO IMPRESO DIGITAL MIXTO
Registro Denuncia N.A. X
Resolucin Baja de bienes propiedad del IDIPRON N.A. X

7. GLOSARIO
Acta: Documento en donde se relata un hecho o suceso, o lo acordado en una junta o en una reunin.
Almacn (Bodega): Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancas de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman la
Entidad para que esta cumpla la misin institucional.
Responsable de rea de Almacn E Inventarios: Funcionario Pblico encargado del manejo, custodia, organizacin, administracin, recepcin, conservacin y suministro de los bienes de una
entidad.
Bien(es) Faltante(s): Es aquel bien(es) que estando en los registros del inventario de bienes propiedad del IDIPRON, no se encuentra fsicamente en las instalaciones de la Entidad.
Bien(es) Sobrante(s): Es un bien que siendo propiedad de la Entidad no se encuentra registrado en el Inventario de bienes propiedad del IDIPRON.
 PROCESO ADMINISTRACIN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA CDIGO A-ABI-PR-04
SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIN 01
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE CONSUMO POR PGINA: 3 de 5
PROCEDIMIENTO
RESPONSABILIDAD VERSIN DESDE: 29/06/2011

8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

 PROCESO ADMINISTRACIN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA CDIGO A-ABI-PR-04
SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIN 01
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE CONSUMO POR PGINA: 4 de 5
PROCEDIMIENTO
RESPONSABILIDAD VERSIN DESDE: 29/06/2011

RESPONSABLE DOCUMENTO
FLUJOGRAMA DESCRIPCION PUNTO DE CONTROL OBSERVACIONES
DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO
INICIO Recibir notificacin, memorando u oficio
de la dependencia en la cual ocurri el
2. Recibir notificacin, evento informando de los bien(es) del .
Auxiliar Ver condiciones
memorando, oficio de la siniestro, se debe anexar la denuncia rea Formato Denuncio-
Administrativo generales 4.3
dependencia en la cual respectiva elevada ante las autoridades involucrada Acta ,memorando,
ocurri el evento. competentes, para efectos de la
. investigacin pertinente.
Elaborar documento o acta de prdida o
dao de bienes, donde se resuma
3. Elaborar Documento o informacin completa respecto al bien,
acta de prdida o dao de entre otra: Costo histrico, ajustes por
bienes
inflacin, depreciacin, ajustes por rea de Responsables
Documento o acta de
inflacin a la depreciacin, nombre del Almacn e de rea de
prdida o dao de
funcionario a cargo de quien aparece el Inventarios Almacn E
bienes
bien, valor de reposicin o asegurado, Inventarios
4. Ir a Procedimiento concepto tcnico o de experto si a ello
Reclamacin De hubiere lugar. El documento ser firmado
Seguros O Plizas previa conciliacin con la informacin
contable.

Se deben registrar los bienes y

rea de Tcnico de
5. Registrar la salida del (los) bien(es) elementos comunicados en el
Almacn e Almacn.
Comprobante egreso
de baja por responsabilidad memorando a dar de baja por de elementos.
Inventarios
responsabilidad de dao, perdida o hurto.

Responsables
6. Imprimir y firmar
el comprobante de
de rea de
egreso de elementos y Almacn E
rea de Formato Denuncio-
memorando Inventarios
Imprimir y firmar el comprobante de Almacn e Acta, memorando.
egreso donde se evidencia el hecho. Inventarios Comprobante egreso
Auxiliar
de elementos
Administrativo
1
 PROCESO ADMINISTRACIN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA CDIGO A-ABI-PR-04
SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIN 01
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS O ELEMENTOS DE CONSUMO POR PGINA: 5 de 5
PROCEDIMIENTO
RESPONSABILIDAD VERSIN DESDE: 29/06/2011

RESPONSABLE DOCUMENTO
FLUJOGRAMA DESCRIPCION PUNTO DE CONTROL OBSERVACIONES
DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO

Enviar a la Subdireccin Tcnica rea de Formato Denuncio-

Auxiliar
7. Enviar copia de Administrativa Y Financiera y al grupo de Almacn e Acta, memorando.
Administrativo
Documentos de soporte de control interno disciplinario los Inventarios Comprobante egreso
documentos que evidencian el siniestro. de elementos

El archivo de los
8. Recopilacin documentos se debe
de documentos y rea de Auxiliar Formato Denuncio- realizar en la cuenta
archivar Recopilar y archivar los documentos
Almacn e Administrativo Acta, memorando. mensual que debe estar
segn Administracin Documental en la
Inventarios Comprobante egreso como evidencia fsica del
carpeta definida (cuenta mensual).
de elementos movimiento de salida del
elemento.
FIN

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS FECHA

01 Se crea procedimiento nuevo por necesidad del proceso 27- 04- 2011

10. REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABOR LUIS ELOY ALVARADO OSTOS Gestor Mejoramiento Continuo SIGID 29/04/2011 FIRMA EN ORIGINAL
REVIS MIGUEL NGEL CUEVAS CUEVAS Tcnico rea de Almacn E Inventarios 29/06/2011 FIRMA EN ORIGINAL
APROB LUIS ENRIQUE GONZALEZ GONZALEZ Subdirector Administrativo 29/06/2011 FIRMA EN ORIGINAL