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CDIGO A-GLO-PR-006

PROCESO GESTIN LOGSTICA


VERSIN 01
TRASPASO ENTRE PGINA 1 de 5
DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O
PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE BIENES VIGENTE DESDE 03/05/2016
DEVOLUTIVOS

1. OBJETIVO
Realizar traspaso fsico y en el sistema de inventarios de los bienes devolutivos que se entregan de un funcionario a otro o que se
reintegran al rea de Almacn e Inventarios, con el fin de mantener actualizada la informacin de los bienes de propiedad del
IDIPRON.
2. ALCANCE
Inicia con la identificacin de la necesidad del traspaso de los bienes o el reintegro de los mismos, y finaliza con el archivo de los
documentos.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 Todos los traslados entre servidores pblicos y dependencias debern efectuarse a travs del rea de Almacn e Inventarios,
quien actualizar la informacin en los registros del aplicativo SICAPITAL
3.2 Cuando se trate de un traspaso entre servidores pblicos o dependencias, es responsabilidad de los mismos verificar el estado de
los bienes que se reciben y se entregan.
3.3 La razn por la que se puede dar un traspaso de un bien en servicio es porque el bien no se est utilizando y otro funcionario o
dependencia lo necesita.
3.4 La razn por la que se puede dar un reintegro de un bien en servicio al rea de Almacn e Inventarios es porque el bien no se
est utilizando y se encuentra en buen estado, de acuerdo con el correspondiente formato de Control de inspeccin y ejecucin de
mantenimiento de bienes e infraestructura A-MBI-FT-007), solicitado por el funcionario o contratista quien tiene en su custodia o
responsabilidad el bien, en cual se debe identificar si ste tiene condiciones especiales para su traslado (desmonte, cargue,
trasporte etc.)
4. GLOSARIO

ALMACN (BODEGA): Espacio delimitado en donde se guardan bienes, elementos o mercancas de consumo o devolutivos,
los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman el Instituto para que estas cumplan los objetivos misinales.

BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o
cuando al agregarlos, aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o materia autnoma y entra a constituir o integrar
otros bienes.

BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida til corta
y su costo de adquisicin es inferior a medio salario mnimo legal vigente y por sus caractersticas no forman parte del inventario.

BODEGA DE BIENES REINTEGRADOS EN BUEN ESTADO: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que
estaban en servicio y que fueron reintegrados o devueltos al almacn para su guarda o custodia. La caracterstica principal de
estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio.

BODEGA DE BIENES REINTEGRADOS EN MAL ESTADO: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban
en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacn por encontrarse en mal estado y no se pueden colocar nuevamente al
servicio por figurar como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente pblico.

DEPENDENCIA: Son todas aquellas Subbodegas, reas, Oficinas, Unidades de Proteccin Integral, sedes de Proyectos
administrativas y operativas (donde se desarrollan los convenios), Comedores Comunitarios o espacios externos, en los cuales se
encuentran bienes para el desarrollo de las todas actividades del IDIPRON.

ENCARGADO DE BODEGA: Funcionario Pblico o Contratista encargado del manejo, custodia, organizacin,
administracin, recepcin, conservacin y suministro de los bienes de una entidad.

EGRESO DE BIENES DEL ALMACN: Es la salida fsica de los bienes del Almacn originada por suministro o entrega de
bienes o elementos; bajas de inservibles, obsoletos e innecesarios; bienes dados en prstamo; traspaso a otras entidades pblicas.

INVENTARIO INDIVIDUAL DEL Servidor pblico: Es la relacin detallada de elementos devolutivos a cargo de un
funcionario para el cumplimiento de sus funciones en la Entidad.

INVENTARIO: Relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, el cual debe mostrar: nmero de
unidades en existencia, descripcin y referencia.

TRASLADOS: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicacin fsica de bienes dentro de las dependencias del
Instituto, ocasionando por tal motivo la cesacin de responsabilidad de quien los entrega y transfirindola a quien la recibe.

Vr. 04; 21/08/2014


CDIGO A-GLO-PR-006
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 01
TRASPASO ENTRE PGINA 2 de 5
DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O
PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE BIENES VIGENTE DESDE 03/05/2016
DEVOLUTIVOS

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
Identificar la necesidad de realizar el
INICIO Funcionario(a)
traspaso de un(os) bien(es) a otro Max: 2 das
o contratista
servidor o de realizar el reintegro del Dependencias en
que tiene el
1. Identificar la (los) mismo(s) al rea de Almacn e la que se encuentra Min:1 da
bien en su
necesidad para Inventarios. el bien.
inventario o Prom:1.5 das
realizar el traspaso Tener en cuenta las condiciones
responsabilidad
generales 3.3 y 3.4
Solicitud de
Diligenciar el formato de Solicitud de traspaso entre
Funcionario(a) o
traspaso entre dependencias, dependencias, Max: 2 das
Dependencias contratista que
2. Diligenciar el funcionarios o reintegro de bienes funcionarios o
donde se solicita tiene el bien en Min:1 da
formato de solicitud devolutivos A-GLO-FT-009 y recoger reintegro de
de traspaso
el movimiento su inventario o
firmas del funcionario que recibe el(los) bienes
responsabilidad Prom:1.5 das
bien(es). devolutivos
A-GLO-FT-009
*Solicitud de
traspaso entre
Enviar el original del formato Solicitud dependencias,
de traspaso entre dependencias, funcionarios o
funcionarios o reintegro de bienes reintegro de
devolutivos A-GLO-FT-009 y en caso bienes
de reintegro adjuntar el formato de devolutivos A-
3. Enviar los concepto tcnico Control de GLO-FT-009 Max: 3 das
Dependencia o Funcionario(a) o
formatos inspeccin y ejecucin de * Control de
debidamente rea donde se contratista que
mantenimiento de bienes e inspeccin y Min:2 das
diligenciados solicita el tiene el bien en su
infraestructura A-MBI-FT-007 ejecucin de
movimiento inventario Prom:2.5 das
(concepto tcnico), debidamente mantenimiento de
diligenciado al rea de Almacn e bienes e
Inventarios a la mano o a travs de infraestructura A-
memorando. MBI-FT-007
(Concepto
Ver condiciones generales 3.4 tcnico)
Memorando
A-GDO-FT-013

*Solicitud de
traspaso entre
4. Recibir el formato
Recibir y verificar que el formato, dependencias,
de solicitud de Solicitud de traspaso entre funcionarios o
traspaso entre dependencias, funcionarios o reintegro reintegro de
dependencias de bienes devolutivos A-GLO-FT- bienes
009 y el formato Control de devolutivos
inspeccin y ejecucin de Tcnico(a) A-GLO-FT-009 Max: 30 min
mantenimiento de bienes e rea de Almacn Administrativo(a) Concepto tcnico
Min: 20 min
infraestructura A-MBI-FT-007 e Inventarios o Profesional *Control de
(Concepto tcnico), est correctamente Universitario. inspeccin y Prom: 25 min
diligenciado, sin tachones, ejecucin de
1 enmendaduras y con las respectivas mantenimiento de
firmas. bienes e
infraestructura A-
Ver condiciones generales 3.4 MBI-FT-007
(Concepto
tcnico)

Vr. 04; 21/08/2014


CDIGO A-GLO-PR-006
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 01
TRASPASO ENTRE PGINA 3 de 5
DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O
PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE BIENES VIGENTE DESDE 03/05/2016
DEVOLUTIVOS

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
Si el formato Solicitud de traspaso
1 entre dependencias, funcionarios o
reintegro de bienes devolutivos A-GLO-
FT-009, se encuentra bien Secretaria, Solicitud de
diligenciado, no presenta tachones, secretario, traspaso entre
enmendaduras y esta con las firmas rea de Almacn Tcnico dependencias,
5. Elformato autorizadas continuar con la actividad e Inventarios Administrativo o funcionarios o
est bien N7. Auxiliar reintegro de Max: 15 min
diligenciado? NO Administrativo bienes
Si no est correctamente diligenciado devolutivos Min: 5 min
pasar a la siguiente actividad. A-GLO-FT-009
Prom: 10 min
S
Para los casos de reintegro se debe
verificar que el formato Control de
inspeccin y ejecucin de
mantenimiento de bienes e
infraestructura A-MBI-FT-007
relacione los mismos elementos del
formato GLO-FT-009.
Devolver el formato Solicitud de
traspaso entre dependencias, *Solicitud de
funcionarios o reintegro de bienes Secretaria, traspaso entre
6. Devolver formato devolutivos A-GLO-FT-009 con su secretario, dependencias, Max: 10 min
al solicitante anexo formato de Control de Tcnico funcionarios o
rea de Almacn
inspeccin y ejecucin de Administrativo o reintegro de Min:2 min
e Inventarios
mantenimiento de bienes e Auxiliar bienes
infraestructura A-MBI-FT-007 Administrativo devolutivos Prom: 6 min
1 (Concepto tcnico) cuando aplique, al A-GLO-FT-009
solicitante indicando los ajustes o *A-MBI-FT-007
correcciones que deben ser realizados.
Solicitud de
traspaso entre
Realizar el movimiento de traslado en el Tcnico dependencias, Max: 60 min
7. Realizar el
movimiento de sistema de informacin de inventarios rea de Almacn Administrativo o funcionarios o Min: 30 min
traslado en el en el aplicativo SiCapital del Instituto e e Inventarios Auxiliar reintegro de
aplicativo imprimir comprobante de traslado. Administrativo bienes Prom: 45 min
devolutivos
A-GLO-FT-009
Verificar y aprobar el comprobante de
traslado generado por el aplicativo Comprobante de Max: 15 min
8. Verificar que el Tcnico
SiCapital, contra el formato de traslado
formato est bien rea de Almacn Administrativo o
Solicitud de traspaso entre (generado por el Min: 5 min
elaborado e Inventarios Auxiliar
dependencias, funcionarios o reintegro aplicativo
Administrativo Prom: 10 min
de bienes devolutivos A-GLO-FT- SiCapital)
009 que est bien diligenciado.
Tcnico
Administrativo o Comprobante de
9. Firmar Firmar el comprobante de traslado Max: 2 das
Auxiliar traslado
comprobante generado por SiCapital y entregarlo al rea de Almacn
Administrativo. (generado por el Min:1 da
responsable del rea de almacn e e Inventarios
Responsable aplicativo
inventarios para su Firma.
rea de Almacn SiCapital) Prom:1.5 das
e Inventarios

10.
NO Si el traslado es un reintegro de bienes a
Es un reintegro
de bienes? bodega del almacn pasar a la siguiente Comprobante de
Tcnico Max: 4 das
actividad. traslado
13 rea de Almacn Administrativo o
(generado por el
e Inventarios Auxiliar Min:3 das
Si es un traslado de bienes devolutivos aplicativo
S Administrativo.
entre servidores contine con la SiCapital) Prom:3.5 das
actividad No. 13
2

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TRASPASO ENTRE PGINA 4 de 5
DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O
PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE BIENES VIGENTE DESDE 03/05/2016
DEVOLUTIVOS

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO


FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
2 Recoger el bien verificando que
coincida con lo reportado en el formato
Solicitud de traspaso entre Tcnico Max: 2 das
dependencias, funcionarios o reintegro rea de Almacn Administrativo
11. Recoger el bien y de bienes devolutivos A-GLO-FT- e Inventarios o Auxiliar Min: 1 da
almacenar en bodega.
009 y almacenar en la bodega Administrativo
correspondiente de acuerdo con el Prom: 1,5 das
estado del bien.
Remitir al rea de Contabilidad copia
del comprobante de traslado generado Comprobante de
Tcnico
por el aplicativo SiCapital, para el caso traslado Max: 8 h
12. Remitir copia rea de Almacn Administrativo o
de los bienes en reintegro a la bodega (generado por el
de comprobante e Inventarios Auxiliar Min: 2 h
del rea de Almacn e Inventarios, aplicativo
Administrativo
para que se realice el correspondiente SiCapital)
traslado en las cuentas contables. Prom: 5 h
*Solicitud de
traspaso entre
dependencias,
funcionarios o
Archivar los registros Comprobante de reintegro de
traslado generado por el aplicativo bienes
SiCapital, Solicitud de traspaso entre devolutivos A-
dependencias, funcionarios o reintegro GLO-FT-009
Secretaria,
13. Archivar de bienes devolutivos A-GLO-FT-009 y *Concepto Max: 8 h
secretario,
los Control de inspeccin y ejecucin de tcnico *Control
rea de Almacn Tcnico
documentos mantenimiento de bienes e de Inspeccin y Min: 2 h
e Inventarios Administrativo o
infraestructura A-MBI-FT-007, de ejecucin de
Auxiliar Prom: 5 h
acuerdo con las normas y lineamientos mantenimiento de
Administrativo
establecidos por el rea de Gestin bienes e
Documental teniendo en cuenta el infraestructura A-
instructivo Organizacin de archivo MBI-FT-007
FIN
de gestinA-GDO-IN-001. *Comprobante de
traslado
(generado por el
aplicativo
SiCapital)

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AO)
1. Por cambio en el Mapa de Proceso del Instituto, se pasa al
proceso Gestin Logstica, en versin 01; anteriormente se
encontraba en el proceso Administracin de Bienes e
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-003, en versin 03 y
vigente desde 25/11/2012.
2. Se modifica el nombre del procedimiento el concepto servidor
por funcionario. Para una mayor pertinencia, o para abarcar el
rango de responsabilidades.
3. Se modifica la condicin general 4.4 la cual hace mencin a la FIRMA EN ORIGINAL
razn por la cual puede generarse un reintegro del bien Jean Paul Pinzn
eliminando los bienes que se encuentran en mal estado u Tcnico Administrativo
obsoletos, en la condicin general 3.4 se elimina teniendo en rea Almacn e Inventarios
01 cuenta que en el para dichos bienes se cuenta con un 20/04/2016
procedimiento de Baja de bienes devolutivos y elementos de
consumo en bodega.
4. Se realiz actualizacin y modificacin al procedimiento, luego FIRMA EN ORIGINAL
de una observacin directa, de las actividades que se realizan en Katherine Betancur Garca
el rea as: Profesional Universitario
a. Se incluyeron las siguientes actividades: la No. 4 Recibir Oficina Asesora de Planeacin
el formato de solicitud; la No. 5 verificacin el formato
est bien diligenciado; la actividad No. 6 Devolver
formato al solicitante, la No. 8 Verificar que el formato
est bien elaborado; la No. 9 Firmar comprobante con el
fin de tener mayor claridad en las actividades, generar
controles y responsables de las mismas.

Vr. 04; 21/08/2014


CDIGO A-GLO-PR-006
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 01
TRASPASO ENTRE PGINA 5 de 5
DEPENDENCIAS, FUNCIONARIOS O
PROCEDIMIENTO
REINTEGRO DE BIENES VIGENTE DESDE 03/05/2016
DEVOLUTIVOS

b. La actividad No. 4 del anterior procedimiento se pasa a ser


la actividad 7.
c. Se eliminan las actividades No. 8 del anterior
procedimiento puesto que en la actividad 6 del
procedimiento actual se devuelve el formato para realizar
los ajustes, No. 10 del procedimiento anterior puesto que
esta actividad se realiza en el momento de firmar el formato
de Solicitud de traspaso entre dependencias, funcionarios
o reintegro de bienes devolutivos A-GLO-FT-009 y No.
11 puesto que el funcionario que recibe el/los bien(es) ha
firmado anteriormente el formato y por tanto acepta la
entrega.
d. La actividad No. 12, pasa a ser la actividad No. 10
5. Se complementa la actividad N 13 con el fin de relacionar el
procedimiento de Gestin Documental teniendo en cuenta el
instructivo Organizacin de archivo de gestinA-GDO-IN-
001.
6. Se incluye el formato Control de inspeccin y ejecucin de
mantenimiento de bienes e infraestructura A-MBI-FT-007
con el fin de garantizar que los bienes que sean
reintegrados se encuentren en buen estado.
7. Los comprobantes de traslado se realizan mediante el
aplicativo SI-Capital.
8.

7. REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA


SILVANA CANO Responsable del rea
REVIS Almacn e Inventarios 26/04/2016 FIRMA EN ORIGINAL
ARENAS

APROBACIN MAURICIO DIAZ Subdirector


03/05/2016 FIRMA EN ORIGINAL
LIDER DE PROCESO LOZANO Administrativo

Vr. 04; 21/08/2014