Professional Documents
Culture Documents
1. OBJETIVO
Controlar la salida de los bienes devolutivos y bienes de consumo que se encuentran en las Subbodegas del rea de Almacn e
Inventarios con destino a las dependencias, servidores pblicos de la entidad o terceros para el desarrollo de sus funciones o
actividades.
2. ALCANCE
Inicia con la recepcin del formato de solicitud de bienes de consumo o devolutivos y termina con el archivo del comprobante del
registro de la salida del bien o bienes y el formato de Traslado, salida y entrega de elementos de consumo y/o devolutivos.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 El comprobante de egreso de almacn deber estar debidamente impreso en original y copias necesarias, numerada en forma
ascendente y consecutiva.
3.2 Se debe diligenciar el formato Solicitud de bienes de consumo o devolutivos A-GLO-FT-004 por cada sede o dependencia que
lo requiera y su autorizacin es exclusiva de los Subdirectores, Gerentes de Proyectos, Jefes de Oficina, Responsable de rea
y Supervisores de contratos.
3.3 Los documentos generados de los egresos o traslados realizados en cada bodega, deben ser reportados en el formato Relacin
de entrega de documentos soportes al rea de almacn e inventarios A-GLO-FT-015 y enviados y radicados en original (fsico)
por los encargados el primer da hbil de cada semana al rea de almacn o a ms tardar la segunda semana del mes siguiente
para la realizacin de la cuenta mensual.
3.4 En ningn caso se permite la salida de bienes basados en rdenes o solicitudes verbales, vales o recibos provisionales. Si esto
ocurriese, la responsabilidad por desacato de la norma o del presente procedimiento, recaer exclusivamente sobre el
responsable del almacn o bodega, segn sea el caso.
4. GLOSARIO
ALMACN (BODEGA): Espacio delimitado en donde se guardan bienes, elementos o mercancas de consumo o devolutivos,
los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman el Instituto para que estas cumplan los objetivos misinales.
BIENES DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por
razn de su naturaleza se deterioren.
EGRESO DE BIENES DEL ALMACN: Es la salida fsica de los bienes del Almacn originada por suministro o entrega de
bienes o elementos; bajas de inservibles, obsoletos e innecesarios; bienes dados en prstamo; traspaso a otras entidades publicas
BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o
cuando al agregarlos, aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o materia autnoma y entra a constituir o integrar
otros bienes
DEPENDENCIA: Son todas aquella Bodegas, reas, Oficinas, Unidades de Proteccin Integral, sedes de Proyectos
administrativas y operativas (donde se desarrollan los convenios), Comedores Comunitarios o espacios externos, en los cuales se
encuentran bienes para el desarrollo de las todas actividades del IDIPRON.
ELEMENTOS DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida til
corta y su costo de adquisicin es inferior a medio salario mnimo legal vigente y por sus caractersticas no forman parte del
inventario.
ENCARGADO DE BODEGA: Funcionario Pblico o Contratista encargado del manejo, custodia, organizacin,
administracin, recepcin, conservacin y suministro de los bienes de una entidad.
NO
8
1
FIN
7
Radicar la solicitud asignando el
*Solicitud de Max: 1 da
nmero del consecutivo al formato y Secretario(a) o
bienes de
registrando la informacin rea de Almacn e Tcnico(a)
9. Radicar la Inventarios Administrativo(a)
consumo o Min: 1 da
correspondiente en el formato devolutivos
solicitud de bienes o Auxiliar
parciales
Radicacin de ingresos a almacn A- A-GLO-FT-004
Administrativo(a) Prom: 1 da
GLO-FT-014,
2
Si la existencia solicitada de bienes
est completa pasar a la actividad Solicitud de Max: 15 min
N17. Tcnico(a)
bienes de
14. La rea de Almacn e Administrativo(a)
S consumo o Min: 5 min
existencia de Inventarios o Auxiliar
Si la existencia de bienes no est devolutivos A-
bienes est Administrativo(a)
completa? completa contine con la siguiente GLO-FT-004 Prom: 10 min
actividad.
17
NO
*Solicitud de
Elaborar el original de la certificacin bienes de
de los bienes que no se encuentran en consumo o
15. Elaborar la devolutivos A-
certificacin de su totalidad en la bodega en el formato Max: 2 da
Tcnico(a) GLO-FT-004
bienes de memorando, solicitar la firma de la rea de Almacn e
Administrativo(a) *Certificacin de
responsable del rea y entregar al Inventarios Min: 1 da
o Auxiliar existencias
solicitante y adjuntar el formato Administrativo(a) radicado
Solicitud de bienes de consumo o mediante Prom: 1,5 da
devolutivos A-GLO-FT-004. memorando
A-GDO-FT-013
Certificacin de Max: 8 h
Firmar la certificacin de los bienes existencias
16. Firmar la Responsable de
rea de Almacn e radicado
certificacin que no se encuentran en su totalidad rea de Almacn e Min: 2 h
Inventarios mediante
en la bodega. Inventarios
memorando
A-GDO-FT-013 Prom: 5 h
Escanear la Solicitud de bienes de
Secretario(a) o Solicitud de Max: 8 h
consumo o devolutivos A-GLO-FT-
Tcnico(a) bienes de
17. Escanear las 004 y enviarla a travs del correo rea de Almacn e
Inventarios
Administrativo(a) consumo o Min: 4 h
solicitudes institucional a la subbodega o Auxiliar devolutivos
correspondiente de acuerdo con el Administrativo(a) A-GLO-FT-004 Prom: 6 h
bien solicitado.
*Traslado, salida
y entrega de
Diligenciar el formato Traslado, elementos de
salida y entrega de elementos de consumo y/o
consumo y/o devolutivos A-GLO-FT- Tcnico(a) devolutivos A- Max: 8 h
Subbodegas
20. Diligenciar formato y Administrativo(a) GLO-FT-005
005 y para el caso de los bienes de rea de Almacn e
generar en el aplicativo o Auxiliar *Comprobante de Min: 2 h
consumo, diligenciar el comprobante Inventarios
el comprobante Administrativo(a) egreso de bienes
de egreso de bienes generado por o elementos. Prom: 5 h
aplicativo, imprimir y firmar. (Generado por el
aplicativo
SiCapital)
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
1. Por cambio en el Mapa de Proceso del Instituto, se pasa al
proceso Gestin Logstica, en versin 01; anteriormente se
encontraba en el proceso Administracin de Bienes e
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-002, en versin 03 y
vigente desde 22/11/2012.
FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
este reemplaza los formatos solicitud de bienes
devolutivos A-ABI-FT-006 o elementos de consumo A-
ABI-FT-005.
b. Actividad 6: Se cambia la actividad del procedimiento
anterior incluyendo esta actividad mediante la cual se
devuelve el formato que no se encuentra bien
diligenciado.
c. Actividad 7 y 8: Se adiciona esta decisin mediante la
cual se busca direccionar el ingreso de alimentos
mediante el instructivo Instructivo de ingreso y egreso
de alimentos en bodega A-GLO-IN-002
d. Actividad 9: Se adiciona la actividad mediante la cual se
radica la solicitud y se registra la informacin en el libro
de radicacin de solicitudes.
e. Actividad 10: Mediante la cual se realiza una segunda
verificacin de la solicitud en la cual se evalan 3 tems.
f. Actividad 11: Se incluye esta decisin para la segunda
verificacin puesto que si el formato es inconsistente se
debe volver a la actividad 6.
g. Actividad 13: Mediante la cual se elabora la
certificacin de existencia mediante memorando.
h. Actividad 15, 16, 17 y 18: Estas actividades se incluyen
de la actividad 9 del procedimiento anterior.
i. Actividad 20, 21, 22, 23: Estas actividades se incluyen
de la actividad 12 del procedimiento anterior.
5. Se complementa la actividad N 24 con el fin de relacionar
el procedimiento de Cuenta mensual A-GLO-PR-005.
6. Se incluyen los tiempos para la realizacin de las
actividades del procedimiento con el fin de cumplir con los
requerimientos del procedimiento.
REVISIN Y APROBACIN
Responsable rea de
REVIS SILVANA CANO ARENAS 26/04/2016 FIRMA EN ORIGINAL
Almacn e inventarios
APROBACIN
Subdirector
LDER DE MAURICIO DIAZ LOZANO 03/05/2016 FIRMA EN ORIGINAL
Administrativo
PROCESO