CDIGO A-GLO-PR-001

PROCESO GESTIN LOGSTICA

VERSIN 02
PGINA 1 de 6
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
VIGENTE DESDE 05/04/2016

1. OBJETIVO

Elaborar y realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones mediante la identificacin, registro, consolidacin y divulgacin de
los bienes, obras y servicios que pretende adquirir el IDIPRON basados en los diferentes proyectos aprobados para la respectiva
vigencia fiscal, para el desarrollo de la misionalidad del instituto.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la confirmacin del presupuesto para la vigencia fiscal respectiva para cada proyecto por parte de la
oficina Asesora de Planeacin y termina con la aprobacin, publicacin y actualizaciones del Plan Anual de Adquisiciones en el
SECOP y en la pgina web de la Entidad.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1 La entidad debe designar un funcionario y/o un equipo encargado de la elaboracin y actualizacin del Plan Anual de
Adquisiciones de la Subdireccin Administrativa y Financiera.

3.2 La informacin ser consolidada con base en los reportes entregados por los Subdirectores y/o responsables de cada proyecto de
Inversin y/o funcionamiento.

3.3 La Consolidacin, seguimiento, y/o modificaciones a que haya lugar del plan de adquisiciones aprobado para la vigencia, ser
realizada por la Subdireccin Tcnica Administrativa y Financiera, con base en los diferentes reportes aportados por los
subdirectores y/o Responsable de cada proyecto de Inversin y/o funcionamiento.

3.4 La entidad crea una estrategia de contratacin con el nimo de incrementarla eficiencia en la vigencia respectiva.

3.5 El Plan de Adquisiciones se debe realizar en enero, puesto que este debe estar cargado a ms tardar el 11 (onceavo) da del mes
febrero de cada vigencia.

4. GLOSARIO

AGENCIA NACIONAL DE CONTRACCIN PBLICA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE (CCE): ente rector
de la contratacin pblica para desarrollar e impulsar polticas pblicas y herramientas orientadas a la organizacin y
articulacin, de los procesos de compras y contratacin pblica con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y
optimizacin de los recurso del Estado en trminos de valoracin del dinero pblico.

CDIGOS UNSPSC: TheUnitedNations Standard Products and ServicesCode - UNSPSC - Cdigo Estndar de
Productos y Servicios de Naciones Unidas, es una metodologa uniforme de codificacin utilizada para clasificar productos y
servicios fundamentada en un arreglo jerrquico y en una estructura lgica

FICHA DE ESTADSTICA BSICA DE INVERSIN DISTRITAL EBI-D: Documento que se utiliza para la
inscripcin, registro y/o actualizacin de un proyecto en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administracin
Central y Establecimientos Pblicos (BDPP-ACEP), mediante el uso del sistema de informacin denominado SEGPLAN, el
cual opera desde el ao 2001 en las entidades Distritales.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: lista de bienes obras y servicio que el IDIPRON pretende adquirir durante una
vigencia; pero no obliga a la entidad a efectuar el proceso de adquisicin que se relacione en dicho plan.

POAI: Plan Operativo Anual de Inversiones.

RESPONSABLE Y/O GERENTE DE PROYECTO: es el servidor quien por sus funciones o asignacin por resolucin
tiene la potestad y responsabilidad de determinar todas y cada una de las necesidades, con cuya satisfaccin se garantice la
ejecucin de un proyecto, de acuerdo con una programacin.

SECOP: Sistema Electrnico de Contratacin

Vr. 04; 21/08/2014

 CDIGO A-GLO-PR-001
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 02
PGINA 2 de 6
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
VIGENTE DESDE 05/04/2016

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
INICIO Max:10 min
Enviar la informacin del presupuesto
asignado para la vigencia a nivel de Oficina
Profesional Correo Min:5 min
concepto de gasto, para cada uno de los Asesora de
Universitario Electrnico
1. Enviar Informacin proyectos de inversin y/o Planeacin
Presupuestal de la Vigencia
Prom:7,5
funcionamiento.
min
Max:10
2. Recibir e Identificar la Recibir e identificar el valor aprobado minMin:5
Informacin de los Profesional
y/o presupuesto asignado para la Subdirecciones min
Proyectos Universitario
vigencia. Prom:7,5
min
Convocar, reunir o informar mediante Max:2 h
Memorando
memorando, al equipo definido por Subdireccin
3. Suministrar directrices Profesional A-GDO-FT-013
cada dependencia para aclarar y Tcnica, Min:1 h
para la elaboracin del Plan Universitario
suministrar las directrices para la Administrativa
Designado Acta
formulacin del plan de adquisicin de y Financiera Prom:1 y
A-GDO-FT-004
la vigencia. 1/2 h
Requerir mediante memorando y va
email informacin de los bienes, obras
y servicios necesarios para el desarrollo
4. Requerir Informacin de actividades durante la vigencia, Memorando Max:30 min
Acerca de los Bienes, Obras indicando el plazo y adjuntado el Subdireccin A-GDO-FT-013
y Servicios a Adquirir Profesional
formato Plan y Seguimiento Anual de Tcnica, Plan y Min:15 min
Universitario
Adquisiciones, a cada uno de los Administrativa Seguimiento de
Designado
Gerentes de Proyecto y/o y Financiera Adquisiciones Prom:22,5
Responsables; solucionando dudas en A-GLO-FT-002 min
relacin al diligenciamiento del
formato cuando los responsables de
proyecto lo soliciten.
Verificar contra STOCK de Almacn la
disponibilidad de elementos con el fin
Gerente de
de proyectar las necesidades del ao. Max: 16 h
Proyecto y/o
Memorando
5. Verificar STOCK por Todas las Responsable
De igual manera se debe verificar la A-GDO-FT-013 Min:8 h
parte de Almacn dependencias o quien
fecha de finalizacin de contratos
designe
vigentes y su alcance en el tiempo para Prom: 12 h
proyectar los bienes y servicios
requeridos.
Diligenciar la informacin de acuerdo
con los parmetros establecidos en los Memorando
6. Generar el plan de cada respectivos formatosy envar la A-GDO-FT-013;
proyecto. comunicacin impresa a travs de Plan y
memorando, con las firmas Seguimiento de Max:16h
correspondientes y el archivo digital a Gerente de Adquisiciones
Todas las
la Subdireccin Tcnica, proyecto y/o A-GLO-FT- Min:8h
dependencias
Administrativa y Financiera. responsable 002;Informe de
Para el formato de informe de Seguimiento Prom: 12h
seguimiento presupuestal se Presupuestal
diligenciar solo la informacin inicial PAA
del PAA (Plan Anual de A-GLO-FT-013
Adquisiciones)
Al recibir la informacin solicitada se Memorando
debe verificar lo siguiente: A-GDO-FT-013
7. Recibir y Revisar a. Se encuentra diligenciada en los
la Informacin formatos establecidos. Plan y
Max:8h
Suministrada por b. Se encuentran codificados los Subdireccin Seguimiento de
Cada Proyecto bienes, obras y servicios de Tcnica, Profesional Adquisiciones
Min:1h
acuerdo con el cdigo estndar de Administrativa Universitario A-GLO-FT-002
productos y servicios de Naciones y Financiera Informe de
Prom:4,5h
Unidas. Seguimiento
c. Es entregada de forma impresa y Presupuestal
1 en medio magntico, debidamente PAA
firmada. A-GLO-FT-013
Vr. 04; 21/08/2014
 CDIGO A-GLO-PR-001
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 02
PGINA 3 de 6
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
VIGENTE DESDE 05/04/2016

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
d. No supera el valor asignado para
la vigencia.

Se verifica la conformidad de la
1
informacin respecto a lo dispuesto en
la actividad anterior. Max: 2h
Subdireccin
Si no cumple con lo requerido se Tcnica, Profesional Min:1h
8. La
informacin es contina con la siguiente actividad, de Administrativa universitario
conforme? lo contrario se contina con la y Financiera Prom:1 y
actividad 10. 1/2 h
S
NO
Correo
Electrnico;
Si la informacin recibida no es Plan y Max:60 min
conforme se devolvernlos formatos al Seguimiento de
Subdireccin
Responsable y/o Gerente de Proyecto a Adquisiciones Min:30 min
9. Devolver al Tcnica, Profesional
travs de correo con las aclaraciones A-GLO-FT-002;
Gerente del proyecto Administrativa Universitario
correspondientes, volviendo a la Informe de Prom:45
y Financiera
actividad No.5 para su respectiva Seguimiento min
correccin. Presupuestal
Act PAA
05
A-GLO-FT-013
Memorando
A-GDO-FT-013;
10. Archivar fsico y Plan
Max:10 min
magntico Archivar la copia fsica y magntica de Seguimiento de
Subdireccin
los documentos aportados por los Adquisiciones
Tcnica, Profesional Min:5min
diferentes Gerentes y/o Responsables A-GLO-FT-002;
Administrativa Universitario
de proyecto de inversin y/o Informe de
y Financiera Prom:7,5
funcionamiento. Seguimiento
min
Presupuestal
PAA
A-GLO-FT-013
Plan y
Consolidar y/o Actualizar el plan anual
Seguimiento de
de adquisiciones institucional con la
11. Consolidar y/o Adquisiciones Max: 24h
informacin suministrada por cada uno Subdireccin
Actualizar el Plan Anual A-GLO-FT-002;
de los Gerentes y/o responsables de Tcnica, Profesional
de Adquisiciones Informe de Min:12h
proyecto; unificando de acuerdo a los Administrativa Universitario
Seguimiento
elementos por rubro, fecha de compra, y Financiera
Presupuestal Prom:18h
modalidad y tomando la fecha ms
PAA
cercana para el inicio.
A-GLO-FT-013
Plan y
12. Verificar Max: 8h
Verificar informacin del Plan Anual Subdireccin Seguimiento de
informacin por de Adquisiciones por componente de Tcnica, Profesional Adquisiciones
componente de gasto. Min:2h
gasto, cdigos de Naciones Unidas y Administrativa Universitario A-GLO-FT-
las fechas de inicio del proceso. y Financiera 002
Prom:5h
Plan y
Seguimiento de
13. Presentar para
aprobacin
Adquisiciones Max: 3h
Presentar para verificacin y firma de Subdireccin
A-GLO-FT-002;
aprobacin del Subdirector Tcnica, Profesional
Informe de Min:1h
Administrativo el Plan Anual de Administrativa Universitario
Seguimiento
Adquisiciones y presentar al Comit y Financiera
Presupuestal Prom:2h
2 Directivo.
PAA
A-GLO-FT-013

Vr. 04; 21/08/2014

 CDIGO A-GLO-PR-001
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 02
PGINA 4 de 6
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
VIGENTE DESDE 05/04/2016

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
2
Plan y
Si el plan No es Conforme, se Seguimiento de
Max: 30min
ejecutarn las observaciones, cambios Adquisiciones
Subdireccin
y sugerencias correspondientes y se A-GLO-FT-002;
14. La Tcnica, Subdirector Min:15min
informacin es
devuelve al encargado para su Informe de
Administrativa Administrativo.
conforme? correccin volviendo a la actividad No. Seguimiento
y Financiera Prom:22,5
6. De lo contrario se continua con la Presupuestal
NO min
siguiente actividad PAA
Act 6
S A-GLO-FT-013

Max: 4h
15. Presentar el Plan Subdireccin
Acta
de Adquisiciones Presentar al Comit Directivo el Plan Tcnica, Subdirector
A-GDO-FT-004 Min:1h
Anual de Adquisiciones. Administrativa Administrativo
y Financiera
Prom:2,5h

Acta
Realizar una reunin con los equipos A-GDO-FT-004
de cada Subdireccin y Jurdica para Plan y
16. Asignar realizar la asignacin de responsables Seguimiento de Max: 4h
Responsables Subdireccin
tanto de las reas tcnicas como de Adquisiciones
Tcnica, Subdirector
jurdica, definir los tiempos en los que Administrativo.
A-GLO-FT-002; Min:2h
Administrativa
se deben iniciar los procesos y dems Informe de
y Financiera
acuerdos requeridos. Seguimiento Prom:3h
Se deja soporte de la reunin mediante Presupuestal
acta PAA
A-GLO-FT-013
Max: 3h
Consolidar el Plan Anual de Subdireccin Plan Anual de
17. Consolidar en la Adquisiciones en el instrumento Tcnica, Profesional Adquisiciones
Min:1h
Plantilla de CCE suministrado por Colombia Compra Administrativa Universitario suministrado
Eficiente (CCE). y Financiera por CCE
Prom:2h
Remitir a la Oficina Asesora Jurdica a Memorando
Max:8h
travs de memorando lacopia digital y Subdireccin A-GDO-FT-013;
18. Remitir para
fsica del plan anual de adquisiciones Tcnica, Profesional Plan Anual de
publicacin en el SECOP Min:1h
para su publicacin en el SECOP y Administrativa Universitario Adquisiciones
como insumo para la elaboracin del y Financiera suministrado por
Prom:4,5h
Plan de Contratacin y archivar. CCE
Publicar el plan Anual de Max:8h
Adquisiciones en la plataforma Oficina
Profesional Publicacin
19. Publicar en SECOP tecnolgica del SECOP en Colombia Asesora Min:1h
Universitario realizada
Compra Eficiente de acuerdo a la fecha Jurdica
establecida. Prom:4,5h
Solicitud de
Solicitar a la Oficina de Max:8h
Subdireccin pieza
Comunicaciones la publicacin del
Tcnica, Profesional comunicacional
Plan anual de adquisiciones en el portal Min:1h
20. Solicitar publicacin Administrativa Universitario y/o publicacin
web de la entidad, mediante el formato
en el portal web y Financiera portal web
de pieza comunicacional. Prom:4,5h
E-COM-FT-001
Informe de
Seguimiento
Realizar el reporte mensual junto con Presupuestal
21. Realizar el reporte su respectivo seguimiento presupuestal PAA Max:8h
mensual de la ejecucin y desarrollo de cada Gerente del A-GLO-FT-
Todas las
proyecto, en los respectivos formatos y proyecto y/o 013; Min:1h
dependencias
remitirlo a la Responsable Plan y
Subdireccinadministrativa y Seguimiento de Prom:4,5h
3
financiera. Adquisiciones
A-GLO-FT-002

Vr. 04; 21/08/2014

 CDIGO A-GLO-PR-001
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 02
PGINA 5 de 6
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
VIGENTE DESDE 05/04/2016

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
Memorando
3
Recibir el reporte mensual de A-GDO-FT-013
ejecucin, de cada uno de los Plan y
responsables y/o Gerentes de proyecto Seguimiento de
Max:8h
y de la Oficina Asesora Jurdica en el Subdireccin Adquisiciones
22. Recibir Reporte que se compare lo ejecutado respecto a Tcnica, Subdirector A-GLO-FT-002;
Administrativo
Min:1h
Mensual lo planeado. Esto mediante memorando Administrativa Informe de
y adjuntando los formatos dePlan y y Financiera Seguimiento
Prom:4,5h
Seguimiento de Adquisiciones e Presupuestal
Informe de Seguimiento Presupuestal PAA
PAA. A-GLO-FT-013

Verificar el cumplimiento respecto a la

ejecucin, determinando si este
Max:8h
requiere acciones y/o ajustes. Subdireccin
En caso de requerir acciones se Tcnica, Subdirector
23.Requiere
Administrativo
Min:1h
Acciones?
continua con la siguiente actividad, de Administrativa
lo contario contine con la actividad y Financiera
NO Prom:4,5h
No 26.
Act.
26 S

Memorando
A-GDO-FT-013
Solicitar y tomar acciones respecto al
Plan y
cumplimento de la ejecucin del plan
24. Solicitar Subdireccin Seguimiento de Max:3h
ya sea mediante memorando o
Acciones Tcnica, Adquisiciones
reunin. Las cuales deben ser tomadas Subdirector
Administrativa
Administrativo
A-GLO-FT-002 Min:1h
por parte de los Gerentes y y Financiera Informe de
Administradores de cada proyecto. Subdirecciones Seguimiento Prom:2h
Presupuestal
PAA
A-GLO-FT-013
Memorando
A-GDO-FT-013
Si existen modificaciones al Plan Plan y
Anual de Adquisiciones deben Seguimiento de Max: 2h
25. Requiere remitirse a la Subdireccin Tcnica Gerente del Adquisiciones
Modificaciones? Administrativa y Financiera mediante Subdirecciones Proyecto y/o A-GLO-FT-002 Min:1h
memorando y volver a la actividad No. Responsable Informe de
S 10. De lo contrario, contine con la Seguimiento Prom:1,5h
Act. siguiente actividad. Presupuestal
10
NO PAA
A-GLO-FT-013
Max: 2h
26. Archivar en la Los informes de Plan y Seguimiento de
carpeta de la Adquisiciones y de Seguimiento Subdireccin Min:1h
Subdireccin tcnica, Presupuestal PAA, sern archivados en Tcnica, Profesional Instructivo
administrativa y la carpeta de Plan Anual de Administrativa Universitario A-GDO-IN-001 Prom:1,5h
financiera Adquisiciones que reposa en la y Financiera
Subdireccin Tcnica Administrativa y
FIN Financiera. Siguiendo los lineamientos
del instructivo de Gestin Documental

Vr. 04; 21/08/2014

 CDIGO A-GLO-PR-001
PROCESO GESTIN LOGSTICA
VERSIN 02
PGINA 6 de 6
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
VIGENTE DESDE 05/04/2016

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AO)

Se modifica el alcance.
Se modifica la descripcin y responsable de la
actividad 1.
Se incluye indicacin en la actividad 5.
Se aclara que el formato en el cual se consolida
el Plan final es el suministrado por Colombia
Compra Eficiente (CCE).
Se incluyen tiempos.
Se incluyen actividades de seguimiento.
01 Se elimina la actividad 17 que indicaba se YULI VIVIANA MELO
firmar por los Responsables y/o Gerentes de 09/12/2014 MORENO
Proyectos en seal de aprobacin dado que el Profesional Universitario
formato suministrado por CCE no contiene estas
y la aprobacin queda en el acta.
Debido al cambio en el Mapa de Procesos del
Instituto, se pasa al proceso Gestin Logstica
en versin 01; anteriormente se encontraba en el
proceso Administracin de Bienes e
Infraestructura, con cdigo A-ABI-PR-008, en
versin 02 y vigente desde 23/12/2013.

El procedimiento se modific en los siguientes

aspectos: FIRMA EN ORIGINAL
_____________________
1. Se agrega el formato de informe de STEFANNY REINA LVAREZ
seguimiento presupuestal PAA, como Profesional OAP.
soporte y mayor alcance del Plan Anual de
02
Adquisiciones.
2. Se agrega la actividad 21, para sealar que 22/03/2016
se debe presentar un reporte mensual de
ejecucin. FIRMA EN ORIGINAL
3. En la actividad 22, en caso de no requerir
acciones, ahora se contina con la ____________________
actividad 26 para archivar la respectiva FREDY FONTECHA ARIZA.
informacin. Tcnico operativo GFI.
4. Se agrega la actividad 26, resaltando la
importancia de archivar la informacin.

7. REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

FIRMA EN ORIGINAL
REVIS FREDY FONTECHA ARIZA Tcnico operativo GFI 05/04/2016

APROBACIN Subdirector
FIRMA EN ORIGINAL
LIDER DE MAURICIO DIAZ LOZANO Administrativo y 05/04/2016
PROCESO financiero

Vr. 04; 21/08/2014