PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO
Proceso:

Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin

artificial. (Diccionario de la Real Academia Espaola)

Administracin:

Ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio

de una estructura y a travs de un esfuerzo humano coordinado.

DEFINICIN

Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema

administrativo, en l encontraremos asuntos de organizacin, direccin y control,
para resolverlos se debe contar con una buena planeacin, un estudio previo y
tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo ms fluido posible.

Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el ms indicado se deben

tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos
importantes, por mencionar algunos estn, las metas, estrategias, polticas, etc.

ETAPAS

Mecnica:

Por lo cual podemos decir que es la fase donde realiza la estructura

principal de la misma empresa

Planeacin

Organizacional

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 Dinmica:

Por lo cual podemos definir que es la fase donde se realiza ejecucin con
eficiencia y eficacia de la misma empresa.

Integracin.

Direccin.

Control.

ELEMENTOS

1. PLANEACION.

PROPSITOS O MISIONES:

Se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte

de esta.

OBJETIVOS O METAS:

Los objetivos o m-etas son los fines que se persiguen por medio de una actividad
de una u otra ndole.

ESTRATEGIAS:

Es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la

adopcin de los recursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para
su cumplimiento.

POLTICAS:

Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en

la toma de decisiones.

PROCEDIMIENTOS:

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Son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de
actividades futuras.

REGLAS:

Se exponen acciones o prohibiciones especficas, no sujetas a discrecionalidad

de cada persona.

PROGRAMAS:

Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para
llevar a cabo un curso de accin dado.

PRESUPUESTOS:

Es la formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos.

2. ORGANIZACIN:

FUNCIONES:

La identificacin y la clasificacin de las actividades requeridas.

La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos

. La asignacin de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la

autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo.

La estipulacin de coordinacin horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical ( entre las oficinas generales, una divisin y un
departamento) en la estructura organizacional.

JERARQUIAS:

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Fijar la autoridad y la responsabilidad correspondiente a cada nivel existe dentro
de una organizacin.

PUESTOS:

Las obligaciones y requisitos que tienen en concreto cada unidad de trabajo

susceptible de ser desempeada 4 por una persona.

3. INTEGRACIN:

Seleccin, es proceso para elegir entre varios candidatos, dentro o fuera de

la organizacin a la persona ms indicada para ocupar un puesto en ese
mismo momento o en el futuro.

Introduccin, la mejor manera para lograr que los nuevos elementos se

articulen lo ms ptima y rpidamente que sea posible al organismo social.

Desarrollo, es un mtodo sistemtico integrado y planeado que se realiza a

travs de la capacitacin, el adiestramiento y la formacin del personal
para elevar la eficacia de grupos de personas y de la organizacin o de una
unidad organizacional importante.

4. DIRECCIN:

Autoridad y mando, es el principio del que deriva toda la Administracin y,

por lo mismo, su elemento principal, que es la direccin o liderazgo arte o
proceso de influir en las personas. Comunicacin, es la transferencia de
informacin de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones
de comprenderla.

Delegacin, es la forma tcnica para comunicar a los subordinados la

facultad de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta.

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 Supervisin, es revisar si las cosas se estn haciendo tal y como se haban
planeado y ordenado.

5. CONTROL:

Establecimiento de normas, es sencillamente criterio de desempeo, son

los puntos seleccionados de un programa de planeacin para que los
administradores puedan recibir seales de cmo marchan las cosas.

Medicin del desempeo, debe realizarse idealmente con fundamento en la

previsin a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que
ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.

Correccin de las variaciones respecto de normas y planes, es el punto de

control puede concebirse como parte del sistema total de administracin y
ponerse en relacin con las dems funciones administrativas.

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APLICACIN DE PROCEO ADMINISTRATIVO EN UNA UNIDAD DE
TRABAJO:

DIRECCIN:
La prxima funcin a desempear luego de planificar y organizar es dirigir.

Esta funcin incluye asignar empleados, emitir rdenes, supervisor las

operaciones, atender los problemas del personal, prestarle atencin al desarrollo
de los empleado, la comunicacin con los subalternos, la disciplina y la
orientacin e instruccin de los subalternos.

Para lograr la mejor asignacin del trabajo a los subalternos es impredesindible

que el administrador o supervisor conozca bien las capacidades, experiencias,
antecedentes, actitudes y temperamento de los subalternos.

La funcin de dirigir incluye el proceso de tomar decisiones. Este consta de los

siguientes pasos:

1. Definir o identificar claramente el problema.

2. Reunir todos los hechos y datos pertinentes.
3. Analizar cuidadosamente esos hechos y datos y la relacin entre ellos.
4. Tomar una decisin.
5. Hacer el seguimiento (Follow-up).

COORDINACIN:

La funcin administrativa que se encarga de armonizar, acoplar e integrar las

actividades de un grupo de empleado es la coordinacin.

La coordinacin no debe considerarse como una actividad distinta y separada,

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sino como una que acompaa todos los aspectos administrativos. Esta es
indispensable para tener xito en cualquiera de las funciones.

Dos trminos que se utilizan para describir la comunicacin tambin son

aplicables a la coordinacin. Estos son: vertical y horizontal.

La coordinacin horizontal tiene que ver con trabajar en armona con otros
supervisores o administradores en el mismo nivel de la organizacin. Esto elimina
la duplicacin de esfuerzo y lagunas en las operaciones.

La coordinacin vertical es la integracin o armonizacin del trabajo del supervisor

con los planes de su superior

En trminos amplios coordinacin es trabajo de equipo. Todas las unidades e

individuos deben funcionar en armona.

A medida que una organizacin se torna ms compleja y hay un mayor grado de

especializacin, mayor la necesidad de coordinacin. Esto es as porque hay ms
cantidad y variedad de elemento en la organizacin.

La coordinacin puede lograrse:

1. Desarrollando un sentido de verdadera cooperacin.

2. Evitando el exceso de especializacin.
3. manteniendo Buena comunicacin.
4. Delegando adecuadamente.
5. Utilizando solo el personal que sea necesario en la organizacin.

CONTROL:

Esta funcin consiste en ver que todos los planes se llevan a cabo y que sigan las
normas establecidas previamente para que el resultado final sea conforme al plan
trazado. Incluye todo aquello que se hace para comparar lo que se ha hecho con
los planes, corregir desviaciones y mejorar la ejecucin a travs de la direccin.

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Cualquier definicin de la funcin de control debe incluir, primeramente una
evaluacin de la efectividad y, en segundo lugar la correccin de errores.

Para controlar debemos tener:

1. Un objetivo.
2. Poltica o normas para alcanzar el objetivo.
3. Procedimientos derivados de las polticas.

Cuando una operacin no se ajusta a los procedimientos y polticas es necesario

establecer el grado de desviacin y el efecto de este cambio en el objetivo. No
todas las desviaciones son negativas, ya que a veces pueden constituir mejoras a
los procedimientos. Controlar conlleva no solo hacer mejoras sino tambin
identificar fallas. Si el cambio es adverso al objetivo, procedimientos, etc.,
entonces procede la accin correctiva.

El supervisor debe recordar que cuando se asigna una responsabilidad a un

subalterno, debe establecer cierto tipo de control. Esto es necesario porque, como
dijimos anteriormente, la delegacin no nos exime de la responsabilidad.

Entre los mtodos de control ms frecuentes utilizados estn las inspecciones,

informes, estadsticas, presupuesto, directrices y normas.

Esta funcin est relacionada con cubrir las vacantes en el departamento con el
personal ms capacitado.

Como administradores debemos tener conciencia que esta funcin es de vital

importancia. Aunque el supervisor de bajo nivel intervenga directamente en el
reclutamiento y la seleccin de personal, debe reconocer que con la creciente
complejidad de los problemas de nuestra sociedad los objetivos de la Polica no
pueden alcanzarse si no seleccionamos personal de calibre.

Fundamentalmente se siguen dos principios al cubrir vacantes en un

departamento de Polica.

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Estos son:

1. Adaptar el concepto hombre (varn o hembra) al trabajo.

2. Adaptar el trabajo al concepto hombre (varn o hembra).

En el primer caso se establece las tareas y se busca la persona con la capacidad

necesaria para desempearla. En el Segundo, se puede evaluar la persona,
determinar sus capacidades, y busca un trabajo dentro de la organizacin que
pueda desempear.

No importa el principio que se adopte, hay que cuidarse de no bajar las normas
establecidas a tal grado que se desemboque en la ineficiencia.

Rendir Informes:

Esta funcin administrativa la lleva a cabo el supervisor casi a diario.

Un informe es un relato sobre algn asunto que ha sido investigado una

exposicin oficial de ciertos hechos. Por lo general es una forma de comunicacin
ascendente, es decir, fluye de los niveles bajos de la organizacin hacia los
niveles altos.

Los informes constituyen un medio a la disposicin del supervisor para evaluar la

calidad del trabajo de sus subalternos. El que lee un informe forma
inmediatamente un juicio sobre el que lo redact.

Dependiendo de la naturaleza de los informes puede que stos tengan que ser
sometidos a diario, semanalmente, una vez al mes o segn surja la necesidad.

Los informes sirven a los niveles altos para determinar la eficiencia de las
operaciones. Adems la suplen informacin que consideran de importancia.

Un buen informe debe ser conciso, claro, complete, correcto y oportuno. Debe

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tambin contestar las preguntas, Quin? Cundo Donde? Cmo? Qu?
Por qu?
Al evaluar sus informes conteste la siguiente pregunta.
Cun estrechamente refleja los hechos o lo que en realidad sucedi?

CONCLUSIN

El proceso de administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de

rganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades.

Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma

de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines
que se desean alcanzar.

Muchos autores consideran que el administrador debe tener una funcin individual
de coordinar, sin embargo parece ms exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.