Project Profesional 2016

Project Lite
Nivel Principiantes

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 NDICE
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Administracin de Proyectos...................3
Mtodo de planificacin de red (Diagrama de red)....................................................4

Elaboracin del diagrama de la red.5

Tiempos normales de los trabajos................................................................................ 5
Actividad Crtica............................................................................ 6
Vigilancia del progreso del proyecto............................................................................ 10
Novedades de Microsoft Project 2016..................................... 11
Presentacin de la cinta de opcin.............................................................................. 11
Encontrar comandos rpidamente............................................................................... 11
Organizador de equipo................................................................................................ 12
Escala de tiempo......................................................................................................... 12
Agregar nuevas columnas rpidamente..................................................................... 12
Control deslizante del zoom....................................................................................... 13
Programacin manual..................................................................................... 13
Tareas inactivas....................................................................................... 13
Creacin y definicin de proyectos................................................ 14
Las estadsticas del proyecto.. ................................................................ 15
Hito.. ................................................................................................. 15
Introducir y Organizar una lista de tareas.................................................... 16
Relaciones entre tareas (FC, CC, FF, CF).... 22
Identificando tareas crticas........................................................................................ 27
ENTREMOS A LO PRACTICO ...29

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Administracin de Proyectos

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 Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre s, que tienen puntos definidos de inicio
y final, y cuyo resultado final es un producto o servicio especfico.
Los factores de incertidumbre, como el advenimiento de nuevas tecnologas o el momento en que se
presentarn ciertos acontecimientos, llegan a modificar el carcter de los proyectos.

Para alcanzar el xito en la administracin de proyectos se requiere la coordinacin de tareas, personas,

organizaciones y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia
primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administracin del proyecto.

Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a
diversas reas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas especficas del proyecto. El gerente del
proyecto tambin tendr que especificar cmo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las
contrataciones apropiadas y que, en caso necesario,, se imparta la debida capacitacin.

Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes reas funcionales
u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto.

Sistema de administracin del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de

informacin. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional,
la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente
de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada rea
funcional mantiene la autoridad sobre quin deber trabajar en el proyecto y qu tecnologa se emplear.

El sistema de administracin del proyecto proporciona los medios para la planificacin integradora y el
control del proyecto, y tambin para formar un cmulo de informacin relacionada con el desempeo, los
costos expresados en unidad monetaria o el uso de recursos, los efectos de interrelacin de los cambios
realizados en el programa, as como los tiempos y costo proyectados para la terminacin del proyecto.

De qu herramientas se dispone para la programacin y el control de proyectos?

Generalmente son tres herramientas las que se utilizan:

Diagrama de red
Tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT)
Mtodo de ruta crtica (CPM)

En sus inicios los mtodos de PERT y CPM eran diferentes en el tratamiento de sus estimaciones del tiempo
de actividad, actualmente las diferencias entre ambas son mnimas, as que nos referiremos a ellos de forma
colectiva PERT/CPM.

Mtodo de planificacin de red (Diagrama de red)

Este mtodo considera el proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre s, que pueden
representarse visualmente por medio de un diagrama de red, el cual est formado por nodos (crculos) y
arcos (flechas) que describen las relaciones entre las actividades.

La administracin de un proyecto con mtodos de planificacin de red abarca cuatro pasos:

1. Descripcin del proyecto

2. Elaboracin del diagrama de red
3. Estimacin del tiempo de terminacin
4. Observacin o vigilancia de los progresos del proyecto

Descripcin del proyecto.

Se debe describir en trminos comprensibles para todos. En esa descripcin deber incluir una exposicin
clara del punto final del proyecto. Mediante las aportaciones del equipo, el gerente del proyecto debe
definir cuidadosamente todas las actividades y relaciones de precedencia del mismo.

Una actividad es la unidad ms pequea de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos que el
gerente del proyecto puede programar y controlar.

Una relacin de procedencia determina la secuencia en que deben realizarse las actividades; especifica
que una actividad no podr empezar mientras otra actividad precedente no haya sido completada.

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 Elaboracin del diagrama de la red.

Para elaborar el diagrama del proyecto en un formato de red es necesario establecer las relaciones de
precedencia entre las actividades que lo integran.

Es posible aplicar dos enfoques diferentes para crear un diagrama de red:

La red de actividades de arcos (AOA) (activity-on-arc network)

La red de actividades en nodos (AON) (activity-on-node network)

El enfoque de AOA utiliza arcos para representar actividades y nodos para representar eventos. Un evento
es el punto en el cual una o varias actividades debern completarse y otra actividad o actividades debern
comenzar. Los eventos no consumen tiempo ni recursos. El virtud de que el enfoque AOA pone de relieve
los puntos de conexin entre las actividades, decimos que est orientado a los eventos. Algunas veces es
necesario agregar una actividad ficticia para aclarar las relaciones de precedencia entre dos actividades
determinadas. Una actividad ficticia tiene un tiempo de actividad cero y no requiere recursos.

El enfoque de AON los nodos representan las actividades y los arcos indican las relaciones de precedencia
entre ellas. Es un enfoque orientado a las actividades.

Tanto el mtodo AON como el AOA representan con precisin todas las actividades y relaciones de
precedencia de un proyecto. Sin embargo, es frecuente que el enfoque AOA requiera menos nodos que el
enfoque AON.

Estimacin del tiempo de terminacin.

Un aspecto crucial de la administracin de proyectos consiste en estimar el tiempo de terminacin.

Si cada una de las actividades encaminadas se realizarn en forma secuencial, el tiempo de terminacin
sera igual a la suma de los tiempos de todas las actividades, sin embargo algunas actividades pueden
realizarse de manera simultnea, por lo tanto el tiempo de terminacin depende de una secuencia en
particular.

A cada secuencia de actividades entre el comienzo y el final de un proyecto lo llamamos una ruta.

La ruta crtica es la secuencia de actividades, comprendida entre el comienzo y el final de un proyecto,

que requiere ms tiempo para llevarse a cabo. En consecuencia, las actividades incluidas en la ruta crtica
determinarn el tiempo de terminacin del proyecto; es decir, si una de las actividades de la ruta crtica
se retrasa, todo el proyecto se retrasar tambin.

Tiempos normales de los trabajos

Los intentos de hacer ms rpido un trabajo ocasiona costos adicionales. De igual manera, si la duracin de
un trabajo se prolonga, sus costos tienden a subir. Es claro que hay un costo lmite mnimo. Una duracin
mayor o menor, causara un costo mayor. La duracin asociada a ste costo mnimo se define como la
duracin normal del trabajo.

Se pueden asignar unidades de tiempo a cada actividad (horas, das, semanas, etc.) las cuales representan
el tiempo normal de duracin y se denota por Dij.

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Actividad Crtica

Es una actividad que no tiene holgura, es decir, la holgura total es cero.

Tiempo de inicio ms tardo de una actividad

RUTA CRTICA Es el camino ms largo en la red y tiene asociadas las actividades crticas, las que tienen
holgura total cero.

Ejemplo: Se considera el proyecto de LANZAMIENTO DE UN NUEVO PRODUCTO.

Planteamiento
Las actividades que consideramos para el lanzamiento de un nuevo producto se muestran en la siguiente
tabla. As mismo se muestra la procedencia, duracin y los recursos involucrados en cada una de las
actividades.

Descripcin de la Dur Procedencia Recurso

Actividad aci Involucrado
n

A Estudio de mercado 20 Mercadotecnia

das 40%
B Identificacin de la 5 A Investigacin
necesidad del das y Desarrollo
cliente
C Diseo del producto 15 B Investigacin
das y Desarrollo
D Disear el proceso 10 C Produccin
de produccin das 30%
E Estimacin de la 5 D Produccin
capacidad de das 30%
produccin
F Lista de posibles 2 C Compras 40%
proveedores das
G Estudio de campaa 15 B,C Mercadotecnia
de publicidad das 40%
H Cotizacin de 5 F Compras 40%
precios das
I Compra de material 10 H Compras 40%
das
J Pronostico de 8 E Ventas 40%
ventas das
K Fabricar prototipo 15 D,I Produccin
de producto das 30%
L Pruebas de control 15 D,I Investigacin
de calidad das y Desarrollo
M Calculo de costos de 8 K Contabilidad
produccin das 40%

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Con esta informacin podemos construir la red de actividades:

En este diagrama, solo esquematizamos las actividades (arcos) y los eventos (nodos).

A cada arco le asociamos la duracin de la actividad, las cuales estn medidas en das. Despus aplicamos el
algoritmo para encontrar el camino mximo de la red, el cual se asocia con la ruta crtica.

Esto se esquematiza en la red siguiente.

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En este diagrama podemos observar que puesto que el ltimo nodo es el nmero 29, ste nodo muestra el
final del proyecto. Observamos que la duracin del proyecto es entonces de 171 das.

Adems siguiendo los nodos encontramos la ruta crtica, esto es :

29, 28, 27, 26, 25, 24, 22, 21, 20, 16, 14, 19, 15, 13, 11, 10, 8, 4, 3, 2, 1

(1,2) (2,3) (3,4) (4,8) (8,10) (10,11) (11,13) (13,15) (15,19) (13,14) (14,16) (16,20) (19,20) (20,21)
(21,22) (22,24) (24,25) (25,26) (26,27) (27,28) (28,29)

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Asociando la informacin anterior con las actividades encontramos que:

ACTIVIDADES CRITICAS

(1,2) A Estudio de mercado

(2,3) B Identificacin de la necesidad del
cliente
(3,4) C Diseo del producto
(4,8) F Lista de posibles proveedores
(8,10) H Cotizacin de precios
(10,11) I Compra de material
(11,13)
(13,14) K Fabricar prototipo de producto
(13,15) L Pruebas de control de calidad
(14,16) M Calculo de costos de produccin
(15,19) Q Calculo de costos de prueba de
control y calidad
(16,20)
(19,20)
(20,21) R Presupuesto
(21,22) S Poltica de precio
(22,24)
(24,25) U Estrategia de Venta
(25,26) V Campaa de publicidad
(26,27) W Resultados de publicidad
(27,28)
(28,29) x Produccin y venta al publico

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 Recordando que la ruta crtica la forman las actividades con holgura total cero, entonces las actividades
presentadas en color rojo, forman la ruta crtica. De hecho, es la que ya habamos obtenido por el algoritmo
del camino mximo.

Vigilancia del progreso del proyecto

Hasta los planes de proyecto mejor trazados pueden descarriarse. La observacin del tiempo de holgura
en el programa ayuda a los gerentes a controlar las actividades a lo largo de la ruta crtica.

Estimaciones probabilsticas de tiempo.

Hasta aqu hemos supuesto que las estimaciones de tiempo para el proyecto eran ciertas. Sin embargo,
muchas veces los gerentes tienen que lidiar con la incertidumbre ocasionada por algunas situaciones. Para
incorporar los factores de incertidumbre al modelo de red, es posible utilizar estimaciones probabilsticas de
tiempo. Los tiempos que corresponden a las distintas actividades pueden expresarse en funcin de tres
estimaciones de tiempo razonables:

1. El tiempo optimista (a) es el tiempo ms corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta
excepcionalmente bien.
2. El tiempo ms probable (m) es el tiempo que probablemente se requerir para realizar la actividad.
3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo que se requerir para la realizacin de una
actividad.

Con tres estimaciones de tiempo el gerente obtiene informacin suficiente para estimar la probabilidad de
que la actividad en cuestin pueda llevarse a cabo en el lapso de tiempo programado.

Con este propsito, el gerente calcula primero la media y la varianza de la distribucin de probabilidad
correspondiente a cada actividad.

En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como si fuera una variable aleatoria
derivada de una distribucin de probabilidad beta. Esa distribucin puede tener varias formas, lo cual permite
que la estimacin del tiempo ms probable (m) se localice en un punto intermedio entre las estimaciones
pesimistas (b) y optimista (a). La estimacin del tiempo ms probable es la moda de la distribucin beta, es
decir, el tiempo al cual corresponde a la probabilidad de ocurrencia ms alta.

Es necesario hacer dos suposiciones clave:

1) Supondremos que es posible estimar con precisin a, m y b. Lo ms acertado sera considerar las
estimaciones como valores que definen un rango de tiempo razonable para la duracin de la actividad,
negociados entre el gerente y los empleados a cargo de las actividades.

2) Supondremos que la desviacin estndar del tiempo de la actividad es igual a un sexto del rango b a.
Por lo tanto, la probabilidad de que los tiempos de actividad reales queden por debajo de a o por arriba
de b es remota.

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Novedades de Microsoft Project 2016
Project 2016 tiene una nueva y atractiva interfaz, presenta nuevas y eficaces mejoras en la
programacin, administracin de tareas y vistas.
Presentacin de la cinta de opcin
A iniciar por primera vez Project 2016, se sorprender de lo que ver. El primer cambio
que es notorio es la reforma en los mens. Los mens y barras de herramientas han sido
reemplazados por la cinta de opciones.

Haga clic en la pestaa Archivo y estar en Backstage, un destino de grficos sin escalas
para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos
bsicos disponibles en el men Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project.
Encontrar comandos rpidamente
Usando el botn secundario del mouse sobre algn elemento seleccionado se puede
acceder a la mini barra y al men contextual.

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Organizador de equipo
Organizador de equipo es una vista de programacin de recursos que permite interactuar
con la programacin de una manera ms rpida.

Escala de tiempo
Project incluye una vista denominada Escala de tiempo que se muestra automticamente
encima de otras vistas y muestra una introduccin concisa de toda la programacin.

Agregar nuevas columnas rpidamente

Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho ms sencillo. Solo haga clic en el
encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o
seleccione el nombre de una columna.

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Control deslizante del zoom
Project 2016 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control
deslizante del zoom en la barra de estado.

Programacin manual
Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya
no ajustan las fechas de tareas de manera automtica al programar manualmente una
tarea.

Tareas inactivas
Esta nueva caracterstica de MS Project 2016, permite desactivar tareas, es decir, se
mantienen las tareas en el listado con sus vinculaciones y propiedades, pero estas no
afectan a ningn cmputo del proyecto.

La Tabla de Tarea y el rea de Grfico.

La tabla de tareas muestra el nombre de [a tarea, duracin, comienzo, fin, predecesoras.

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Creacin y definicin de proyectos
Al crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha
de comienzo. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las
fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la
tarea.) y puede definir propiedades de archivo especficas que ayuden a organizar el
proyecto.

Especificar informacin de proyecto

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Las estadsticas del proyecto
Muestra informacin general sobre la fecha de comienzo, fin, duracin y costo del proyecto.

Qu es una Tarea?
Una tarea es un trabajo que tiene un comienzo y
un fin. La finalizacin de una tarea es importante
para la finalizacin de un proyecto. Los proyectos
se componen de tareas.

Hito
Es un punto de referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y que se
utiliza para controlar el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duracin cero se muestra
como hito.

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Duracin
La duracin es la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea. Un valor de duracin
va seguido de una unidad de tiempo.

Introducir y Organizar una lista de tareas

Para ingresar tareas utilice la vista Diagrama de Gantt.

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Especificar las tareas y su duracin.
Estando en el diagrama de Gantt ya puede iniciar a ingresar sus tareas y duraciones.

Que es un Hito
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se
usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero
se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras
tareas de cualquier duracin.
Agregue el campo hito a una vista de tareas cuando desee cambiar la configuracin
automtica de los hitos directamente en esa vista. Puede cambiar si una tarea es un hito
cambiando las designaciones S y No de este campo. Tambin puede utilizarlo para aplicar
formato especial a tareas hito en las vistas Diagrama de Gantt, Calendario o Diagrama de
red.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea
que representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de
revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto.
Ejemplo: Supongamos que la tarea final en cada fase del proyecto es una reunin de
revisin con administracin de un da de duracin. Debido a que la tarea muestra una
duracin de un da, Microsoft Office Project no la establece como una tarea hita. Puede
cambiar el campo Hito de No a Si si desea que sea una tarea hito.

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3. En Avanzado, Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como un hito.
4. Aceptar y el resultado ser.

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Eliminar una tarea de la Lista de Tareas
Para eliminar una tarea seleccione la fila que contiene la tarea.

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Crear un calendario para una tarea.

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 De forma predeterminada, las tareas se programan segn el calendario del proyecto. Para
definir excepciones nicas o especficas, como maquinaria que se ejecuta durante los
perodos no laborables, o un traslado de oficina que puede producirse slo en un fin de
semana, puede crear un calendario de tareas para las tareas individuales que reemplazan
el calendario del proyecto.
Predecesora
Una tarea que se debe comenzar o finalizar antes de que otra se pueda comenzar o finalizar.

Sucesora
Una tarea que no puede empezar hasta que otra tarea comience o finalice.

Tipos de relaciones entre tareas

Microsoft Project proporciona cuatro tipos diferentes de

relaciones entre tareas que se utilizan para conectar una
serie de tareas en la programacin.
Al utilizar estas relaciones, las tareas se modelan de
forma realista para que la programacin refleje lo que
realmente est sucediendo en el proyecto

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Relaciones entre tareas (FC, CC, FF, CF)
Tipo de
Descripcin
relacin

La tarea (B) no se puede comenzar

Fin a comienzo(FC) hasta que la tarea (A) finalice

Comienzo a La tarea (B) no se puede comenzar

comienzo(CC) hasta que la tarea (A) comience_

La tarea (B) no se puede finalizar hasta

Fin afin(FF) que la tarea(A) finalice.

Le tarea (B) no se puede finalizar

Comienzo a fin(CF) hasta que la tarea(A) comience.
Las tareas se vinculan definiendo una relacin entre sus fechas de comienzo y de fin,

Crear una dependencia entre tareas en un proyecto

Mediante la vinculacin de tareas, puede ver fcilmente cmo los cambios en el comienzo,
el fin y la duracin de una tarea afectan a las tareas con las que est relacionada.

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Paso a Paso: Desvincular tareas
1. Hacer doble clic en la lnea que relaciona
las tareas.
sem. lur 10/01/11
d sem. tun 24/01/11 4

2. Del cuadro de dialogo, seleccione

(Ninguno)

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Aceptar
Establecer tiempo de adelanto o de posposicin entre tareas
Cuando configure las dependencias entre tareas, es posible que haya algunas tareas
sucesoras que pueden comenzar antes de que finalicen sus tareas predecesoras y otras
tareas sucesoras que no puedan comenzar hasta pasado un perodo de tiempo despus de
que hayan concluido sus tareas predecesoras:
Adelanto
Es un solapamiento de tareas que tienen dependencia. Si desea que una tarea comience
cuando su predecesora est a medio finalizar, podr especificar una relacin de fin a
comienzo de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El adelanto se introduce como valor
negativo.

Tiempo de posposicin.
Representa un retraso entre tareas que tienen dependencia. Si necesita un retraso de dos
das entre el fin de una tarea y el comienzo de otra.
Especifique una relacin de fin a comienzo y especifique un tiempo de posposicin de dos
das. El tiempo de posposicin se introduce como valor positivo.

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 Asignar una fecha lmite para una tarea
Representa una restriccin o limitacin que establece el usuario en la fecha de
comienzo o la fecha de fin de una tarea. Esto permite especificar una tarea
con fecha de inicio y fin inamovibles.

2. Hacer clic en la ficha Tarea, opcin Informacin

3. Clic en la ficha Avanzado.

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 4 En la lista despegable fecha lmite, elegir una fecha.
4. Hacer clic en el botn Aceptar para terminar.

Identificando tareas crticas

Los campos Tareas crticas indican si una tarea o la tarea de una asignacin posee un margen
de retraso en la programacin o si se encuentra en la ruta crtica, El campo Tareas crticas
contiene el valor S cuando la tarea es crtica y No cuando la tarea no es crtica. A continuacin
se describe el concepto de ruta crtica.
Ruta crtica. Es una serie de tareas que deben completarse segn la programacin para que
un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas.

Trabajando con una tarea gua

Esta opcin permite crear una tarea y a travs de una gua de tareas se automatizan las
dems.

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Interrumpir el trabajo en una tarea
Si tiene que interrumpir el trabajo en una tarea, puede dividir la tarea de tal forma que una parte
de ella comience despus en la programacin. Esto se puede realizar mediante el botn Dividir
tarea.

Paso a paso: Interrumpir el trabajo de una tarea

1. Hacer clic en la ficha Tarea, en la opcin vista nos ubicamos en Diagrama de

Gantt
2. Seleccionamos la tarea a interrumpir (Tarea 5 "Espera de opinin ...
3. Hacer clic en el botn Dividir tarea de la ficha Tarea
4. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el rea de la barra sobre la fecha
donde desea que tenga lugar la divisin, y arrastre la segunda parte de la barra hacia
la fecha en la que desea que comience de nuevo el trabajo.

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 ENTREMOS A LO PRACTICO

Dar Seguimiento al avance de las tareas y Estimar:

Introducir Avances en % Completado:

Con los datos de Avance se Pueden realizar las estimaciones.

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Realizar un informe con la estimacin:

Seleccionar Costo y Flujo de Caja:

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Aparecer la siguiente informacin:

En donde costo real es la cantidad a estimar y cobrar.

En la prctica veremos cmo se puede modificar el formato

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