TALLER DE CERTIFICACION PMI

CONTROL DE VERSIONES

Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

AJ
CR
1.2 IMM IMM 31-10-16 Evaluacin
AM
RC

PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DE PROYECTO

DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL

SERVICIO DE FACTURACIN ELECTRNICA DEISFE

Comunicaciones del Proyecto: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL

PROYECTO.

1.1 Objetivo: Es importante para el xito del proyecto, asegurar una correcta
comunicacin entre las diferentes partes de los integrantes del proyecto. El
equipo encargado del proyecto Peru Secure e Net S.A.C, se encargara de
informar todo lo acontecido diariamente durante las fases del proyecto,
comunicacin de avances as como tambin cualquier percance presentado
durante el da. Esta comunicacin se har a travs de los informes diarios
de seguimiento.
1.2 Alcance: Este Documento es aplicable a todas las fases del Proyecto.
1.3 Destinatarios: Este documento est dirigido a los integrantes del Comit
Directorio de la Empresa al cual se le brinda el servicio. As como al equipo
del proyecto, encargado de la gestin, ejecucin y coordinacin del
proyecto.
2.0 Gestin de la comunicacin:
La Gestin de Comunicacin debe realizarse desde el inicio del Proyecto,
siguiendo las siguientes premisas:
* Se generarn los siguientes Informes:
- Informes Diarios.
- Informes Extraordinarios.
- Informes quincenales de Seguimiento.
- Informes Generales.
- Informes Internos.
- Requerimientos.
- Finalizado la implementacin entregar en una carpeta el siguiente
entregable (Checklist, ATP, Inventario, Clean Up, Prueba de llamada, ROE
(VSWR), Reporte fotogrfico y ASBUILD).
 Apellido Posicin Locacin Rol en Informacin
Nr sy organizacional proyecto de contacto
o Nombre
s
1 Jara Peru Secure e Net En direccin de
Caceres S.A.C Lima Patrocinador la empresa
Alberto
2 xxxxxxx IMUPESA En directorio de
Lima Cliente contacto
3 Christian Diseador y A Diseador y En directorio de
Rodrguez encargado de las requerimiento encargado de la
Jurez pruebas las pruebas y empresa/Plan
Mamani mediciones de RR.HH
Apaza radiofrecuencia
Anthony
4 Cceres Coordinador de A Coordinador de En directorio de
Lara Implementacin y requerimiento Implementacin contacto
Renzo funcionamiento y
funcionamiento
de la red en
almacenes

Alcaldes de
5 Lima En directorio de
X Municipios Involucrado
Metropolitana contacto
6 Comunidades y Lima En directorio de
X representantes Metropolitana Involucrado contacto

7 Proveedores Lima En directorio de

X Metropolitana Abastecedor contacto

8 Personal tcnico y Lima En directorio de

X arrieros Metropolitana Empleado contacto

En directorio de
Lima contacto
9 x Ministerio del Involucrado
Trabajo
Procedimiento para tratar Polmicas: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA
PROCESAR Y RESOLVER LAS POLMICAS, ESPECIFICANDO LA FORMA DE CAPTURARLAS Y REGISTRARLAS,
EL MODO EN QUE SE ABORDAR SU TRATAMIENTO Y RESOLUCIN, LA FORMA DE CONTROLARLAS Y
HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER RESOLVERLAS.
 1. Se captan las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna
persona o grupo que los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de Polmicas:
LOG DE CONTROL DE LAS POLMICAS
Cdigo
Enfoque Resultad
de Descripci Involucra Accin de Responsabl
de Fecha o
Polmi n dos Solucin e
Solucin Obtenido
ca
1.2.1 Reduccin del Cliente / Mayores Distribucin Project 31/10/2 Reunin de
tiempo de Director del Recursos eficiente del Manager 016 coordinaci
entrega Proyecto cronograma n y
evaluacin
1.2.2 Fecha de Proveedor Revisin de Contar con Jefe de 07/07/2 No impacta
suministro de impacto en mas posibles Logstica 016 en el
materiales cronogram proveedores cronograma
a

1.2.3 Variacin del Cliente / Modificaci Modificacione Diseador y 14/11/2 Reunin de

dimetro del Director del n del plano s de las encargado de 016 coordinaci
rea Proyecto respectivas las pruebas y n y
involucrada variaciones mediciones de evaluacin
radiofrecuenci
a / Jefe de
Ingeniera

1.2.4 Exceso de Cliente / Mitigar Solicitar Project 21/11/2 Reunin de

presupuesto Director del costes con crdito si es Manager/Jefe 016 coordinaci
del proyecto proyecto otras reas conveniente de n y
Ingeniera observacin
/Jefe de
logstica

3. Se revisa el Log de Control de Polmicas en la reunin semanal de coordinacin

con el fin de:

a. Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas pendientes por

analizar, designar un responsable por su solucin, un plazo de solucin,
y registrar la programacin de estas soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as
se tomarn acciones correctivas al respecto.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha
sido resuelta, de no ser as se disearn nuevas soluciones (continuar en
el paso a).

Informacin de evaluacin

Fase del
Influen
proyecto Estrategias potenciales
Procedimiento para Actualizar el Plan de Gestin de
Comunicaciones: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE
GESTIN DE COMUNICACIONES.

El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:

1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.

2. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de los
stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
6. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
7. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de informacin no
satisfechos.
8. Hay evidencias de resistencia al cambio.
9. Hay evidencias de deficiencias de comunicacin intraproyecto y extraproyecto.

La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:

1. Identificacin y clasificacin de stakeholders.

2. Determinacin de requerimientos de informacin.
3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones.

Poder de Influencia

Mantener satisfechos Gestionar de cerca

Patrocinador (Per Secure Comunidades y

e Net S.A.C) representantes
Gerente de Empresa a Gerente del proyecto
realizar el trabajo Personal Tcnico
(IMUPESA)
Alcaldes Municipios

Monitorear(mnimo esfuerzo) Mantener

informados

Proveedores Ministerio del Trabajo

Obreros y Personal Otros Involucrados
Tcnico
Guas para Eventos de Comunicacin: DEFINA GUA PARA REUNIONES,
CONFERENCIAS, CORREO ELECTRNICO, ETC.

Guas para Reuniones .- Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.

2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y
el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de
controversias.
5. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de
trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin).
6. Se debe terminar puntual.
7. Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto), la cual se debe
repartir a los participantes (previa revisin por parte de ellos).

Guas para Correo Electrnico.- Todos los correos electrnicos debern seguir las
siguientes pautas:

1. Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto Asociados a SUNAT y el

Cliente (IMUPESA) debern ser enviados por el Project Manager con copia al
Sponsor, para establecer una sola va formal de comunicacin con el Cliente.
2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de
Proyecto Peru Secure e Net S.A.C debern ser copiados al Project Manager y el
Sponsor (si es que stos no han sido considerados en el reparto), para que
todas las comunicaciones con el Cliente estn en conocimiento de los
responsables de la parte contractual.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de Peru Secure e
Net S.A.C, debern ser copiados a la lista Equipo_ Peru Secure e Net S.A.C que
contiene las direcciones de los miembros, para que todos estn
permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.
Guas para Documentacin del Proyecto: DEFINA LAS GUAS PARA
CODIFICACIN, ALMACENAMIENTO, RECUPERACIN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.

Guas para Codificacin de Documentos.- La codificacin de los documentos del proyecto

ser la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD

Dnde: AAAA = Cdigo del Proyecto= DEISFE

BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versin del Documento=v1_0, v2_0, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.

Guas para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos

del proyecto deber seguir las siguientes pautas:

1. Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su

mquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde
guardar en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos
que vaya generando.
2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber
eliminar los archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedar
con las versiones controladas y numeradas (ver guas para el control de
versiones), las cuales se enviarn al Project Manager.
3. El Project Manager consolidar todas las versiones controladas y numeradas de
los documentos, en un archivo final del proyecto, el cual ser una carpeta con
la misma estructura del WBS, donde se almacenarn en el lugar
correspondiente los documentos finales del proyecto. Esta carpeta se archivar
en la Biblioteca de Proyectos de Peru Secure NET S.A.C., y se guardar
protegida contra escritura.
4. Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para
consulta.
5. Los miembros de equipo borrarn sus carpetas de trabajo para eliminar
redundancias de informacin y multiplicidad de versiones.

Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos.-

1. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Peru

Secure NET S.A.C. es libre para todos los integrantes del Equipo de Proyecto
de Peru Secure NET S.A.C.
2. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Peru
Secure NET S.A.C. para otros miembros de Peru Secure NET S.A.C. que
no sean del Proyecto requiere autorizacin del Project Manager.
3. El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas que no son de
Peru Secure NET S.A.C. requiere autorizacin de Gerencia General, pues
esta informacin se considera confidencial, tanto para Peru Secure NET
S.A.C. como para el Cliente.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project
 Manager.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias
numeradas.

Procedimiento para tratar Polmicas: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA

PROCESAR Y RESOLVER LAS POLMICAS, ESPECIFICANDO LA FORMA DE CAPTURARLAS Y REGISTRARLAS,
EL MODO EN QUE SE ABORDAR SU TRATAMIENTO Y RESOLUCIN, LA FORMA DE CONTROLARLAS Y
HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER RESOLVERLAS.

1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de

versiones, el cual se hace insertando una cabecera estndar con el siguiente
diseo:
CONTROL DE VERSIONES
Cdigo de Accin de
Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
Versin Solucin
1.0 Project AJ
Charter CR
IMM IMM Correccin 05-09- Informacin
AM 2016 Incorrecta
RC
1.0 Plan de AJ
Gestin de CR
Alcance IMM IMM Correccin 12-09- Informacin
AM 2016 Incorrecta
RC
1.0 Plan de AJ
Gestin del CR 19-09- Inforacin
Tiempo IMM IMM Correcin 206 Incorrecta
AM
RC
1.0 Plan de AJ
Gestin de la CR
Calidad IMM IMM Correcin 26-09- Informacin
AM 2016 Incorrecta
RC
1-0 Plan de la AJ
Gestin de CR 10-10- Informacin
Costos IMM IMM Correcin 2016 Incorrecta
AM
RC
1-0 Plan de AJ
Comunicacione CR 17-10- Informacin
s IMM IMM Correcin 2016 Incorrecta
AM
RC
1-1 Plan de AJ
Comunicacione CR 17-10- Levantamiento
s IMM IMM Correcin 2016 de
AM
Correciones
RC

2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en la cabecera,
anotando la versin, quien emiti el documento, quin lo revis, quin lo aprob, a
que fecha corresponde la versin, y por qu motivo se emiti dicha versin.
3. Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que figura
en esta cabecera de Control de Versiones y el cdigo de versin del documento que
figura en el nombre del archivo (ver Gua para Codificacin de Documentos),
segn:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Dnde: AAAA = Cdigo del Proyecto= DEISFE
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versin del Documento=v1_0, v2_0, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.

Glosario de Terminologa del Proyecto: GLOSARIO DE TRMINOS, NOMBRES,

CONCEPTOS, FRMULAS, ETC.

Ver Glosario de Terminologa del Proyecto versin 1.0

Personal: Seleccin y contratacin del personal por cada ubicacin incluye el aseguramiento de
los seguros respectivos.
Proveedores: Seleccin y contratacin final del (o los) proveedores necesarios para la
adquisicin de recursos, materiales y bienes.
Estudio del lugar: Refiere al estudio de las ubicaciones en donde sern instaladas los
Access Point.
Acceso de Informacin: Revisin de la informacin enviada por el cliente referente a las
facturas, es decir planos de ubicacin, permisos validados con entidades .
Infraestructura de Datos a instalar: Comprende el diseo preliminar y final de la distribucin
de los Access Point, considerando el crecimiento de la red a futuro si es de carcter conveniente
para el cliente y la respectiva planificacin de recursos, bienes y materiales necesario para el
proyecto.
Facturas Electronicas: Una factura electrnica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los
mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante
de la entrega de bienes o la prestacin de servicios. Una factura electrnica es una factura que
se expide y recibe en formato electrnico.