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Definicin
El trmino Sistema de control interno significa todas las polticas y procedimientos
(controles internos) adaptados por la administracin de una entidad para ayudar a
lograr el objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las polticas de
administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error,
la precisin e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparacin de
informacin financiera confiable. 1
Esta definicin refleja que es un proceso que constituye un medio para un fin, que es el
de salvaguardar los bienes de la entidad. Es y debe ser ejecutado por todas las
personas que conforman una organizacin, no se trata nicamente de un conjunto de
manuales de polticas y formas, sino de personas que ejecutan actividades en cada
nivel de una organizacin. El control interno proporciona solamente seguridad
razonable, no seguridad absoluta, acerca del desarrollo correcto de los procesos
administrativos y contables, informado a la alta gerencia y al consejo de una entidad.
Est engranado para la consecucin de objetivos en una o ms categoras separadas
pero interrelacionada.
1 Norma Internacional de Auditora N 6 evaluacin del riesgo y Control interno, prrafo 8, Sec 400
Se puede definir al Control Interno tambin como un sistema conformado por un
conjunto de procedimientos, reglamentos y normativa que interrelacionadas entre s,
tienen por objetivo proteger los activos de la organizacin.
Importancia
El control interno en cualquier organizacin, es importante porque apoya la conduccin
de los objetivos de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones,
puesto que permite el manejo adecuado de bienes, funciones e informacin de una
empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y
sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos disponibles, sean utilizados
en forma eficiente, basado en criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad,
custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.
Objetivos
El control Interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y
procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente segn las directrices marcadas por la administracin2 2
Lo que se espera del Control Interno es que brinde la mayor seguridad para la
consecucin de los objetivos, a travs de la correcta aplicacin de los reglamentos,
polticas y procedimientos establecidos por la alta direccin, quien a su vez debe actuar
como un supervisor para que dichos lineamientos sean cumplidos.
El Control Interno no puede evitar que se realicen malas prcticas por parte de los
colaboradores de una organizacin, sin embargo permite tomar medidas correctivas a
tiempo evitando prdidas importantes a la entidad.
2 ESTUPIAN GAITN, Rodrigo, Control Interno y fraudes con base los ciclos transaccionales:Anlisis del Informe
COSO I y II; 2. Edicin, ECOE Ediciones, Bogot Colombia 2006, pag. 19
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que son
utilizados por la direccin para una adecuada toma de decisiones.
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos
Estimular el seguimiento de las prcticas decretadas por la gerencia.
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad la mejora continua de todos los
procesos en general.
Adoptar medidas de proteccin para los activos fsicos en forma adecuada.
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas
autorizaciones
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organizacin.
Principios
El Control es la medida de los resultados obtenidos y su confrontacin con los
resultados esperados, analizando las desviaciones.
Para un adecuado Control Interno es importante tomar en cuenta los siguientes
principios:
Equilibrio en la delegacin de responsabilidades, incluyendo la dotacin de los
recursos de control respectivos para asegurar el debido cumplimiento de las
mismas
Orientacin logro de objetivos estableciendo medidas de desempeo para la
evaluar su cumplimiento
Mantener un sentido de la oportunidad con la que se realizan las actividades, ya
que para que un control sea eficiente, es necesario que sea oportuno y
suficiente.
Prevenir desviaciones para anular o disminuir su efecto adoptando medidas
preventivas, con la debida anticipacin a su ocurrencia.
Aplicar el principio de excepcin que se dirige especficamente hacia los puntos
realmente necesarios, lo que genera reduccin de costos y tiempo.
Independencia. Los responsables del control no deben estar involucrados en las
actividades sujetas a la observacin por el mismo.
Preservar el medio ambiente a travs de prcticas amigables con la naturaleza
en los procesos de toda entidad.
La aplicacin de estos principios se vuelve importante para generar un ambiente de
control adecuado que asegure la correcta determinacin de los lineamientos por parte
de la gerencia y su adecuado seguimiento con el fin de revisar en forma peridica la
consecucin de los objetivos.
Informe COSO
El informe COSO es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la
direccin y el resto del personal de una organizacin, diseado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos
de acuerdo a los siguientes puntos:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables
El Control Interno por muy bien diseado este slo puede aportar un grado de
seguridad razonable de la consecucin de los objetivos de la entidad, sin embargo
Ambiente de Control.
Es la actitud de la gerencia frente al Control Interno, da las pautas para una entidad,
que a su vez genera conciencia de control de sus empleados y dems colaboradores.
En este elemento se fundamentan los dems componentes del control interno,
generando parmetros de disciplina y estructura. Incluyen aspectos como la integridad,
valores ticos y competencia en el personal de la compaa
Integridad y valores ticos.- Tiene como propsito establecer los valores ticos y de
conducta que se espera de todos los miembros de la organizacin durante el
desempeo de sus actividades, ya que la efectividad del control depende de la
integridad y los valores del personal que lo disea, y le da seguimiento 5
4 MANTILLA B. Samuel Alberto, Control Interno: Informe COSO, ECOE Ediciones, Bogot - Colombia 2007, p.25
Estos valores compartidos por la direccin, deben ser comunicados con el ejemplo,
estos van a enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su
integridad y su compromiso personal. Estos son esenciales para el Ambiente de Control
ya que el sistema de Control Interno se sustenta en los valores ticos, que definen la
conducta de quienes lo operan. Estos valores se enmarcan en la moral de los
colaboradores de una entidad por lo que van ms all del solo cumplimiento de las
leyes, reglamentos y normativa en general.
Que la alta direccin pueda ensear con el ejemplo tampoco es un tema sencillo,
muchas personas cometen grandes errores, sin embargo, lo importante es que puedan
comunicar las acciones ticas a travs de la correccin de esos errores, cuyo pas es
admitirlo y reflejarse como seres humanos que pueden fallar, y por ltimo tomar
medidas para que estos problemas no se vuelvan a suscitar.
El Directorio debe contar con miembros que deben ser objetivos, capaces e
inquisitivos, tener un alto grado de conocimiento de las actividades que desarrolla
entidad y del medio en que acta y aplicar el tiempo necesario para satisfacer las
responsabilidades del Directorio. Deben utilizar los recursos en la medida necesaria
para investigar cualquier punto de inters para la entidad que consideren importante y
tener un amplio nivel de comunicacin abierto con todo el personal de la empresa,
auditores internos y externos, y asesores legales.
Los directores o miembros de la alta direccin muchas veces realizan sus funciones a
travs de comits o comisiones, los cuales tienen a su cargo tareas especficas de la
entidad, estas tareas deberan contar con el suficiente grado de complicacin como
para ser tratados a este nivel. Bajo su responsabilidad estn las medidas adoptadas las
cuales deben ser adecuadas y coherentes.
Toda actividad influir de forma diferente a la entidad dependiendo del estilo que sta
adopte. Este estilo puede ser prudente o imprudente, o tambin puede decirse que una
direccin es conservadora o agresiva en su actuar.
Polticas y prcticas sobre Recursos Humanos.- Este factor del Ambiente de Control
es de gran importancia ya que el Talento Humano es el recurso ms activo de una
organizacin, ya que son quienes hacen posible el logro de los objetivos establecidos.
Estas prcticas se llevan a cabo cuando se crea la necesidad por una de las reas de
la entidad, posterior se realiza un proceso de reclutamiento donde se receptan las
solicitudes de varios aspirantes, a los cuales se les efecta entrevistas formales, se les
realiza evaluaciones aptas para las funciones que realizarn, y se procede a realizar la
contratacin. Una vez realizada la contratacin se le debe dar una adecuada
capacitacin en lo referente a la ejecucin de sus funciones as como las polticas y
principios establecidos por la administracin. El proceso no termina all es importante
realizar evaluaciones peridicas, en caso de merecimientos realizar promociones y
entregar una adecuada remuneracin.
De acuerdo con la NIA 6 Evaluacin del riesgo y control interno, se debe elaborar una
evaluacin de los riesgos inherente y de control para los puntos importantes que se
presentan ya sea a nivel de estados financieros, como de procesos administrativos y
financieros.
Para la valoracin del riesgo se deben tener establecidos los objetivos, ya que los
riesgos amenazan el cumplimiento de estos, por lo que la gerencia deber tomar las
acciones necesarias para identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para
manejarlos.
Los controles internos efectivos generan una seguridad razonable de que los objetivos
de informacin financiera y de cumplimiento sern alcanzados, ya que la administracin
los puede controlar.
Identificacin de Riesgos:
El desempeo de una entidad puede estar en riesgo a causa de factores internos y
externos. Esos factores a su turno pueden afectar tanto a los objetivos establecidos
como los implcitos. Los riesgos se incrementan en la medida en que los objetivos
difieren crecientemente del desempeo pasado. En un nmero de reas de desempeo
una entidad a menudo, no define explcitamente los objetivos globales puesto que
considera aceptable su desempeo. Aunque en esas circunstancias no haya un
objetivo explcito o escrito.