Pengertian Front Office

Front office adalah suatu departemen dalam hotel yang bertugas

melayani tamu secara langsung baik pemesanan kamar, check in-check out,
pengiriman luggage tamu ke kamar dan pemesanan kamar melalui
telephone. Di dalam Front Office Departemen terdapat reservasion section,
reception section, TO, concierge, dan GRO yang dibawahi oleh Front Office
Manager dan Asisten Front Office Manager.

Pengertian Reservation Section

Bagaian Resrvasi di hotel berada pada departemen kantor depan yang

sering disebut sebagai pusat kegiatan pelayanan di hotel. Reservasi adalah
suatu section yang bertugas dalam menerima dan memproses pesanan
kamar, mengetahui informasi yang berhubungan dengan fasilitas kamar,
harga kamar, informasi umum, dan objek wisata.

PENGENALAN DAN CARA PENGISIAN FORMULIR.

A. Penulisan Nama Tamu

1. Nama biasa
Penulisan nama tamu terdiri dari nama depan (first name), nama
keluarga (family name/surname), dan atau tanpa nama depan atau
tengah (initial) untuk memudahkan mencari kembali dan
memeriksa dokumen di rack yang disusun menggunakan alphabet
nama keluarga (family name/surname).
Contoh : Mr. Harry R. Tobing ket : family/surename
: Tobing
First name/initial : H
Initial of Middle Name : R
Tittle : Mr.
Mr. Robert Willis ket : family/surename : Willis
First name/initial : R
Initial of Middle Name : -
Tittle : Mr.

2. Nama yang memiliki nama sisipan (Prefixes)

 Bila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti : d.D, Da, de,
Des, Di, Fits, L, La, Le, Mac, Mc, O, St, Van, Vander, atau Von.
Penulisan tidak bisa dipisahkan dari family name/surname, harus
disertakan sebagai nama keluarga.
Contoh : Miss Lily La Rose ket : family/surename : La
Rose
First name/initial : Lily
Initial of Middle Name : -
Tittle : Miss
Mr. Effendy E. Candra ket : family/surename : Candra
First name/initial : E
Initial of Middle Name : E
Tittle : Mr.
B. Simbol Atau Singkatan
Penggunaan symbol atau singkatan diperlukan dalam penulisan.
Singkatan harus dapat dimengerti oleh setiap petugas penerima
pesanan kamar. Contoh :
a. Single room (- atau S)
b. Twin room (= atau TWT/T)
c. Double room (+ atau Dbl/D)
d. Triple room (TRP/ TR)
e. Deluxe room (DLX)
f. Suite room (SU/ST)
g. Single room with bath (SWB)
h. Sitting room (SR)
i. Cribe (CR)
j. Adult (A)
k. Children (CLD)
l. Night (Nt)
m. Extra bed (EB)

DATES :

a. The first of June 2017 (01/06/2017 atau 01-06-

2017)
b. The second of July 2017 (02/07/2017 atau 02-07-
2017)
c. The third of August 2017 (03/08/2017 atau 03-08-
2017)
 d. The twentieth of September 2017 (20/09/2017 atau 20-09-
2017)
e. The twenty first of October 2017 (21/10/2017 atau 21-10-
2017)

ACCOUNTS:

a. Personal account (P/A)

b. Company account (C/A)
c. Travel agent account (T/A)
d. American breakfast (ABF)
e. Modifyed American plan (MAP)
f. Full ameican plan (FAP)
g. European plan (EP)
h. Half board (HB)
i. Full board (FB)

OTHERS :

a. Reservation (RES)
b. Airport (APT)
c. Hotel (HTL)
d. Transportation (TRANS)
e. Make by himself/herself (HIMSELF/HERSELF)

C.JENIS-JENIS FORMULIR RESERVASI

1. Reservation Form
Formulir yang berisikan catatan pemesanan kamar tamu yang
ditulis oleh petugas pemesanan. Reservation Form adalah sebagai
pemandu dalam mengambil informasi yang diperlukan dari tamu,
terutama bila pemesanan dilakukan dengan telepon sehingga
komunikasi dapat terkontrol dan informasi yang diminta terarah
sesuai tujuan. Tujuannya untuk mengingatkan hal-hal penting,
seperti pembayaran, tanggal tiba, layanan penjemputan,
menghindari hilangnya data tamu, sebagai dokumen yang sewaktu-
waktu dapat dibaca/diperiksa, dan memudahkan proses lebih lanjut.

2. Reservation Diary (Catatan Harian Pesanan Kamar)

 Reservation Diary adalah catatan pesanan kamar yang
diterima dalam satu hari. Digunakan oleh hotel kecil sampai
dengan menengah. Informasi yang ditulis pada formulir ini
bersumber dari Reservation Form yang telah diterima petugas.
Reservation Diary biasanya todays expected arrival list.

Informasi yang dapat diperoleh dari Reservation Diary adalah :

Hari dan tanggal tamu tiba

Reservation form no
Reservation date
Pax
Room type
Rate
Length of stay
Remarks
Room no
3. Reservation Slip (Slip Pemesanan Kamar)
Pada hotel kecil untuk mengontrol pesanan tamu yang diterima
dalam satu hari akan digunakan Reservation Diary. Pada hotel
besar, setelah pesanan diisi kedalam Reservation Form akan disalin
kembali kedalam Slip Pemesanan Kamar (Slip Reservation) yang
akan disimpan dengan cara disusun kedalam Reservation rack
dengan cara :
Disusun berdasarkan jenis tamu : VIP, GROUP, Individual
Diberi perbedaan warna untuk jenis tamu : VIP warna merah,
tamu biasa warna putih,tamu dari travel agent warna hijau,
dan Group warna biru.
Disusun berdasarkan bulan dan tanggal tamu akan tiba.
Nama tamu disusun berdasarkan abjad (A-Z)
Data informasi yang diperoleh pada Reservation Slip :
Arrival Date
Arrival Flight Number And Time
Name
Joiner
Departure Date
Departure Flight Number And Time
Room Types
 Booked By
Address
Telephone Number
Account
Remarks
Clerk/Date
4. Todays Expected Arrival List
Daftar nama-nama tamu yang diharapkan akan tiba besok.
Dibuat sesuai dengan urutan dan informasi yang ada pada
Reservation rack sesuai tanggal kedatangan tamu. Tujuan
pembuatan adalah agar dapat menyiapkan segala permintaan tamu
(special requests), memudahkan koordinasi antarbagian, dan
memeriksa jumlah pemesanan yang ada.

5. Reservation Chart
Untuk memeriksa ketersediaan kamar dan juga menghitung
jumlah kamar yang telah dipesan. Penggunaannya dibedakan
menjadi 2, yaitu :
a. Conventional chart
Digunakan oleh hotel kecil dan menengah dengan jumlah
kamar yang sedikit, memudahkan untuk memeriksa keadaan
kamar, no kamar, dan lokasi kamar. Informasi yang dapat
diperoleh adalah bulan dan tahun reservasi, no kamar, tanggal
kedatangan tamu, tanggal keberangkatan tamu, lama tinggal,
nama tamu, type kamar, dan lokasi kamar.
b. Density chart
Digunakan oleh hotel besar yang memiliki banyak kamar.
Bertujuan untuk menyiapkan informasi tentang jumlah dan jenis
pemsanan yang telah diterima hotel untuk periode tertentu. Oleh
karena itu, dengan mudah dapat diprediksikan tingkat hunian
hotel periode mendatang.
Perbedaan antara density chart dengan convention chart
adalah pada density tidak ada no kamar, lokasi kamar, dan
penulisan tidak menggunakan anak panah sehingga nama tamu
tidak bisa diketahui.
6. Surat Konfirmasi (Confirmation Letter)
 Confirmation Letter adalah surat yang dibuat oleh pihak hotel
sebagai balasan atas pesanan yang telah dilakukan tamu. Surat ini
berisi tentang kepastian pesanan kamar yang telah dilakukan.
Confirmation Letter saat ini banyak dilakukan menggunakan email
sehingga keepatan informasi dapat segera diketahui.
Informasi yang biasanya disampaikan dalam surat ini adalah :
Nama tamu
Type kamar yang dipesan
Harga kamar
Tanggal kedatangan
Tanggal keberangkatan
Permintaan khusus tamu
Kepastian pesanan
Deposit yang diminta
7. Formulir Reservasi Berkelompok (Group Reservation Form)
Formulir ini bentuknya hampir sama dengan form Reservation
biasa. Hanya saja diperuntukkan bagi tamu yang datang secara
berkelompok atau group.
8. Form Penggantian Reservasi (Change Form/Amendment
Form)
Form ini digunakan ketika ada tamu yang menginginkan
penggantian Reservasi, seperti penggantian hari, jenis /jumlah
kamar dll.
9. Form Pembatalan Reservasi (Cancellation Form)
Formulir yang digunakan untuk mencatat keterangan
pembatalan pemesanan kamar. Pembatalan yang dimaksud adalah
pembatalan yang dilakukan sebelum tiba waktu kedatangan yang
telah disepakati sebelumnya. Lalu pihak hotel akan memberikan
semacam kode atau number pembatalan reservasi kepada tamu
sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan reservasi.
Beberapa hotel biasanya telah menetapkan peraturan terkait
dengan pembatalan Reservasi kamar, misalnya pengembalian
pembayaran akan dipotong 50% jika dilakukan setelah lewat pukul
18.00 dimalam sebelum hari Reservation tiba.
Langkah pembatalan :
Mengambil Form Reservasi yang telah terisi
 Menanyakan alasan pembatalan Reservasi kepada tamu
Membantu tamu mengisi Form Pembatalan (cancellation form)
Mencoret Slip Reservasi
Menghapus data tamu pada tabel Reservasi kamar.

Kesimpulan :
1. Reservation Form adalah petugas penerima pesanan kamar akan
memastikan ketersediaan kamar yang diminta tamu berdasarkan
keadaan kamar yang ada di tabel pesanan kamar. Kemudian,
permintaan tersebut dikonfirmasi kepada tamu bahwa hotel masih
memiliki kamar yang diminta. Setelah ada jawaban pasti dari tamu,
petugas penerima pesanan kamar akan mencatat informasi tamu
kedalam Reservation Form.
2. Reservation Diary adalah formulir yang digunakan oleh hotel kecil.
Selain sebagai catatan harian tentang jumlah pesanan kamar, formulir
ini juga berfungsi sebagai Expected Arrival List.
3. Reservation Slip fungsinya sama dengan Rservation Diary. Formulir ini
digunakan oleh hotel besar. Reservation yang telah diisi disimpan
kedalam Reservation rack yang diurut sesuai dengan bulan, tanggal
kedatangan tamu, dan disusun sesuai jenis tamu dan abjad nama
tamu.
4. Reservation Chart dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu Conventional
Chart dan Density Chart. Tujuan pencatatan pada tabel ini adalah
sebagai gambaran tentang jumlah pesanan yang diterima. Oleh karena
itu, hotel memperkirakan tingkat hunian kamar periode berikutnya.
5. Confirmation Letter adalah surat yang dibuat sebagai balasan atau
penegasan atas permintaan tamu bahwa hotel telah menyiapkan
kamar sesuai permintaan dan layanan lainnya.

FRONT OFFICE
FORMULIR-FORMULIR RESERVASI

OLEH KELOMPOK 4 :

1. Kadek Adi Mahendra Putra (01)

2. Putu Agus Sutawan (04)
3. Kadek Eri Eriani (18)
4. Kadek Isa Engelita Dewi (21)
5. Kadek Kanaya Pratiwi (23)

SMK NEGERI 4 DENPASAR

TAHUN AJARAN 2016/2017