Gabinete de Apoio ao Tutorado

MANUAL DE Sofia S
MICROSOFT WORD

Abril 2013
Sofia S Manual Microsoft Word

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Sofia S Manual Microsoft Word

INDICE
SELECO E MOVIMENTAO INTELIGENTES .......................................................................3
FORMATAES AVANADAS ...............................................................................................4
F ORMATAES A VANADAS DE T IPO DE L ETRA ......................................................... 4
F ORMATAES A VANADAS DE P ARGRAFO ............................................................. 4
PROFISSIONALIZAR DOCUMENTOS ......................................................................................5
R ETIRAR PARGRAFOS INCORRECTOS ...................................................................... 5
A PLICAR E STILOS AO D OCUMENTO ......................................................................... 6
I NSERIR R ODAPS E CABEALHOS ........................................................................... 7
I NSERIR NDICE DE CONTE DOS ............................................................................. 8
I NSERIR C APA ................................................................................................. 10
TRABALHO COM IMAGENS ................................................................................................ 11
I NSERIR I MAGENS ............................................................................................ 11
F ORMATAR IMAGENS ........................................................................................ 11
I NSERIR NDICE DE F IGURAS ................................................................................ 13
TRABALHO COM REFERNCIAS AVANADAS ...................................................................... 14
N OTAS DE R ODAP .......................................................................................... 14
R EFERNCIAS C RUZADAS ................................................................................... 14
B IBLIOGRAFIAS ............................................................................................... 15
UTILIZAR SECES PARA PERSONALIZAR CABEALHOS ....................................................... 16
IMPRESSO EM SRIE ........................................................................................................ 18
C RIAO DE D OCUMENTOS EM S RIE ................................................................... 18
E NVIO DE M AILS EM S RIE ................................................................................ 20
C RIAO DE E NVELOPES E E TIQUETAS EM S RIE ...................................................... 22
MODELOS DO WORD ......................................................................................................... 24
FORMULRIOS .................................................................................................................. 25
MARCAS E NUMERAO.................................................................................................... 27
A PLICAR M ARCAS A UM T EXTO ........................................................................... 27
T RABALHAR COM N UMERAO ........................................................................... 27
TABELAS ............................................................................................................................ 29
I NSERO DE T ABELAS ...................................................................................... 29
P ERSONALIZAR T ABELAS .................................................................................... 29
JUNTAR VRIOS DOCUMENTOS ......................................................................................... 33
PROTEGER DOCUMENTOS ................................................................................................. 34

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SELECO E MOVIMENTAO INTELIGENTES

C ONCEITOS
Um dos primeiros passos para utilizar correctamente o Microsoft Word seleccionar texto de
forma eficaz. O arrastar torna-se, desta forma, um procedimento manual utilizado apenas
em ltimo caso (quando tudo o resto falha ).
Nestes procedimentos utilizamos frequentemente a denominada rea de seleco, que se
encontra na margem esquerda do texto, onde o ponteiro do rato se transforma numa seta:
rea de seleco

P ROCEDIMENTOS Gabinete de Apoio ao Tutorado

Atalhos paraseleccionar correctamente texto:

Item Forma de seleccionar

Uma palavra Duplo clique sobre a palavra
Uma frase CTRL + Clique na frase
Uma linha Um clique na rea de seleco
Um pargrafo Duplo clique na rea de seleco
Todo o documento Triplo clique na rea de seleco
Todo o documento verso alternativa (mt obrigada Carlos CTRL + 1 clique na rea de seleco
)
De um ponto do documento at ao final CTRL + Shift + End
De um ponto at ao incio do documento CTRL + Shift + Home

Atalhos para se posicionar correctamente no texto:

Localizao Forma de seleccionar

Incio do documento CTRL + HOME
Fim do documento CTRL + END
Fim da linha END
Incio da linha HOME
Ctrl + PageDown Uma pgina para baixo
Ctrl + PageUp Uma pgina para cima

Outros Atalhos

Localizao Forma de seleccionar

Copiar formatao CTRL + SHIFT + C
Colar formatao CTRL + SHIFT + V
Repetir a ltima aco F4
Colocar maisculas/minsculas SHIFT + F3

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FORMATAES AVANADAS
C ONCEITO
De forma geral, os utilizadores alteram o tipo, o tamanho e os efeitos de letra e pouco mais.
No entanto, o Word disponibiliza uma srie de formataes adicionais muito teis e que fazem
toda a diferena na profissionalizao de documentos.

F ORMATAES A VANADAS DE T IPO DE L ETRA

P ROCEDIMENTO
Passos para utilizar as formataes avanadas de tipo de letra
1. Aceder ao separador Base (Home)
2. Seleccionar o texto ao qual se pretende aplicar a formatao avanada
3. Clicar na setinha do separador Tipo de Letra (Font), ou fazer direito do rato sobre o
texto seleccionado, Tipo de Letra (Font)
4. Seleccionar as opes pretendidas do separador Tipo de Letra (Font):
Maisculas (All Caps) fundamental em ttulos que se pretendem em maisculas,
escrever textos em maisculas um procedimento manual e pouco eficaz
Maisculas Pequenas (Small Caps) para distinguir, por exemplo, um ttulo 2 do
texto normal e dos ttulos 1 (que podem estar em maisculas), esta a formatao
ideal (utilizada, geralmente, com espaamento entre caracteres expandido)
5. Seleccionar as opes pretendidas do separador Avanadas (Advanced):
Espaamento (Spacing)
Expandido (Expanded) Utilizado em ttulos, para aumentar o espao entre as
letras, dando um efeito diferente e mais chamativo.
Comprimido (Compressed) Utilizado para reduzir linhas em pargrafos, quando
essa diferena permite reduzir pginas do documento no mximo utilizar o 0,2.

F ORMATAES A VANADAS DE P ARGRAFO

P ROCEDIMENTO
Passos para utilizar as formataes avanadas de Pargrafo
1. Aceder ao separador Base (Home)
2. Seleccionar o texto ao qual se pretende aplicar a formatao avanada
3. Clicar na setinha do separador Pargrafo (Paragraph), ou direito do rato sobre o
texto seleccionado, Pargrafo (Paragraph)
4. Seleccionar as opes pretendidas do separador Quebras de linha e de pgina
(Line and Page Breaks):
Manter com o seguinte (Keep with next) obrigatrio em ttulos e em
paragrfos que dependem do seguinte (por exemplo, linhas de texto que
acabem em dois pontos, so os seguintes, entre outras)
Quebra de pgina antes (Page break before) Para conseguir que todos os
ttulos de nvel 1 iniciem numa pgina nova, sem fazer nenhum Enter

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PROFISSIONALIZAR DOCUMENTOS

R ETIRAR PARGRAFOS INCORRECTOS

C ONCEITOS
Um dos grandes erros cometidos em documentos fazer Enters para separar textos dos
ttulos, comear ttulos em pginas novas e semelhantes. Este procedimento invalida
praticamente todos os processos profissionais de tratamento de documentos, para alm de
fazer perder tempo desnecessrio.
No entanto comum trabalharmos com documentos antigos ou documentos de outros que
cometem essa gafe. Nestes casos fundamental limparmos todos os pargrafos incorrectos
antes de comearmos a profissionalizar o documento.

P ROCEDIMENTOS
Passos para visualizar pargrafos incorrectos de um documento
1. Aceder ao separador Base (Home)
2. Clicar no Inspector de documentos - - para visualizar os pargrafos incorrectos
do documento activo
Passos para remover pargrafos incorrectos de um documento
1. Aceder ao separador Base (Home)
2. Na rea direita clicar em Substituir (Replace),ou utilizar tecla de atalho Ctrl+U (Ctrl+H)
3. Na rea inferior da janela, clicar no boto Mais (More)
4. Clicar em Especial (Special) e seguidamente em Marca de Paragrfo (Paragraph
Mark) o primeiro da lista
5. Este procedimento coloca o smbolo ^p na rea Localizar (FindWhat). No entanto,
precisamos de dois e substituir por um, tal como indicado na imagem seguinte:

Nota os passos 3 a 5 podem ser eliminados inserindo directamente na rea de Localizar (Find)
um acento circunflexo e um p duas vezes (^p^p) e na rea inferior colocar um s (^p)
6. Para terminar, clicar em Substituir Tudo (ReplaceAll) quantas vezes necessrias
at o Word repetir o mesmo n de substituies (0 ou 1 consoante o documento)

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A PLICAR E STILOS AO D OCUMENTO

C ONCEITO
Para iniciar a formatao de um texto, fundamental utilizar estilos.Trabalhar com estilos a
forma mais fcil de formatar rpida e eficazmente documentos.
Um estilo um conjunto de formataes aplicado a vrios textos que se querem com
formataes semelhantes. De forma geral os estilos mais usados so o Normal (o texto
corrido) e os Ttulos (ttulo 1, 2 e semelhantes).

P ROCEDIMENTOS
Passos para aplicar Estilos a um texto no formatado
1. Seleccionar todo o documento com triplo clique na rea de seleco
2. Limpar a formatao, escolhendo uma das seguintes hipteses:
Na rea dos Estilos clicar sobre o Estilo Normal
No separador Base (Home), clicar sobre Limpar Formatao (Clear Formatting)
3. Aplicar Estilos de ttulos:
a) Seleccionar o primeiro ttulo
b) Format-lo de acordo com o Nvel de ttulo, escolhendo uma das hipteses:
No separador Base (Home), clicar no boto Mais (More) da rea Estilos
(Styles) e clicar sobre o Estilo pretendido

No separador Base (Home), clicar sobre a setinha do canto inferior direito

e clicar, no painel que surgiu do lado direito, no estilo pretendido
4. Modificar Estilos para corresponderem formatao pretendida:
a) Seleccionar o primeiro texto que contm o estilo Normal
b) Formatar o pargrafo de acordo com o pretendido. Formataes comuns do
Estilo Normal:
Tipo de letra escolha, tamanho 11 ou 12, alinhamento justificado, 1.15
entre linhas, 6 ou 12 pto depois de pargrafo, nunca Manter com o
seguinte (Keep With Next)
c) Ainda com o pargrafo seleccionado, aceder rea de Estilos e clicar com o
boto direito sobre o Estilo Normal
d) Clicar em Actualizar Normal para corresponder seleco (Update Normal to
Match Selection) para formatar o Estilo Normal de acordo com o desejado
e) Seleccionar o primeiro ttulo
f) Formatar o ttulo como pretendido. Formataes comuns do Estilo de ttulo:
Tamanho 14 ou maior, Negrito, Alinhamento Centrado, Manter com o
seguinte, 24 pto antes de paragrafo, 12 depois, Manter com o seguinte
(KeepWithNext) obrigatrio para todos os ttulos e Quebra de pgina
antes (Page Break Before) para ttulos nvel 1

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g) Ainda com o ttulo seleccionado, aceder rea de Estilos e clicar com o boto
direito sobre o estilo correspondente ao ttulo seleccionado (Cabealho 1 ou
Heading 1, por exemplo)
h) Clicar em Actualizar X para corresponder seleco (UpdateX to Match
Selection)
i) Repetir os passos 3 e 4 para todos os ttulos e estilos utilizados no documento
Passos para aplicar Estilos a um texto j formatado
1. Seleccionar o primeiro pargrafo de texto corrido
2. Confirmar as formataes ou realizar alteraess formataes existentes, se
necessrio
3. Ainda com o pargrafo seleccionado, aceder rea de Estilos e clicar com o boto
direito sobre o Estilo Normal
4. Clicar em Actualizar Normal para corresponder seleco (Update Normal to
Match Selection)
5. Seleccionar o primeiro ttulo
6. Se necessrio, confirmar formataes (nomeadamente o manter com o seguinte)
ou alterar as mesmas
7. Ainda com o ttulo seleccionado, aceder rea de Estilos e clicar com o boto
direito sobre o estilo correspondente ao ttulo seleccionado (Cabealho 1 ou
Heading 1, por exemplo)
8. Clicar em Actualizar X para corresponder seleco (UpdateX to Match Selection)
9. Repetir os passos 5a8 para todos os estilos utilizados no documento

I NSERIR R ODAPS E CABEALHOS

C ONCEITOS
A insero de cabealhos e rodaps fundamental para um aspecto profissional de um
documento.

P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir nmeros de pgina
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)
2. Clicar sobre Nmero de Pgina (PageNumbers)
3. Posicionar o cursor sobre a indicao da posio onde pretendido colocar o
nmero de pgina (Incio, Fim ou Margens)
4. Clicar sobre o nmero de pgina pretendido
5. A rea de cabealho e rodap ficar activa
6. Seleccionar o nmero de pgina e colocar a formatao correcta mesmo tipo de
letra que o estilo normal, mas dois pontos abaixo a nvel de tamanho (ou seja se o
estilo normal Calibri 12, o nmero de pgina ficar Calibri 10 ou 9)
7. Clicar duas vezes na rea do texto para fechar a rea de cabealho e rodap

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Passos para inserir cabealhos

1. Aceder ao separador Inserir (Insert) / Cabealho (Header) /Editar Cabealho
(EditHeader)
2. Inserir o texto pretendido
3. Realizar as formataes recomendadas de cabealho:
Mesmo tipo de letra que o estilo normal
Tamanho de letra dois pontos abaixo do estilo normal (se o texto est a 12, o
cabealho ficar a 10/9)
Alinhado direita -

Limite inferior Base (Home), grupo Pargrafo (Paragraph) boto

I NSERIR NDICE DE CONTEDOS

C ONCEITOS
Quando se trabalha com estilos, inserir um ndice torna-se um processo simples e fundamental
para um documento legvel e profissional.

P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir ndices
1. Aplicar estilos de ttulos (procedimento indicado na pgina n 6)
2. Aceder ao separador Referncias (References) /Indice (Table of contents)
3. Clicar sobre o ndice pretendido
Passos para actualizar ndices
1. Quando se alteram ns de pgina e/ou captulos, fundamental actualizar o ndice
para que evidencie as novas alteraes. Existem vrias formas de o conseguir:
Direito do rato sobre o ndice Actualizar Campo (Update Field)
Separador Referncias (References)/Actualizar ndice (Update Table of
Contents)
No prprio ndice, no campo superior esquerdo, Actualizar ndice (Update
Table of Contents)
2. Surgir a seguinte mensagem:

3. Escolha a opo pretendida:

Actualizar s os nmeros de pgina (Update page numbers only) quando
no foram adicionados, removidos ou alterados nenhuns dos captulos
Actualizar todo o ndice (Update entire table) quando uma das situaes
anteriores foi verificada

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Passos para modificar o aspecto dos ndices

Quando o ndice efectuado nem sempre o seu aspecto corresponde ao pretendido. Neste
caso, e tal como de texto se tratasse, possvel configurar os estilos do ndice para a
formatao ser exactamente a pretendida e, desta forma, sempre que criar ou actualizar o
ndice, ele assumir exactamente o aspecto pretendido
1. Aceder ao Painel de Estilos, clicando, no separador Base (Home), sobre a setinha
do canto inferior direito na rea de Estilos (Styles)

2. No prprio ndice, seleccionar uma entrada correspondente a um ttulo de Nvel 1

3. Realizar as formataes pretendidas e deixar o texto seleccionado
4. No painel dos Estilos, verificar que o estilo ndice 1 (Index 1), ficou salientado (caso
no aceda, no canto inferior direito do painel dos estilos, ao boto Opes
(Options) e na rea Seleccionar estilos a mostrar (Select styles to show) active a
opo Todos os Estilos (All Styles))
5. Clicar com o boto direito do rato sobre o estilo ndice 1 (Index 1) e escolher a
opo Actualizar ndice 1 para corresponder seleco (Update Index 1 to Match
Selection)
6. Realizar os passos 2 a 5 para todos os estilos de ttulos existentes no ndice

I NSERIR C APA
C ONCEITO
Em verses anteriores, inserir uma capa num documento era um processo moroso e
complexo. Nesta nova verso bastante rpido como iremos ver se de seguida.

P ROCEDIMENTOS
Passos para Inserir uma capa
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Folha de Rosto (Cover Page)
2. Clicar sobre a opo pretendida
3. Inserir as informaes pretendidas
4. Realizar as alteraes desejadas
Passos para Alterar uma capa
1. Realizar os mesmos passos que no procedimento anterior o Word substitui a
capa anterior pela nova
Passos para Remover uma capa
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Folha de Rosto (Cover Page)
2. Clicar Remover Folha de Rosto Actual (Remove Current Cover Page)

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TRABALHO COM IMAGENS

I NSERIR I MAGENS
C ONCEITO
Frequentemente necessrio inserir imagens em documentos para ilustrar um conceito, uma
ideia ou, simplesmente, para colocar o logotipo do instituto no documento.

P ROCEDIMENTOS
Passos para Inserir uma Imagem do Ficheiro
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Imagem(Picture)
2. Abrir a Pasta onde est localizada a imagem pretendida
3. Clicar duas vezes sobre a mesma
Passos para Inserir uma Imagem do Clipart
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Clipart(Clipart)
2. No painel que surgiu do lado direito, inserir a palavra que melhor descreve a
imagem pretendida
3. Premir a tecla Enter ou premir o boto Ir (Go)
4. Clicar, nos resultados da procura, na imagem pretendida

F ORMATAR IMAGENS
C ONCEITO
Na nova verso extremamente fcil formatar imagens graas ao separador especfico de
imagem o Formatar (Format).

P ROCEDIMENTOS
Passos para Remover Fundos de Imagens
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no ltimo separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no boto Remover Fundo (Remove Background)
3. Ajustar a rea da imagem, arrastando os quadradinhos ou os crculos at apanhar
toda a rea pretendida
4. As reas a rosa so as que no ficaro na imagem final, as reas que ficaro
assumiro a sua cor normal
5. Clicar no boto Marcar reas a Incluir (Mark Areas to Keep) e marca-las fazendo
pequenas linhas sobre todas as reas que se pretendam manter, mas que estejam
a rosa, para as incluir na imagem final
6. Clicar no boto Marcar reas a Remover (Mark Areas to Remove) e marca-las
fazendo pequenas linhas sobre todas as reas que se pretendam remover, mas
que estejam com cor normal
7. Clicar em Manter alteraes (Keep Changes) para ver o resultado final

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Passos para movimentar livremente Imagens

1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no ltimo separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no boto Moldar Texto (WrapText) o cozinho
3. Seleccionar a opo Em frente ao texto (In Front of Text) para movimentar
livremente a imagem (pode tambm utilizar-se a opo Justo (Tight) para a
imagem se adaptar ao texto circundante)
Passos para movimentar Imagens
1. Clicar sem largar no meio da imagem
2. Arrastar para o local desejado
Passos para redimensionar Imagens
1. Clicar uma vez em cima da imagem pretendida
2. Arrastar os crculos dos cantos at atingir o tamanho pretendido (neste
procedimento a tecla CTRL d uma ajuda fabulosa )
Passos para alterar o aspecto geral da imagem
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no ltimo separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no na opo pretendida:
Correces (Corrections) Permite ajustar Nitidez, Luminosidade e Constraste
Cor (Color) Permite recolorir a imagem ou definir uma das cores como
transparente
Efeitos Artsticos (Artistic Efects) Transformam a imagem, aplicando
diferentes efeitos artsticos
Estilos de Imagem (Picture Styles) Aplicar um estilo de imagem que contem
sombra, novas formas e outros efeitos
Passos para cortar imagens
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no ltimo separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no boto Recortar (Crop)
3. Ajustar as marcas pretas dos cantos at atingir o tamanho desejado
4. Clicar fora da imagem para terminar o procedimento

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I NSERIR NDICE DE F IGURAS

C ONCEITO
Quando so inseridas imagens, grficos, tabelas ou outro tipo de objecto pode ser benfico
acompanha-los do ndice respectivo, para que o leitor consiga facilmente aceder aos mesmos.

P ROCEDIMENTOS
Passos para legendar figuras
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a imagem, Inserir Legenda (Insert
Caption)
2. Na rea do Nome (Label), seleccionar o nome pretendido (se o nome escolhido
no consta da lista, clicar em Novo nome (New Label), inserir o novo nome e
voltar ao incio deste ponto)

3. Fazer Ok e inserir o descritivo da imagem

4. Realizar este procedimento para todas as figuras do documento
Passos para inserir o ndice de imagens
1. Inserir legendas nas figuras
2. Aceder ao separador
Referncias (References)
3. Clicar sobre ndice de
Ilustraes (Insert Table of
Figures)
4. Na rea inferior da janela
que surgiu, seleccionar o
ndice pretendido activando
em Nome da Legenda
(Caption Label) as legendas
correspondentes
5. Clicar em OK para inserir o
ndice

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TRABALHO COM REFERNCIAS AVANADAS

N OTAS DE R ODAP
C ONCEITO
As notas de rodap so um recurso valioso para transmitir informaes adicionais no decorrer
do texto1.

P ROCEDIMENTOS
Passos para Inserir Notas de Rodap
1. Colocar o cursor no final da palavra onde pretende inserir a nota (pode,
igualmente, seleccionar a palavra com duplo clique)
2. Aceder a Referncias (References)/Inserir Nota de Rodap (Insert Footnote)
3. O cursor ficar automaticamente posicionado de forma a ser possvel inserir o
texto pretendido na nota. A numerao automtica

Passos para configurar Notas de Rodap

1. Aceder setinha do canto inferior direito do grupo Notas de Rodap (Footnotes)

2. Modificar as definies pretendidas e clicar em OK para terminar

R EFERNCIAS C RUZADAS
C ONCEITO
Frequentemente necessrio, num texto, fazer referncia a outro texto, ttulo, imagem
presente noutra localizao do documento. Quando este procedimento manual, basta
alterar uma pgina para ser necessrio alterar, uma a uma, estas referncias.
Com documentos profissionalizados possvel trabalhar com referncias cruzadas automticas,
que se actualizam quando o ficheiro aberto ou impresso, poupando horas ao utilizador.

1
As informaes geralmente incluem referncias bibliogrficas, tradues ou indicaes de fontes
externas e ficam com este aspecto
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P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir referncias cruzadas
1. Colocar o ponteiro do rato onde pretendido inserir a referncia
2. Separador Referncias (References), Referncia cruzada (Cross Reference)
3. Na opo Tipo de referncia (Type of reference), seleccionar o tipo de referncia
pretendido
4. Na opo Inserir referncia a (Insert reference to) escolher a opopretendida
5. Na seco inferior da janela, clicar sobre o que pretende inserir em cabealho ou
rodap
6. Premir o boto Inserir (Insert)

B IBLIOGRAFIAS
C ONCEITO
Quem passou horas a fazer bibliografias manualmente reconhecer melhor que ningumesta
maravilhosa recente aquisio do Microsoft Word a possibilidade de fazer Bibliografias
automaticamente.

P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Bibliografias automticas

A. Inserir Fontes
1. Aceder a Separador Referncias (References), Inserir Citao (Insert Citation)
2. Clicar em Adicionar Nova Fonte (Add New Source)
3. No Tipo de Fonte(TypeofSource), escolher o tipo mais adequado
4. Preencher as restantes informaes e, para terminar, clicar em OK

B. Inserir Citao
1. Aceder a Separador Referncias (References), Inserir Citao (Insert Citation)
2. Clicar na fonte que se pretende citar

C. Inserir Bibliografia
1. Seleccionar, no grupo Citaes e Bibliografia (Citations & Bibliography), o Estilo
(Style) pretendido para a Bibliografia
2. Clicar no boto Bibliografia (Bibliography)
3. Se pretender uma Bibliografia de todas as fontes inseridas, clicar em Bibliografia
(Bibliography)
4. Se pretender uma Bibliografia apenas das fontes citadas, clicar em Obras Citadas
(Works Cited)

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UTILIZAR SECES PARA PERSONALIZAR CABEALHOS

C ONCEITO
Quando pretendido que cada captulo tenha o seu prprio cabealho, muitas vezes criam-se
vrios documentos para o conseguir. Com a criao de seces este procedimento torna-se
mais imediato.
Neste caso fundamental ter em conta que antes das seces convm inserir os nmeros de
pgina e que a capa, a ser inserida, s pode ser inserida no final deste processo.

P ROCEDIMENTOS
Passos para personalizar cabealhos mediante os captulos

A. Criar Seces
1. Abrir o documento pretendido
2. Aceder a Ver (View), Duas Pginas (Two Pages)
3. Inserir o nmero de pginas no documento (ver na pgina n 7)
4. Colocar o cursor no fim do texto da primeira seco. Exemplo:

5. Separador Esquema de Pgina (Page Layout), boto Quebras (Breaks), Pgina

Seguinte (Next Page)
6. Premir a tecla {Delete} para eliminar a pgina em branco que foi criada
7. Colocar o cursor no fim da seco seguinte
8. Repetir os passos 2 a 5 para criar todas as seces necessrias

B. Personalizar Cabealhos
1. Aceder, se necessrio, ltima pgina ({Ctrl} + {End})
2. Aceder a Inserir (Insert), Cabealho (Header), Editar Cabealho (Edit Header) para
activara rea de cabealho
3. Clicar no ltimo cabealho. Repare que tem a indicao Igual ao da seco
anterior (Same as previous):

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4. Para personalizar os cabealhos, necessrio desactivar esta opo. Clicar no

separador Estrutura (Design) ser o ltimo de todos e desactivar a opo Ligar
ao anterior (Link to previous)
5. A ligao entre este cabealho e o anterior foi quebrada, e a indicao Igual ao da
seco anterior (Same as previous) desapareceu
6. Confirmar que a opo Diferente na 1 Pgina (Differente on first page) est
inactiva (caso esteja activa, desactive-a)
7. Realizar todos os passos do procedimento B para desligar todas as seces e
passar ao procedimento seguinte

C. Personalizar Cabealhos utilizando Referncias Cruzadas

1. Activar a rea de Cabealhos, caso necessrio - Inserir (Insert), Cabealho
(Header), Editar Cabealho (Edit Header)
2. Colocar o cursor no primeiro cabealho
3. Separador Referncias (References), Referncia cruzada (Cross Reference)
4. Na opo Tipo de referncia (Type of reference), escolher Ttulo (Heading)
5. Na opo Inserir referncia a (Insert reference to) escolher a opo Texto de ttulo
(Heading text)
6. Na seco inferior da janela, clicar sobre o ttulo que pretende inserir em
cabealho ou rodap
7. Premir o boto Inserir (Insert)

8. Formatar o cabealho como pretendido (geralmente mesmo tipo de letra que o

texto mas dois pontos abaixo, alinhado direita, linha por baixo)
9. Activar o painel dos estilos (procedimento
indicado na pgina n 10)
10. Seleccionar todo o texto do cabealho, utilizando
a rea de seleco
11. Actualizar o estilo do cabealho, clicando no
mesmo com o direito do rato e escolher a opo
Actualizar Cabealho para Corresponder
Seleco (Update Header to Match Selection)
Carlos obrigada por esta ideia maravilhosa!!!
12. Coloque o cursor no cabealho seguinte e repita
os passos 3 a 7 (o estilo do cabealho j est
formatado, j s falta inserir os restantes ttulos)

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IMPRESSO EM SRIE

C RIAO DE D OCUMENTOS EM S RIE

C ONCEITO
Pelo menos uma vez na vida j teve que criar, com informaes personalizadas, o mesmo
documento com informaes personalizadas. Convites, cartas, certificados, recibos, entre
tantos outros exemplos.
De forma geral existem dois procedimentos associados ou se faz um, imprime-se, alteram-se
os dados e volta-se a imprimir ou copia-se n vezes a mesma folha ou documento e, depois,
passam-se horas a personalizar as informaes.
Como o processo da impresso em srie faz-se apenas uma folha, um documento, e um outro
documento com uma tabela que contm as informaes personalizadas.
No final do processo temos um documento para cada um dos registos sem copiar uma nica
vez texto.

P ROCEDIMENTOS
Passos para criar documentos em srie

A. Criar a Tabela com os dados personalizados

1. Abrir um documento novo do Word ou do Excel
2. No caso de ser um documento do Word, inserir uma tabela com o nmero de
colunas (uma para cada informao personalizada) e linhas pretendidas (uma para
cada registo pessoa). Exemplo:
Ttulo Nome Apelido Localidade
Sr. Joo Matias Odivelas
Dra. Mariana Freitas Lisboa
Sr. Eng. Tibrio Tibrcio Almada

3. Introduzir os ttulos das colunas

4. Introduzir as informaes dos campos nas linhas da tabela
5. Guardar o documento numa localizao conhecida

B. Configurar o Documento principal para Impresso em Srie

1. Abrir (ou criar) o documento principal (o documento do Word que permite utilizar
como Base para a Impresso a Carta, convite, etc);
2. Aceder ao separador Mailings (Mailings)/Iniciar Impresso em Srie (Start Mail
Merge)
3. Clicar sobre Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard) para abrir o Painel de Tarefas (Task Pane) correspondente
4. A primeira deciso tem a ver com o tipo de documento que est a usar como
documento principal. necessrio activar a opo que pretende utilizar, neste
caso Cartas (Letters)

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Sofia S Manual Microsoft Word

5. Clicar, na parte inferior do Painel, na opo Seguinte: Iniciar o documento (Next:

Starting document)
6. O prximo passo ser indicar qual o documento principal que deseja utilizar para a
impresso em srie, clicando na opo correcta. De forma geral a opo Utilizar o
documento actual (Use the current document) no s est activa como a que se
pretende
7. Clicar sobre Seguinte: Seleccionar Destinatrios (Next: Select recipients) para
avanar para o Passo 3
8. Seleccionar qual a origem de dados que pretende utilizar:
Utilizar uma lista existente (Use an existing list) para utilizar um ficheiro como
origem de dados. Depois clicar em Procurar (Browse) para indicar a localizao
da mesma
Seleccionar contactos do Outlook (Select from Outlook contacts) para utilizar
contactos como origem de dados. Depois clique em Escolher a pasta de
contactos (Choose Contacts Folder) para indicar a pasta a utilizar
9. Surgiu automaticamente a caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie
(Mail Merge Recipients), onde pode efectuar diversas aces:
Retirar destinatrios da lista: desactive as caixas de opo dos destinatrios
que pretende excluir
Ordenar a origem de dados: pode ordenar os dados clicando uma vez no
campo pretendido (os dados sero ordenados ascendentemente) ou optar por
uma ordenao por vrios campos. Para o conseguir necessrio clicar, na
parte inferior do painel, na opo Ordenar (Sort), especificar os campos de
ordenao, a ordem e clicar em OK
Filtrar a origem de dados: para efectuar uma filtragem simples, clique na seta
ao lado do campo e seleccione uma das opes. Para realizar uma filtragem
avanada, por critrios (por exemplo, seleccionar os clientes que moram em
Lisboa, ou os que tm mais de 18 anos) clique na opo Filtro (Sort), escolha o
campo pelo qual pretende filtrar, seleccione o operador de comparao, insira
o valor pelo qual pretende filtrar e clique sobre OK
Localizar Duplicados: Para se assegurar que a base de dados no contm dados
repetidos necessrio utilizar esta funcionalidade. Basta clicar na opo
Localizar Duplicados (Find Duplicates), que sero indicados todos os dados
duplicados, a existirem
Localizar Destinatrio: Pode ser necessrio confirmar a existncia de um
determinado dado ou consultar as suas informaes. Se for o caso pode
utilizar esta funcionalidade, clicando na opo Localizar Destinatrio (Find
Recipient), escrevendo o que pretende localizar e indicar o campo em que essa
informao se encontra
10. Quando terminar o passo anterior, clicar em OK e depois em Seguinte: Escrever a
Carta (Next: Write your letter) para avanar para o Passo 4
11. Inserir os campos de srie no documento:
a) Colocar o cursor onde pretende inserir o campo
b) Clicar sobre a opo Mais Itens (More Itens), seleccionar o campo e clicar no
boto Inserir (Insert) para o inserir no documento. O nome do campo
aparecer com aspas duplas (Morada, por exemplo). Pode tambm fazer
duplo clique em cima do nome do campo que o mesmo inserido
automaticamente
c) Repetir os dois passos anteriores para todos os outros campos de srie

19
Sofia S Manual Microsoft Word

12. Clicar sobre a opo Seguinte: Pr-Visualizar as suas cartas (Next: Preview your
letters) para avanar para o Passo 5
13. Pr-visualizar o resultado para cada destinatrio fazendo clique sobre os botes
Anterior ( ) e Seguinte ( )
14. Esta fase a ltima em que pode realizar alteraes ao texto e/ou s formataes
do documento. Use-a bem.
15. Clicar sobre Seguinte: Concluir a Intercalao (Complete the Merge) para avanar
para o Passo 6
16. Criar um documento com todos os resultados, clicando sobre Editar Cartas
Individuais (Edit individual letters) e, de seguida, em OK
17. Guardar os documentos pretendidos

E NVIO DE M AILS EM S RIE

C ONCEITO
Todos ns recebemos semanalmente emails que comeam Caro/a Cliente, demonstrando
claramente zero personalizao.
O Word permite personalizar o envio de emails em massa, de forma a aparecerem no texto do
email as informaes personalizadas de cada recipiente e, no campo Para, apenas o endereo
desse destinatrio especfico.
Desta forma o texto do email comear com Caro Antnio Srgio ou Cara Ana Barbosa, e
cada um dos destinatrios imaginar que ns envimos um email de propsito s para ele/a.

P ROCEDIMENTOS
Passos para enviar emails em srie

A. Criar Lista com os Dados a Utilizar

1. Criar um documento uma tabela (em Word ou em Excel) que contenha todos os
dados a utilizar. necessrio conter o primeiro Nome, o Apelido e o Endereo de
Correio Electrnico.
2. necessrio que a tabela possua os ttulos na primeira linha:
Ttulo Nome Apelido Contacto E-Mail
Professora Doutora Anacleta Amorfa amorfita@gmail.com
Dra. Taberna Sria taberneria@hotmail.com
Sr. Eng. Gaspar Aloucado alouca@netcabo.pt
3. Gravar o documento com nome e localizao conhecida (Os meus documentos,
por exemplo)
4. Fechar o documento

B. Criar o E-Mail
1. Abrir o Word
2. Escrever o texto para enviar com o E-Mail (se pretender incluir a assinatura
necessrio copi-la de uma mensagem do Outlook)
3. Aplicar as formataes desejadas (tipo de letra, alinhamentos de texto, espao
entre linhas)

20
Sofia S Manual Microsoft Word

4. Gravar o documento com nome e localizao conhecida (Os meus documentos,

por exemplo)
5. No Separador Mailings (Mailings) clicar no boto Iniciar Impresso em Srie (Start
Mail Merge), Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard)
6. No painel que surgiu do lado direito, activar a opo Mensagens de correio
electrnico (E-mail messages)
1. Escolher, na parte inferior do painel, a opo Seguinte: Iniciar o documento (Next:
Starting document)
7. Activar a opo Utilizar o documento actual (Use the current document)
8. Escolher a opo Seguinte: Seleccionar Destinatrios (Next: Select recipients)
9. Activar a opo Utilizar uma lista existente (Use an existing list) (se existirem j os
contactos nos endereos do Outlook possvel utilizar a opo Seleccionar
contactos do Outlook (Select from Outlook contacts))
10. Clicar na opo Procurar (Browse)
11. Abrir a pasta onde est o documento criado no passo 1, a tabela dos dados a
utilizar, seleccionar o ficheiro criado no passo 1 e clicar no boto Abrir (Open)
12. Ir surgir a janela Destinatrios da Impresso em Srie (Mail Merge Recipients).
Se pretender retirar algum dos destinatrios ou fazer alteraes lista, esta a
altura indicada (procedimento indicado na pgina n 19). Quando tiver terminado
ou pretender prosseguir clique no boto OK
13. Escolher a opo Seguinte: Escrever a mens. c. electr. (Write the Email)

C. Atribuir campos
1. Colocar o cursor onde pretende que seja inserida a primeira informao (Nome,
por exemplo)
2. Clicar na opo Mais Itens (More Itens)
3. Introduzir os campos pretendidos na localizao desejada clicando duas vezes no
campo ou seleccionando e escolhendo a opo Inserir (Insert)
4. Repetir os passos anteriores para todas as indicaes necessrias (para o Ttulo e
Apelido, por exemplo)
5. Clicar na opo Seguinte, Pr-visualizar as mensagens de correio electrnico
(Preview your e-mail messages)

D. Terminar a impresso em srie

1. Neste campo pode andar com as setas << e >> para ver os diferentes E-Mails que
iro ser criados
2. Se pretender excluir alguns dos destinatrios basta clicar no boto Excluir este
Destinatrio (Exclude this recipient)
3. Quando terminar essa visualizao, clicar em Seguinte: Concluir a intercalao
(Complete the Merge)
4. Clicar na opo Correio electrnico (Merge to Email)
5. Na opo Para (To) seleccione a coluna da tabela que contm os endereos de
correio electrnico
6. Preencher o Assunto da mensagem (Subject Line)
7. Premir o boto OK para as mensagens serem criadas em Outlook e enviadas para
os destinatrios

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Sofia S Manual Microsoft Word

C RIAO DE E NVELOPES E E TIQUETAS EM S RIE

C ONCEITO
O conceito o mesmo que anteriormente, criar centenas de envelopes e/ou etiquetas com
informaes personalizadas mas com um s passo .

P ROCEDIMENTOS
Passos para criar Envelopes em Srie
1. Abrir um documento Novo
2. Iniciar o Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard), opo Envelopes (Envelopes)
3. Clicar sobre Opes de Envelope (Envelope Options) para especificar as
configuraes pretendidas:
Escolha o Tamanho de envelope (Envelope Size) do envelope que ir utilizar
No separador Opes de impresso (Printing Options) pode escolher como o
envelope dever ser inserido para ser impresso
4. Seleccionar a Base de Dados como habitualmente e passar ao passo seguinte
5. Inserir os campos respectivos (assegure-se que o cursor se encontra na caixa de
texto do Destinatrio caso contrrio ir fazer uma impresso em srie no
Remetente) e preencher o Remetente no canto superior esquerdo
6. Pr-Visualizar os resultados e garantir que a formatao e disposio do texto
tanto do Remetente como do Destinatrio est como pretendido. Terminar o
processo
Procedimento para fazer impresso em srie em etiquetas
1. Abrir um documento Novo
2. Aceder a Mailings (Mailings), boto Iniciar Impresso em Srie (Start Mail
Merge);
3. Clicar sobre Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard) para abrir o Painel de Tarefas (Task Pane) correspondente
4. Seleccionar Etiquetas (Labels) e fazer clique sobre Seguinte: Iniciar o documento
(Next: Starting document)
5. Clicar sobre Opes de Etiqueta (Label Options) para especificar as configuraes
pretendidas:
Escolher os Fornecedores de etiquetas (Label Vendors) que ir utilizar
Indicar qual o Nmero de produto (Produt Number) das suas etiquetas
(confirme do lado direito se o tamanho que surge indicado o correcto)
Aceder ao boto Nova etiqueta (New Label) para definir uma nova, caso as
etiquetas que pretenda utilizar no existam na lista disponvel
6. Clicar em OK, depois em Seguinte: Seleccionar Destinatrios (Next: Select
recipients) e seleccionar os destinatrios
7. Clicar sobre Seguinte: Preparar as etiquetas (Arrange your labels)
8. Inserir os campos de impresso em srie na primeira etiqueta da pgina (utilizando
a opo Mais Itens (More items)), a nica onde no aparece a informao Registo
seguinte (Next Record)
9. No painel de tarefas, clicar sobre Actualizar todas as etiquetas (Update all labels)
para copiar os campos de impresso em srie para as outras etiquetas
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Sofia S Manual Microsoft Word

10. Pr-visualizar o resultado e terminar o processo, guardando ou imprimindo as

etiquetas resultantes da impresso em srie

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Sofia S Manual Microsoft Word

MODELOS DO WORD
C ONCEITO
Os Modelos do Word so ferramentas fabulosas na criao de documentos que se usam
frequentemente.
De forma geral, um formulrio de pedido de frias ou despesas alterado n vezes e as
alteraes so gravados no documento original.
O Modelo um tipo de ficheiro especial a partir do qual se criam documentos em branco, com
a estrutura e formatao do Modelo. Desta forma o Modelo como se fosse o pai de todos os
documentos criados a partir dele, mas nunca alterado.
A Microsoft disponibiliza vrios modelos fantsticos para nossa utilizao.

P ROCEDIMENTOS
Passos para abrir um Modelo da Microsoft
1. Abrir o Word, se necessrio
2. No canto superior esquerdo, clicar em Ficheiro (File), rea Novo (New)
3. No painel que surgiu do lado direito, clicar uma vez numa das seguintes opes:
Modelos de Exemplo (na primeira linha de opes)
Uma das categorias que tenha surgido na rea inferior do painel Calendrios, pe
4. Quando encontrar um modelo interessante, basta clicar sobre o mesmo duas
vezes para o Word o abrir ou transferir da Internet
Passos para aceder Biblioteca de Estilos Online
1. Abrir o site www.Google.pt e pesquisar a expresso Modelos Microsoft
2. Aparecer logo na primeira opo o site Modelos Office.com, clique no mesmo
3. No topo da janela clicar em Word
4. Navegar no site at localizar o Modelo pretendido
5. Quando encontrar um Modelo interessante, clicar em Transferir
Passos para Criar um Modelo Personalizado
1. Criar o Documento base e, depois, clicar em Ficheiro (File), Guardar Como (Save
As)
2. Na rea Guardar com o tipo (Save as Type), Modelo do Word (Word Template)
3. Dar um novo ao Modelo e indicar a pasta pretendida para o mesmo (pode ser uma
pasta de rede, para vrios utilizadores terem acesso ao Modelo
4. Clicar em Guardar (Save) para terminar o procedimento
Passos para criar um Documento com base num Modelo Personalizado
1. Abrir a pasta onde foi guardado o Modelo
2. Clicar 2 vezes em cima do modelo, para abrir um documento igual ao respectivo modelo
Passos para Alterar um Modelo Personalizado
1. Abrir a pasta onde foi guardado o Modelo e clicar em cima do ficheiro do Modelo
com o boto direito do rato, Abrir (Open)
2. Realizar as opes pretendidas, guardar as alteraes e fechar o documento
3. Clicar duas vezes em cima do modelo para testar as novas alteraes
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Sofia S Manual Microsoft Word

FORMULRIOS
C ONCEITO
Os formulrios so uma ferramenta do Microsoft Word que nos permite criar documentos em
que os utilizadores podem inserir informaes pessoais ou outras, evitando o preenchimento
em papel e o tratamento moroso do mesmo, uma vez que as informaes podem ser copiadas
directamente para uma tabela para serem tratadas.
Existem dois tipos de formulrios os formulrios Clssicos e os formulrios Modernos. A
tabela seguinte exemplifica as vantagens de um e de outro:

Formulrios Modernos Formulrios Clssicos

Insero fcil de campos Insero mais complexa

Aspecto mais moderno Aspecto mais antigo

No permitem configurar limite de caracteres Permitem configurar limite de caracteres

Como aparece um campo cinzento frente do
No permitem ser impressos para se
nome do campo, permite ser preenchido ou
imprimirem em papel
em ficheiro ou em papel

P ROCEDIMENTOS
Passos para activar o separador Programador
1. Direito do rato no nome de um separador, o Base (Home), por exemplo
2. Personalizar o Friso (Customize the Ribbon)
3. Na rea do lado direito, activar a cruzinha do Programador (Developer)
4. Clique sobre o boto pretendido e, depois, em OK
Passos para criar um Formulrio Moderno
1. Abrir o Word, se necessrio
2. Inserir os ttulos das informaes que iro constar no formulrio (Nome, Contacto,
Gnero, etc)
3. Posicionar o ponteiro do rato frente da primeira informao inserida no ponto
anterior
4. Aceder ao separador Programador (Developer)
5. Na rea de controlos, clicar sobre o tipo de controlo pretendido:

Para inserir texto simples, clicar em

Para permitir a insero de uma imagem de ficheiro clicar em

Para inseres de datas, clicar em

Para obter uma listagem de opes, clicar em

6. Depois de inserir os controlos, necessrio definir as propriedades de cada um,
clicando em cima do mesmo e, seguidamente, no boto Propriedades (Properties)
do separador Programador (Developer)
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Sofia S Manual Microsoft Word

Passos para criar um Formulrio Clssico

1. Abrir o Word, se necessrio
2. Inserir os ttulos das informaes que iro constar no formulrio (Nome, Contacto,
Gnero, etc)
3. Posicionar o ponteiro do rato frente da primeira informao inserida no ponto
anterior
4. Aceder ao separador Programador (Developer)
5. Clicar no boto Ferramentas Legadas (Legacy Tools) -
6. Na rea de controlos, clicar sobre o tipo de controlo pretendido:
Para inserir texto simples, clicar em

Para permitir a insero de uma imagem de ficheiro clicar em

Para inseres de opes que podem ser seleciconadas simultanemanete,
clicar em

Para obter uma listagem de opes, clicar em

7. Depois de inserir os controlos, necessrio definir as propriedades de cada um,
clicando em cima do mesmo e, seguidamente, no boto Propriedades (Properties)
do separador Programador (Developer)

Passos para terminar o formulrio

1. Proteger o documento contra alteraes, permitindo apenas preenchimento de
formulrios (procedimento indicado na pgina n 34)
2. Gravar o ficheiro:
Guardar o ficheiro como Modelo (procedimento indicado Modelos do WorDna
pgina n 24)
Como S de leitura (Read-Only) (procedimento indicado na pgina n 34)

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Sofia S Manual Microsoft Word

MARCAS E NUMERAO

A PLICAR M ARCAS A UM T EXTO

C ONCEITO
A aplicao de marcas facilita de forma significativa a leitura de tpicos no sequenciais, sejam
dando um aspecto (ainda mais) profissional ao documento.

P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Marcas e numerao
1. Seleccionar o texto que ir conter as Marcas ou Numerao
2. No separador Base (Home), clicar na setinha do boto Marcas (Bullets) -
3. Clicar sobre a marca pretendida ou, em alternativa, clicar em Definir Nova Marca
de Lista (Define New Bullet) para inserir uma Imagem (Picture) ou Smbolo
(Symbol)
Passos para parar ou interromper as Marcas e numerao
1. Seleccionar o texto ao qual se pretende retirar a numerao
2. Clicar sobre o boto Marcas (Bullets) -

T RABALHAR COM N UMERAO

C ONCEITO
A numerao utiliza-se em tpicos sequenciais, que contenham uma ordem lgica. A
numerao em Word divide-se em Numerao Simples nmeros iguais apresentados de
forma sequencial e a Numerao Destacada numerao com vrios nveis (3, 3.1, 3.1.1, etc).

P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Numerao Simples em texto
1. Seleccionar o texto que ir conter as Marcas ou Numerao
2. No separador Base (Home) clicar na setinha da opo Numerao (Numbering)

3. Clicar sobre a numerao pretendida

Passos para inserir Numerao Destacada em texto
1. Seleccionar o texto
2. No separador Base (Home) clicar na seta do boto Lista com Mltiplos Nveis
(Multilevel List)
3. Clicar sobre o estilo de numerao destacada que pretende utilizar
4. Formatar os nveis mais elevados ou mais baixos, se necessrio:
Clicar sobre Aumentar avano (Increase Indent) e Diminuir avano (Decrease
Indent) no separador Base (Home) para elevar ou baixar o nvel dos itens ou

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Sofia S Manual Microsoft Word

Utilizar as teclas de atalho Tab (por cima do CapsLock) para aumentar avano e
Shift + Tab para diminuir o avano
Passos para parar ou interromper a numerao
1. Seleccionar o texto ao qual se pretende retirar a numerao
2. Clicar sobre o boto activo da rea de numerao ( ou )
Passos para, aps um intervalo, continuar a Numerao (Simples ou Destacada)
anteriormente utilizada
1. Seleccionar o texto que contm a primeira numerao
2. Copiar a formatao do mesmo, utilizando uma das seguintes alternativas:
Clicar duas vezes no Pincel de Formatao (Format Painter), localizado no
Separador Base (Home)
Premir a combinao de teclas CTRL + SHIFT + C
3. Seleccionar o texto que ir continuar a numerao seguinte, o que est depois do
intervalo de texto
4. Colar a formatao ao mesmo, utilizando uma das seguintes alternativas:
Passar com o Pincel de Formatao (Format Painter) por cima do texto (o
ideal utilizar a rea de seleco)
Premir a combinao de teclas CTRL + SHIFT + V
5. Premir a tecla ESC para apagar a formatao da memria
Passos para reiniciar uma Numerao (Simples ou Destacada)
1. Localizar no documento uma numerao que esteja incorrecta:

2. Clicar com o boto direito sobre o nmero que deseja que recomece como
nmero 1 ou A
3. Escolher a opo Reiniciar em 1 (Restart at 1)

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Sofia S Manual Microsoft Word

TABELAS
C ONCEITO
Para apresentar determinados dados, a tabela sem dvida a melhor opo. De facto o Excel
o melhor programa para a conseguir, mas o Microsoft Word tambm permite a insero,
alterao e configurao de tabelas de forma bastante intuitiva.

I NSERO DE T ABELAS
P ROCEDIMENTO
Passos para inserir Tabelas
1. Colocar o cursor onde pretende inserir a tabela
2. No separador Inserir (Insert), clicar sobre o boto Tabela (Table)
3. Movimentar o ponteiro do rato nos quadrados da grelha (cada quadradinho
representa uma clula) at ao nmero de colunas e linhas desejadas (a indicao
5x3, por exemplo, indica que a sua tabela ir ter 5 colunas e 3 linhas)
4. Quando surgir a indicao de colunas e linhas que pretende, clicar uma vez com o
boto esquerdo do rato
5. Inserir os dados pretendidos na tabela
Nota: Pode explorar a opo Tabelas Rpidas (Quick Tables) que lhe permite inserir tabelas j
pr-formatadas com dados inseridos, utilizados em situaes especficas (calendrios, listas de
itens, entre outras).

Passos para visualizar os constituintes de uma Tabela

1. Clicar sobre a tabela
2. No separador Esquema (Layout), clicar no boto Ver Linhas de Grelha (View
Gridlines)

P ERSONALIZAR T ABELAS
P ROCEDIMENTOS
Tcnicas para seleccionar Tabelas e seus Constituintes

Seleccionar Procedimento
Clicar no canto inferior esquerdo da clula, onde o ponteiro do rato assume a
Uma clula forma de seta negra na diagonal a apontar para o canto superior direito ( ).
Clicar na rea de seleco esquerda da linha, onde o ponteiro do rato assume a
Uma linha forma de uma seta a apontar para a direita
Clicar na grelha no topo da coluna, onde o cursor do rato se transforma numa
Uma coluna seta negra a apontar para baixo ( )
Clicar no quadrado que aparece no quadrado superior esquerdo da tabela ( ),
Toda a tabela
onde o ponteiro do rato assume a forma duma seta qudrupla

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Sofia S Manual Microsoft Word

Seleccionar Procedimento
Um grupo de Clicar na primeira clula e arrastar at seleccionar todas as clulas pretendidas
clulas
Com o ponteiro do rato na margem esquerda, clicar e arrastar at seleccionar
Vrias linhas todas as linhas pretendidas.
Com o ponteiro do rato por cima das colunas, clicar e arrastar at seleccionar
Vrias colunas todas as colunas pretendidas.

Passos para formatar uma tabela automaticamente

1. Colocar o cursor na tabela que deseja formatar
2. Aceder a Ferramentas de Tabela (Table Tools), separador Estrutura (Design)
3. No grupo Estilos de Tabela (Table Styles), clicar no boto Mais (More) da galeria
dos estilos de Tabela

4. Clicar sobre o Estilo desejado uma vez para o aplicar tabela.

Passos para eliminar qualquer um dos constituintes da tabela
1. Seleccionar o constituinte que pretende eliminar
2. Eliminar a seleco, premindo a tecla Backspace
3. Se necessrio, indicar ao Word se pretende que as clulas que ficam sejam
movidas para baixo ou para a esquerda
Passos para inserir linhas
1. Colocar o cursor numa linha prxima da que ser inserida
2. Inserir a nova linha:
No separador Esquema (Layout), clique sobre o boto Inserir Acima (Insert
Above) ou Inserir Abaixo (Insert Below), mediante pretende que a nova linha
se situe em cima ou em baixo da linha onde est posicionado o cursor
Clicar com o boto direito do rato na linha indicada no passo 1 e, na opo
Inserir (Insert), escolha a mais adequada
Passos para inserir colunas
1. Colocar o cursor numa coluna prxima da que ser inserida
2. Inserir a nova coluna:
No separador Esquema (Layout), clicar sobre o boto Inserir Esquerda
(Insert Left) ou Inserir Direita (Insert Right), mediante pretende que a nova
coluna se situe direita ou esquerda da coluna onde est posicionado o
cursor
Clicar com o boto direito do rato na coluna indicada no passo 1 e, na opo
Inserir (Insert), escolher a soluo mais adequada

Passos para redimensionar altura de linhas

1. Seleccionar a(s) linha(s) s quais pretende definir um nova altura
2. Aceder ao separador Esquema (Layout) ao grupo Tamanho da Clula (Cell Size)

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Sofia S Manual Microsoft Word

3. Definir a nova altura na caixa correspondente, usando as setas ou escrevendo

directamente o valor:
Passos para redimensionar largura de colunas
1. Seleccionar a(s) coluna(s) s quais pretende definir um nova largura
2. Aceder ao separador Esquema (Layout) ao grupo Tamanho da Clula (Cell Size)
3. Definir a nova largura na caixa correspondente, usando as setas ou escrevendo
directamente o valor:
Passos para ajustar a tabela ao tamanho da janela
1. Colocar o cursor na tabela
2. Aceder ao separador Esquema (Layout), grupo Tamanho da Clula (Cell Size),
boto Ajuste Automtico (AutoFit)
3. Clicar sobre Ajuste Automtico ao Contedo (AutoFit Contents), para ajustar a tabela
aos seus contedos
4. Clicar sobre Ajuste Automtico Janela (AutoFit Window), para ajustar a tabela
janela

Passos para colocar as colunas ou as linhas todas do mesmo tamanho

1. Seleccionar o pretendido:
Se a alterao for em toda a tabela, basta colocar o cursor sobre a mesma
Se a alterao for para utilizar apenas em linhas ou colunas especficas, ento
necessrio seleccionar as linhas ou colunas pretendidas
2. Aceder ao separador Esquema (Layout), grupo Tamanho da Clula (Cell Size), e
clicar sobre a opo desejada:
Distribuir linhas (Distribute rows)
Distribuir colunas (Distribute columns)

Passos para alterar o alinhamento das clulas

1. Seleccionar as clulas pretendidas
2. Definir o alinhamento:
Aceder ao separador Esquema (Layout) e clique sobre o boto do alinhamento
pretendido
Clicar com o boto direito do rato nas clulas, escolher Alinhamento de
Clulas (Cell Alignment) e seleccionar uma das opes
Passos para alterar a direco do texto
1. Seleccionar as clulas
2. Definir a direco do texto:
Aceder ao separador Esquema (Layout) e clicar sobre o boto Orientao do
Texto (Text Direction) pretendido at encontrar o resultado pretendido
Clicar com o boto direito do rato sobre as clulas seleccionadas, escolha
Orientao do Texto (Text Direction) e seleccione uma orientao (horizontal,
vertical para cima ou vertical para baixo). Para finalizar clique sobre OK
Passos para repetir a primeira linha em todas as folhas, caso a tabela seja extensa
1. Seleccionar a primeira linha da tabela (a que se pretende repetir)

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Sofia S Manual Microsoft Word

2. Aceder ao final do separador Esquema (Layout), boto Repetir Cols. Cabealho

(Repeat Header Rows)

Passos para converter texto em tabela

1. Seleccionar o texto pretendido
2. No separador Inserir (Insert), clicar sobre o boto Tabela (Table) e escolher a
opo Converter Texto em Tabela (Convert Text to Table)
3. Seleccionar as definies que pretende:
Seleccionar o Nmero de colunas (Number of columns) em que pretende que
o seu texto seja convertido
Para ajustar a tabela ao texto, seleccionar uma opo de Comportamento do
ajuste automtico (Autofit behaviour) ver pgina Error! Bookmark not
defined. para opes
Para determinar a forma como o texto ir ser repartido pelas colunas,
seleccionar uma das opes Separar texto por (Separate text at)
4. Clicar em OK
Nota: Pode converter uma tabela em texto se seleccionar a tabela e clicar, no separador
Esquema (Layout), no boto Converter em Texto (Convert to Text).

Passos para introduzir frmulas numa tabela

1. Colocar o cursor na clula que ir conter o resultado do clculo
2. No separador Esquema (Layout), clicar sobre o boto Frmula (Formula)
3. Inserir a frmula. Se est a introduzir uma funo, pode escreve-la ou seleccion-la
a partir da lista Colar Funo (Paste function)
4. Escolher o Formato do nmero (Number Format) se necessita de um formato
diferente do predefinido
5. Clicar sobre OK

Passos para actualizar Frmulas

1. Alterar os valores pretendidos
2. Escolher uma das seguintes opes:
Colocar o cursor no incio da clula que contm a frmula e premir a tecla {F9}
Clicar com o boto direito do rato sobre o resultado e escolher a opo
Actualizar Campo (Update Field)

32
Sofia S Manual Microsoft Word

JUNTAR VRIOS DOCUMENTOS

C ONCEITO
Quando nos cabe a tarefa de juntar vrios documentos, provenientes de diferentes fontes, a
possibilidade de os mesmos estarem profissionalizados praticamente nula.
Ainda assim possvel, com a tcnica que iremos analisar de seguida, tornar este
procedimento o menos moroso possvel.

P ROCEDIMENTO
Passos para juntar vrios documentos
1. Abrir o primeiro documento
2. Modificar, se necessrio os estilos
3. Guardar o documento principal
4. Abrir o segundo documento a inserir no primeiro
5. Seleccionar todo o segundo documento com triplo clique na rea de seleco
6. Copiar
7. Voltar ao documento inicial, CTRL + End para ir ao final do documento
8. Colar o texto do outro documento
9. No canto inferior da colagem, clicar em , que vai permitir aceder s
opes de colagem:

10. Clicar na ltima opo - - Manter Apenas o Texto (Keep Text Only)
11. Realizar os passo 4 a 10 para todos os documentos a juntar
12. Com todos os textos juntos, retirar paragrafos incorrectos
13. Aplicar os estilos de ttulos
14. Fazer indice
15. Inserir Capa
16. Definir os retoques finais

33
Sofia S Manual Microsoft Word

PROTEGER DOCUMENTOS
Apesar de ser prtica comum converter ficheiros do Word para PDF para garantir a segurana
dos mesmos, a verdade que existem na Internet variados softwares que convertem PDFs
para Word, mesmo estando protegidos.

Nesse sentido muitas vezes aconselhvel enviar o documento em Word protegido com
palavra passe. Desta forma, o destinatrio s conseguir abrir, ler e imprimir o documento no
sendo sequer possvel seleccionar uma nica palavra.

Passos para converter um documento Word num documento s de leitura e impresso

1. Aceda ao Separador Rever (Review)
2. Clique no boto Restringir Edio (Restrict Editing)
3. No painel que surgiu do lado direito, activar a opo
Permitir apenas este tipo de edio no documento (Allow
only this type of editing in the document)
4. Clique na seta de opo existente frente de Sem
alteraes (s de leitura) e clique sobre Preenchimento
de formulrios (Filling in forms)
5. Na parte inferior do painel, clique no boto Sim, impor
proteco (Yes, Start Enforcing Protection)
6. Introduza a palavra passe requerida duas vezes (
obrigatrio este passo caso contrrio qualquer pessoa
pode desproteger o documento)
7. Clique no boto OK
8. Grave o documento e verifique se a proteco foi executada
Passos para definir um ficheiro Word como s de leitura
1. Aceder ao separador Ficheiro (Menu File), Guardar Como (Save As)
2. Na rea inferior direita, clicar em Ferramentas (Tools), Opes Gerais (General
Options)

3. Inserir a palavra passe pretendida na rea Palavra passe para modificar (Password
to modify) e activar Recomendada s a leitura (Read Only recommended)
4. Repetir a palavra passe inserida
5. Premir OK para terminar o procedimento

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 Sofia S Manual Microsoft Word

1.1.

CONTATOS
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