Formao SGC Sistema de Gesto de Correspondncia

Sistema de Gesto de Correspondncia que tem como papel a organizao de armazenamento das informaes tendo como base:

Registo, de documentos em livros para o efeito de forma que estes possam ficar disponveis em formato digital no sistema e
posteriormente poderem circular no sistema SGC como parte integrante de uma distribuio ou processo;

Distribuio, como meio de se poder por a circular diversos tipos de informao (documentos registados, informaes, despachos,
anexos, etc) entre os utilizadores do sistema SGC.

Processos, como meio de organizao de vrios registos e distribuies e tendo em conta os tipos de programas de apoio a
requerentes.

Barras de ferramentas

Registos
Qualquer documento recebido ou enviado em suporte papel ou digital dever ser registado num livro de registo de entrada/sada de
documentos, e assim constituir um documento inicial relacionado com uma futura distribuio ou processo.

Se estiver em papel dever ser digitalizado atravs de um scanner e guardado temporariamente em pasta no disco do computador. O
formato de imagem utilizado o tiff.
Se estiver em formato digital basta fazer o registo e associar a uma distribuio se esta j existir.

Pg. 1
Ex:

Pg. 2
Introduo de um registo sem utilizar os templates (Ex: Sada de Correspondncia)

Carregar [Registar]

Pg. 3
Carregar [Voltar] > Dar incio distribuio

Pg. 4
Associar documento:

Carregar no sinal de + em documentos.

Pg. 5
Pg. 6
Procurar o documento gravado em disco.

Carregar no boto Inserir.

Pg. 7
Depois, adicionar a entidade para quem vai ser enviado o ofcio.

Pg. 8
Carregar em PRINCIPAL
Pg. 9
Resultado:

Guardar.

Para associar a uma distribuio j existente, vou lupa de registos pesquisar o registo de entrada (o n j conhecemos) que deu
origem distribuio em causa. Carregar no boto limpar, seleccionamos o livro de entradas e a seguir seleccionar [Ambos]. Colocar
elementos Ano e n do registo e fazer pesquisar.
Pg. 10
Depois, abrimos o registo pesquisado:

Pg. 11
Pg. 12
Abrir a distribuio em causa:

Pg. 13
Vou ao separador {Outros Dados}
Carrego na lupa, insere-se o Ano e o n de registo de sada, clica-se em pesquisar o documento:
Pg. 14
Pg. 15
Resultado da pesquisa:

Selecciono linha (fica com cor laranja) e fao clique em seleccionar

Pg. 16
Volto para o separador Dados Gerais para dar seguimento distribuio (associar um utilizador):

Preencho a informao de despacho e adiciono um utilizador (em etapas).

Portanto, carrego no sinal + em etapas e adiciono um utilizador:

Pg. 17
Selecciono utilizador aps pesquisa pelo nome: Ex: Sabr* (Sabrina) * substitui quaisquer caracteres direita do nome.
Fazer clique no boto [Sequencial].

Finalmente selecciono ENVIAR para enviar a distribuio ao utilizador seleccionado na etapa.

Pg. 18
Processos (Classes de Processo)
Agregam por classes de processo as informaes sobre um ou mais registos/distribuies.

Ex: Processo: HD/2009/165

Classe: HD Apoio Recuperao Habitao Degradada

NOTA IMPORTANTE:
Qualquer uma das entidades Registo, Distribuio e Processo pode estar relacionada entre si, ou seja, se ao consultarmos um deles,
houver outros registos, distribuies ou processos relacionados, estes podero ser abertos para consulta directamente atravs de uma
hiperligao correspondente.

Pg. 19
Tarefas recebidas (distribuies recebidas de outros utilizadores)

Pg. 20
Tarefas enviadas (distribuies recebidas de outros utilizadores)

Pg. 21
Procedimentos gerais:

Abrir entidade;
Digitalizar o documento;
Registar no livro de entradas respectivo (classificao do documento dentro do livro);
Criar processo se no existir;
Criar uma distribuio se no existir.

Pg. 22