FORMATOS, TABLAS Y LISTAS

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

AUTOR: Politcnico Grancolombiano
NDICE
NDICE

Desarrollo de cada una de las unidades temticas

1. Tablas de contenido

1.1. Estilos

1.2. Numeracin automtica de listas dentro del texto

2. Listas automticas de objetos Acceso rpido

3. Ejemplificacin de la temtica

3.1. Creacin de la estructura numeracin del documento

3.2. Insercin correcta de una figura

DESARROLLO
3.2.1. Insertar la imagen

3.2.2. Insertar el ttulo de la imagen

3.3. Generacin de la tabla de contenido y de la lista de figuras

Lista de Figuras GLOSARIO REFERENCIAS

Este material pertenece al Politcnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
o parcial.
 02 -------
DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMTICAS Para la creacin de un ttulo o un subttulo en Microsoft Word se debera hacer lo siguiente:

1. Marcar el texto que quiere convertir a Titulo o Subtitulo.

En esta cartilla se muestra la manera de crear listas automticas (de objetos), as como tablas de
contenido dentro de un documento de texto con formato usando el procesador de texto 2. Buscar el estilo que se ajuste a lo que quiere poner ver figura 2.
Microsoft Word. La creacin adecuada de dichos elementos automticos garantiza la produccin
de documentos de calidad. Usaremos como procesador de texto de ejemplo Microsoft Word
versin 2016.

1. Tablas de contenido

Las tablas de contenido o ndices son listados automticos y jerrquicos que Microsoft Word
genera a partir de informacin del formato del documento. Las tablas de contenido se basan en
el concepto de estilos.

1.1. Estilos

Dentro de un documento se puede dar formato a un pedazo de texto para resaltarlo sobre el
resto, por ejemplo, si se quiere escribir un ttulo o un subttulo. La solucin para dar formato a Figura 2. Expansin de las opciones de Estilo
estos encabezados (ttulo, subttulo) podra pensarse a primera vista es usar el formato de negrilla Fuente: (Elaboracin propia)
y/o aumentar el tamao de la letra; sin embargo, la forma recomendada de realizar esta labor es
usando los estilos en Microsoft Word.

Se puede encontrar los estilos de texto en la cinta de Inicio y se va al apartado de Estilos en la

figura 1 se ilustra la ubicacin de la opcin de estilos.

1.2. Numeracin automtica de listas dentro del texto

Si se requiere hacer una lista numerada basta con hacer primero el listado (escribir una palabra
debajo de la otra), seleccionar el texto y finalmente usar la opcin de numeracin dentro de la
cinta de inicio. En la figura 3 se muestra la forma de usar la auto numeracin en una lista.


Figura 1. Cinta de inicio -> Estilos

Fuente: (Elaboracin propia)

3 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 4

 En este apartado se puede insertar el ttulo del objeto del que se quiera llevar un registro para
despus listarlo. Los objetos pueden ser figuras, tablas, ecuaciones, etc. Ver figura 5.

Figura 5. Expansin de Insertar Ttulo.

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 3. Uso de auto numeracin con una lista
Si el objeto que quiere listar no aparece en los Rtulos del ttulo, puede crear nuevos rtulos
Fuente: (Elaboracin propia) (haciendo clic en botn del mismo nombre). En la figura 6 se muestra la forma de crear nuevos
rtulos.

2. listas automticas de objetos

Esta opcin se usa a la hora de crear listas de objetos (tablas, figuras, ecuaciones, etc.), de manera
automtica en Microsoft Word. Para esto se debe hacer uso de la utilidad de insercin de ttulo,
dentro de la cinta de referencias. En la figura 4 se muestra esta opcin.

Figura 4. Cinta de referencias -> insertar titulo

Figura 6. Creacin de nuevos rtulos. / Fuente: (Elaboracin propia)
Fuente: (Elaboracin propia)

5 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 6

 Una vez escoja el rtulo, Microsoft Word inserta un texto en el documento y le adiciona un 3. Ejemplificacin de la temtica
nmero que va siguiendo un nmero consecutivo. Por ejemplo, la primera vez que inserte el
rtulo Ilustracin, el procesador de texto insertar el texto Ilustracin 1, la segunda vez que Haremos un pequeo documento, en Microsoft Word 2016, que servir de ejemplo para mostrar
usted lo haga Microsoft Word insertar el texto Ilustracin 2 y as sucesivamente. Si usted las funcionalidades mencionadas.
quiere insertar una figura entre la Ilustracin 1 y la Ilustracin 2, Word insertar el texto
Ilustracin 2 y automticamente actualizar el orden de todas ilustraciones del documento. Lo El documento tendr 5 partes, ndice, introduccin, cuerpo, conclusiones y al final una lista de
anterior pasa con todos los rtulos. figuras usadas.

3.1. Creacin de la estructura numeracin del documento

Primero creamos la estructura del documento descrita como se puede ver en la figura 7.

Figura 7. Estructura del texto de ejemplo.

Fuente: (Elaboracin propia)

7 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8

 Hay que tener en cuenta que esa estructura tiene solo los ttulos (o encabezados) del documento. Esa lista de ttulos debera quedar numerada, para esto usamos la opcin de auto numeracin de
Entonces, se debe dar formato a esos ttulos con la opcin de estilos explicada en la seccin 2.1.1 listas que esta explicada en la seccin 2.1.2. En la figura 9 se muestra como queda el texto del
y el texto quedara como en la figura 8. documento despus de auto numerar los ttulos.

Figura 8. Texto despus de usar estilos, en este caso ttulo

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 9. Auto numeracin de la lista de ttulos

Fuente: (Elaboracin propia)

9 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 10

 Ahora, insertemos un texto en la introduccin, 3 prrafos en el cuerpo y un prrafo en las Al insertar esos textos aleatorios deberamos tener un documento como lo ilustra la figura 11.
conclusiones (este texto debe estar en el estilo normal). Para insertar texto aleatorio usamos la
funcin de Microsoft Word =Rand(#) la cual crea e inserta prrafos.

En la figura 10 se muestra el uso de la funcin =rand(#), donde al oprimir ENTER se genera el

nmero de prrafos aleatorios descritos por el # . Note que est marcado el texto estilo normal.

Figura 10. Uso de la funcin =rand(#) para la generacin de prrafos aleatorios

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 11. Texto resultado de la insercin de prrafos aleatorios.

Fuente: (Elaboracin propia)

11 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 12

 3.2. Insercin correcta de una figura

En primera instancia la insercin de una imagen en un texto podra ser trivial (siguiendo la ruta
insertar-> imgenes), sin embargo, lo que se desea hacer es una lista de las figuras teniendo en
cuenta su ocurrencia dentro del documento. Para realizar esta labor de una manera adecuada se
recomienda que todas las figuras (y en general todos los objetos) tengan una etiqueta, y un
nombre, es decir al insertar la imagen 1, se le debe poner la etiqueta figura 1. Y un ttulo.

Por ejemplo, en este documento se desea insertar 5 imgenes, una imagen de la Va Lctea, una
imagen del sistema solar, una imagen del planeta tierra, un mapa de Colombia y un mapa de
Bogot. Tenemos que hacer entonces 2 cosas: 1. insertar la imagen y 2. Insertar el ttulo de la
imagen.

3.2.1. Insertar la imagen

Se va a insertar una imagen despus de cada prrafo en el texto, lo que implica crear otros dos
prrafos aleatorios con la funcin =rand(2). Despus del primer prrafo se debe ir a la
opcin insertar y despus a imagen y seleccionar la imagen que desea insertar. En la figura 12 se
muestra la opcin de insertar imagen.

Figura 12. Insertar imagen desde archivo.

Fuente: (Elaboracin propia)

13 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14

 Y el documento resultante se puede ver en la figura 13. Note que existen unos pequeos crculos en los vrtices y lados de la imagen recin insertada.
Esos crculos sirven para cambiar las dimensiones de la imagen. Para hacer esto se debe arrastrar
el circulito con el puntero del mouse.

3.2.2. Insertar el ttulo de la imagen

Para insertar el ttulo de la imagen se debe hacer lo siguiente, en la cita de Referencias, ir a

insertar ttulo. En la figura 14 se muestra esta instruccin donde se despliegan los posibles rtulos
a usar (para el ejemplo se usar el rotulo Ilustracin). Se pueden crear nuevos rtulos como se
explica en la seccin 2.2.

Figura 13. Resultado de insertar la imagen en el documento

Fuente: (Elaboracin propia)

15 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 16


Figura 15. Titulo insertado en el documento.

Fuente: (Elaboracin propia)

Este ttulo se puede complementar con el nombre de la imagen, algo como Ilustracin 1. Va
Lctea. En la figura 16 se muestra el proceso terminado.

Figura 14. Insertar el ttulo de la imagen

Fuente: (Elaboracin propia)

El documento ahora tiene el ttulo de la ilustracin 1, como se muestra en la figura 15:

Figura 16. Proceso de insercin de ttulo de la imagen terminado

Fuente: (Elaboracin propia)

17 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 18

 De manera similar se insertan las imgenes y los ttulos mencionados en la seccin 3.2, es decir,
imgenes de:

Va lctea.

Sistema solar.

Planeta tierra.

Mapa de Colombia.

Mapa de Bogot.

3.3. Generacin de la tabla de contenido y de la lista de figuras
Figura 18. Referencias -> Tabla de contenido
El esquema del documento como debera ir quedando se muestra en la figura 17. Fuente: (Elaboracin propia)

Finalmente en la figura 18 se muestra la tabla de contenidos generada automticamente

Figura 17. Esquema de documento con imgenes y ttulos de las imgenes

Fuente: (Elaboracin propia)

Ahora, quiere generar la tabla de contenido y el listado de ilustraciones que, si se ha realizado Figura 19. Tabla de contenido generada automticamente.
bien el proceso hasta ahora, es relativamente fcil.
Fuente: (Elaboracin propia)

19 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 20

 Un nuevo cuadro de dilogo aparece, donde se debe escoger el la etiqueta de ttulo para el cual
se quiere hacer la lista, en la figura 19 se muestra el dilogo descrito.

Figura 20. Referencias ->Tabla de Ilustraciones

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 21. Referencias->tabla de ilustraciones-> Escoger etiqueta de titulo

Fuente: (Elaboracin propia)

21 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 22

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Finalmente, en la figura 20 se muestra la lista de figuras generada automticamente. GLOSARIO

Es un nivel jerrquico dentro del documento (Ttulo, subttulo, etc.), y tiene una fuente
Estilos
asociada a l.

Conjunto de caracteres tipogrficos de un determinado diseo y tamao de estilo o tipo de

Fuente letra. Usualmente, cada estilo de letra (Times New Roman, Helvtica, Arial, etc.) Est
disponible en cuatro variaciones normal, negrilla, cursiva o itlica y subrayada.

Diccionario tcnico que recoge palabras utilizadas en un determinado entorno. En el

Glosario mundo de la informtica -y dada la presencia de numerosos acrnimos y trminos en
ingls-, abundan los glosarios que recogen definiciones de trminos tcnicos.
Figura 22. Lista de figuras generada automticamente

Fuente: (Elaboracin propia)

Listado del conjunto de figuras de un documento con informacin acerca de la pgina
Lista de figuras
dnde est determinada figura dentro del documento.

Listado del conjunto de tablas de un documento con informacin acerca de la pgina

Lista de tablas
dnde est determinada tabla dentro del documento.

Pages
Procesador de texto de Apple integrada en el paquete iWork. Funciona localmente como
aplicacin de escritorio.
En ltimo lugar se presenta, en la figura 21, el esquema del documento completo.
Procesador de Programas de ofimtica especializados en hacer documentos de texto, los ms conocidos
texto son Word, Pages y Writer.

Procesador de Programa que hace parte de una suite de ofimtica y sirve para la manipulacin de texto y
texto la elaboracin de documentos de texto con formato.

Tambin etiqueta, Palabra usada para nombrar los objetos que se pueden listar de manera
Rtulo
automtica (tabla, figura, ecuacin, etc.).

Suite Ofimtica Conjunto de programas usados comnmente en oficinas, tambin en el mbito acadmico.
Figura 23. Esquema del documento completo

Fuente: (Elaboracin propia)

Tambin ndice, es el listado del contenido de un documento con informacin de la pgina
Tabla de contenido
donde est determinada seccin del documento.

23 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 24

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Figura 13. Resultado de insertar la imagen en el documento ..................................................................... 14
Ttulo Es una palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de un documento.

Figura 14. Insertar el ttulo de la imagen .................................................................................................... 16

Procesador de texto de Microsoft, integrada en el paquete MS Office. Funciona localmente
Word
como aplicacin de escritorio.
Figura 15. Titulo insertado en el documento. ............................................................................................. 17

Procesador de texto integrado en el paquete de OpenOffice y LibreOffice. Funciona Figura 16. Proceso de insercin de ttulo de la imagen terminado ............................................................. 17
Writer
localmente como aplicacin de escritorio.

Figura 17. Esquema de documento con imgenes y ttulos de las imgenes ............................................ 18

Figura 18. Referencias -> Tabla de contenido ............................................................................................. 19

LISTA DE FIGURAS. Figura 19. Tabla de contenido generada automticamente. ...................................................................... 19

Figura 1. Cinta de inicio -> Estilos .................................................................................................................. 2 Figura 20. Referencias ->Tabla de Ilustraciones .......................................................................................... 20

Figura 2. Expansin de las opciones de Estilo ............................................................................................... 3 Figura 21. Referencias->tabla de ilustraciones-> Escoger etiqueta de titulo .............................................. 21

Figura 3. Uso de auto numeracin con una lista ........................................................................................... 4 Figura 22. Lista de figuras generada automticamente. ................................ Error! Marcador no definido.

Figura 4. Cinta de referencias -> insertar titulo ............................................................................................. 4 Figura 23. Esquema del documento completo ............................................................................................ 22

Figura 5. Expansin de Insertar Ttulo. .......................................................................................................... 5

Figura 6. Creacin de nuevos rtulos. ........................................................................................................... 5

Figura 7. Estructura del texto de ejemplo. .................................................................................................... 7

Figura 8. Texto despus de usar estilos, en este caso ttulo ......................................................................... 8

Figura 9. Auto numeracin de la lista de ttulos ............................................................................................ 9

Figura 10. Uso de la funcin =rand(#) para la generacin de prrafos aleatorios ...................................... 10

Figura 11. Texto resultado de la insercin de prrafos aleatorios. ............................................................. 11

Figura 12. Insertar imagen desde archivo. .................................................................................................. 13

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POLITCNICO GRANCOLOMBIANO - 2016