Practica 4: Combinar correspondencia

Ejercicio1: en este ejercicio personalizaremos el archivo Invitacin que

creamos en ejercicios anteriores, para que cada invitacin incluya el nombre del
invitado. Para ello, utilizaremos el archivocontactos.accdb de la carpeta de
ejercicios del curso.

1. Abre el archivo Invitacin.

2. En la ficha Correspondencia, pulsa en Iniciar combinacin de

correspondencia y selecciona la opcin Paso a paso por el Asistente
para combinar correspondencia.

3. Se abrir un panel en el lateral derecho. Deja marcada la opcin Cartas y

pulsa el enlace inferior Siguiente: Inicie el documento.

4. En el paso 2 dejamos marcada Utilizar el documento actual y

pulsamos Siguiente.

5. En el paso 3 dejamos marcada Utilizar una lista existente. Un poco ms

abajo, pulsaremos Examinar....

6. Se abrir una ventana donde deberemos buscar el archivo que contiene los
datos a combinar. En este caso el archivo contactos.accdb. Localzalo, en
la carpeta Ejercicios, seleccinalo y pulsaAbrir.

7. Se abrir una ventana con la lista de destinatarios.

8. Marca la casilla de todos los contactos Clase y pulsa Aceptar.

9. De nuevo en el panel, pulsa Siguiente.

10. Ahora se muestran varios enlaces para incluir datos de la base en la carta.
Haz clic en el documento, despus de palabra Sr(a). Inserta un espacio.
Luego, pulsa sobre Ms elementos.

11. Selecciona Nombre y apellido, pulsa Insertar. Luego, pulsa Cerrar. La

invitacin ahora empieza con el texto Sr(a) <<Nombre>> <<Apellido>>

12. Pulsa Siguiente. Ahora vers que el texto es Sr(a) Teresa Martin y que el
panel dispone de unos botones << y >> para ir movindonos por las distintas
invitaciones. Al pulsarlos veremos cmo va cambiando el nombre.

13. Pulsa Siguiente. Este ltimo paso permitira imprimir las invitaciones. Como
se trata de un ejemplo no vamos a pedirte que lo hagas.
 14. Cierra el panel y cierra el documento, guardando los cambios.

Ejercicio 2: en este ejercicio aprenderemos modificar los destinatarios de la

correspondencia combinada.

1. Abre el archivo Invitacin, y pulsa S si se muestra el mensaje de seguridad.

2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinacin de

correspondencia, haz clic sobre la herramienta Editar lista de
destinatarios. Se abrir la ventana con la lista de contactos de la base de
datos.

3. Sabemos que Ana no podr asistir a la fiesta porque al terminar el curso se

va de viaje con su familia. Por lo tanto no vamos a enviarle la invitacin.
Pulsa el enlace inferior Buscar destinatario. En el cuadro, escribe Ana y
pulsa Buscar siguiente. Luego pulsa Cancelar para cerrar la ventana.
Vers seleccionado el registro correspondiente a Ana. Una vez encontrado,
desmarcamos su casilla.

4. Hemos detectado otro error. A Mari Carmen le gusta que la llamen

simplemente Carmen, as que vamos a modificar el registro para que la
invitacin sea de su agrado. Ten presente que la modificacin se realizar
sobre la base de datos.

5. Selecciona en el apartado Origen de datos la base contactos.accdb.

Luego haz clic en el botn Edicin.... Se abrir una ventana muy similar que
nos permitir modificar registros.

6. Haz clic en el botn Buscando... para localizar a Mari Carmen.

7. Una vez aparece seleccionada, haz doble clic sobre la palabra Mari para que
se seleccione, y pulsa SUPR y pulsa Aceptar.

8. Debers aceptar el mensaje que te pregunta si deseas conservar las

modificaciones.

9. Ahora se muestra de nuevo la lista de destinatarios, pero en vez de Mari

Carmen pone Carmen.

10. Vamos a practicar cmo dar de alta nuevos registros y cmo eliminarlos.
Vuelve a seleccionar la base y a pulsar el botn Edicin....
11. Pulsa el botn Nueva entrada. En la lista veremos un registro en blanco. En
cada columna iremos introduciendo los datos:
Nombre: Bruno
Apellidos: Castaero
Categora: Trabajo
Direccin: Vallehermoso, 2
Telfono: 352418792
email: 352418792@aulaclic.es

12. Pulsa Aceptar y acepta los cambios. Vuelve a Aceptar la otra ventana.

13. En la ficha Correspondencia, grupo Vista previa de resultados, utilizamos

los botones de navegacin entre los registros hasta comprobar
que Bruno dispone de invitacin.

14. Volvemos a pulsar Editar lista de destinatarios. Porque, en

realidad, Bruno es un contacto del trabajo, as que no pinta nada en la fiesta
de fin de curso. Sera suficiente con desactivar su casilla para que no se
genere su invitacin, sin embargo, vamos a ver cmo eliminarlo.

15. Selecciona contactos.accdb y pulsa Edicin....

16. En la lista de la ventana Modificar origen de datos, haz clic sobre el

registro que hemos introducido y pulsa el botn Eliminar entrada. Confirma
la accin y acepta el cuadro de dilogo.

17. Comprueba que ya no aparece en la lista de destinatarios.

18. Cierra el documento, guardando los cambios.