ADMINISTRACION

APRENDIZ:
DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
 INTRODUCCION

La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le

debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al
manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el
destino final con el objeto de acelerar su bsqueda, facilitacin y conservacin.
 LOGROS

CONOCER: las funciones pblicas y los dems organismos regulados por la

presente ley.

INDENTIFICAR: Los archivos son importantes para la administracin y la

cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes.

APLICAR: la documentacin organizada, en tal forma que la informacin

institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin) Descripcin:

Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en

la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el
entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los

conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento que
usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y
analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente
ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de

archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el

primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la
oficina o unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones
para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad
vigente.

FUNCIONES:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin,
hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

CONTROL:
Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La
Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del
rea. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin
documental, La definicin de la Informacin contenida en los formatos y
su uso. La disposicin

Final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias

generadas por documento. El establecimiento de vigencias
administrativas y valores documentales.

MANTENIMIENTO:
Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento,
puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del documento en
fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la informacin
y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es decir,
que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como
tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn
la clase de documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de
cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias,
hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nmina, personal de
contrato y la informacin en medios magntico.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS:

Esta funcin consiste en recopilar los documentos, debidamente

clasificados y organizados por contenidos o temas especficos, y
ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con el
fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de
facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a
apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y
cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa
se maneja informacin muy valiosa donde clientes internos presenta su
hoja de vida con toda su informacin que esto debe es reservado y se
tiene una tica como profesional con respeto y algo confidencial.

DESCARTE DE DOCUMENTOS (COMIT):

En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos

que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan
a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado
 y conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de la
persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el
tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin.
Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el
Archivo General de la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte
de documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que
regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden
durar en un archivo hasta diez aos.

RECUPERACIN DE LA INFORMACIN:

Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de

datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o
indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la
recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de
informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves
en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

EL RUIDO DOCUMENTAL: Se produce cuando nos encontramos con un

gran nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.
SILENCIO DOCUMENTAL: Se puede definir como la falta de informacin
o hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los
archivos.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS:

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de

las etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo
de gestin, central y la disposicin final.

SEGN LA ORGANIZACIN:

De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

ARCHIVO CENTRALIZADO:

Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la

organizacin.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO:

Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin. Es

decir, es independiente de todo proceso archivstico.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALIZADO:

Este depsito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las

dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y
depende del archivo central

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO:

 Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina.

SEGN SU USO: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se

determina en cada una de las etapas documentales, segn a los
requerimientos de la organizacin:

ARCHIVO ACTIVO: Este archivo est compuesto por documentos del

ao actual o aos anteriores que se encuentren en proceso de
tramitacin como: historias laborales, resoluciones, contratos y dems
documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es
el que satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente.
ARCHIVO SEMI ACTIVO: Son los documentos que varan en su periodo
de conservacin y su consulta es menor.

ARCHIVO INACTIVO: Son los documentos con una durabilidad perpetua

en el periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias
se maneja los archivos activos ya que los dems documentos los maneja
en archivo central.

SEGN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una

de sus etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

ARCHIVO DE GESTIN: Es toda la documentacin que se encuentra

depositada y est sujeta a consulta administrativa por toda la
organizacin.

ARCHIVO CENTRAL: Es la agrupacin de documentos que han sido

transferidos por diferentes archivos de gestin de cada dependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
ARCHIVO HISTRICO: Son aquellos documentos que se transfieren
desde el archivo central al archivo de conservacin permanente.

SEGN SU NATURALEZA: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le

realice el proceso de archivo.

ARCHIVO PBLICO: Es todo documento que pertenece a las entidades

pblicas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO: Son aquellos documentos

que por su valor histrico, investigativo, cientfico o cultural son de
inters pblico.
 ARCHIVO PRIVADO: Son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurdicas.

CONCLUSIN

Es muy importante la administracin documental que tiene a su cargo la

recepcin externa, la numeracin, la regulacin del trmite interno, despacho
interno y archivo de los documentos ya sean recibidos o emitidos por el
organismo.