Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo

LOGO NIVEL 5: PROCEDIMIENTOS N: PRC-SST-005

SG-SST
Fecha: Marzo 21/2016
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Versin: 001
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1. OBJETO

Establecer el mtodo para controlar la documentacin del Sistema de Gestin de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la organizacin XXXXXXXXXX.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la documentacin del Sistema de Gestin de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la organizacin XXXXXXXXXX.

3. DEFINICIONES

3.1. Documento. Informacin y su medio de soporte. Un documento es

un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a
una fuente archivstica, arqueolgica, audiovisual, etc. Condicin necesaria y
de estricto cumplimiento de la constitucin y de las leyes, las cuales una
organizacin est sometida y/o sea afectada por sta.

3.2. Documento interno. Todos los documentos del SG-SST que se genere
en la organizacin.

3.3. Documento externo. Documento requeridos y utilizados en el SG-SST

que son generados por entidades diferentes a la organizacin.

3.4. Documento obsoleto. Documento que no tiene vigencia, o ha sido

reemplazado por otro. Se identifica como tal en caso de que se conserven.
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3.5. Control. El control es primordial en la administracin, pues, aunque una

organizacin cuente con magnficos procedimientos, y unos registros
eficientes, se requiere de una organizacin en sus documentos.

3.6. Procedimiento. Forma especfica para llevar a cabo una acti vidad o
un proceso.

3.7. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeadas.

4. RESPONSABLES

4.1. RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO Y CONTROL

DE ESTE PROCEDIMIENTO:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.2. RESPONSABLE POR LA EJECUCIN DE ESTE PROCEDIMIENTO:

Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DOCUENTOS RELACIONADOS

5.1. Legislacin vigente.

5.2. Decreto 1072 de 2015

6. DOCUENTOS RELACIONADOS

6.1. ELABORACIN DE UN DOCUMENTO

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Cuando sea preciso elaborar un nuevo documento del SG-SST o revisar

uno existente, este deber cumplir con los siguientes requisitos:

Encabezado

Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo

LOGO Carpeta y cdigo de documento

SG-SST
Fecha de elaboracin
Nombre documento Versin
N de Pginas

Pie de pgina:

Cdigo de docum e nto

Pe rs ona que e labora Pe rs ona que re vis a Pe rs ona que aprue ba

Fe cha de e laboracin

Definicin de responsable: La elaboracin o revisin de cualquier documento

del SG-SST deber tener asignadas las responsabilidades en cuanto a
elaboracin y revisin. Dichos responsables se elegirn segn la naturaleza del
documento y los conocimientos necesarios para su elaboracin o revisin.

Legibilidad: Los documentos del sistema dispondrn de ttulo adecuado a su

contenido y se redactarn con un estilo claro y comprensible para el usuario.

Tipografa: Para la elaboracin de los documentos se emplear la fuente Arial

con
un tamao de 12
puntos.

Formatos: Los documentos del SG-SST tendrn un margen de 3 Cm en la

parte
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superior e inferior y una margen de 3 Cm en la parte izquierda y derecha. En el

encabezado se indicar en la parte izquierda el logo de la XXXXXXXXXX, en
el centro el ttulo del documento y en la parte derecha la codificacin, versin y
fecha de actualizacin.

Procedimientos: Los procedimientos del SG-SST tendrn un margen de 3 Cm

en la parte superior e inferior y una margen de 3 Cm en la parte izquierda y
derecha. El encabezamiento con tres recuadros: recuadro izquierdo: logo de la
organizacin, Recuadro centro: ttulo del documento, recuadro derecha:
codificacin versin y fecha de actualizacin; al final del procedimiento aparece
una tabla de control de modificaciones donde se recogen las modificaciones
con respecto a la edicin/versin anterior que muestra los siguientes datos:
Revisin: nmero de revisin, Apartado modificado: modificacin realizada,
Descripcin: Actividad realizada, Fecha: fecha de modificacin.

NOTA: Los programas y procedimientos de programas se realizarn con la

misma estructura de los procedimientos ya mencionados.

Atribucin: Los documentos externos al SG-SST, debern tener clara

su atribucin, bien citando el autor o el organismo del que provienen.

6.2. ELABORACIN DE UN
DOCUMENTO

Para asegurar la identificacin de los documentos se emplear cdigo y ttulo,

a excepcin de los registros, en los que el titulo ser opcional. La codificacin
se resume en la siguiente tabla sinptica.

TABLA 6.2.1: CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Tipo de documento Codificacin

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Sistema de Gestin de Seguridad y

SG-SST-XXX
Salud en el Trabajo
Procedimientos PRC-SST-XXX
Programas Planes PRG-SST-XXX
Polticas PLT-SST-XXX
Formatos FT-SST-XXX
Reglamentos REG-SST-XXX

Le ye nda de la codificacin:

XXX Es un nmero de tres cifras correspondiente al ordinal

correlativo correspondiente al tipo de documento

6.3. REVISIN

Una vez elaborado, el documento pasar a la fase de revisin a cargo del

responsable de la misma, que puede o no coincidir con el responsable
o (responsables) de su elaboracin. Concluida la revisin se indicar la autora,
el nmero correlativo de esta y su fecha.

6.4. APROBACIN

El documento no se considerar vlido y de aplicacin hasta no ser aprobado.

La responsabilidad y autoridad de la aprobacin de los documentos del SG-
SST dependen de la Alta Direccin a cargo del Gerente. Este podr delegar
dicha responsabilidad en el Responsable del SG-SST.

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Tras su aprobacin, los documentos se distribuirn a todos los puntos de

la organizacin donde sean necesarias para proceder a su implantacin en todos
los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo
funcionamiento del SG-SST.

Los documentos del sistema se distribuirn mediante copias controladas con

listas de distribucin, los destinatarios de dichas copias controladas firmarn un
recib. En el caso de revisiones de documentos se exigir, junto al recib, la
entrega de la versin obsoleta para proceder a su destruccin.

Las copias controladas de los documentos del SG-SST deben tener un sello
original con la identificacin de Copia controlada la cual indica que se debe
actualizar la misma, de acuerdo al cambio de versin.

Cuando se requiere de copia no controlada de los documentos del SG-SST

debe incluirse un sello en original con la identificacin de Copia no controlada
lo cual evita la actualizacin de documentacin de acuerdo a los cambios
emitidos.

Toda copia de un documento que requiera control debe llevar una marca de
agua del logo de la empresa.

TABLA 6.4.1. DISTRIBUCIN CONTROLADA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGSST

Tipo de documento A quin se distribuye

Todos los trabajadores y responsables implicados
Procedimientos
en su aplicacin.
Todos los trabajadores y responsables implicados
Programas Planes
en su aplicacin.
Todos los trabajadores y responsables implicados
Programas
en su aplicacin.

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A definir por el procedimiento, programa o

Formatos
procedimiento de programa que los origina.
Todos los trabajadores y responsables implicados
Reglamentos
en su aplicacin.

6.5. ACTUALIZACIN

Cada vez que se introduzcan cambios en el SG-SST se revisarn los

documentos afectados para comprobar si es preciso introducir modificaciones y
si tales documentos siguen vigentes. En caso contrario, se actualizarn a
las nuevas revisiones mediante el mismo proceso descrito en este
procedimiento.

Se crear una lista de referencia de todos los documentos del sistema vigentes
con la fecha de la ltima revisin aprobada y distribuida, adems de los
responsables de su elaboracin y revisin.

6.6. ARCHIVO

Los documentos estarn localizados y archivados en la oficina del Coordinador

de Seguridad y Salud en el Trabajo, quin deber garantizar su conservacin,
evitando deterioros, tanto en formato fsico como digital.

Cuando por alguna razn haya que archivar un documento obsoleto, este se
retirar y archivar bajo el epgrafe Archivo de obsoletos, marcando sus
pginas con una marca claramente visibles que rece No vigente.
Cuando un documento cambie de versin debe ser identificado con un sello
de
documento
obsoleto.

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7. REGISTROS

PRC-SST-006 Procedimiento para el Control de Registros

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

REV. Apartado Modificado Descripcin Fecha

001 Todas las pginas Creacin del Documento 01/04/2015

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