SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Versin: 02

Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional
Integral Cdigo: GFPI-F-019
GUA DE APRENDIZAJE

GUA DE APRENDIZAJE N
002
1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Cdigo:
Programa de 134401 TCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN
Formacin: DE ARCHIVOS
Versin: 101

Prestacin de servicios archivsticos para el

Nombre del
Cdigo: fortalecimiento de empresas pblicas y
Proyecto:
1209419 privadas ubicadas en el municipio de Ccuta
del departamento Norte de Santander
Fase del proyecto: Planeacin
Actividad (es) del Actividad (es) Ambiente de MATERIALES DE FORMACIN
Proyecto: de Aprendizaje: formacin DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
ESCENARIO (Herramienta (unidades
Aplicar tcnicas de Fundamentaci (Aula, - equipo) empleadas
digitacin, n y prctica en Laboratorio, durante el
transcripcin, digitacin de taller, programa)
normas Textos, unidad
gramaticales y de incorporando productiva)
sintaxis con buenas y elementos
velocidad y prcticas y
precisin, en la ergonmicas. condiciones
elaboracin de Digitar de seguridad
documentos documentos industrial,
organizacionales, aplicando salud
teniendo en cuenta software. ocupacional
las polticas de la y medio
organizacin. Transcribir ambiente
Elaborar textos con
documentos destreza,
administrativos precisin y
aplicando tcnicas aplicando lo
de digitacin, aprendido.
normas .
gramaticales y de
sintaxis, teniendo en
cuenta las polticas
de la organizacin
Resultado de Competencia:
aprendizaje: Producir los Equipo de
Digitar textos documentos cmputo,
utilizando la que se originen video beam, Marcadores,
tecnologa de las Material lapiceros,
disponible, funciones bibliogrfico, lpices, papel
aplicando las Administrativas bond
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 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUA DE APRENDIZAJE Versin: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral Cdigo: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

tcnicas de , siguiendo la OC 101

digitacin y el norma tcnica y INDER
desarrollo de la legislacin
habilidades y vigente.
destrezas para el
logro de la velocidad
y la precisin de
acuerdo con los
requerimientos y las
normas de
seguridad y salud
ocupacional.
Resultado de
aprendizaje:
Transcribir textos
aplicando las
normas de
digitacin, los
signos de
puntuacin, las
normas ortogrficas
teniendo en cuenta
el orden de la
solicitud.
.

Duracin de la gua 180 horas

(en horas):

Digitar la informacin con precisin y rapidez es una de las competencias bsicas

demandada por la sociedad contempornea, Aprender a utilizar apropiadamente el
Teclado es una tarea que requiere perseverancia y dedicacin; Amigo Aprendiz lo
invito a participar activamente en su proceso de formacin el cual se enfoca en el
aprendizaje autnomo, donde usted es el gestor de su propio aprendizaje.

Aprender a utilizar apropiadamente el Teclado es una tarea que demanda perseverancia. Adquirir y utilizar
tcnicas apropiadas de digitacin es muy fcil y no necesita ninguna instruccin. Desarrollar e incrementar
esta habilidad, como debe ser, requiere preparacin y refuerzo constantes. Lo importante es que se trata de
un esfuerzo que va a rendir frutos durante toda la vida.

Las comunicaciones han cobrado vital importancia en el mundo empresarial,

materializando su gestin y convirtindose en un aspecto principal de su imagen
corporativa la cual va ligada a su posicionamiento en el mercado.
2. INTRODUCCIN
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F
En qu escenarios de nuestra vida hemos digitado textos?
Qu documentos he elaborado hasta el momento y para qu fin?

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

I. Apreciado aprendiz procede a copiar la siguientes direcciones

http://www.youtube.com/watch?
feature=player_detailpage&v=f41Y94RHB0Y
http://www.youtube.com/watch?
feature=player_detailpage&v=jaP5YOLXiuk

Analiza detenidamente los videos y procede a realizar tu participacin en el

foro temtico de la plataforma blackboard Generalidades de la ergonoma
dando respuesta a los siguientes interrogantes:
a. Cules son las recomendaciones dadas para el correcto uso del
computador?
b. Por qu crees es importante seguir estas recomendaciones?
c. Qu entiendes por pausas activas?
d. identifica mnimo cinco (5) de las pausas activas que muestra el video y di
cual es el objetivo de cada una de estas?
II. Analiza la siguiente imagen
IDENTIFICA:
El nombre que corresponde a cada dedo; posteriormente segn el color que
observes establece los signos, funciones, nmeros, letras y vocales que se
deben digitar con cada uno de estos. Responde por qu crees cada tecla se
digita con un dedo diferente?

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III. Analiza el siguiente caso y participa dando tu apreciacin a los interrogantes
planteados. La empresa XY, lleva 4 aos en el mercado y en su proyeccin a
5 aos tiene como uno de sus objetivos el mejoramiento de su imagen
corporativa; en su planta de personal la encargada de realizar sus
comunicaciones escritas es Lucia, quien es bachiller y no posee los
conocimientos requeridos para este proceso pues siempre ha realizado las
comunicaciones de forma emprica sin cumplir ningn parmetro normativo.
Teniendo en cuenta lo anterior usted que le sugerira al gerente de esta
empresa.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos

necesarios para el aprendizaje

Apreciado aprendiz, lo invito a conformar un grupo de trabajo mximo cuatro (4)

integrantes y proceder a comentar utilizando la tcnica didctica lluvia de ideas,
orientado por l instructor de la competencia :
1. Cules creen son los elementos que debe tener un puesto de trabajo, (tiles,
equipos y acondicionamiento estructura fsica)?
2. Por medio de un ejemplo identifica la diferencia entre habilidad y destreza,
velocidad y precisin estableciendo la relacin que hay entre estos cuatro trminos.
3 Alguna vez has escrito una carta? Sabes cules son las partes que la componen?
4. Sabes que es un memorando y cul es su funcin.
5. Qu importancia puede tener para una persona una certificacin?

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6. Cules crees son los documentos administrativos ms utilizados en una entidad?
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:
Fundamentacin y prctica en digitacin de Textos, incorporando buenas prcticas
ergonmicas. Digitar documentos aplicando software
Actividad 1.
Apreciado aprendiz lo invito a investigar:
- Elementos y tiles para el proceso de digitacin y/o transcripcin: concepto,
caractersticas y uso.
- Equipos de digitacin y de transcripcin: Administracin, operacin,
mantenimiento preventivo
- Manuales de operacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin:
interpretacin y uso.
- Software procesadores de texto: Uso y tutoriales.
- Hojas de clculo: Uso bsico.
- Impresoras: uso y configuracin
- Soportes documentales: Concepto, Clases
- Recursos: Internet, Correo electrnico - Intranet - Software de voz - Lectores
digitales - Audfonos, Grabadora - Video Beam - Telepronter
- Postura corporal: pausas activas, manejo videoterminales
- Puesto de trabajo: Componentes y ubicacin del puesto de trabajo
- Ergonoma
- Tcnicas de digitacin: concepto, teclado gua, alcances (superiores, inferiores,
horizontales), habilidad y destreza; velocidad y precisin.
- Transcripcin: Concepto, Textos (textuales y electrnicos), Metodologas, Normas
Tcnicas Colombianas vigentes para: Transcripcin textual, Citas textuales, Notas
y Pie de pgina Cotejo: Concepto y aplicacin.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:

Transcribir textos aplicando las normas de digitacin, los signos de puntuacin, las
normas ortogrficas teniendo en cuenta el orden de la solicitud.

Para las empresas es importante y necesario dejar registro de toda la gestin

administrativa y operativa lo que beneficiar la toma de decisiones y recopilar las
evidencias que servirn de soporte en casos especiales o situaciones jurdicas. Por
consiguiente, usted como administrador de la informacin, debe saber cmo producir
documentos, de acuerdo con las necesidades de la organizacin, aplicando las
Normas Tcnicas para la Digitacin y elaboracin de documentacin comercial, de
igual manera teniendo en cuenta la precisin, la Norma ISO y la Legislacin vigente.

Para que usted se empodere de su nuevo rol como aprendiz por competencias
laborales y alcance el perfil requerido para el desempeo de un puesto de trabajo, de

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 acuerdo a su especialidad, es necesario desarrollar las siguientes actividades:

1. Indague en la bibliografa facilitada y socialice con sus compaeros los objetivos

de la comunicacin escrita, comunicaciones oficiales. Informacin contenida en el
libro GTC 185.
Conceptualice la importancia y el uso de las Normas de Calidad en la Produccin de
Documentos. Conceptualice la importancia y el uso de la Norma Tcnica 3393, sobre
las Cartas Comerciales. Conceptualice la importancia y el uso de la Norma Tcnica
3369, referente a los Sobres Comerciales. Conceptualice la importancia y el uso de
las circulares en una empresa segn la Norma Tcnica 3234. Conceptualice la
importancia y el uso de los memorandos en una empresa segn la Norma Tcnica
3397. Conceptualice la importancia y el uso de las actas administrativas, segn la
Norma Tcnica 3394. Conceptualice la importancia y el uso de un informe extenso y
un informe corto, en la empresa segn la Norma Tcnica 3588
Conceptualice la importancia y establezca las diferencias entre certificacin y
constancia, segn la Norma Tcnica 4176.
Conceptualice la importancia y consulte los diferentes modelos de presentacin de
una hoja de vida, segn la Norma Tcnica 4228.

2. Escoja una cancin de su preferencia, escchela y transcrbala a Word indicando

el tiempo que se tarda digitndola.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Respetado aprendiz:

Teniendo presente los referentes facilitados y la informacin indagada, te invito a

realizar las siguientes actividades:

1. Realiza utilizando el paquete ofimtico Word un informe donde des a conocer como
debe ser la postura ergonmica al utilizar un pc y cules son las posibles
enfermedades profesionales que se derivan de esta.

2. Ayudado del paquete ofimtico Power Point procede a realizar una presentacin
donde identifiques los elementos de oficina y puesto de trabajo requeridos para el
buen desempeo laboral.

3. Procede a descargar el programa Mecanet, el cual encontrars en la siguiente

direccin http://mecanet.softonic.com/descargar. conoce cmo funciona el programa,
ingresando a la siguiente direccin http://www.youtube.com/watch?v=LzHqvrGI9DM.

4. Desarrolle los ejercicios que te ofrece este software (lecciones de la 1-15) Para ello
ten presente las siguientes recomendaciones.

Da clic en la opcin sesin/ Registra nuevo usuario, escribe tu nombre y el nmero

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de identificacin en la opcin clave.

Procede a realizar la leccin 1-15 donde puedes cometer mximo 8 errores por
leccin

Busca en el peridico y/o libro 10 artculos de inters y procede a transcribirlos

implementando las tcnicas de transcripcin y digitacin para ello solo podrs ver el
texto, dispondrs de 1 minuto para digitar como mnimo 90 caracteres.

5. Teniendo en cuenta la GTC 185, procede a identificar la estructura, partes, zonas,

medidas diferencias existentes al elaborar documentos internos y externos, elabora
un informe escrito para presentar la evidencia solicitada.

- - Transcribir a Word los documentos realizados en la gua No. 01.

3.5 Actividades de evaluacin.

Evidencias de Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluacin

Identifica la papelera en -Lista de

cuanto a tamao y chequeo/observacin
-Evidencias de calidad para el proceso directa
Conocimiento: de digitacin y/o
transcripcin, de acuerdo
Presenta las pruebas con los estndares
tericas habilitadas en la internacionales. Digita
plataforma. con precisin y velocidad
documentos aplicando las
tcnicas de digitacin.
Opera los equipos de
-Evidencias de digitacin de acuerdo con
Desempeo: los manuales de usuario
y las normas de
- Lecciones realizada en seguridad. Realiza la
software mecanet limpieza de los equipos
para su conservacin de
- Evaluacin prctica de 1 acuerdo con el manual.
Adopta la postura
minuto para digitar como
corporal requerida,
mnimo 90 caracteres durante el proceso de
segn dictado realizado digitacin, para el
por el instructor. desarrollo de habilidades

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- Evidencias de y destrezas, de acuerdo
Producto: con las normas de salud
ocupacional. Aplica las
- Taller de indagacin tcnicas de digitacin,
-Foros realizando ejercicios con
- Pantallazo Lecciones los alcances superiores e
inferiores y de
- Manual de
integracin con todo el
comunicaciones oficiales teclado hasta lograr su
de la empresa dominio e incrementando
la velocidad y la
precisin. Auto-revisa y
corrige los ejercicios
digitados de acuerdo a la
gua suministrada.

Elabora documentos
organizacionales,
aplicando las tcnicas de
digitacin; las Normas
Tcnicas Colombianas
vigentes. Realiza la
limpieza de los equipos
para su conservacin de
acuerdo con el manual.
Adopta la postura
corporal requerida,
durante el proceso de
digitacin, para el
desarrollo de habilidades
y destrezas, de acuerdo
con las normas de salud
ocupacional. Reproduce
con honestidad los
documentos de acuerdo
con la metodologa y
normas establecidas.

ACTIVIDA 4.
DURA
RECURSOSMateriales de
PARA EL APRENDIZAJE
DES DEL CIN formacin Materiales de
Talento Humano
PROYECT (Horas devolutivos: formacin
(Instructores)
O ) (Equipos/Herramienta (consumibles)
s)
Descripci Cantidad Descripc Cantidad Especialidad Cant
n in

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Diagnostic
ar las
Equipo de Profesional en
necesidade
computo, Ciencias de la
s de las Marcador
video 1 informacin, la
empresas es,
beam, 1 1 por documentacin
con 1,75 lapiceros, 1
Material aprendiz ,
respecto a lpices,
bibliogrfic 1 Bibliotecologa
los papel
o, 1 y Archivstica.
documento bond
calculadora
s
empresaria
les.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una

reunin o Situacin especfica. Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la
comunicacin o al informe; sirve para Complementar y aclarar. Asunto. Sntesis del
contenido de la comunicacin.

Certificado. Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la

Veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Circular. Comunicacin escrita
de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de
personas tanto interna como externamente.

Cita. Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del
informe, Para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

Cdigo. Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin

que Produce el documento con sus respectivas series. ste responde al sistema de
clasificacin documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificacin
numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin,
seguida de la serie documental, en caso de que exista.

Foliar. Accin de numerar las hojas. Folio. Hoja.

Fuente o tipo de letra. Tamao de los caracteres utilizados en la edicin de un

documento.

DESTREZA. Arte o propiedad con que se hace algo.

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10
CALIDAD. Conjunto de propiedades inherentes a un objeto que permiten apreciarlo
como igual, mejor o peor que el resto de objetos de los de su especie. La calidad de
un producto o servicio es la percepcin que el cliente tiene del mismo. A continuacin
encontrar los diferentes aspectos en que se debe asumir la calidad.

PUESTO DE TRABAJO: Es aquel que ocupa una persona en una empresa con todos
los elementos necesarios para cumplir con las funciones especficas asignadas.

LA RECEPCIN es un puesto de trabajo muy muy importante en una empresa pues,

es donde el pblico se forma la primera imagen de la empresa.

6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS
-Gomez Torrego, Leonardo. Ortografa del uso del espaol actual. Espaa, Eds. EMS.
2007
GTC 185, Gua Tcnica Colombiana para Elaboracin de Documentos
Organizacionales. Bogot: ICONTEC. 2009.
- SECO, Manuel: Diccionario de dudas y dificultades de la Lengua Espaola. Madrid:
EspasaCalpe. 1998. COMPENDIO, Normas Legales sobre Salud Ocupacional,
Artculos de Seguridad (ARSEG).
- CURSO BASICO DE MECANET Lecciones 1-20
- SENA. http://biblioteca.sena.edu.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Erika Stella Rodrguez Duque. Instructora Gestin Documental. Esrd02@hotmail.com
Tcnico Profesional en Archivstica, Contadora Pblica, Profesional en Formacin de
Ciencias de la Informacin, la documentacin, la bibliotecologa y la archivstica.

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