You are on page 1of 33

1.

0 PENGENALAN

Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada


awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh
mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan
selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta
dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. Pelaksanaan Amalan 5S
yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan
memudahkan proses kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap dan konsisten
juga akan memberi nilai tambah kepada imej korporat organisasi secara
keseluruhan.

Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun


1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-
nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S
malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan
daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

2.0 KONSEP AMALAN 5S

2.1 AMALAN 5S

Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang


dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan
pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan Syang bermatlamatkan
pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi
5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam
dan Sentiasa Amal.

Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan


budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam
Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi
sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan
manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang
tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

Amalan 5S 1
Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan
kerana:

i) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;


ii) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;
iii) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja
untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan;
iv) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk
menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik;
v) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
vi) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan
vii) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej
organisasi.

Maksud Amalan 5S bagi mewujudkan persekitaran berkualiti dalam


sesebuah organisasi adalah seperti di Jadual 1.

BAHASA BAHASA BAHASA


MAKSUD CONTOH
JEPUN INGGERIS MELAYU
Seiri Sort Sisih Menyisih dan mengasingkan Menyisih fail
barang-barang yang perlu dan lama tidak aktif
tidak perlu bagi mengelakkan dengan fail baru
lambakan barangan yang tidak yang masih aktif.
digunakan dan mengakibatkan
kehilangan ruang.
Seiton Set in Order Susun Kekemasan: Menyusun barang- Menyusun
barang yang diperlukan secara dokumen/bahan/
kemas dan sistematik dan alatan pejabat
melabelkannya supaya mudah supaya mudah
diambil dan dikembalikan di diambil/diguna.
tempat asal selepas digunakan.
Seiso Shine Sapu Pembersihan: Membersihkan dan Tanggungjawab
memeriksa tempat kerja secara harian untuk
terperinci supaya tiada habuk, pembersihan
debu atau kotoran di atas lantai, ruang dan
peralatan dan bagi memberikan peralatan kerja
udara yang nyaman di individu.
persekitaran tempat kerja.

Amalan 5S 2
BAHASA BAHASA BAHASA
MAKSUD CONTOH
JEPUN INGGERIS MELAYU
Seiketsu Standardise Seragam Keseragaman: Mewujudkan Menyeragamkan
piawaian amalan terbaik di susunan fail/
tempat kerja dan memastikan meja kerja/bilik
piawaian tersebut dipatuhi di mesyuarat/
samping memastikan tempat peralatan
kerja itu bersih dan teratur pejabat.
sepanjang masa.
Shitsuke Sustain Sentiasa Disiplin: Melatih pekerja untuk Lakukan Amalan
Amal mengamal sistem Amalan 5S 5S secara
secara berterusan/konsisten harian.
supaya menjadi tabiat dan Melakukan audit
budaya kerja organisasi. secara berkala.

Jadual 1: Maksud Amalan 5S

2.2 OBJEKTIF UTAMA AMALAN 5S

Membina budaya kaizen di tempat kerja.


Membina kerjasama melalui penyertaan semua.
Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia.
Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program kaizen yang
lebih maju.

2.3 FAEDAH MELAKSANAKAN AMALAN 5S

Pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan


positif kepada pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan
kos, kawalan stok/ inventori, urusan penyelenggaraan serta sistem dan
proses kerja. Berikut adalah faedah-faedah melaksanakan amalan 5S:

Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun


rapi;
Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat;
Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk
mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif;
Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam
melaksanakan kerja;

Amalan 5S 3
Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake
proofing);
Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses
pengeluaran/pemberian perkhidmatan;
Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;
Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan
persekitaran yang berkualiti;
Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;
Pengurusan kos yang lebih berkesan;
Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian
perkhidmatan;
Memudahkan urusan penyelenggaraan;
Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan
Meningkatkan imej korporat organisasi.

2.4 MATLAMAT AMALAN 5S

i) Penjimatan Kos:
Penjimatan penggunaan inventori;
Menghalang kerosakan ke atas inventori;
Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan
Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam
sesuatu urusan kerja.

ii) Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:


Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;
Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran
bahan mentah/proses; dan
Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

iii) Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan

iv) Jaminan kualiti:


Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;
Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih
pantas dan selamat;

Amalan 5S 4
Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan
berkesan.

v) Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:


Menghapuskan keadaan yang membahaya;
Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;
Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan
kecederaan dan kemalangan;
Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan
Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

vi) Meningkatkan motivasi pekerja:


Perhubungan yang baik antara anggota;
Membentuk disiplin yang tinggi; dan
Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

3.0 APLIKASI 5S

Pada setiap teknik 3S pertama (SISIH, SUSUN, SAPU), terdapat beberapa


panduan yang diguna pakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan
aktiviti pelupusan, menyusun barang-barang serta rekod-rekod seterusnya
membentuk pasukan kerja yang baik.

Pada peringkat 2S yang terakhir (SENTIASA AMAL, SERAGAM), kita akan melihat
bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang
cemerlang.

Rajah 1 : Kitaran Amalan 5S

Amalan 5S 5
Teknik 5S diguna pakai bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur,
bersih dan kemas. Amalan ini menjadikan sistem kebersihan lebih efisien, efektif
dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. Teknik 5S ini
merupakan teknik asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat
kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap individu akan mempunyai
rasa tanggungjawab dan sayang pada organisasi.

Amalan ini merupakan amalan yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara
kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.

3.1 SISIH - SEIRI

SISIH merupakan aktiviti pengasingan dan pembuangan barang yang tidak


perlu di tempat kerja. Barang-barang seperti sampah dan alatan yang tidak
diperlukan serta tidak perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh pekerja
yang bertanggungjawab ke tempat yang disediakan.

Apabila kita membuat SISIH barang yang tidak diperlukan akan dapat
dikenal pasti, dan ianya akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih
luas dan selesa. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif
dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan lebih pantas
kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita
memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, pekerja lebih berasa seronok
dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. Kita mudah
mengesan tempat, alat dan bahan yang rosak lebih awal jika berlaku
demikian.

Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan mengasingkan


barang yang hendak dibuang dalam tiga kategori seperti berikut:

Amalan 5S 6
Bahan tidak Bahan
diperlukan SISIH diperlukan

Bahan tidak diperlukan dan Bahan tidak digunakan tapi


senang dibuang mesti disimpan
Bahan ada nilai untuk dijual Bahan kadangkala
Bahan tiada nilai tapi kos digunakan
tinggi untuk dihapuskan Bahan digunakan selalu

Buang serta merta Letakkan berdekatan


Cari jalan untuk tempat penggunaannya
mengurangkan kos dan Letakkan jauh sedikit
jalan selamat untuk Mesti disimpan
dihapuskan berasingan dengan
pengenalan yang jelas

Rajah 2 : Kaedah SISIH

Barang-barang yang telah diasingkan kepada 3 kategori tersebut ditag


seperti berikut:

Bahan tidak Bahan ada nilai Bahan tiada nilai


diperlukan dan untuk dijual tapi kos tinggi
senang dibuang untuk dilupuskan

Rajah 3 : Contoh Tag Barangan untuk diSisih

Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, pekerja boleh membuang
barang tersebut dengan segera terutamanya untuk barang yang tidak perlu
menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari organisasi untuk
pelupusan. Ini juga termasuk barang milik individu (di tempat kerja). Item

Amalan 5S 7
seperti ini termasuklah kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang
reject dan sebagainya.

Kesan nyata pelaksanaan teknik SISIH (seiri) adalah seperti Jadual 1


berikut:

KUANTITATIF KUALITATIF
Pen Tempat kerja lebih selamat
Kawalan stok dan produk yang Suasana kerja kebih selesa
cekap Mudah mengesan tempat/
Masa pencarian yang pantas alat/bahan rosak lebih awal

Jadual 1 : Kesan Pelaksanaan SISIH (Seiri)

3.2 SUSUN SEITON

SUSUN merujuk kepada prinsip setiap barang ada tempatnya dan setiap
tempat ada barangnya. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah
penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Dengan kata lain,
Amalan 5S yang kedua ini bermaksud menyusun dan menyimpan barang
dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. Selepas
melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah
diSUSUN mengikut keperluan penggunaan.

SUSUN memerlukan penyusunan fail dan barang-barang mengikut sistem


yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut kod, sistem nombor jilid dan
pelbagai sistem akan dapat mewujudkan proses kerja yang lebih pantas.

Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil sesuatu
barang atau rekod, kita hendaklah memastikan bahawa terdapat sistem yang
akan mengesan siapa yang mengambil barang tersebut. Kita boleh
mengesan fail dan barang yang tiada dalam simpanan. Sistem yang
diwujudkan juga membolehkan pekerja tersebut mengambil dan menyimpan
barang di tempat yang asal. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien
dan efektif pasukan Audit Dalamam 5S perlu menguji dengan satu kaedah
yang dipanggil Ujian 30 saat.

Amalan 5S 8
Ujian 30 saat bermaksud ujian mengambil fail akan dibuat berdasarkan
sistem sedia ada yang digunapakai oleh organisasi dan bukannya sistem
orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai contoh, kebiasaannya untuk
mengambil fail, pekerja akan menggunakan Senarai Utama (Master List)
yang sedia ada dan akan merujuk kepada rekod, dan fail akan diambil. Ujian
akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk mengambil
sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa
30 saat sahaja.

Terdapat tiga panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti


SUSUN:

i) Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan selalu atau


harian.
ii) Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan mingguan.
iii) Penyusunan meliputi barang-barang yang digunakan bulanan.

Pekerja perlu melihat kekerapan penggunaan barang tersebut dalam urusan


kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barang tersebut digunakan
seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan organisasi
menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat
menjimatkan masa. Sesetengah barang yang masih mempunyai tarikh luput
atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh itu, perlu
diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu disimpan di stor.
Kaedah ini memerlukan pekerja menyusun barang yang hendak dibuang
seperti Rajah 4 berikut:

Amalan 5S 9
Pengasingan Tindakan diperlukan

Mesti disimpan dalam


SUSUN Bahan selalu stor dengan
digunakan pengenalan yang
jelas

Bahan Bahan kadangkala Boleh ditempatkan


diperlukan digunakan jauh sedikit

Bahan tidak Mesti disimpan dalam


digunakan langsung stor dengan
tetapi mesti disimpan pengenalan yang jels

SISIH

Rajah 4 : Kaedah SUSUN

Barang-barang yang telah disusun perlu dilabel mengikut kategori untuk


Fail/Bahan/Alatan seperti Jadual 2 berikut:

BIL SUSUNAN MENGIKUT KATEGORI KOD WARNA

1. Item Kegunaan Harian


(1 Jam 1/1 Minggu Maksimum)

2. Item Kegunaan 1/1 Minggu 1/6 Bulan

3. Item Hampir Tidak Digunakan


( 6 Bulan Keatas)

Jadual 2 : Contoh Label Fail/ Bahan/ Alatan

Amalan 5S 10
Kesan nyata pelaksanaan teknik SUSUN (seiton) adalah seperti Jadual 5
berikut:

KUANTITATIF KUALITATIF
Kawalan stok dan produk yang Suasana kerja lebih selesa
cekap Mendidik pekerja disiplin positif
Masa pencarian yang pantas Menjana idea kreatif di kalangan
Proses kerja lebih pantas pekerja
Mengelak kesilapan dan Moral tinggi pekerja
kesalahan Selamat di tempat kerja
Kadar kehilangan peralatan Mengamalkan FIFO (First In First
rendah Out)

Jadual 3 : Kesan Pelaksanaan SUSUN (Seiton)

3.3 SAPU SEISO

SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan
bersih daripada habuk atau debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan,
kualiti produk dan kesihatan. SAPU bermaksud membersihkan tempat kerja
dengan rapi supaya tiada habuk dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu,
dinding, mesin dan peralatan. SAPU juga memberi penekanan kepada
penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan
selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan atau
SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa
kemas dan bersih

Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan


terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai pekerja, setiap individu
bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis mereka bekerja. Di
dalam amalan 5S, konsep ownership dan Person-In-Charge (PIC) seringkali
digunakan untuk aktiviti SAPU.

Konsep ownership atau PIC merupakan konsep yang digunakan di mana


setiap pekerja mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk menjaga
tempat atau barang milik organisasi. Konsep ini biasanya ditandakan dengan

Amalan 5S 11
gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang
dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-satu
kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.

Pemantauan oleh pekerja sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan


lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan
impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barang milik
organisasi. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam
suasana yang demikian, pekerja akan mudah menjanakan idea yang kreatif
dan akan lebih ceria.

Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU:

i) Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan


persekitaran sesebuah organisasi juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh
dilakukan samada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali
sebulan atau mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi.
ii) Adalah disarankan bahawa sebelum atau setelah melaksanakan
tugas, organisasi boleh menetapkan 5-10 minit setiap hari ntuk
melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan
yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian.

Peralatan untuk SAPU adalah seperti Jadual 4 berikut:

BIL TEMPAT/KAWASAN PERALATAN


Kain Buruk
1. Meja dan Kerusi Tempat Duduk
Berus
Kain Buruk
Penyapu
2. Kawasan Kerja Sendiri
Penyodok Sampah
Bakul Sampah
Kain Buruk
Penyapu
3. Pejabat
Penyodok Sampah
Bakul Sampah

Jadual 4 : Peralatan Teknik SAPU


Amalan 5S 12
Tindakan melaksanakan amalan SAPU adalah seperti rajah berikut:

AKTIVITI PROSES HASIL

Kenalpasti Tindakan Kenalpasti


ruang dan membersihkan ruang dan
peralatan kekotoran peralatan
tempat kerja tempat kerja
yang kotor yang kotor

Rajah 5 : Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU

Kesan nyata pelaksanaan teknik SAPU (seiso) adalah seperti Jadual 5


b
KUANTITATIF KUALITATIF
e
Kos kerosakan peralatan rendah Suasana kerja lebih selesa dan
r
Kualiti produk bertambah ceria
i
Masa membersih lebih pantas Pekerja terus menjana idea
k kreatif
u Moral pekerja tinggi
t Selamat di tempat kerja
:

Jadual 5 : Kesan Pelaksanaan SAPU (Seiso)

Amalan 5S 13
3.4 SERAGAM SEIKETSU

SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada


ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Dengan erti kata lain, SERAGAM
bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang
masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso secara berterusan dan
berkesan. Aktiviti 5S diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan
keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.

Secara ringkasnya bolehlah disimpulkan bahawa untuk mewujudkan


keseragaman dalam amalan 5S di sesebuah organisasi, pelbagai kaedah
akan dilaksanakan dengan mengadakan dari semasa ke semasa panduan,
peraturan serta arahan seperti Manual 5S ini untuk dipatuhi. Peraturan dan
garis panduan ini akan membolehkan kos penyelenggaraan yang lebih
rendah. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses kerana jika
terdapat pekerja yang mungkin tidak biasa dengan amalan 5S boleh
melaksanakannya dengan merujuk kepada Manual 5S tanpa menunggu
masa yang lama.

Proses penyeragaman di organisasi seperti menyeragamkan dari segi sistem


fail, amalan penyimpanan yang standard serta meminimumkan barang yang
perlu diletakkan di atas meja bagi memastikan kekemasannya.

Kaedah melaksanakan SERAGAM:

i) Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi menjamin


kualiti dan piawai yang telah ditentukan.
ii) Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Standard
Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui cara ini,
kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan kesilapan akan
berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu. Manual 5S ini
adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi.
iii) Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh digunakan.
Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian memudahkan
pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual juga perlu jelas dan

Amalan 5S 14
terang sebagai salah satu cara berkomunikasi antara organisasi
dengan pelanggannya.
iv) Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau
perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan
untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan
sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol-simbol
yang tertentu dan arahan-arahan yang ringkas. Carta alir ini juga
berguna untuk pekerja yang baru serta bagi memudahkan pelanggan
memahami proses yang perlu mereka lalui.

Berikut adalah contoh senarai panduan bagi mencapai keseragaman Amalan


5S. Ahli-ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria-
kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari
semasa ke semasa.

SENARAI PANDUAN KE ARAH KESERAGAMAN AMALAN 5S

1) Fail Ketua Kumpulan


i) Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen-dokumen
berikut:
Polisi/Dasar 5S
Objektif 5S
Matlamat 5
Carta Organisasi Kumpulan
Minit Mesyuarat Kumpulan-mingguan/bulanan dan tindakan
susulan
Pelan Tindakan Aktiviti
Pelan Lantai dan Pelan Zon 5S
Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS
Keputusan Audit dan Jadual Audit
Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua 5S atau
Fasilitator Kriteria Audit
ii) Semua ketua kumpulan juga hendaklah menyediakan perkara-
perkara berikut:
Adakan Indeks
Adakan Seperator bagi setiap subjek references

Amalan 5S 15
Rakamkan gambar bagi aktiviti kumpulan serta masalah
sebelum dan kaedah selepas aktiviti 5S dijalankan
Berikan data-data kualitatif

2) Sistem Susunan Fail Di Rak


i) Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,...A, B,
C,... dan seterusnya)
ii) FONT yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari
jauh
iii) ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat
dengan kebenaran fasilitator)
iv) Adakan SEPERATOR di dalam Fail
v) Adakan indeks di dalam Fail
vi) Indeks utama & Colour Coding di tepi rak
vii) Tag pengguna
viii) Peraturan pengguna dalam kumpulan
ix) Susun mengikut Colour Coding atau teknik susun yang sesuai
x) Ownership

3) Susunan Barang-Barang Di Atas Rak


i) Susun tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1,2,3,... dan
seterusnya)
ii) Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian
boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator)
iii) Indeks barangan di setiap tepi rak
iv) Adakan penanda maksimum dan minimum (jika berkaitan)
tarikh luput bagi ubat-ubatan
v) Penanda FIFO/ Expiry Date/ Stock Low/ Nil In Stok/ Reminder
Please Refill (lengkap dengan tarikh jika perlu)
vi) Adakan label susunan bagi setiap Kad/ Stock Bin
vii) Kad Bin/Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan
dan rekod- rekodnya hendaklah dikemaskini
viii) Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak
ix) Adakan Pelan Lokasi & Master Indeks di pintu sebelum masuk

4) Wiring Management
i) Dilarang meletak cable, extension plug dan wayar di atas lantai

Amalan 5S 16
ii) Wayar diikat dan dibalut dengan Cable Tie
iii) Kepala Plug ditanda dengan colour
coding sticker dan juga pada barangan
elektrik yang berkenaan

5) Suis lampu/Kipas/Kepala Plug


i) Semua suis/barangan elektrik hendaklah menggunakan sistem
colour coding sticker

6) Keselamatan
i) Adakan tanda AMARAN/AWAS di tempat kawasan berisiko

ii) Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh


iii) Pastikan tiada barang-barang melindungi Alat Pemadam Api
iv) Maklumat seperti Due Date For Next Service hendaklah
dipamerkan pada alat tersebut
v) Adakan had ketinggian bagi barang yang disusun mengikut
stacking
vi) Cara stacking hendaklah ada ciri-ciri keselamatan

7) Peralatan
i) Adakan pemilik (ownership)
ii) Adakan jadual penyelengaraan (jika berkaitan)
iii) Adakan Jadual Pembersihan (Cleaning Roster)
iv) Adakan Nombor Peralatan jika bilangan peralatan yang sama
lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama
v) Wujudkan cara-cara menggunakan dan pamerkan
SOP/WI/User Guide (jika perlu)

8) Setiap Zon
i) Semua suis lampu/kipas menggunakan label Colour Coding
Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, kumpulan dan
nombor telefon pemilik tempat tersebut
ii) Syarat-syarat pengguna hendaklah dipamerkan (jika
berkenaan)
iii) Pelan Lantai/Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelok-eloknya
di pintu masuk

Amalan 5S 17
9) Sudut 5S
Sudut-sudut yang disediakan hendaklah mempunyai tajuk dan
ruangan bagi setiap perkara. Maklumat-maklumat yang hendak
dipamerkan seperti berikut:
i) Objektif 5S, Polisi 5S dan matlamat yang ditandatangani serta
bertarikh
ii) Peta Zon / Pelan Lantai serta ownership
iii) Gambar-gambar ahli dan carta organisasi
iv) Gantt chart-aktiviti kumpulan
v) Buletin
vi) Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart)
vii) Gambar aktiviti 5S Sebelum dan Selepas dengan maklumat
ringkas seperti masalah (Sebelum) dan kebaikan (Selepas)
serta nama dan tarikh
viii) Maklumat Terkini dari Fasilitator 5S
ix) Roster pembersihan

10) Papan Kenyataan


i) Semua surat pekeliling TIDAK dibenarkan ditampal atas
dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas
ii) Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap surat pekeliling

11) Petak Letak Kasut


i) Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke
kawasan larangan berkasut.

12) Lining (Garisan Kuning) Parking List Barangan


i) Kawasan Pejabat:
Garisan kuning hanya dibenarkan pada barang movable
atau list work in progress
ii) Kawasan Stor:
Perlu menyediakan: parking list bagi mesin-mesin atau
perkakas seperti fork, lift, lifter, tangga dll
Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat
seperti penyapu, mop dan berus

Amalan 5S 18
13) Peralatan Kebersihan
i) Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat sepert
penyapu, penyodok sampah, mop dan berus
ii) Semua alat-alat ini hendaklah digantung

14) Signage untuk Pelawat/ Kawasan Menunggu/ Persekitaran


Bangunan Bermula dari Pintu Masuk Pondok Keselamatan
i) Petunjuk ArahTandas, Surau, Had Laju
ii) Peraturan dan Tempat Larangan
iii) Waktu Pegawai Bertugas
iv) Tempat Bertanya
v) Pelan Lantai
vi) Papan kenyataan/Information Board
vii) Tempat Letak Kereta Pelawat/Kakitangan
viii) Tempat Letak Motosikal

Tindakan melaksankan amalan SERAGAM adalah seperti rajah berikut:

MENYUSUN

SISTEM MENGGUNAKAN
NOMBOR/ SERAGAM
SKEMA WARNA
RUJUKAN

MELABEL

Rajah 6 : Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM

Amalan 5S 19
Berikut adalah contoh gambar-gambar amalan penyeragaman SERAGAM
(Seiketsu):

PEJABAT

Suis lampu dilabelkan bagi


memudahkan pengguna. Lampu Susunan alat tulis di dalam laci
dilabel mengikut warna suis. kemas dan teratur.

Labelkan setiap cop.


Cop dinombor dan disenaraikan Buatkan master indeks untuk
mengikut turutan. semua rak dan labelkan aras.

Amalan 5S 20
Fail yang disusun mengikut
Pastikan meja tidak dipenuhi gambar supaya boleh mengesan
dengan barang-barang. ketiadaan fail.

RUANG LEGAR PEJABAT

Pekeliling diletakkan di Papan


Sijil-sijil yang diterima dipamerkan. Kenyataan untuk makluman
warga kerja.

Amalan 5S 21
BILIK PENSYARAH

Meja disusun dengan kemas. Lekatkan tag nombor untuk buku


dan nota-nota.

BILIK KULIAH

Pamerkan simbol kebersihan Notis larangan untuk semua


Buatkan parkir untuk peralatan. tempat seperti di bilik makmal
Skop dan penyapu hendaklah komputer, bilik kuliah dan lain-lain
digantung. lagi.

Amalan 5S 22
Adakan SOP. Nomborkan setiap Lekatkan nama pemilik untuk
PC untuk memudahkan kerja- semua bilik kuliah.
kerja pembaikan.

BENGKEL

Peralatan di Bengkel Teknologi Suasana kelas yang kondusif:


Motosikal disusun dan dilabel dinding dipenuhi mock up dan
dengan kemas. carta.

Amalan 5S 23
STOR

Peralatan di Stor Pusat disusun Zon Unit Stor dilabel dengan jelas
dan dilabel dengan kemas dan dan kemas.
teratur.

Berikut adalah contoh kod warna bagi suis lampu dan pelbagai:

SUIS LAMPU KANAN SUIS KIPAS

SUIS PENYAMAN
SUIS LAMPU TENGAH
UDARA

SUIS LAMPU KIRI SUIS BLOWER

Kod Warna Untuk Suis Kod Warna Untuk Suis


Lampu Pelbagai

Amalan 5S 24
Rajah 7 : Contoh Kod Warna Bagi Suis Lampu
Berikut adalah contoh-contoh label bagi pelbagai tujuan:

NOTIS / MAKLUMAN

ROSAK!
Warna
latar biru
KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI,
MESIN PHOTOSTAT/ KOMPUTER/ PRINTER INI
MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN
SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN
TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI.

TERIMA KASIH.

Notis Makluman

SOP Penggunaan Komputer

Amalan 5S 25
1. MASUKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DI PHOTOSTAT

2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DI PHOTOSTAT

3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DI PHOTOSTAT

4. TEKAN BUTANG START

5. DOKUMEN TELAH SIAP DI PHOTOSTAT

SOP Penggunaan Mesin Fotostat

EXT. NO.
NAMA

Tag Nombor Sambungan Talian Dilarang Merokok

Tutup Mesin Kalau Tidak


Tag Aktiviti Amal
Digunakaian

Amalan 5S 26
TUGASAN
HARI PENGISIAN PENYUSUNAN
PEMBERSIHAN
FAIL FAIL
ISNIN &
En. Abu En. Mutalib Kontraktor
SELASA
RABU &
Cik Mariam En. Abu Kontraktor
KHAMIS
JUMAAT En. Mutalib Cik Mariam Kontraktor

Contoh Jadual Pembersihan

3.5 SENTIASA AMAL SHITSUKE

SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama


iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan
penambahbaikan berterusan di premis organisasi. SENTIASA AMAL
memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta
disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara
berkesan dan cekap.

Amalan berdisplin dan melatih pekerja akan membawa ke arah penukaran


budaya kerja yang lebih sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH,
SUSUN, SAPU, SERAGAM) dilakukan, kita mestilah mempunyai satu
kaedah supaya pekerja dapat berdisiplin dan terus sentiasa
mengamalkannya dengan berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu
platform ke arah budaya kerja yang cemerlang.

Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah,
dan matlamat organisasi akan dapat dicapai. Organisasi akan terus
merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti
merancang untuk mendapatkan Sijil 5S.

Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan SENTIASA AMAL. Antaranya


adalah:

Amalan 5S 27
i) Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh pengurusan
KDP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.
ii) Mengadakan Audit Dalaman 5S di dalam organisasi. Audit ini adalah
salah satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya
dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat
penambahbaikan. Melalui audit ini secara tidak langsung kita dapat
mengukur tahap amalan 5S.
iii) Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran
tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya. Ini merupakan
satu cara untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan
tanggungjawab mengamalkan 5S.
iv) Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri
kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini akan menyuntik
idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti 5S ini.
v) Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang
boleh menarik minat pekerja. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi
sesetengah pekerja, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu
motivasi dalam melaksanakan dan menghargai usaha mereka.

4.0 PELAKSANAAN AMALAN 5S

Amalan 5S dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan pendekatan


pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut:

i) Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S dengan terma rujukan


yang jelas.
ii) Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan 5S.
iii) Mewujudkan sektor/zon kerja 5S.
iv) Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan 5S.
v) Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S secara berterusan.
vi) Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara
berterusan.

Amalan 5S 28
5.0 CARTA ALIR PELAKSANA 5S

LANTIK JAWATANKUASA PEMANDU

AHLI
Pengarah
TINDAKAN:
Koordinator
Pengarah
Setiausaha
Ahli Jawatankuasa
(Ketua Jabatan/
Seksyen)

LANTIK JAWATANKUASA PELAKSANA

AHLI TINDAKAN:
Koordinator Koordinator
Setiausaha
Ketua Unit Audit
Ketua Unit TINDAKAN:
Promosi Unit Promosi
Ketua Unit Latihan Unit Latihan

AKTIVITI
LAWATAN
KURSUS
PERTANDINGAN
GOTONG-ROYONG
PELANCARAN HARI 5S
TINDAKAN:
Semua
Warga Kerja
AUDIT MPC

TINDAKAN:
Kumpulan Unit Audit
Audit
AUDIT DALAMAN

Rajah 8 : Carta Alir Pelaksana 5S

Amalan 5S 29
6.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

Kejayaan Amalan 5S bagi sesebuah organisasi bergantung kepada perkara berikut:

Sokongan dan
Komitmen
Pengurusan Atasan Wujudnya Struktur
Pengurusan
Amalan 5S
Pelan
Pelaksanaan
Amalan 5S
Wujudnya
KUNCI Komunikasi
KEJAYAAN Yang Berkesan
5S

Perkongsian
Amalan Terbaik
5S Latihan Amalan
5S kepada Warga
Kerja
Projek Perintis
Amalan 5S

Rajah 9 : Kunci Kejayaan 5S

7.0 PENUTUP

Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota serta tidak melibatkan kos
yang banyak dan memberi manfaat kepada penambahbaikan menyeluruh
organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya juga adalah satu
proses yang dinamik. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua organisasi.

Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan menjadi
pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi serta dapat
meningkatkan rasa tanggungjawab dan sayang dikalangan anggota organisasi.
organisasi.

Amalan 5S 30
Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan
selamat. Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan
semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. Amalan
5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian
perkhidmatan organisasi yang cemerlang.

Amalan 5S 31
RUJUKAN

1. 5S Guidebook
Step-by-step Implementation, National Productivity Implementation, 2006, daripada
http://.npc.org.my

2. Modul Amalan 5S Sektor Awam Panduan MAMPU, 2010.

3. Modul Amalan 5S, Institut Kemahiran Mara Beseri.

Amalan 5S 32
Lampiran

CONTOH - BORANG PENILAIAN AUDIT

Bahagian Pentadbiran

Jumlah Markah

Markah Penuh 85

MARKAH
KATEGORI NO. PERKARA DIAUDIT CATATAN
5 4 3 2 1
1. Tidak berdebu dan kemas
Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah
2.
Lantai peralatan perabot
3. Tiada berlubang/pecah/terkoyak dsb
4. Ada tempat buang sampah yang khas
5. Kemas dan tersusun dengan rapi
Cara menyusun boleh mewujudkan suasana
6.
Susun Atur yang selesa dan mempunyai sistem yang baik
Peralatan Teknik susunan juga boleh memendekkan
7. masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan
dan mewujudkan suasana yang mesra
8. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
9. Tidak berdebu, bersih dan kemas
Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja
10.
atau dalam rak simpanan
Peralatan 11. Tidak terdapat peralatan rosak
Menggunakan tanda/label bagi bahan yang
12.
tersimpan dalam perabot
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
13.
tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
14.
tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
Susunan
Terdapat notis board/papan putih yang
Fail 15.
digunakan dengan baik
16. Fail-fail lama, disusun mengikut system
Suis lampu/
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
kipas/
17. tanda/label/abjad/warna supaya mudah
kepala
digunakan
soket

Amalan 5S 33