Facultad de Informtica y Ciencias

aplicadas.

Materia:
Organizacin industrial.

Docente:
Ing. Oscar Arturo Hurtado Romn.

Tema:
Primer entrega elaboracin de manual de operaciones.

INTEGRANTES: CARNET:
Mara Julia Gmez Arvalo 22-3640-2013
Jos David Hernndez Ulloa 22-0573-2014
Ernesto Alfredo Lemus Meja 22-0313-2014
Jos Amlcar Salinas Alvarado 22-3091-2014
Oscar Armando Velis Daz 22-1242-2014

Fecha de entrega:
Sbado 18 de marzo del 2017
ndice
Introduccin.............................................................................................................1

Objetivos generales y especficos.........................................................................2

DISEO DE LA DOCUMENTACIN A USAR DE BASE........................................3

Diseo de los formularios a utilizar en las polticas y normas...............................3

Diseo de los formularios a usar en los procedimientos estndar de operacin

(PEO)......................................................................................................................4

PLANIFICACIN Y LOGSTICA...............................................................................6

Polticas de compras..............................................................................................6

Polticas de inventarios..........................................................................................7

Polticas de bodega................................................................................................7

Normas de inventarios............................................................................................8

Normas de compras...............................................................................................8

Normas de bodegas...............................................................................................9

PROCEDIMIENTOS ESTNDAR DE OPERACIN..............................................10

Procedimiento de establecimiento de las necesidades de fabricacin y comprar.

..............................................................................................................................10

Procedimiento de compras...................................................................................11

Procedimiento de control de inventarios..............................................................12

Procedimiento de preparacin y despacho de pedidos.......................................13

Introduccin.

1
Objetivos generales y especficos.

Objetivo general.

Objetivos especficos.

2
DISEO DE LA DOCUMENTACIN A USAR DE BASE.
Diseo de los formularios a utilizar en las polticas y normas

INDUSTRIAS FLORES S.A DE C.V.

PAGINA 1 DE 1
POLITICAS DE LA UNIDAD DE LOGISTICA: PARA EVALUAR
PROVEEDORES
FECHA DE VIGENCIA DEL 19 DE MARZO DE 2017 CODIGO: 090956.
NO. VERSION 1

PROPOSITO: NORMAR LAS OPERACIONES DE COMPRAS

RELACIONADAS CON LOS PROVEEDORES

ALCANCE: POLITICA DE APLICACIN LOCAL

DEFINICION: TODA COMPRA EFECTUADA POR LA EMPRESA DEBERA

SER REALIZADA UNICA Y EXCLUSIVAMENTE CON PROVEEDORES
APROBADOS

EL RESPONSABLE DE REVISAR Y ACTUALIZAR ESTA POLITICA, ES EL

GERENTE DE OPERACIONES Y/O SU DELEGADO
LA FECHA DE AUTORIZACION DE ESTA POLITICA ES EL 1 MARZO DE
2016

LA FECHA DE REVICION DE ESTA POLITICA ES EL 2 DE MARZO DE 2017

DOCUMENTOS APLICABLES:

MANUAL DE CALIDAD INDUSTRIAS FLORES S.A DE C.V

DISTRIBUCION: 1 COPIA GERENCIA GENERAL; 2 COPIA GERENCIA

DE OPERACIONES; 3COPIA JEFE DE COMPRAS; 4 COPIA JEFE DE
CALIDAD

3
Diseo de los formularios a usar en los procedimientos estndar de operacin
(PEO).

Industrias Flores S.A de C.V.

Departamento de produccin.

Seleccin de personal para plazas vacantes.

Objetivo general: Establecer un buen proceso de seleccin de personal el cual

brinde a la empresa un excelente recurso humano para la actividad a realizar
dentro de la empresa.

Objetivo especfico: Cumplir los procesos rgidos de candidatos con ciertas

entrevistas los cuales aporten filtros de un buen personal

Alcance: La fecha determinada de este proceso est dado por una semana.

Justificacin: El proceso de seleccin de personal se debe a que la empresa

posee operaciones exitosas en sus producciones solicitando ms personal.

Desarrollo: Proceso de seleccione de personal inicia con la recepcin de las

hojas de vida por parte del recepcionista, recursos humanos realiza la evaluacin
curricular de cada perfil, son evaluados por personal que garanticen sus
competencias, son seleccionados solo 5 candidatos, estos pasan a entrevistas
preliminares y especializadas en el cual si cumplen con dicho proceso, luego
sern evaluados por el futuro jefe inmediato el cual tomara la decisin correcta de
los contratados.

Control del proceso: Este proceso de seleccin ser evaluado por el jefe y
supervisores de recursos humanos por medio de los documentos establecidos por
dicho departamento.

4
5
6
PLANIFICACIN Y LOGSTICA.
Polticas de compras

Ser responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o

indirectamente en las actividades de compras y particularmente de los
supervisores directos, establecer y preservar relaciones adecuadas con los
proveedores garantizando el uso de prcticas de compras inobjetables.
El personal encargado de interactuar en la adquisicin de productos y
servicios, debe colocar rdenes de compra y/o celebrar contratos con
proveedores sin incurrir en favoritismos de ninguna ndole, privilegiando
nicamente el inters global de la institucin.
Toda compra o acuerdo con proveedores debe estar previamente
autorizada por la instancia con las facultades o atribuciones de compra
necesarias. Promover una sana competencia entre proveedores para
obtener el mximo valor agregado para el negocio sin perder de vista el
desarrollar relaciones con proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo,
con altos estndares de calidad, cumplimiento y transparencia.
Cumplir con los procedimientos y polticas de compra definidos la
subgerencia de administracin y servicios.
Se privilegiar mantener una relacin comercial con nuestros proveedores de
mutuo beneficio, lealtad en el tiempo y altos estndares de calidad, cumplimiento y
transparencia. Los proveedores podrn ser evaluados en su desempeo de
acuerdo a criterios de evaluacin objetivos en funcin de las caractersticas del
producto adquirido o servicio contratado al proveedor. Se promover el mantener
una cantidad ptima de proveedores por rubro de compra que asegure una sana
competitividad y diversificacin del riesgo para la continuidad de la operacin.

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Polticas de inventarios.

1. reducir al mximo la inversin de inventario en das de inversin, sin afectar

a ventas y la produccin.
2. obtener el mximo de financiamiento (sin costo) a travs de los
proveedores.
3. fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los
clientes.
4. mantener las existencias, mediante una administracin eficiente.
5. vigilar la exposicin de los inventarios ante la inflacin y la devaluacin.

Polticas de bodega.

Se establece como poltica general de bodega velar por la calidad y cantidad de

los productos y materias primas que den origen a la elaboracin de prendas y
accesorios y manejo confiable de los insumos. El cumplimiento de la poltica de la
bodega se lleva a cabo desde la recepcin, registro, almacenamiento y despacho

Difusin: es obligacin del jefe de bodega mantener debidamente informados a

su personal a cargo para que su proceder sea dentro del marco de esta poltica de
bodega. Se llevar a cabo dicha difusin por medio de memorando donde el
colaborador firmar de notificado despus de haber ledo la poltica.

Implementacin: la implementacin de dicha poltica tiene efecto inmediato y se

considera causal de amonestacin o aviso si se contraviene.

Revisin: se llevar a cabo una revisin semestral de la poltica de

almacenamiento con el afn de verificar su apego y cumplimiento por medio del
personal involucrado en el manejo de los materiales.

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Normas de inventarios.

Para realizar inventario fsico debern presentar las siguientes condiciones:

1. El principio de orden en todos los ambientes de la empresa debern

mantenerse permanentemente

2. Proporcionar al equipo que realiza los inventarios las facilidades para el

acceso a los diferentes ambientes

3. Suspender la recepcin de pedidos por un periodo prudencial antes del

inicio de la toma de inventario.

4. Al inicio de la toma de inventario fsico y mientras dure este, sern

suspendidas las transferencias y/o traslado de bienes.

Preparar el listado de bienes patrimoniales el cual deber estar al da.

Normas de compras

Todas las actividades de compra de bienes y materias primas de obras o

servicios realizadas por Industrias Flores S.A de C.V. deben llevarse a cabo
aplicando los lineamientos y dems disposiciones establecidas en el cdigo
de tica y buena de la corporacin, el cual har parte integral de todos los
contratos.
Industrias Flores S.A de C.V. efectuar las contrataciones en condiciones
de pago y precios justos acordes con las leyes de oferta y demanda
imperantes en el mercado.
Las contrataciones y compras se deben realizar con aquellos proveedores
que aseguren el mantenimiento, calidad, oportunidad, solvencia, soporte y
garantas del producto, obra o servicio.

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Normas de bodegas

Queda terminantemente prohibido la ingesta de alimentos dentro del rea

de almacn o bodega.
Por ningn motivo est permitido fumar dentro de la bodega.
Como norma general, el uso de drogas o sustancias que modifiquen el
actuar de los colaboradores est estrictamente restringido, el no acatar esta
disposicin es causal de despido sin responsabilidad del empleador.
El ingreso a la bodega es restringido a las personas autorizadas, estas son
el jefe de bodega y su asistente. en caso que se delegue a alguien ms, se
llenar el formulario de entrada de terceros explicando el motivo de su
ingreso, fecha y la hora de entrada y salida de bodega.
Dentro de las facilidades de la bodega debe en todo momento comportarse
de una manera que vele por su integridad fsica, acatando las normas de
seguridad industrial para salvaguardar su vida y la integridad material de los
bienes.
Deber hacer uso adecuado de iluminacin mientras se realicen las tareas dentro
de las instalaciones, al terminar sus actividades debe apagar luces que no sean
necesarias.

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 PROCEDIMIENTOS ESTNDAR DE OPERACIN.
Procedimiento de establecimiento de las necesidades de fabricacin y comprar.

Industrias Flores S.A de C.V.

Departamentos de produccin y finanzas

Establecimiento de las necesidades de fabricacin y compras

Objetivo general: establecer un buen proceso de seleccin de materia prima que se comprara a
fin de lograr tener los mejores materiales que cumplan los requerimientos de fabricacin de
nuestra empresa

Objetivo especfico: tener abastecidas nuestras bodegas con la materia prima necesaria para
que la fabricacin de los productos nunca se retrase y de esta manera satisfacer siempre a los
clientes cumpliendo con las fechas de entrega estipuladas.

Alcance: se lograra controlar la materia prima necesaria para nunca tener atrasos o en el peor
de los casos reducirlos al mnimo.

Justificacin: el proceso de establecimiento de necesidades nos lleva a darnos cuenta del

estado de abastecimiento que tienen nuestras bodegas ya que por medio de ello lograremos
cumplir metas de fabricacin comprando siempre lo justo para no desperdiciar recursos.

Desarrollo: el proceso de establecimiento de las necesidades de fabricacin y compra iniciara

junto con cada orden de trabajo en este caso con cada pedido por lote o en masa de cualquiera
de los productos que fabricamos en nuestra empresa y constara de los pasos siguientes:
identificar la cantidad de materia prima a usarse en la fabricacin del lote del producto escogido
(es decir cuanta materia prima usaremos en el pedido), posteriormente se debe de verificar en
bodegas la existencia de materia prima, luego de ello debemos identificar el dficit (si lo hubiera)
de materia prima para realizar el pedido y finalmente si se encontr que la materia prima no
alcanzara declarar que existe esa necesidad para que el departamento de finanzas proceda con
la compra de la metera prima necesaria.

Control del proceso: este proceso de seleccin ser evaluado por el jefe y supervisores del
departamento de produccin en conjunto con el departamento de finanzas por medio de los
documentos establecidos por dichos departamento.

formularios a utilizar:

Cantidad de materia prima requerida para el pedido: 11

___________________________________________________
 Procedimiento de compras.

Industrias Flores S.A de C.V.

Departamento de compras

Procedimientos de compras

Objetivo general: mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van
saliendo, que pueden afectar a la actualidad o el buen funcionamiento de la empresa

Objetivo especfico: pagar costos bajos por los materiales de primera calidad necesarios para
la elaboracin de nuestros productos

Alcance: se pretende efectuar las compras y evaluacin de proveedores en la empresa y

adquirir productos o servicios que cumplan con los requisitos especificados por la empresa y
ejercer un control sobre el proveedor de productos. Este procedimiento aplica desde la
evaluacin, seleccin y reevaluacin de los proveedores.

Justificacin: el departamento de compras se debe a que la empresa posee compras de

buena calidad solicitando que tenga un mejoramiento an ms competitivo en el rea del
departamento de compra.

Desarrollo: el proceso de compras inicia con anlisis de las necesidades. El departamento de

compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones
para tramitar su gestin. Tambin se hace una solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso
obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. Se
consideran tambin la evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay
que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas con el gerente general y el jefe de
compras. Tambin se considera la seleccin del proveedor. Los factores que se comparan
durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas
personales de la empresa que suministrar el producto. Tambin es necesario hacer una
negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos
de la oferta que pueden ser negociables. Tambin es necesario la solicitud del pedido. Cuando
el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que
comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Y por ltimo se hace
un seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el
material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se
han suministrado a tiempo.

Control del departamento: el departamento de compras ser evaluado por el gerente general
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y el jefe de compras por medio de los documentos y normas establecidas.
 Procedimiento de control de inventarios.

Industrias Flores S.A de C.V.

Departamento de contabilidad

Procedimiento de control de inventario

Objetivo general: planificar la realizacin del inventario la empresa.

Objetivo especfico: organizar la toma de inventario de la empresa de tal manera que el

mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economa.

Alcance: establecer los lineamientos para el levantamiento de inventarios en la empresa, para

determinar una prdida o reduccin de un cierto nmero de mercanca y los materiales poco
usados as como evitar un incremento desmedido de las existencias.

Justificacin: el proceso se debe a que la empresa debe tener una mayor contabilidad
permitiendo conocer en tiempo real la informacin administrativa del departamento como es,
cada uno de los bienes que posee la empresa, en que departamentos estn ubicados, cuales
estn en uso o han sido desincorporados, a su vez permitir controlar el inventario de la
empresa , lo cual facilitara saber con qu recursos cuentan la empresa, que materiales se han
entregado a los diferentes departamentos, con que material se dispone, toda esta informacin
es de suma importancia y la misma con la optimizacin de los procesos podr ser suministrada
de manera oportuna, confiable.

Desarrollo: se har una programacin del inventario en la cual la gerencia de administracin y

contabilidad dispondr la oportunidad en que deba realizarse el inventario general, que de
preferencia deber ejecutarse en la segunda quincena del mes de diciembre de cada ao.
Tambin la gerencia de administracin y contabilidad en funcin al plazo establecido fijar el
cronograma de inventario para todas las reas que cuenta la empresa.

Control del proceso:

Este procedimiento de control de inventario ser evaluado y examinado por la gerencia

general y el rea de contabilidad para tener una mayor eficiencia en el proceso.
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 Procedimiento de preparacin y despacho de pedidos.

Industrias Flores S.A de C.V.

Departamento de ventas

Procedimiento de preparacin y despacho de pedidos

Objetivo general: generar un procedimiento q garantice una buena recepcin y despacho de

pedidos.

Objetivo especfico: sistematizar el despacho de pedidos de la manera ms ptima posible a

fin de generar mejoras en el servicio y cumplimiento a nuestros clientes

Alcance: establecer los lineamientos para el despacho de productos terminados en la empresa,

para determinar y elevar la satisfaccin de nuestros clientes en cuanto al cumplimiento de las
fechas de entrega estipuladas.

Justificacin: el proceso se debe a que la empresa debe tener un excelente margen de

cumplimiento de fechas de entrega esto con el fin de llevar satisfaccin a los clientes y que ellos
nos promuevan por nuestra responsabilidad en la elaboracin de productos terminados sin dejar
de lado la alta calidad que nos caracteriza como marca dando el valor agregado de la
puntualidad.

Desarrollo: el proceso comienza por recibo del pedido, luego verificacin del cupo de crdito y
dems condiciones comerciales posteriormente se reserva de la mercanca. Luego de ello viene
la generacin de la lista de picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la
calidad del despacho al cliente. en el caso de operadores logsticos como es el caso de nuestra
empresa, el proveedor debe enviar las instrucciones de despacho preparacin del pedido por
parte del proveedor u operador logstico utilizando los mecanismos de seguridad acordados
previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la
facturacin de cantidades iguales a las fsicamente entregadas asegurar la calidad en la entrega,
tanto de procesos como de productos en los deben hacer uso de normas pertinentes para de
esa manera garantizar una entrega exitosa y acorde a los pedidos realizados.

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