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INDICE GENERAL

PAG
CAPITULO 1: Introduccin a Microsoft Excel 2003 1

Inicio del Programa 2


Caractersticas de Excel 3
Descripcin del Entorno 4
Personalizando el Entorno 5
Ingresar y Corregir Datos 7
Seleccionar Rangos de Celdas 9
Seleccionar Filas y Columnas

CAPITULO 2: Manejo de Hojas 16

Manejo de Hojas 16
Cambiando Nombre de la Hoja 17
Insertando una hoja de clculo 18
Mover una Hoja a otro Lado 20
Creando un Libro a Partir de una Hoja 22
Manejo de Columnas y Filas 24
Nombres de Rangos 28
Llenar y Autollenar 32
Creando Series de Valores 33
Opcin Borrar 36

CAPITULO 3: Construccin de Formulas 38

Definicin de una Formula 38


Operadores 38
Referencias de Celdas 39
Herramientas de Verificacin de Formulas 46

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Comprobar Errores 49

CAPITULO 4: Formatos de Libros 51

Bordes colores y relleno 52


Formato de Celdas 55

CAPITULO 5: Impresin 61

Vista Preliminar 61
Configuracin de la Pgina 64
Imprimir 69

CAPITULO 6: Funciones 71

Escribir Formulas 72
Funciones Bsicas 75
Funciones Matemticas 77
Funciones Lgicas 83
Caso Prctico Desarrollo de Planillas
Funcin Estadstica 94
Funciones de Texto 96
Funciones de Bsqueda y de Referencia 97

CAPITULO 7: Grficos 98

Un tipo de Grafico Definido por Criterio 99


Asistente para Grafico 101
Elementos de un Grafico 111
Formato de Grafico 112
Grafico Circular 117
Manejando Grafico Circular 118
Grficos Personalizados 122

CAPITULO 8: Base De Datos 128

Formulario para Base de Datos 129


Ordenar una Base de datos 131

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Aplicando Filtros 134
Agregando SubTotales 140
Funciones de Base de Datos 145

CAPITULO 9: Plantillas y Formularios 147

Usar Plantilla de Hoja de Calculo 147


Creando un Formulario 149
Desarrollando un Formulario con la Funcin SI 155

CAPITULO 10: Trabajando con Opciones Avanzadas 164

Tablas Dinmicas 164


Grficos Dinmicos 172
Barra de Herramientas de la Tabla Dinmica 174

CAPITULO 11: Publicacin en Pagina Web 175

Vinculacin 179

CAPITULO 12: Macros 181

Crear una Macro 181


Ejecutar una Macro 182
Asignar una Macro a un Botn de la B. Herramientas 183
Trabajando con el Editor de Visual Basic Aplication 185
Desarrollando Formulario en Excel 186
Codificacin del Formulario Hechos VBA 188
Crear una Barra de Herramienta Personalizada 191

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CAPITULO 1
INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2003

Excel: Es una Hoja Electrnica que nos permite. Analizar, compartir, procesar y mostrar la

informacin con la cual realizan sus negocios. Excel ya no esta relegado solo a los

Departamentos de Contabilidad y Finanzas. Pues todos los das los usuarios necesitan

analizar, navegar a travs de los datos importantes.

Ahora Excel ofrece a los usuarios principiantes, intermedios y avanzados ms

confianza para poder desarrollar trabajos importantes, teniendo como apoyo las

herramientas que nos ofrece Excel y la ayuda inteligente para no cometer errores

Excel trabaja con los Datos de la Web o de Base de Datos corporativas Excel 2003

esta diseado para facilitar a todos compartir datos con otras personas conectarse a

datos con la Web o dentro de su Organizacin y analizar esos datos para tomar mejores

decisiones

Con las funciones de Fiabilidad en Excel 2003 los usuarios pueden continuar su

trabajo aun en el caso poco probable de que se presentar un error

La manera ms comn en la que los usuarios colaboran en hoja de Calculo es

anexando las hojas de calculo a mensaje de correo electrnico Excel 2003 ofrece a los

usuarios una manera mas fcil para revisar, comparar y fusionar documentos con otras

personas a travs del correo electrnico

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Excel 2003 esta estrechamente integrado Microsoft SharePoint, permitiendo a los

miembros del equipo publicar, importar, exportar e incluso actualizar sus hojas de

clculo Excel a travs de su sitio Web

Un ltimo objetivo para Excel 2003 fue ofrecer a las organizaciones las Herramientas

que necesitan para crear soluciones ricas en Excel y en el Web. Con el soporte para

XML y los componentes Web de Office que han sido mejorado

PARA TRABAJAR EN EXCEL 2003 HAY 2 FORMAS

1. Hacemos Clic en Inicio

2. Luego seleccionamos Programas

3. Despus nos trasladamos a Microsoft Office

4. Y hacemos Clic en Excel 2003

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Una vez que hemos hecho Clic en Excel 2003 aparece la Siguiente Ventana. A
continuacin lo describimos

CARACTERSTICAS GENERALES

Formula en su Lenguaje Natural

Utilicemos rtulos de filas y columnas para hacer referencia a celdas sin usar referencia de
celdas ni crear nombres de rango

Vista Previa de Salto de Pagina

Ahora se podr ver su hoja de calculo con las marca de pagina que le proporciona Excel
indicndole su limite

Programando Con visual Basic For Aplications VBA

HTML como un Formato Nativo

Excel 2003 puede guardar y leer archivos con formato de HTML con una facilidad. Se sita
con el mismo nivel que su propio formato de Archivo (.XLS)

Publicar Paginas Web

Se ha hecho ms fcil el proceso de publicacin en la Web de una hoja de clculo de Excel, ya


sea de una parte o de su totalidad

Vistas Dinmicas de Pivottable

Una interfaz nueva le permite crear y manipular los campos de una tabla dinmica
directamente en una hoja de clculo de Excel

Compatibilidad internacional

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Bueno como el Euro es una moneda ya reconocida a nivel mundial, Excel lo inserta con un
formato de moneda y utilizando herramientas de conversin

Esta conformado por Columnas y Filas (Columnas A, B, C,. Filas 1, 2, 3,. ). Consta de
256 columnas y 65536 filas
Una Barra de Formula para Desarrollar Ecuaciones o Funciones
Tiene una Barra Estndar y de Formato
Microsoft Excel est conformado por una Barra de Mens

Cuadro de Nombres: Muestra la Celda donde se encuentra el indicador de celdas. Desde aqu
tambin puede definir y mostrar los nombres de rangos creados en su Libro de trabajo. Haga
Clic y elija el rango de celda al que ir a cambiar

Donde nosotros hagamos Clic en una


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celda, pues en el cuadro de nombres
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aparece el Rango (Columna y Filas)
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Para cambiar el Nombre, hacemos doble
Clic Escribimos el Nombre y Enter

La Barra de Formulas: muestra el contenido real de la celda activa. Si la celda tiene una

Formula, en la hoja de Clculo muestra el resultado y en la barra mostrara el resultado de la

Funcin empleada

La Hoja de Clculo: es el rea donde el usuario trabajar. Donde contiene Columnas y Filas
La Barra de Hojas: muestra el nmero de hojas del Libro activo. Cuando Ud. Ingresa a

Excel le mostrara 3 hojas por defecto, pero Excel le puede insertar un sin nmeros de hojas

La Barra de Estado: muestra el modo en que se encuentra Excel, por defecto cuando recin

se empieza a trabajar se encuentra en modo Listo, despus cambiara a modo de Edicin

cunado escriba un rotulo, Formula o Numero y adems le mostrara totales del rango

seleccionado

Panel de Tareas: este es un nuevo elemento de Office. Se encuentran diversos paneles

herramientas y acciones disponibles para los usuarios. El Office posee 4 Paneles disponibles

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para todas las aplicaciones: Buscar, Portapapeles, Insertar Imgenes y Nuevo. Para cambiar de

Panel se tendr que hacer clic en cuadro combinado.

Clic en el Men Ver


Y Clic en Panel de Tareas

El cuadro se mostrara de esta manera

Nota: Los Paneles mostrados est disponibles para todas las aplicaciones Office (menos

Insertar imgenes para Access), teniendo en cuenta que cada aplicacin tiene paneles

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adicionales como Word tiene Estilos y Formatos; PawerPoint tiene estilos de Diapositivas,

Etc.

Diferencia Entre Libros y Hojas

Hay que marcar la diferencia. Al igual que un documento de Word tiene pginas que forman

un solo Archivo, un libro de Excel tiene hojas los cuales forman pues un nico Archivo. Una

hoja de clculo es parte de un libro y un libro tiene extensin XLS que almacena todas las

hojas incluidas en el. As usted podr tener un libro de Planillas.XLS

Ingresar y Corregir Datos

Tipos de Datos

En una Celda se podr introducir 2 tipos de Informacin

Valores

Literal

Valores:

Es cualquier informacin que se podr evaluar numricamente que se incluirn

nmeros, fechas y formulas matemticas. Las fechas se consideran como valores

porque se almacenan como tal, aceptan tambin algunos smbolos como separador

decimal (,). Los signos +, -, ( ) y el porcentaje (%)

Nota: cuando ingrese un valor por defecto se justificar hacia la derecha

Literal:

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Es una cadena de caracteres que generalmente se utiliza como texto descriptivo, tales

como titulo de informes, cabecera de columnas se puede incluir cualquier

combinacin de letras, nmeros y signos especiales

Nota: cuando Ud. Ingrese texto, se justificar hacia la izquierda

Ingreso de Datos

- Lleve el indicador de celda hasta la celda donde desea ingresar la informacin

- Escriba el dato correspondiente. Si ha cometido algn error utilice el backspace para

corregir

- Tendr que pulsar la Tecla Enter o una tecla del cursor de flechas

Edicin de Datos

Recupera los datos de una celda para despus ser corregido o modificado

Lleve el indicador a la celda que desee editar

Pulse la Tecla F2 o si no haga doble Clic sobre la celda

Despus de haber corregido tendr que pulsar nuevamente Enter.

Desplazamiento en la Hoja de Calculo

Cuando Ud. Pulse Excel desplaza el indicador

Flecha Arriba / Abajo Fila anterior / siguiente

Flecha Izquierda / derecha Columna anterior / siguiente

TAB / Shift TAB Pantalla derecha / izquierda

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Re Pg. / Av Pg. Pantalla arriba / abajo

CTRL + Av Pg. Pgina siguiente

CTRL + Re Pg. Pagina anterior

Shift + Flecha arriba / abajo Va a la ultima celda con informacin

Shift + Flecha derecha / izquierda Va a la ultima celda con informacin

F5 Celda Permite ir a la celda especificada

CTRL + Inicio Va a la ltima celda de su rango

CTRL + Fin Va a la ltima celda de su rango

Manejo del Mouse


Cunado se trabaja con el puntero del Mouse se hace ms fcil y rpido el ingreso de datos

a valo0res a nuestras celdas, pues el puntero del Mouse cambia de acuerdo al lugar que

seales una celda o rango.

Seleccin

Para que se pueda seleccionar un rango o una celda el puntero del Mouse deber estar en

modo Seleccin. Para eso hacemos lo siguiente:

- Lleve el puntero sobre la celda seleccionada

- Haga Clic cuando el puntero sea

Tendr que hacer Clic


cuando el puntero este
sobre la celda

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Para Seleccionar rangos de Celdas

Hacer un arrastre
desde aqu
Para que poder seleccionar
Hasta rangos separados tendra que
aqu pulsar la tecla CTRL y
realizar el arrastre

Para seleccionar Filas o Columnas Completas

Hacer Clic para


seleccin de Hoja

Hacer Clic en el rotulo de


Hacer Clic en el rotulo Columna para seleccionar
de Filas para seleccin toda la columna
de toda la Fila

Nota: si Ud. Desea seleccionar rangos muy grandes, use el Clic para que se pueda marcar el

inicio del rango y Shift + Clic para el final. Si desea ingresar un mismo valor en el rango

seleccionado, pues escrbale valor y pulse la tecla CTRL + Enter

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Copiar, Generar Series y Generar Listas

El cuadro de relleno le permitir a travs de un arrastre copiar el valor o texto y generar

correlativamente nmeros y fechas. Para eso se debe apuntar el cuadro de relleno y el puntero

del Mouse debe estar en modo de Copiar

Lleve el puntero al cuadro de relleno de la celda

Cuando vea el smbolo realice un arrastre

Cuando se ha seleccionado las celdas


correspondientes, lleve el puntero del
Mouse a la interseccin de las celdas y
vera el puntero del Mouse cambia, y
parece al signo de la suma (+)

Cuando Ud. Halla arrastrado las dos


celdas seleccionadas y como va
correlativamente Clase 1, Clase 2 pues le
generara Clase 3 y as sucesivamente

Bueno con estos pasos hemos generado una Serie

Ahora pasemos hacer Copias, pues existen dos formas de poder generar copias en la

celdas

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- Uno con el puntero del Mouse seleccionando el rango (celdas) y arrastrndolo

- El otro seleccionando y presionando las teclas CTRL + J que en Excel es rellenar

celdas

Si la celda contiene un
dato o valor pues se
copiara a las dems
celdas que quiera

Nota: Ud. Podr realizar o generar una series de fechas. Digite una fecha y arrastre el cuadro

de relleno y genere una lista

Escriba un elemento
de una lista cuando
haga un arrastre se
mostrar los dems
elementos

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Nota: Excel posee 4 listas (meses del ao y das de la semana). Si Ud. Desea colocar su

propia lista, ubique la pestaa Ficha Personalizada del Men Herramientas Opciones y

teclee los elementos de la lista

Ud. Escribir
aqu los
elementos de la
lista que desea
crear

Para Mover Celdas

Cuando el puntero cambia, realice un arrastre (mire la figura). Si desea mover o un rango

de celdas, seleccinelas previamente cuando mueve una celda todos los datos que se

encuentran dentro de ella se mueven a la otra celda

Lleve el puntero al borde de la


celda
cuando muestre una cruz como la
imagen entonces arrastre la celda y
djelo caer en otra celda pues
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Para Rellenar Series

Microsoft Excel le permite el ingreso de datos numricos y de texto utilizando el Mouse.

As podr ahorrar el tiempo necesario si utiliza correctamente est opcin, pues al usar el

cuadro de relleno, puede copiar una celda, generar una seria o una lista, la copia o si

genera una serie o lista depender de la celda que se usara como origen para realizar el

relleno se copiara el contenido, ejemplo si Ud. Escribe A10001, Caso1, etc. Pues creara

una serie

En el cuadro de relleno. Lleve el puntero


del Mouse a la interseccin del cuadro y
cuando vea que cambia al signo mas ( + )
haga el arrastre

Realice una prueba, escriba en las celdas correspondiente y realice el arrastre de cada celda

escrita vea la figura

Vera que al realizar el arrastre, el resultado que generara

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Series

Series

Copia el
contenido

Nota: en cualquier caso se muestra una etiqueta inteligente (son opciones de relleno), pues

contiene un listado para ver que accin se utilizara

Las opciones de Autorrellno

Para ingresar ms fcil los datos, Excel muestra los arrastres de una celda una Etiqueta

Inteligente (Smart Tags), pues es llamado opciones de autorrelleno

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As podr seleccionar la opcin deseada vea la figura

Ac a hecho una copia de


las celdas

Ahora Ud. Ha elegido la


opcin Rellenar Serie

Si empieza a escribir fechas y cuando realice el arrastre observara lo siguiente

CAPITULO 2

MANEJO DE HOJAS

Al iniciar Excel o abrir un nuevo libro de trabajo, este se presenta con 3 hojas por naturaleza,

pues se podr insertar o eliminar hojas. Excel utiliza las hojas para que pueda organizar mejor

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la tabla y crear mucho mejor las formulas 3D. Pues la organizacin de la tabla siempre debe

de estar en hojas, cada tabla deber estar en su hoja respectiva

Para que cambie el indicador de la celda a una hoja, podr utilizar algunos de estos mtodos

- CTRL + Av Pg.

- CTRL + Re Pg.

- Clic sobre la pestaa de la hoja

Pues si tendra muchas hojas, use la barra de desplazamiento de hojas para ver las dems

hojas

Hacer Clic en
los botones de
desplazamiento

Si desea cambiar a una hoja ms rpida haga clic derecho sobre la barra de desplazamiento

Hacer Clic derecho u


elija la opcin que
desee

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Cambiando Nombre a la Hoja

Por defecto Excel asigna a sus hojas unos nmeros que se van incrementando de uno en uno

Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Pero Ud. Puede definir un nombre el que desee trabajar o lo que

le haga ms fcil el trabajo. Vea la figura

Tiene que hacer doble Clic en la Pestaa


de la Hoja y escribir el nombre que desea

Nota: Ud. Puede usar el men Contextual sobre la pestaa de la Hoja y elegir Cambiar

Nombre o tambin puede utilizar el Men Formato, Hoja Cambiar Nombre

Utilizando los Colores de la Pestaa

Los usuarios pueden tener sus libros organizados de sus trabajos al darle un cdigo de color a

las pestaas de sus hojas de trabajo. Se puede elegir los colores que desee para organizar las

sesiones de un libro de trabajo

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Haga Clic derecho sobre la pestaa de la hoja

Hacer Clic en Color de Etiqueta

INSERTANDO UNA HOJA DE CALCULO

Bueno sabemos que Excel solo presenta 3 Hojas de Calculo cuando se inicia, si quisiramos

insertar ms Hojas a su libro, tendramos que hacer lo siguiente.

- Hacer Clic en el Men Insertar

- Y luego Clic en Hoja de Calculo

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Uno puede cambiar el nmero de hojas que tiene Excel, cuando se presenta la aplicacin o

crear un nuevo libro

- Hacer Clic en la Ficha General del Men Herramientas, Opciones

- En el cuadro Numero de Hojas en Nuevo Libro

Nota: La Cantidad mxima de hojas, depender solamente del tamao de memoria de su

Disco Duro que tiene en la Computadora, pues podr tener 10 o 20 Hojas por cada libro de

Excel que pueda insertar

INSERTANDO HOJAS BASADAS EN PLANTILLAS

Para poder insertar una hoja totalmente diferente a la ya usada en el libro, tenemos que usar el

men Contextual (Clic Derecho), sobre una hoja cualquiera de Excel y hacer Clic en la

Opcin Insertar

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Bueno tendr que ver una ventana como est y seleccionar la plantilla usada para la nueva
Hoja

Mover una Hoja a otro Lado

Si uno desea cambiar la posicin de su hoja mejor dicho trasladar de un lado a otro o tratar de

copiar una hoja entera tendremos que hacer lo siguiente

- Lleve el puntero del Mouse a la hoja que desee trasladarlo a otro sitio

- Y Realice un arrastre a su nueva ubicacin

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Clic y arrastrar la hoja al lugar que
uno desea. Le mostrar un triangulo
invertido para que Ud. Pueda ver
donde desea darle nueva ubicacin

Tambin se puede utilizar El men contextual (Clic derecho), y tendr que elegir

Mover o Copiar

Hacer Clic en la posicin donde


desea Mover la hoja, tambin puede
sealar el Libro donde quiera mover
la hoja

Para hacer una Copia, tiene que realizar los siguiente presionar la tecla CTRL +
Tendr que presionar CTRL + Arrastre sobre la
pestaa de la hoja para que pueda realizar una Copia,
Arrastre del Mouse
pues tendra la misma Hoja y entre parntesis el
numero 2 indicndole que ha generado una Copia

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Para Eliminar una Hoja

Tendr que tener cuidado cunado elimine una hoja pues al hacerlo pierde totalmente todo el

contenido de la hoja.

- Hacer Clic en el men Edicin y Clic en eliminar Hoja y tiene que aceptar la

confirmacin

- Tambin puede utilizar el men contextual (clic derecho), sobre la pestaa de la

hoja, y tiene que utilizar la opcin Eliminar

Nota: En ambos casos Excel le va pedir la confirmacin ya que al eliminar la hoja no podr

Deshacer la eliminacin

Creando un Libro a partir de una Hoja

Ud. Puede crear nuevo Libro desde una hoja de su Libro Activo. Para realizarlo tiene que

arrastrar una hoja fuera de la ventana de donde esta trabajando

Arrastre la hoja fuera de


la ventana

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Entonces al realizar tal accin Excel le mostrar la segunda ventana pero solamente con la

hoja que ha hecho el arrastre tal como se muestra en la figura a partir de ah ya abra creado el

segundo Libro

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Nota: Si desea copiar una hoja a otro Libro, tiene que presionar la tecla CTRL y hacer un

arrastre con el Mouse y dejarlo caer en el Libro de Destino

Manejos de Columnas y Filas

Se puede Insertar Columnas o Filas a su hoja de clculo tambin las puede eliminar. Y cuando

trabaje con Formulas las funciones cambiarn automticamente sus referencias de acuerdo al

numero de columnas o filas eliminadas o insertadas

- Para poder Insertar una Columna o Filas

a) El puntero del Mouse deber estar en la Columna o Fila a la que desea insertar

b) Luego ir al Men Insertar, Filas/Columnas

c) Tambin puede utilizar el Men Contextual (Clic Derecho)sobre la base de la

Columna o Fila y clic en la opcin Insertar

Para Insertar una Columna


entre rea y Servicio

Nos mostrar una ventana


con varias opciones y
tenemos que elegir insertar
toda una Columna como
lo muestra la figura

Pues nos mostrar una


Columna vaca

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Nota: Si deseamos Insertar varias Columnas o Filas a la vez se deber seleccionar un rango

de Columnas o Filas

Eliminando Columnas o Filas

Cuando queramos eliminar Columnas o Filas, las referencias de Formulas y Funciones se

actualizarn automticamente

- Seleccione la columna a eliminar

- Tambin puede utilizar el men Edicin, Eliminar

Cambiando el ancho de la Columna

El ancho de la Columna se puede adaptarse a uno personalizado, para dar ancho a la columna

situ el puntero del Mouse sobre el borde de la columna y arrastre a la derecha para que se le

de mas ancho vea la figura

Cuando situ el puntero del Mouse


entre el limite del cada celda. El
puntero del Mouse se pondr como una
cruz y le saldr una referencia
indicndole el ancho

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Tambin el ancho de la columna se puede modificar mediante:

- Men Formato

- Clic en Columnas y Seleccionar Ancho

Para modificar el ancho de muchas Columnas, tendr que seleccionar las Columnas que desee

cambiar y modificar el tamao. Para ajustar el ancho de la columna al contenido, haga doble

clic cuando vea el smbolo de ajuste

Nota: El ancho predeterminado de la Columna se puede definir para una hoja de Clculo.

Cuando el ancho de una columna predeterminado se define, todas las Columnas adoptaran esa

medida, excepto las que se hayan cambiado previamente

- Hacer Clic en el Men Formato, Columnas

- Elegir la Opcin Ancho Estndar

- En la ventana que se le muestra tendr que escribir el ancho para su columna

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Para poder Cambiar el Alto de la Columna

Tiene que arrastrar el inferior del titulo hasta donde uno desee y obtenga el alto necesario

Coloque el puntero del Mouse


entre el limite del borde de la
fila y arrastre hacia a bajo

Otra Forma de cambiar el Alto:

- Ir al men Formato

- Clic en Fila, seleccionar Alto de Fila

- Al final tendr que escribir un valor para el alto de Fila

Nota: Para poder cambiar el Alto de varias Filas, tenemos que seleccionar la filas que

deseemos cambiar el alto de las filas para que se ajuste al contenido de las celdas, tendra que

hacer doble clic en la lnea de separacin que esta en el titulo de la fila

Ocultar una Fila o Columna

- Tiene que seleccionar las Filas o Columnas que queramos ocultar

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- Ir al men Formato, seleccionar Filas o Columnas

- Elegir la Opcin Ocultar

Para mostrar una Fila o Columna

- Ir al men Formato

- Seleccionar la opcin Filas o Columnas

- Clic en Mostrar

Aplicando Nombres de Rangos

Estos nombres se asignan previamente a los rangos seleccionados y pueden ser usados en

Funciones o Formulas desde cualquier hoja del Libro que estamos trabajando (en este caso se

deber indicar el libro)

=Suma(ventas)

=BuscarV(Codigo, Tabla1)

Crear Nombre de Rangos

Seleccionar el Rango

Escribir el nombre en el cuadro de nombres

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Terminar la accin presionando la tecla Enter

Seleccione el
Rango

Escriba el nombre
del Rango y Pulse
Enter

Nota: Los nombres de Rangos debern de ser cortos y no contener espacios en blancos

Usar los Rtulos de Filas para crear Nombres

Seleccione el rango incluyendo el encabezado

Ir al men Insertar

Seleccionar Nombre

Y por ultimo Clic en Crear

Cuando aparezca la ventana active la casilla Fila Superior

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Vemos que Excel crea 2 nombres de rangos: Provincia, Valor por Kilos

Creando nombres en Columnas usando Rtulos

Debemos seleccionar el rango, incluyendo loa columna izquierda

Ir al men Insertar

Seleccionar Nombre y Clic en Crear

Vemos que Excel creara los siguientes nombres: Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio

Visualizar los Nombres de rangos

Si deseamos que nombres se han definido

- Hacer clic en el Cuadro de Nombres

- Pues al hacerlo se desplegara una listado con todos los nombres


Deber hacer clicdeenrangos asignados
el cuadro de
nombres para poder ver los rangos
definidos

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Pues si nosotros hacemos clic en unos de los nombres, Excel seleccionara el rango, pues

nosotros podemos obtener una lista de de los nombres de rango

Nosotros pulsamos la tecla F3 (es el cuadro Pegar Nombres)

Tambin podemos ir al Men Insertar Nombre y Clic en Pegar

Y hacer Clic en el botn Pegar Lista,

Cualquiera de las dos Opciones primeras aparecer el mismo cuadro

Abril =hoja5!$G$14
Almacn =Hoja2!$H$2
Enero =hoja5!$F$11
Febrero =hoja5!$G$12
Junio =hoja5!$G$18
lunes =hoja5!$H$11
Marzo =hoja5!$G$13
Mayo =hoja5!$G$15
Provincia =hoja5!$B$11:$B$18
Valor_por_Kg =hoja5!$C$11:$C$18

Haga Clic en el botn Pegar Lista


par que se pueda ver en la hoja las
celdas correspondiente da cada rango

Eliminando Nombres de Rangos

Pues desde la Ventana Definir podemos crear y eliminar nombres de rangos para poder

ingresar a esta ventana

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(511) 271.2741 EXT. 276 35
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Ir al men Insertar

Seleccionar Nombres

Y hacer Clic en la Opcin Definir

- En esta ventana tenemos que seleccionar el nombre del rango y despus hacer clic en

el botn Eliminar

Nota: Si alguna de las formulas usa tiene nombre de rango y despus Ud. Lo elimina la

formula marcara un error de referencia

PASEMOS A LLENAR Y AUTOLLENAR

Hay ocasiones en que se desea copiar la informacin de una celda hacia otras celdas que se

encuentran contigua, es decir hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Pues cuando

suceden estas cosas se puede hacer un llenado y/o un Autollenado

Para poder realizar estas opciones hacemos lo siguiente:

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(511) 271.2741 EXT. 276 36
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- Seleccionamos la celda que se desea copiar, con las dems reas que se desea rellenar

el contenido

- Debemos elegir el men Edicin,

- Seleccionar Rellenar. Segn el rea que este seleccionada aparecern opciones

habilitadas o no

- Si es a la Izquierda combine la tecla (Ctrl. + J); Derecha (Ctrl. + D)

En este caso vamos a utilizar la Opcin Hacia Abajo el resultado se ve en el segundo cuadro

N 1 N 2

Tambin se podr rellenar rangos

Debemos seleccionar una celda

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(511) 271.2741 EXT. 276 37
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Escribir en la celda

Pulse las teclas CTRL + Enter

CREANDO SERIES DE VALORES

Tambin se podr llenar datos en forma creciente si n necesidad de estar escribiendo cada uno

de los datos o valores

Las series pueden ser:

- Lineales (1, 2, 3, o 5, 10 ,15)

- Geomtricas (3, 6, 12, 36)

- Cronolgicas (10-Nov, 11-Nov, Etc.)

Para poder crear unas de las series

Debemos seleccionar el valor junto con el resto de las celdas que se van a

llenar. Los datos de las primeras celdas, columnas o filas servirn como los datos

iniciales de la serie

Debemos Ir al Men Edicin

Seleccionar Rellenar y Clic en Series

Excel nos mostrar una ventana como la siguiente

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(511) 271.2741 EXT. 276 38
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- En Series se selecciona si se llenan a travs de filas o columnas

- En Tipo se selecciona la progresin que se piensa tener

- Lineal es la suma de los datos o valores junto con el incremento que se ha marcado

- Geomtrica Multiplicar cada valor por el Incremento

- La Opcin Tendencia esta seleccionada el incremento se ignora y se calcula una

progresin Geomtrica con Tendencia

- Cronolgica calcular una series de Fechas segn la opcin seleccionada de la Unidad

de Tiempo

- Autollenar llena las celdas de la seleccin basndose en los datos incluidos en la

seleccin

- Veremos un ejemplo

Datos en la Seleccin Series Creadas

1, 2 3, 4, 5,
1, 3 5, 7, 9,
LUN Mar, MIE, JUE,
T1 T2, T3, T4
TEXTO1, TEXTOA TEXTO2, TEXTOA; TEXTO3, TEXTOA
1-ENE, 1-MAR 1-ENE, 1-MAR; 1-MAY, 1-JUL

Adems podemos indicar un Lmite para poder indicar donde podemos terminar la serie.

Si el Lmite ya alcanzo y aun existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto

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(511) 271.2741 EXT. 276 39
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La opcin de Tendencia. Producir un ajuste en series lineales y una curva exponencial en

series geomtricas basados en lo valores de la seleccin

Veamos un caso. Si los datos que sean seleccionados comienzan con los valores 1,4 y 5 y se

selecciona un Incremento 3 pues nos dar lo siguiente

Tipo Series Creadas

Lineal 1, 4, 7, 10, 13
Lineal y Tendencia 1, 31, 4, 34, 7, 37, 10, 40
Geomtrica 1, 4, 7, 10, 30, 90
Geomtrica y Tendencia 1, 31, 4, 61
Ora forma de hacerlo seria utilizando el apuntador del ratn se coloca justo en la esquina

inferior derecha de la celda. El puntero se formar como una cruz pequea y delgada, pues

haciendo clic en la interseccin como hemos visto en las pginas anteriores. Haga el mismo

arrastre para que pueda ver el resultado.

OPCION BORRAR

Excel le permite borrar contenido de celdas o rangos de celdas, tambin puede borrar

Formatos (bordes, sombreado, formato de nmeros, comentarios, etc.).

Para poder utilizar esta opcin haremos lo siguiente

Tendremos que seleccionar la celda o rangos de celdas que deseamos eliminar

Ir al men Edicin

Seleccionar Borrar y Clic en la opcin que queramos utilizar

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(511) 271.2741 EXT. 276 40
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- La opcin Todo, eliminar todo lo que contenga la celda, formatos, datos y notas, etc.

- La opcin Formatos eliminar los formatos establecidos en Filas y Columnas que se

han aplicados a los rangos seleccionados

- La opcin Contenidos, slo eliminarn el contenido. Tambin se puede usar la tecla

Suprimir

- La opcin Comentarios esta opcin eliminara los comentarios insertados en la hoja de

calculo que Ud. Esta trabajando

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(511) 271.2741 EXT. 276 41
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CAPITULO 3

CONSTRUCCIN DE FORMULAS
Una formula es una operacin, referencia e interpretacin de la celdas de una hoja, para poder

trabajar con una formula debemos tener en cuenta lo siguiente

Una formula se ingresa como si estuviramos ingresando cualquier dato a la

celda

OPERADOR DESCRIPCIN
: (dos puntos), (coma), (un espacio), operadores de referencia
Negacin (como en 2)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicacin y Divisin
+y Suma y Resta

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(511) 271.2741 EXT. 276 42
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& Conecta dos cadenas de texto (concanetacin)
= < > < = >= <> Comparacin

OPERADORES DE CALCULO DE LAS FORMULAS

Los operadores especifican el tipo de calculo que uno desea realizar cuando se trabaja con la

formula. Microsoft Excel incluye

Los Operados Aritmticos

Ejecutan operaciones bsicas como suma, resta o multiplicacin, realizan combinaciones

de nmeros y dan como resultados numricos

Operador Aritmtico Significado Ejemplo


+ (Signo Mas) Suma 2+5
- (Signo Menos) Resta 53
* (Asterisco) Multiplicacin 4*3
/ (Barra Oblicua) Divisin 20 / 10
% (Signo de Porcentaje) Porcentaje 15%
^ (Acento Circunflejo) Exponente 4 ^ 3 el mismo que 4 * 3

Los Operadores de Comparacin

Hacen comparacin con dos valores y generan el valor lgico Verdadero o Falso

Operador de Comparacin Significado Ejemplo


= (Igual) Igual a A1 = B1
> (Mayor que) Mayor que A1 > B1
< (menor que) Menor que A1 < B1
>= (mayor e igual que) Mayor Igual que A1 >= B1
<= (menor igual que) Menor Igual que A1 <= B1
<> (distinto) Distinto de A1 <> b1

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(511) 271.2741 EXT. 276 43
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- El operador de texto & pues esta funcin combina uno o mas valores de texto para

generar una porcin de texto

Operador de Texto Significado Ejemplo


& (y comercial) Conecta o concatena dos Que & bonito &
valores para generar una Paisaje generar Que
valor de texto continuo bonito paisaje

REFERENCIAS DE CELDAS

Las formulas hacen referencias a celdas o rangos de celdas, nombres o rtulos que vienen a

representar a las celdas o rangos

Veamos un ejemplo

= (B3 - 3) * C3

Donde 3 resta a la celda B3 y el resultado que generara se multiplicara con C3

Veamos un Ejemplo

Bueno ahora escribiremos la formula en la celda D3

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(511) 271.2741 EXT. 276 44
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Lenguaje Natural
Usted podr usar los nombres de los encabezados de filas y columnas para escribir una

formula: as como la anterior formula se podra definir como

=(Peso 3)*C3

Bueno usando el texto Peso en ves de la celda B3, la celda C5 se sigue usando por la razn de

que el texto es muy largo.

Incluso se podra hacer una consulta usando una referencia de columnas y filas, modifique la

gua con los siguientes valores

Escriba la siguiente formula en algn libre

= G 103 Peso

Dar como resultado el Peso de la Gua G 103, es decir 100

Escriba la siguiente Formula

= G 101 Pagos

Dar como resultado 27.50

A partir de la versin 2002 hacia delante deber asegurarse que la posibilidad de usar un

lenguaje natural en la construccin de sus formulas este activa. As que use lo siguiente.

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(511) 271.2741 EXT. 276 45
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Ir al men Herramientas

Clic en Opciones

Y luego hacer Clic en la pestaa Calcular

- Una ves que estamos en la pestaa Calcular, activamos la casilla Aceptar Rtulos en

las Formulas

MOVER Y COPIAR UNA FORMULA

Si quisiramos mover una formula, las referencias de celdas no cambiarn. Si copiamos una

formula, las referencias relativas de celdas cambiarn, veamos un ejemplo

Al copiar la Formula las


referencias de la celdas
cambian

Mire las celdas C10, C11,


etc. Y las celdas D10, D11
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(511) 271.2741 EXT. 276 46
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DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

Cuando se crea una formula, normalmente las referencia de la celda o de un rango se basa en

la posicin relativa respecto a la celda que contiene la formula. Por ejemplo en el caso

anterior la Celda E10 contiene una formula =(C10 50) * D10, as cuando se copia la

formula a las celdas inferiores las referencias cambiarn, estos cambios dependern de la

columna o fila que se copia

Veamos un ejemplo

Para hallar el consumo mensual, debemos hacer una resta de las lecturas.

Desarrollemos lo siguiente

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= D13 C13; le dar como resultado 300 que viene hacer la diferencia

Ahora copie la formula a las dems filas, vera q2ue al copiarse la referencia de las celdas

cambiar de acuerdo al arrastre de la celdas que esta empleando

En una referencia de
relativa, la direccin de las
celdas cambia

En el caso de la formula para poder calcular el monto de consumo, se debe multiplicar el

Consumo por el Costo KW y la formula sera

= E13 * G9

Cuando deseara copiar a las dems fila generar un error

Pues al intentar copiar y usar la referencia relativa, la direccin de las celdas cambia

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(511) 271.2741 EXT. 276 48
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REFERENCIAS MIXTAS

En algunos casos la referencia se podr dar mixta, es decir que parte de la referencia de la

columna o fila sea absoluta y la otra parte sea relativa.

Si queremos calcular la proyeccin del mes para la produccin de los meses Febrero, Mazo y

Abril, teniendo en cuenta los porcentajes de los meses que se muestran en la tabla

= H9 * H$3 + H8

En las siguientes columnas donde se encuentran los meses podemos ver los cambios

efectuados para cada mes (referencia relativa), mientras la fila no deber cambiar (referencia

absoluta)

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(511) 271.2741 EXT. 276 49
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NOMBRES DE RANGO EN UNA FORMULA

Para el caso anterior, podemos usar nombres de rangos y evitar las referencias absolutas

que se han empleado

Llevemos el cursor a la celda G9

Hacer Clic en el cuadro de Nombres

Escribir Porcentaje como nombre

Luego, escribimos la siguiente formula en la celda E13

= E13 * Porcentaje

HERRAMIENTAS DE VERIFICACIN DE FORMULAS

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(511) 271.2741 EXT. 276 50
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Bueno desarrollar Formulas y Funciones en Excel es ahora, algo muy sencillo y seguro, pues

desde la versin XP, 2002, 2003 trae herramientas de verificacin de error (a travs de

etiquetas inteligentes), que tienen como finalidad ayudar al usuario en el desarrollo y

seguimiento de las formulas aplicadas en su hoja de calculo.

Mostraremos las caractersticas (nuevas y mejoradas) de verificacin de error y seguimiento

de formulas con los que cuenta Excel 2003

BUSCADOR DE RANGOS

El buscador de Rango es una Herramienta que permite fcilmente ubicar las celdas que

intervienen en una formula o funcin. Cuando el usuario escriba una formula existente se

mostrar (F2 o Doble Clic sobre la celda que contenga la formula). Mediante colores y bordes

mostrar a los usuarios las celdas o rangos de celdas usadas en una formula o funcin, desde

la versin ya mencionada que viene desde XP, 2002, 2003, se ofrece a los usuarios una mejor

retroalimentacin visual para mover y ajustar el tamao del rango de este buscador

Veamos un caso

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(511) 271.2741 EXT. 276 51
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- La formula empleada en la celda I14 es:

= Suma(I8:I12) * J4

Llevemos el indicador a la celda I14

Pulsemos la Tecla F2

Observemos los bordes y colores que muestran las celdas que se utilizan en

esta formula

Ahora procederemos,
arrastrar el borde a otro
rango de celdas (Monto
Neto) para modificar la
formula hecha en la celda
anterior

Si deseamos cambiar el rango que se esta usando en la funcin Suma, solo

debemos arrastrar el borde el nuevo rango

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(511) 271.2741 EXT. 276 52
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AUTOCORRECCION DE FORMULAS

Por defecto Excel detecta errores comunes de los usuarios como no cerrar parntesis, omitir

un nmero de una fila o columnas.

Mire la formula hay un smbolo


que est dems (+), pues Excel
detecta dicho error y nos
mostrar una sugerencia para
poder corregirlo

Cuando haga clic en Si


automticamente corregir
el error

COMPROBACIN DE ERRORES

Nosotros podemos configurar que tipo de error podemos detectar y resolver, Microsoft Excel,

detecta cuando usamos formulas en celdas vacas o cuando escribimos un numero como texto,

por ejemplo cuando lo procedemos de un apostrofe

- Ir al Men Herramientas, Opciones

- Elegir la Ficha Comprobacin de Errores

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(511) 271.2741 EXT. 276 53
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- Active la casilla de acuerdo al tipo de error que desee comprobar

En esta ocasin se ha activado la casilla Formula que se refieran a celdas vacas

Excel detecta error en la formula de la figura.

= F6 * G3
Cuando hacemos clic en el triangulo de la
etiqueta inteligente varias opciones entre
ellas, la de Rastrear celdas Vacas pues
nos mostrara una flecha desde el punto de
inicio hasta llegar a la formula y nos
indicar la celda vaca que haya

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(511) 271.2741 EXT. 276 54
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Nota: Excel 2003 contiene una casilla mas que es; Error de Validacin de Datos de Lista,
que se encuentra en la misma Ficha de Comprobacin de Errores

CAPITULO 4

FORMATOS DE LIBROS

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(511) 271.2741 EXT. 276 55
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Bueno una ves que hemos definido las tablas y la s formulas necesarias, es bueno que estos

posean un formato y diseo adecuado para su presentacin e impresin, as nosotros podemos

aplicar diseos personalizados o preelaborados a sus tablas.

El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letras, tamao, espaciado, etc. Lo que se

encuentra en su contenido. Al igual que Word 2000, el formato de celdas se puede aplicar

directo desde los botones de su barra de Formato

Botn Accin
Fuente. Realiza modificaciones en el tipo de
fuentes la presentar el texto
Tamao de la fuente, por defecto en Excel se
mostrar con 10 Puntos
Activa la casilla con el formato de negrita o la
desactiva
Cursiva activa o desactiva el formato de cursiva
Este icono activa o desactiva el formato de
subrayado
Alinea el contenido de la celda a la izquierda
Alinea el contenido al centro de la celda
Alinea el contenido a la derecha de la celda
Combinar y Centrar, centra la celda de un rango

Aplica porcentajes a los valores que esta


trabajando
Aplica ceros a los nmeros que se esta digitando

Disminuir decimales, reduce decimales a los


nmeros
Aumenta decimales a los nmeros

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(511) 271.2741 EXT. 276 56
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Desde la versin 2000 hacia delante Microsoft Excel, muestra el botn Fuentes directamente

una vista previa de la fuente seleccionada

Excel le mostrar el
diseo de la fuente a
usar

Si Ud. No visualiza esta caracterstica, pues aremos lo siguiente:

- Ir al Men Herramientas

- Clic en Personalizar

- En la pestaa opciones se deber activar la casilla Mostrar nombre de fuentes

usando la fuente

USAR BORDES, RELLENOS Y COLOR DE FUENTES

Podemos usar las paletas para modificar el borde, color de relleno y color de fuente de sus

celdas o rangos de seleccionados, de esta manera

Icono de Bordes
Para aplicar los bordes tenemos que
seleccionar la celda que se empleara
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(511) 271.2741 EXT. 276
Tambin podemos dibujar los bordes y 57
http://www.abaco.edu.pe personalizarlo
Para Trazar los Bordes en la Celdas

Activamos la barra de Herramientas Bordes

Ir al Men Ver

Barra de Herramientas

O Tambin Clic en Dibujar Bordes de la Paleta de Borde

- Para trazar los bordes necesario tenemos que utilizar el Lpiz

PARA AGREGAR UNA REJILLA A SU HOJA DE CALCULO

Hacer Clic en Dibujar Bordes

Seleccionar Dibujar Cuadricula de Bordes

Realizar un arrastre en su Hoja de Calculo

PARA CAMBIAR EL COLOR Y ESTILO DE BORDE

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(511) 271.2741 EXT. 276 58
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En la barra Bordes seleccionamos el Botn Estilo de Lnea o Color de Lnea

Luego dibujaremos los borde necesario

- Bordes de color creados con la opcin Dibujar Cuadricula

Nota: Para poder borrar las celdas que han trazado, con la Opcin Dibujar Cuadricula

contamos una herramienta que nos permite borrar los bordes

- Hacer Clic en el botn Borrar bordes de la barra de bordes

- Despus realizamos un arrastre sobre los bordes que vamos a borrar

Paleta de Color de Relleno

Seleccionamos una celda y


aplicamos el color que
deseamos

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(511) 271.2741 EXT. 276 59
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Icono Color de Fuente

Se selecciona un rango de celda


Se le aplica el color que desea
Por defecto tiene el color Automtico

Nota: Podemos lograr que las paletas se muevan de un lugar a otro (que circulen por la hoja),

para eso arrastramos la barra de titulo de la paleta

Clic en la paleta y
arrastrar y aparece
de esta forma

FORMATOS DE CELDAS

Otra manera de aplicar diseo a sus celdas es mediante el cuadro Formato de celdas, en esta

ventana concentra en una sola caja de dialogo las opciones vistas.

Ir al men Formato

Elegir la Opcin Celdas

Tambin puede presionar la Tecla Ctrl. + 1

O puede trabajar con el men contextual (clic secundario), la opcin

Formato

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(511) 271.2741 EXT. 276 60
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Cada una de las Fichas que componen la ventana Formato de Celdas dispone de Formato de

sus celdas, la Ficha nmero, las caractersticas, opciones y los dems se vern en el tema

Formato de Nmeros

FICHA ALINEACIN

Controla el lugar Horizontal y Vertical que ocupara la celda dentro de la hoja, as uno podr

personalizar las celdas como uno desea

Alineacin Horizontal, Izquierda


Sangra, Centrado y derecha
sangra

Orientacin Vertical,
90, -90, 45
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(511) 271.2741 EXT. 276 61
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Para realizar algunas modificaciones de alineacin

Seleccionamos la celda que deseamos aplicar el formato

Clic en la opcin celda del men Formato

Clic en la pestaa Alineacin, ah hacemos la modificaciones necesarias (vea el cuadro

anterior)

PARA PODER CENTRAR TEXTOS ENTRE VARIAS COLUMNAS

Para realizar este paso hacemos clic en el botn Combinar y Centrar que se encuentra en la

barra de herramientas de Formato, pues la seleccionar las celdas las combina y el texto lo

centra. Ahora los usuarios tambin pueden separar un grupo de celdas tan fcil como

combinarlas.

Veamos un caso

Seleccionamos un Rango de Celdas (M2:O2)

Clic en el botn Combinar y Centrar

Si queremos deshacer la accin hacemos clic en el mismo botn de Combinar y

Centrar

Nota: Al combinar las celdas une las celdas seleccionadas en una sola celda. Pero podemos

usar la opcin Centrar en seleccin del cuadro Horizontal, de esta manera las celdas

seleccionadas son independientes

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(511) 271.2741 EXT. 276 62
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FICHA FUENTES

Con esta ficha podemos modificar el tipo de fuente, estilo, y tamao de la fuente. Tambin

distintos tipos de subrayado para su trabajo en tablas.

La ventana nos muestra el tipo de subrayado que hay, el color para el subrayado, tambin nos

da los efectos como Tachado, Superndice y Subndice y por ultimo le podemos dar el color

que queramos

Nota: Si deseamos cambiar la fuente usada por Excel, se puede hacer, por defecto es (Arial de

10 puntos). Para eso nos dirigimos:

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(511) 271.2741 EXT. 276 63
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Men Herramientas

Clic en Opciones, hacemos las modificaciones en el cuadro Fuente Estndar y luego

Reiniciamos la maquina

Ficha Tramas

Podemos darle un diseo de fondo a sus celdas

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(511) 271.2741 EXT. 276 64
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Con la ficha tramas podemos aplicar un color de relleno y un tramado a su celda seleccionada

para darle un mejor realce

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(511) 271.2741 EXT. 276 65
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CAPITULO 5
IMPRESION

Bueno una vez que se ha terminado con el trabajo realizado es natural que desee imprimirlo.

Para eso es necesario definir el rango de la celda a Imprimir, porque Excel las detecta

automticamente. Adems se podr modificar las caractersticas de su hoja (tamao,

orientacin, mrgenes, etc.) antes de Imprimir el trabajo

VISTA PRELIMINAR

Excel le mostrara su trabajo antes de Imprimir. As uno puede controlar las opciones y

caractersticas de la Impresin.

- Ir al men Archivo

- Clic en Vista preliminar o hacer clic en el botn Vista Preliminar de la barra

Estndar

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(511) 271.2741 EXT. 276 66
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Cuando hagamos clic en Vista Preliminar nos mostrar una ventana como esta

La Vista preliminar que muestra Excel por defecto la muestra con las opciones de Impresin
si el trabajo realizado ocupa ms de una pagina puede hacer clic en siguiente o presionar las
teclas Av Pg. Y Re Pg. Tambin tenemos las opciones de Mrgenes para poder modificar el
rea de Impresin

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(511) 271.2741 EXT. 276 67
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Definiendo el rea de Impresin

La aplicacin de Excel detecta automticamente el rea de la hoja a Imprimir y podemos darla

a dems un Salto de Pgina si el trabajo ocupa ms de una pgina

Nosotros podemos Personalizar el rea de Impresin

Primero tenemos que seleccionar rango de Celdas que se va a Imprimir

Despus ir al men Archivo, rea de Impresin

Por ultimo elegir la opcin establecer rea de Impresin

Ahora si usamos la vista Preliminar notaremos que solamente nos mostrara el rango

seleccionado

Nota: Si queremos eliminar el rea de impresin, vamos al men Archivo, establecer rea

de Impresin y clic en Borrar rea de Impresin

VEREMOS COMO NOS MUESTRA LA VISTA PREVIA DE SALTO DE


PGINA

Para ver el rea de Impresin podemos usar la Vista Previa

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(511) 271.2741 EXT. 276 68
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El rango de celdas dentro del Limite se Imprimir, si uno lo desea y podemos arrastrar esas

lneas

Para poder volver a la vista normal tenemos que hacer lo siguiente:

- Ir al men Archivo

- Entrar a Vista Preliminar

- Y Clic en Vista Normal

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(511) 271.2741 EXT. 276 69
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CONFIGURACIN DE PGINA

Por defecto Excel usa una Pgina para imprimir sus trabajos, que es tamao de la hoja (A4),

tiene a dems Encabezado y pies, etc. Tambin podemos controlar la apariencia o diseo de la

hoja de clculo impresa si podemos cambiar las opciones del cuadro de dialogo Configurar

Pgina. Las hojas se podrn imprimirse en orientacin vertical u horizontal, tambin podemos

utilizar distintos tamao de papel, los datos lo podemos encontrar en los mrgenes superior,

inferior, izquierdo o derecho

- Ir al men Archivo

- Clic en Configurar Pgina

Ficha Pgina

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(511) 271.2741 EXT. 276 70
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Nos permite modificar la orientacin del papel, escala y tamao que se usar

Orientacin:- permite elegir entre horizontal y vertical

ESCALA:- aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje que se ha definido en la

caja

Ajustar al. Por defecto la escala es del 100%, si deseamos que su trabajo salga impreso en

forma condensada use un porcentaje menor, para eso vamos al cuadro Ajustar en. Nosotros

podemos reducir el trabajo de 4 Pginas a 2 Pginas

FICHA MARGEN:- Esta ficha nos permite controlar los mrgenes de su hoja, as como

establecer los mrgenes de sus Encabezados y Pies, si nosotros deseamos que Excel controle

automticamente su hoja lo nico que tenemos que hacer es activar las casillas Centrar

Verticalmente y Centrar Horizontalmente

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(511) 271.2741 EXT. 276 71
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Nota: Tambin podemos hacer, activar el botn Mrgenes que se encuentra en el botn de

Vista Preliminar de la misma Ventana y arrastrar las lneas de separacin como podemos

apreciar en la Imagen

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(511) 271.2741 EXT. 276 72
http://www.abaco.edu.pe
FICHA DE ENCABEZADOS Y PIES:- Se muestran en la parte superior e inferior de sus
pginas impresas. Podemos usar los incorporados que se encuentran en Excel o los
personalizados veamos como nos muestra la ventana

IMGENES COMO ENCABEZADOS:- ahora podemos insertar las imgenes como


Encabezado o Pies de Pagina en su lista para que salga Impreso
Ir al men Ver
Clic en Encabezado y Pies de Paginas
Ahora hacer Clic en Personalizar Encabezado o Pie de Pagina
Luego usar el botn Imagen
Y finalmente Insertar la Imagen a usar

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(511) 271.2741 EXT. 276 73
http://www.abaco.edu.pe
FIHCA HOJAS:- Nos permite controlar algunas opciones en el momento que vamos

Imprimir como es: el rea de impresin, las impresiones o no de la lnea de divisin de la

hoja, tambin puede ser los ttulos de las filas y columnas en su hoja como (A,B,C etc. Y 1,2,3

etc.).

Excel nos muestra una caja de dialogo con tales opciones.

Activemos la casilla Lneas de Divisin, esta casilla hace que las lneas de su hoja de

clculo se imprima

Activemos la casilla Titulo de Filas y Columnas, hace que las columnas y filas de su

impriman

Tambin utilicemos el cuadro Comentarios para indicar donde estn ubicados los

comentarios en su hoja

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IMPRIMIR ROTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CAD PAGINA
Si la tabla es demasiado grande y ocupa mas de una pagina, usted podr imprimir un rango de

filas como encabezados de cada una de ellas. Inclusive podr tener columnas como ttulos de

encabezados de filas

Rtulos de Filas que se


muestra en cada Paginas

Para realizar esta Operacin debemos hacer lo siguiente:

Configurar Pagina

Hacer clic en la Ficha Hoja

En el cuadro Imprimir Titulo, hacer clic en la opcin Repetir Filas en el Extremo

Superior

Haga Clic en el
cuadro y
seleccione la Filas
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO y columnas a usar 75
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CAPITULO 6

FUNCIONES

Las Funciones son frmulas predefinidas que se ejecutan, clculos utilizando valores

especficos, llamados argumentos, que van en un orden determinado o estructurado, las

funciones pueden ser utilizados para ejecutar operaciones simples o complejas.

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ESTRUCTURA DE UNA FUNCIN

Cuando se empieza a estructurar una funcin comienza con el signo Igual ( = ), y acompaado
por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, las expresiones de la funcin van
separados por Coma ( , ) o tambin puede ser por Punto y Coma ( ; ) y el respectivo
parntesis de cierre

NOMBRE DE LA FUNCIN

Para poder obtener una lista de funciones disponibles, tenemos que hacer clic en una celda y
presionar las teclas MAYS + F3

EXPRESIONES

Las expresiones pueden ser nmeros, textos, valores lgicos tales como verdadero o falso,
valores de error como #N/A o referencias de celdas. Las expresiones tambin pueden ser
constante, frmulas u otras funciones.

INFORMACIN SOBRE HERRAMIENTAS DE EXPRESIONES

Cuando nosotros escribimos la funcin, aparece una informacin sobre las herramientas con
su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escribimos PROMEDIO y nos mostrara la
informacin sobre herramientas y tambin las funciones integradas

ESCRIBIR FORMULAS

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Cuando creamos una formula que contenga una funcin, el cuadro de dialogo Insertar
Funcin nos ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo a medida que vallamos
introduciendo una funcin en la formula, la ventana cuadro de dialogo Insertar Funcin nos
ira mostrando el nombre de la funcin con cada uno de las expresiones, una descripcin de la
funcin y de cada expresin, y nos dar el resultado actual de la funcin y de toda la formula

MICROSOFT EXCEL 2003 dispone de un conjunto organizada de funciones por cada


categora lasa cuales nos permitirn resolver un problema especfico. Inclusive crear
funciones personalizadas utilizando Microsoft Visual Basic for Application (VBA)

Para hacer una Simple Operacin de Suma, resta Multiplicacin o Divisin. Necesitamos
operar o desarrollar la Funcin Correspondiente

Si tenemos que sumar Valores que se encuentran en varias Celdas como en el ejemplo

tenemos en la columna B datos y en C Pedidos

Y en Las filas 2, 3, 4 tenemos los valores, y tenemos que hallar el resultado en la

Celda que se encuentra en la Columna C y Fila 3 hacemos lo siguiente

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Para empezar con el desarrollo no podemos obviar el signo Igual (=), que es

fundamental en cualquier operacin

La Formula sera. =(B2+C2). Y al hacer Enter nos mostrara el valor en este caso es

270 en Excel aparecen amabas celdas seleccionadas de colores diferentes pues son las

que se estn operando

En esta segunda ventana he seleccionado la celda B2 hasta la celda B6 y haciendo clic

en el Icono de la Autosuma me dar el resultado en la celda vaca que es B6 en este

caso es 230

Como tambin puede ser de esta manera pero no se olvide de poner siempre el signo

igual. =Suma(B2:B5), claro que est formula deber estar la celda B6 para que

aparezca el resultado en esa celda

Nota: La utilizacin de los dos Puntos ( : ). Nos indicara que se ha seleccionado todo ese

rango y que saldr remarcado con un borde de color azul o verde

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En la celda D5 Escribo la Formula que es. =Suma(B2:C5). Y se selecciona las Celdas

de B2 hasta C5 pues todo ese Rango se Sumara y nos dar el valor

Igual suceder si intenta hacerlo con Multiplicar pues tendr que utilizar el texto

(Producto).

La formula ser =Producto(B2:C5), Tambin puede utilizar separadores para

multiplicar celdas por celdas como en este caso y seria de esta manera

=Producto(B2;C5).

Nota: El Punto y Coma ( ; ), sirve como separadores para hallar resultado de una celda con

otra celda, pues esto se aplica a todas las funciones que tengan que realizar

Ya hemos visto funciones simples de Matemtica como Suma, Multiplicar. Para Dividir o

Restar, es la misma operacin

Antes debemos saber cuantas funciones existen:

Existen Muchas Funciones:

FUNCIONES BSICAS
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=Promedio (rango)
Obtiene el promedio aritmtico de los valores de un rango de celdas

= MAX (rango)
Muestra el valor ms alto

= MIN (rango)
Muestra el valor mnimo de un rango

= CONTARA (rango)
Cuenta las celdas de un rango especfico. Considerando tambin los valores nulos, de error y
de textos

= CONTAR (rango)
Cuenta las celdas de un rango especfico. Considerando solo las celdas que contengan
nmeros

Nota: Se pueden combinar las funciones para poder desarrollar una tarea, as completa la
tabla de la hoja, con las formulas propuestas

Ejemplo

Combinaremos dos formulas para poder obtener un promedio de un grupo e alumnado

=(SUMA(I5:L5)-MIN(I5:L5))/4
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AUTOSUMA AMPLIDADA

El botn Autosuma no solo obtiene la sumatoria del rango detectado sino a dems tambin

cuenta con ms funciones aadidas a la herramienta, estas incluyen Promedio, Contar,

Contara, Mx., Min. Tambin cuenta con otras tales como sealar una ruta para crear

cualquier funcin desde la interfaz

Llevar el indicador debajo de un rango que contenga nmeros

Ir al botn Autosuma que se encuentra en la Barra de Herramientas Estndar

FUNCIONES MATEMTICAS

Este tipo de categoras agrupan a funciones trigonomtricas como seno, coseno, logaritmo,

etc. Veamos unos ejemplos

=ABS(nmero)

Devuelve el valor absoluto de de un nmero. Que viene hacer el mismo nmero sin su signo

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Ejemplo

Funciones Resultado
=ABS(2) Es igual a 2
=ABS(-2) Es igual a 2
Si A1 contiene -16, entonces: =Raiz(ABS(A1)) es igual a 4

=ALEATORIO( )

Devolver un nmero aleatorio entre 0 y 1. Bueno este valor se actualizar automticamente

cuando se produzca un clculo

Ejemplo

Funciones Lo que Genera Resultado


=Aleatorio() Genera un nmero entre 0 y 1 0,38444063
=Entero(Aleatorio()*10) Genera un nmero entre 0 y 10 3
=Entero(Aleatorio()*(100-10)+10 Genera un nmero entre 10 y 100 25

Nota: los nmeros que son generados con la funcin Aleatorio() se ira actualizando cada ves

que usted escriba un formula o haga una entrada.

=ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)

Devolver un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique. Devolver un nuevo

nmero aleatorio cada vez que se calcula la hoja de clculo

Ejemplo

=Aleatorio.Entre(50,60) devolver un nmero entre ese rango

Nota: Para que esta funcin este disponible, ejecute el programa de instalacin e instale las

herramientas para anlisis. Luego deber activar este complemento

Ir al men Herramientas

Clic en Complementos

Por ultimo Activar la casilla Herramientas de Anlisis

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Nota: los nmeros que son creados con la funcin Aleatorio() se actualizaran cada ves que

escriba una formula o haga una entrada

=ENTERO(nmero)

Esta funcin redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo

Ejemplo

Aplicacin Generado
=Entero(8,9) Es igual a 8
=Entero(8,2) Es igual a 8
=Entero(-8,9) Es igual a -9

La formula siguiente devuelve la porcin decimal de un nmero real positivo en una celda,

A3:

=A3-Entero(A1)

=FACT(nmero); Factorial

Devuelve el factorial de un nmero. Y sabemos que el factorial de un nmero es 1*2*3; hasta

el nmero que es

Ejemplos

Aplicacin Genera
=Fact(1) Es igual a 1
=Fact(1,9) Es igual Fact(1) que viene ser 1
=Fact(-1) Es igual a #NUM!
=Fact(5) Es igual a 1*2*3*4*5 = 120

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=POTENCIA(nmero,potencia)

Eleva un nmero a la potencia especificada

Ejemplo

Potencia de 3 ser 9

=Potencia(3;2)

=Potencia(P5;Q5)

=Potencia(P6;Q6)

=Potencia(P7;Q7)
Para poder elevar un nmero, tambin se puede usar el acento circunflejo (^), de este modo

=P5^Q5

=PRODUCTO(numero1;numero2;)

Multiplica todos los valores, nmeros que figuran como argumento y devuelve el producto

Ejemplos

Si tenemos celdas que contengan los siguientes valores

=Producto(A3:D3) es igual a 150

=Producto(A3:D3;3) es igual a 300

=RAIZ(nmero)

Devuelve la raz cuadrada de un nmero

Ejemplos

=Raz(49) es igual a 7

=Raz(-36) es igual a #NUM!

=RESIDUO(numero;num_divisor)

Devolver el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado que nos

mostrar tendr el mismo signo que el nm_divisor

Ejemplo

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=Residuo(8;3) es igual a 2

=Residuo(4;3) es igual a 1

=Residuo(4;-3) es igual a -2 (toma el signo del divisor)

=REDONDEAR(nmero;decimales)

Esta funcin que se aplica, y que redondea para la vista, el resultado de esta funcin solo ser

el nmero con la posicin de decimales que se le indique

Ejemplo

Numero Funcin Resultado


2,2643 =Redondear(C3;3) 2,264
25,56 =Redondear(C4;0) 26
30,6 =Redondear(C5;2) 30,6

Para poder ver la Ventana de Funciones solamente pulsamos el Signo igual ( = ), se

desactivan todas la Barras, menos la Barra de Formula como se muestra en el cuadro

Hacemos Clic en el Triangulo que se encuentra al lado Derecho de la Barra de

Formula
Al Hacer Clic en
Ms Funciones
nos mostrara una
ventana llena de
puras Funciones
en la cual
podemos escoger
la que ms se
acerque a
nuestros
requerimientos

Esta Ventana esta llena de Funciones que nosotros podemos utilizar para nuestro uso

en los programas requeridos.

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para poder utilizar la Funcin correcta, hacemos Clic en el Cuadro donde se encuentra

la palabra Todas. Pues nos mostrara un listado lleno de Funciones, seleccionamos y

hacemos Clic en Aceptar

Despus de Aceptar nos mostrara una ventana para poder Desarrollar dicha Funcin

escogida guindonos en los Pasos.

La Ventana nos ayuda a desarrollar cualquier Tipo de Formula que nosotros deseamos

utilizar

En este ejemplo se a utilizado una Formula de Inters Pago Directo. Solamente se

tendr que poner el Valor de cada Celda para que, la Ventana nos de el resultado Final.

En este ejemplo el (Valor es 7000) hacemos Clic en Aceptar y el resultado parece en la

celda seleccionada, y es la Celda C5

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FUNCIONES LGICAS

Caso Prctico 01

Utilizando la Funcin SI, en una Planilla de Pago de Obreros, con los Descuentos de

ley y Aportaciones de la Empresa

Creamos la Base de datos de los Empleados, para despus ir agregando los Campos

correspondiente

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Una ves que tenemos la Data de los empleados procedemos con el Desarrollo

1. Si nos piden el aumento de Sueldo de los Trabajadores separados por Edades

- Para los trabajadores de 30 hasta 39 Aos se les aumentar en un 16% en su sueldo

- Para los trabajadores de 40 Aos hacia delante se les aumentar en un 19.5%

Nota: Los trabajadores que tienen Edades menores de 30 Aos no tendrn ningn

aumento

Entonces procedemos a desarrollar esta parte de la Planilla

1 ero. La Funcin SI har una Bsqueda de los trabajadores con las Edades que se le pide y

har el aumento correspondiente, caso contrario ocurrir con los trabajadores que no cumplan

con las Edades, pues no se le har ningn Incremento. Ser Cero (0)

La Funcin puede ser de esta manera con la Funcin SI anidada

=SI(C5>=40;E5*19.5%;SI(C5>=30;E5*16%;0)+E5) (Funcin 01)

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Donde C5 representa la Edad, y se empieza de la edad Mayor que se hace la referencia

Donde E5 representa el sueldo y se multiplica con el Porcentaje del aumento

Al final del Parntesis sumamos con la celda del sueldo (E5). Para que nos de el sueldo mas

el incremento hallado

La Funcin SI empieza a buscar la edad que se le solicita para el aumento, si no lo encuentra

con la edad de 40 aos, busca la edad de 30 aos para dar el incremento si no lo encontrase

pues ya no har ningn incremento y el resultado ser su mismo sueldo

Nota: Puede ser la Funcin 01, como la Funcin 02

=SI(C5>=40;E5*19.5%;SI(C5>=30;E5*16%;SI(C5>29;E5*16%;0))+E5) (Funcin 02)

Se indicara un valor mayor de 29 aos y la funcin lo tomar como un valor Falso, pues

mayor de 29 aos es 30, y menores de 30 aos no tiene incremento.

Vase el siguiente cuadro (Fig. 1)

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La Columna que esta con bordes nos muestra el incremento y lo suma con el sueldo de

cada trabajador a la ves, y vemos como la Funcin SI, empieza a buscar solamente a los

trabajadores que se tiene que aumentar en su Sueldo, los dems trabajadores los dejara

con su mismo sueldo sin el incremento, solo los trabajadores que no cumplan con el

requisito. Las flechas de colores nos indicaran los cambios efectuados

La Formula que hemos Utilizado aparece en la Barra de Formula; Puede ser (Funcin

01 o Funcin 02). Ambas son correctas

Bueno ya hemos Desarrollado la parte ms importante de est Planilla, casi el 50%,

ahora empezaremos con la horas extras

Debemos saber que los Obreros que realizan horas extras no tiene el mismo pago

en cada sobre tiempo que realicen (Horas extras).

Pues cada Hora extra tiene Porcentajes diferentes, en cada sobre tiempo

Detallando las horas extras:

- El Obrero realiza 8 horas de Jornal de trabajo, pasada las 8 horas se le conoce como

Horas extras y el porcentaje de pago es diferente

- Si el Obrero trabaja de 7:00 a 3:00 Pm cumpli sus 8 Hrs. Quiere decir que de 3:00 a

4:00 y de 4:00 a 5:00 ha realizado 2 Hrs. Extras, entonces el pago de cada hora extra

es de 25%, este pago de 25% se le asigna a su sueldo por Hora

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Ya sabemos cuanto recibe el Obrero por 2 Hrs. Extras ahora hay que saber cuanto se gana por

hora.

Se obtendr el sueldo por da dividiendo el sueldo del mes entre treinta y entre ocho para

saber el pago por hora (en este caso es el valor que se encuentra la columna con el borde) y la

formula ser la siguiente:

=(F5/30)/8 y el resultado ser por cada hora 1,88 N. S (Nuevo Soles)

Nota: El valor de la hora vara por los sueldos diferentes que hay en la tabla vea en la (fig. 2)

En la Columna H5 hacia delante vemos el pago del sobre tiempo realizado por el

trabajador, la formula es

- La Celda G5 es el Pago por Hora

- El 25% es el Porcentaje por cada hora de Sobre Tiempo

- El 2, es el mximo de horas que puede realizar para que le incrementen el 25%

- El 6, son los das que puede realizar para que le paguen ese porcentaje por eso la

Formula es de esa manera

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Nota: El Pago de Sobre Tiempo de 2hrs. (P. S. T 2 hrs.)

Ahora para Desarrollar el Sobre Tiempo de 3 Hrs. Ser la misma Formula lo nico que
cambiar, es el porcentaje y las horas extras realizadas.

- A partir de la 3 hora se paga el 35% de su Sueldo por hora

- Quiere decir desde la 5:00 Pm. Hasta la 10:00 Pm. Que han completado (3 horas) se

le paga el 35%

- La Formula ser de la Siguiente manera

=(((G5*35%)+G5)*3)*6

En la Barra de
Formula vemos la
Funcin escrita
En la Columna I5
hacia delante vemos
el resultado de la
Operacin

Si hara Sobre Tiempo, de Amanecida el pago ser entonces el 45% de su hora de

Pago la Formula es la Siguiente =(((G5*45%)+G5)*8)*2

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Nota: El 8 Significa las horas de Sobre Tiempo que realiza durante toda la Noche, y el 2 los

Da que lo Realiza. (Pues entrar alas 11:00 Pm. Y Saldr a las 7:00 Am. Completando su

amanecida)

Y Domingo ser el 100% (el doble de Su Pago). La Formula ser =((G5*100%)


+G5)*8

Nota: El Pago del Domingo, se lo Contabilizan al Pago del Da que percibe el trabajador

Para Obtener cual es el Sueldo Total que Obtiene cada trabajador es la siguiente

Formula

=F5+H5+I5+J5+K5
F5 es la celda donde se encuentra el Sueldo mas el Incremento

H5 Es la celda donde se encuentra el Sobre tiempo de 2Hrs

I5 Es la Celda donde se encuentra el Sobre tiempo de 3Hrs

J5 es la Celda donde se encuentra el Sobre Tiempo de las Amanecidas Lunes y Jueves

K5 es la Celda donde se encuentra el Sobre tiempo del Domingo

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La Suma de estas Celdas mencionadas nos dar el resultado Total en la Celda L5

En la Celda M5 Obtenemos el Resultado del Descuento que es Igual al Sueldo por

AFP; la Formula ser de la Siguiente manera

=L5*8.5%

En la Celda N5 sedar el Resultado de la Comisin AFP que es Igual al Sueldo por

Com.AFP

=L5*2.7%

En la Celda O5 sedar el Resultado de Seg. Invalidez que es Igual al Sueldo por Seg.

Invalidez%

=L5*2.3%

Nota: Segn el AFP el Porcentaje varia desde 12.5% hasta 13.5%. Y se Desglosa en Tres (03)

de esta manera, y el AFP es de 8%, lo que varia son la Comisin de AFP y Seguro de

Invalidez. Pero para este caso estamos utilizando (8.5% para AFP)

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- AFP 8.5%, del Sueldo

- Comisin AFP (Com. AFP) 2.7%, del Sueldo

- Seguro de Invalidez (Seg. Invalidez) 2.3%, del Sueldo

Una vez Obtenido el Total Descuento se resta al Sueldo Total y lo que queda ser el

Sueldo Neto como nos muestra el ultimo Grafico y la Formula es:

TOTAL DESCUENTO ES:

=M5+N5+O5

Y el Sueldo neto es:

=L5-P5

Como nos muestra la Ventana

Bueno hasta ac hemos Desarrollado un ejemplo de una Planilla de Sueldo trabajando con la

Funcin SI, y algunos elementos Bsicos como Suma; Resta; Multiplicacin: Divisin;

Porcentajes; Etc.

Con este modelo ustedes pueden Desarrollar otro Modelo de Planilla de Pago Utilizando la

Funcin SI para Trabajar con Categoras o Cargos

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Caso Prctico 2

Tenemos una Planilla de Sueldo pero esta ves cada empleado tiene un cargo vea la figura

Vemos que hay 5 empleados cada uno tiene un cargo y sueldos diferentes

Ahora se pide un incremento a cada empleado que se estipula de la siguiente manera:

- Para la secretaria se le incrementar el 15.55% de su sueldo

- Para el asistente el 18%

- Para el Auxiliar Contable el 15%

- Ventas no tiene Incremento de sueldo

- La Administradora tiene un incremento del 12%

Bien ya sabemos quienes tendrn el incremento quienes no, pasemos a desarrollar con una

funcin que nos permitir hacer la bsqueda necesaria para dar el incremento respectivo.

=SI(E2="ADMINISTRADOR";F2*12%;SI(E2="AUXILIARCONTABLE";F2*15%;SI
(E2="ASISTENTE";F2*18%;SI(E2="SECRETARIA";F2*15,55%;0))))

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Hemos desarrollado el incremento con la Funcin SI, que nos permite hacer la

bsqueda necesaria del campo que contiene el cargo respectivo de los trabajadores y

darle el incremento del sueldo, que se encuentra en la celda G1

Ahora obtendremos el nuevo sueldo, con una suma del sueldo ms el incremento

En la celda H1 tenemos el Nuevo Sueldo (N. Sueldo). Donde se suman


=F2+G2

Tambin nos dicen que hay una bonificacin solamente para tres trabajadores uno por tener

buenas ventas y los otros dos por ser buenos trabajadores responsables

la bonificacin para Ventas ser del 25%

La Secretaria de un 5%

El auxiliar contable un 5%

Ahora Obtendremos la bonificacin

La Funcin nos ayudar a dar la bonificacin

=SI(E2="VENTAS";H2*25%;SI(E2="AUXILIARCONTABLE";H2*5%;SI(E2="SEC
RETARIA";F2*5%;0)))

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Ahora tendremos el sueldo Global, despus haremos los descuentos de ley

Vemos que en la Columna J1 se encuentra el Sueldo Bruto, que es la suma del

Nuevo Sueldo

A partir de la Columna K1 viene el descuento del AFP que ya sabemos que es el

8.5%

En la Celda L1 se encuentra el descuento de Comisin de AFP que es el 2.7%

En la Celda M1 el descuento e Seguro de Invalides que viene hacer el 2.3%

Recordemos que todos los descuentos de Ley se le hacen al Sueldo Bruto, pues se suman los

valores obtenidos del porcentaje.

En la Celda N1 se encuentra el Total Descuento

Y por ultimo en la celda O1 el resultado del Sueldo Bruto menos el Total Descuento

que nos viene a dar el Sueldo Neto

Nota: Ya sabemos que el IPSS (seguro del empleado). Este beneficio lo paga el Empleador,

as como Senati o Sencico

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Trabajando con Funciones SUMAR.SI

Esta funcin sirve para Determinar el valor de cada categora, por ejemplo se Desea Calcular

el Total de Ventas por Categora como muestra el siguiente grafico

En el Grafico como se a Calculado la Cantidad de la Categora A y de la Categora B

La Formula es la Siguiente

=Sumar.Si(Rango; Criterio; Rango_Suma)

Categora A =Sumar.Si(E7:E14;A;G7:G14) el resultado es 4600


Categora B =Sumar.Si(E7:E14;B;G7:G14) el resultado es 4141

Nota: Pes la Funcin Sumar.Si nos facilitara enormemente cunado nosotros queramos hallar

el resultado de Cientos de categoras y estn desordenadas, Pues la Funcin lo Ordenara por

Nosotros y nos mostrar el Valor de cada una de las Categoras

Para Determinar Cuantas Categoras se encuentran en la Tabla tendramos que utilizar una

FUNCIN ESTADSTICA

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Que nos dar la cantidad exacta de cada categora como lo podemos apreciar en el siguiente

grafico

La Funcin que se encarga de contar caracteres y sumarlo y devolver el valor de cada carcter

es la Funcin Contar.SI; Pues suma y devuelve el valor y la Sintaxis ser de la siguiente

manera

=Contar.SI(Rango; Criterio). Pues debemos saber cual ser el Rango y Criterio;

El Rango en el ejemplo es, la Celda E7 hasta la Celda E14.

El Criterio es A y B. como se muestra

=Contar.Si(E7:E14;A) y nos dar como resultado el numero 4 para la Categora A, para

hallar la cantidad de la categora B, es la misma Sintaxis solamente cambiara el Criterio A

por el Criterio B y el valor para esta categora tambin ser 4

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Nota: est Funcin Contar.Si nos ayudara a determinar cuanta categoras tenemos en total

pues pueden haber Mil Registros con Cinco Categoras en total desorden y para poder

determinar cuantas hay de cada una, hacemos la Funcin Contar.SI

TRABAJANDO CON FUNCIONES DE TEXTOS

Todas estas Funciones permiten manipular textos o porciones de textos dentro de una celda,

tenemos Cinco Funciones de Textos que son:

a) Funcin Izquierda(cadena; caracteres)

Extrae caracteres desde el extremo izquierdo de una cadena

b) Derecha(cadena; caracteres)

Extrae caracteres desde el extremo derecho de una cadena

c) Extrae(cadena; pos_inicial; caracteres)

Extrae caracteres de una cadena empezando en la Pos_Inicial

d) Hallar(cadena1; cadena2)

Devuelve le numero de posicin de la ocurrencia de la cadena1 en cadena2

e) Largo(cadena)

Devuelve la Longitud de una cadena de texto. Los espacios son tomados en cuenta

Veamos el caso Prctico en el cuadro

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Tambin se podr combinar Funciones

DESARROLLANDO FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA

Estas Funciones permiten localizar Datos de una Tabla o Lista Definida. As, muchas de ellas

se usan en Base de Datos para localizar un Registro especfico

FUNCIN NDICE(Rango; ndice)

Devuelve el contenido de un valor o la referencia de una valor de una Rango de celdas

Ejemplos

Si tenemos lista como las mostradas en las tablas, podremos calcular valores como:

Para calcular el da de la semana, se puede usar una formula como la mostrada en la tabla
Se usa la Funcin
mes para calcular
el nmero de

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=Indice(d3:d9;diasem(b18)-1): con esta funcin nos mostrara el da VIERNES

CAPITULO 7

GRAFICOS

Se utilizan los grficos para facilitar a los usuarios la visualizacin y comparacin, tramas y

tendencias de los datos, su ponemos que deseamos analizar varias columnas de nmeros de la

hojas de calculo, se puede ver enseguida si las ventas estn aumentando o disminuyendo en

semestres sucesivos o como se estaran comportando las ventas. Un grafico nos permite leer

los datos representar en forma clara y ms interesante los valores de una tabla ya que

podemos evaluar, observar y comparar el comportamiento de los mismos. Los grficos se

vinculan a los datos a partir de lo que se desarrollen y se podrn actualizar cuando estos datos

se cambien, se podr crear grficos a partir de celdas o rangos no contiguos

Ejemplos

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Vemos una Tabla representado por un
grafico con sus respectivos valores
Para poder representar un grafico, Excel considera dos cosas:

- Series de Datos

- Categora

SERIE DE DATOS

Son valores que deseamos mostrar grficamente o dibujar, estos valores se pueden

representar en columnas, puntos de lneas o sectores de un crculo, en el ejemplo veremos

que la series de datos esta representado por los vendedores (Carlos Mosto y Andrs

Lobaton)

CATEGORA

Viene hacer los encabezados y filas de columnas que son utilizados para dar orden u

organizar los valores de las series de datos en el ejemplo a la categora (A, B, C)

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PARA UN TIPO DE GRFICOS DEFINIDOS POR CRITERIO

Como se muestra en el ejemplo, nos permite ver claramente sus valores representado de una

tabla, pero tambin se debe considerar los tipos de grficos y subtipos, se eligen de acuerdo a

lo que se quiere representar o comunicar

Vamos a considerar los siguientes criterios para elegir un tipo de grafico

Para hacer comparaciones o representaciones de valores o series de datos

tendramos que utilizar un grafico de Columna. Las variantes de este tipo de grficos

son Barras, Cilndrico, Cnico y Piramidal. Para este tipo de grafico se podr distribuir

en Filas o Columnas

Tambin podramos utilizar un grafico de Lneas para poder mostrar

comportamientos, conductas y tendencias de una series de datos en un mismo periodo,

una de las variante es el tipo rea ac los datos tambin se podr distribuir en filas o

columnas

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Un grafico Circular tambin nos sirve para mostrar distribuciones o proporciones

de un valor de un conjunto de valores, tambin podramos utilizar grficos de Anillos.

Los Circulares simples solo utilizan una serie de valores

ASISTENTE PARA GRAFICO

El asistente nos proporciona ayuda para cada paso (son 4 pasos en total), para poder crear y

personalizar un grafico veamos un ejemplo con la tabla en Excel

Se desea representar en forma grafica la comparacin de los contratos emitidos por seores

Carlos Mosto y Andrs Lobatn

1. Debemos primero seleccionar el rango de celda a representar. Se usarn los valores

como serie de datos, incluyendo encabezados de serie y columnas

(Para este caso se debe seleccionar el rango I3:L5)

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2. Cuando usemos el asistenta para grafico lo estar guiando paso a paso para definir un

grafico deseado

- Tenemos que ir al Men Insertar

- Hacer clic en Grafico o

- Clic en el Botn Asistente para Grafico que se encuentra en la barra estndar

1. Cuando nos muestre la ventana del asistente para grafico, tenemos que seleccionar el

Tipo y el Subtipo d grafico, ya que existen 14 tipos de grafico y cada uno con su

respectivo subtipo

- Tambin se puede elegir grficos personalizados haciendo clic en la ficha Tipos

Personalizados

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2. Cuando lleguemos a Datos de Origen, podemos definir el rango y tambin la

orientacin de sus grficos (filas o columnas), el que se usar como titulo o leyenda de

las categoras

- Como el rango ya est seleccionado en la hoja de calculo ahora hacemos clic en

Siguiente, y si deseramos ver los rangos utilizados hacemos clic en la ficha Serie

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En la ventana de Serie nos muestra lo siguiente:

- CUADRO SERIE

En este cuadro nos mostrar el nombre de la serie seleccionada. Como vemos que es

Carlos Mosto

- CUADRO NOMBRE

Pues desde aqu uno puede elegir la celda que contiene el texto a usar en serie para

este caso ser la celda I4

- CUADRO DE VALORES

Nos permitir indicar cada uno de las Series de valores que se nos presentarn en el

grafico, para este caso seria el rango J4:L4

- CUADRO ROTULO

Ac se deber seleccionar la celda que se usar como categora

En el ejemplo ser categora

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3. OPCIONES DE GRAFICO

En esta opcin se debe establecer las opciones del grafico, como ttulos, la ubicacin

de la leyenda, ejes, rtulos de datos, lnea de divisin, tabla de datos, etc.

FICHA DE TTULOS

Aadiremos como titulo, Categoras

Ac el grafico se ha
definido en cada eje

Titulo del Grafico

Titulo de
Valores

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Titulo de Categora
FICHA EJE

Este campo muestra u oculta los campos como Categora (X), y de series (Y)

tambin los de valores (Z).

Grafico con ejes de


categoras y valores
desactivados

FICHA DE LNEA DE DIVISIN

Nos muestra u oculta las lneas horizontales o verticales que puedan existir sobre

el rea del grafico

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Lneas de divisin principales Activadas del grafico

FICHA DE LEYENDAS

Se podr mostrar u ocultar la leyenda, y se podr escoger la ubicacin de la leyenda

Grafico con
leyenda abajo

FICHA ROTULO DE DATOS

Nos muestra u oculta todos los puntos de los datos del grafico. Los rtulos vienen

hacer los valores que se muestran en un punto sector o barra

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El grafico se encuentra con la casilla de valor activado del
rtulo de datos, y la clave de leyenda desactivada

FICHA TABLA DE DATOS

Nos muestra la tabla u oculta con la que se genero el grafico aadindola al final

del grafico

Grafico con tabla de datos


activados

4. UBICACIN DEL GRAFICO

Los grficos que uno puede generar lo puede tener en una hoja de grafico que se

inserta en su libro, el contendr nicamente al grafico y elementos de dibujo que se

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pueda insertar, tambin se puede insertar en una hoja de calculo normal al costado de

la tabla de datos que ha utilizado para generar el grafico

- Si activa la opcin En una Hoja Nueva el grafico se ira a una Hoja de Grafico

El grafico se encontraba en una hoja normal (Hoja 4), en la ventana de ubicacin lo hemos

designado a una Hoja de grafico (Grafico2)

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- Y si activamos la opcin Como Objeto en, esta accin el grafico se ubica en la hoja

donde se encuentra la tabla de datos

Cuando se hace clic en TERMINAR, Excel generar un grafico con todas las opciones

definidas, que se pueda encontrar en el men contextual (Clic derecho), y pasaremos a

detallar

HACIENDO MODIFICACIONES A UN GRAFICO DEFINIDO

Cuando ya se haya utilizado el asistente, uno no puede regresar, sin embargo si se podr hacer

modificaciones a cualquiera de los 4 pasos en forma independiente.

Si el grafico se encuentra Como Objeto, hacemos clic en el. Para pasar un grafico

en hoja nueva, solamente bastar con estar en la hoja, para esto hacemos lo Sgte.

Ir a la barra de Men

Donde se encuentra el men Datos, y hacemos clic en el grafico automticamente

se mostrar el men Grafico en la cual nos mostrar las opciones

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NOTA: Solamente se mostrar al estar utilizando un grafico

ELEMENTOS DE UN GRAFICO

ngulos
Leyenda accedente y
Formato Por Filas
descendente

Objetos del Grafico Tipo de Tabla de Por Columnas


Grfico Datos

OBJETO DEL GRAFICO

El grafico esta conformado por un conjunto de objetos, los cuales se podrn manejar en

forma independiente. Con los cuales tiene Ttulos, Leyendas, Ejes de Valores, rea del

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Grafico, rea de Trazado, etc. Y tiene su propio formato cada uno de ellos. Como que a

los Ttulos le podemos dar una Fuente de 24 y las leyendas de 16.

Veamos la Figura

rea de
Eje de trazado
Valores

Serie de
valores

Eje de
Leyendas Categoras

HACER UNA SELECCIN DE UN ELEMENTO DEL GRAFICO

Uno puede seleccionar cualquier elemento del grafico y hacer las modificaciones del

grafico (fuentes, bordes, relleno, etc.)

Llevar el puntero del Mouse cerca al elemento

Cuando la pista se muestre hacer clic

Haga Clic en el botn Objetos del Grafico (rea del Grafico). De la barra de

grafico para que elija un elemento

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FORMATO DEL GRAFICO

Nos referimos al color de rellenos que damos, Fuentes, Alineacin, Bordes, etc. De los

elementos que tiene un grafico. No todos los elementos poseen las mismas opciones de

formato. As el eje Z nos muestra escala pero el titulo no muestra nada pero una ves que

hemos seleccionado el elemento a cambiar, usaremos algunas de las siguientes formas

para poder aplicar un formato personalizado

Hacer doble clic en algunos de los elementos

Utilizar el men contextual (Clic derecho). Opcin Formato sobre algunos de

los elementos

Si no ir al men Formato

Clic sobre el botn Formato que se encuentra en la barra de Grafico

y aparecer una ventana como la que se muestra

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En esta ventana se muestra las fichas tramas, Fuentes, Propiedades, etc. Pues estas fichas

aparecern segn los elementos seleccionados, en caso ustedes elijan titulo, entonces no se

mostrar la ficha correspondiente a Escala.

Cambiando el Tipo de Grafico

Para cambiar el tipo de Grafico tenemos varios pasos:

Ir al men Grafico

Clic en cambiar tipo de Grafico

Tambin se puede hacer, Men Contextual (Clic Derecho), Clic en tipo de

grafico o

Clic en el botn tipo de Grafico que se encuentra en la barra de Grafico

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Cualquiera de estos paso es valido lo lleva al mismo destino

Cuando nos muestra la paleta


de distintos modelos de,
podemos seleccionar un
Grafico haciendo Clic en uno
de ellos en el cual vamos a
emplear

HACIENDO MODIFICACIONES EN EL TAMAO DE UN GRAFICO

Para realizar cualquier modificacin en el tamao de un Grafico hacemos lo siguiente:

Primeo tenemos que seleccionar el rea de Trazado

Segundo tenemos que Observar en la esquina los Marcadores de Tamao

Tercero Arrastrar algn Marcador

Ubicamos el puntero
del Mouse en
algunos de estos
Marcadores y
hacemos el arrastre

MODIFICAR GRAFICOS

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Cuando le quiere dar una personalizacin al Grafico uno le hace modificaciones a un

formato. Tambin uno puede modificar los valores o series que se encuentran

representados en el Grafico, incluso uno le puede agregar elementos a su Grafico

utilizando la barra de herramientas Dibujo.

AGREGANDO SERIES DE VALORES

Ir al men Grafico

Clic en Agregar Datos, nos mostrar una ventana

en la ventana que aparece tendr que seleccionar la serie a agregar (tiene que

incluir el texto) y Clic en Aceptar

Como se puede apreciar en la figura una tercera serie se agrega al Grafico, y

tambin se incluir su leyenda

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PARA HOJAS DE GRFICOS, PODEMOS USAR LOS MTODOS DE COPIAR Y
PEGAR

a) Primero tenemos que seleccionar el rango celdas donde se encuentran los

valores a agregar

b) Segundo ir al Men Edicin, Copiar

c) Tercero regresar a su hoja de grficos

d) Cuarto ir al men Edicin, Pegar

PARA GRFICOS QUE ESTN INCRUSTADO TENDRAMOS QUE HACER UN


ARRASTRE

a) Primero seleccionemos el rango de celdas que contiene los valores a agregar

b) Segundo tenemos que ubicar el puntero para mover (el puntero del Mouse tiene que

estar con 4 flechas para poder mover el grafico)

c) Tercero tenemos que arrastrar el rango de las celdas al grafico incrustado

PARA PODER ELIMINAR UNA SERIE DE VALORES O UN ELEMENTO


DEL GRAFICO

Tenemos que seleccionar la Serie de valores que deseamos eliminar

Una ves que esta seleccionado pulsamos la tecla Suprimir o Delete

Tambin podramos eliminar cualquier elemento de un grafico, como series, leyendas, etc.

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AHORA PASEMOS A TRABAJAR CON GRFICOS CIRCULARES

Para insertar un grafico circular es el mismo procedimiento que se utiliza para cualquier

grafico ya que se encuentra en la ventana de Grficos. El Grafico Circular tambin es

conocido como Grafico Pastel ya que se puede retirar una parte del Grafico o una porcin

como se le quiera llamar

Para explotar un Grafico circular hacemos lo siguiente:

Tenemos que hacer clic dentro del Grafico

Tenemos que ubicar el puntero del Mouse dentro del rea del Grafico y hacer

un arrastre hacia fuera

Ahora si queremos unir el Grafico de nuevo tenemos que realizar el arrastre

hacia dentro

Arrastre hacia Fuera

Arrastre hacia dentro

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Para retirar una parte del Grafico o porcin, hacemos un clic en una parte del

Grafico y arrastramos hacia fuera

Arrastrar hacia fuera

MANEJANDO GRFICOS 3D

Cuando uno trabaja con Grficos 3D, se puede definir ciertos formatos, como la elevacin

y giros, etc.

1. GIRANDO UN GRAFICO 3D

Tenemos que seleccionar una Esquina, para esto usaremos el botn Objetos

de la barra Grficos

Despus arrastremos los marcadores de la esquina hasta poder encontrar el

diseo que necesitemos

El Grafico de arriba nos muestra


una vista normal
El Grafico de abajo nos muestra
la rotacin al arrastrar una de las
esquinas
El Grafico del costado nos
muestra el resultado del arrastre

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2. CAMBIANDO LA PERSPECTIVA Y EL ALTO

Tenemos que hacer clic dentro del grafico

Ir al men Grafico

Clic en Vista 3D

Cuando se muestre la ventana indicaremos la elevacin o giro para el grafico

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Cuadro de Elevacin

Podemos usar la elevacin para poder indicar el alto desde el punto donde uno quiere

ver su grafico. Podemos utilizar desde -90 ( nos mustrale rea de trazado vista desde

abajo), hasta 90

Cuadro Giro

Para controlar el giro del rea que se encuentra alrededor del eje Z. y que va desde 0 y

360 grados

Predeterminado

Restaurar los valores de la ventana, Vista 3D sin cerrar la ventana haciendo clic en le

botn Predeterminado

UTILIZANDO MILES PARA HACER REPRESENTACIONES EN EL EJE DE


VALORES

Desde
Eje Zlautilizando
versin XP de Excel hacia delante se hace mas fcil el trabajo de utilizar los
como
unidades Millares
grficos, donde uno puede usar algunas unidades como cientos, millares, millones,

billones, etc. Estas unidades las usamos en la escala de serie de valores Z


Eje Z utilizando
Cientos como
unidades

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Para dar este formato tenemos que hacer lo siguiente:

Primero seleccionamos el eje de valores Z

Segundo clic en el men Formato

Tercero clic en eje seleccionado

Y por ultimo en la ficha Escala, elegimos Unidades de visualizacin

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GRFICOS PERSONALIZADOS

Cuando nos prestamos a utilizar un grafico, en la ventana de Tipo de Grafico nos muestra

14 Tipos que tiene en la ficha estndar y 20 que tiene la ficha personalizados, en la cual ha

escogido uno de ellos y ha definido un formato para sus ttulos, tambin ha distribuido sus

elementos, de sus objetos cada uno de sus respectivo formato, etc. Lo siguiente que

tendra que hacer es guardar el formato de grficos para poder aplicarlo en cualquier

formato de grficos para no repetir el largo proceso de nuevo

TIPOS DE GRFICOS PERSONALIZADOS

La aplicacin Excel tiene varios tipos de grficos que son integrados y basados en los

tipos de grficos estndar y que tienen opciones y formatos adicionales, como una

leyenda, lneas de divisin, rtulos de datos como eje secundario, colores tramas, rellenos

y opciones de disposicin para darle diversos elementos de grficos

Para poder usar unos de estos tipos tenemos que hacer lo siguiente:

Ir al men Grafico
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Clic en tipo de grafico

Y hacer clic en la ficha Tipos personalizados

DESARROLLAR UN GRAFICO PERSONALIZADO

- Ir al men Grafico

- Clic en Tipo de Grafico

- Clic en la ficha Personalizado

- Y seleccionamos la opcin definido por el usuario

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- Una ves de haber hecho la seleccin, hacemos clic en agregar

- Y hacer clic en Aceptar

APLICANDO UN GRAFICO PERSONALIZADO

- Seleccionar el rango de celda que se desea graficar

En este ejemplo el Rango es de I3:L7

Ir al men Insertar

Clic en Grafico

Hacer clic en la Pestaa Personalizado

Clic en Definido por el Usuario

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(511) 271.2741 EXT. 276 131
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Ahora haga clic en el grafico que ya se genero

Nota: Siga con los pasos que le muestra el asistente. Cuando finalice observar que el grafico

que ha diseado se aplicara sobre el nuevo. Ya que los grficos personalizados se almacenaran

en los libros. Estos grficos integrados se almacenan en Xl8garly.xls. Si ha agregado grafico

personalizado, Excel los almacenara en Xlusrgal.xls

AGREGANDO TEXTOS Y OTROS OBJETOS DE DIBUJO

Podemos agregar rtulos y varios tipos de objetos a su grafico. Donde podemos aadir lneas,

flechas autoformas y cuadro de texto

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(511) 271.2741 EXT. 276 132
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Para insertar uno de ellos, tenemos que usar la barra de herramientas Dibujo.

Podemos agregar Haciendo clic en estos


texto con el cuadro botones podemos darle
de texto Formato

Podemos agregar Tambin podemos


Organigramas aadir Imgenes
Podemos aadir lneas, haciendo clic en Prediseadas como
flechas, cuadros y elipses este botn desde Archivo
mediante estos iconos

Nota: La barra de Dibujo de Microsoft Excel es casi similar a la barra de Dibujo de Microsoft

Word

Aadiendo Objetos prediseados

Tenemos que usar el botn de Autoformas de la barra de Dibujo

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(511) 271.2741 EXT. 276 133
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Si queremos que algn Objeto gire libremente hacemos clic en Girar

Libremente del icono Girar o Voltear, una ves que se encuentra seleccionado la

imagen podemos girar 90 grados a la izquierda, 90 grados a la derecha, voltear a

la izquierda, y voltear a la derecha

HACER UNA VINCULACIN DE UN CUADRO DE TEXTO CON UNA


CELDA

Un Titulo o cuadro de texto puede mostrar el contenido de una celda. Si uno cambia algn

Rotulo, el cuadro de texto tambin cambiara

Tenemos que seleccionar el titulo o cuadro de texto donde se desea vincular la

celda

Hacer clic en la barra d Formulas

Digite la celda y la hoja que quiere vincular

Ejemplo

=Ventas! A5

Cuando hagamos esto nos mostrara el contenido de la celda A5 de la hoja de Ventas en el

Titulo o Cuadro de texto seleccionado

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(511) 271.2741 EXT. 276 134
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CAPITULO 8

BASE DE DATOS
Es una serie de datos que se encuentra etiquetadas por filas de hoja de clculo que tienen

datos relacionados, como si se estuviera trabajando como una base de datos de facturas o

como si fuera un conjunto de nombres y nmeros de telfonos de clientes. Una base de datos

tambin puede ser una lista, donde las columnas vienen hacer los campos y las filas

corresponderan a los registros. Donde la primera fila de la lista pertenecera a los

encabezados de celdas

COMO PODEMOS CREAR UNA BASE DE DATOS

Cuando hemos ordenado adecuadamente los datos. Ya tenemos una base de datos, entonces

podemos decir que una base de datos es un conjunto de datos que son de una misma entidad,

individuo u objeto

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En la base de datos que se esta mostrando, todos estos datos corresponden a Ventas. Cada fila

es un registro y cada columna es un campo, cada dato de la fila pertenece a Ventas, y los datos

que contienen las columnas son necesarios para formar un registro y poder ordenarlo y

clasificarlo

FORMULARIOS PARA TRABAJAR CON BASE DE DATOS

Con este proceso se puede ordenar y ver los registros de una base de datos, quien nos

mostrar una ventana que contiene la totalidad de los campos que conforman su lista

Para poder usar esta opcin hacemos lo siguiente:

- Ir al men Datos

- Clic en Formularios

Esta ventana nos muestra el primer registro. Al costado tenemos el total de registro donde nos

indica 1 de 10, en la cual podemos usar la barra de direcciones para pasar al siguiente registro

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(511) 271.2741 EXT. 276 136
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Agregando Registro

Tenemos que usar el botn nuevo

El registro se agregar al cabo de la ltima fila que tiene en su lista. Son hallados

automticamente las formulas de algn campo

ENCONTRANDO LOS REGISTROS

Podramos ubicar un registro un determinado criterio o una condicin, as podramos ubicar

cualquier pedido o los detalles del pedido 1005

Para esto tenemos que hacer clic en el botn Criterios

En este bot nos ayuda a determinar que registros se estn buscando, que se establecer

criterios en cada campo, en esta ventana tambin podemos utilizar operadores que comparen y

comodines.

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Una vez puesto algunos valores hacemos clic en Buscar Siguiente o Buscar Anterior para

poder ver todos los registros o registro que cumpla con ese criterio

Nota: Al hacer clic en buscar Siguiente los otros cuadros se llenan de los registros que buscan

ELIMINADO REGISTROS

Podemos eliminar uno o varios registros de su base de datos. En la ventan de Formularios,

donde usando el botn eliminar esta opcin hace borrar los registros que se encuentra en la

fila

ORDENAR UNA BASE DE DATOS

Se pueden organizar filas o columnas de una lista donde nos basamos en los valores de la

lista, la cual ordenamos. Cuando lo ordenamos Excel reorganiza las filas y a las columnas o

celdas en orden que se especifiquen. Se podr ordenar la lista en orden descendente o

ascendente que va del 1 hasta 9 o de A hasta la Z.

Para poder ordenar los datos necesitamos que estn agrupados de la misma forma como se

agrupa una base de datos. Podran ser columnas o filas aisladas.

ORDENAR REGISTRO

Podemos ordenar los registros en forma ascendente o descendente utilizando un solo


criterio.

Ascendente

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Descendente
Para realizar esta accin es necesario seleccionar un registro del campo

ORDENANDO CON MAS DE UN CRITERIO

Excel nos permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. Donde podemos

utilizar hasta 3 criterios distintos para ordenar

Clic en men Datos

Clic en Ordenar

Para poder ordenar tenemos que ir a las cajas Orden Por y Luego Por donde se selecciona el

nombre del campo con el que se quiere ordenar y darle la prioridad. Excel 2003 donde

podemos manejar hasta 3 prioridades. Cada uno se puede ordenar en forma Ascendente o

Descendente. Si queremos seleccionar encabezados lo hacemos desde La Lista Tiene Fila de

Encabezamiento.

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Cuando queremos darle Ordenacin al primer criterio elegimos alguna de las opciones que

nos muestra Excel 2003 que ya tiene creadas, tambin podeos crear mas criterios que

posteriormente pueden ser revisadas y que sean sensibles a las letras maysculas y eso

tenemos que hacer en Coincidir maysculas/ minsculas, depende como estn acomodados

los datos se debe seleccionar la Orientacin, puede ser, Ordenar de arriba hacia abajo o

puede ser de izquierda a derecha

PERSONALIZANDO EL TIPO DE ORIENTACIN

Nosotros podemos cambiar el tipo de ordenacin a personalizado.

Veamos un ejemplo

Tenemos los siguientes criterios en el campo, donde los registros se encuentran de la

siguiente manera (Maana, Noche y Tarde)

Para esto tenemos que hacer lo siguiente:

desarrollemos una lista en el orden que desee

Ahora tenemos que aadir la lista a la lista personalizada de Excel

Tenemos que seleccionar la lista


primero, de ah ir al men
Herramientas y Clic en
Opciones. En la ventana que nos
muestra hacer clic en la ficha
Listas Personalizadas y clic en
el botn Importar

Ahora nos dirigimos a men Datos

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Clic en Ordenar, y en la ventana hacemos clic en Opciones

Y en Rango de Datos Tiene Filas de Encabezamiento activamos la Opcin SI

Y en el Primer Criterio seleccionamos la lista creada

Al hacer clic en aceptar Excel lo Tomara como rango y ordenara los datos en base a ellos

APLICANDO FILTROS PARA SELECCIONAR REGISTROS

AUTOFILTROS

Cuando tenemos una base de datos una de las operaciones mas comunes que realizamos

es hacer una consulta, como buscando algn registro que coincida con un valor o criterio,

pues para eso existen muchas formas de encontrar la informacin y una de ellas son los

AUTOFILTROS

Para aplicar Filtros a una base de datos hacemos lo siguiente:

hacer clic en cualquier celda

Ir al men Datos

Seleccionar Filtros

Y Clic en Autofiltros

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Cuando se aplica Autofiltro, aparecen unas flechas indicndonos que hay mens en

el encabezado de la base de datos, con estos mens se podr elegir las opciones disponibles

En la base de datos podemos elegir los criterios para una o ms columnas de la base.

Para este caso veremos la columna vendedor

Cuando hemos seleccionado vendedor(a) nos mostrar solamente los datos del vendedor

seleccionado

Nota: El campo se ha usado es Vendedor la flecha se mostrar de un color Azul de igual color

las filas que pertenecen los registros

Las opciones que nos muestran son las siguientes:

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(511) 271.2741 EXT. 276 142
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Orden Ascendente

Orden Descendente

Todas

Diez mejores

Personalizar

UTILIZANDO EL CRITERIO PERSONALIZAR

Cuando hagamos clic en Personalizar nos mostrara una ventana con dos opciones, la

opcin (O) y la opcin (Y)

- ahora debemos saber que funciones usar, pues la que vallamos a usar nos mostrar los

registros que queremos

- Tambin debemos saber que opcin se emplear para el resultado

- Y tenemos que sabes que operadores de comparacin se utilizarn, por lo que ya se

encuentran definidos en la lista

OPERADOR COMPARACIN

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(511) 271.2741 EXT. 276 143
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> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Diferente a

Si utilizamos operador podemos seleccionar el registro con el que se esta comparando de la

lista de Excel que nos permite utilizar comodines que vienen hacer: (?), que representa un

carcter individual, el asterisco (*) nos ayuda a representar cualquier serie de caracteres

Lo podemos ver en la tabla de ejemplos

Criterio Encuentra
Fermn
Fernando
F*
Fulgencio
Federico
Fermn
Fe* Fernando
Federico

Fer* Fernando

Fermn
F?r*
Fernando
Fermn
?er*
Fernando
Fermn
?e* Fernando
Federico

UTILIZANDO LAS OPCIONES Y y O

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(511) 271.2741 EXT. 276 144
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Con estas opciones se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se vienen

a sumar, pues se tendr que cumplir con ambos criterios para que se ubiquen los registros

deseados. Ahora cuando utilicemos la opcin O, buscara cualquiera que cumpla con los

registros usados en los criterios establecidos, no es necesario que cumpla con ambos

Ac hemos trabajado con la opcin O en el campo Pago donde hemos hallado los

registros 4 y 9 que pertenecen a los clientes Jessica Tapia, Lus Montoya y al Vendedor

Alberto Galindo y Paola Nicho

FILTROS AVANZADOS

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(511) 271.2741 EXT. 276 145
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A pesar de que sean muy tiles y sencillos son filtros automticos y que son limitados a uno o

dos criterios. Por cada campo, es por eso que hay Filtros Avanzados que son similares a los

manejos de Filtros Automticos pero tienen mayor responsabilidad de criterios. Estos son

definidos en lamisca hoja de calculo cuando se usan los filtros avanzados sus criterios pueden

incluir varias condiciones y aplicada a una sola columna

Veamos los casos

Aqu se muestran
Nombre
los registros cuyos
Federico nombres sean
Federico o Ral
Ral

Nombre Edad Ahora mostramos los


registros cuyo nombre sea
Federico >30 Federico y su edad

Cuando vayamos a definir un criterio y es a travs de una Formula no debemos utilizar el

rtulo de la columna. Veamos un caso, mostramos los registros cuyo valor de la columna D

sea mayor al promedio de dicha columna

=D20>PROMEDIO(D3:D15)

Para utilizar los filtros avanzados hacemos lo siguiente:

Ir al men Datos

Seleccionar Filtros

Clic en Filtros Avanzados

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(511) 271.2741 EXT. 276 146
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Lo primero que podemos hacer con esta opcin es Filtrar la data sin moverla a otro lugar

parecidos a los filtros automticos, pues sigue en el mismo lugar o tambin Copiar a otro

lugar.

Si elegimos la opcin Copiar a otro lugar entonces ser necesario que la caja Copiar a se

halla especificado un rango, pudiendo escribir el rango o haciendo clic en la hoja donde se

desee que empiece el rango

En la caja Rango de lista mostrar la referencia de la celda donde se encuentra la lista y

automticamente el rango de la lista es detectado siempre y cuando el cursor se encuentra en

ella, pero haciendo un clic en la caja se podr escribir un nuevo rango o cambiar el rango que

se tiene.

Una ves establecido el rango de la lista es necesario determinar el Rango de criterios este

rango deber ser otra rea de celdas donde se pueda determinar el criterio, el rea deber ser

el mismo nmero de columnas que tiene la base de datos y por lo menos tendr que tener una

fila que tenga los criterios escritos que se buscan. Se pueden usar los comodines y

comparaciones para los criterios

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(511) 271.2741 EXT. 276 147
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AGREGANDO SUBTOTALES A UNA BASE DE DATOS
Lo ms comn que se hace en una base de datos para realizar clculos es los Subtotales.

Hacer una operacin parcial de los registros para especificar el rango, as como una operacin

general de toda la bsqueda.

Para poder hacer esta operacin, tenemos que ir al men Datos y clic en Subtotales, en la

cual nos mostrar una ventana

Con esta opcin podemos insertar Subtotales en cada cambio de registro segn lo indiquemos,

en la cual al final de la lista generar un gran total. Para poder utilizar bien esta opcin

tenemos que tener en la base de datos obligatoriamente un encabezado. Y tenemos que tener

un ordenamiento antes de poder usar esta opcin, pero no es fundamental para que funcione

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(511) 271.2741 EXT. 276 148
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Cuando lleguemos a, Para cada cambio en, se determinar cuando se inserta el Subtotal,

para cada campo determinado.

En la lista Usar funcin, ac nos muestra las funciones que nosotros podemos utilizar.

En la lista contiene lo siguiente:

Suma: Suma de los elementos

Cuenta: Cantidad de valores que no son blancos

Promedio: Promedia los elementos en el grupo total

Mx: Busca el mximo valor numrico en el grupo del Subtotal

Min: Busca el valor ms pequeo en el grupo del Subtotal

Producto: Es el producto de todos los valores del grupo del Subtotal

Cuenta nn: Filas o cantidad de registro que tiene datos numricos

Desvest: Es una estimacin de la desviacin estndar

Desvest: Desviacin estndar

Var: Es una estimacin de la varianza

Varp: Varianza de una poblacin

- Agregar Subtotal

Ac podemos determinar que campos van a contar con Subtotal. Podemos seleccionar todo si

lo deseamos, pero se realiza el cambio segn lo determinado en la lista Para cada cambio en.

Reemplazando Subtotales Actuales. Hace los cambios de los anteriores por los nuevos

Salto De Pagina Entre Grupos. Insertar automticamente un salto cada ves que se termine

un Subtotal.

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(511) 271.2741 EXT. 276 149
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Resumen Debajo De Los Datos. Cuando finalice cada rango colocara un subtotal, de otra

manera lo colocara al comienzo de cada rango. Para sacar todos los subtotales, para eso

utilizaremos Quitar todos.

Ejemplo.

Calculemos el pago total de vendedor

Primero ordenemos la tabla que esta ves utilizaremos como criterio Vendedor

Segundo clic en men Datos

Clic en Subtotales

- Para cada cambio: Vendedor

- Usar Funcin: Suma

- Agregar subtotal a: marcaremos la casilla pago

Cuando hemos hecho ya la seleccin hacemos clic en Aceptar. En la cual nos mostrar una

ventana de la siguiente manera

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(511) 271.2741 EXT. 276 150
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Llegamos a observar a la izquierda de su rtulo de filas estos smbolos y los

cuales nos permite ver u ocultar los detalles de cada uno de los subtotales que hemos

calculado

Con los otros botones se podr cerrar o abrir automticamente

todo un nivel de primero a tercero

Hemos hecho clic en el botn 1 y se ha cerrado solamente nos muestra el Total

General

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(511) 271.2741 EXT. 276 151
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Ahora pasaremos hacer clic en el botn nmero 2 y vemos que se ha cerrado y

solamente nos muestra los totales de cada cliente como aparece en la ventana

FUNCIONES DE BASE DE DATOS


Ahora pasaremos a describir las 12 funciones para hojas de clculo que son empleadas para

los clculos que se utilizan en la base de datos de Excel cada una de estas funciones se le

denominan funciones BD. Y que usan tres argumentos que vienen hacer, base_de _datos;

nombre_de_campos y criterios. Pues estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de

clculo que se emplean en la funcin para base de datos

Ejemplo:

En la ventana mostramos una base de datos de productos, donde cada registro contiene

informacin acerca de los productos. El rango E6:H10 se denomina Base de Datos; y el rango

F1:I2 se de nomina Criterios

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(511) 271.2741 EXT. 276 152
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LISTA DE FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Ahora consideremos la tabla anterior y revisemos el ejemplo, para aplicar a cada una de las

funciones

=BDCONTAR(Base_de _Datos;Precio;G1:I2), donde es igual a 1, esta funcin examina los

registros de precios cuyo valor varia entre 15 y 50

=BDCONTAR(Base_de_Datos;cantidad;F1:I2), es igual a 1. La funcin examina los

registros de Arroz cuya precio va desde 2.5 y 4.5, determina el nmero de cantidad

=BDMAX(Base_de_Datos;cantidad;F1:F3), es igual a 2.5, el precio mximo entre Arroz y

Azcar

=BDMIN(Base_de_Datos;cantidad;F1:G2), es igual a 1.9, el precio mnimo de Azcar, con

una cantidad superior a 35

=BDSUMA(Base_de_Datos;precio;F1:F2), es igual, 7.7. Es el precio total que hay entre

Arroz hasta Fideos.

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(511) 271.2741 EXT. 276 153
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CAPITULO 9

PLANTILLAS Y FORMULARIOS

Otra forma de implementar soluciones a casos o problemas especficos es a travs de

desarrollar Plantillas y Formularios. Estas herramientas nos permiten crear hojas de clculo

rpidamente, y utilizar hojas modelos previamente creadas, desarrollar soluciones

automatizadas para problemas de negocios, etc.

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(511) 271.2741 EXT. 276 154
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UTILIZAR PLANTILLAS DE HOJA DE CLCULO

Es un libro comn y corriente que muestra un con tenido y formato especficos y que se puede

utilizar como modelos para otros libros parecidos, una plantilla puede incluir texto estndar

como encabezado de pagina, rotulo de filas y columnas, macros de Visual Basic y barra de

herramientas personalizadas. Una vez creada una plantilla, se podr abrir como cualquier libro

y se puede realizar todo el cambio que uno desee

CREAR UNA PLANTILLA

Primero tenemos que insertar el texto estndar (ttulo, encabezados,

comentarios, etc.)

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(511) 271.2741 EXT. 276 155
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ESCRIBIENDO FORMULAS

Tenemos que incluir las formulas necesarias para poder solucionar un problema especifico

Ejemplo.

C4 : =Hoy()

Monto : =E11*F11

Subtotal : =Suma(G11:G17)

IGV : =G18*19%

Total : =G18+G19

APLICANDO FORMATO

Luego tenemos que aplicar un Formato deseado a sus tablas (Formato de Celdas, de nmeros,

Formato Condicional, etc.)

Ejemplo

Columna Formato Personalizado

Precio 00,00

Cantidad 00

Monto 00,00

Nota: Este tipo de formato hace deque las celdas que contienen el valor cero (0), no se

visualicen.

El Subtotal, IGV, y Total: formato de moneda

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(511) 271.2741 EXT. 276 156
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Para desarrollar un formulario tenemos que contar con funciones que realicen bsquedas y

tambin con funciones de ndice.

Desarrollando la Funcin BUSCARV con la Funcin NDICE

Gracias a la funcin ndice podemos tomar el texto correspondiente

Con la funcin BuscarV se busca el valor

Con estas dos funciones nosotros podemos desarrollar muchos formularios, trabajando con

estas funciones que nos simplificara el trabajo de usar ms funciones

CREANDO UN FORMULARIO

Un Formulario es una hoja de calculo con un formato y diseo ya establecido. Puede contener

formulas, funciones e incluso controles (una lista, botones de opcin, casillas de verificacin,

Etc.). Gracias a un formulario limitamos el ingreso y manipulamos Datos a nuestras hojas, as

como brindamos soluciones de negocios

1. Paso: Diseo del Formulario

Disee su hoja de acuerdo a la solucin que desee implementar, escriba tambin las hojas que
sirven para realizar clculos y bsquedas

Crear una Tabla como en la figura 01

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(511) 271.2741 EXT. 276 157
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Pues ac tenemos algunas celdas como referencia para el desarrollo del formulario

2. Segundo: Aadir Controles

Para aadir los Controles necesitamos activar la barra de herramientas Formularios.

- Ir al men Ver

- Sealar barras de Herramientas

- Hacer Clic en Formularios

Reconocimientos de los Botones del Formulario

BOTN NOMBRE

Etiqueta. Sirve para agregar rtulos y textos al formulario

Cuadro de Grupo. Sirve para agrupar controles como


casillas y botones de opcin

Botn. Para ejecutar una macro

Casilla de Verificacin. Sirve para seleccionar una de Dos


opciones

Botn de Opcin. Sirve para elegir uno de un grupo de


opciones

Cuadro de Lista. Sirve para mostrar distintos elementos en


una lista

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(511) 271.2741 EXT. 276 158
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Cuadro Combinado. Sirve para seleccionar Datos de su lista

Control de Numero. Sirve para cambiar el valor de una


Celda, incrementndolo o disminuyndolo

Alternar Cuadricula. Sirve para Activar o Desactivar las


lneas de divisin

Una ves que sabemos los Controles y para que sirven ahora procedemos a usar los controles

necesarios en el Formulario, vea la figura 02

Nota: La figura 01 ya esta implementado con los controles del formulario que dan origen a la

figura 02

Ahora procedamos con los formato de cada Control que lo detallamos a continuacin
Ingrese en valor mnimo (1) y en
Pasamos a modificar el Formato de Control de Numero haciendo
valor mximo clic(100),
derecho, saldr su
y vincule una
control con la celda C6 y haga clic
lista y elegimos la Opcin Formato de Control, en la cual aparecer una ventana como esta
en Aceptar

Observe en su hoja de clculo que


la hacer clic en el control de
nmero el valor que esta en la
celda vinculada va aumentando

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(511) 271.2741 EXT. 276 159
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Ahora pasramos a modificar los dems formatos de sus controles de acuerdo a la siguiente

tabla

Control Valor Celda Vinculada Rango de Entrada


Normal Activado G1
Crdito Sin Activar G1
Delivery Activado G2
Lista (Envi) G3 Hoja5!$B$11:$C$18

Vea en la Imagen de Formato


de Control del Cuadro de Lista

Entonces su Formulario debera de mostrarse de esta forma

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(511) 271.2741 EXT. 276 160
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Nota: Cunado use los controles, las celdas vinculadas irn cambiando sus valores

Bien pasaremos a la codificacin para que el formulario empiece su funcin:

Si Ud. Activa la Opcin Crdito (deber hacer Clic), La celda G1 cambiar a 2 y si

Desactiva Delivery en la Celda G2 mostrar Falso. Si en la Lista de Destino selecciona

Tumbes en la Celda G3 mostrar 2.

Pasaremos a utilizar las Formulas necesarias para el desarrollo del Formulario

Como ya tenemos las Celdas vinculadas de los Controles, ahora se podr definir algunas

formulas con dichos valores:

Caso1

Costo Bsico Kg. * Valor (Observe la Tabla Costo por Destino)

=BUSCARV(INDICE(hoja5!B11:B18;G3);hoja5!B11:C18;2;A1)*C6

- En este caso Costo por Destino se encuentra en la Hoja 5, donde contiene un Tabla con

dos Columnas (Provincia y Precios). Doy la referencia (Rango de los Datos), en indicador

de Columnas pongo el valor 2 donde me indicar solamente el Precio y hago referencia a

una celda que no contenga valor para no cruzar los datos en este caso (la referencia es

A1), al final lo multiplico con la celda de kilogramo, cada ves que aumente le numero de

Kilos ira aumentando el precio

Nota: Gracias a la Funcin ndice se podr tomar el texto correspondiente a la Provincia

elegida, luego ese valor ser buscado por la Funcin BuscarV

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(511) 271.2741 EXT. 276 161
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El Recargo de Servicio: Si es al Crdito tendr un recargo del 45% del Costo Bsico

=SI(G1=2;C15*45%;0) Ac utilizaremos una funcin lgica

Recuerde: el 2 en la celda G1 indicar que se ha elegido el opcin Crdito

Delivery Si llegar aceptar el servicio de envi a Domicilio, el incremento ser de 8.5

=SI(G2=VERDADERO;8.5;0)

Total de Servicio Es la suma de Costo Bsico, Recargo de Servicio y Delivery. Esta Suma
esta Incluido el IGV el cual se deber excluir

=Suma(C15:C17)/1.19

IGV es el 19% del Total de Servicio

=F15*19%

Total a Pagar es la Suma del Total de Servicio ms el IGV

=F15+F16
Nota: Al final el formulario deber salir como se muestra

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(511) 271.2741 EXT. 276 162
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DESARROLLANDO UN FORMULARIO SOLAMENTE UTILIZANDO LA
FUNCIN SI

Si queremos crear un formulario donde me permita Sumar, Restar, Multiplicar, Dividir, etc.

Haciendo clic solamente en una de las opciones pues tenemos emplear la funcin SI y crear el

siguiente Formulario utilizando los botones de controles del formulario como se muestra en la

ventana

Vemos en el formulario que cada opcin tiene un cdigo y el cdigo se muestra en la celda

K8 y nos muestra el Nmero que pertenece ala opcin Suma, se utiliza la misma barra de

herramientas de Formulario como se ve en unas hojas atrs.

Ahora pasemos a codificar

=SI(K8=1;H10+H11;SI(K8=2;H10-H11;SI(K8=3;H10*H11;SI(K8=4;H10/H11;0))))

Ahora que hemos codificado el formulario nos tendr que mostrar de esta manera

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(511) 271.2741 EXT. 276 163
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Nota: la opcin multiplicar se encuentra activada y en la celda K8 se muestra el numero 3 y

multiplica las celdas H10 con H11

AHORA DESARROLLAREMOS UN FORMULARIO DE CONTROL DE PASAJE

Donde usaremos cuadro de lista, control de nmero, cuadro combinado, control de nmero

Ya que tenemos el diseo del Formulario ahora desarrollaremos el listado correspondiente

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(511) 271.2741 EXT. 276 164
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Bien ya tenemos la lista de Provincia con su respectivo costo, tambin el numero de boletos

con su respectivo cdigo que se genera para el usuario

1. El cuadro de Lista, para mostrar las provincias en el cuadro de Lista hacemos


lo siguiente

- Clic derecho en el Cuadro de Lista

- Formato de Control,

Nos muestra una ventana para determinar el rango establecido que hay en el Listado

- Vemos que el rango de encuentra en la Hoja3$A$16:$D$27

- Y vinculamos la celda a H1, clic en Aceptar

2. Cuadro Combinado, en este cuadro vamos a mostrar los nmeros de boletos, el

mismo procedimiento, Clic derecho, Formato de control

- Rango de Entrada. Hoja3!$C$16:$C$27

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(511) 271.2741 EXT. 276 165
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- Vincular con la Celda $H$2

- El cuadro Combinado nos muestra lneas de unin verticales y que se muestra por

defecto

3. Es el mismo procedimiento para el Cdigo, pues tiene un Control Combinado

Hoja3!$C$16:$C$27
$H$3

Las lneas verticales siguen siendo la misma

Numero de Asiento, el control de nmero se vincula con la celda F13,

- En la Celda Provincias tenemos que mostrar cada una de ella, para eso hacemos la

siguiente funcin

=BUSCARV(INDICE(Hoja3!A16:A27;H1);Hoja3!A16:D27;1;A1)

Donde Hoja3!A16:A27; viene hacer el ndice de ese Rango

H1; viene hacer el cdigo del cuadro de Lista

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El BUSCARV, viene hacer el rango de A16:D27, donde el indicador de columnas es 1 para la

ubicacin de la provincia

Y lo ordenamos con una celda vaca para que no tenga relacin directa, en este caso es A1

IMPORTE: Se halla del listado que se encuentra en la Hoja3 y la formula seria.

=BUSCARV(INDICE(Hoja3!A16:A27;H1);Hoja3!A16:D27;2;A2)

Donde el indicador de columna ahora ser el 2, donde la columna 2 se encuentra el Costo

IGV. Es el porcentaje obtenido del Importe, donde F17 * 19%

Neto a Pagar. Es la suma del Importe y el IGV

Veamos el cuadro resuelto

Ejercicio de Practica

Desarrollemos el siguiente formulario

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Una vez que tenemos listo el formulario, desarrollen las siguientes preguntas

- Relaciona cdigo, clientes, direccin, con el N de Documento y provincia

- Relacionar Cod. Producto, Descripcin, F. ventas, P. Unitario

- Tenemos que hallar el Subtotal el IGV, y el total

- Relacionar el cdigo del empleado y apellidos

- Hallar el N de cuotas, Importe de Cuotas y el total a pagar si es al crdito

Tambin se puede Validar la informacin del Usuario

Al validar se podr limitar el ingreso de valores, textos y fechas de acuerdo a criterios

personalizados.

Para validar las celdas es necesario hacer lo siguiente:


Seleccionar la(s) celda(s) que se van a validar.

Hacer Clic en el men Datos, y en Validacin

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(511) 271.2741 EXT. 276 168
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La ventana Validacin contiene tres fichas.

- La Ficha Configuracin: permite establecer los criterios de Validacin para las celdas

seleccionadas

- Mensaje Entrante: permite establecer un mensaje que aparecer al llevar el puntero del

Mouse a la celda Validada

- Mensaje Error: tendr que digitar un mensaje si el ingreso no fue valido, tendr que

escoger entre los tres tipos de caja de error: Lmite, Advertencia, Informacin.

En este caso por el formulario desarrollado podramos validar la celda de Kilogramos, que

solamente podrn ingresar nmeros de 1 hasta 100.

Nota: Si Ud. Ingresar una Valor mayor de 100 pues le saldr una ventana indicndole, que el

numero que ha ingresado no es el correcto

Vea el siguiente cuadro

Protegiendo la Hoja de Calculo

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(511) 271.2741 EXT. 276 169
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Las celdas que contienen los Rtulos y Formulas no tienen que ser eliminadas o modificadas

por el usuario final. En esta caso se esta viendo el ejemplo de Formulario donde solamente se

tendr acceso a la celda C6 (Kilogramos), cuando se protege una hoja o libro las dems celdas

son protegidas, bueno lo que se tiene que hacer es marcar la celda que el usuario podr

ingresar

Seleccionar la Celda que el, Usuario puede ingresar (C6)


Elija el Men Formato, Celdas

En la Ficha Proteger desactive la casilla Bloqueada

Ahora daremos paso para Proteger la Hoja de Calculo

hacer Clic en el men Herramientas

Despus seleccionar Proteger

Y por ultimo Clic en Proteger, en el cuadro que aparezca se pondr una contrasea

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(511) 271.2741 EXT. 276 170
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Para ocultar las Formulas Empleadas:

Seleccione todas las Celdas que contengan Formulas.

Hacer Clic en el Men Formato y en Celdas

En la Ficha Proteger, active Opcin Oculta

Nota: Si Ud. A protegido las celdas vinculadas a dichos controles tendr que definir una

contrasea para poder evitar que un usuario pueda entrar y manipular el los Formularios, que

estn trabajando

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(511) 271.2741 EXT. 276 171
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CAPITULO 10

TRABAJANDO CON OPCIONES


AVANZADAS

TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Tablas Dinmicas.

Es una combinacin de una Consolidacin y de Subtotales, para mostrar de forma practica

y simple y con una presentacin flexible.

Una tabla Dinmica se utiliza para resumir grandes volmenes de datos, podr girar sus filas y

columna para ver diferentes resmenes de datos, tambin podemos filtrar los datos mostrando

diferentes paginas

Veamos en el Cuadro como se presenta la informacin, donde se esta brindado distintos

servicios a las empresas en varias reas

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(511) 271.2741 EXT. 276 172
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Ahora procedemos a crear la tabla Dinmica

- Tenemos que seleccionar una celda de la lista, no es necesario toda la lista

- Ir al Men Datos

- Hacer Clic en Informe de Tablas y Grficos Dinmicos

Cuando aparezca la ventana elegiremos la Opcin Lista o Base de Datos de Microsoft Excel

y despus hacemos clic en Siguiente

Donde la siguiente Ventana nos mostrar el Rango de la Base de Datos, pues Excel lo

seleccionara automticamente y haremos clic en siguiente

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(511) 271.2741 EXT. 276 173
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La Tercera ventana es donde nosotros haremos el diseo haciendo clic en el Botn Diseo

Donde nos mostrar la ventana de Diseo para realizar el Diagrama de la Tabla Dinmica

Nota: Pues esta ventana es la parte mas importante del desarrollo de la Tabla pues debemos

saber que informe nos dar a nosotros pues recuerden que si esta mal diseado no podremos

ver la informacin que necesitamos

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(511) 271.2741 EXT. 276 174
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Para trasladar cada campo a Fila, datos y Columnas, solamente tenemos que arrastrar los

botones y tendr que salir como la siguiente ventana

La Fila mostrar primero la Empresa despus rea y por ultimo Servicio


Datos nos dar la Suma de Monto ac nosotros no tenemos que aplicar ninguna

Formula la tabla se encargar de todo

Y la Columna nos mostrara la Fecha en que se Inicia el Servicio prestado y cuando

Acabar

Veamos como ha salido el Informe de la Tabla Dinmica

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(511) 271.2741 EXT. 276 175
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Pues vemos como esta distribuido el Informe que hemos desarrollado, nos muestra la

Empresa, seguido por el rea y Servicio.

En la Parte central vemos la Suma de los Valores con la Fecha de Inicio y la Fecha Final

Pues adems nos da el total por Empresa Sumado y por ultimo los Totales de cada Empresa

es Sumado para darnos el Total General

La Tabla Dinmica nos muestra su Barra de Herramientas y Listas de Campos de la Tabla

como podemos apreciar en la Figura

Ahora Aplicaremos Formato a la Tabla y a los nmeros de la Tabla Dinmica

Men Formato

Clic en Autoformato o si no

Clic en el Botn dar Formato al Informe de la Barra

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(511) 271.2741 EXT. 276 176
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Ojo: Existen dos tipos de formato:
- De Informe

- De Tabla

Ahora Formato a los Nmeros de su Tabla

Hacer Clic derecho en una celda del rea de Datos, cuando aparezca la lista

contextual, hacer Clic en Configuracin de Campos

Si no utilice el Botn de la Barra

En la Ventana Campo de la Tabla Dinmica haga clic en Bot Numero

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(511) 271.2741 EXT. 276 177
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Nos mostrar una ventana de formato seleccionamos la Categora Numero y/ o

Decimales y active el separador de miles

Despus haga clic en aceptar hasta llegar a su Tabla

Para Actualizar los Datos en la Tabla Dinmica, cambiamos algn dato que se encuentra en

la base Inicial y despus hacemos clic en el Botn Actualizar de la Barra de Herramienta

de la Tabla Dinmica veamos la Imagen

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El registro que se encuentra la celda B13 (Microsoft), inicialmente tenia un Monto de 1900

(vea el cuadro anterior a este). Ahora se ha modificado a 10,000.

En la Tabla Dinmica tendr que aparecer el Total general Aumentado con los 10,000 veamos

el siguiente cuadro

Para Agrupar datos de fechas que se muestran en la tabla que esta por meses por ao hacemos

lo siguiente

Hacer clic con el Botn derecho sobre alguna celda de Fecha

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Hacer Clic en Agrupar y Mostrar Detalle

En la caja de dialogo que se muestra elegiremos Aos como agrupamiento

Y por ultimo la Tabla deber quedar como en el cuadro, indicando el mes que se esta
utilizando

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PARA DESARROLLAR UN GRAFICO DINMICO

Bueno como ya hemos desarrollado la Tabla Dinmica, para crear el Grafico Dinmico donde
nos mostrara cual de todos los valores es mucho mejor y tendramos una idea mejor de lo que
sucede. Ya que es una visualizacin del Informe de la Tabla.
Ya que es un Grafico interactivo que se puede utilizar para ver reorganizar los datos

grficamente de forma similar a un informe de tabla dinmica que se encuentra asociado en el

mismo libro, incluye todos los datos de origen. Al igual que una Tabla Dinmica un informe

de un Grafico Dinmico tambin cuenta con botones de campo que se utilizan para

mostrarnos distintos datos y cambiar de diseo

Hacer clic en el icono de Grafico que se encuentra en la Barra de

Herramientas de la Tabla y tendr que mostrarnos de esta manera con su respectiva

barra de herramientas

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El Grafico nos muestra tambin con la Leyenda correspondiente, pues cada color

de barra estar con el mismo color en la leyenda

Uno puede elegir que rea desea revisar o la fecha que desea ver, el grafico se actualizara

justo con la tabla dinmica. Como veremos a continuacin.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA

Asistente para Muestra y oculta Muestra siempre


Grafico Detalles los elementos

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http://www.abaco.edu.pe Actualiza
Autoformato Datos Muestra u oculta
la lista de campo
CAPITULO 11

PUBLICACIN EN PGINA WEB

Excel trabaja muy bien en la Web, y si desea que los usuarios quieran manipular datos desde

la Web entonces se pueden crear Pginas Web a partir de una Hoja de Calculo guardando los

datos con funcionalidad.

Desde Excel 200 ha sido muy fcil crear Pginas Web basadas en sus hojas de Calculo,

grafico y Tablas Dinmicas pues los componentes de Office son mejorados en cada versin

as uno podr publicar con interactividad no solo hojas de Calculo si no Libros enteros.

Existen Tres componentes.

- Hojas de Calculo

- Grficos

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- Tablas Dinmicas

Ejemplo

Calculando un Prstamo veamos la Figura

Hemos calculado el Monto a Pagar con la siguiente Formula =D7*(1+D8)^D9 y

el resultado es 36,719, como se muestra el valor en la celda D11 con un color Rojo

Ahora que hemos hecho un ejemplo pasemos a Publicar en la Pagina Web.

Ir al men Archivo

Guardar como Pgina Web

Hacer Clic en publicar

Elegir elementos a Publicar (Hojas, todos los libros)

Clic en Publicar

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Nos mostrar una ventana como esta

Activemos el cuadro agregar interactividad con. Para mantener la funcionalidad

con el navegador

En el Cuadro Publicar Como. Indique el nombre de archivo y la ubicacin donde

se creara la pgina Web

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El resultado de esta Operacin se vera por defecto en el explorador (Internet Explorer o MSM

Explorer). Observara que ahora tiene un Office Web o un Component. Y se mostrara un

interfaz muy parecida a la de Excel, incluso posee encabezado de Columnas y Filas, Botn de

Sumas y de Ordenar, Etc.

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Ahora pude hacer modificaciones en el Valor de Prstamo a 33,985 para que pueda probar la

Interactividad Ud. Dir ahora cual es el Monto a Pagar y si cambia en la Pagina o no?

Nota: Los componentes Web son visto en Internet Explorer 4.1 o posterior si desea lo podr

llevar el componente a un editor de paginas Web (FrontPage o tambin a Microsoft Word) y

agregar textos e imgenes

Los Objetos creados en Excel (Tablas, Grficos, Tablas Dinmicas), podrn ser llevados a otra

aplicacin, como a un documento de Word o tambin puede ser a Power Point. Estos objetos

pueden ser Incrustados o Vinculados

INCRUSTACIN

a) Seleccionemos el Grafico o la tabla de Excel

b) Ir al Men Edicin, Copiar

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c) Hacer Clic en el Botn Word de la Barra de Tarea

d) Luego men Edicin, Pegado Especial

e) En la ventana que le mostrar, elegir lista Hoja de Calculo de Microsoft Excel

Object para sus tablas Grafico de Microsoft Excel Wordsheet Object

VINCULACIN

a) Seleccionar el Grafico de la Tabla de Excel

b) Elegir el men Edicin Copiar

c) Hacer clic en el botn Word de la barra de tareas

d) Hacer clic en el men Edicin, Pegado Especial, elegir la opcin pegar Vinculo,

luego seleccionamos el tipo de objeto (hoja de calculo o Grafico de Microsoft Excel

Wordsheet Objeto)

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CAPITULO 12

MACROS
Se Ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, se puede automatizar mediante una

Macro. Pues consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en mdulos de

Visual Basic y se puede ejecutar siempre que sea necesario ejecutar la tarea

COMO CREAR UNA MACRO

Nos piden crear una Macro que modifique el Zoom al 50%

- Primero. Planificamos correctamente la secuencia de pasos que deba realizar su

Macro. Si deseamos automatizar una tarea debemos conocer los pasos necesarios

- Segundo. Tenemos que grabar la Macro

Ir al men Herramientas

Seleccionar Macro

Clic en Grabar Nueva Macro

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En esta ventana escribiremos un nombre para su Macro (Zoom), una tecla de mtodo

abreviado (tiene que ser una letra que no se utilice en las combinaciones predeterminadas de

Excel). Y tenemos que elegir la ubicacin Libro de Macro Personal

Nota: para que las macros que son creadas por ustedes, y utilizarla en sus Libros de Excel

tienen que estar guardada en el Libro de Macros Personales de la Carpeta Microsoft/ Office/

Office/Iniciar (Si no existiera la carpeta la deber Crear)

- Tercero: Realizamos la secuencia que deseamos automatizar

Todo lo que uno haga se grabara en la Macro que ha creado. Ahora realizamos paso a paso

la tarea a automatizar una vez concluida hacer clic en el botn Detener Grabacin

Ejemplo

Elegir men Ver

Clic en Zoom y Seleccionar 50%

Clic en Aceptar, y despus en Detener Grabacin

EJECUTAR UNA MACRO

Para ejecutar la macro con la tecla de mtodo abreviado

Pulsemos la combinacin de la tecla asignada a su macro: Ctrl. + Letra

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La otra manera de hacerlo es mediante:

- Clic en el men Herramientas

- Seleccionar Macro

- Clic en Macros

- Seleccionamos la macro a usar y clic en el botn Ejecutar

ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTN DE BARRA DE HERRAMIENTAS

Una macro tambin podra estar asignada a una Barra de Herramientas como puede ser la de

Formato o Estndar, que son creadas por el usuario, que la macro que haga uno se puede

asignar a objetos de dibujo o cuadros de texto

Asignando una macro a un botn de Dibujo

Tiene que hacer clic derecho sobre el objeto de Dibujo

Tiene que elegir la opcin Asignar Macro

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Ahora tiene que seleccionar la macro a asignar

Asignando una macro a un botn de la barra de herramientas

Ir al men Ver

Seleccionar Barra de Herramientas

Clic en Personalizar

En la Ficha Comandos, seleccionar la categora Macros

Tenemos que arrastrar el comando Personalizar botn sobre alguna barra de

herramientas

Ahora tenemos que hacer Clic derecho sobre el botn que hemos colocado en

la barra de Formato y debemos elegir Asignar Macro

En la ventana que aparezca debemos seleccionar la macro que vamos a Asignar

al botn

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Despus hacemos clic derecho sobre el botn que hemos colocado y tenemos

que elegir la opcin Modificar Imagen del Botn para cambiar la apariencia

Y por ultimo cerramos la caja Personalizar

REFERENCIA DE CELDAS ABSOLUTAS EN UNA MACRO

Una macro que grabamos en Excel trabaja por defecto con celdas especficas de su Hoja de

Calculo, pues una macro siempre usa las mismas celdas al momento de Ejecutarse

Se tiene una macro Nuevo que elimina las celdas correspondientes a Vendedor, Ventas del

Mes, Adelanto, Neto a Pagar

TRABAJANDO CON EL EDITOR DE VISUAL BASIC

Ir al men Herramientas

Seleccionar Macro

Clic en Editor de Visual Basic for Aplication

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Luego despus de hacer clic en Editor de Visual Basic nos llevara al diseador

de Visual Basic

Nota: En esta ventana nos muestra el formulario de Visual Basic pero con la ventana de Excel

donde podemos trabajar en esta aplicacin como si estuviramos en Visual Basic Studio

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DESARROLLANDO UN FORMULARIO EN EXCEL

Lo primero que debemos hacer es desactivar la Macro para esto hacemos lo siguiente

Ir al men Herramientas

Seleccionar Macro

Clic en Seguridad

Ahora Veamos el Primer Casos

Tenemos una Ventas realizadas a los siguientes Clientes, y escriba el siguiente listado en

Excel

Nota: La hoja tendr que tener un nombre en ves de llamarse HOJA 1 se llamar Guas

Ahora pasemos a desarrollar el Formulario en Visual Basic Aplication

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Ac nos pide ingresar datos a la hoja de Ventas del Mes. Teniendo en cuenta que el ingreso de

datos sea despus del ltimo registro ingresado

Ahora en el explorador de Proyecto deber mostrarse de la siguiente manera

El diseo del Formulario deber salir de la siguiente manera

Ahora pasaremos a Ingresar los Datos a travs del Formulario a la Tabla que tenemos

en Excel.

Tenemos que hacer la programacin para que cuando hagamos clic en el botn Aceptar

los registros del Formulario se ingrese a la hoja de Excel

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Lo Primero que hacemos es hacer doble Clic en el botn Aceptar y escribir la siguiente

codificacin

Private Sub CmdAceptar_Click()


'ACTIVAMOS LA HOJA GUIAS Y QUE LLEVE EL INDICADOR A LA CELDA A3

SHEETS("GUIAS").ACTIVATE

RANGE("A3").SELECT

'AHORA PASEMOS EL INDICADOR A LA ULTIMA FILA DE LA TABLA

IF ACTIVECELL.OFFSET(1, 0).VALUE = "" THEN

EXIT SUB

END IF

SELECTION.END(XLDOWN).ACTIVATE

'BAJEMOS UNA FILA, MEJOR DICHO PASEMOS E LA PROXIMA FILA VACIA

ACTIVECELL.OFFSET(1, 0).ACTIVATE

'COPIEMOS EL CONTENIDO DE LOS TEXTBOX A LAS CELDAS QUE LE

CORRESPONDEN

ACTIVECELL.VALUE = VAL(TXTGUIA)

ACTIVECELL.OFFSET(0, 1).VALUE = TXTCLIENTE

ACTIVECELL.OFFSET(0, 2).VALUE = CDATE(TXTFECHA)

ACTIVECELL.OFFSET(0, 3).VALUE = VAL(TXTMONTO)

END SUB

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PRIVATE SUB CMDSALIR_CLICK()

END

END SUB

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Nota: Para que los registros se inserten en cada celda los TEXTBOX tienen que estar con su

nombre en la ventan de Propiedades es decir TxtGuia, TxtCliente, etc.

luego nos dirigimos a:

Men Insertar

Clic en Modulo

Escribir el siguiente procedimiento

Ahora este procedimiento asignmoslo a un botn

- En la ventana Personalizar

- Elegir la ficha Comandos

- Ubiquemos la categora Macros

- Tenemos que arrastrar ahora el Comando Personalizar Botn

- Luego tenemos que usar el men Contextual sobre el botn que se ha insertado

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Ahora tendr que elegir Asignar Macro. Y cuando le aparezca la ventana elegir el

procedimiento que Mostrando _Gua

PARA CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADAS

Los Formularios y procedimiento que pueda crear podran tener su propia barra

personalizada como nos muestra la figura

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(511) 271.2741 EXT. 276 201
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Para que los iconos aparezcan en la barra que usted esta creando, tenemos que trasladar

Personalizar Botn

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