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CAPITULO 1: Introduccin a Microsoft Excel 2003 1
Manejo de Hojas 16
Cambiando Nombre de la Hoja 17
Insertando una hoja de clculo 18
Mover una Hoja a otro Lado 20
Creando un Libro a Partir de una Hoja 22
Manejo de Columnas y Filas 24
Nombres de Rangos 28
Llenar y Autollenar 32
Creando Series de Valores 33
Opcin Borrar 36
CAPITULO 5: Impresin 61
Vista Preliminar 61
Configuracin de la Pgina 64
Imprimir 69
CAPITULO 6: Funciones 71
Escribir Formulas 72
Funciones Bsicas 75
Funciones Matemticas 77
Funciones Lgicas 83
Caso Prctico Desarrollo de Planillas
Funcin Estadstica 94
Funciones de Texto 96
Funciones de Bsqueda y de Referencia 97
CAPITULO 7: Grficos 98
Vinculacin 179
Excel: Es una Hoja Electrnica que nos permite. Analizar, compartir, procesar y mostrar la
informacin con la cual realizan sus negocios. Excel ya no esta relegado solo a los
Departamentos de Contabilidad y Finanzas. Pues todos los das los usuarios necesitan
confianza para poder desarrollar trabajos importantes, teniendo como apoyo las
herramientas que nos ofrece Excel y la ayuda inteligente para no cometer errores
Excel trabaja con los Datos de la Web o de Base de Datos corporativas Excel 2003
esta diseado para facilitar a todos compartir datos con otras personas conectarse a
datos con la Web o dentro de su Organizacin y analizar esos datos para tomar mejores
decisiones
Con las funciones de Fiabilidad en Excel 2003 los usuarios pueden continuar su
anexando las hojas de calculo a mensaje de correo electrnico Excel 2003 ofrece a los
usuarios una manera mas fcil para revisar, comparar y fusionar documentos con otras
miembros del equipo publicar, importar, exportar e incluso actualizar sus hojas de
Un ltimo objetivo para Excel 2003 fue ofrecer a las organizaciones las Herramientas
que necesitan para crear soluciones ricas en Excel y en el Web. Con el soporte para
CARACTERSTICAS GENERALES
Utilicemos rtulos de filas y columnas para hacer referencia a celdas sin usar referencia de
celdas ni crear nombres de rango
Ahora se podr ver su hoja de calculo con las marca de pagina que le proporciona Excel
indicndole su limite
Excel 2003 puede guardar y leer archivos con formato de HTML con una facilidad. Se sita
con el mismo nivel que su propio formato de Archivo (.XLS)
Una interfaz nueva le permite crear y manipular los campos de una tabla dinmica
directamente en una hoja de clculo de Excel
Compatibilidad internacional
Esta conformado por Columnas y Filas (Columnas A, B, C,. Filas 1, 2, 3,. ). Consta de
256 columnas y 65536 filas
Una Barra de Formula para Desarrollar Ecuaciones o Funciones
Tiene una Barra Estndar y de Formato
Microsoft Excel est conformado por una Barra de Mens
Cuadro de Nombres: Muestra la Celda donde se encuentra el indicador de celdas. Desde aqu
tambin puede definir y mostrar los nombres de rangos creados en su Libro de trabajo. Haga
Clic y elija el rango de celda al que ir a cambiar
La Barra de Formulas: muestra el contenido real de la celda activa. Si la celda tiene una
Funcin empleada
La Hoja de Clculo: es el rea donde el usuario trabajar. Donde contiene Columnas y Filas
La Barra de Hojas: muestra el nmero de hojas del Libro activo. Cuando Ud. Ingresa a
Excel le mostrara 3 hojas por defecto, pero Excel le puede insertar un sin nmeros de hojas
La Barra de Estado: muestra el modo en que se encuentra Excel, por defecto cuando recin
cunado escriba un rotulo, Formula o Numero y adems le mostrara totales del rango
seleccionado
herramientas y acciones disponibles para los usuarios. El Office posee 4 Paneles disponibles
Nota: Los Paneles mostrados est disponibles para todas las aplicaciones Office (menos
Insertar imgenes para Access), teniendo en cuenta que cada aplicacin tiene paneles
Etc.
Hay que marcar la diferencia. Al igual que un documento de Word tiene pginas que forman
un solo Archivo, un libro de Excel tiene hojas los cuales forman pues un nico Archivo. Una
hoja de clculo es parte de un libro y un libro tiene extensin XLS que almacena todas las
Tipos de Datos
Valores
Literal
Valores:
porque se almacenan como tal, aceptan tambin algunos smbolos como separador
Literal:
Ingreso de Datos
corregir
- Tendr que pulsar la Tecla Enter o una tecla del cursor de flechas
Edicin de Datos
Recupera los datos de una celda para despus ser corregido o modificado
a valo0res a nuestras celdas, pues el puntero del Mouse cambia de acuerdo al lugar que
Seleccin
Para que se pueda seleccionar un rango o una celda el puntero del Mouse deber estar en
Hacer un arrastre
desde aqu
Para que poder seleccionar
Hasta rangos separados tendra que
aqu pulsar la tecla CTRL y
realizar el arrastre
Nota: si Ud. Desea seleccionar rangos muy grandes, use el Clic para que se pueda marcar el
inicio del rango y Shift + Clic para el final. Si desea ingresar un mismo valor en el rango
correlativamente nmeros y fechas. Para eso se debe apuntar el cuadro de relleno y el puntero
Ahora pasemos hacer Copias, pues existen dos formas de poder generar copias en la
celdas
celdas
Si la celda contiene un
dato o valor pues se
copiara a las dems
celdas que quiera
Nota: Ud. Podr realizar o generar una series de fechas. Digite una fecha y arrastre el cuadro
Escriba un elemento
de una lista cuando
haga un arrastre se
mostrar los dems
elementos
propia lista, ubique la pestaa Ficha Personalizada del Men Herramientas Opciones y
Ud. Escribir
aqu los
elementos de la
lista que desea
crear
Cuando el puntero cambia, realice un arrastre (mire la figura). Si desea mover o un rango
de celdas, seleccinelas previamente cuando mueve una celda todos los datos que se
As podr ahorrar el tiempo necesario si utiliza correctamente est opcin, pues al usar el
cuadro de relleno, puede copiar una celda, generar una seria o una lista, la copia o si
genera una serie o lista depender de la celda que se usara como origen para realizar el
relleno se copiara el contenido, ejemplo si Ud. Escribe A10001, Caso1, etc. Pues creara
una serie
Realice una prueba, escriba en las celdas correspondiente y realice el arrastre de cada celda
Series
Copia el
contenido
Nota: en cualquier caso se muestra una etiqueta inteligente (son opciones de relleno), pues
Para ingresar ms fcil los datos, Excel muestra los arrastres de una celda una Etiqueta
CAPITULO 2
MANEJO DE HOJAS
Al iniciar Excel o abrir un nuevo libro de trabajo, este se presenta con 3 hojas por naturaleza,
pues se podr insertar o eliminar hojas. Excel utiliza las hojas para que pueda organizar mejor
Para que cambie el indicador de la celda a una hoja, podr utilizar algunos de estos mtodos
- CTRL + Av Pg.
- CTRL + Re Pg.
Pues si tendra muchas hojas, use la barra de desplazamiento de hojas para ver las dems
hojas
Hacer Clic en
los botones de
desplazamiento
Si desea cambiar a una hoja ms rpida haga clic derecho sobre la barra de desplazamiento
Por defecto Excel asigna a sus hojas unos nmeros que se van incrementando de uno en uno
Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Pero Ud. Puede definir un nombre el que desee trabajar o lo que
Nota: Ud. Puede usar el men Contextual sobre la pestaa de la Hoja y elegir Cambiar
Los usuarios pueden tener sus libros organizados de sus trabajos al darle un cdigo de color a
las pestaas de sus hojas de trabajo. Se puede elegir los colores que desee para organizar las
Bueno sabemos que Excel solo presenta 3 Hojas de Calculo cuando se inicia, si quisiramos
Disco Duro que tiene en la Computadora, pues podr tener 10 o 20 Hojas por cada libro de
Para poder insertar una hoja totalmente diferente a la ya usada en el libro, tenemos que usar el
men Contextual (Clic Derecho), sobre una hoja cualquiera de Excel y hacer Clic en la
Opcin Insertar
Si uno desea cambiar la posicin de su hoja mejor dicho trasladar de un lado a otro o tratar de
- Lleve el puntero del Mouse a la hoja que desee trasladarlo a otro sitio
Tambin se puede utilizar El men contextual (Clic derecho), y tendr que elegir
Mover o Copiar
Para hacer una Copia, tiene que realizar los siguiente presionar la tecla CTRL +
Tendr que presionar CTRL + Arrastre sobre la
pestaa de la hoja para que pueda realizar una Copia,
Arrastre del Mouse
pues tendra la misma Hoja y entre parntesis el
numero 2 indicndole que ha generado una Copia
Tendr que tener cuidado cunado elimine una hoja pues al hacerlo pierde totalmente todo el
contenido de la hoja.
- Hacer Clic en el men Edicin y Clic en eliminar Hoja y tiene que aceptar la
confirmacin
Nota: En ambos casos Excel le va pedir la confirmacin ya que al eliminar la hoja no podr
Deshacer la eliminacin
Ud. Puede crear nuevo Libro desde una hoja de su Libro Activo. Para realizarlo tiene que
hoja que ha hecho el arrastre tal como se muestra en la figura a partir de ah ya abra creado el
segundo Libro
Se puede Insertar Columnas o Filas a su hoja de clculo tambin las puede eliminar. Y cuando
trabaje con Formulas las funciones cambiarn automticamente sus referencias de acuerdo al
a) El puntero del Mouse deber estar en la Columna o Fila a la que desea insertar
de Columnas o Filas
actualizarn automticamente
El ancho de la Columna se puede adaptarse a uno personalizado, para dar ancho a la columna
situ el puntero del Mouse sobre el borde de la columna y arrastre a la derecha para que se le
- Men Formato
Para modificar el ancho de muchas Columnas, tendr que seleccionar las Columnas que desee
cambiar y modificar el tamao. Para ajustar el ancho de la columna al contenido, haga doble
Nota: El ancho predeterminado de la Columna se puede definir para una hoja de Clculo.
Cuando el ancho de una columna predeterminado se define, todas las Columnas adoptaran esa
Tiene que arrastrar el inferior del titulo hasta donde uno desee y obtenga el alto necesario
- Ir al men Formato
Nota: Para poder cambiar el Alto de varias Filas, tenemos que seleccionar la filas que
deseemos cambiar el alto de las filas para que se ajuste al contenido de las celdas, tendra que
- Ir al men Formato
- Clic en Mostrar
Estos nombres se asignan previamente a los rangos seleccionados y pueden ser usados en
Funciones o Formulas desde cualquier hoja del Libro que estamos trabajando (en este caso se
=Suma(ventas)
=BuscarV(Codigo, Tabla1)
Seleccionar el Rango
Seleccione el
Rango
Escriba el nombre
del Rango y Pulse
Enter
Nota: Los nombres de Rangos debern de ser cortos y no contener espacios en blancos
Ir al men Insertar
Seleccionar Nombre
Ir al men Insertar
Vemos que Excel creara los siguientes nombres: Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio
Abril =hoja5!$G$14
Almacn =Hoja2!$H$2
Enero =hoja5!$F$11
Febrero =hoja5!$G$12
Junio =hoja5!$G$18
lunes =hoja5!$H$11
Marzo =hoja5!$G$13
Mayo =hoja5!$G$15
Provincia =hoja5!$B$11:$B$18
Valor_por_Kg =hoja5!$C$11:$C$18
Pues desde la Ventana Definir podemos crear y eliminar nombres de rangos para poder
Seleccionar Nombres
- En esta ventana tenemos que seleccionar el nombre del rango y despus hacer clic en
el botn Eliminar
Nota: Si alguna de las formulas usa tiene nombre de rango y despus Ud. Lo elimina la
Hay ocasiones en que se desea copiar la informacin de una celda hacia otras celdas que se
encuentran contigua, es decir hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Pues cuando
el contenido
habilitadas o no
En este caso vamos a utilizar la Opcin Hacia Abajo el resultado se ve en el segundo cuadro
N 1 N 2
Tambin se podr llenar datos en forma creciente si n necesidad de estar escribiendo cada uno
Debemos seleccionar el valor junto con el resto de las celdas que se van a
llenar. Los datos de las primeras celdas, columnas o filas servirn como los datos
iniciales de la serie
- Lineal es la suma de los datos o valores junto con el incremento que se ha marcado
de Tiempo
seleccin
- Veremos un ejemplo
1, 2 3, 4, 5,
1, 3 5, 7, 9,
LUN Mar, MIE, JUE,
T1 T2, T3, T4
TEXTO1, TEXTOA TEXTO2, TEXTOA; TEXTO3, TEXTOA
1-ENE, 1-MAR 1-ENE, 1-MAR; 1-MAY, 1-JUL
Adems podemos indicar un Lmite para poder indicar donde podemos terminar la serie.
Si el Lmite ya alcanzo y aun existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto
Veamos un caso. Si los datos que sean seleccionados comienzan con los valores 1,4 y 5 y se
Lineal 1, 4, 7, 10, 13
Lineal y Tendencia 1, 31, 4, 34, 7, 37, 10, 40
Geomtrica 1, 4, 7, 10, 30, 90
Geomtrica y Tendencia 1, 31, 4, 61
Ora forma de hacerlo seria utilizando el apuntador del ratn se coloca justo en la esquina
inferior derecha de la celda. El puntero se formar como una cruz pequea y delgada, pues
haciendo clic en la interseccin como hemos visto en las pginas anteriores. Haga el mismo
OPCION BORRAR
Excel le permite borrar contenido de celdas o rangos de celdas, tambin puede borrar
Ir al men Edicin
Suprimir
CONSTRUCCIN DE FORMULAS
Una formula es una operacin, referencia e interpretacin de la celdas de una hoja, para poder
celda
OPERADOR DESCRIPCIN
: (dos puntos), (coma), (un espacio), operadores de referencia
Negacin (como en 2)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicacin y Divisin
+y Suma y Resta
Los operadores especifican el tipo de calculo que uno desea realizar cuando se trabaja con la
Hacen comparacin con dos valores y generan el valor lgico Verdadero o Falso
REFERENCIAS DE CELDAS
Las formulas hacen referencias a celdas o rangos de celdas, nombres o rtulos que vienen a
Veamos un ejemplo
= (B3 - 3) * C3
Veamos un Ejemplo
=(Peso 3)*C3
Bueno usando el texto Peso en ves de la celda B3, la celda C5 se sigue usando por la razn de
Incluso se podra hacer una consulta usando una referencia de columnas y filas, modifique la
= G 103 Peso
= G 101 Pagos
A partir de la versin 2002 hacia delante deber asegurarse que la posibilidad de usar un
lenguaje natural en la construccin de sus formulas este activa. As que use lo siguiente.
Clic en Opciones
- Una ves que estamos en la pestaa Calcular, activamos la casilla Aceptar Rtulos en
las Formulas
Si quisiramos mover una formula, las referencias de celdas no cambiarn. Si copiamos una
Cuando se crea una formula, normalmente las referencia de la celda o de un rango se basa en
la posicin relativa respecto a la celda que contiene la formula. Por ejemplo en el caso
anterior la Celda E10 contiene una formula =(C10 50) * D10, as cuando se copia la
formula a las celdas inferiores las referencias cambiarn, estos cambios dependern de la
Veamos un ejemplo
Para hallar el consumo mensual, debemos hacer una resta de las lecturas.
Desarrollemos lo siguiente
Ahora copie la formula a las dems filas, vera q2ue al copiarse la referencia de las celdas
En una referencia de
relativa, la direccin de las
celdas cambia
= E13 * G9
Pues al intentar copiar y usar la referencia relativa, la direccin de las celdas cambia
En algunos casos la referencia se podr dar mixta, es decir que parte de la referencia de la
Si queremos calcular la proyeccin del mes para la produccin de los meses Febrero, Mazo y
Abril, teniendo en cuenta los porcentajes de los meses que se muestran en la tabla
= H9 * H$3 + H8
En las siguientes columnas donde se encuentran los meses podemos ver los cambios
efectuados para cada mes (referencia relativa), mientras la fila no deber cambiar (referencia
absoluta)
Para el caso anterior, podemos usar nombres de rangos y evitar las referencias absolutas
= E13 * Porcentaje
desde la versin XP, 2002, 2003 trae herramientas de verificacin de error (a travs de
BUSCADOR DE RANGOS
El buscador de Rango es una Herramienta que permite fcilmente ubicar las celdas que
intervienen en una formula o funcin. Cuando el usuario escriba una formula existente se
mostrar (F2 o Doble Clic sobre la celda que contenga la formula). Mediante colores y bordes
mostrar a los usuarios las celdas o rangos de celdas usadas en una formula o funcin, desde
la versin ya mencionada que viene desde XP, 2002, 2003, se ofrece a los usuarios una mejor
retroalimentacin visual para mover y ajustar el tamao del rango de este buscador
Veamos un caso
= Suma(I8:I12) * J4
Pulsemos la Tecla F2
Observemos los bordes y colores que muestran las celdas que se utilizan en
esta formula
Ahora procederemos,
arrastrar el borde a otro
rango de celdas (Monto
Neto) para modificar la
formula hecha en la celda
anterior
Por defecto Excel detecta errores comunes de los usuarios como no cerrar parntesis, omitir
COMPROBACIN DE ERRORES
Nosotros podemos configurar que tipo de error podemos detectar y resolver, Microsoft Excel,
detecta cuando usamos formulas en celdas vacas o cuando escribimos un numero como texto,
= F6 * G3
Cuando hacemos clic en el triangulo de la
etiqueta inteligente varias opciones entre
ellas, la de Rastrear celdas Vacas pues
nos mostrara una flecha desde el punto de
inicio hasta llegar a la formula y nos
indicar la celda vaca que haya
CAPITULO 4
FORMATOS DE LIBROS
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letras, tamao, espaciado, etc. Lo que se
encuentra en su contenido. Al igual que Word 2000, el formato de celdas se puede aplicar
Botn Accin
Fuente. Realiza modificaciones en el tipo de
fuentes la presentar el texto
Tamao de la fuente, por defecto en Excel se
mostrar con 10 Puntos
Activa la casilla con el formato de negrita o la
desactiva
Cursiva activa o desactiva el formato de cursiva
Este icono activa o desactiva el formato de
subrayado
Alinea el contenido de la celda a la izquierda
Alinea el contenido al centro de la celda
Alinea el contenido a la derecha de la celda
Combinar y Centrar, centra la celda de un rango
Excel le mostrar el
diseo de la fuente a
usar
- Ir al Men Herramientas
- Clic en Personalizar
usando la fuente
Podemos usar las paletas para modificar el borde, color de relleno y color de fuente de sus
Icono de Bordes
Para aplicar los bordes tenemos que
seleccionar la celda que se empleara
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Tambin podemos dibujar los bordes y 57
http://www.abaco.edu.pe personalizarlo
Para Trazar los Bordes en la Celdas
Ir al Men Ver
Barra de Herramientas
Nota: Para poder borrar las celdas que han trazado, con la Opcin Dibujar Cuadricula
Nota: Podemos lograr que las paletas se muevan de un lugar a otro (que circulen por la hoja),
Clic en la paleta y
arrastrar y aparece
de esta forma
FORMATOS DE CELDAS
Otra manera de aplicar diseo a sus celdas es mediante el cuadro Formato de celdas, en esta
Ir al men Formato
Formato
sus celdas, la Ficha nmero, las caractersticas, opciones y los dems se vern en el tema
Formato de Nmeros
FICHA ALINEACIN
Controla el lugar Horizontal y Vertical que ocupara la celda dentro de la hoja, as uno podr
Orientacin Vertical,
90, -90, 45
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Para realizar algunas modificaciones de alineacin
anterior)
Para realizar este paso hacemos clic en el botn Combinar y Centrar que se encuentra en la
barra de herramientas de Formato, pues la seleccionar las celdas las combina y el texto lo
centra. Ahora los usuarios tambin pueden separar un grupo de celdas tan fcil como
combinarlas.
Veamos un caso
Centrar
Nota: Al combinar las celdas une las celdas seleccionadas en una sola celda. Pero podemos
usar la opcin Centrar en seleccin del cuadro Horizontal, de esta manera las celdas
Con esta ficha podemos modificar el tipo de fuente, estilo, y tamao de la fuente. Tambin
La ventana nos muestra el tipo de subrayado que hay, el color para el subrayado, tambin nos
da los efectos como Tachado, Superndice y Subndice y por ultimo le podemos dar el color
que queramos
Nota: Si deseamos cambiar la fuente usada por Excel, se puede hacer, por defecto es (Arial de
Reiniciamos la maquina
Ficha Tramas
Bueno una vez que se ha terminado con el trabajo realizado es natural que desee imprimirlo.
Para eso es necesario definir el rango de la celda a Imprimir, porque Excel las detecta
VISTA PRELIMINAR
Excel le mostrara su trabajo antes de Imprimir. As uno puede controlar las opciones y
caractersticas de la Impresin.
- Ir al men Archivo
Estndar
La Vista preliminar que muestra Excel por defecto la muestra con las opciones de Impresin
si el trabajo realizado ocupa ms de una pagina puede hacer clic en siguiente o presionar las
teclas Av Pg. Y Re Pg. Tambin tenemos las opciones de Mrgenes para poder modificar el
rea de Impresin
Ahora si usamos la vista Preliminar notaremos que solamente nos mostrara el rango
seleccionado
Nota: Si queremos eliminar el rea de impresin, vamos al men Archivo, establecer rea
lneas
- Ir al men Archivo
Por defecto Excel usa una Pgina para imprimir sus trabajos, que es tamao de la hoja (A4),
tiene a dems Encabezado y pies, etc. Tambin podemos controlar la apariencia o diseo de la
hoja de clculo impresa si podemos cambiar las opciones del cuadro de dialogo Configurar
Pgina. Las hojas se podrn imprimirse en orientacin vertical u horizontal, tambin podemos
utilizar distintos tamao de papel, los datos lo podemos encontrar en los mrgenes superior,
- Ir al men Archivo
Ficha Pgina
caja
Ajustar al. Por defecto la escala es del 100%, si deseamos que su trabajo salga impreso en
forma condensada use un porcentaje menor, para eso vamos al cuadro Ajustar en. Nosotros
FICHA MARGEN:- Esta ficha nos permite controlar los mrgenes de su hoja, as como
establecer los mrgenes de sus Encabezados y Pies, si nosotros deseamos que Excel controle
automticamente su hoja lo nico que tenemos que hacer es activar las casillas Centrar
Vista Preliminar de la misma Ventana y arrastrar las lneas de separacin como podemos
apreciar en la Imagen
hoja, tambin puede ser los ttulos de las filas y columnas en su hoja como (A,B,C etc. Y 1,2,3
etc.).
Activemos la casilla Lneas de Divisin, esta casilla hace que las lneas de su hoja de
clculo se imprima
Activemos la casilla Titulo de Filas y Columnas, hace que las columnas y filas de su
impriman
Tambin utilicemos el cuadro Comentarios para indicar donde estn ubicados los
comentarios en su hoja
filas como encabezados de cada una de ellas. Inclusive podr tener columnas como ttulos de
encabezados de filas
Configurar Pagina
Superior
Haga Clic en el
cuadro y
seleccione la Filas
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO y columnas a usar 75
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CAPITULO 6
FUNCIONES
Las Funciones son frmulas predefinidas que se ejecutan, clculos utilizando valores
Cuando se empieza a estructurar una funcin comienza con el signo Igual ( = ), y acompaado
por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, las expresiones de la funcin van
separados por Coma ( , ) o tambin puede ser por Punto y Coma ( ; ) y el respectivo
parntesis de cierre
NOMBRE DE LA FUNCIN
Para poder obtener una lista de funciones disponibles, tenemos que hacer clic en una celda y
presionar las teclas MAYS + F3
EXPRESIONES
Las expresiones pueden ser nmeros, textos, valores lgicos tales como verdadero o falso,
valores de error como #N/A o referencias de celdas. Las expresiones tambin pueden ser
constante, frmulas u otras funciones.
Cuando nosotros escribimos la funcin, aparece una informacin sobre las herramientas con
su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escribimos PROMEDIO y nos mostrara la
informacin sobre herramientas y tambin las funciones integradas
ESCRIBIR FORMULAS
Para hacer una Simple Operacin de Suma, resta Multiplicacin o Divisin. Necesitamos
operar o desarrollar la Funcin Correspondiente
Si tenemos que sumar Valores que se encuentran en varias Celdas como en el ejemplo
La Formula sera. =(B2+C2). Y al hacer Enter nos mostrara el valor en este caso es
270 en Excel aparecen amabas celdas seleccionadas de colores diferentes pues son las
caso es 230
Como tambin puede ser de esta manera pero no se olvide de poner siempre el signo
igual. =Suma(B2:B5), claro que est formula deber estar la celda B6 para que
Nota: La utilizacin de los dos Puntos ( : ). Nos indicara que se ha seleccionado todo ese
Igual suceder si intenta hacerlo con Multiplicar pues tendr que utilizar el texto
(Producto).
multiplicar celdas por celdas como en este caso y seria de esta manera
=Producto(B2;C5).
Nota: El Punto y Coma ( ; ), sirve como separadores para hallar resultado de una celda con
otra celda, pues esto se aplica a todas las funciones que tengan que realizar
Ya hemos visto funciones simples de Matemtica como Suma, Multiplicar. Para Dividir o
FUNCIONES BSICAS
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=Promedio (rango)
Obtiene el promedio aritmtico de los valores de un rango de celdas
= MAX (rango)
Muestra el valor ms alto
= MIN (rango)
Muestra el valor mnimo de un rango
= CONTARA (rango)
Cuenta las celdas de un rango especfico. Considerando tambin los valores nulos, de error y
de textos
= CONTAR (rango)
Cuenta las celdas de un rango especfico. Considerando solo las celdas que contengan
nmeros
Nota: Se pueden combinar las funciones para poder desarrollar una tarea, as completa la
tabla de la hoja, con las formulas propuestas
Ejemplo
=(SUMA(I5:L5)-MIN(I5:L5))/4
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AUTOSUMA AMPLIDADA
El botn Autosuma no solo obtiene la sumatoria del rango detectado sino a dems tambin
Contara, Mx., Min. Tambin cuenta con otras tales como sealar una ruta para crear
FUNCIONES MATEMTICAS
Este tipo de categoras agrupan a funciones trigonomtricas como seno, coseno, logaritmo,
=ABS(nmero)
Devuelve el valor absoluto de de un nmero. Que viene hacer el mismo nmero sin su signo
Funciones Resultado
=ABS(2) Es igual a 2
=ABS(-2) Es igual a 2
Si A1 contiene -16, entonces: =Raiz(ABS(A1)) es igual a 4
=ALEATORIO( )
Ejemplo
Nota: los nmeros que son generados con la funcin Aleatorio() se ira actualizando cada ves
=ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
Devolver un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique. Devolver un nuevo
Ejemplo
Nota: Para que esta funcin este disponible, ejecute el programa de instalacin e instale las
Ir al men Herramientas
Clic en Complementos
=ENTERO(nmero)
Ejemplo
Aplicacin Generado
=Entero(8,9) Es igual a 8
=Entero(8,2) Es igual a 8
=Entero(-8,9) Es igual a -9
La formula siguiente devuelve la porcin decimal de un nmero real positivo en una celda,
A3:
=A3-Entero(A1)
=FACT(nmero); Factorial
el nmero que es
Ejemplos
Aplicacin Genera
=Fact(1) Es igual a 1
=Fact(1,9) Es igual Fact(1) que viene ser 1
=Fact(-1) Es igual a #NUM!
=Fact(5) Es igual a 1*2*3*4*5 = 120
Ejemplo
Potencia de 3 ser 9
=Potencia(3;2)
=Potencia(P5;Q5)
=Potencia(P6;Q6)
=Potencia(P7;Q7)
Para poder elevar un nmero, tambin se puede usar el acento circunflejo (^), de este modo
=P5^Q5
=PRODUCTO(numero1;numero2;)
Multiplica todos los valores, nmeros que figuran como argumento y devuelve el producto
Ejemplos
=RAIZ(nmero)
Ejemplos
=Raz(49) es igual a 7
=RESIDUO(numero;num_divisor)
Devolver el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado que nos
Ejemplo
=Residuo(4;3) es igual a 1
=REDONDEAR(nmero;decimales)
Esta funcin que se aplica, y que redondea para la vista, el resultado de esta funcin solo ser
Ejemplo
Formula
Al Hacer Clic en
Ms Funciones
nos mostrara una
ventana llena de
puras Funciones
en la cual
podemos escoger
la que ms se
acerque a
nuestros
requerimientos
Esta Ventana esta llena de Funciones que nosotros podemos utilizar para nuestro uso
Despus de Aceptar nos mostrara una ventana para poder Desarrollar dicha Funcin
La Ventana nos ayuda a desarrollar cualquier Tipo de Formula que nosotros deseamos
utilizar
tendr que poner el Valor de cada Celda para que, la Ventana nos de el resultado Final.
Caso Prctico 01
Utilizando la Funcin SI, en una Planilla de Pago de Obreros, con los Descuentos de
Creamos la Base de datos de los Empleados, para despus ir agregando los Campos
correspondiente
Nota: Los trabajadores que tienen Edades menores de 30 Aos no tendrn ningn
aumento
1 ero. La Funcin SI har una Bsqueda de los trabajadores con las Edades que se le pide y
har el aumento correspondiente, caso contrario ocurrir con los trabajadores que no cumplan
con las Edades, pues no se le har ningn Incremento. Ser Cero (0)
Al final del Parntesis sumamos con la celda del sueldo (E5). Para que nos de el sueldo mas
el incremento hallado
con la edad de 40 aos, busca la edad de 30 aos para dar el incremento si no lo encontrase
Se indicara un valor mayor de 29 aos y la funcin lo tomar como un valor Falso, pues
cada trabajador a la ves, y vemos como la Funcin SI, empieza a buscar solamente a los
trabajadores que se tiene que aumentar en su Sueldo, los dems trabajadores los dejara
con su mismo sueldo sin el incremento, solo los trabajadores que no cumplan con el
La Formula que hemos Utilizado aparece en la Barra de Formula; Puede ser (Funcin
Debemos saber que los Obreros que realizan horas extras no tiene el mismo pago
Pues cada Hora extra tiene Porcentajes diferentes, en cada sobre tiempo
- El Obrero realiza 8 horas de Jornal de trabajo, pasada las 8 horas se le conoce como
- Si el Obrero trabaja de 7:00 a 3:00 Pm cumpli sus 8 Hrs. Quiere decir que de 3:00 a
4:00 y de 4:00 a 5:00 ha realizado 2 Hrs. Extras, entonces el pago de cada hora extra
hora.
Se obtendr el sueldo por da dividiendo el sueldo del mes entre treinta y entre ocho para
saber el pago por hora (en este caso es el valor que se encuentra la columna con el borde) y la
Nota: El valor de la hora vara por los sueldos diferentes que hay en la tabla vea en la (fig. 2)
En la Columna H5 hacia delante vemos el pago del sobre tiempo realizado por el
trabajador, la formula es
- El 6, son los das que puede realizar para que le paguen ese porcentaje por eso la
Ahora para Desarrollar el Sobre Tiempo de 3 Hrs. Ser la misma Formula lo nico que
cambiar, es el porcentaje y las horas extras realizadas.
- Quiere decir desde la 5:00 Pm. Hasta la 10:00 Pm. Que han completado (3 horas) se
le paga el 35%
=(((G5*35%)+G5)*3)*6
En la Barra de
Formula vemos la
Funcin escrita
En la Columna I5
hacia delante vemos
el resultado de la
Operacin
Da que lo Realiza. (Pues entrar alas 11:00 Pm. Y Saldr a las 7:00 Am. Completando su
amanecida)
Nota: El Pago del Domingo, se lo Contabilizan al Pago del Da que percibe el trabajador
Para Obtener cual es el Sueldo Total que Obtiene cada trabajador es la siguiente
Formula
=F5+H5+I5+J5+K5
F5 es la celda donde se encuentra el Sueldo mas el Incremento
=L5*8.5%
Com.AFP
=L5*2.7%
En la Celda O5 sedar el Resultado de Seg. Invalidez que es Igual al Sueldo por Seg.
Invalidez%
=L5*2.3%
Nota: Segn el AFP el Porcentaje varia desde 12.5% hasta 13.5%. Y se Desglosa en Tres (03)
de esta manera, y el AFP es de 8%, lo que varia son la Comisin de AFP y Seguro de
Invalidez. Pero para este caso estamos utilizando (8.5% para AFP)
Una vez Obtenido el Total Descuento se resta al Sueldo Total y lo que queda ser el
=M5+N5+O5
=L5-P5
Bueno hasta ac hemos Desarrollado un ejemplo de una Planilla de Sueldo trabajando con la
Funcin SI, y algunos elementos Bsicos como Suma; Resta; Multiplicacin: Divisin;
Porcentajes; Etc.
Con este modelo ustedes pueden Desarrollar otro Modelo de Planilla de Pago Utilizando la
Tenemos una Planilla de Sueldo pero esta ves cada empleado tiene un cargo vea la figura
Vemos que hay 5 empleados cada uno tiene un cargo y sueldos diferentes
Bien ya sabemos quienes tendrn el incremento quienes no, pasemos a desarrollar con una
funcin que nos permitir hacer la bsqueda necesaria para dar el incremento respectivo.
=SI(E2="ADMINISTRADOR";F2*12%;SI(E2="AUXILIARCONTABLE";F2*15%;SI
(E2="ASISTENTE";F2*18%;SI(E2="SECRETARIA";F2*15,55%;0))))
bsqueda necesaria del campo que contiene el cargo respectivo de los trabajadores y
Ahora obtendremos el nuevo sueldo, con una suma del sueldo ms el incremento
Tambin nos dicen que hay una bonificacin solamente para tres trabajadores uno por tener
buenas ventas y los otros dos por ser buenos trabajadores responsables
La Secretaria de un 5%
El auxiliar contable un 5%
=SI(E2="VENTAS";H2*25%;SI(E2="AUXILIARCONTABLE";H2*5%;SI(E2="SEC
RETARIA";F2*5%;0)))
Nuevo Sueldo
8.5%
Recordemos que todos los descuentos de Ley se le hacen al Sueldo Bruto, pues se suman los
Y por ultimo en la celda O1 el resultado del Sueldo Bruto menos el Total Descuento
Nota: Ya sabemos que el IPSS (seguro del empleado). Este beneficio lo paga el Empleador,
Esta funcin sirve para Determinar el valor de cada categora, por ejemplo se Desea Calcular
La Formula es la Siguiente
Nota: Pes la Funcin Sumar.Si nos facilitara enormemente cunado nosotros queramos hallar
Para Determinar Cuantas Categoras se encuentran en la Tabla tendramos que utilizar una
FUNCIN ESTADSTICA
grafico
La Funcin que se encarga de contar caracteres y sumarlo y devolver el valor de cada carcter
manera
pues pueden haber Mil Registros con Cinco Categoras en total desorden y para poder
Todas estas Funciones permiten manipular textos o porciones de textos dentro de una celda,
b) Derecha(cadena; caracteres)
d) Hallar(cadena1; cadena2)
e) Largo(cadena)
Devuelve la Longitud de una cadena de texto. Los espacios son tomados en cuenta
Estas Funciones permiten localizar Datos de una Tabla o Lista Definida. As, muchas de ellas
Ejemplos
Si tenemos lista como las mostradas en las tablas, podremos calcular valores como:
Para calcular el da de la semana, se puede usar una formula como la mostrada en la tabla
Se usa la Funcin
mes para calcular
el nmero de
CAPITULO 7
GRAFICOS
Se utilizan los grficos para facilitar a los usuarios la visualizacin y comparacin, tramas y
tendencias de los datos, su ponemos que deseamos analizar varias columnas de nmeros de la
hojas de calculo, se puede ver enseguida si las ventas estn aumentando o disminuyendo en
semestres sucesivos o como se estaran comportando las ventas. Un grafico nos permite leer
los datos representar en forma clara y ms interesante los valores de una tabla ya que
vinculan a los datos a partir de lo que se desarrollen y se podrn actualizar cuando estos datos
Ejemplos
- Series de Datos
- Categora
SERIE DE DATOS
Son valores que deseamos mostrar grficamente o dibujar, estos valores se pueden
que la series de datos esta representado por los vendedores (Carlos Mosto y Andrs
Lobaton)
CATEGORA
Viene hacer los encabezados y filas de columnas que son utilizados para dar orden u
Como se muestra en el ejemplo, nos permite ver claramente sus valores representado de una
tabla, pero tambin se debe considerar los tipos de grficos y subtipos, se eligen de acuerdo a
tendramos que utilizar un grafico de Columna. Las variantes de este tipo de grficos
son Barras, Cilndrico, Cnico y Piramidal. Para este tipo de grafico se podr distribuir
en Filas o Columnas
una de las variante es el tipo rea ac los datos tambin se podr distribuir en filas o
columnas
El asistente nos proporciona ayuda para cada paso (son 4 pasos en total), para poder crear y
Se desea representar en forma grafica la comparacin de los contratos emitidos por seores
grafico deseado
1. Cuando nos muestre la ventana del asistente para grafico, tenemos que seleccionar el
Tipo y el Subtipo d grafico, ya que existen 14 tipos de grafico y cada uno con su
respectivo subtipo
Personalizados
orientacin de sus grficos (filas o columnas), el que se usar como titulo o leyenda de
las categoras
Siguiente, y si deseramos ver los rangos utilizados hacemos clic en la ficha Serie
- CUADRO SERIE
En este cuadro nos mostrar el nombre de la serie seleccionada. Como vemos que es
Carlos Mosto
- CUADRO NOMBRE
Pues desde aqu uno puede elegir la celda que contiene el texto a usar en serie para
- CUADRO DE VALORES
Nos permitir indicar cada uno de las Series de valores que se nos presentarn en el
- CUADRO ROTULO
En esta opcin se debe establecer las opciones del grafico, como ttulos, la ubicacin
FICHA DE TTULOS
Ac el grafico se ha
definido en cada eje
Titulo de
Valores
Titulo de Categora
FICHA EJE
Este campo muestra u oculta los campos como Categora (X), y de series (Y)
Nos muestra u oculta las lneas horizontales o verticales que puedan existir sobre
FICHA DE LEYENDAS
Grafico con
leyenda abajo
Nos muestra u oculta todos los puntos de los datos del grafico. Los rtulos vienen
Nos muestra la tabla u oculta con la que se genero el grafico aadindola al final
del grafico
Los grficos que uno puede generar lo puede tener en una hoja de grafico que se
- Si activa la opcin En una Hoja Nueva el grafico se ira a una Hoja de Grafico
El grafico se encontraba en una hoja normal (Hoja 4), en la ventana de ubicacin lo hemos
Cuando se hace clic en TERMINAR, Excel generar un grafico con todas las opciones
detallar
Cuando ya se haya utilizado el asistente, uno no puede regresar, sin embargo si se podr hacer
Si el grafico se encuentra Como Objeto, hacemos clic en el. Para pasar un grafico
en hoja nueva, solamente bastar con estar en la hoja, para esto hacemos lo Sgte.
Ir a la barra de Men
ELEMENTOS DE UN GRAFICO
ngulos
Leyenda accedente y
Formato Por Filas
descendente
El grafico esta conformado por un conjunto de objetos, los cuales se podrn manejar en
forma independiente. Con los cuales tiene Ttulos, Leyendas, Ejes de Valores, rea del
Veamos la Figura
rea de
Eje de trazado
Valores
Serie de
valores
Eje de
Leyendas Categoras
Uno puede seleccionar cualquier elemento del grafico y hacer las modificaciones del
Haga Clic en el botn Objetos del Grafico (rea del Grafico). De la barra de
Nos referimos al color de rellenos que damos, Fuentes, Alineacin, Bordes, etc. De los
elementos que tiene un grafico. No todos los elementos poseen las mismas opciones de
formato. As el eje Z nos muestra escala pero el titulo no muestra nada pero una ves que
los elementos
Si no ir al men Formato
aparecern segn los elementos seleccionados, en caso ustedes elijan titulo, entonces no se
Ir al men Grafico
grafico o
Ubicamos el puntero
del Mouse en
algunos de estos
Marcadores y
hacemos el arrastre
MODIFICAR GRAFICOS
formato. Tambin uno puede modificar los valores o series que se encuentran
Ir al men Grafico
en la ventana que aparece tendr que seleccionar la serie a agregar (tiene que
valores a agregar
b) Segundo tenemos que ubicar el puntero para mover (el puntero del Mouse tiene que
Tambin podramos eliminar cualquier elemento de un grafico, como series, leyendas, etc.
Para insertar un grafico circular es el mismo procedimiento que se utiliza para cualquier
conocido como Grafico Pastel ya que se puede retirar una parte del Grafico o una porcin
Tenemos que ubicar el puntero del Mouse dentro del rea del Grafico y hacer
hacia dentro
MANEJANDO GRFICOS 3D
Cuando uno trabaja con Grficos 3D, se puede definir ciertos formatos, como la elevacin
y giros, etc.
1. GIRANDO UN GRAFICO 3D
Tenemos que seleccionar una Esquina, para esto usaremos el botn Objetos
de la barra Grficos
Ir al men Grafico
Clic en Vista 3D
Podemos usar la elevacin para poder indicar el alto desde el punto donde uno quiere
ver su grafico. Podemos utilizar desde -90 ( nos mustrale rea de trazado vista desde
abajo), hasta 90
Cuadro Giro
Para controlar el giro del rea que se encuentra alrededor del eje Z. y que va desde 0 y
360 grados
Predeterminado
Restaurar los valores de la ventana, Vista 3D sin cerrar la ventana haciendo clic en le
botn Predeterminado
Desde
Eje Zlautilizando
versin XP de Excel hacia delante se hace mas fcil el trabajo de utilizar los
como
unidades Millares
grficos, donde uno puede usar algunas unidades como cientos, millares, millones,
Cuando nos prestamos a utilizar un grafico, en la ventana de Tipo de Grafico nos muestra
14 Tipos que tiene en la ficha estndar y 20 que tiene la ficha personalizados, en la cual ha
escogido uno de ellos y ha definido un formato para sus ttulos, tambin ha distribuido sus
elementos, de sus objetos cada uno de sus respectivo formato, etc. Lo siguiente que
tendra que hacer es guardar el formato de grficos para poder aplicarlo en cualquier
La aplicacin Excel tiene varios tipos de grficos que son integrados y basados en los
tipos de grficos estndar y que tienen opciones y formatos adicionales, como una
leyenda, lneas de divisin, rtulos de datos como eje secundario, colores tramas, rellenos
Para poder usar unos de estos tipos tenemos que hacer lo siguiente:
Ir al men Grafico
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO
(511) 271.2741 EXT. 276 129
http://www.abaco.edu.pe
Clic en tipo de grafico
- Ir al men Grafico
Ir al men Insertar
Clic en Grafico
Nota: Siga con los pasos que le muestra el asistente. Cuando finalice observar que el grafico
que ha diseado se aplicara sobre el nuevo. Ya que los grficos personalizados se almacenaran
Podemos agregar rtulos y varios tipos de objetos a su grafico. Donde podemos aadir lneas,
Nota: La barra de Dibujo de Microsoft Excel es casi similar a la barra de Dibujo de Microsoft
Word
Libremente del icono Girar o Voltear, una ves que se encuentra seleccionado la
Un Titulo o cuadro de texto puede mostrar el contenido de una celda. Si uno cambia algn
celda
Ejemplo
=Ventas! A5
BASE DE DATOS
Es una serie de datos que se encuentra etiquetadas por filas de hoja de clculo que tienen
datos relacionados, como si se estuviera trabajando como una base de datos de facturas o
como si fuera un conjunto de nombres y nmeros de telfonos de clientes. Una base de datos
tambin puede ser una lista, donde las columnas vienen hacer los campos y las filas
encabezados de celdas
Cuando hemos ordenado adecuadamente los datos. Ya tenemos una base de datos, entonces
podemos decir que una base de datos es un conjunto de datos que son de una misma entidad,
individuo u objeto
es un registro y cada columna es un campo, cada dato de la fila pertenece a Ventas, y los datos
que contienen las columnas son necesarios para formar un registro y poder ordenarlo y
clasificarlo
Con este proceso se puede ordenar y ver los registros de una base de datos, quien nos
mostrar una ventana que contiene la totalidad de los campos que conforman su lista
- Ir al men Datos
- Clic en Formularios
Esta ventana nos muestra el primer registro. Al costado tenemos el total de registro donde nos
indica 1 de 10, en la cual podemos usar la barra de direcciones para pasar al siguiente registro
El registro se agregar al cabo de la ltima fila que tiene en su lista. Son hallados
En este bot nos ayuda a determinar que registros se estn buscando, que se establecer
criterios en cada campo, en esta ventana tambin podemos utilizar operadores que comparen y
comodines.
poder ver todos los registros o registro que cumpla con ese criterio
Nota: Al hacer clic en buscar Siguiente los otros cuadros se llenan de los registros que buscan
ELIMINADO REGISTROS
donde usando el botn eliminar esta opcin hace borrar los registros que se encuentra en la
fila
Se pueden organizar filas o columnas de una lista donde nos basamos en los valores de la
lista, la cual ordenamos. Cuando lo ordenamos Excel reorganiza las filas y a las columnas o
Para poder ordenar los datos necesitamos que estn agrupados de la misma forma como se
ORDENAR REGISTRO
Ascendente
Descendente
Para realizar esta accin es necesario seleccionar un registro del campo
Excel nos permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. Donde podemos
Clic en Ordenar
Para poder ordenar tenemos que ir a las cajas Orden Por y Luego Por donde se selecciona el
nombre del campo con el que se quiere ordenar y darle la prioridad. Excel 2003 donde
podemos manejar hasta 3 prioridades. Cada uno se puede ordenar en forma Ascendente o
Encabezamiento.
nos muestra Excel 2003 que ya tiene creadas, tambin podeos crear mas criterios que
posteriormente pueden ser revisadas y que sean sensibles a las letras maysculas y eso
tenemos que hacer en Coincidir maysculas/ minsculas, depende como estn acomodados
los datos se debe seleccionar la Orientacin, puede ser, Ordenar de arriba hacia abajo o
Veamos un ejemplo
Al hacer clic en aceptar Excel lo Tomara como rango y ordenara los datos en base a ellos
AUTOFILTROS
Cuando tenemos una base de datos una de las operaciones mas comunes que realizamos
es hacer una consulta, como buscando algn registro que coincida con un valor o criterio,
pues para eso existen muchas formas de encontrar la informacin y una de ellas son los
AUTOFILTROS
Ir al men Datos
Seleccionar Filtros
Y Clic en Autofiltros
el encabezado de la base de datos, con estos mens se podr elegir las opciones disponibles
En la base de datos podemos elegir los criterios para una o ms columnas de la base.
Cuando hemos seleccionado vendedor(a) nos mostrar solamente los datos del vendedor
seleccionado
Nota: El campo se ha usado es Vendedor la flecha se mostrar de un color Azul de igual color
Orden Descendente
Todas
Diez mejores
Personalizar
Cuando hagamos clic en Personalizar nos mostrara una ventana con dos opciones, la
- ahora debemos saber que funciones usar, pues la que vallamos a usar nos mostrar los
OPERADOR COMPARACIN
<> Diferente a
lista de Excel que nos permite utilizar comodines que vienen hacer: (?), que representa un
carcter individual, el asterisco (*) nos ayuda a representar cualquier serie de caracteres
Criterio Encuentra
Fermn
Fernando
F*
Fulgencio
Federico
Fermn
Fe* Fernando
Federico
Fer* Fernando
Fermn
F?r*
Fernando
Fermn
?er*
Fernando
Fermn
?e* Fernando
Federico
a sumar, pues se tendr que cumplir con ambos criterios para que se ubiquen los registros
deseados. Ahora cuando utilicemos la opcin O, buscara cualquiera que cumpla con los
registros usados en los criterios establecidos, no es necesario que cumpla con ambos
Ac hemos trabajado con la opcin O en el campo Pago donde hemos hallado los
registros 4 y 9 que pertenecen a los clientes Jessica Tapia, Lus Montoya y al Vendedor
FILTROS AVANZADOS
dos criterios. Por cada campo, es por eso que hay Filtros Avanzados que son similares a los
manejos de Filtros Automticos pero tienen mayor responsabilidad de criterios. Estos son
definidos en lamisca hoja de calculo cuando se usan los filtros avanzados sus criterios pueden
Aqu se muestran
Nombre
los registros cuyos
Federico nombres sean
Federico o Ral
Ral
rtulo de la columna. Veamos un caso, mostramos los registros cuyo valor de la columna D
=D20>PROMEDIO(D3:D15)
Ir al men Datos
Seleccionar Filtros
parecidos a los filtros automticos, pues sigue en el mismo lugar o tambin Copiar a otro
lugar.
Si elegimos la opcin Copiar a otro lugar entonces ser necesario que la caja Copiar a se
halla especificado un rango, pudiendo escribir el rango o haciendo clic en la hoja donde se
ella, pero haciendo un clic en la caja se podr escribir un nuevo rango o cambiar el rango que
se tiene.
Una ves establecido el rango de la lista es necesario determinar el Rango de criterios este
rango deber ser otra rea de celdas donde se pueda determinar el criterio, el rea deber ser
el mismo nmero de columnas que tiene la base de datos y por lo menos tendr que tener una
fila que tenga los criterios escritos que se buscan. Se pueden usar los comodines y
Hacer una operacin parcial de los registros para especificar el rango, as como una operacin
Para poder hacer esta operacin, tenemos que ir al men Datos y clic en Subtotales, en la
Con esta opcin podemos insertar Subtotales en cada cambio de registro segn lo indiquemos,
en la cual al final de la lista generar un gran total. Para poder utilizar bien esta opcin
tenemos que tener en la base de datos obligatoriamente un encabezado. Y tenemos que tener
un ordenamiento antes de poder usar esta opcin, pero no es fundamental para que funcione
En la lista Usar funcin, ac nos muestra las funciones que nosotros podemos utilizar.
- Agregar Subtotal
Ac podemos determinar que campos van a contar con Subtotal. Podemos seleccionar todo si
lo deseamos, pero se realiza el cambio segn lo determinado en la lista Para cada cambio en.
Reemplazando Subtotales Actuales. Hace los cambios de los anteriores por los nuevos
Salto De Pagina Entre Grupos. Insertar automticamente un salto cada ves que se termine
un Subtotal.
manera lo colocara al comienzo de cada rango. Para sacar todos los subtotales, para eso
Ejemplo.
Primero ordenemos la tabla que esta ves utilizaremos como criterio Vendedor
Clic en Subtotales
Cuando hemos hecho ya la seleccin hacemos clic en Aceptar. En la cual nos mostrar una
cuales nos permite ver u ocultar los detalles de cada uno de los subtotales que hemos
calculado
General
solamente nos muestra los totales de cada cliente como aparece en la ventana
los clculos que se utilizan en la base de datos de Excel cada una de estas funciones se le
denominan funciones BD. Y que usan tres argumentos que vienen hacer, base_de _datos;
Ejemplo:
En la ventana mostramos una base de datos de productos, donde cada registro contiene
informacin acerca de los productos. El rango E6:H10 se denomina Base de Datos; y el rango
Ahora consideremos la tabla anterior y revisemos el ejemplo, para aplicar a cada una de las
funciones
registros de Arroz cuya precio va desde 2.5 y 4.5, determina el nmero de cantidad
Azcar
PLANTILLAS Y FORMULARIOS
desarrollar Plantillas y Formularios. Estas herramientas nos permiten crear hojas de clculo
Es un libro comn y corriente que muestra un con tenido y formato especficos y que se puede
utilizar como modelos para otros libros parecidos, una plantilla puede incluir texto estndar
como encabezado de pagina, rotulo de filas y columnas, macros de Visual Basic y barra de
herramientas personalizadas. Una vez creada una plantilla, se podr abrir como cualquier libro
comentarios, etc.)
Tenemos que incluir las formulas necesarias para poder solucionar un problema especifico
Ejemplo.
C4 : =Hoy()
Monto : =E11*F11
Subtotal : =Suma(G11:G17)
IGV : =G18*19%
Total : =G18+G19
APLICANDO FORMATO
Luego tenemos que aplicar un Formato deseado a sus tablas (Formato de Celdas, de nmeros,
Ejemplo
Precio 00,00
Cantidad 00
Monto 00,00
Nota: Este tipo de formato hace deque las celdas que contienen el valor cero (0), no se
visualicen.
Con estas dos funciones nosotros podemos desarrollar muchos formularios, trabajando con
CREANDO UN FORMULARIO
Un Formulario es una hoja de calculo con un formato y diseo ya establecido. Puede contener
formulas, funciones e incluso controles (una lista, botones de opcin, casillas de verificacin,
Disee su hoja de acuerdo a la solucin que desee implementar, escriba tambin las hojas que
sirven para realizar clculos y bsquedas
- Ir al men Ver
BOTN NOMBRE
Una ves que sabemos los Controles y para que sirven ahora procedemos a usar los controles
Nota: La figura 01 ya esta implementado con los controles del formulario que dan origen a la
figura 02
Ahora procedamos con los formato de cada Control que lo detallamos a continuacin
Ingrese en valor mnimo (1) y en
Pasamos a modificar el Formato de Control de Numero haciendo
valor mximo clic(100),
derecho, saldr su
y vincule una
control con la celda C6 y haga clic
lista y elegimos la Opcin Formato de Control, en la cual aparecer una ventana como esta
en Aceptar
tabla
Como ya tenemos las Celdas vinculadas de los Controles, ahora se podr definir algunas
Caso1
=BUSCARV(INDICE(hoja5!B11:B18;G3);hoja5!B11:C18;2;A1)*C6
- En este caso Costo por Destino se encuentra en la Hoja 5, donde contiene un Tabla con
dos Columnas (Provincia y Precios). Doy la referencia (Rango de los Datos), en indicador
una celda que no contenga valor para no cruzar los datos en este caso (la referencia es
A1), al final lo multiplico con la celda de kilogramo, cada ves que aumente le numero de
=SI(G2=VERDADERO;8.5;0)
Total de Servicio Es la suma de Costo Bsico, Recargo de Servicio y Delivery. Esta Suma
esta Incluido el IGV el cual se deber excluir
=Suma(C15:C17)/1.19
=F15*19%
=F15+F16
Nota: Al final el formulario deber salir como se muestra
Si queremos crear un formulario donde me permita Sumar, Restar, Multiplicar, Dividir, etc.
Haciendo clic solamente en una de las opciones pues tenemos emplear la funcin SI y crear el
siguiente Formulario utilizando los botones de controles del formulario como se muestra en la
ventana
Vemos en el formulario que cada opcin tiene un cdigo y el cdigo se muestra en la celda
K8 y nos muestra el Nmero que pertenece ala opcin Suma, se utiliza la misma barra de
=SI(K8=1;H10+H11;SI(K8=2;H10-H11;SI(K8=3;H10*H11;SI(K8=4;H10/H11;0))))
Ahora que hemos codificado el formulario nos tendr que mostrar de esta manera
Donde usaremos cuadro de lista, control de nmero, cuadro combinado, control de nmero
- Formato de Control,
Nos muestra una ventana para determinar el rango establecido que hay en el Listado
- El cuadro Combinado nos muestra lneas de unin verticales y que se muestra por
defecto
Hoja3!$C$16:$C$27
$H$3
- En la Celda Provincias tenemos que mostrar cada una de ella, para eso hacemos la
siguiente funcin
=BUSCARV(INDICE(Hoja3!A16:A27;H1);Hoja3!A16:D27;1;A1)
ubicacin de la provincia
Y lo ordenamos con una celda vaca para que no tenga relacin directa, en este caso es A1
=BUSCARV(INDICE(Hoja3!A16:A27;H1);Hoja3!A16:D27;2;A2)
Ejercicio de Practica
personalizados.
- La Ficha Configuracin: permite establecer los criterios de Validacin para las celdas
seleccionadas
- Mensaje Entrante: permite establecer un mensaje que aparecer al llevar el puntero del
- Mensaje Error: tendr que digitar un mensaje si el ingreso no fue valido, tendr que
escoger entre los tres tipos de caja de error: Lmite, Advertencia, Informacin.
En este caso por el formulario desarrollado podramos validar la celda de Kilogramos, que
Nota: Si Ud. Ingresar una Valor mayor de 100 pues le saldr una ventana indicndole, que el
por el usuario final. En esta caso se esta viendo el ejemplo de Formulario donde solamente se
tendr acceso a la celda C6 (Kilogramos), cuando se protege una hoja o libro las dems celdas
son protegidas, bueno lo que se tiene que hacer es marcar la celda que el usuario podr
ingresar
Y por ultimo Clic en Proteger, en el cuadro que aparezca se pondr una contrasea
Nota: Si Ud. A protegido las celdas vinculadas a dichos controles tendr que definir una
contrasea para poder evitar que un usuario pueda entrar y manipular el los Formularios, que
estn trabajando
Tablas Dinmicas.
Una tabla Dinmica se utiliza para resumir grandes volmenes de datos, podr girar sus filas y
columna para ver diferentes resmenes de datos, tambin podemos filtrar los datos mostrando
diferentes paginas
- Ir al Men Datos
Cuando aparezca la ventana elegiremos la Opcin Lista o Base de Datos de Microsoft Excel
Donde la siguiente Ventana nos mostrar el Rango de la Base de Datos, pues Excel lo
Donde nos mostrar la ventana de Diseo para realizar el Diagrama de la Tabla Dinmica
Nota: Pues esta ventana es la parte mas importante del desarrollo de la Tabla pues debemos
saber que informe nos dar a nosotros pues recuerden que si esta mal diseado no podremos
Acabar
En la Parte central vemos la Suma de los Valores con la Fecha de Inicio y la Fecha Final
Pues adems nos da el total por Empresa Sumado y por ultimo los Totales de cada Empresa
Men Formato
Clic en Autoformato o si no
- De Tabla
Hacer Clic derecho en una celda del rea de Datos, cuando aparezca la lista
Para Actualizar los Datos en la Tabla Dinmica, cambiamos algn dato que se encuentra en
En la Tabla Dinmica tendr que aparecer el Total general Aumentado con los 10,000 veamos
el siguiente cuadro
Para Agrupar datos de fechas que se muestran en la tabla que esta por meses por ao hacemos
lo siguiente
Y por ultimo la Tabla deber quedar como en el cuadro, indicando el mes que se esta
utilizando
Bueno como ya hemos desarrollado la Tabla Dinmica, para crear el Grafico Dinmico donde
nos mostrara cual de todos los valores es mucho mejor y tendramos una idea mejor de lo que
sucede. Ya que es una visualizacin del Informe de la Tabla.
Ya que es un Grafico interactivo que se puede utilizar para ver reorganizar los datos
mismo libro, incluye todos los datos de origen. Al igual que una Tabla Dinmica un informe
de un Grafico Dinmico tambin cuenta con botones de campo que se utilizan para
barra de herramientas
Uno puede elegir que rea desea revisar o la fecha que desea ver, el grafico se actualizara
Excel trabaja muy bien en la Web, y si desea que los usuarios quieran manipular datos desde
la Web entonces se pueden crear Pginas Web a partir de una Hoja de Calculo guardando los
Desde Excel 200 ha sido muy fcil crear Pginas Web basadas en sus hojas de Calculo,
grafico y Tablas Dinmicas pues los componentes de Office son mejorados en cada versin
as uno podr publicar con interactividad no solo hojas de Calculo si no Libros enteros.
- Hojas de Calculo
- Grficos
Ejemplo
el resultado es 36,719, como se muestra el valor en la celda D11 con un color Rojo
Ir al men Archivo
Clic en Publicar
con el navegador
interfaz muy parecida a la de Excel, incluso posee encabezado de Columnas y Filas, Botn de
Interactividad Ud. Dir ahora cual es el Monto a Pagar y si cambia en la Pagina o no?
Nota: Los componentes Web son visto en Internet Explorer 4.1 o posterior si desea lo podr
Los Objetos creados en Excel (Tablas, Grficos, Tablas Dinmicas), podrn ser llevados a otra
aplicacin, como a un documento de Word o tambin puede ser a Power Point. Estos objetos
INCRUSTACIN
VINCULACIN
d) Hacer clic en el men Edicin, Pegado Especial, elegir la opcin pegar Vinculo,
Wordsheet Objeto)
MACROS
Se Ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, se puede automatizar mediante una
Macro. Pues consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en mdulos de
Visual Basic y se puede ejecutar siempre que sea necesario ejecutar la tarea
Macro. Si deseamos automatizar una tarea debemos conocer los pasos necesarios
Ir al men Herramientas
Seleccionar Macro
abreviado (tiene que ser una letra que no se utilice en las combinaciones predeterminadas de
Nota: para que las macros que son creadas por ustedes, y utilizarla en sus Libros de Excel
tienen que estar guardada en el Libro de Macros Personales de la Carpeta Microsoft/ Office/
Todo lo que uno haga se grabara en la Macro que ha creado. Ahora realizamos paso a paso
la tarea a automatizar una vez concluida hacer clic en el botn Detener Grabacin
Ejemplo
- Seleccionar Macro
- Clic en Macros
Una macro tambin podra estar asignada a una Barra de Herramientas como puede ser la de
Formato o Estndar, que son creadas por el usuario, que la macro que haga uno se puede
Ir al men Ver
Clic en Personalizar
herramientas
Ahora tenemos que hacer Clic derecho sobre el botn que hemos colocado en
al botn
que elegir la opcin Modificar Imagen del Botn para cambiar la apariencia
Una macro que grabamos en Excel trabaja por defecto con celdas especficas de su Hoja de
Calculo, pues una macro siempre usa las mismas celdas al momento de Ejecutarse
Se tiene una macro Nuevo que elimina las celdas correspondientes a Vendedor, Ventas del
Ir al men Herramientas
Seleccionar Macro
de Visual Basic
Nota: En esta ventana nos muestra el formulario de Visual Basic pero con la ventana de Excel
donde podemos trabajar en esta aplicacin como si estuviramos en Visual Basic Studio
Lo primero que debemos hacer es desactivar la Macro para esto hacemos lo siguiente
Ir al men Herramientas
Seleccionar Macro
Clic en Seguridad
Tenemos una Ventas realizadas a los siguientes Clientes, y escriba el siguiente listado en
Excel
Nota: La hoja tendr que tener un nombre en ves de llamarse HOJA 1 se llamar Guas
Ahora pasaremos a Ingresar los Datos a travs del Formulario a la Tabla que tenemos
en Excel.
Tenemos que hacer la programacin para que cuando hagamos clic en el botn Aceptar
codificacin
SHEETS("GUIAS").ACTIVATE
RANGE("A3").SELECT
EXIT SUB
END IF
SELECTION.END(XLDOWN).ACTIVATE
ACTIVECELL.OFFSET(1, 0).ACTIVATE
CORRESPONDEN
ACTIVECELL.VALUE = VAL(TXTGUIA)
END SUB
END
END SUB
Men Insertar
Clic en Modulo
- En la ventana Personalizar
- Luego tenemos que usar el men Contextual sobre el botn que se ha insertado
Los Formularios y procedimiento que pueda crear podran tener su propia barra
Personalizar Botn