UNIDAD 5 SOLUCIONARIO

Actividades propuestas

1. Explica con tus palabras las ventajas que tiene la correspondencia frente al uso del
telfono.
La correspondencia, a diferencia de una comunicacin telefnica, deja prueba del
contenido del mensaje, por lo que dicha informacin puede tener un uso posterior.
Adems, la correspondencia posibilita el envo de documentacin adjunta de mayor
extensin.

2. Crees que es importante la circulacin de la correspondencia interna en la

empresa? Por qu?
S, ya que facilita la coordinacin entre los distintos trabajadores y departamentos.

3. Explica cmo una correcta recepcin y clasificacin de la correspondencia de

entrada puede contribuir a agilizar las funciones de la empresa.
Una correcta recepcin y clasificacin de la correspondencia de entrada facilita que cada
documento llegue a su verdadero destinatario, reduciendo la posibilidad de errores al
hacer llegar la correspondencia a las personas equivocadas.

4. Realiza una primera clasificacin de los siguientes envos, segn los criterios que
hemos estudiado:
a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque.
b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currculum vitae.
c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente.
d) Carta a la atencin de Antonio Nez, gerente de la empresa.
a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque: correo certificado.
b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currculum vitae: documentacin personal o
confidencial.
c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente: documentacin
personal confidencial y urgente.
d) Carta a la atencin de Antonio Nez, gerente de la empresa: correo ordinario.

5. Busca en Internet informacin sobre el portafirmas electrnico y elabora un breve

texto sobre su utilidad y las ventajas que presenta frente al portafirmas tradicional.
Pregunta de respuesta libre, basada en el proceso de bsqueda desarrollado por el
alumnado, con referencia a las ventajas del portafirmas electrnico.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
6. Qu informacin de utilidad para la empresa o la institucin pblica proporciona el
registro de salida de correspondencia?
Fecha de envo de la correspondencia, datos del destinatario, anexos incluidos y asunto del
que trata la correspondencia enviada. El registro de la correspondencia de salida facilita el
control de la documentacin e informacin enviada desde la empresa.

7. Qu hay que comprobar en la correspondencia de salida antes de depositarla en las

bandejas de salida?
Que est firmada por la persona o cargo adecuado y que incluye los anexos
correspondientes.

8. Qu diferencias hay entre el registro de entrada de correspondencia y paquetera y

el de salida?
En el registro de salida se sustituyen los datos del remitente por los del destinatario y el
departamento de destino por una casilla de observaciones.

9. Consulta la pgina web de Correos y responde a las siguientes preguntas:

a) Qu sistemas de franqueo existen?
b) De qu factores depende el importe del franqueo?
a) Sellos, franqueo pagado, franqueo en destino y franqueo a mquina.
b) Depende del destino, peso, dimensiones, producto y servicios adicionales contratados.

10. Utilizando los ejemplos que ya has visto:

a) Dibuja en tu cuaderno dos cuadros: uno de registro de entrada de correspondencia y
otro de salida.
b) Sabiendo que el ltimo registro de entrada fue el n 123 y el de salida el n 258,
cumplimenta los registros de entrada y salida de la correspondencia en cada uno de los
siguientes casos:
24 de septiembre, recibimos un saluda de Reciclados Verde, S.A., de Alicante,
remitindonos dos invitaciones para una feria de muestras en Alcoy.
25 de septiembre, recibimos un oficio de la Administracin de Hacienda
requirindonos el pago del IVA del segundo trimestre del ao en curso.
1 de octubre, D. Lus Garca, de Alicante, solicita trabajo mediante carta.
Adjunta currculum vitae.
5 de octubre, se enva fax al solicitante anterior convocndolo a una prxima
entrevista.
10 de octubre, el Banco Meridiano, de Valencia, comunica mediante recibo que
ha cargado en cuenta el recibo de la luz.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
14 de octubre, Publicaciones Lastre, de A Corua, enva la revista Signos, a la
que la empresa se encuentra suscrita.
El mismo da se enva fax al Banco Equinoccio, de Madrid, ordenando el impago
de la factura n 167 por incumplimiento de contrato a favor de Catryna S.L.
19 de octubre, se recibe un paquete postal del Laboratorio Fama, de Alicante,
con las pruebas de los carteles publicitarios para una prxima campaa.
c) Realiza el apartado anterior utilizando una aplicacin informtica de hoja de
clculo.

Registro de entrada

Remitente
N
Fecha Clase envo Anexos Asunto Dpto. destino
registro
Nombre Localidad

Reciclados Feria de
124 24 sept. Alicante Carta Invitaciones Direccin
Verde, S.A muestras

Administracin Pago IVA 2

125 25 sept. Carta Oficio Administracin
de Hacienda Trimestre

currculum Solicitud de Recursos

126 1 oct. D. Lus Garca Alicante Carta
vitae trabajo Humanos

Cargo en
127 10 oct. Banco Meridiano Valencia Carta Recibo luz Administracin
cuenta

Publicaciones Suscripcin
128 14 oct. A Corua Publicaciones Revista Comercial
Lastre revista

Pruebas de
Laboratorio Prxima
129 19 oct. Alicante Paquete los carteles Comercial
Fama campaa
publicitarios

Registro de salida

Destinatario
Clase
N registro Fecha Anexos Asunto Observaciones
envo
Nombre Direccin

D. Lus Convocatoria de
259 5 oct. Alicante Fax
Garca entrevista

Banco No pagar factura Incumplimiento de

260 14 oct. Madrid Fax
Equinoccio n 167 contrato

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
11. Los ciudadanos no solo pueden presentar los escritos dirigidos a la Administracin
en el propio rgano administrativo al que dirige el escrito. Dnde y de qu otra
manera pueden hacerlo?
Por correo ordinario, en otra dependencia administrativa por correo interno y
telemticamente.

12. Correos establece unos requisitos para los envos en cuanto a formato, color del
sobre, tipo de letra, dimensiones y pesos, que se pueden consultar en su web. Averigua
cules son.
1. Dimensiones mximas de carta, carta certificada, carta certificada urgente, notificacin,
publicorreo, publibuzn, libros y publicaciones peridicas.
Sobre o caja: largo + alto + ancho = 90 cm, sin que la mayor dimensin exceda de 60 cm.
Rollo/tubo: largo + 2 veces el dimetro = 104 cm, sin que la mayor exceda de 90 cm.
2. Dimensiones mximas de carta urgente.
235 x 120 mm. Espesor 10 mm (medidas recomendadas).
3. Condiciones de normalizacin de carta, tarjeta postal, carta Certificada, carta
certificada urgente, notificacin, publicorreo y publibuzn.
Si sus envos permiten la manipulacin automtica, se beneficiarn de unas tarifas ms
reducidas. Para ello debern cumplir los requisitos siguientes:
- Formato rectangular. En sobre o en forma de tarjeta.
- Color del sobre: blanco o colores claros (excepto azul).
- Formato de letra: altura de los caracteres entre 2 y 8 mm (evitar superposicin o
contacto entre caracteres), fuente de tipos comerciales en uso, evitando fuentes
artsticas, cursiva, subrayados y espesores muy finos o muy gruesos (impresin en
negro o color oscuro, evitando tintas fluorescentes).
- Sobres con ventanilla: las dimensiones de la ventanilla y la holgura interna entre
sobre y carta permitirn, en cualquier caso, la lectura completa del bloque de
direccin.
- Dimensiones: comprendidas entre mnimas de 14 x 9 cm y mximas de 23,5 x 12cm.
Espesor mximo 5 mm.
- Peso mximo unitario: 20 gr.
4. Dimensiones mximas. Paquete azul, paquete postal y paq 48, la nueva marca de Postal
Exprs.
- Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 100 cm.
- Rollo/tubo: largo = 100 cm; dimetro = 15 cm.
5. Dimensiones mximas. Paquete internacional econmico y paquetera internacional
prisma (EPG). Paquete internacional prioritario.
- Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 105 cm.
- Rollo/tubo: largo = 100 cm; dimetro = 15 cm.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
6. Dimensiones mximas. Correos prisma nacional.
- Caja: 80 x 50 x 50 cm.
- Rollo/tubo: largo = 80 cm; dimetro = 15 cm.
7. Dimensiones mnimas. Todos los envos.
- Sobre o caja: 14 x 9 cm.
- Rollo/tubo: largo + 2 veces el dimetro = 17 cm, sin que la mayor sea inferior a 10
cm.
- Los envos con dimensiones inferiores a las mnimas debern llevar una etiqueta
anexa de 10 x 7 cm en la que figuren direccin y franqueo.

13. Utilizando el calculador de tarifas de la web de Correos, calcula el importe de los

siguientes envos:
a) Carta certificada urgente a un despacho de abogados de Madrid. Pesa 1 kg.
b) Felicitacin postal digital a un cliente de Alemania.
c) Paquete prioritario con destino Austria y asegurado en 500 . Pesa 2 kg y mide 50
cm de ancho, 50 cm de largo y 20 cm de alto.
a) 8,98 .
b) 2,96 .
c) 61,50 .

14. Busca en Internet cinco proveedores de servicios de mensajera a nivel

internacional y describe los servicios que ofrecen. Establece las diferencias que existen
entre ellos.
Pregunta de respuesta libre, basada en el proceso de bsqueda desarrollado por el
alumnado.

15. Calcula, con ayuda de Internet, las tarifas que se aplicarn a cada uno de los envos
que se han de gestionar y elige el servicio que resulte ms adecuado para cada caso.
Completa la tabla en tu cuaderno.
Carta certificada y urgente de 28 gramos de peso, con destino Alemania, con
aviso de recibo y entrega en mano.
Paquete con destino Santa Cruz de Tenerife (CP 38009), que tiene que llegar en
48 horas. Mide 25 cm de ancho, 30 de largo y 15 de alto. Pesa 15 kg.
Envo de un contrato a Valencia (CP 46018), que requiere garanta de entrega.
Pesa 15 gramos y va en un sobre que mide 14 x 9 cm. Debe estar en su destino
antes de tres das hbiles.
Carta ordinaria de cinco pginas en color, escrita desde nuestro ordenador y
con destino Sevilla (CP 41006).

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO

Correos Empresa de mensajera

Envo
Precio Compaa Precio

Carta certificada y urgente de 28 gramos

de peso, con destino Alemania, con aviso de
10,84 Respuesta libre Respuesta libre
recibo y entrega en mano.

Paquete con destino Santa Cruz de Tenerife

(CP 38009), que tiene que llegar en 48
32,75 Respuesta libre Respuesta libre
horas. Mide 25 cm de ancho, 30 de largo y
15 de alto. Pesa 15 kg.

Envo de un contrato a Valencia (CP 46018),

que requiere garanta de entrega. Pesa 15
gr y va en un sobre que mide 14 x 9 cm.
Debe estar en su destino antes de tres das 5,89 Respuesta libre Respuesta libre
hbiles.

Carta ordinaria de cinco pginas en color,

escrita desde nuestro ordenador y con
2,11 Respuesta libre Respuesta libre
destino Sevilla (CP 41006).

16. Explica por qu es importante para el interesado recibir un justificante de la

presentacin de la documentacin ante la Administracin.
Porque mediante dicho justificante se puede demostrar ante la propia administracin y
ante terceros la presentacin de dichos documentos, as como los derechos derivados de
dicha situacin.

17. Visita la web de la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre y contesta a las

siguientes preguntas:
a) Para qu sirve un certificado digital?
b) Qu pasos hay que seguir para solicitar el certificado digital?
a) Este certificado permite al ciudadano identificarse de forma telemtica y firmar o cifrar
documentos electrnicos.
b)
1. Configurar el navegador del ordenador, para evitar problemas tcnicos.
2. Solicitud va internet del certificado. Al finalizar se obtiene un cdigo a presentar en el
registro.

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6-16
 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
3. Acreditacin de la identidad en una oficina de registro, presentando el documento de
identidad junto con el cdigo obtenido va Internet.
4. Descarga del certificado de usuario, aproximadamente 2 horas despus de haber
acreditado la identidad en la oficina de registro.

18. Consulta en Internet el Real Decreto 1829/1999 y contesta a las siguientes

preguntas:
a) En qu consiste, segn el artculo 6, el secreto de los envos postales y la
proteccin de datos?
b) Qu se considera, segn el artculo 7, violacin de los envos postales?
a) El secreto de los envos postales afecta al contenido de los mismos e implica la absoluta
prohibicin para los operadores postales y para sus empleados de facilitar dato alguno
relativo a la existencia del envo postal, a su clase, a sus circunstancias exteriores, a la
identidad del remitente y del destinatario o a sus direcciones, salvo peticin de estos, sus
representantes legales o apoderados, o mediante resolucin judicial.
La obligacin de proteccin de los datos incluir el deber de secreto de los de carcter
personal, la confidencialidad de la informacin transmitida o almacenada y la proteccin
de la intimidad.
b) Ser en todo caso violacin, su detencin arbitraria o contra derecho, su intencionado
curso anormal, su apertura, sustraccin, destruccin, retencin indebida u ocultacin y, en
general, cualquier acto de infidelidad en su custodia.

19. Explica con tus palabras en qu consiste, para un tcnico en gestin administrativa,
el deber de respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la
correspondencia.
Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la correspondencia quiere decir
que no se debe leer el contenido de cartas o documentos que, a causa de nuestro trabajo,
no sean de nuestra competencia. El trabajador debe ser especialmente cuidadoso en
documentacin de carcter confidencial, ya que un mal uso de la misma podra ocasionar
consecuencias irreparables para terceros.

20. Tras leer el Caso prctico 7, cmo crees que debera proceder la empresa
respecto a la correspondencia postal que reciban sus empleados?
La normativa vigente establece el secreto de los envos postales y la inviolabilidad de los
mismos. Por ello, hay que tener en cuenta que nunca se debe abrir la correspondencia
personal, debiendo tener cuidado de no perder una carta o entregrsela a una persona
distinta de su destinatario. Cuando comprobemos si un envo contiene todos los anexos que
se citan, no debemos leer el contenido de la carta o el de otros documentos.
En lo relativo al posible uso de la direccin postal para recibir correspondencia de carcter
personal, la empresa debe ser consensuar dicho tema con los trabajadores o sus
representantes.

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7-16
 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
Test de repaso
1. b
2. c
3. a
4. a
5. c
6. a
7. b
8. a
9. a
10. b
11. b
12. c
13. b
14. a
15. b
16. c

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
Comprueba tu aprendizaje

1. Qu tareas se realizan en la seccin de correspondencia de una empresa u

organismo pblico?
- Se recibe la correspondencia, se recepciona, clasifica, registra y distribuye a los
diferentes servicios, departamentos o personas.
- Se recoge la documentacin de salida de los diferentes servicios o departamentos
de la organizacin, se clasifica, registra y enva en los plazos y formas requeridos.
- Se distribuye la correspondencia interna de la empresa entre los diferentes servicios,
departamentos o personas de la entidad.

2. Explica qu se debe comprobar en la correspondencia una vez abierta.

Es necesario comprobar el contenido del sobre o paquete. Hay que verificar que est toda
la documentacin a la que hace referencia la correspondencia. Cuando se adjuntan
documentos suele indicarse al pie del escrito. Por ejemplo: si un documento indica que se
adjunta un catlogo, deberamos comprobar que es as para, en caso contrario, anotarlo y
reclamarlo. Los documentos adjuntos deben sujetarse al escrito, normalmente con un clip,
para evitar su extravo.
Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la
bandeja de entrada para poder proceder a su registro.

3. Indica si son verdaderos o falsos los siguientes puntos:

a) El servicio de apartado de correos permite recoger la correspondencia en la oficina
de Correos.
b) Cuando no aparece la direccin del remitente en el documento, debemos grapar el
sobre con la direccin del remitente al documento.
c) Hay que destruir el correo que no viene dirigido a la empresa.
d) Es obligatorio llevar un registro de entradas y salidas de correspondencia.
e) Los anexos que sean necesarios se preparan y se incluyen despus del franqueo del
envo.
a) Verdadero.
b) Verdadero.
c) Falso.
d) Falso.
e) Falso.

4. Qu datos deben aparecer en los sellos de registro de entrada y en qu parte del

documento se ponen?

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
El sello va en la parte superior del documento, con un nmero correlativo y junto a la fecha
de la recepcin.

5. Completa el siguiente texto en tu cuaderno:

Un registro pblico es una ___________ encargada de __________ y ____________
de los escritos que presentan los ciudadanos dirigidos a organismos administrativos.
Un registro pblico es una unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los
escritos que presentan los ciudadanos dirigidos a organismos administrativos.

6. Cmo funciona el correo digital?

Permite confeccionar cartas y tarjetas postales desde nuestro ordenador. nicamente
tenemos que redactar el contenido y los destinatarios del envo. Correos se encarga de su
impresin, ensobrado y admisin en la oficina postal.

7. Qu servicio adicional de Correos nos proporciona una confirmacin escrita de la

entrega de un envo? Y cul nos permite asegurar el envo de objetos de valor?
Acuse de recibo y valor declarado.

8. Explica, ayudndote de un ejemplo, qu ventaja tiene realizar un envo con una

compaa privada de mensajera.
Las compaas privadas ofrecen la ventaja de adaptar su horario de recogida y entrega al
cliente y no tener una franja horaria de reparto especfica, como ocurre con Correos.
Facilita que la mercanca sea recogida cuando al destinatario interese y que se entregue
igualmente cuando interese.

9. Para realizar el envo de los siguientes documentos y paquetes, calcula, con ayuda
de Internet, las tarifas y plazos de entrega que se aplicarn a cada uno de los
siguientes envos y elige el que resulte ms adecuado.
Envo de documentacin urgente a un estudio de arquitectura de Barcelona (CP
08014). El sobre mide 30 cm de largo, 25 cm de ancho y 2 cm de alto. Pesa 0,5
kg.
La documentacin tiene que ser recogida en nuestras oficinas en Barcelona (CP
08021) y entregada hoy.
Mensaje urgente de 25 palabras que tiene que ser entregado, con acuse de
recibo, maana por la maana en Sydney (Australia).
Fardo de catlogos de productos de 16 kg de peso con origen en Madrid (CP
28013) que hay que entregar en Cdiz (CP 11130) antes de las 15 horas de
maana, a domicilio y con confirmacin escrita de la entrega. El fardo es
cuadrado de 25 cm de lado.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
Un fardo igual que el anterior pero con destino Avin (Francia).
Respuesta libre del alumnado basada en el proceso de bsqueda de tarifas en Internet. En
funcin de la empresa de mensajera utilizada, los precios variarn.

10. Qu ventajas e inconvenientes tiene la Administracin electrnica?

Ventajas:
- No tener que desplazarse fsicamente a las ventanillas de los organismos.
- El servicio est disponible permanentemente y todos los usuarios pueden acceder al
mismo a travs de la web.
- Al operar con documentos digitalizados, se reducen costes y se mejora el
medioambiente.
Inconvenientes:
- Algunas gestiones precisan firma digital.
- Falta de adaptacin de algunos organismos pblicos.

11. Marcos trabaja como tcnico administrativo en un bufete de abogados. Durante

cinco aos trabaj a las rdenes de ngela Ferrer, una prometedora abogada que
ahora se dedica a la poltica.
Hace una semana, Marcos se encontraba esperando el autobs a la salida del trabajo,
mientras algunos operarios bajaban escombros y mobiliario a la calle del edificio en el
que est su bufete.
Marcos se fij en cuatro archivadores que estaban entre el material desechado. Tres
de las carpetas incluan actas de reuniones, pero uno de los archivadores llevaba por
ttulo la inscripcin Correspondencia particular del ngela Ferrer. Marcos abri el
archivador y observ que contena correspondencia personal de su anterior jefa.
Consciente de la confidencialidad de ese archivador, decidi llevrselo y buscar la
manera de contactar con su anterior jefa para devolverle la documentacin.
a) A la vista de lo sucedido, crees que es adecuado el tratamiento que este bufete de
abogados est dando a la documentacin?
b) Qu estn haciendo mal?
c) Cmo deberan hacerlo?
d) Cul es la normativa que regula la proteccin de datos y la conservacin de
documentos de carcter personal? Qu establece al respecto?
a) No, los operarios estn sacando de la empresa documentacin personal y confidencial,
quedando esta accesible a cualquier persona que la encuentre.
b) Dicha documentacin debe ser destruida si ya no es necesaria, utilizando medios que lo
garanticen
c) Se aconseja utilizar mquinas destructoras de papel que hagan ilegibles los restos
obtenidos.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
d) La Ley orgnica 15/1999 de Proteccin de Datos de Carcter Personal (LOPD) nos indica
que debemos mantener en secreto la informacin recibida y tambin que debemos destruir
los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios. Para la destruccin de dichos
documentos, debemos utilizar mquinas destructoras de documentos.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
Prctica final

Esta prctica final es una continuacin de las que se propusieron en las unidades
anteriores y consiste en la realizacin de algunas de las actividades propias de un
tcnico en gestin administrativa encargado del puesto de atencin al cliente en la
recepcin de una empresa. En concreto, en esta prctica final, tendrs que transmitir,
recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas de la empresa.
Para comenzar, vamos a suponer que acabas de llegar a tu puesto de trabajo por la
maana y tienes que realizar el tratamiento de la correspondencia y paquetera de
entrada que tienes encima del mostrador de recepcin:
Un escrito del departamento tcnico de nuestra empresa en Frankfurt,
remitido por fax y dirigido al mismo departamento de nuestra sede.
Una carta urgente a la atencin de Clara Fernndez Lagos, directora
general de la empresa.
Un paquete de nuestro proveedor Investy S.A., de Madrid, con una
inscripcin que pone muestra comercial.
Una carta del Banco Mediterrneo para Francisca de la Hoz. En nuestra
empresa no trabaja nadie con ese nombre.
Una carta de MicroInfo, S.L., de Valladolid, enviando su factura n
789/00.
Una carta del ayuntamiento de nuestra ciudad, adjuntando licencia de
apertura de un nuevo local.
Un folleto de publicidad de un nuevo proveedor de Alicante, llamado
Comercial Feria.
Para realizar el tratamiento de la correspondencia de entrada:
1. Determina la correspondencia que debes abrir y la que no. Cmo debes actuar con
la correspondencia que no debes abrir?
Se debe abrir el escrito del departamento tcnico, el paquete de Investy S.A, la carta de
MicroInfo, la carta del ayuntamiento y el folleto de publicidad de Comercial Feria. No se
debe abrir la carta urgente a la atencin de Clara Fernndez Lago y la carta del Banco
Mediterrneo a nombre de Francisca de la Hoz.
La carta urgente debe entregarse sin abrir a Clara Fernndez Lago. La carta del Banco
Mediterrneo a nombre de Francisca de la Hoz debe ser devuelta a Correos.

2. Realizada una primera comprobacin de lo recibido observas que:

El paquete del proveedor ha llegado con un golpe y trae un escrito de
presentacin dirigido al jefe de compras.
El escrito del departamento tcnico de nuestra empresa en Frankfurt no est
fechado.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
En la carta de MicroInfo, S.L. no aparece la direccin del remitente, debe
entregarse a los departamentos comercial y administrativo y no adjunta la
factura.
Explica cmo actuaremos en la recepcin de cada uno de los envos recibidos.
- Revisar si, por el golpe, la muestra comercial ha sufrido algn dao. Si es as,
reclamar al proveedor. Presentar tanto el escrito como la muestra comercial al jefe
de compras.
- Escribir en el borde superior derecho del documento la fecha, en la misma esquina
en la que aparece en el matasellos del sobre.

Llega un cartero con un telegrama certificado.

3. Explica cmo tienes que realizar su recepcin.
- Firmar el albarn y/o acuse de recibo.
- Estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un nmero
correlativo y anotar la fecha de la recepcin.
- Anotarlo en el registro de entrada en primer lugar, antes que el resto de la
correspondencia.
- Debe entregarse sin abrir a la persona a la que va dirigido.

Para la clasificacin de la correspondencia de entrada.

4. Realiza una primera clasificacin de la correspondencia y paquetera de entrada.
Una vez recibida, la correspondencia se clasifica segn sean cartas, impresos, facturas,
peridicos, revistas o algn tipo de paquetera.

Cartas Impresos Facturas Publicidad Paquetera

- Escrito del - Licencia de - Factura n - Publicidad de - Paquete de

departamento apertura de un 789/00 de Comercial Feria. nuestro proveedor
tcnico. nuevo local. MicroInfo. Investy S.A.
- Carta
urgente a la
atencin de
Clara Fdez.
Lagos.

5. Explica cmo actuars concretamente con el folleto de publicidad y la carta de

MicroInfo, S.L.
- El folleto de publicidad no debe ser registrado en el registro de entrada.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
- Debemos grapar el sobre con la direccin del remitente a los documentos, hacer
fotocopia tanto al sobre como a la carta, y entregarlas a ambos departamentos. Anotar
que falta la factura y reclamarla.
El ltimo apunte en el registro de entrada fue el n 353.
6. Con ayuda de la aplicacin informtica adecuada, realiza el registro de los envos
recibidos.
Actividad a realizar con hoja de clculo, siguiendo el modelo de la Figura 5.6.

7. Dnde estamparas el sello de entrada del paquete? Realiza la distribucin de la

correspondencia de entrada.
En la parte superior del escrito de presentacin que lo acompaa.

8. Determina la prioridad y el departamento al que se distribuir cada envo.

Orden de distribucin posible de la correspondencia:
- Carta urgente a la atencin de Clara Fernndez Lagos, directora general de la empresa.
- Carta del ayuntamiento con licencia de apertura de un nuevo local.
- Fax para el departamento tcnico.
- Carta de MicroInfo, S.L. sin la factura n 789/00.
- Paquete de Investy S.A para el departamento comercial.
- Folleto de publicidad para el departamento comercial.

9. Te encargan realizar el tratamiento de los siguientes envos:

Escrito a nuestro cliente Alsima, S.L., de Castelln, envindole una propuesta de
pedido que lleva el nmero 128/00.
Escrito certificado y urgente a Salvador Mio, de Zaragoza (CP 50003), de 20
gramos de peso adjuntndole un certificado que nos solicit.
Mensaje urgente de 20 palabras que tiene que ser entregado maana por la
maana en Berln.
35 discos duros defectuosos que pesan 13 kg y que tienen que estar en las
oficinas de Investy S.A. en Madrid (CP 28055) antes de las 18 horas de maana.
Necesitamos confirmacin escrita de la entrega. La caja es cuadrada y mide 25 cm
de lado.
Escrito online dirigido a la Agencia Tributaria en Madrid solicitando certificado
de estar al da con las obligaciones tributarias. Necesitamos un resguardo que
pueda servir de prueba de su presentacin.
Qu comprobaciones previas tienes que realizar con cada uno de los envos?
- Escrito a Alsima, S.L. Debe ir firmado y con el documento de pedido adjunto. Hacer copia
de la propuesta de pedido.

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 UNIDAD 5 SOLUCIONARIO
- Escrito a Salvador Mio. Debe ir firmado. Adjuntar el certificado. Hacer copia.
- Mensaje 20 a Berln. Hacer copia del documento.
- Escrito online dirigido a la Agencia Tributaria. Hacer copia del resguardo y guardarlo.
10. Calcula, con ayuda de Internet, las tarifas y plazos de entrega que se aplicarn a
cada uno de los envos que te han encargado y elige la modalidad y servicios
adicionales que resulten ms adecuados.
Respuesta libre del alumnado basada en el proceso de bsqueda desarrollado a travs de
Internet.

El ltimo apunte en el registro de salida fue el n 225.

11. Con ayuda de la aplicacin informtica adecuada, realiza el registro de la
correspondencia y paquetera de salida.
Actividad a realizar con hoja de clculo, siguiendo el modelo de la Figura 5.9.

12. La jefa del departamento de administracin te pide que te deshagas de unos

archivadores que contienen correspondencia de aos anteriores y que ya no es
necesario conservar. Cmo tendras que hacerlo?
En aquella correspondencia que contenga datos personales de clientes, debemos utilizar
mquinas destructoras de documentos. Tambin podemos recurrir a empresas que se
dedican a la destruccin confidencial de documentos.

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