Manual de Excel 2007

MANUAL
DE
MICROSOFT EXCEL 2007
Francisco Jimnez Bonilla
San Jos, CR: INA, Agosto 2008

Primera Edicin
Instituto Nacional de Aprendizaje
San Jos, Costa Rica.
Instituto Nacional de Aprendizaje, 2008

ISBN
Hecho el depsito de ley

Prohibida la reproduccin parcial y total del contenido
de este documento sin la autorizacin expresa del INA.
Impreso en Costa Rica

PRESENTACION
El siguiente material didctico fue desarrollado a travs de la recopilacin de informacin de

fuentes primarias con instructores de enseanza del subsector de informtica, y secundarias, entre
bibliografa de trabajos de investigacin, artculos y consulta digital en la red de Internet. Este
material es producto de la necesidad de un instructivo de apoyo al servicio de capacitacin y
formacin profesional, Introduccin a la Computacin, del programa Personal Calificado en
Operacin de Equipo de Cmputo como objetivo manipular la computadora personal y sus
perifricos en ambiente grfico.
El material est dirigido a todo participante de la formacin y capacitacin profesional del

mdulo de introduccin a la computacin en la modalidad presencial, para el apoyo del mismo
SCFP y con la tutora del profesional tcnico de subsector de informtica, de forma que el
material didctico describe el marco terico y prctico de los contenidos, persiguiendo el alcance
de los objetivos especficos y cumplimiento de los criterios de desempeo por cada uno de ellos.
El uso del material didctico est diseado conforme a los objetivos y contenidos del servicio de
capacitacin y formacin profesional de la oferta curricular de introduccin a la computacin,
por lo cual en el documento encontrar una estructura separados por captulos, los cuales
representan los objetivos especficos de mdulo de introduccin a la computacin, as mismo
cada captulo, contiene los subtemas que representan los contenidos de cada objetivo, estos
contenidos son desarrollados a nivel terico y prctico, de forma que el participante pueda
utilizar el material didctico de una manera de conocimiento de la materia y ejecucin de las
tareas de configuracin del equipo informtico.
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Manual de Hoja Electrnica Excel 4
INDICE
PRESENTACION.................................................................................................................III
CAPITULO 1.........................................................................................................................7
QUE ES MICROSOFT EXCEL?......................................................................................8
1.1 DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO..............................................8
Elementos de la ventana de Excel....................................................................................9
Botn del Office...............................................................................................................9
Barra de herramientas accesos rpidos..........................................................................10
1.2 MANIPULACION DE LIBROS.........................................................................13
Creacin de un libro.......................................................................................................13
Guardar un libro.............................................................................................................13
Abrir un libro.................................................................................................................14
Cerrar un libro................................................................................................................14
1.3 MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO.................................................14
Qu es una hoja de clculo?............................................................................................14
Manipulacin de las hojas.................................................................................................15
Manipulacin de filas y columnas....................................................................................16
1.4 MANIPULACION DE DATOS...........................................................................17
Creacin de tabla de datos.................................................................................................18
Trabajando con rangos......................................................................................................20
manipulacion de informacion............................................................................................21
apariencia de celdas y tablas.............................................................................................22
formato condicional...........................................................................................................23
listas personalizadas..........................................................................................................24
comentarios.......................................................................................................................25
Cambiar la apariencia de un cuadro comentario:...........................................................26
CAPITULO 2.......................................................................................................................27
FRMULAS........................................................................................................................28
Qu es una frmula?........................................................................................................28
Elementos bsicos de las frmulas....................................................................................28
Operadores matemticos...................................................................................................29
Jerarqua de Operadores....................................................................................................29
Lenguaje de frmulas........................................................................................................30
Ingresando frmulas..........................................................................................................30
Tipos de frmulas..............................................................................................................31
Creacin de Frmulas........................................................................................................31
Copiar frmulas a un rango de celdas...............................................................................33
Valor Absoluto...............................................................................................................33
FUNCIONES........................................................................................................................34
Qu son funciones?..........................................................................................................34
Funciones Condicionales...................................................................................................37
Elementos de las funciones lgicas...................................................................................37
Sintaxis de las funciones lgicas.......................................................................................37
Condicin Lgica Simple..................................................................................................38
Condicin Lgica Anidada................................................................................................38
Condicin Lgica Compleja..............................................................................................39
CAPITULO 3.......................................................................................................................41
Qu es configurar una hoja de clculo?...........................................................................42
Pestaa pgina...................................................................................................................43
Pestaa Mrgenes..............................................................................................................43
Pestaa Encabezado y pie de pgina..............................................................................44
Pestaa Hoja...................................................................................................................44
Impresin de hoja de clculo.........................................................................................45
CAPITULO 4.......................................................................................................................46
Qu son las bases de datos en Excel?..............................................................................47
Ordenamientos de Datos................................................................................................47
Proceso para ordenar y reordenar listas.........................................................................47
Filtros Automticos........................................................................................................48
Bsquedas de registros:..................................................................................................49
Filtros Avanzados...........................................................................................................50
Funciones con Bases de Datos.......................................................................................52
Buscarv..........................................................................................................................52
Bdcontar.........................................................................................................................54
Bdmax............................................................................................................................55
Tablas Dinmicas...........................................................................................................56
Proceso Inicial de tabla dinmica...................................................................................57
Aplicacin de funcin....................................................................................................61
Grafico Dinmico...........................................................................................................61
CAPITULO 5.......................................................................................................................64
Barra de Dibujo..............................................................................................................65
Wordart...........................................................................................................................66
Imgenes........................................................................................................................67
Insertar imgenes prediseadas o de archivo. En una hoja de clculo se pueden agregar
imgenes de los dos tipos:..............................................................................................67
Desde Archivo:..............................................................................................................68
Grficos..........................................................................................................................69
Partes de un grfico........................................................................................................70
Terminologa de grficos...............................................................................................70
Creacin de grficos......................................................................................................71
CAPITULO 6.......................................................................................................................76
Qu son las Macros?....................................................................................................77
Ejecuctar una macro.......................................................................................................78
Detener una macro.........................................................................................................78
Eliminar una macro........................................................................................................78
CAPITULO 1
Utilizar la hoja electrnica y sus operaciones

para elaborar tablas de datos.
Descripcin del Ambiente

de Trabajo
Manipulacin de libros
Manipulacin de hojas de
clculo
Manipulacin de datos
Trabajando con rangos
Manipulacin de
informacin
Apariencia de celdas y
tablas
Formato condicional
Listas personalizadas
Comentarios
QUE ES MICROSOFT EXCEL?
Es un programa de oficina con su nueva apariencia en diseo que sirve para crear
contabilidades y luego graficarlas en cualquier momento. Las versiones ms usadas por
parte de los usuarios son: Excel Xp 2003 y actualmente Excel 2007.
Tambin se le conoce como un libro electrnico que est compuesto por hojas de
clculo en donde se crean las diferentes tablas informativas aplicando formatos,
frmulas, funciones, y herramientas especiales.
Los archivos de Excel con versin 2003 Xp tienen extensin .xls y los
archivos de Excel con versin 2007 se les agrega una letra de mas
.xlsX. Estos archivos se identifican por tener un icono de color verde.
1.1 DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO
Iniciar el programa buscndolo desde el men inicio del escritorio de Windows.

Luego abrir el programa Excel donde se observara la siguiente pantalla:
Para salir del programa Excel se deben aplicar los siguientes pasos:
1. Clic al botn Office

2. Clic al botn Salir de Excel
La manera rpida seria pulsando las teclas ALT+F4

Se recomienda tener los archivos de trabajo guardados antes de salir para que Excel
no tenga que presentarle ninguna ventana de advertencia.
Elementos de la ventana de Excel

Antes de trabajar es relevante conocer las principales partes que se van a manipular
constantemente en los trabajos.
Botn del Office
Es el que permite manipular las opciones ms usadas por parte de un usuario al dar clic
sobre l.
Barra de herramientas accesos rpidos
Es una barra que muestra las herramientas que el usuario puede estar usando en
forma rpida. El icono que esta al final de la misma sirve para activar o desactivar la
deseada.
Barra de ttulo
Es aquella que muestra el nombre del archivo de trabajo y el nombre del programa.
Cintas
Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en el
programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede encontrar sus
opciones preferidas. Antes conocido como men en versiones anteriores.
Al
dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo al objetivo
deseado.
Barra de frmulas
Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre una celda pidindola
editar.
Celda actual
Permite indicarle al usuario la celda actual donde se encuentra ubicado.
Cursor
Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.
Celdas
Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda en forma
rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro referencia la celda respectiva.
Columnas
Son representadas por letras (A B C)
Filas
Son representadas por nmeros (1 2 3)
Ejemplo:
Celda: C3
Columna: C
Fila: 3
Rango
Es la seleccin de varias celdas.
Hojas de clculo
Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes
herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera organizada. La
configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems, son individuales.
Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic. Tambin se les conoce como
etiquetas.
Para navegar entre las hojas de clculo se deben manipular los siguientes botones:
Observe un resumen rpido de las partes de una hoja de clculo:
1.2 MANIPULACION DE LIBROS
Creacin de un libro
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro de trabajo en blanco, con 3
hojas de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados como
Libros, los cuales contienen hojas Sin embargo, cuando se encuentre trabajando en
Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario salirse de Excel para
crearlo.
Aplicar los siguientes pasos:
2. Clic Nuevo
3. Clic al icono Libro en blanco
4. Clic al botn Crear
La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U
Guardar un libro
Cuando un Libro debe ser almacenado por primera vez, se procede a utilizar la opcin
Guardar como, pero si lo que necesita es actualizarlo para que almacene los ltimos
cambios generados, entonces proceda a utilizar la opcin Guardar.
Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez:
2. Clic en Guardar como
La manera rpida es pulsar la tecla F12
Aplicar los siguientes pasos para actualizar los cambios del archivo:
2. Clic en Guardar
Abrir un libro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser accedido
cuantas veces sea necesario en razn de nuestra necesidad como usuarios(as).
2. Clic en Abrir
La manera rpida es pulsar las teclas CTRL+A
Cerrar un libro
Una vez que ya no se requiera un archivo de trabajo se puede cerrar para descargar un
poco de memoria de la pc.
2. Clic en Cerrar
La manera rpida es pulsar CTRL+F4
1.3 MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO
Qu es una hoja de clculo?
Es un conjunto de celdas que permiten llevar a cabo frmulas, funciones, condiciones o

herramientas de acuerdo a un objetivo especifico. Se les conoce como etiquetas. El
nombre de las etiquetas de las hojas de un libro, puede ser modificado con el propsito
de identificarlas mejor mediante el establecimiento de una relacin entre el nombre que
las mismas recibirn y el contenido almacenado en ellas.
Ejemplos:
Manipulacin de las hojas
Las hojas de clculo se pueden manipular de esta forma:
Insertar hojas
- Clic al icono
Renombrar hojas
- Doble clic sobre la hoja
Mover hojas:
- Arrastrar la hoja al lugar donde se requiera.
Borrar hojas
- Clic derecho sobre la hoja

- Eliminar
Al borrar una hoja tome en cuenta que no puede recuperar su contenido.
Color de etiquetas
- Clic derecho sobre la hoja

- Color de etiquetas
Seleccionar hoja
- Clic a la hoja de clculo.
Manipulacin de filas y columnas
El ancho y el alto de las filas y las columnas pueden ser modificables en razn del
espacio que necesitemos a la hora de ingresar una determinada informacin. Cuando
usted ingresa a un libro de Excel, todas las columnas y las filas tienen el ancho
estndar. El alto de la fila se ajusta automticamente segn el tamao de fuente
utilizada, mientras que el ancho de la columna debe ser ajustado, de acuerdo a lo que
se necesite.
Ancho de columna
Pasos para modificar el ancho de columna:

Posicione el puntero del mouse en medio de 2 columnas. Cuando el puntero
adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.
Ancho de fila
Si bien es cierto que como se dijo anteriormente, Excel ajusta de forma automtica el
ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en que se hace con las
columnas.
Pasos para modificar el ancho de columna:
Posicione el puntero del mouse en medio de 2 filas. Cuando el puntero adquiera
forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.
Agregar Filas/Columnas
1. Seleccione el o los encabezados de las filas o columnas a partir del lugar donde
desea insertarla.
2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Insertar. Las filas aparecern en la
parte superior, mientras que las columnas aparecern en la parte izquierda.
Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn insertar.

Eliminar Filas/Columnas
1. Seleccione el o los encabezados de las filas o las columnas a partir del lugar donde
desea eliminarla.
2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Eliminar.
Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn eliminar.
Ocultar Filas/Columnas
1. Seleccione el o los encabezados de la fila o columna que desea ocultar

2. Clic derecho y la opcin ocultar.
Mostrar Filas/Columnas
1. Seleccione los encabezados de fila(s) o columna(s) donde estn las ocultas.

2. Clic derecho sobre las filas o columnas donde se ocultaron.
3. Clic derecho y la opcin mostrar.
1.4 MANIPULACION DE DATOS
Para agregar datos en las celdas de Excel se digita el dato ya sea numrico o textual y
se pulsa la tecla Enter. Si el dato es una cantidad se recomienda escribirlo en forma
directa, ejemplo 24000.
Para el eliminar informacin se aplican los siguientes pasos:
Ubicar el curso sobre la celda o seleccione el rango deseado.
Presionar la tecla Supr.
Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos: Textos, Nmeros, Frmulas,
Funciones, Condiciones lgicas.
Texto
Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es alineado

automticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa slo nmeros y la celda tiene
formato de texto mantendr su valor.
Nmero
Puede ingresar caracteres especiales como +,-, $,%, los cuales sern alineados a la
derecha de la celda, es posible que incluya comas, decimales, puntos, signos de dlar y
parntesis entre otros.
Frmulas y Funciones
Nos permiten llevar a cabo clculos matemticos de forma eficaz en una forma
automatizada.
Condiciones lgicas
Nos permiten llevar a cabo razonamientos para la solucin de determinados casos que
dependen de varios criterios lgicos.
Creacin de tabla de datos
Una tabla de datos es un conjunto de celdas que tienen campos y registros.

Los campos son categoras y los registros corresponden a los datos de los campos de
acuerdo a su relacin.
Ejemplos de campos: Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar
Ejemplos de registros: Francisco, Jimnez, 8376-2117, Santa Ana
A los campos y a los registros se les puede aplicar formatos de celda usando la cinta de
inicio. El primer paso es seleccionar la celda deseada y luego clic a cualquiera de los
siguientes botones:
Sirven para cambiar el tipo y el tamao de letra.
Sirven para cambiarle la negrita, cursiva y subrayado.
Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o nmero:
Sirven para aumentar o disminuir el tamao de una letra.
Adems existe la posibilidad de usar el botn Fuente para aplicar formatos a celdas
estando en un solo lugar.
A los campos y a los registros se les puede aplicar los siguientes tipos de
alineamientos:
Sirve para cambiar la orientacin de textos o nmeros en una celda.
Sirve para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola celda.
Sirven para establecer diversos estilos de moneda a rangos numricos.
Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de una tabla aplicando el

botn:
TRABAJANDO CON RANGOS
Un rango es la seleccin de varias celdas.
Seleccionar rangos continuos
1. Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se desplace

hasta la celda final que necesita marcar.
2. Suelte el mouse
Seleccionar rangos discontinuos
2. Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior

3. Presione la tecla CTRL y mantngala presionada.
4. Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango.
5. Suelte el mouse y la tecla CTRL
MANIPULACION DE INFORMACION
Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar, pegar y cortar
informacin entre las diferentes hojas de clculo.
Copiar y pegar una tabla a otra hoja de clculo

1. Seleccionar una tabla (campos y registros).
2. Pulsar las teclas CTRL+C
3. Clic a una hoja de clculo vaca
4. Pulsar las teclas CTRL+V
Mover una tabla a una hoja de clculo

1. Seleccionar la tabla
2. Pulsar las teclas CTRL+X
3. Clic a una hoja de clculo vaca
4. Pulsar ENTER
Borrar una tabla

1. Seleccionar una tabla (campos y registros)
2. Pulsar la tecla Supr
Deshacer herramienta aplicada

Pulsar las teclas CTRL+Z
APARIENCIA DE CELDAS Y TABLAS
De acuerdo a las siguientes herramientas se pueden dejar las celdas con mejor calidad
de presentacin a la hoja de imprimir un trabajo en una impresora a color.
Aplicacin de bordes
Se puede aplicar un borde a las diferentes celdas:
Estilos de celda
Se usan para darles un estilo de relleno interesante a las celdas.
Nombre Apellidos Telefono Lugar
La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de la

siguiente manera:
1. Seleccionar tabla (campos y registros).

2. Clic a la cinta Inicio
3. Clic al botn Dar formato como tabla
4. Elegir la apariencia deseada a la tabla.
FORMATO CONDICIONAL
Un formato condicional es aquel que permite agregar un formato especial a una o

varias celdas de acuerdo a un criterio.
Veamos el siguiente ejemplo:

Si se digita un valor mayor que 5000 debe salir en color rojo.
Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional:

1. Seleccionar un rango de celdas
2. Clic a la cinta Inicio
3. Clic al botn Formato condicional
Aparecer la siguiente pantalla:

Elegir el tipo de criterio a establecer en el rango de celdas seleccionadas.
Borrar formatos condicionales

Para borrar formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los siguientes
pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas

2. Clic al botn Formato condicional
3. Clic a borrar reglas
Elegir la opcin deseada ya sea si se va a borrar las celdas seleccionadas o a todos
los formatos condicionales de la hoja.
LISTAS PERSONALIZADAS
Se usan generalmente para agilizar la insercin de datos en las celdas.

Veamos los siguientes ejemplos:
Copiar informacin
Si quiero copiar el contenido de una celda posiciono el cursor en la esquina inferior
derecha de la celda y cuando aparezca el cursor de cruz negra lo arrastro hacia abajo,
haciendo una copia de la informacin.
Ver el siguiente ejemplo:
Aumentar cantidades (Auto llenado)

Si quiero aumentar una cantidad se debe digitar 2 nmeros con el margen para
aumentar. Para ello debe seleccionar las celdas y luego posicionar el cursor en la
esquina inferior derecha.
Generar Series de datos (listas de das y meses)

Para aplicar una lista automtica se digita el mes o el da, luego se ubica el cursor en la
esquina inferior derecha para encontrar el curso de la cruz negra y arrastrar hasta
localizar la informacin requerida.
Digite solo enero: Digite solo lunes:

COMENTARIOS
Sirven para hacer aclaraciones en las celdas de una hoja de clculo.

Existen 2 tipos de comentarios: Visibles e Invisibles.
Los comentarios visibles son aquellos que se miran en la hoja de clculo.

Los comentarios invisibles son aquellos que no se miran en la hoja de clculo.
Ejemplo de comentario visible:
El campo Apellido es el que tiene insertado el comentario, es invisible.
Insertar un comentario Borrar un comentario
1. Ubicar el cursor en una celda 1. Ubicar el cursor en la celda del

2. Clic a la cinta Revisar comentario
3. Clic en el botn Nuevo Comentario 2. Clic a la cinta Revisar
Escribir el comentario 3. Clic en el botn Eliminar
Modificar un comentario Cambiar la apariencia de un cuadro

comentario:
1. Ubicar el cursor en la celda del
comentario 1. Tener el comentario visible.
2. Clic a la cinta Revisar 2. Clic derecho al cuadro del comentario
3. Clic en el botn Modificar Comentario 3. Clic a la opcin Formato de comentario
Escribir el comentario 4. Clic a la pestaa Colores y lneas y
elegir del combo relleno un color.
Nota Importante:
Otra manera de agregar comentarios es usar el clic derecho del mouse sobre una
celda y manipular las diversas funciones sobre comentarios: insertar, modificar,
eliminar y elegir el tipo de comentario.
CAPITULO 2
Resolver situaciones especficas aplicando las operaciones y

funciones bsicas de la hoja electrnica.
Descripcin de frmulas
Elementos bsicos de
frmulas
Operadores matemticos
Ingresando frmulas
Tipos de frmulas
Creacin de frmulas
Funciones bsicas
Sintaxis de funciones
Funciones condicionales
Operadores lgicos
FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmulaes una expresin matemtica que involucra operadores matemticos de

acuerdo a interpretaciones de la vida real.
Ejemplos:
- Una frmula que saque un promedio de nota.
- Una frmula que saque una deduccin.
- Una frmula que saque un salario neto
- El resultado final debe ser exacto para copiarlo a otras celdas.
Resuelva las siguientes frmulas de acuerdo a estos valores de celdas:

A1=100
A2=2
A3=5
(a1*a2)*2=
a1+(a2+a3+a1)
a3-a2*(5+a1)
Elementos bsicos de las frmulas
Las frmulas inician con el signo =

Las frmulas tienen un orden.
Los clculos se realizan de manera lgica.
Cuando los operadores son iguales, Excel calcula de izquierda a derecha.
Los clculos pueden involucrar referencias.
Los rangos pueden operar como celdas individuales.
Operadores matemticos
Los operadores matemticos se necesitan para confeccionar una frmula en Excel,

junto con el orden de prioridad que los mismos seguirn a la hora de ejecutarse la
misma. Los operadores deben respetar un orden especfico tal y como se presenta en
el cuadro que se presenta en la parte inferior, en donde se observa cmo la
multiplicacin y la divisin tienen precedencia sobre la suma y la resta.
Adems de los operadores bsicos (+,-,*,/) existen otros operadores que controlan el
orden en el cual se realizan los clculos, tal y como se presenta a continuacin.
Jerarqua de Operadores
La Jerarqua de operadores establece el orden de prioridad en el que se aplican las

operaciones sobre los valores, la cual puede ser variada por medio del uso de
parntesis. Por ejemplo estas dos frmulas dan diferente resultado segn la jerarqua
de sus operadores y el uso de parntesis:
25 + 32 * 2 = 25 + 64 = 89
(25 + 32) * 2 = 57 * 2 = 114
Operador Smbolo Prioridad
Clculos entre parntesis () 1
Nmeros negativos - 2
Porcentajes % 3
Exponentes ^ 4
Multiplicacin y divisin *, / 5
Suma y Resta +,- 6

Equivalencias =, <>, >, <. >=, <= 7
Lenguaje de frmulas
Trmino Definicin
Direccin o referencia Ubicacin de una celda o de un grupo de celdas.
Argumento o factor Parte de la ecuacin que no es un operador. Comprende constantes,
funciones, nombres, referencias de celda y valores.
Constante Nmero o texto que usted teclea directamente en la frmula y que no altera
su valor.
Frmula o ecuacin Computacin matemtica que comprende factores mltiples y que da como
resultado un nuevo valor.
Funcin Frmula integrada.
Rtulo Letreros en la parte superior de una columna o en el extremo izquierdo de

una fila que describen el contenido de la columna o fila.
Nombre Identificador de un rango en particular.
Operador Indicadores que especifican la operacin que se debe llevar a cabo. Los
mismos incluyen Suma (+), Resta (-), Divisin (/), Multiplicacin (*),
Porcentaje (%), Exponentes (^), y Equivalencias (igual [=], diferente [<>],
mayor que [>], menor que [<]).
Rango Una celda o un bloque de celdas.
Sintaxis Reglas correctas de escritura de una frmula. Ubicacin correcta de los
elementos que conforman la misma (parntesis, operadores matemticos,
entre otros).
Valor Nmeros, no texto.
Ingresando frmulas
Las frmulas se pueden digitar desde dos partes:
1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder digitar la
frmula.
2. En una celda, partiendo de la misma accin ejecutada en el punto anterior. Es

importante mencionar que lo que va a visualizar en la celda, es el nmero que se
gener como resultado de la frmula digitada. Si necesitara verificar la sintaxis de la
misma, dirjase a la barra de frmulas desde donde pueden hacerse correcciones y
modificaciones de cualquier tipo, de acuerdo al tipo de datos ingresados. Si por alguna
razn quisiera visualizar la frmula desde la celda, entonces de un doble clic sostenido
en la misma.
Los cambios realizados en las frmulas se actualizan de forma automtica, por lo que
si se ha cambiado algn dato, basta con dar un ENTER en la barra de frmulas o en la
celda, en donde se encuentra la frmula, de forma tal que cada vez que se ejecute una
modificacin, no ser necesario borrar la frmula para digitarla con la nueva
informacin. Para editar una frmula se puede pulsar F2 o hacer clic en la barra de
frmulas.
Tipos de frmulas
Excel presenta 2 tipos de frmulas:
- Frmulas de texto: No se llevan a cabo clculos, sino que se encadenan

entradas de celdas, por lo que el resultado que se obtendr es una cadena de
caracteres.
- Frmulas numricas:Calculan valores numricos dando como resultado un

nuevo valor numrico. Los valores que estas frmulas involucran pueden ser
constantes o variables.
Creacin de Frmulas
Ejemplo de frmula de texto (concatenacin):
Para llevar a cabo la realizacin de frmulas de texto siga los pasos que se le
mencionan y tome en cuenta las siguientes notas:
1. Digitar la tabla que a continuacin se le presenta:
2. Dejar el cursor en la celda E1 y hacerla ms ancha.

3. Aplicar la siguiente frmula en la celda E1
=A1&" "&B1&" "&C1&" "&D1
4. El resultado de la formula es el siguiente:
5. El resultado se encuentra ubicado en la celda E1, en donde se hace visible la

cadena de caracteres, procedente del contenido de la informacin ubicada en las
celdas A1,B1,C1,D1.
6. Observe tambin que existe la presencia del smbolo amperson(&) para llevar a
cabo la agrupacin del texto en una nica celda.Las comillas son utilizadas para
establecer espacios entre las cadenas de caracteres.
Pasos para crear frmulas numricas:

1. Digitar la siguiente tabla:
2. Seleccione la celda E2 para iniciar la formula.

3. Digite el signo igual ( = ) y ubique el cursor en la celda D2 luego pulso el
operador *, luego clic a la celda C2.
4. Pulse ENTER para obtener el resultado.
5. El resultado debe aparecer en la celda respectiva.
Copiar
frmulas a un
rango de celdas
Es un procedimiento que se debe hacer cuando existe la seguridad de un 100% que el

resultado de la formula es totalmente correcto. No se debe alterar ningn resultado
numrico. Adems tiene la gran ventaja de no ir aplicando la formula celda por celda y
perder un tiempo valioso. Imaginmonos que pasara sacando una formula con 100
empleados de una empresa grande.
Proceso:
Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y cuando aparece la
cruz de color negra se arrastra hacia abajo hasta la ltima celda donde se va a
generar los diferentes resultados de la formula. Si se usa la tabla anterior la misma
quedara lista con los siguientes resultados en las celdas que tiene color de relleno.
Valor Absoluto
Es fijar una celda para que cuando se copia una formula no se alteren los resultados.
Para fijar una celda se debe pulsar la tecla F4 sobre ella. Generalmente se fija cuando
es un dato que esta fuera de una tabla y se debe utilizar en una frmula. En el ejemplo
de abajo la celda que va a tener el valor absoluto es F1.
Veamos el siguiente ejemplo:
En esta tabla la formula que se debe de plantear es obtener la conversin de dlares a

colones para ello se debe de tener claro el tipo de cambio actual multiplicando los
dlares por la celda que tiene el tipo de cambio F1, pero cuando se ubique en la celda
F1 ah es donde se debe pulsar la tecla F4.
La interrogante que se da de acuerdo a este tema es cuando se debe aplicar el valor

absoluto a una celda. Podrimos decir en forma menos tcnica y ms fcil de aprender
que se aplica cuando un valor de una celda que esta fuera de la tabla principal se va a
utilizar para una determinada formula. Si observamos el dato 530 de la celda F1 que
es el tipo de cambio se encuentra en una posicin fuera de la tabla y se debe usar
obligatoriamente para crear la formula: colones * tipo de cambio (C4*$F1$). Se
recomienda fijarla para evitar resultados incorrectos al copiar la formula a otras celdas.
Observe que la celda F1 esta antecedida del signo dlar, ya que es el signo que
representa el valor absoluto.
FUNCIONES
Qu son funciones?
Las funciones son expresiones predeterminadas del programa y existen diversos tipos
de funciones. Se identifican porque llevan un nombre de funcin despus del igual.
Las funciones bsicas son las que se aplican con mayor frecuencia.
Generalmente la sintaxis de una funcin es:

=nombre de funcin (parmetros)
Ejemplo:
=suma(rango, celdas, o constantes)
El signo igual significa el inicio de una funcin, el nombre de funcin depender del
objetivo a obtener del resultado, y los parmetros pueden ser de tipo numrico o
textual.
Las funciones de Excel se clasifican por tipos y podemos citar:

1. Financieras
2. Lgicas
3. Fecha y hora
4. Bsqueda y referencia
5. Matemticas y trigonomtricas
6. Usadas recientemente
Excel tiene un asistente de funciones para obtener clculos de una manera rpida sin
aprenderse toda su sintaxis:
Activar la cinta llamada Frmulas para manipular el botn de funciones:
Luego aparecer la siguiente ventana para elegir la funcin deseada:

Excel cuenta con una funcin automtica llamada Autosuma y se encuentra en la cinta
Frmulas. Ahora con la gran novedad de obtener rpidamente diferentes clculos:
suma, mximos, mnimos, promedio, contador con solo seleccionar el rango deseado.
Veamos un ejemplo:
Si quisiramos implementar las funciones de una manera normal sera asi: Ubicarnos
en la celda respectiva y luego digitar la funcin:
=suma(parmetros) =raz(nmero)
Sirve para sumar los valores de un Sirve para obtener la raz cuadrada
rango numrico. de un nmero.
=max(parmetros) =min(parmetros)
Sirve para obtener el valor mximo de Sirve para obtener el valor mnimo
una coleccin de nmeros. de una coleccin de nmeros.
=producto(nmero) =hoy()
Sirve para multiplicar los valores de un Sirve para obtener la fecha actual
rango numrico. del sistema de la pc.
=promedio(parmetros) =moda(parmetros)
Sirve para obtener el promedio de una Sirve para obtener el valor que ms
coleccin de nmeros. se repite en un rango de nmeros
=contar(parmetros) =Redondear(nmero)
Sirve para contar los registros que Sirve para redondear un nmero,
coinciden en una tabla de datos. dando la cantidad de decimales.
Funciones Condicionales
Es una funcin que sirve para obtener resultados o realizar clculos donde se debe
evaluar una situacin que puede tener slo una de diversas soluciones. El nombre de
esta funcin es SI.
Excel permite combinar la funcin SI en 3 tipos de condicionales, segn se requiera:

Simple
Anidada
Compleja
Elementos de las funciones lgicas
Las funciones se encuentran constituidas por los siguientes elementos:
1. Una condicin (condiciones): Las(s) cual(es) permite(n) evaluar el contenido

de las celdas.
2. Un valor verdadero:Parte de la condicin que se cumple.
3. Un valor falso: Parte de la condicin que no se cumple.
4. Comillas: Se ingresan nicamente para el texto que deba incluirse dentro de la
frmula. Si no se ingresan, se generan errores de sintaxis.
Sintaxis de las funciones lgicas
=Si(condicin lgica, Valor verdadero; Valor falso)
En donde las celdas recibirn la asignacin del contenido del valor verdadero siempre y
cuando se cumpla la condicin lgica establecida. Es importante destacar que una
operacin matemtica puede estar contemplada como Valor Verdadero o Valor Falso.
Condicin Lgica Simple
Es aquella que tiene un solo SI en su sintaxis.

Ejemplo:
En una institucin educativa se requiere obtener un resultado de
acuerdo al siguiente caso: Si el promedio es mayor o igual a 70 gan el
curso en caso contrario perdi el curso. El resultado debe aparecer en
la columna D para cada registro.
En la celda D4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.
=SI(C4>=70;"Gan el curso";"Perdi el curso")
Condicin Lgica Anidada
Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis.
Ejemplo:
Es una empresa se requiere clasificar a los usuarios por cdigo de acuerdo a lo

siguiente: Si el cdigo es igual a A100 va a pertenecer a Informtica, si el cdigo es
igual a A200 va a pertenecer a Financiero, si el cdigo es igual a A300 va a
pertenecer a Ventas, si el cdigo es igual a A400 va a pertenecer a Informacin, si
el cdigo es igual a A500 va a pertenecer a Recursos Humanos en caso contrario
No hay clasificacin.
En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado.
=SI(A4="A100";"Informtica";SI(A4="A200";"Financiero";SI(A4="A300";"Ventas";SI(A4="
A400";"Informacin";SI(A4="A500";"Recursos Humanos";"No hay clasificacin")))))
Condicin Lgica Compleja
Es aquella donde se hacen uso de operadores lgicos Y-O respectivamente.
Ejemplos:
Condicin Lgica Operador Lgico Y
En una institucin se requiere clasificar el rango de edades de las personas de la

siguiente manera:
Si la persona tiene una edad mayor o igual a 1 y menor igual a 15 es un nio;
Si la persona tiene una edad mayor a 15 y menor o igual a 25 es un adolescente;
Si la persona tiene una edad mayor a 25 y menor o igual a 60 es un adulto;
Si la persona tiene una edad mayor a 60 y menor o igual a 80 es un adulto mayor.
En caso contrario no existe clasificacin.
=SI(Y(D4>=1;D4<=15);"Nio";SI(Y(D4>15;D4<=25);"Adolescente";SI(Y(D4>25;D4<=60);"
Adulto";SI(Y(D4>60;D4<80);"Adulto Mayor";"No Existe Clasificacin"))))
Condicin Lgica Operador Lgico O
En una radioemisora se requiere rifar entre aficionados del ftbol un monto de dinero de
acuerdo al siguiente caso:
Si es aficionado de Alajuela o Saprissa recibir un monto de 30.000 colones.
Si es aficionado de Heredia o Cartago recibir un monto de 20.000 colones.
Si es aficionado de Prez Zeledn o Brujas recibir un monto de 10.000 colones.

=SI(O(C4="Saprissa";C4="Alajuela");30000;SI(O(C4="Heredia";C4="Cartago");20000;SI
(O(C4="Prez Zeledn";C4="Brujas");10000;5000)))
CAPITULO 3
Optimizar e imprimir las hojas electrnicas

Generadas por Excel.
Configuracin de hojas
electrnicas
Manipulacin de mrgenes
Opciones de pgina y hoja
Uso de encabezados y pies
de pgina
Impresin de hoja
electrnica
Qu es configurar una hoja de clculo?
Es preparar una hoja de clculo para ser impresa y al mismo tiempo mejorar su
presentacin 100%. Adems es relevante decir que cada hoja es individual para su
configuracin. Antes de imprimir es conveniente observar la hoja en vista preliminar
para no llevarse ninguna sorpresa al final.
Aparecer la siguiente ventana:
Clic al botn Configurar pagina para que se observen las 4 pestaas siguientes:
Pagina
Margines
Encabezado y pie de pagina
Hoja
Las opciones que se manipulan son las siguientes:
Pestaa pgina
Algunas funciones que se pueden

aplicar en esta ventana son:
Cambiar la orientacin a una

hoja tanto en forma vertical
como horizontal.
Imprimir una tabla de datos a
un tamao personalizado.
Elegir el tamao del papel y la
calidad de impresin.
Pestaa Mrgenes

Cambiar los mrgenes superior,

inferior, izquierda, derecha,
encabezado y pie de pgina de
una hoja de clculo.
Centrar la tabla de datos en
forma automtica por medio de
las opciones horizontalmente y
verticalmente.
Pestaa Encabezado y pie de

pgina

Insertar y personalizar el
encabezado-pie de pgina a la
hoja de clculo.
Los cuadros en blanco permiten
agregar encabezados-pies de
pgina tanto a pginas pares e
impares.
Pestaa Hoja
Algunas funciones que se pueden aplicar en

esta ventana son:
Imprimir lneas de divisin en la hoja.

Imprimir la hoja en blanco y negro.
Imprimir la hoja en calidad borrador.
Agregar las letras de columnas y los
nmeros de filas a la hoja al imprimirla.
Establecer un rea de impresin
especifica.
Impresin de hoja de clculo
Es el proceso final para enviar un trabajo ya

configurado a hojas blancas.
Ejecutar los siguientes pasos:

2. Clic a Imprimir
Luego aparecer la siguiente ventana

En esta ventana se pueden elegir las siguientes opciones:
El tipo de impresora y las caractersticas personalizadas en Propiedades

El intervalo de pginas a imprimir
La cantidad de copias a imprimir
Las paginas por hoja a imprimir
Configurar las Opciones de impresin
CAPITULO 4
Utilizar funciones especficas y bases de datos

en la solucin de problemas planteados.
Descripcin de bases de datos

Ordenamiento de datos
Filtros bsicos
Filtros avanzados
Tablas dinmicas
Qu son las bases de datos en Excel?
Las bases de datos en Microsoft Excel estn compuestas por campos y registros, se
usan para aplicar diversas herramientas del programa con objetivos especficos.
Tambin se le conoce como una tabla de datos.
Algunas de las herramientas de Excel que se aplican sobre bases de datos son:
Ordenamientos
Formulario de datos
Subtotales
Filtros bsicos
Filtros avanzados
Tablas dinmicas
Ordenamientos de Datos
Sobre las listas de datos se puede aplicar la herramienta para ordenar y reordenar de
acuerdo a diversos parmetros. El ordenamiento puede ser alfabtico, por fechas o
numrica, ascendente o descendente y pueden establecerse varios criterios de
ordenamiento a la vez agregando niveles.
Proceso para ordenar y reordenar listas
Pasos:
2. Clic a la cinta Datos
3. En la parte central se encuentran 2 botones para ordenamiento rpido de una lista
en forma ascendente (A-Z) y descendente (Z-A) segn sea su gusto:
O clic en el botn ordenar para aplicar el ordenamiento de una manera

personalizada:
Si agrega niveles puede establecer criterios de ordenamiento diferentes para cada uno,
adems es posible ordenar de acuerdo a caractersticas de formato o personalizar el
criterio dentro de un listado de opciones y crear su propia opcin.
Filtros Automticos
Sirven para buscar informacin en una tabla de una manera rpida y sencilla. Tambin
se les conoce como Autofiltros.
Veamos la siguiente tabla:
Para agregar o quitar filtros a una tabla se deben ejecutar los siguientes pasos:
1. Seleccionar los campos de la tabla (Nombre-Apellidos-Telfono-Lugar)

3. Clic al botn Filtros
As debe quedar la tabla:
Ahora en la versin ms actual de Excel se agregan en forma automtica cuando se

aplica un formato a una tabla de datos.
Ejemplo:
Si se requieren desactivar los filtros se ejecutan los mismos pasos anteriores.
Bsquedas de registros:
Para buscar registros primeramente se debe de tener lista la bsqueda a realizar:
Ejemplo:
Para buscar los registros cuyos apellidos terminen con la letra Z.

Clic a la flecha que apunta hacia abajo del campo Apellidos
Luego aparecer la siguiente ventana:
Clic en la opcin Filtros de texto y luego

clic en Filtro Personalizado
De inmediato aparecer la siguiente
ventana:
En nuestro caso se debe configurar de
la siguiente manera por el criterio a buscar:
El resultado final de la bsqueda sera el siguiente:
Nombre Apellidos Telfono Lugar

Francisco Jimnez 8376-2117 Santa Ana
Olga Hernndez 8765-2314 Alajuela
Los filtros Automticos permiten gran cantidad de posibilidades, sin embargo cuando
deseamos filtrar informacin con un mayor grado de especificidad, se utilizan los filtros
avanzados.
Filtros Avanzados
Los filtros avanzados tienen cuatro aspectos que se deben tomar en cuenta:
- Rango de lista: Es seleccionar toda la tabla (registros y campos) al mismo
tiempo.
- Rango de criterios: Es seleccionar el criterio que va a tener el reporte.
- Copiar a otro lugar: Es para activar la opcin de copiar a otro lugar.
- Copiar a: Sirve para elegir las celdas donde
Se debe tener listos los criterios del reporte que se deseamos obtener:
Ejemplo:
Crear un reporte que muestre el tipo de producto Frutas
Aplicar el siguiente proceso a ejecutar:
3. Clic al botn Avanzadas
Luego aparece la ventana:
En esa ventana se debe elegir el rango de lista, el criterio del reporte y el lugar donde
se va a copiar.
Debe existir un criterio para lograr el objetivo del

reporte.
La seleccin se debe hacer a ambas celdas ya que ese ser el resultado final del
reporte.
Tipo de
producto:
Frutas
Observe el resultado final del reporte manual:
Funciones con Bases de Datos
Buscarv
Sirve para buscar un dato en forma automtica en una tabla con solo digitarlo en la
celda correspondiente de bsqueda. En nuestro caso seria C14.
Se debe escribir un nmero de cedula en la celda C14 que tenga la tabla de datos.
Ejemplo: 1-911-338
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
Los significados de los argumentos son los siguientes:

El valor buscado es la celda que tiene el dato que se va a buscar en la tabla. En este
caso siempre va hacer C14 que tiene la cedula 1-911-338.
La matriz a buscar es la seleccin de toda la tabla (campos y registros).
El indicador de columnas es el nmero de columna donde est el dato a buscar.
El ordenado se debe escribir siempre el nmero cero.
Posicionarse en la celda B16 y digitar la siguiente funcin:

=BUSCARV(C14;A4:F10;2;0)



Ahora si se notar claramente la funcionalidad automtica de esta funcin. Digite el

nmero de cedula 3-911-338 para que despliegue los datos en forma rpida que
corresponden a esa cedula.
DIGITE LA CEDULA: 3-911-338

Nombre Ligia
Apellidos: Nogales
Lugar Cartago
Salario: 85000
Bdcontar
Sirve para contar las celdas de una columna especfica que cumpla con un criterio.
Veamos la siguiente tabla con el criterio.
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
Los
significados de los argumentos son los siguientes:
La base de datos es la seleccin de toda la tabla.

El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar.
El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12.
Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin:

=BDCONTAR(A3:F9;6;B11:B12)
El resultado final es:

Bdmax
Sirve para obtener el valor mximo de acuerdo a un criterio.
Veamos la siguiente tabla con el criterio.
La
sintaxis de la funcin es la siguiente:
Los
significados de los argumentos son los siguientes:
La base de datos es la seleccin de toda la tabla.

El nombre del campo es la posicin de la columna a buscar.
El criterio es la seleccin de las celdas B11 y B12.
Posicionarse en la celda A12 y digitar la siguiente funcin:

=BDMAX(A3:F9;6;B11:B12)
El resultado final es:
Tablas Dinmicas
Sirven para hacer resmenes interactivos y dinmicos en una tabla de datos utilizando
diversas herramientas para lograr un determinado objetivo.
Observe la siguiente tabla:
Nombr Apellido Salari

e s Telfono Lugar o
Francisco Jimnez 8376-2117 Santa Ana
20000
Mara Rojas 8395-0523 Heredia 30000
Olga Hernndez 8765-2314 Alajuela
50000
Proceso Inicial de tabla dinmica
1. Seleccionar toda la tabla

2. Clic a la cinta Insertar
3. Clic al botn Tabla Dinmica
Aparecer la ventana:
Seleccionar todo el rango de la tabla y la opcin Nueva hoja de clculo para que la
genere ah.
De inmediato aparecer en la
hoja electrnica nueva la tabla
dinmica.
Clic a la tabla dinmica para activar

el panel Lista de campos de tabla
dinmica que aparece en la parte derecha de la ventana. Observar que aparecen los
campos (Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar, Salario).
Arrastrar el campo deseado a los cuadros blanco de abajo segn sea el objetivo de la
tabla a generar:
En este caso los cuadros deben quedar as:

Finalmente la tabla queda con la siguiente estructura:
Observe que las celdas Todas, rtulos de columna, rtulos de fila aparecen con una
flecha que apunta hacia abajo que lo conocemos como Filtros Automticos o Autofiltros.
Al dar clic a cada una de ellas se despliegan diversas opciones. En este caso se da clic
al filtro del campo Rtulos de fila. Luego se puede activar o desactivar el nombre
deseado para observar los datos individualizados.
Desactivar los checks Mara y Olga para mostrar los siguientes resultados:
Telfono (Todas)
Suma de Rtulos de
Salario columna
Rtulos de Total
fila Santa Ana general
Francisco 20000 20000
Jimenez 20000 20000
Total
general 20000 20000
Por ltimo se da clic al embudo del campo Rtulos de fila para retornar todos los datos
de la tabla. Clic a seleccionar todo. Si se desea manipular la tabla dinmica se pueden
aplicar diferentes herramientas como funciones o grficos.
Aplicacin de funcin
1. Clic a una celda

2. Clic al botn Herramientas tabla dinmica que aparece en la parte superior de las
cintas.
3. Ubicarse en la celda donde est el resultado final 100000. Luego clic al botn
Configuracin de campo para elegir otra funcin de Excel. En este caso Max.
Ahora observe el nuevo resultado de la celda que seria 50000 ya que es el valor
mximo del rango numrico a totalizar de la tabla.
Agregarle un formato de tabla usando la cinta Inicio.
Grafico Dinmico
Clic a una celda de la tabla dinmica.

Clic al botn Herramientas tabla dinmica
Clic al botn Grafico dinmico.
Elegir el tipo de grafico requerido y dar clic al botn aceptar.

Luego mover el grafico a un mejor lugar de la hoja de

clculo.
Tambin se puede variar el diseo del grafico para que el mismo quede mejor
presentado. Para ello se debe tener marcado el grafico y en las opciones de la barra
Herramientas del grafico dinmico manipular la caja de botones Diseos de grafico.
Al dar clic al botn Herramientas del grafico dinmico aparecen varias pestaas que se
pueden manipular para seguir mejorando la estructura del grafico. Marcar el grafico.
Ejemplos para aplicar:
Poner los grficos en 3D

Agregar una tabla de datos
Aplicar nuevos formatos a los grficos
Finalmente se puede optimizar el grafico usando la cinta inicio para aplicar tamaos y
tipos de letra, colores entre otros formatos.
CAPITULO 5
Generar objetos y grficos con la Informacin

de la hoja electrnica.
Descripcin de objetos
Uso de la barra de dibujo
Propiedades de los objetos
Agregando formas
Ingresando frmulas
Manipulacin de grficos
Tipos de grficos
Asistente de grficos
Barra de Dibujo
La barra de dibujo son un conjunto de iconos que sirven para mejorar la apariencia de
una hoja electrnica. Se le conocen como formas.
Para dibujar formas se deben de aplicar los siguientes pasos:
Clic a la cinta Insertar
Clic al botn Formas
Luego aparecern todas las formas que se pueden incorporar a la hoja de clculo.
Seleccione la forma deseada y haga cklik en la hoja de trabajo arrastrando para definir
el tamao deseado.
Para cambiar las propiedades de una forma se debe marcar la forma y luego dar doble
clic sobre ella.
WORDART
Tambin se pueden incluir diversos tipos de rotulacin utilizando WordArt:

Pasos:
1. Clic a la cinta Insertar
2. Clic en el botn WordArt
Luego aparecern los estilos de rtulos. Dar clic a un estilo.
Escriba el texto del rotulo:

Ejemplo:
Luego puede configurar a su gusto el rtulo
Imgenes
Insertar imgenes prediseadas o de archivo. En una hoja de clculo se pueden

agregar imgenes de los dos tipos:
Prediseada:
- Clic a la cinta Insertar
- Clic al botn Imgenes prediseadas
En la parte derecha aparece una ventana. Clic en Organizar clips
Doble clic a la carpeta Colecciones de Office y luego clic en la categora deseada para
que aparezcan imgenes relacionadas al nombre de la categora. Clic derecho sobre la
imagen y clic en Copiar.
Para seguir usando la ventana e insertando imgenes debe minimizarla. Estando en la

hoja de clculo dar clic derecho y clic en Pegar.
Al final queda en la hoja electrnica as:
Desde Archivo:

Clic al botn Imagen
Aparece la siguiente ventana. Buscar la imagen de alguna carpeta en el disco duro,

seleccionarla con clic y luego clic al botn Insertar.
Al final queda en la hoja electrnica

as:
Grficos
Son representaciones grficas de las estadsticas de acuerdo a los datos de una tabla o
datos extrados de la misma. Existen varios tipos de grficos:
Columnas
Lneas
Circular
Barras
rea
Otros
Un buen grafico es aquel que tiene una buena apariencia y sobre todo el que
represente la informacin con solo observarlo.
Partes de un grfico
Las principales partes de un grafico son las siguientes:

Terminologa de grficos
Antes de ingresar a la creacin de grficos, se deben conocer trminos importantes que

se involucran en la elaboracin de los mismos.
Serie de datos: Representan los valores que estn graficados

Ejes: Lnea de referencia que toma como base el plano cartesiano. El eje X se presenta
en direccin horizontal, y el eje Y se presenta en sentido vertical, el eje Z aparece slo
en los grficos de tres dimensiones (es una lnea vertical).
Marcadores: son los que representan las barras del grfico, normalmente tienen
caractersticas que permiten diferenciarlos unos de otros, tales como el color. Los
marcadores pueden estar representados por barras, columnas, sectores o lneas entre
otros.
Categoras: Identifican los encabezados de los datos de la hoja que se encuentran

representados sobre el eje X.
Leyendas: Son smbolos utilizados parar identificar el color de marcador de datos.

Muestran el nombre de las series que corresponden a cada marcador.
Creacin de grficos
Para crear un grfico primero se debe cumplir los siguientes aspectos:
Una tabla de datos a graficar:
Debe contener datos graficables debidamente categorizados

Identificar el tipo de informacin que se desea representar y determinar la forma cmo
se quiere representar ( si son datos absolutos o relativos, si desea realizar una
comparacin entre valores o representar la evolucin en un perodo de tiempo).
Plantear el caso para crear el grafico respectivo:

Ejemplo:
Crear un grafico que permita representar las personas que tienen edades mayores o
iguales a 30.
Quiz si se grafica toda la tabla el objetivo planteado no sale bien, por la cantidad de
datos que tiene innecesarios, por eso es conveniente hacer una tabla de extraccin de
datos para que la estadstica sea la ideal.
Nombr Apellid
e os Edad
Frank Rojas 32
Carlos Ledezma 30
Karla Prez 35
Observar que esta tabla extrada contiene solo los datos que pide el caso anterior.
Proceso creacin de grafico
Seleccionar la tabla a graficar

Observar que aparecen varios botones de los tipos de grficos que tiene el programa:
Clic al botn Columna para elegir el tipo de grafico columna a crear:

Clic al primer botn de columna 3D
Luego aparecer el grafico listo:

El grfico se puede manipular manipulando los siguientes botones cuando se marca el
grafico:
El diseo grfico
El estilo del grfico
Los datos estadsticos
Mover el grfico a otra hoja
Luego de aplicar las herramientas anteriores observe que el grafico tiene una
apariencia ms profesional.
Sin embargo, todava se pueden dar unos acabados como son:

Ponerle un fondo de color
Ponerle un fondo de imagen Para lograr lo anterior debemos de marcar el
Aplicar un giro en 3D grafico y dar clic derecho sobre el mismo para
elegir la opcin Formato del rea grafico.
En esta ventana se pueden seleccionar otros formatos para mejorar la apariencia
del grfico.
CAPITULO 6
Automatizar procesos mediante las

macros en la hoja electrnica.
Descripcin de macros
Grabacin de macros
Ejecucin de macros
Eliminacin de macros
Qu son las Macros?
Las macros son rutinas que permiten agilizar varios procesos en uno solo. La
automatizacin se hace en forma rpida, queda guardada en la computadora de modo
que luego es fcil accederla por medio de la combinacin de teclas o la asignacin a un
cono.
Proceso:
Clic a la cinta Vista
Clic al botn Macros
Clic a la opcin Grabar macro

Configurar la macro de esta manera:
Escribir un nombre a la macro, aplicar una funcin del teclado y una breve descripcin
de la funcin que va a tener la macro.
Clic al botn Aceptar.
En estos momentos se deben aplicar los comandos o herramientas que va a tener

grabada la macro. Tenga en cuenta que todos los procesos que realice quedarn
grabados hasta que detenga la grabacin.
Para detener la grabacin clic al botn Macros y luego clic en Detener grabacin.
Ejecuctar una macro
Para ejecutar o probar una macro se debe aplicar los siguientes pasos:
1. Clic a la cinta Vista
2. Clic en el botn Macro
3. Marcar el nombre de la marco y dar clic al botn Ejecutar.
Detener una macro
Clic al botn Detener macro
Otra manera es dar clic a la cinta Vista y luego al botn Macro.

Elegir la opcin Detener.
Eliminar una macro
Marcar el nombre de la macro y dar clic al botn Eliminar.
1. Clic a la cinta Vista
2. Clic en el botn Macro
3. Marcar el nombre de la marco y dar clic al botn Eliminar.

Manual de Excel 2007

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Excel 2007

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL

San Jos, CR: INA, Agosto 2008

Instituto Nacional de Aprendizaje, 2008

Hecho el depsito de ley

Impreso en Costa Rica

El siguiente material didctico fue desarrollado a travs de la recopilacin de informacin de

El material est dirigido a todo participante de la formacin y capacitacin profesional del

Utilizar la hoja electrnica y sus operaciones

Descripcin del Ambiente

QUE ES MICROSOFT EXCEL?

1.1 DESCRIPCION DEL AMBIENTE DE TRABAJO

Iniciar el programa buscndolo desde el men inicio del escritorio de Windows.

1. Clic al botn Office

La manera rpida seria pulsando las teclas ALT+F4

Elementos de la ventana de Excel

Botn del Office

Barra de herramientas accesos rpidos

Observe un resumen rpido de las partes de una hoja de clculo:

1.2 MANIPULACION DE LIBROS

La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U

1.3 MANIPULACION DE HOJAS DE CALCULO

Qu es una hoja de clculo?

Es un conjunto de celdas que permiten llevar a cabo frmulas, funciones, condiciones o

Manipulacin de las hojas

Las hojas de clculo se pueden manipular de esta forma:

- Arrastrar la hoja al lugar donde se requiera.

- Clic derecho sobre la hoja

- Clic derecho sobre la hoja

- Clic a la hoja de clculo.

Manipulacin de filas y columnas

Pasos para modificar el ancho de columna:

Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn insertar.

1. Seleccione el o los encabezados de la fila o columna que desea ocultar

1. Seleccione los encabezados de fila(s) o columna(s) donde estn las ocultas.

Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es alineado

Creacin de tabla de datos

Una tabla de datos es un conjunto de celdas que tienen campos y registros.

Sirven para cambiar el tipo y el tamao de letra.

Sirven para cambiarle la negrita, cursiva y subrayado.

Sirven para aumentar o disminuir el tamao de una letra.

Sirven para establecer diversos estilos de moneda a rangos numricos.

Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de una tabla aplicando el

TRABAJANDO CON RANGOS

Un rango es la seleccin de varias celdas.

Seleccionar rangos continuos

1. Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se desplace

Seleccionar rangos discontinuos

2. Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior

Copiar y pegar una tabla a otra hoja de clculo

Mover una tabla a una hoja de clculo

Borrar una tabla

Deshacer herramienta aplicada

Se puede aplicar un borde a las diferentes celdas:

Nombre Apellidos Telefono Lugar

La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de la

1. Seleccionar tabla (campos y registros).

Un formato condicional es aquel que permite agregar un formato especial a una o

Veamos el siguiente ejemplo:

Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional:

Aparecer la siguiente pantalla:

Borrar formatos condicionales

1. Seleccionar el rango de celdas

Se usan generalmente para agilizar la insercin de datos en las celdas.

Ver el siguiente ejemplo: