1 Obteniendo informacin con Tablas Dinmicas

Por: Carlos A Rodrguez C

Profesor: UPB
e-mail: carlos.rodriguez@upb.edu.co

1.1 Qu es una tabla dinmica?

Es una herramienta de Microsoft Excel1 que le permite en cuestin de segundos, obtener al
usuario de cualquier empresa, informacin valiosa a partir de los datos que se han recogido
de manera sistemtica en una hoja de clculo.
Es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos,
usando el formato y los mtodos de clculo que usted elija y revelando informacin.
Los informes de tablas dinmicas organizan y resumen los datos de modo que no slo
formen parte de una hoja de clculo. Los informes de tablas dinmicas ofrecen
comparaciones, revelan modelos y relaciones, adems que muestran tendencias.

1.2 Qu se necesita para hacer una tabla dinmica?

Para poder utilizar la herramienta de tablas dinmicas es necesario agrupar los datos que se
quieren analizar en una tabla de datos en una hoja de Excel o en otra herramienta como
Access.
La construccin de una tabla de datos en Excel se basa en dos conceptos: registro y campo.

1.2.1 Registro
Una tabla de datos de Excel contiene datos que se relacionan entre s, por ejemplo una tabla
de datos puede ser de todos los registros de ventas hechos por los vendedores de una
empresa o de todos los registros de venta.

Grfico1

1.2.2 Campo
Un campo es una parte de la informacin en un registro como por ejemplo: Mes, Regional,
Cliente, Producto, Cantidad, Valor Venta, Fecha de Venta, Departamento, Ciudad,

1
Es un software registrado por Microsoft que convierte su computador en una hoja de clculo.

1
Vendedor, para el caso de una tabla como la que se muestra en la Grfico1, donde se
almacenan los registros de las ventas en una fbrica de dulces.

2 Pasos para crear una tabla dinmica con el Excel 2003

Para crear una tabla dinmica se procede as:
Inicialmente se debe crear una tabla de datos con los registros que contengan la
informacin que es importante para su empresa.
Por ejemplo supnga que la empresa Confites Nacionales lleva un registro de datos de
las ventas nacionales de sus vendedores, entonces una tabla de datos podra ser:

Grfico2 Tabla de Datos

Luego, seleccione cualquiera de las celdas en la hoja de clculo a la cual quiere hacerle un
anlisis.
En el men Datos, elija el comando Informe de Grficos y Tablas Dinmicas. Aparece el
paso 1 de 3 del cuadro de dilogo del Asistente para tablas y grficos dinmicos vea
Grfico3.

Grfico3
En este primer paso debe especificar el origen de los datos y el tipo de informe:

2
2.1 Especificar el origen de Datos
Aqu se debe informarle al asistente de tablas dinmicas de donde se van a extraer los datos
que se van a analizar. Para ello solo seleccione cualquiera de las opciones siguientes de
acuerdo con lo que desee realizar.
1. Lista o base de datos de Microsoft Excel
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de datos organizados
en filas y columnas de una hoja de clculo de Microsoft Excel.
2. Origen de datos externo
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de datos almacenados
en un archivo o una base de datos externa al libro actual de Microsoft Excel.
3. Varios rangos de consolidacin
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de varios rangos de
hoja de clculo de Microsoft Excel.
4. Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico
Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de otro informe de
tabla dinmica del mismo libro.

2.2 Especificar el tipo de informe

En esta opcin se especifica el tipo de informe que se desea hacer con el uso de las tablas
dinmicas se pueden realizar dos tipos de informe.

2.2.1 Tabla dinmica

Crea un informe de tabla dinmica.

2.2.2 Informe de grfico dinmico (con informe de tabla dinmica).

Crea un informe de grfico dinmico con un informe de tabla dinmica asociado que
comparte los mismos datos y refleja todos los cambios realizados en el informe de grfico
dinmico. Un informe de grfico dinmico debe tener un informe de tabla dinmica
asociado en el mismo libro. Para el seguimiento de este tutorial seleccione la opcin Tabla
dinmica. Despus de lo anterior haga clic sobre el botn siguiente.

2.3 Especifique donde estn los datos

En este paso debe especificar el rango de datos a partir de los cuales se va a crear la tabla
dinmica. Este paso es el 2 de 3 y ver una ventana como la siguiente:

Grfico 4 Paso 2 de 3
El asistente automticamente selecciona el rea donde se encuentran los datos, si antes de
invocarlo se selecciona una de las celdas de la tabla de datos.

3
Si desea puede antes de seguir al paso siguiente cambiar el rea de los datos. Luego haga
clic sobre el botn siguiente.

2.4 Especifique donde debe salir los resultados

Especifique la ubicacin del informe de tabla dinmica. Si est creando un informe de
grfico dinmico, se crear un informe de tabla dinmica asociado en la ubicacin que
especifique.

Grfico5
La ubicacin puede ser dentro de una hoja de clculo existente o dentro de una hoja de
clculo nueva. Si selecciona la primera de las opciones el asistente le creara una hoja de
clculo como la que se muestra en el Grfico6. Si selecciona la segunda opcin deber
indicar la celda de la hoja donde quiere que aparezca la tabla dinmica.

Grfico6 Tablero de tabla Dinmica

2.5 Creacin de la tabla Dinmica

Ahora solo resta crear la tabla para ello hgase las preguntas que quiere responder a partir
de los datos.

2.5.1 Tablas de una columna

Suponga que quiere conocer cuantas fueron las ventas de cada uno de los vendedores,
entonces proceda as:
En el cuadro de Lista de campos de tabla selecciones el campo vendedor y arrstrelo al
espacio marcado con Coloque campos de fila aqu.
La tabla dinmica se ver as:

4
 Grfico7
Como lo que se quiere es saber cuanto suman las ventas de cada uno de los vendedores,
entonces debe arrastrar el campo de Valor venta del cuadro de lista al espacio marcado con
Coloque los datos aqu, inmediatamente, tiene la tabla que le muestra el resumen de ventas
de sus vendedores as:

Grfico8

2.6 Tablas de doble entrada

Suponga que desea saber cuntas fueron las ventas de cada vendedor en cada uno de los
departamentos en que la empresa tiene ventas.
Para ello solo tiene que arrastrar el campo de Departamento de la ventana lista de campos
de tabla a la zona de la tabla marcada con campos de fila, lleve el campo de vendedor a la
zona marcada por campo de columna, en la zona datos coloque el campo valor de venta,
su tabla se ver as:

Grfico9 Tabla dos entradas

En la cual se ven claramente las ventas de cada empleado en los departamentos donde l
realiz negocios, al mismo tiempo que totaliza las ventas por regin y por vendedor.

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2.7 Tablas de tres entradas
Una tabla dinmica de tres entradas le permite resumir de manera integral los datos en una
tabla de datos de Excel. Pero adicionalmente se pueden cambiar los detalles que se
muestran en la tabla de una manera muy gil, utilizando el campo de paginacin. Las tablas
de tres entradas permiten hacer lo que llaman algunos estadsticos el agrupamiento de la
informacin por caractersticas particulares.
Suponga que desea conocer las ventas de cada uno de los vendedores por Ciudad y la vez
por Departamento. En estos casos las tablas dinmicas poseen el campo de paginacin que
permite definir un campo de agrupamiento.
La siguiente imagen muestra como se forma una tabla dinmica que utiliza el campo de
paginacin, que para este ejemplo es el campo que define el criterio de agrupamiento.

Grfico10
Lo nico que falta es agregar el campo de valor ventas a la zona de datos, para lograr que la
tabla muestre la informacin que se requiere.

Grfico11
Cuando se selecciona en la lista desplegable un Departamento, la tabla muestra la
informacin de los vendedores en cada una de las ciudades de esa regin y las ventas de los
vendedores, si las hubo.

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2.8 Dando formato a los datos en la tabla
Si desea que los datos en la tabla dinmica se muestren con formato de dinero, proceda as:
haga clic con el botn derecho en alguno de los datos, y haga clic sobre la opcin
configuracin de campo (vea Grfico12).

Grfico12
Aparece la ventana campo de tabla dinmica, haga clic sobre el botn nmero y seleccione
el tipo de formato que desee utilizar.

Grfico13 Campo de tabla

2.9 Cambiando el tipo de clculo

De manera predeterminada el Excel hace sumas de los valores de campos numricos que se
colocan en la zona de datos, y conteos de los campos texto. Pero esas operaciones no
necesariamente son las que necesite en un momento determinado. Cuando desee cambiar
este tipo de operacin proceda as:
Seleccione uno de los datos en la zona de datos y haga clic con el botn derecho, cuando
aparece el men contextual, seleccione la opcin configurar campo. En el cuadro campo de
tabla dinmica seleccione de la lista la funcin que desea que se aplique para presentar el
resumen de los vase Grfico14

Grfico14 Resumen

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2.10 Manejo de fechas en las tablas dinmicas
Un aspecto de inters en las tablas dinmicas en Excel es la manipulacin de fechas, la
siguiente figura muestra la tabla dinmica que muestra las ventas hechas por cada vendedor
en cada fecha registrada.

Grfico15
Ahora bien imagine que las fecha en la que se recolecto esta informacin fueran 365 das
del ao, tablas como la anterior no tendra mucho sentido, por su extensin.
Quizs para el empresario sea de ms inters resumir la informacin en la tabla por
trimestres, meses, semestre o aos; para lograr ello solo, haga clic con el botn derecho
sobre el campo de fechaVenta y luego en el men que aparece, seleccione la opcin
agrupar o mostrar detalles, haga clic sobre la opcin agrupar, luego en el cuadro de
agrupar, seleccione entre las distintas formas de agrupamiento que presenta el Excel vea
Grfico16

Grfico16
Una vez seleccionado el tipo de agrupamiento por ejemplo de trimestres Excel, le actualiza
su tabla dinmica as:

Grfico17

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2.11 Actualizacin de la tabla Dinmica:
Si los datos de la tabla de datos cambian, es muy sencillo lograr que la tabla se actualice
para ello solo es necesario que seleccione alguna de las celdas en la tabla y haga clic sobre
la barra de tabla dinmica2 en el botn actualizar datos .

2.12 Creacin de Grfico desde una tabla de datos

Si desea crear un grfico para explicar la informacin resumida en la tabla dinmica, haga
lo siguiente: seleccione una de las celdas en la tabla dinmica y luego presione el botn
sobre la barra de tabla de dinmica en el botn Asistente para grficos
Luego de lo cual ver una imagen que despus de darle formato podr verse as.

Grfico18
Observe que el grfico con base en tablas dinmicas presenta listas desplegables que le
permiten seleccionar los datos que quiere graficar.

3 Mostrar y Ocultar detalles en una tabla dinmica

Una caracterstica muy interesante de las tablas dinmica es la capacidad para mostrar
detalles sobre los datos que se han resumido.
En la secciones 2.6 se realiz una tabla dinmica (Ver Grfico9 Tabla dos entradas) donde
se muestran las ventas de cada uno de los vendedores, pero all se est mostrando el
consolidado de las ventas en cada departamento, pero en cada departamento se visitaron
distintas regiones, se quiere conocer entonces los detalles de ventas en cada departamento
para cada vendedor.
La solucin podra ser crear una nueva tabla dinmica, pero a lo mejor se requiere mostrar
solo por un momento estos detalles, entonces esto se puede lograr rpidamente con la barra
de herramienta de tabla dinmica as:

2
Si la barra aparece inhabilitada , debe seleccionar una celda en la tabla dinmica. Si la barra no es visible,
presione haga clic en la opcin Ver en el men principal, luego seleccione la Barra de Herramientas y luego
haga clic sobre la opcin Tabla Dinmica.

9
Seleccione el encabezado de la fila o columna en la tabla dinmica para la cual quiere
conocer los detalles.

Grfico19
Ahora solo queda ver el resultado, para ello en la barra de tabla dinmica haga clic sobre el
botn Mostrar detalles .
La tabla siguiente muestran los datos del departamento de Antioquia con los detalles
esperados :

Grfico20
Que le muestra los detalles de las ciudades del departamento de Antioquia donde se
hicieron ventas.

Finalmente si quieres quitar los detalles, solo tendr que hacer clic en el botn ocultar
detalles de la barra de tabla dinmica.

4 Eliminar campos de una tabla Dinmica

Si desea eliminar un campo de la tabla dinmica, seale el campo en la tabla dinmica y
arrstrelo fuera de la tabla, automticamente la tabla se actualiza.

Bibliografa:
Catapult, Inc (1997). Microsoft Excel paso a paso. Madrid: Mc GrawHill.Microsoft (2005).
Microsoft Office Online. Consultado en Mayo, 10, 2006 en http://office.microsoft.com/es-
hn/training/default.aspx.
Microsoft Corporation (2003). Microsoft Office Word 2003 (Versin 2003) [Programa de
computacin]. Santa Rosa California: Microsoft.

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