ETAPAS DEL DATO Y TIPOLOGIA DOCUMENTAL

ETAPAS DEL DATO

RECOLECCION: La recoleccin se refiere a la actividad en la que se
utilizan tcnicas e instrumentos para lograr reunir o recopilar caractersticas
de cierta informacin acerca de un tema determinado.

PROCESAMIENTO: el procesamiento de datos se refiere al anlisis,

clasificacin y eleccin de datos en una primera instancia para luego
generar una informacin valida.

TRANSFORMACION: es el momento en el que se dispone de los datos

como informacin concreta y se ordenan para que su consulta sea ms
fcil.

TIPOLOGA DOCUMENTAL
IMPORTANCIA EN EL AMBITO EMPRESARIAL
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: este medio de comunicacin define la
relacin de las organizaciones con sus clientes y o proveedores adems
que representa la buena imagen de la empresa autenticando las
actividades que requieren de la misma.

DOCUMENTOS CONTABLES: estos documentos son de suma importancia

pues son la comprobacin de las transacciones financieras que se realizan
en una empresa.

DOCUMENTOS ESPECIALES: estos documentos representan informacin

valiosa que se pueden consultar de manera muy especial permitiendo la
permanencia de dicha informacin a travs del tiempo.

LEGALES: estos documentos es posible que sean los ms importantes

para una organizacin pues representa la LEGITIMIDAD de sus
actividades.

APORTE PERSONAL
La correcta clasificacin y ordenacin de los documentos en una
organizacin es de suma importancia pues requiere del cumplimiento
 normas y polticas de la empresa y debe hacerse de manera responsable
pues de ello depende su correcto funcionamiento y permanencia.

Adems la constante actualizacin en este proceso debe ser permanente

pues se debe estar a la par de los cambios y avances tecnolgicos as
como resaltar la importancia de la capacitacin de los encargados de las
diferentes labores archivsticas.

ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACION

La clasificacin y ordenacin de los documentos en una necesidad irrelevante

para cualquier organizacin ya que proporciona una estructura documental slida
en la que se puede visualizar la eficiencia de sus empleados y la eficacia de sus
procesos adems permite en todos los casos mantener una relacin profesional
entre la empresa y sus reas funcionales pero tambin de manera externa a la
hora de prestar o necesitar un servicio
Para realizar una correcta clasificacin de los documentos de un archivo se debe
tener en cuenta la funcin que cumple dentro y fuera de la organizacin se debe
por supuesto determinar qu tipo de documento es para luego y segn
corresponde proceder a ordenarlos.
Los documentos encontrados se clasificaron segn sus caractersticas fsicas o
materiales
 TEXTUALES Notas , apuntes rpidos y
borradores
SEGN SE SOPORTE GRAFICOS Mapas , dibujos y planos
IMGENES Cuadros y fotografas
CINTAS Videos y cintas magnticas
OTROS Discos duros
SEGN SU PRODUCTOR PUBLICOS
O AUTOR PRIVADOS
SEGN SU FINALIDAD DISPOSITIVOS
TESTIMONIALES
INFORMATIVOS
SEGN SU DIFUCION VITALES
EN EL TIEMPO IMPORTANTES
UTILES
NO ESENCIALES
SEGN SU ESPECIFICOS
FUNCIONALIDAD COMUNES