Cmo redactar una carta

No es muy til informar a los clientes, si lo vamos a hacer con un estilo y manejando
palabras pesadas de leer o que no se llegan a comprender bien. En este documento vamos a
intentar ensear las claves generales para la correcta redaccin de cartas comerciales, y las
diferentes partes que debemos indicar para conseguir al final una buena comunicacin: En
esencia, para conseguir una respuesta que sea satisfactoria.

Dentro de un ambiente humano como es una empresa, aparecen problemas de

comunicacin, y solucionarlos es muy importante. La empresa necesita relacionase con el
mundo exterior para no perder sus objetivos principales, que son los de poder ofrecer los
productos que fabrican a los mercados.

Muchas veces, una empresa se extraa, y no entiende porque despus de realizar grandes
esfuerzos en mantener informados a sus clientes sobre aquellos asuntos de inters para
ellos, no logran que stos se den cuenta o no logran obtener una respuesta satisfactoria.
Mediante de un fcil anlisis es posible visualizar que en estos asuntos, el que recibe el
mensaje no ha captado la idea porque, o tiene un texto demasiado extenso, o quiz est
redactado con palabras demasiado pesadas o de difcil comprensin.

Ahora bien, Estos establecimientos necesitan reconsiderar que lo que estn haciendo es
enviar premisas de amor a su pblico. La necesidad de seducirles depende de una
utilizacin correcta de varias normas estticas y de una estructura de contenido correcta.

Aqu hay unas pautas correctas para todo tipo de redaccin:

- Cuidado la ortografa. Los errores de ortografa distorsionan el efecto que queremos

transmitir, el subconsciente los capta y la imagen de rechazo se crea de forma irreversible.

- Los signos de puntuacin: Aunque parezca mentira, un exceso de comas hace ms difcil
la lectura de una carta. Se recarga la informacin y se logra un efecto de pesadez en su
lectura, debemos por tanto usar los signos de puntuacin en su justa medida.

- La tipografa. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros

documentos. Los programas tipo Word nos hacen ms fcil el utilizar diversas tipografas.
La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografa para todos los textos.

- Alineacin: Una buena alineacin facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista.
Se trata de cuidar la esttica y la uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificacin
del margen derecho para no crear una imagen de desorden.

- Es tambin recomendable usar el doble espaciado entre lneas.

- Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas palabras relevantes
de la carta, sin abusar para no caer en excesivas frases que recargan el contenido.

- Se ha de conocer que por norma habitual un prrafo corto invita a leer de manera mas
agradable que un prrafo largo.

Aparte de estas pautas estticas, tambin debemos enfocarnos en los objetivos por los
cuales redactamos el documento, de manera que el cliente preste atencin a nuestro
objetivo.

- Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base de datos especfica a la que

vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor conozcamos el pblico, mejor sabremos
como enfocar la redaccin.

- Es conveniente por tanto dividir en grupos especficos nuestra base de datos de clientes. Y
a partir de entonces, crear una estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.

- Y para finalizar, debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo que nos
facilite la redaccin:

- Una Introduccin

- El objetivo: Que capte nuestra atencin

- El contenido: La informacin por la que nos ponemos en contacto, adaptada al grupo

especfico.

- El desenlace: Resto de informacin secundaria.

- Una despedida cordial: adaptada tambin al tipo de personas dirigida.

Con la aplicacin de estas pautas vamos a conseguir documentos comerciales tiles, que
lograran captar el inters de nuestro pblico y de posibles futuros clientes.

Es tambin importante destacarnos del resto de nuestros competidores mediante nuestro

toque personal, algn comentario gracioso o que destaque que nos haga especiales, aqu
entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Alguna frase o eslogan como "SI
USTED LO NECESITA NOSOTROS LO TENEMOS"...

Por ltimo, conviene clasificar nuestros documentos y mantenerlos ordenados y realizar de

forma peridica los estudios pertinentes para conocer qu tipo de carta logra los mejores
objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestros errores