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CODIGO/VERSION
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO SGI
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CONTROL DE CAMBIOS
PGINA /
FECHA DE
VERSIO ITEM RESUMEN DE LA MODIFICACIN /
APROBACIO
N No. MODIFICACIO PROCESO QUE HACE EL CAMBIO
N
N
27/04/2015 1 DOC INICIAL DOCUMENTO INICIAL
PAG, 1
ENCABEZAD SE CAMBIO LA ESTRUCTURA DEL
2 O, DOCUMENTO, SE INCLUYE CONTROL DE
8/06/2015
CONTENIDO CAMBIOS, MARCA DE AGUA (COPIA
Y PIE DE CONTROLADA) Y CAMBIO DE LOGO
PAGINA
Cargo Cargo
Cargo
SUBGERENTE SUBGERENTE SI X
LIDER DE CALIDAD
Fecha: 8/06/2015 Fecha: 08/06/2015 Fecha: 08/06/2015
NO
1. OBJETO.
2. ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos tanto internos como externos que
correspondan al Sistema de Gestin Integrado, asociados a la estructura de la
documentacin de la empresa. La estructura de la documentacin cuenta con cuatro (3)
niveles jerrquicos, a saber:
Manual de Calidad
Nivel I: Procedimientos
Nivel II: Documentos
Nivel III: Formatos
Nival IV: Doc externos
3. DEFINICIONES
4 CONDICIONES GENERALES
4.5 Se prohbe la modificacin directa sobre LAS COPIAS CONTROLADAS por parte
de los usuarios. Se entiende por modificacin directa aquellas realizadas en
DOCUEMENTO, mtodos mecnicos o electrnicos para alterar el contenido de
los documentos.
4.6 Las funciones encargadas de revisar y aprobar documentos deben tener acceso a
la informacin que sirve de soporte para la revisin y aprobacin de estos.
4.7 Con el fin de garantizar que la ltima edicin de los documentos est disponible en
los sitios que son esenciales para el normal desempeo del Sistema de Gestin,
en el "LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS" correspondiente se indican los
lugares en que se encuentra cada una de las copias de los documentos, el medio
por el cual se distribuye y la cantidad. Los listados que se contemplan en el
sistema de gestin, se establecen respecto al sistema integrado con el cdigo F15
y para el sistema de gestin integrado y para el sistema de Seguridad y salud en el
trabajo. SST.
NTC-ISO 9001
-Procedimiento para control de documentos.
-Procedimiento para el control de registros.
-Procedimiento para el control del producto no conforme.
-Procedimiento para auditoras internas.
-Procedimiento de acciones correctivas.
-Procedimiento de acciones preventivas.
NTC-ISO 14001
-Procedimientos para identificar y determinar los aspectos ambientales.
-Procedimiento identificar los requisitos legales con respecto a requisitos
legales.
-Procedimiento de competencia, formacin y toma de conciencia.
-Procedimiento de comunicacin interna.
-Procedimiento de preparacin y respuesta ante emergencias.
-Procedimiento de seguimiento y medicin.
-Procedimiento para la evaluacin del cumplimiento legal.
NTC-OHSAS 18001
-Procedimiento para la identificacin de peligros.
-Procedimiento para la participacin de los trabajadores.
-Procedimiento para el control operacional.
-Procedimiento para la investigacin de incidentes
4.10 Para el control de documentos de origen externo solamente aplican las siguientes
disposiciones:
- Listado Maestro
- Difusin
- Retiro de Obsoletos y entrega de nuevas versiones.
- Anulaciones
- Marca de agua con copia controlada
- PDF
Los documentos del SGI se deben revisar mediante la generacin semestral del
listado de los documentos que no han tenido cambios en los ltimos dos aos para
definir si requieren cambios o no. La revisin de los documentos del SGC se debe
coordinar entre el lider de SGI y el responsable de cada proceso.
4.12 Con el fin de asegurar la vigencia de los documentos externos (legislacin tcnica,
reglamento tcnico o resoluciones), o la inclusin de nueva legislacin aplicable a
LINEA VERDE EXPRESS S.A.S., el lider de SGI se renen para verificar esta
informacin semestralmente y cuando se reciba un documento de origen externo
(Resoluciones, decretos, Normas Tcnicas), que afecte el sistema de gestin, SGI
hace una lista de verificacin para asegurar la forma en que se dar respuesta a
DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.A.S
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CODIGO/VERSION
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO SGI
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4.13 En los meses de Enero y Septiembre se hace una revisin y actualizacin del
manual de calidad integrado, verificando con los Listados Maestros de
Documentos que todos los documentos estn incluidos o referenciados en el
manual de calidad integrado con el fin de mantener la continuidad de la
informacin de este.
4.14 El lder de SGI verifica la actualizacin de los listados maestros cada vez que se
cree, modifique o anule un documento del Sistema de Calidad. Tambin verifica
que los documentos obsoletos tengan el sello DOCUMENTO OBSOLETO antes
de que estos sean archivados, se verifica que lo indicado en el listado maestro de
documentos coincida con lo indicado en el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE
COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD y la
distribucin de copias para cada rea.
Sin autorizacin. Los cargos autorizados para conocer estas claves son el
Jefe de SGI y Gerente General teniendo en cuenta que este ltimo conserva
en sobre sellado el listado de claves.
5 PROCEDIMIENTO
INICIO
SGI
JEFE DE SGI
Aceptada?
Anula el documento
NO S
B
I
SGI
Recoge copias escritas del documento anulado y las destruye. Coloca sello DOCUMENTO ANULADO al documento original y lo archiva. Elimina el documento del listado maestro de documentos
SI
A
NO
SOLICITANTE
FIN
B
DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.A.S
Elabora el documento, de acuerdo con la instruccin aplicable
SOLICITANTE
Requiere ajustes?
SI
Revisa el documento
FUNCION O CARGO CORRESPONDIENTE
SIRequiere ajustes? Requiere
Difusin?
Aprueba el Asigna
documento y diligencia
cdigo el formato
al documento REGISTRO
si es nuevo, DE DISTRIBUCION
de acuerdo con la instruccin
N
DE NSTRUCCIN
COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS
PARA LA CODIFICACION DEL SISTEMA DE CALIDAD
DE DOCUMENTOS
NO
O
P06/02 SGI
SI
CODIGO/VERSION
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO SGI RESPONSABLE DE LA DIVULGACION
Cita a reunin de divulgacin a las funciones indicadas en el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD y deja registro
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SGI
NO
(1) La aprobacin de un documento es realizada por una persona con
cargo de nivel superior a la que revisa el documento.
(2)
Archivo en Carpeta de DOCUMENTOS OBSOLETOS ( SGI).