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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO SGI
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CONTROL DE CAMBIOS

PGINA /
FECHA DE
VERSIO ITEM RESUMEN DE LA MODIFICACIN /
APROBACIO
N No. MODIFICACIO PROCESO QUE HACE EL CAMBIO
N
N
27/04/2015 1 DOC INICIAL DOCUMENTO INICIAL
PAG, 1
ENCABEZAD SE CAMBIO LA ESTRUCTURA DEL
2 O, DOCUMENTO, SE INCLUYE CONTROL DE
8/06/2015
CONTENIDO CAMBIOS, MARCA DE AGUA (COPIA
Y PIE DE CONTROLADA) Y CAMBIO DE LOGO
PAGINA

Elabor: Revis: Aprob: Copia


APRENDICES SENA LUIS CARLOS LUIS CARLOS Controlada:

Cargo Cargo
Cargo
SUBGERENTE SUBGERENTE SI X
LIDER DE CALIDAD
Fecha: 8/06/2015 Fecha: 08/06/2015 Fecha: 08/06/2015
NO

DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.A.S


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1. OBJETO.

Establecer los parmetros procedimentales que se deben aplicar para la elaboracin,


revisin, aprobacin, edicin, distribucin, uso, modificacin y anulacin de los
documentos de la empresa.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos tanto internos como externos que
correspondan al Sistema de Gestin Integrado, asociados a la estructura de la
documentacin de la empresa. La estructura de la documentacin cuenta con cuatro (3)
niveles jerrquicos, a saber:

Manual de Calidad
Nivel I: Procedimientos
Nivel II: Documentos
Nivel III: Formatos
Nival IV: Doc externos

3. DEFINICIONES

3.1 REVISION DE UN DOCUMENTO.


Actividad que consiste en verificar que lo que se hace es lo que est escrito en el
documento objeto de la revisin.

3.2 APROBACION DE UN DOCUMENTO.


Actividad que consiste en verificar que lo que est escrito en el documento objeto de
la aprobacin es lo que debe hacerse.

3.3 COPIA CONTROLADA


Duplicado de un documento original que quien lo emite se compromete a suministrar
la versin actualizada cuando se presenten cambios. En el caso de ser copia impresa
se identifica con un sello que indica COPIA CONTROLADA.

3.4 COPIA NO CONTROLADA


Duplicado de un documento original que quien lo emite no es responsable de
suministrar la versin actualizada cuando se presenten cambios. En el caso de ser
copia impresa se identifica con un sello que indica DOCUMENTO NO

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CONTROLADO, cuando es copia magntica y el documento es visto por pantalla, no


aparece este texto.

3.5 DOCUMENTO OBSOLETO


Aquel que ha tenido una modificacin y se ha reemplazado por uno nuevo. Este
documento es archivado e identificado con un sello que indica DOCUMENTO
OBSOLETO con el fin de preservar el conocimiento y tener registros de modificacin
de los documentos.

3.6 DOCUMENTO ANULADO


Aquel que pierde vigencia o aplicabilidad y no requiere ser reemplazado, es decir que
desaparece del sistema de gestin. Este documento es archivado e identificado con
un sello DOCUMENTO ANULADO

3.7 DOCUMENTO DE EMPRESA


Es el conjunto de referencias escritas que permiten unificar las actividades de una
organizacin, que afectan o potencialmente pueden afectar su funcionamiento.

3.8 DOCUMENTOS EXTERNOS.


Define a todos los documentos no emitidos por funcionarios de la empresa, pero que
son utilizados para realizar una actividad, como ejemplos se puede citar Normas
nacionales o internacionales, cdigos de comercio, planos o documentos de
proveedores o clientes, catlogos, etc.

3.9 DOCUMENTOS INTERNOS


Define a todos los documentos emitidos por funcionarios de la empresa, que son
utilizados para realizar una actividad.

3.10 CONTROL DE DOCUMENTOS


Se entiende a toda actividad documentada y dirigida a lograr que se utilice dentro de
la organizacin solo documentos vigentes.

3.11 DOCUMENTO CONTROLADO


Se define a aquellos documentos de empresa que en todas y cada una de sus hojas
tiene estampado el sello de ORIGINAL o COPIA CONTROLADA o INFORMACION
TECNICA PROPIEDAD DE LINEA VERDE.

4 CONDICIONES GENERALES

4.1 Todos los documentos incluidos en el Formato LISTADO MAESTRO DE


DOCUMENTOS son documentos Controlados, las copias de estos deben llevar el
sello DOCUMENTO CONTROLADO y deben numerarse con el fin de mantener
el control de estas. Las copias no controladas que se suministren a clientes,
proveedores o personal ajeno a LINEA VERDEEXPRESS S.A.S., deben ser

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autorizadas por el lider del SGI, deben llevar el sello DOCUMENTO NO


CONTROLADO y no se registran en los listados maestros de documentos.

Los documentos internos del sistema integrado se deben elaborar y codificar


teniendo en cuenta la estructura de contenido expuesta en el Informe de estructura
documental Lnea Verde S.A.S.

4.2 La revisin y actualizacin de los documentos debe ser realizada por el


responsable del proceso a la cual se aplica el documento y la aprobacin por un
cargo de nivel superior al que reviso.

4.3 Cualquier solicitud de elaboracin, modificacin o anulacin de documentos se


deben tramitar a travs del diligenciamiento del formato SOLICITUD DE
ELABORACION, MODIFICACION O ANULACION DE DOCUMENTOS.SEMA

4.4 Cualquier copia de un documento del sistema de gestin integrada se debe


solicitar al departamento de SGI. Se prohbe el fotocopiado de documentos del
sistema de gestin que tengan el sello DOCUMENTO CONTROLADO por parte
de los usuarios, con excepcin de los formatos.

4.5 Se prohbe la modificacin directa sobre LAS COPIAS CONTROLADAS por parte
de los usuarios. Se entiende por modificacin directa aquellas realizadas en
DOCUEMENTO, mtodos mecnicos o electrnicos para alterar el contenido de
los documentos.

4.6 Las funciones encargadas de revisar y aprobar documentos deben tener acceso a
la informacin que sirve de soporte para la revisin y aprobacin de estos.

4.7 Con el fin de garantizar que la ltima edicin de los documentos est disponible en
los sitios que son esenciales para el normal desempeo del Sistema de Gestin,
en el "LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS" correspondiente se indican los
lugares en que se encuentra cada una de las copias de los documentos, el medio
por el cual se distribuye y la cantidad. Los listados que se contemplan en el
sistema de gestin, se establecen respecto al sistema integrado con el cdigo F15
y para el sistema de gestin integrado y para el sistema de Seguridad y salud en el
trabajo. SST.

En esta etapa de la propuesta como ya hemos determinado el estado de la


organizacin frente a las normas, concluimos que se debe gestionar la
documentacin de los diferentes procesos de la organizacin ya que se detecto
que no cuentan con documentacin alguna que respalde las actividades de los
procesos, adems no existen formatos para registrar la informacin que se solicita,
todo esto se hace de una manera muy tradicional en cuadernos, hojas, etc. Pero
no existe ningn control sobre ellos, para este paso vamos a utilizar uno de los

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mtodos que nos brinda la gua tcnica para la documentacin de sistema de


gestin de calidad 10013 que es la de entrevistar, es decir realizaremos visitas a la
organizacin y entrevistaremos a las personas que realizan estas actividades para
que nos expliquen el paso a paso de cada proceso despus de obtener esta
informacin, comenzaremos a realizar los diferentes procedimientos que no piden
las normas como lo son:

NTC-ISO 9001
-Procedimiento para control de documentos.
-Procedimiento para el control de registros.
-Procedimiento para el control del producto no conforme.
-Procedimiento para auditoras internas.
-Procedimiento de acciones correctivas.
-Procedimiento de acciones preventivas.

NTC-ISO 14001
-Procedimientos para identificar y determinar los aspectos ambientales.
-Procedimiento identificar los requisitos legales con respecto a requisitos
legales.
-Procedimiento de competencia, formacin y toma de conciencia.
-Procedimiento de comunicacin interna.
-Procedimiento de preparacin y respuesta ante emergencias.
-Procedimiento de seguimiento y medicin.
-Procedimiento para la evaluacin del cumplimiento legal.

NTC-OHSAS 18001
-Procedimiento para la identificacin de peligros.
-Procedimiento para la participacin de los trabajadores.
-Procedimiento para el control operacional.
-Procedimiento para la investigacin de incidentes

Procedimientos para cada proceso con sus respectivos instructivos y formatos, si


es necesario.
El formato en el cual se realizaran los documentos de la organizacin, tendr:
El logo de la organizacin,
El nombre del documento,
La codificacin del documento,
El consecutivo de la trazabilidad del documento
La versin del documento,
La vigencia del documento
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Las firmas que realizan, revisan y aprueban el documento.

4.8 Los cambios en los documentos se registran colocando el nmero de la Solicitud


de Elaboracin, Modificacin Anulacin de Documentos.

4.9 En el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE


DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO quien aprueba un documento define
a quienes se entrega copia y si requiere divulgacin a que cargos, para el caso de
los documentos externos el Jefe de SGI define a quienes se debe divulgar. Se
debe dejar registro de la divulgacin. No aplica para cambio de versin en los
formatos.
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4.10 Para el control de documentos de origen externo solamente aplican las siguientes
disposiciones:
- Listado Maestro
- Difusin
- Retiro de Obsoletos y entrega de nuevas versiones.
- Anulaciones
- Marca de agua con copia controlada
- PDF

Para asegurar que la ltima versin vigente de estos documentos se encuentre


disponible el Jefe de SGI verifica mensualmente en la pgina de internet del
ICONTEC los documentos que se encuentran en consulta pblica de las Normas
Tcnicas Colombianas incluidas en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS;
para el caso de normas extranjeras se consulta las pginas WEB de los
organismos de Normalizacin a los que pertenecen o por otro medio equivalente.
El lider de SGI verifica si existen modificaciones que puedan afectar los
documentos del sistema de gestin e informa a las funciones que revisaron y
aprobaron los documentos para que efecten los cambios pertinentes.

4.11 En e1 mes de Marzo, cada 2 aos (Iniciando en el ao 2002REVISION


PERIODICA DE LOS DOCUMENTOS:), el responsable de cada rea debe revisar
toda la documentacin relativa al sistema de calidad con excepcin de aquellos
documentos que hayan sido cambiados en el ultimo ao, a fin de verificar que lo
documentado es lo que se hace. Si se requiere hacer modificaciones a los
documentos, se procede d acuerdo con el numeral 4.4.

Los documentos del SGI se deben revisar mediante la generacin semestral del
listado de los documentos que no han tenido cambios en los ltimos dos aos para
definir si requieren cambios o no. La revisin de los documentos del SGC se debe
coordinar entre el lider de SGI y el responsable de cada proceso.

4.12 Con el fin de asegurar la vigencia de los documentos externos (legislacin tcnica,
reglamento tcnico o resoluciones), o la inclusin de nueva legislacin aplicable a
LINEA VERDE EXPRESS S.A.S., el lider de SGI se renen para verificar esta
informacin semestralmente y cuando se reciba un documento de origen externo
(Resoluciones, decretos, Normas Tcnicas), que afecte el sistema de gestin, SGI
hace una lista de verificacin para asegurar la forma en que se dar respuesta a
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los requisitos indicados en este documento dentro del sistema de gestin


integrado.

4.13 En los meses de Enero y Septiembre se hace una revisin y actualizacin del
manual de calidad integrado, verificando con los Listados Maestros de
Documentos que todos los documentos estn incluidos o referenciados en el
manual de calidad integrado con el fin de mantener la continuidad de la
informacin de este.

4.14 El lder de SGI verifica la actualizacin de los listados maestros cada vez que se
cree, modifique o anule un documento del Sistema de Calidad. Tambin verifica
que los documentos obsoletos tengan el sello DOCUMENTO OBSOLETO antes
de que estos sean archivados, se verifica que lo indicado en el listado maestro de
documentos coincida con lo indicado en el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE
COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD y la
distribucin de copias para cada rea.

Se debe dejar registro en el formato REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS


CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD.

4.15 Los cambios realizados a los documentos mantenidos en sistemas


computarizados (Red Interna), son realizados de la siguiente forma:

- El Jefe de SGI produce un archivo paralelo al documento aprobado para


realizar la modificacin solicitada sin afectar el contenido de la documentacin
divulgada en la red. Una vez aprobado el documento escrito, el archivo
magntico publicado en la red a la fecha de aprobacin se reemplaza por el
archivo paralelo, el cual se convierte en el nuevo documento magntico
vigente.

- Para el caso de un documento nuevo, se crea el archivo y se mantiene sin


publicar hasta tanto se apruebe el documento escrito por las funciones
respectivas.

4.16 Todos los archivos magnticos publicados en la carpeta LV de la red, son


documentos controlados y estn protegidos por claves para impedir
cualquier modificacin

Sin autorizacin. Los cargos autorizados para conocer estas claves son el
Jefe de SGI y Gerente General teniendo en cuenta que este ltimo conserva
en sobre sellado el listado de claves.

4.17 Cuando se realicen modificaciones en el texto de los documentos, el texto nuevo


modificado se debe subrayar con el fin de facilitar la identificacin de los ltimos
cambios en cada versin.
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5 PROCEDIMIENTO

INICIO

JEFE DE AREA SECCION


Detecta la necesidad de creacin, modificacin anulacin del documento, diligencia el formato SOLICITUD DE ELABORACION, MODIFICACION O ANULACION DE DOCUMENTOS y lo enva a Aseguramiento de Calidad
CUALQUIER EMPLEADO
Aplica el documento actualizado

SGI
JEFE DE SGI

Analiza la solicitud y si es necesario pide concepto a las reas afectadas

Aceptada?
Anula el documento
NO S
B
I
SGI
Recoge copias escritas del documento anulado y las destruye. Coloca sello DOCUMENTO ANULADO al documento original y lo archiva. Elimina el documento del listado maestro de documentos

Anulacin del documento?

SI
A

NO
SOLICITANTE
FIN
B
DOCUMENTO PROPIEDAD DE LINEA VERDE EXPRESS S.A.S
Elabora el documento, de acuerdo con la instruccin aplicable
SOLICITANTE

Requiere ajustes?

SI
Revisa el documento
FUNCION O CARGO CORRESPONDIENTE
SIRequiere ajustes? Requiere
Difusin?
Aprueba el Asigna
documento y diligencia
cdigo el formato
al documento REGISTRO
si es nuevo, DE DISTRIBUCION
de acuerdo con la instruccin
N
DE NSTRUCCIN
COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS
PARA LA CODIFICACION DEL SISTEMA DE CALIDAD
DE DOCUMENTOS
NO
O
P06/02 SGI
SI

CODIGO/VERSION
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCESO SGI RESPONSABLE DE LA DIVULGACION
Cita a reunin de divulgacin a las funciones indicadas en el REGISTRO DE DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD y deja registro

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SGI

Distribuye copias escritas o de


forma magntica a las funciones
respectivas. Recoge copias del
documento obsoleto y las destruye
(si las hay), coloca sello
DOCUMENTO OBSOLETO al
documento original y lo archiva.(2)
Actualiza hace la adicin del
documento al listado maestro de
documentos

NO
(1) La aprobacin de un documento es realizada por una persona con
cargo de nivel superior a la que revisa el documento.

(2)
Archivo en Carpeta de DOCUMENTOS OBSOLETOS ( SGI).

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