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Figura 1. Hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco para crear un libro
completamente vaco.
PLANILLAS DE CLCULO
La planilla de clculo tambin llamada hoja de clculo es bsicamente
una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y
visualizar datos. Como toda tabla, est formada por filas y columnas. Las
columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van
desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se
identifican por un nmero, desde 1 hasta 1.048.576. La interseccin de
una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de celdas se
denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su direccin (coordenada), que se
encuentra integrada por la letra de la columna seguida por el nmero de
fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7 corresponde a la
interseccin de la columna B y la fila 7 y la celda D15, a la interseccin
de la columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar
diferentes tipos de datos texto, nmeros, fechas o frmulas y
funciones que usen valores existentes en otras celdas para efectuar un
clculo determinado.
Figura 2. Con las planillas de clculo podemos simplificar las operaciones de clculo
que habitualmente nos demandan tiempo y esfuerzo.
LIBROS
Un archivo de Excel est compuesto por un conjunto de hojas de clculo;
por eso estos archivos se denominan libros. En la versin 2013, cuando
abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con
una sola hoja de clculo, pero podemos aadir la cantidad de hojas que
queramos y, luego, tambin eliminar las que no sean necesarias.
Adems, es posible vincular una hoja de clculo a otras para realizar
diferentes tipos de clculos. En la parte inferior de la ventana veremos la
etiqueta Hoja1 que representa a la hoja actual.
Desde la versin 2007, los archivos de Excel se guardan de manera
predeterminada con la extensin .XLSX. Las versiones anteriores los
almacenaban con el formato .XLS. Por esta razn, si necesitamos
compartir un archivo en una computadora que tenga una versin
anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato
compatible con estas versiones. De este modo, podremos abrir el libro
sin inconvenientes.
CONOCER EL ENTORNO
En esta seccin conoceremos el entorno de trabajo de Microsoft Excel
2013, con el objetivo de focalizar la atencin en los distintos elementos
que componen su interfaz y aprender la utilidad de cada uno de ellos.
De esta manera, cuando necesitemos acceder a las diferentes
herramientas del programa podremos hacerlo de forma rpida al estar
familiarizados con el entorno.
BARRA DE FRMULAS
La Barra de frmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y
muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la
izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la direccin de la celda
activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar
funciones y, a la derecha, el Cuadro de frmulas, donde insertamos y
modificamos tanto las frmulas como el contenido de la celda.
MEN ARCHIVO
A travs de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones,
accedemos a la Vista Backstage de Excel 2013, es decir, al lugar donde
encontramos todas las opciones relacionadas con la administracin de
archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener informacin
sobre ellos, entre otras posibilidades.
Esta ficha se distingue de las dems por tener color verde. Al hacer un
clic sobre ella, veremos que la Vista Backstage ocupa toda la ventana
del programa, la cual se divide en dos paneles. En el panel izquierdo
aparecen listados los diferentes comandos disponibles, hay un grupo de
comandos bsicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar,
Opciones y Salir. El comando Cerrar cierra el archivo. Si hacemos clic
sobre Guardar como o Abrir, aparecer un cuadro de dilogo que nos
ayudar a abrir o guardar un archivo. En el caso del comando Guardar,
nicamente se abrir el cuadro de dilogo si no hemos guardado el
archivo con anterioridad. Al hacer clic sobre cada una de estos
comandos se muestran en el panel derecho las opciones
correspondientes. Por ejemplo, si presionamos Nuevo, se mostrarn las
plantillas disponibles para crear un nuevo libro, solo debemos seleccionar una
para crear un nuevo archivo; un clic sobre la opcin Imprimir mostrar las
opciones para configurar la impresin: qu impresora queremos usar, la
cantidad de copias que vamos a imprimir, el tamao del papel, la orientacin y
los mrgenes de la pgina, entre otras. Adems, se presenta a la derecha de la
pantalla una vista previa del documento.
Desde Opciones podemos acceder a las herramientas generales de
configuracin para trabajar con Excel 2013, como tambin a las diferentes
opciones que nos permiten personalizar la cinta de opciones y la Barra de
herramientas de acceso rpido.
Figura 4. Para salir de la Vista Backstage presionamos la tecla ESC o hacemos clic
sobre el botn Atrs.
ANCLAR ARCHIVOS
La opcin Abrir de la Vista Backstage muestra en la seccin Libros
recientes, en forma predeterminada, los ltimos archivos utilizados. Si
necesitamos tener algn archivo a mano, podemos anclarlo a la lista de
Libros recientes para que est siempre visible. Para ello hacemos clic
con el botn derecho del mouse sobre el archivo y seleccionamos Anclar
a la lista. La lista admite un mximo de 25 archivos, pero podemos
especificar la cantidad que queremos visualizar.
BARRA DE ESTADO
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la
aplicacin. En el sector izquierdo muestra informacin sobre el estado de
una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando ninguna
accin; Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vaca;
o Modificar, cuando estamos editando el contenido de una celda. En el
sector derecho se ubica el Zoom, que explicaremos en detalle ms
adelante. A la izquierda del Zoom estn los botones de vista, que
permiten visualizar la hoja de clculo de diferentes maneras: Normal,
Diseo de pgina y Vista previa de salto de pgina. Para activar o
desactivar la visualizacin de ms informacin en la barra de estado
utilizamos el men Personalizar barra de estado con todas las opciones
disponibles, que se abre al presionar el botn derecho del mouse sobre
la barra.
Figura 5. Las opciones que poseen tilde se visualizarn en la barra de estado.
REA DE TRABAJO
En la parte central de la ventana de la aplicacin encontramos el rea de
trabajo, es decir, el sector donde introduciremos datos, realizaremos
operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa. En esta seccin
identificaremos sus componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a
desplazarnos por las hojas de clculo.
TIPOS DE ARCHIVOS
Excel 2013 incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de
archivos para facilitar el uso compartido de documentos entre diferentes
versiones de Office. La extensin del archivo nos brinda informacin
sobre un conjunto de caractersticas que definen el tipo de archivo:
indica el formato, la clase de datos que contiene y el programa que
requiere la computadora para visualizarlo o editarlo.
Cuando terminamos de trabajar en un libro de Excel, probablemente
queramos guardarlo para recuperarlo ms adelante.
Al igual que la versin 2007 y 2010, los archivos creados en Excel 2013
se guardan en formato Office Open XML. Excel 2013, por defecto, asigna
a sus archivos la extensin .XLSX, este es un formato de archivo seguro,
que no admite la grabacin de macros ni controles ActiveX.
Si queremos guardar un archivo que contiene macros debemos utilizar el
formato .XLSM. El problema con este tipo de archivos es que pueden
contener virus, por lo que no son seguros.
Los libros que guardamos con la extensin .XLSX no son compatibles con
versiones anteriores de Excel 2007-2013, pero, como dijimos antes,
podemos guardarlos en formato para versiones previas, con la extensin
.XLS para Excel 97-2003.
Tengamos en cuenta que al guardar el archivo con este formato se
perdern las caractersticas especiales de Excel 2013 que no aparecen
en las versiones anteriores.
Excel 2013 tambin ofrece la opcin de guardar en el formato .PDF
(Portable Document Format) o .XPS (Open XML Paper Specification). Esta
alternativa puede ser de gran utilidad cuando, por ejemplo, deseamos
enviar o compartir archivos, y queremos conservar su formato original y
evitar que los datos sean alterados. Para esto, nos dirigimos al men
Archivo/Exportar/Crear documento PDF/XPS y en el cuadro de dilogo
que se abre indicamos el nombre de archivo y la ubicacin.
AUTOSUMA
Excel nos permite crear documentos dinmicos a travs de clculos
automticos que simplifican nuestro trabajo. Para empezar a conocer algunas
de las herramientas y soluciones que nos brinda este programa, vamos a
realizar una operacin de clculo sencilla, pero muy til.
PARA QU SE UTILIZA
Una de las funciones ms usadas en Microsoft Excel es la Autosuma, que
permite sumar dos o ms celdas, ubicadas en sentido horizontal o
vertical, de una manera simple, con solo hacer un clic. La funcin se
denomina de esta manera porque es capaz de calcular la suma de una
lista de nmeros de modo automtico.
La lista de datos puede estar en forma vertical, en las celdas de una
columna, o en forma horizontal, en las celdas de una fila, segn la
estructura que queramos darle. La ventaja de emplear una planilla de
clculo en vez de una calculadora es que no solo obtendremos un
resultado numrico sino que, adems, tendremos a la vista cada uno de
los datos que lo componen. Esto nos brindar mayor informacin de
manera rpida y ordenada permitindonos llevar el registro de infinitas
actividades de modo eficaz. Y si necesitamos modificar los datos en
algn momento solo tendremos que reemplazar el dato que haya
variado y la suma se actualizar automticamente, sin necesidad de
ingresar todos los datos otra vez.
Cmo se utiliza
Para realizar esta operacin debemos ingresar los datos que deseamos
sumar, ya sea en forma horizontal o vertical, situarnos en la celda vaca
siguiente y pulsar el botn Suma del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Se mostrarn los valores enmarcados por una lnea punteada para que
podamos identificar claramente cules son los datos que se estn
sumando. Para finalizar el clculo presionamos la tecla ENTER.