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COORDINACIN ACADMICA
Autores:
G/M Contreras Rodrguez E.
C.I: V- 25.156.423
G/M Ypez Bejarano K.
C.I: V- 24.418.580
Maracay, de 2016
CAPTULO I
EL PROBLEMA
Durante los ltimos aos, las organizaciones se han beneficiado con los avances
tecnolgicos surgidos como consecuencia de la incorporacin del hombre a la era de
la informtica, tal integracin ha logrado producir un manejo eficiente de la
informacin a travs de la utilizacin de sistemas automatizados que han ayudado a
controlar los requerimientos de comunicacin, facilitando el flujo de datos; recurso
esencial dentro de cualquier organizacin.
Adems, la sociedad actual est caracterizada por las rpidas transformaciones
en todos los campos. La informtica constituye uno de los factores fundamentales
para el progreso, y su desarrollo acelerado ejerce una gran influencia en las relaciones
econmicas, polticas, educativas y sociales de la humanidad. De este constante
cambio y desarrollo, se presencia como ejemplo, la posibilidad de disear, crear y
utilizar sistemas informticos en beneficio de las labores sociales. Por lo que en la
actualidad muchas organizaciones han dejado de desarrollar sus actividades de forma
manual, puesto que poseen un sistema automatizado que les permite llevarlas a cabo
de forma rpida y operativa. De esta forma, dichos sistemas permiten a las
organizaciones planificar contenidos, ofrecer, informar, o vender productos y
servicios al resto del mundo. Es importante sealar que al momento de implementar
una automatizacin en una determinada organizacin, ste deber disearse segn las
necesidades de la misma, para su til implementacin.
En otras palabras, para estar a la vanguardia del mundo actual hay que ajustarse
al desarrollo y crecimiento del entorno tecnolgico, como mecanismo de acceso a la
informacin bajo parmetros de rapidez, privacidad, confiabilidad y eficiencia, tal
que permitan un desarrollo acorde dentro de las instituciones y contribuya al
desarrollo nacional. Esta realidad viene siendo asumida por las organizaciones
mundiales, entre ellas, las instituciones de educacin superior, establecimientos
generadores y promotores de conocimiento que asumen la tecnologa, como
herramienta para optimizar sus procesos internos.
Es por ello, que las instituciones y organismos pblicos deben contar con
apropiados mtodos y procedimientos que faciliten y mejoren la adquisicin,
conservacin, mantenimiento y desincorporacin de bienes materiales, para que
brinden informacin relevante, oportuna y veraz. Desde esta perspectiva, la
implementacin de sistemas automatizados se constituye en una alternativa real y
eficiente para mejorar los resultados de la gestin y un mejor desempeo laboral.
A este respecto, Aguilar (2006) define los sistemas computarizados como un
grupo de elementos integrados (personas, procedimientos y equipos), que funcionan
de manera conjunta para apoyar la toma de decisiones y las actividades en una
organizacin o en una situacin personal (p.32).
Visto de esta manera, los sistemas de informacin aplicados a un departamento
de almacn apoyan el control interno del flujo de materiales, productos y bienes de
una organizacin, al unificar de forma computarizada el conjunto de procesos que,
operando sobre una coleccin estructurada de datos de acuerdo a las caractersticas de
cada organismo, recopila, elabora y distribuye parte de la data necesaria para lograr la
informacin que sustente las operaciones; as como para las actividades de direccin
y control correspondiente, apuntalando al menos en parte la toma de decisiones
necesarias para desempear las funciones y los procesos de negocios de acuerdo con
la estrategia corporativa establecida.
Referente a lo expuesto anteriormente, se hace necesario para las organizaciones
poseer sistemas automatizados y as lograr el desarrollo de sus funciones eficiente y
eficazmente. Es por esto, que surge la necesidad de disear un sistema de informacin
automatizado para el registro y control de los bienes muebles que se encuentran en el
ncleo de Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica Militar Bolivariana
lo que ser til para un mejor desempeo laboral. Esta necesidad surge de la
observacin realizada por los investigadores dentro del departamento de control y
registro de bienes nacionales, puesto que este proceso es realizado manualmente, lo
que causa emplear ms tiempo, y adems no es el ms adecuado para administrar
patrimonios de la nacin.
Ahora bien, en atencin a esta situacin, se ha considerado pertinente ejecutar
una investigacin dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes: Cmo se
lleva a cabo el registro y control de los bienes nacionales muebles del ncleo de
Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica Militar Bolivariana del Estado
Aragua?, Qu estrategia se utilizar para capacitar al personal que estar encargado
del manejo del sistema automatizado? y Qu beneficio traera consigo la
implementacin de un sistema de informacin automatizado para el registro y control
de los bienes nacionales muebles del ncleo de Comunicaciones y Electrnica de la
Academia Tcnica Militar Bolivariana del Estado Aragua?
Objetivos de la investigacin
General
Disear un sistema automatizado para el registro y control de bienes nacionales
muebles para el ncleo Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica
Militar Bolivariana del Estado Aragua.
Especficos
Diagnosticar la situacin actual en el que se encuentra el registro y control de los
bienes nacionales muebles del ncleo Comunicaciones y Electrnica de la Academia
Tcnica Militar Bolivariana del Estado Aragua.
Capacitar al personal que se encargar del manejo del sistema de informacin
automatizado para la puesta en marcha del mismo en el departamento de bienes
nacionales del ncleo Comunicaciones y Electrnica de la Academia Tcnica Militar
Bolivariana del Estado Aragua.
Implementar el sistema ya probado en su plataforma de operacin.
Justificacin de la investigacin
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
Bases Tericas
Tipos de Sistemas
Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologas para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas caractersticas bsicas y segn Chiavenato
(1999):
1. Sistemas fsicos o concretos: cuando estn compuesto por equipos, maquinarias,
objetos y cosas reales.
2. Sistemas abstractos: cuando estn compuestos por conceptos, planes, hiptesis e
ideas.
En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
1. Sistemas cerrados: son los sistemas que no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, pues son hermticos a cualquier influencia ambiental.
2. Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el
ambiente, a travs de entrada y salida.
Sistemas de informacin
1. La entrada: es la que se importa del medio que rodea al sistema y que constituye el
elemento o componente impulsor para el funcionamiento del sistema, al
caracterizarse como fuerza alimentadora de este.
2. El procesamiento: se cumple las acciones para procesar y transformar la energa
disponible conforme a los fines y objetivos del sistema, es decir, la transformacin de
la entrada en producto. Incluye proceso de transformacin que convierte las entradas
en salidas.
3. La salida: es el resultado de un proceso transformado. Es la salida y constituye la
finalidad para la cual se programaron y operacionalizaron los componentes y las
necesarias relaciones del sistema. Al ser la salida lo esperado, es por tanto congruente
con el objetivo.
Se infiere que a travs de estas etapas el sistema automatizado de informacin
facilita el soporte de las funciones organizacionales y toma de decisiones en cualquier
organizacin.
Los sistemas de informacin tienen una serie de funciones las cuales dictan su
comportamiento. Estas pueden enumerarse de la siguiente manera:
1. Procesar transacciones: recolectar, clasificar, ordenar, resumir y almacenar los datos
producidos por las transacciones que tienen lugar la realizacin de actividades en la
organizacin.
2. Definicin de archivos: almacenar los datos capturados de acuerdo a los siguientes
parmetros: (a) estructura de almacenamiento adecuado a travs de un mtodo que
facilite el almacenamiento, actualizacin y acceso de datos y (b) dispositivos de
almacenamiento apropiados.
3. Mantenimiento de esos archivos: revisin peridica, actualizando la informacin;
insertando, modificando, eliminando datos.
4. Generar reportes: sta produce la informacin requerida por los diferentes centros de
informacin de la empresa. Entre los diferentes tipos de reportes se tienen los
siguientes:
a. Reportes de errores: es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas
presentadas por el sistema.
b. Reportes de actividad: es aquel que informa de las actividades normales.
c. Reportes regulares: son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.
d. Reportes de excepcin: son aquellos que como su mismo nombre informan de
situaciones excepcionales.
e. Reportes especiales: surgen en situaciones especiales.
f. Reportes no planeados: salen sin previo aviso, surgen en situaciones excepcionales o
especiales.
5. Procesar consultas: parte de la informacin requerida por los usuarios, responde a
interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que
no requieren un formato complejo como el de reportes.
6. Mantenimiento de la integridad de los datos: los datos mantenidos por el sistema de
informacin deben ser confiables y veraces, por lo que una de sus funciones es
garantizar su proteccin contra accesos indebidos o no autorizados y modificaciones
malintencionadas.
Sistema Automatizado
Base de datos
Dentro de este orden de ideas, Senn (1992), define una base de datos como una
coleccin integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que
estos sean accesibles para mltiples aplicaciones. Cabe destacar, la importancia de las
bases de datos pues son de gran utilidad en el sistema de informacin automatizado;
por medio de ellas es posible el almacenamiento, recuperacin y consulta de datos.
Segn Martn (1994) los objetivos de una base de datos son los siguientes:
Control de inventario
Los inventarios estn representados por cantidades almacenadas de materiales, y
es por esta razn que se hace necesaria la puesta en prctica de un control que
minimice los costos y al mismo tiempo ofrecerle al pblico el producto
eficientemente y sin demora. La ejecucin del control de inventarios depende de
varios miembros importantes de la institucin, como por ejemplo, el departamento de
contabilidad, administracin y compras, todos ellos tienen opiniones distintas al
control de inventarios.
En consecuencia,
Este sistema se encarga de regular en forma ptima la exigencia de los
almacenes, tanto por herramientas y materias primas como por productos
terminados. Este a su vez protege a la empresa de costos innecesarios por
acumulacin o falta de existencia en el almacn. (Colidan, 1994, p.186).
No obstante, Redondo (2005), expresa que para que exista un control adecuado
de inventario se debe:
a. Procurar que el control de inventarios se realice por medios de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos.
El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de
tener actualizadas las existencias tanto en cantidad como en precio. (b)
establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancas al
almacn. (c) mantener un estricto control y registro sobre los inventarios
propiedad de la empresa que se encuentren depositados fuera de sus
instalaciones. (p.653).
Software Libre
El software libre es aquel que una vez obtenido, puede ser usado, copiado,
estudiado, modificado y redistribuido libremente. (Annimo, s/f). Los usuarios de
este software tienen cuatro libertades esenciales de uso; estas son:
1. La libertad de ejecutar el programa como se desea, con cualquier propsito (libertad
0).
2. La libertad de estudiar cmo funciona el programa, y cambiarlo. (libertad 1). El
acceso al cdigo fuente es una condicin necesaria para ello.
3. La libertad de redistribuir copias para ayudar al prjimo (libertad 2).
4. La libertad de distribuir copias de sus versiones modificadas a terceros (libertad 3).
Esto permite ofrecer a toda la comunidad la oportunidad de beneficiarse de las
modificaciones. El acceso al cdigo fuente es una condicin necesaria para ello.
Bases Legales
Segn Prez, (2001), las bases legales son un instrumento jurdico del
contenido de la investigacin donde se indica la parte legal del trabajo, sealando la
Ley y los artculos que establecen las bases legales de la misma (p.45).
En las bases legales, se incluyen todas las referencias legales que soportan el
tema o problema de investigacin. Para ello, se pueden consultar: (a) la Constitucin
Nacional; (b) las Leyes Orgnicas; (c) las Gacetas Gubernamentales; entre otros
dispositivos apropiados.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999)
Artculo 131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento
de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio
pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa
til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las
operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en
concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as
como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas.
Artculo 19. Son bienes nacionales: 1.- Los bienes muebles o inmuebles, derechos y
acciones que por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin al
constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o
adquiera la Nacin o se hayan destinados o se destinaren en algn establecimiento
pblico nacional a algn ramo de la Administracin Nacional. 2.- Los bienes muebles
o inmuebles que se encuentren en el territorio de la Repblica y que no tengan dueo.
Bienes Nacionales : Son los bienes muebles, inmuebles, derechos y acciones que por
cualquier ttulo forman parte del patrimonio de la Nacin y son considerados bienes
patrimoniales del Estado, pueden ser objeto de cualquier negociacin privada o
patrimonial.(De Faras, s/f).