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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL

SERVICIO DE ODONTOLOGIA
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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTAL
ABREGO, NORTE DE SANTANDER
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INTRODUCCION

En la asistencia mdica la concepcin de CALIDAD se ha definido como un


fenmeno multidimensional y complejo que incluye varios y diversos conceptos.
En forma genrica la buena asistencia medica se define como la practica racional
basada en las ciencias medicas y aplicacin de todos los servicios de la medicina
moderna a las necesidades de la poblacin; de ellos se desprende que la
asistencia medica de calidad incorpora un mtodo cientfico que detecta los
problemas mediante diagnostico correctos e instaura la terapia apropiada con el
objeto de satisfacer las necesidades del paciente.

El control de la calidad de la asistencia mdica analiza los tres componentes de la


misma; estructura, proceso y resultado, estableciendo una relacin funcional: una
buena estructura aumenta las posibilidades de un buen proceso, y un buen
proceso aumenta las posibilidades de un buen resultado.

El montaje del Sistema Obligatorio de Garanta a la Calidad en Salud, consta de


una serie de etapas a travs de las cuales se crean condiciones propicias para el
surgimiento de procesos autogestionarios de evaluacin y mejoramiento de la
calidad en la organizacin.

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En primer lugar le corresponde a la Gerencia de la Institucin realizar los ajustes


de estructura organizacional para crear la dependencia a la cual asignara la
responsabilidad de los procesos de evolucin y mejoramiento de la calidad.

La categora jerrquica y la planta de cargos de esta reparticin dependern de la


estructura orgnica de la ESE HRNO de su magnitud como organizacin y de la
disponibilidad de recursos.

Es recomendable que esta dependencia se ubique a nivel de staff con respecto a


la Gerencia, en lugar de depender de ella en forma directa. De esta manera se
asegura la independencia de las actuaciones y se define de entrad, su perfil en la
organizacin: el ente asesor y no punitivo.

Una vez creada la dependencia y el plan de cargos, se proceder a establecer un


soporte normativo que le otorgue legitimidad administrativa, esto implica que se
deben definir claramente sus objetivos, competencias y funciones dentro de la
organizacin y en lo posible avalarlos mediante un acto administrativo.

En segundo lugar se deben establecer las condiciones para que el ente creado no
se convierta en una figura de papel. Es preciso movilizar una serie de recursos
(planta fsica, materiales, equipos, etc.) y definir el talento humano necesario para
emprender el desarrollo del sistema.

En la seleccin de la persona o personas que integraran este equipo deben


primar los aspectos tcnicos por encima de cualquier otra consideracin.

La tercera etapa marca inicio de las labores del equipo de calidad. La tarea inicial
de este grupo consiste en asesorar a la organizacin para disear y aplicar un

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Plan de Desarrollo Institucional que responda a la realidad y a las necesidades de
la entidad, lo cual implica desarrollarse a travs de un proceso estratgico y
participativo, es decir, un trabajo comprometido que involucre a toda la
organizacin, incluyendo a los usuarios, en la realizacin de un diagnostico
primario de calidad, en orden de prioridades.

A partir de este diagnostico primario se definen los objetivos generales y


especficos del mejoramiento de calidad.

El paso siguiente consiste en establecer un conjunto de procesos de auditoria en


salud, los cuales constituyen en lo sucesivo, una de las tareas fundamentales del
equipo de calidad.

El objetivo bsico es el realizar el seguimiento de los Planes de Desarrollo


Institucional: Dos de las actividades claves del proceso de auditoria de las
entidades aseguradoras, ser la verificaron del cumplimiento de los requisitos
mnimos esenciales en toda la red de servicios y la evaluacin del sistema de
referencia y contrarreferencia.

A partir de estas actividades y evaluaciones se proceder a concretar con la alta


gerencia una serie de gestiones tendientes a intervenir los problemas prioritarios
de calidad.

La Auditoria en salud concebida de esta manera deja de ser actividad


desordenada, que quiere decir abarcar todos los frentes, para convertirse en un
proceso planificado y sistematizado orientado por objetivos claros y apoyados en
una informacin oportuna y confiable, como instrumento bsico para el logro de
las metas.

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El resultado de la auditoria no puede ser informes fros, cargados de resultados
negativos y de propuestas y sanciones; en su lugar los equipos de auditoria deben
ser promotores del cambio, generadores de planes de mejoramientos y asesores
para su cabal implantacin.

En la medida en que se van logrando los objetivos iniciales, ser necesario cubrir
otras arreas, establecer nuevas prioridades, modificar los instrumentos de
evaluacin, aumentar el nivel de exigencia de los estndares, etc.

Finalmente cabe recordar que la bsqueda de la calidad no debe ser


responsabilidad exclusiva de los equipos de auditoria en salud.

La calidad de una institucin de salud debe ser una meta y un compromiso de


todos los funcionarios de la institucin.

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CE-O-01

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA
(Responsable)

1 o Solicitar el carn de seguridad social, documento de


identidad para verificar activacin en LA BASE DE DATOS
dadas por las diferentes EPS, y as determinar el tipo de
contratacin sostenida con la ESE HRNO.

2 o Al no presentar ningn tipo de carn de seguridad social, se


le prestara el servicio CON TARIFA PARTICULAR.

3 o Si el usuario est afiliado a una EPS con contrato por


capitacin, se proceder a asignar la cita por Odontlogo.

4 o Los afiliados a la EPS, que tengan un tipo de contrato por


evento, se le solicitara la respectiva autorizacin para
brindarle una atencin oportuna o en defecto se remite a su
IPS de referencia.
OFICINA DE CITAS
5 o Informar de la disponibilidad y oportunidad de citas y los ( Auxiliar de Citas)
odontlogos que laboran en dicha rea para que sea de
eleccin por el usuario.

6 o Seleccionar el da, la hora y el odontlogo de preferencia.

7 o Anotar en el LIBRO DE CITAS, registrando el nombre del


paciente, identificacin, empresa, da y hora de la cita.

8 o Informar al usuario el lugar de la atencin de acuerdo al


odontlogo en la cita asignada.

9 o Hacer nfasis al usuario de la puntualidad de la cita para


evitarles inconvenientes en su atencin.

10 o Enviar el usuario a pagar su cuota moderadora respectiva en


los contratos con EPS_C.

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-01

Parte 2.

11 Proceder al diligenciamiento de la apertura de la historia


clnica de acuerdo a la norma legal vigente, si el usuario es
de primera vez.

12 Trasladarse al archivo del rea y buscar las historias CONSULTA EXTERNA


clnicas correspondientes de los usuarios conocidos o que (Auxiliar de Odontologa)
han consultado previamente.

13 Recepcionar, revisar, organizar las historias clnicas y dejar


todo preparado en el consultorio del odontlogo que va
atender las citas asignadas.

14 Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacar


fotocopia del carne, el documento de identidad y la
autorizacin en los contratos por eventos. OFICINA DE
FACTURACION
15 Realizar la respectiva facturacin de la consulta (Cajera/Facturadora)
odontolgica una vez atendidos los pacientes con base a
los procedimientos realizados con cargo a la
EPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuota
moderadora para los afiliados del rgimen contributivo.

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR


ODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-02

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA
(Responsable)

1 Solicitar el carn de seguridad social, documento de


identidad para verificar su activacin en la base de
datos suministrada por las EPS y as determinar el tipo
de contratacin sostenida con la ESE.

2 Si el usuario est afiliado a una EPS y tiene contrato por


capitacin, se proceder a asignar la cita por
odontlogo.

Si el usuario es afiliado a una EPS, cuyo tipo de


contrato es por evento, se le solicitara la respectiva OFICINA DE CITAS
3 autorizacin para brindarle una atencin oportuna o en (Auxiliar de Citas)
defecto se remite a su IPS de referencia.

Si el usuario no presenta ningn tipo de carn, se


4 proceder a brindarle atencin si lo desea con TARIFA
PARTICULAR.

5 Solicitar fotocopia del carne, el documento de identidad y


la autorizacin en los contratos por eventos.

6 Enviarlo al consultorio de odontologa que corresponda.

7 Diligenciar la parte de identificacin de la historia clnica


odontolgica, si el usuario consulta por primera vez, de
acuerdo a las normas tcnicas legales vigentes.
CONSULTA EXTERNA
8 Buscar la historia clnica en el archivo, si el usuario ya ha (Auxiliar de Odontologa )
consultado anteriormente, de acuerdo a las normas que
rigen el manejo de archivo.

9 Pasar la historia clnica al consultorio odontolgico


correspondiente, donde ser atendido.

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR


ODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-02

Parte 2.

11 Enviar los pacientes a la oficina de facturacin con el


Formato de Actividades Realizadas, una vez atendidos por
el odontlogo.

12 Recepcionar, revisar, organizar las historias clnicas de los CONSULTA EXTERNA


pacientes atendidos para archivarlas. (Auxiliar de Odontologa)

13 o Solicitar a los pacientes entregar copia de la facturacin


realizada

14 Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacar


fotocopia del carne, el documento de identidad y la
autorizacin en los contratos por eventos. OFICINA DE
FACTURACION
15 Realizar la respectiva facturacin de la consulta (Cajera/Facturadora)
odontolgica una vez atendidos los pacientes con base a
los procedimientos realizados con cargo a la
EPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuota
moderadora para los afiliados del rgimen contributivo.

16 Enviar a los pacientes al consultorio de odontologa a


presentar copia de la facturacin realizada.

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NOMBRE DEL PROCESO: ATENCION POR ODONTOLOGIA.

CODIGO: CEO-03

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA
(Responsable)

1 Recepcionar las historias clnicas y colocarlas en los


consultorios correspondientes. CONSULTA EXTERNA
2 Confirmar la asistencia del usuario, verificar su pago de la (Auxiliar Odontologa )
cuota moderadora en el usuario del rgimen contributivo y
registrar su asistencia en el libro de citas.

3 Llamar y recibir al paciente de acuerdo a la hora asignada


en la cita.

4 Realizar la atencin solicitada, de acuerdo a las normas


tcnicas legales vigentes.

5 Registrar todos los eventos en la historia clnica y la


atencin en el RIPS correspondiente, de acuerdo a las
normas legales vigentes.

6 Tomar una de las siguientes conductas:

Tratamiento indicado segn lo encontrado en su consulta


de primera vez con sus respectivas recomendaciones o CONSULTA EXTERNA
controles. (Odontlogo General)
Remisin ambulatoria a un segundo o tercer nivel de
atencin segn el caso.
Remisin al servicio de urgencia de nuestra IPS, para su
valoracin y/o hospitalizacion segn el caso.
Requiere examen de ayuda diagnstica.

7 Segn la conducta tomada se proceder a realizar lo


siguiente:

Si el tratamiento es ambulatorio, se diligenciara la historia


clnica odontolgica segn las normas tcnicas
establecidas, dndole la educacin segn el caso. Incluye
el odontograma de primera vez.

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NOMBRE DEL PROCESO: ATENC ION POR ODONTOLOGO GENERAL.

CODIGO: CEO-03

Parte 2.

Si requiere remisin ambulatoria se diligenciar el


FORMATO DE REMISION-CONTRARREMISION, de
acuerdo a las normas establecidas en el sistema de
referencia y contrarreferencia y se enviara a la IPS de
referencia.
Si necesita remisin de urgencia y/o hospitalizacion se
le informara a la auxiliar de odontologa y se notificara CONSULTA EXTERNA
al servicio de urgencia y/o hospitalizacion al medico de (Odontlogo General)
turno y lo enviara con las recomendaciones segn el
caso.
Si requiere examen de apoyo diagnostico, diligenciar la
solicitud del examen registrando nombre completo del
usuario, fecha, diagnostico, empresa y los estudios que
solicita segn el caso.
8 o Enviar al paciente a la oficina de facturacin una vez se
haya atendido con el Formato de Actividades realizada.

9 Realizar el respectivo copago a los usuarios del


vinculado, si la conducta tomada es tratamiento
ambulatorio de endodoncia, exodoncia u operatoria, de
acuerdo a la afiliacin al sistema de seguridad social. Si
es particular pagara la tarifa establecida. FACTURACION
10 Sacar fotocopia del carne correspondiente y del (Cajera)
documento de identidad y realizar la facturacin.
11 Entregar copia del recibo de caja.
Enviar al paciente para odontologa.

12 Recibir el paciente con la facturacin y corroborar que lo


facturado sea el tratamiento ordenado.
13 Anotar en el formato de inasistencia, si el usuario no
asiste a la cita asignada CONSULTA EXTERNA
14 Remitir a la oficina de Auditoria Medica, la lista de (Auxiliar Odontologa)
inasistentes para darle el manejo que ello exige.
15 Retirar las historias clnicas de los consultorios mdicos
para su revisin, organizacin y posterior proceso de
archivo una vez terminada completamente la atencin
del usuario.
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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA
EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO
DE LA IPS.
CODIGO: CEO-04

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA
(Responsable)

1 Valorar al usuario que asiste al servicio de consulta


externa segn la evolucin clnica y/o respuesta al
tratamiento instaurado anteriormente.
2 Definir la conducta, estableciendo si las condiciones
actuales del paciente amerita atencin intrahospitalaria
de baja o mediana complejidad.
3 Diligenciar el formato de Remisin si amerita atencin de
segundo nivel de atencin.
4 Registrar toda la informacin pertinente en la historia
clnica del paciente, dejando claro los motivos por lo cual
amerita la atencin intrahospitalaria.
5 Registrar la atencin en el RIPS correspondiente
6 Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad
de la atencin intrahospitalaria.
7 Informar al paciente y/o familiares, la conducta tomada y
verificar la activacin del paciente al Sistema de CONSULTA EXTERNA
Seguridad Social.
(Odontlogo )
8 Realizar en el formato de rdenes mdicas la
hospitalizacion y enviarla al medico general de turno las
respectiva ordenes mdicas intrahospitalarias del
paciente, segn el caso y hacer seguimientos juntos.
9 Registrar en un recetario con original y copia, cada uno
de los estudios de apoyo diagnstico y los
medicamentos e insumos necesarios para el tratamiento
intrahospitalario.
10 Entregar a la auxiliar de odontologa, la carpeta de la
historia clnica del paciente, junto con el formato de
rdenes mdicas, frmula mdica debidamente
diligenciada y dems soportes correspondientes para ser
entregado en el servicio hospitalario.

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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA


EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO
DE LA IPS

CODIGO: CEO-04

Parte 2

13
Recibir la historia clnica completamente diligenciada
de acuerdo a la norma legalmente establecida, junto
con el formato de rdenes mdicas y frmula medica
debidamente diligenciada.
CONSULTA EXTERNA
14 Llevar la historia clnica junto al paciente al servicio (Auxiliar de
hospitalario correspondiente y hacer entrega de ello a odontologa)
la auxiliar de enfermera de turno, quien iniciara el
proceso de admisin al servicio de hospitalizacion de
acuerdo al manual de proceso normatizado.

15 Entregar al paciente en el servicio hospitalario por


parte de la Auxiliar de Odontologa y presentrselo al SERVICIO
Medico de Turno y/o Auxiliar de enfermera del HOSPITALARIO
16 servicio para su internacin. (Auxiliar Enfermera)
Realizar la admisin del paciente con base al
proceso normatizado en el servicio hospitalario.

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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION AMBULATORIA DEL PRIMER NIVEL
A NIVELES SUPERIORES DE ATENCION.

CODIGO: CEO-05

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA
(Responsable)

1 Valorar al usuario que asiste al servicio de consulta


externa segn la evolucin clnica y/o respuesta al
tratamiento instaurado.

2 Definir la conducta, estableciendo si las condiciones del


paciente amerita atencin de mediana o alta complejidad.

3 Diligenciar el formato de Remisin-Contra remisin, segn


los lineamientos establecidos por la norma (identificacin
del paciente, Resumen de la patologa, Impresin
Diagnstica, manejo realizado, justificacin de la remisin,
especialidad a la que se remite), si se determina que el
paciente amerita una atencin odontolgica de mediana o
de alta complejidad. CONSULTA EXTERNA
( Odontlogo)
4 Registrar toda la informacin pertinente en la historia
clnica del paciente, dejando claro los motivos por lo cual
amerita la atencin en niveles superiores de atencin.
5 Registrar la atencin en el RIPS correspondiente

6 Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad de


la atencin en nivel superior.

7 Solicitar al especialista consultado en el formato, que a


travs de la valoracin que realice, determine si las
condiciones del paciente amerita su atencin y
seguimiento o en su defecto realizar la respectiva contra
remisin de acuerdo a lo establecido en dicho proceso.

8 Informar al paciente y/o familiares de la red de servicio


disponible de acuerdo a la vinculacin del paciente al
Sistema de Seguridad Social.

9 Enviarlo a la IPS de referencia y/o a la Coordinacin de la


EPS de acuerdo a la especialidad solicitada y la
vinculacin al Sistema de Seguridad Social.

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NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA


CLINICA.

CODIGO: CEO-06

No ACTIVIDAD DEPENDENCIA
(Responsable)

1 Solicitar las historias clnicas de los pacientes de


consultas programadas y las enviadas para consultas
prioritarias remitidas del proceso del TRIAGE en
urgencias. CONSULTA EXTERNA
(Auxiliar de Enfermera)
2 Diligenciar la historia clnica, de acuerdo a las normas
tcnicas legales vigentes, si el usuario consulta por
primera vez.

3 Solicitar las historias clnicas para responder o adelantar


pasos inherentes al proceso de garanta a la calidad, AUDITORIA MEDICA
glosas y dems procesos administrativos que requiera su GERENCIA-
uso.

4 Buscar la historia clnica en el archivo, si el usuario ya ha


consultado anteriormente, de acuerdo a las normas que
rigen el manejo de archivo.

5 Localizar las historias clnicas de pacientes que hayan


CONSULTA EXTERNA
estado recientemente hospitalizado que no se
(Auxiliar de Archivo)
encuentren en el archivo de la IPS, por r parte de la
auxiliar de enfermera de servicios hospitalarios, quien
se encargara de buscarla y entregarla a la dependencia
que la solicito.

6 Registrar en el LIBRO DE SALIDA Y ENTRADA de


historias clnicas, cada una de las historias clnicas
solicitadas por los funcionarios que tienen acceso al
manejo de la misma. Deben registrar fecha y hora de
salida, nmero de la historia clnica, dependencia a
donde va la HC especificando para que medico si es
consulta externa, firma del funcionario de archivo que
entrega y firma del funcionario que recibe.

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NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA


CLINICA

CODIGO: CEO-06

Parte 2

7 Entregar a la auxiliar de enfermera y oficinas que CONSULTA


tienen acceso al manejo de la misma, cada una de las EXTERNA
historias clnicas solicitadas, previamente (Auxiliar de Archivo
enumeradas, contabilizadas y registrada su salida de
la dependencia de archivo.

8 Manejar las historias clnicas, de acuerdo a la


normatividad legal vigente con respecto a la custodia y AUDITORIA MEDICA-
conservacin de la misma. AUXILIAR DE
ENFERMERIA
9 Entregar las historias clnicas en el trmino mximo de
48 horas, una vez realizada la diligencia por la que fue
solicitada.

10 Recibir las historias clnicas, previa verificacin de la


buena conservacin, organizacin y presentacin de
la misma.
CONSULTA
11 Registrar en el libro de salida y entrada de historias EXTERNA
clnicas, la fecha de entrega, la dependencia que lo (Auxiliar de Archivo)
hace y la firma del funcionario que recibe la historia
clnica.

12 Custodiar las historias clnicas segn los parmetros


establecidos para el manejo del archivo.

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