BIDANG TUGAS UNIT SKIM PINJAMAN BUKU TEKS / SPBT

1. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks :

Mesyuarat diadakan dua kali iaitu di awal dan akhir tahun.
Pembahagian tugas pagi / petang.
Taklimat untuk guru kelas.
Pembahagian tugas pentadbiran :
Buku Stok (ikut tahun)
Pengedaran / pengumpulan
Buku rosak / hilang
Menubuhkan Pasukan Petugas SPBT (pelajar).

2. Borang permohonan SPBT :

Mengedarkan borang kepada setiap pelajar.
Borang yang lengkap dikumpul oleh guru kelas dan diberi kepada guru SPBT.

3. Mesyuarat Jawatankuasa SPBT bagi menentukan pelajar-pelajar yang layak mendapat bantuan
bagi tahun semasa.
4. Keputusan permohonan pelajar : Mengedarkan senarai nama pelajar yang layak dan gagal kepada
guru kelas.

Membuat pesanan buku :

Membuat pesanan pada pertengahan tahun ke Biro Buku Teks.
Mencadangkan pertukaran buku pada awal tahun (jika perlu).
Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.

Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual.

Pengedaran :
Mengedarkan mengikut tahun.
Menentukan tarikh pengedaran.
Mengesan kelancaran pengedaran
Mendapatkan borang dari pelajar yang baru masuk / bertukar sekolah.
Mengedarkan buku kepada pelajar-pelajar yang baru masuk.
Mampastikan borang SPBT telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar.
Mempastikan guru kelas telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar yang
layak.
Memastikan semua guru kelas telah melengkapkan borang pinjaman SPBT borang G
mengikut jadual.

Pengurusan Rekod dan Dokumen :

Menyelenggarakan fail yang kemaskini mengikut jenis.
Rekod buku stok yang kemaskini (ikut tahun).
Senarai tugas guru pengedaran / pengumpulan.
Menyimpan rekod, hapuskira, rosak dan hilang.

Pengurusan Keselamatan Buku

 Memastikan ada Bilik SPBT
Mengurus bilik SPBT.
Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT.
Peraturan mengedarkan ke sekolah lain.
Mempastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut oring.
Pengurusan pemulangan Buku Teks.
Menentukan tarikh pemulangan mengikut tahun.
Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh / tahun.
Melapor kepada Guru Besar / GPK HEM tentang proses pemulangan.
Peratus rosak / hilang.
Guru bertugas.
Hapus kira.
Kekurangan / lebihan.

Pengurusan Stok dan Inventori

Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pelajaran.
Menyimpan invois, bil dan pengesahannya.
Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat.
Mengemaskini inventori SPBT.
Mengisi oring maklumat kekurangan / lebihan buku ke PPD.

Cadangan Buku Bacaan Tambahan

Mendapatkan maklumat dari Ketua Panitia / Guru Kanan Mata Pelajaran.
Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan.
Mamaklumkan kepada Guru Besar / GPK HEM.

11. Menyediakan senarai buku teks bagi setiap kelas untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mendapat
pinjaman buku teks
12. Mengadakan buku stok SPBT dan mengemaskinikannya
13. Menerima dengan teliti buku-buku SPBT dari pembekal.
14. Memproses borang SPBT.
15. Agihkan buku SPBT serta mempastikan ianya disampul dengan baik dan kemas.
16. Mempastikan keselamatan buku-buku SPBT.
17. Merancang proses menghapuskira buku SPBT.
18. Merekod pengeluaran buku-buku yang dihapuskira di dalam buku stok
19 . Menjawab segala surat-surat yang berkaitan dengan SPBT.