Modelo Acta de Constitucin

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Acta de Constitucin
del Proyecto
Desert Water
Fecha: 23/09/2015

Carlos Augusto Rojas Ruiz modelo para ctedra segmento educativo

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Tabla de contenido
Informacin del Proyecto...........................................................................................3

Datos.............................................................................................................................................. 3

Patrocinador / Patrocinadores........................................................................................3

Propsito y Justificacin del Proyecto.......................................................................3

Descripcin del Proyecto y Entregables....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.......................................................................................................... 4

Requerimientos del proyecto.........................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y Restricciones..........................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto estimado...............................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobacin del proyecto.....................................................................6

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad........................................6

Gerente de Proyecto...................................................................................................................... 6

Niveles de autoridad....................................................................................................6

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................7

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Informacin del Proyecto

Datos

Empresa / Organizacin Picnic Land

Proyecto
Fecha de preparacin
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto
Transformar el concepto de picnic y llevarlo
al alcance de todos, brindando el servicio de
acompaamiento para todos los eventos de
celebraciones ya sea para personas naturales
o juridicas
18 Marzo de 2017
Todas las personas que deseen celebrar sus
fechas importantes
Lizeth Diaz Benavides
Lizeth Diaz Benavides

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departam Rama ejecutiva

ento / (Vicepresidencia)
Divisin
Lizeth Diaz Jefe de Comercial Mercadeo y publicidad
Benavides mercadeo

Propsito y Justificacin del Proyecto

Propsitos:
Dar a conocer un producto que pace la etapa de introduccin al
mercado luego tenga un crecimiento y llegue a su etapa de madurez
brindando confianza a los clientes potenciales, la comunidad, los
empleados y el gobierno. Hacer de la empresa una empresa pionera en
el mercado.
Justificacin:
Este proyecto da la posibilidad de experimentar la experiencia de
picnic en cualquier tipo de celebracin ya sean cumpleaos, baby
shower, despedidas de soltera, bautizos, reuniones familiares,
integraciones de empresas, entre otros eventos que harn de ese da
especial, aun mas especial, este mercado a pesar de tener tanta oferta
la demanda es muy grande ya que todos queremos celebrar ese da
especial.

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Descripcin del Proyecto y Entregables

1. Reuniones. Se realizar una reunin semanal presencial: Los lunes de 5:00

pm a 7:00 pm en un sitio designado por la lder del grupo con anterioridad,
con fin de hacer seguimiento al proyecto.
2. Comunicacin. La comunicacin oficial se realizar a travs del correo
electrnico el cual debe enviarse con copia a todos los miembros del grupo.
3. Mecanismo de toma de decisiones: Algunas decisiones se toman entre todos,
por medio de un consenso de grupo. Si un integrante NO se encuentra en el
momento de una reunin en donde hay consenso, se aprobar la decisin
tomada, deber aceptar y cumplir las decisiones que all se hayan tomado.
En caso de que la decisin que se debe tomar dependa en gran medida de la
persona ausente, el lder del grupo tendr la autoridad si as lo considera de
aplazar la decisin para la siguiente reunin.
4. Reporte de tareas. Compromiso de tener el avance de las tareas de cada
integrante los lunes antes de la reunin. El lunes en la reunin el lder del
proyecto har el seguimiento respectivo. Una vez culminada la tarea
asignada, cada miembro debe subir la tarea al repositorio del grupo y enviarle
la notificacin al lder de planeacin, para que realice el registro de
cumplimiento y ste informar al lder de calidad para que realice el control
de calidad y con el visto bueno de ste se envi la notificacin al lder del
grupo para que reporte las tareas y stas sean revisadas por el monitor y el
profesor de la asignatura.
5. Calidad de documentos: Todos los documentos generados deben ser
aprobados por el lder de calidad y luego revisados por la lder del grupo
antes de ser entregados o publicados.
6. Resolucin de conflictos: Si se presentan conflictos entre dos o ms personas
se podrn escalar al lder del equipo el cual podr personalmente intentar
solucionarlo, o podr ponerlo como un punto de la agenda de la reunin
semanal.

Requerimientos de alto nivel

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Requerimientos del producto

Al brindar servicios para una reunin de personas dentro las

expectativas del cliente es preciso dar seguridad en cuanto a la
alimentacin, maquinas empleadas, lugar de dichas reuniones. Los
productos a presentar deben dar todas las seguridades de calidad.
Como requerimiento tcnico es importante comprar una maquina o
fuente chocolatera de manejo industrial as como mquina para hacer
algodn de azcar.

Requerimientos del proyecto

Un requerimiento principal es adquirir un lugar para la elaboracin y

almacenamiento de productos, y almacenamiento de la maquinaria ya
adquirida

Objetivos
Objetivo Indicador
de xito
CUMPLIMI
Alcance: ENTO %

El alcance del proyecto incluye brindar acompaamiento y

herramientas que permitan festejar las fechas especiales con
seguridad, calidad y con un ambiente nico como lo es un picnic, el
alcance del producto se limita a los gustos y preferencia de los
clientes

Objetivo
Organizacin de Eventos
Buscar oportunidades de ahorro de costes
Cronograma (Tiempo)

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Objetivo Indicador
de xito
Costo
presupuesto global del proyecto
egresos Ingresos
maquina invercion $
fuente de $ inicial 2.000.000,00
chocolate tipo 300.000,00
industrial
maquina
algodn de $
azucar tipo 400.000,00
industrial
materiales( ute
ncilios,
$
manteles,
500.000,00
material
decorativo, etc
$
publicidad
200.000,00
$
imprevistos
600.000,00
$ $
2.000.000,00 2.000.000,00
Calidad

Otros

Premisas y Restricciones
Las premisas o supuestos del proyectos, son factores que, para efectos
de la planificacin, se consideran como ciertos, verdaderos o reales,
pero que podran cambiar luego.
PREMISAS VS RIESGOS, RESTRICCIONES YDEPENDENCIAS
Si se pueden tomar acciones para evitar las consecuencias de una
premisa, se considera y gerencia como un Riesgo Si la premisa no
puede ser cambiada, entonces se considera y gerencia como una
Restriccin
PREMISAS VS RIESGOS, RESTRICCIONES YDEPENDENCIAS
Si la premisa se expresa como depende de, requiere de, entonces
se considera y gerencia como una Dependencia
PREMISAS Y RESTRICCIONES COMO RIESGOSDEL PROYECTO
Un Riesgo es una condicin o evento incierto que, si ocurre, tiene un

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efecto negativo o positivo sobre los objetivos. Las Premisas son un

riesgo potencial porque representan un elemento incierto. Su
ocurrencia real o no, puede afectar al proyecto
PREMISAS Y RESTRICCIONES COMO RIESGOSDEL PROYECTO
Las Restricciones imponen condiciones a cumplir y por las que hayque
velar durante la ejecucin. No cumplirlas constituye un riesgo de no
cumplir con los objetivos del proyecto.
Segn el PMBOK, las restricciones (constrains) son el estado, calidad o
sentido de estar restringido a un determinado curso de accin o
inaccin. Una restriccin o limitacin aplicable, sea interna o externa al
proyecto, que afectar el desempeo del proyecto o de un proceso.
as restricciones vendrn dadas en temas como:
Fecha esperada de entrega del proyecto
Presupuesto mximo asignado al proyecto
Cantidad de recursos humanos y tcnicos disponibles
Requerimientos mnimos necesarios y esperados (Alcance)
Con los puntos anteriores se podrn negociar escenarios como:
Proyecto realizado por etapas (versionamiento)
Priorizacin de requerimientos
Negociacin para obtener disponibilidad de recurso humano clave

Riesgos iniciales de alto nivel

La Real Academia de la Lengua Espaola define el riesgo como la
Contingencia o proximidad de un dao. En sentido estricto, el riesgo
implica solamente la posibilidad de sufrir dao o prdida. En el
contexto del proyecto, la identificacin del riesgo tambin se refiere a
las oportunidades (resultados positivos) as como las amenazas
(resultados negativos). La administracin de riesgos son los medios a
travs de los cuales la incertidumbre se maneja de forma sistemtica,
para aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.
La informacin para determinar riesgo viene de:
Descripcin del producto. La naturaleza del producto del proyecto
tendr un efecto mayor en los riesgos identificados. Por ejemplo,
los productos que implican tecnologa probada, en igualdad de
circunstancias, implicarn menos riesgo que productos, cules
requieren innovacin o invencin.
Documentos/planes del proyecto: Las revisiones del documento de
alcance, del plan del proyecto, del plan de adquisicin del
personal, etc. pueden revelar riesgos.
Informacin histrica: Bases de Datos del proyecto, expedientes del
proyecto, experiencia del personal.
Entrevistas del Cliente y/o Usuario, as como de los estudios de

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viabilidad
Los riesgos asociados al producto del proyecto se describen a menudo
en trminos de su costo e impacto en sus calendarios.
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/conceptos_basicos_de_riesgo
s.html
Muchas veces queremos pensar en factores de riesgo posibles en
nuestro proyecto y no se nos ocurre nada. A continuacin se enumeran
21 riesgos tpicos en proyectos que te pueden ayudar a identificarlos:
Prdida de personal clave
Inexperiencia con la tecnologa
Lentitud en una toma de decisiones
Falta de proveedores confiables
Baja calificacin del personal
Reestructuracin Institucional
Cambios en las prioridades
Trabajos no programados
Recortes presupuestarios
Cambios en el proyecto
Supuestos no validos
Crisis econmica
Baja motivacin
Accidentes
Enfermedades
Desastres naturales
Problemas climticos
Resistencia al cambio
Oposicin comunitaria
Fallas en los servicios bsicos
Falta de servicios complementarios.
http://calidad.pucp.edu.pe/wiki-calidad/21-riesgos-tipicos-en-
proyectos#sthash.foygrFy0.dpuf

Cronograma de hitos principales

Hito La aplicacin Hitos permite planificar un Fecha tope
proyecto, administrar hitos y gestionar los elementos
entregables de un proyecto, ya que esta le permite
establecer las fechas clave para cada fase del
proyecto, as como asociar hitos a listas de tareas.
break

La aplicacin Hitos est presente en cada

proyecto que usted cree dentro de GroupCamp.

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Esta le permite crear y administrar los hitos dentro

de su proyecto. Puede asociar los hitos a las listas de
tareas, dentro de las cuales se pueden definir las
tareas que se deben llevar a cabo. Un hito es una
tarea de duracin cero que simboliza el haber
conseguido un logro importante en el proyecto. Los
hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y
constituyen un trabajo de duracin cero porque
simbolizan un logro, un punto, un momento en el
proyecto.
En el cronograma de nuestro proyecto deberan
existir varios hitos que informen la fecha estimada
en que pensamos cumplirlos, y que luego en la
ejecucin compararemos con la fecha real. En
muchos proyectos, se hace mencin solamente de
los hitos y es muy comn que slo los hitos le
interesen a un comit de directores que revisa
proyectos en una gran organizacin. En tal sentido,
los hitos son la forma ms abarcativa de monitorear
la ejecucin de un proyecto. Si alguien se est
construyendo una casa, inmediatamente toda la
familia habla de los hitos y no del cronograma: el
lunes completaron los cimientos, la semana que
viene terminan de colocar los pisos, ese da estar
finalizada la instalacin de gas, etc.
Dentro de los consejos tpicos, se recomienda
colocar algunos hitos dentro del plan solamente
como seal de que llegamos a un punto importante
en el proyecto. Estos hitos servirn como
herramientas de comunicacin para los
patrocinadores y dems involucrados. De esa
manera se define un tablero de control para todos
los proyectos, en el cual se indican, por ejemplo, los
hitos que hemos atravesado, cul se encuentra
cerca, cul est atrasado, etc.
https://iaap.wordpress.com/2007/01/24/hitos-
del-proyecto-milestones/

Presupuesto estimado
El presupuesto es el plan financiero estimado para un proyecto, para el

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cual se requiere administrar fondos. Este documento debe incluir los

gastos en los que se prev incurrir en un perodo de tiempo
determinado, como tambin el ingreso que se generar durante el
transcurso del proyecto. El presupuesto es un componente muy
importante de la propuesta, ya que constituye la imagen financiera del
proyecto. Un presupuesto bien concebido puede contribuir en gran
medida a la comprensin del proyecto por parte de la institucin
donante.
consiste en sumar el coste estimado de todas las actividades o
paquetes de trabajo y poder establecer una lnea base o plan de
referencia de costes. El presupuesto del proyecto constituye los fondos
autorizados para ejecutar el proyecto. El control de costes se harn en
base a este presupuesto autorizado y su lnea base correspondiente.
En este proceso tambin se obtienen los requisitos de financiamiento,
si los hubiera.
Segn las necesidades, el tipo y volumen del proyecto, la estimacin
de costes y la determinacin de un presupuesto base pueden
convertirse en un mismo proceso. Tambin ser variable el nmero de
personas que intervengan en estos procesos.
Para determinar el presupuesto de un proyecto sin cometer errores
debers sumar los costos que se hayan estimado para las actividades o
paquetes de trabajos establecidos en la estructura de desglose de
trabajo EDT), que es el proceso para dividir el proyecto en
componentes ms pequeos y fciles de gestionar. Estos datos te
permitirn realizar una lnea base de costo autorizada.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Alcance Comunicacin
Quien Como y hasta Como ser el esquema de
donde este comunicacin entre el
interesado interesado y el proyecto
afecta o se
ve afectado
por el
proyecto

Requisitos de aprobacin del proyecto

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Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

Divisin (Vicepresidencia)

Niveles de autoridad

rea de autoridad Descripcin del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)

Gestin de presupuesto y de sus

variaciones

Decisiones tcnicas

Resolucin de conflictos

Ruta de escalamiento y limitaciones de

autoridad

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
Divisin (Vicepresidencia)
Especificar

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma

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