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Planilla de clculo
4. Planilla de clculo
En el desarrollo de esta
materia se trabajar sobre
4.1- Componentes de la
interfaz de Excel
las capacidades de
procesamiento que nos
brinda el software de
aplicacin Microsoft Office,
el mismo es una suite
informtica de tipo
administrativo. Las planillas de clculo pertenecen a la categora Software de
En esta unidad vamos a Aplicacin y se pueden definir como una herramienta
estudiar la Planilla de
clculo Microsoft Excel. informtica que nos permite trabajar y operar en la
En este material de estudio
computadora con datos alfanumricos distribuidos en filas (que
se desarrollan las versiones se referencian mediante un nmero) y columnas (que se
2007 y 2010 de esta
herramienta, pero es muy referencian a travs de una letra), conformando una celda, de
importante aclarar que manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritmticas
siempre se trabaj sobre los
conceptos bsicos de cada de todo tipo de complejidad, y tambin grficos.
aplicacin, cuestin sta
que escapa puntualmente
de la versin especfica y el
nombre de la aplicacin. Todas las planillas de clculo se apegan a ciertos conceptos bsicos que
Es importante destacar, que debes comprender si deseas utilizarlos de manera efectiva. En las pginas
la real potencia del producto que componen este material, se desarrollan los comandos que son
se encuentra en el aplicables a cualquier planilla de clculo.
tratamiento de los datos,
para la resolucin de
distintos problemas que se
presentan en las actividades
personales y laborales.
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La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y
ordenar gran cantidad de informacin segn distintos criterios, como as
tambin realizar operaciones matemticas y estadsticas desde las ms
simples a las ms complejas.
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Referencias:
2. Barra de ttulo
4. Barras de desplazamiento
5. Zoom
6. Vistas de documento
7. Barra de estado
8. Ficha Archivo
9. rea de trabajo
Rango
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Hay tres tipos de rangos:
Edicin de datos
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2) Alfanumricos: nmeros y letras (se utilizan en los rtulos de filas y
columnas, ttulos, entre otros).
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Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan la celda
contigua tambin, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra
que indica la columna donde estamos trabajando y la siguiente; y el ancho
de la columna adoptar el tamao de la palabra u oracin ms larga de esa
columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la lnea que separa
la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado.
4.2 Formato
La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar
fcilmente.
4.2.1 Fuente
El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran
organizados en las celdas, las cuales han sido seleccionadas previamente.
Una vez que se has encontrado la fuente que buscas basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla.
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Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los
grupos Fuente, Alineacin y Nmero se abre el mismo cuadro de dilogo,
con la diferencia de la pestaa activa que muestra.
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4.2.2. Alineacin
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El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda
de mayor tamao y centra el contenido en la nueva celda. Para revertir
esta situacin se debe desactivar la casilla de verificacin del comando
Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado.
4.2.3 Nmero
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Cuando hablamos de formato de nmeros nos referimos a como se ve un
nmero en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un nmero en una
hoja de Excel, slo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el
nmero. El nmero en s mismo no cambia. Por ejemplo: all vimos que
cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el nmero
38846 que es la cantidad de das transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el
9/05/2006.
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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg.205, as como tambin el
Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 261.
4.2.4 Estilos
En la pestaa Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos
a nuestra tabla o celda, de modo que adquiera un aspecto elegante
rpidamente.
Formato Condicional
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posible aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente
para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder
identificarlas fcilmente en pantalla.
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Dar formato como tabla
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Estilos de celda
Una vez que tienes ese estilo de celda que se aplicar continuamente a tus
reportes, lo mejor es guardarlo para que se encuentre disponible en todo
momento. Solamente se debe seleccionar la celda que contiene el formato
adecuado y pulsar el botn desplegable Estilos de celda y seleccionar la
opcin Nuevo estilo de celda. Se mostrar el cuadro de dilogo Estilo.
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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 261 y el
Manual de Office 2010 Pgs. 223, 231.
4.2.5 Celdas
El grupo Celdas permite:
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Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas.
Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho
de columna, ocultar, proteger.
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4.3 Creacin de frmulas
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y con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una
celda, se debe colocar como primer carcter el signo igual (el signo igual =
le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula).
Si directamente escribimos la frmula omitiendo el signo, el Excel
considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumrico, por
consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadena de
caracteres, es decir, no realiza el clculo.
La celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca debe estar
incluida dentro de la frmula.
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#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar celdas que contienen
textos.
Utilizacin de parntesis
=(B4+30)/SUMA(G5:G7)
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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 283 as
como tambin el Manual de Office 2010 Pg. 207.
Clculo de porcentajes
Ejemplo:
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4.3.1 Referencias relativas y absolutas
Referencias relativas. Una referencia relativa de celda en una frmula
siempre conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula
y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una
celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda
en la frmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada,
cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas.
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Referencias absolutas (tambin se la denomina celda fija o congelada).
Una referencia absoluta de celda en una frmula siempre hace referencia a
la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada
dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia
absoluta de celda en la celda destino no vara. De forma predeterminada
cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y para
cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del
nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1.
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Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna
El propsito de absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una
haber utilizado referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras
este ejemplo que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se
sumando un valor, traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se
es para aclarar cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.
que no siempre se
utilizan referencias Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras
absolutas en el celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia
clculo de absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una
porcentaje. referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda
B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es entonces
=B$1.
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Observando el listado de empleados de la ferretera Blanco y las
actividades propuestas para realizar sobre dicha planilla:
1) En qu caso se necesita utilizar referencias relativas en las
frmulas?
2) En qu caso se necesita utilizar referencias absolutas en las
frmulas?
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4.4.1 Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales
ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados
argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o
grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas.
=Funcin( )
( ) se denomina argumento.
Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la
funcin se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento,
es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo
=suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer
=A1+B5.
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funcin misma, y cada uno de estos argumentos deber ser un valor
vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es
especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan
argumentos como la funcin HOY( ). Ntese que a pesar de no
tener argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el
parntesis de apertura como el de cierre.
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Se selecciona la categora en la lista desplegable y luego se selecciona la
funcin que se necesite.
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Ejercicio Prctico: al ejercicio que se vena resolviendo se le agreg como
actividad el clculo del Total a abonar por la empresa en funcin de los
Totales a Cobrar por empleado.
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Ahora se utilizar la funcin SUMA:
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Como se pudo observar, por ambos caminos se lleg al mismo resultado,
pero en este caso resulta conveniente utilizar la funcin porque en la
frmula se deben detallar cada una de las celdas.
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Explicacin y sintaxis de las funciones que se van a
utilizar en la materia
Sintaxis:
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplos
Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Observaciones
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Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o
celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las
celdas cuyo valor sea 0.
Ejemplos
PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplos
MIN(A1:A5) es igual a 2
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MIN(A1:A5;0) es igual a 0
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea
encontrar el valor mximo.
Ejemplos
MAX(A1:A5) es igual a 27
MAX(A1:A5;30) es igual a 30
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2; ...)
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es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesitas contar valores
lgicos, texto, o valores de error, usa la funcin COUNT.
Ejemplos
En el ejemplo siguiente,
CONTARA(A1:A7) es igual a 6
CONTARA(A4:A7) es igual a 4
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2; ...)
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Ejemplos
En el ejemplo siguiente,
CONTAR(A1:A7) es igual a 3
CONTAR(A4:A7) es igual a 2
Ejercicio prctico:
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Observando las actividades planteadas:
1) Cmo calcularas los resultados solicitados? A travs de frmulas
o funciones?
2) Qu funciones utilizaras en aquellos casos que sea necesario?
Qu argumentos colocaras en cada una?
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A continuacin se puede visualizar la planilla del ejercicio con las funciones
que se utilizaron editadas:
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Funciones de hoja de clculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI
Imagina que deseas crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el
nmero total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un
perodo determinado. Para contar el nmero de pedidos hecho, utiliza la
funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total
facturada, utiliza la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI.
Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterio)
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que
no estn en blanco.
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Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".
Ejemplos
CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2
CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
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correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento
rango_suma).
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
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Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si
dicho argumento es FALSO.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
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Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto
excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin
SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica
es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico
FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir,
despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de
cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones
Ejemplos
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Con las siguientes frmulas puedes escribir una frmula que compruebe si
te has excedido el presupuesto:
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Teniendo en cuenta que para calcular el valor de cada columna se debe
validar si se cumple una condicin u otra y en base a esto ejecutar una u
otra accin, qu funcin debes utilizar?
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Clculo columna Vacaciones:
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Est claro que para calcular ambas columnas se debe utilizar funcin SI
porque hay diferentes porcentajes de acuerdo al gnero y al valor de las
pelculas. Teniendo en cuenta la cantidad de posibles situaciones,
cuntas funciones SI se deben utilizar?
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Clculo columna Descuento:
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4.4.2 Tablas
Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y
tablas dinmicas.
Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja
ms fcilmente, tambin conocidas como tablas pivote son una
herramienta para el anlisis de datos dentro de una base de datos o tabla
de datos.
Las tablas dinmicas nos permiten resumir los datos e insertar un grfico
dinmico, las mismas consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es
dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos
origen.
4.4.3 Ilustraciones
Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen,
Imgenes prediseadas, Formas, SmartArt, Grfico y Captura.
Imagen
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Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del
cuadro de dilogo en el que la seleccionamos, si elegimos Insertar, sta se
guardar en el mismo archivo de documento.
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Si seleccionamos Insertar y vincular se guardar la imagen en el
documento y a la vez se crea un vnculo al archivo de la misma: si
sta se borra o renombra se usar la incrustada en la planilla.
Formas
Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta
de opciones correspondiente a la pestaa Insertar: se selecciona la que se
desea, se hace clic en la pgina y se arrastra el ratn hasta darle el tamao
deseado para despus soltar el botn.
Para modificar la Forma hacemos clic con el botn derecho sobre ella y
seleccionamos Formato de forma o Ms opciones de diseo.
SmartArt
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contienen se actualizan automticamente y se mantiene el diseo y el
borde original del diseo del elemento grfico SmartArt.
4.4.4 Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo,
tiene como objetivo facilitar tu interpretacin visualizando la informacin
en forma ms rpida y sencilla.
o Grficos de columna
Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los datos
a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal
y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de
grfico con los grficos de barra, donde la diferencia principal es que en los
grficos de barra las categoras aparecen en el eje vertical.
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o Grficos de lnea
o Grficos circulares
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Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel.
Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
o Grficos de Barra
o Grficos de rea
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valores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las
etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de reas
suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
o Grficos XY (Dispersin)
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o Grficos de burbujas
o Grficos de Anillos
4.4.5 Vnculos
El grupo Vnculos nos permite crear un hipervnculo o enlace a un archivo,
a una direccin de correo electrnico, a una direccin WEB, a un programa,
entre otras opciones.
4.4.6 Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en
Word Art, encabezado y pie de pgina, objetos, entre otras opciones.
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La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de
texto con formatos decorativos preestablecidos, los cuales pueden ser
modificados por el usuario.
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El botn Ordenar nos permite ordenar por ms de un criterio de
ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
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Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z),
descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado
como: lunes, martes, mircoles...
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Por ejemplo, si de acuerdo a este listado de empleados se desea visualizar
slo aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente:
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Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se
activa un filtro en otra columna, el Excel slo tiene en cuenta estos tres
registros.
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La siguiente sera la planilla resultante al aplicar los dos filtros:
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Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que
deseamos cada corte de subtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a
resolver podra ser la carrera.
Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es
seleccionar todas las celdas que formen al listado o bien posicionarse en
alguna de ellas.
Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las
opciones que se observan dentro del cuadro de dilogo
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Como resultado se observa que en nuestra hoja de clculo aparecen 3
cuadritos numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja, esto es porque
ha agrupado las informacin de nuestro archivo en 3 niveles, una (la
nmero 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la nmero2 es por
Carrera y por ltimo, la nmero 3 que nos muestra todos los datos que
tenemos.
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Para volver al listado original se debe hacer clic en el botn Quitar todos.
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Resolucin Actividad Nro. 3:
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4.5 Vnculo de hojas
Visualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de clculos
estn compuestas por varias hojas, con slo hacer clic en una de las solapas
que muestra el nombre de cada hoja, automticamente se abre, sin perder
los datos de la hoja que estaba trabajando. Ten en cuenta que cuando
grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las hojas.
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Hoja LISTADO
Hoja PORCENTAJE
Clculo de Aguinaldo
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Clculo de Aporte
Temas
Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los
estilos y elementos que componen la planilla. En un tema, por ejemplo, se
define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un
determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento,
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porque si hemos aplicado correctamente los estilos aplicarn formato por
completo con un solo clic.
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Bibliografa Lectura 4
Mediactive (2010) Manual de Office 2010. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor.
Pea Perez, Rosario y Perez Daz, ngel (2010) Microsoft Office 2010 Todo
prctica. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor
Imagen 1: http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm
Fecha acceso 24-10-2013
Fuentes consultadas
http://www.mastermagazine.info/termino/5264.php
http://exceltotal.com
http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-Funciones-
Basicas.htm
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms159640(v=sql.90).aspx
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/subtotales-funcion-subtotales-
HP010342929.aspx
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