Financiacin de eventos

Manual sobre la organizacin de eventos de los Captulos

Introduccin

La organizacin de un evento requiere una amplia planificacin y una serie de preparativos,

ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebracin del evento.
En la mayora de las ocasiones, la organizacin parece que funciona como un reloj, ya que
los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificacin
anticipada es la clave para que un evento de un Captulo sea todo un xito.

Establecimiento de la temtica del evento

Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la

organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de
marketing del evento. En trminos generales, un evento de un Captulo, como por ejemplo,
una conferencia regional para una comunidad tcnica en concreto, atraer a participantes
que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, as como a patrocinadores que
sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Adems, la temtica del evento o del seminario tambin determinar el tipo de los canales
de marketing que se utilizarn con fines publicitarios. Esto tambin se aplica al equipo de
organizacin que necesitar la temtica del evento para identificar de forma correcta los
participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarn el evento.

Seleccin de un lugar de celebracin

La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo

general, la envergadura se determina por el nmero de participantes, las actividades
realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposicin.

La ubicacin y el estndar de calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos

importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios
lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios
antes de tomar una decisin.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas
de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promocin in
situ de su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de
las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de direccin

Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el evento.

 Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebracin debe estar al tanto de todas las
actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el evento.

Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala.

No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para

ajustar/oscurecer secciones).

Posibilidad de controlar la luz natural.

Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes.

Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o ms

elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las
siguientes opciones:

Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico).

Micrfonos: sistema de solapa y pie de micro (n. necesarios).

Proyectores LCD y mandos a distancia porttiles.

Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin.

Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de vdeo.

Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.

Tomas de corriente (n. y ubicaciones en la sala).

Justifique su presupuesto. Realice una compilacin de todos los gastos, incluidos los que se
indican a continuacin:

1. Gastos de las instalaciones donde se celebrar el evento.

2. Gastos de los servicios de restauracin.

3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.

 4. Gastos de servicios de oficina.

5. Pliza de garanta.

6. Servicios gratuitos.

7. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En funcin de la
envergadura del evento, lugares de celebracin pueden ser las oficinas de un colega, un
auditorio o clase de la universidad, o un saln para eventos de un restaurante.

Si est pensando servir comida durante el evento, los gastos podran aumentar
considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sera
conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauracin en el
evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio ms elevado en lo que respecta
a servicios de restauracin, as que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar
comida a las instalaciones.

Creacin de una magnfica agenda

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es
importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en
una nica temtica y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de
muestra de un seminario de medio da tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:

8:00 a.m. Llegada y desayuno

8:45 a.m. Mensaje de bienvenida

9:00 a.m. Ponente de apertura

10:00 a.m. Descanso

10:15 a.m. Debates de paneles

11:30 a.m. ltimos comentarios

Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnfica agenda, los
asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cundo desean asistir a dichos
programas y cundo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando
establezca las fechas y las horas de su evento:

1. Los asistentes prefieren programas de maana para los seminarios.

 2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente despus del
trabajo.

3. Los martes y los jueves son los das predilectos para celebrar eventos.

4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.

5. Evite programar eventos en vacaciones y en vsperas de vacaciones.

6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: frjese una reputacin por comenzar y finalizar con
puntualidad.

Realice una lista de invitados adecuados

Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico objetivo de dicho
mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados,
incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarn una lista
principal de posibles invitados e informarn del evento a los medios de comunicacin. Esto
funcionar si trata de completar el nmero de asistentes maquillando las estadsticas.

Uno de los aspectos principales para lograr un xito de asistencia a su evento es invitar a
los posibles asistentes con antelacin, y recordarles el evento incluso si han confirmado su
asistencia. Es importante suscitar inters en torno al evento. Las invitaciones impresas
tradicionales son adecuadas, y hoy en da suele ser aceptable confiar en la tecnologa para
enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque:

1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.

2. Enve con antelacin un mensaje de reserve la fecha en el proceso de

planificacin (en papel o en formato electrnico).

3. Enve una invitacin detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la

agenda (en papel o en formato electrnico).

4. Vuelva a enviar la invitacin detallada con una nota personalizada (en formato
electrnico).

5. Llame a los invitados e invteles formal y personalmente al evento.

Marketing y publicidad del evento

El marketing del evento es la tarea ms importante y, con frecuencia, la ms desafiante en

la organizacin de eventos, y suele considerarse como el factor ms importante del xito de
un evento. Esto se debe a que el nmero de participantes en un seminario depende en gran
manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento logre
su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto
significa que deben adoptarse el posicionamiento adecuado del seminario y la estrategia
correcta de marketing para conseguir el nmero deseado de asistentes al evento.

La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos
holgados optan por opciones de marketing de pago, como los peridicos. Tambin pueden
enviarse comunicados de prensa a los principales peridicos, para dar a conocer el prximo
evento. Adems, tambin pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para
anunciar el evento en zonas muy transitadas.

Si utiliza publicidad impresa, el peridico o revista concretos que utilice deben tener el
pblico objetivo de su evento como principal base de lectores. Adems, todos los soportes
impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandes ventajas de
participar en el evento.

De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing de guerrilla tambin

puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podra realizar un
envo masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envo masivo de mensajes de correo
electrnico se ha convertido en uno de los mtodos ms rentables para llegar a grandes
audiencias. Esto es realmente til si el organizador del evento ya cuenta con una base de
datos.

Colaboracin con patrocinadores

Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuir a aumentar la

credibilidad de dicho evento, adems de reducir costes. Los patrocinadores tambin pueden
servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, adems, entre sus
clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler
del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos
patrocinadores solicitan adems que se comunique a los participantes un breve mensaje de
su empresa durante el evento.

Organizacin del personal y trabajo con los ponentes

Un seminario no tendra nunca xito sin las personas que lo organizan, o sin los ponentes
que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de
prestigio y buena reputacin, que ofrezcan a los participantes informacin importante para
su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus
presentaciones en Power Point, adems de informarlos con antelacin sobre los procesos
logsticos, el calendario y el pblico que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si
existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrfonos adicionales para
utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.
Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas
relacionadas con la acomodacin, el registro, la atencin al cliente y las finanzas.
Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar la
posibilidad de que se produzca alguna confusin o algn error. Para garantizar una
ejecucin impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Esto
puede garantizarse preparando una programacin detallada de los eventos, junto con la
descripcin de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un jefe de
proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempee sus
obligaciones de forma eficiente. Adems, se delega en el jefe de proyecto la autoridad
necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local,
los patrocinadores y los expositores que participen en el evento.

Los Captulos, en concreto, trabajan con un equipo de voluntarios, por lo que es

fundamental que una persona tome las riendas y acte como jefe de proyecto en la
organizacin del evento.

Da D: preparacin, registro, acomodacin, comentarios

Todos los preparativos y la planificacin del seminario, que constituyen el 80% del total del
trabajo necesario, producen en ltimo trmino el evento en s, que puede durar solo unas
horas o unos das. El da anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo est
conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrfonos,
proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener
preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un da
antes de su celebracin. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local,
incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el da antes del evento.

El da del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del
comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora
antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para
garantizar que todas las personas que accedan al evento estn autorizadas a hacerlo. Las
etiquetas de identificacin, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del
evento se entregarn en este punto, y los acomodadores mostrarn a los participantes sus
asientos.

El personal tambin ser responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los participantes

durante el evento. Por ltimo, deben distribuirse entre los participantes los formularios de
comentarios y, a continuacin, recogerse, para determinar su nivel de satisfaccin en todos
los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin
de mejorar en el futuro.

Ejemplo: un seminario

El seminario es quiz el evento que ms suelen organizar los Captulos. Y la mayor parte de
los seminarios tienen medio da o un da de duracin. Para los interesados en crear una lista
de control con el fin de planificar un seminario, a continuacin se ofrece una estructura de
alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario.
Y quienes estn planificando una conferencia de varias sesiones o varios das, pueden
adoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la planificacin del
seminario ser ms larga.

1. Confirmar el propsito del evento

Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegrese de conocer los objetivos
bsicos del evento:

1. Quin es el pblico?

2. Cul es el tema del seminario?

3. Dnde debe celebrarse?

4. Por qu asistir la gente?

5. Cul es la agenda del seminario?

El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha establecido

una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de prcticas
recomendadas, que ayudar al planificador de la reunin o del evento a no pasar por alto
ningn detalle de la planificacin del evento. Con herramientas de descarga gratuita,
ayudar a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles importantes. Entre
estos detalles se incluyen:

1. Perfil del evento (fecha, horario, ubicacin, contactos, etc.)

2. Informacin de contacto del organizador/coordinador del evento

3. Informacin de contacto de los proveedores

4. Perfil de los asistentes

5. Espacio necesario

6. Comida y bebida

7. Requisitos de equipos audiovisuales

8. Organizacin de la recepcin/sala

2. Creacin de un perfil de evento

Una vez que el planificador conozca los aspectos bsicos del evento en cuestin, es el
momento de buscar posibles lugares de celebracin para la reunin. Es muy importante
trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de
lugar de celebracin y el lugar ms cmodo para celebrar el seminario tanto para el
organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

Hotel local Centro de conferencias local Restaurante privado Club privado

Museo/galera de arte

3. Descripcin de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el lugar de

celebracin.

La mayora de los encargados de los lugares de celebracin estarn encantados de ofrecerle

un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de
restauracin necesitar la siguiente informacin:

Posible(s) fecha(s) del evento

Nmero de asistentes

Estilo de la organizacin de la sala (aula, forma de u, etc.)

Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje)

Requisitos de comida y bebida

Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrfonos, etc.)

Organizacin de la sala

4. Confirmacin y/o desarrollo de la agenda

Es muy importante que la persona encargada de la planificacin del evento trabaje

estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiar con
frecuencia desde el momento de la conversacin inicial hasta el mismo da del evento. El
planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los
encargados del lugar de celebracin para garantizar que todo transcurre sin problemas.

5. Confirmacin del acuerdo con el responsable del lugar de celebracin

Una vez el planificador sepa el nmero de asistentes y los requisitos logsticos del
seminario, deber conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayora de
los acuerdos deberan ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los
requisitos de comida y bebida hasta un determinado nmero de das antes del evento. Sin
embargo, muchos acuerdos limitarn hasta qu punto podra reducir un grupo las
cantidades, de modo que debe hacer un clculo correcto.

6. Creacin de materiales y comunicaciones de evento

Se trata de un elemento en el que algunos planificadores estn involucrados y otros no.

Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones sern los responsables de lo
siguiente:

Crear invitaciones a eventos

Imprimir la agenda y otros materiales

Garantizar regalos/sorteos para los asistentes

Crear identificaciones

Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con
la logstica

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe
seguir. Se incluye la confirmacin de lo siguiente:

Oradores del evento

Requisitos de equipos audiovisuales del evento

Nmero de asistentes al evento

Funciones y responsabilidades del coordinador

Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias
veces)

8. Organizacin del evento

Asegrese de incluir en la programacin el tiempo necesario para la organizacin del

evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia: si el
seminario est programado por la maana, pregunte al contacto de ventas del lugar de
celebracin si su grupo podra organizar el evento la noche antes (pero no deje nada de
valor en un lugar pblico).
Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripcin,
identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.

Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y proporcionan
nuevas presentaciones que deben aadirse al programa Power Point 10 minutos antes del
evento.

9. Realizacin del evento

Una vez preparado, ser el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo siguiente:

Algunos asistentes siempre llegan pronto.

Algunos asistentes siempre llegan tarde.

Suele surgir algn tipo de problema tcnico.