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Introduccin
En este captulo se describe el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad de
Microsoft Dynamics AX y se presentan los mtodos de creacin y gestin
de proyectos.
Visin general
Utilice el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad para disear, crear,
gestionar, controlar y completar proyectos para su organizacin. Los proyectos
centrados en el cliente se pueden configurar basndose en el tiempo y el material,
o bien en un precio fijo. Tambin puede utilizar el mdulo para gestionar los
costes de proyectos internos y de inversin.
Todos los proyectos que cree pueden tener uno o varios subproyectos
o actividades formados a partir de la estructura de trabajo del proyecto.
Puede crear presupuestos y previsiones financieras para controlar los costes
y medir el rendimiento de los proyectos.
Lista de proyectos
La lista de proyectos contiene la lista de todos los proyectos de la empresa
actual y los directores de proyecto la utilizarn con frecuencia. Abra Gestin
de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos > Todos los proyectos.
Creacin de un proyecto
Los proyectos se pueden crear con o sin proyecto de plantilla. Para crear
un proyecto nuevo sin plantilla, abra Gestin de proyectos y contabilidad >
Comn > Proyectos > Todos los proyectos. En el Panel de acciones, seleccione
la ficha Proyectos. A continuacin, haga clic en Proyectos, en el grupo Nuevo.
Escenario
Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos.
2. En el Panel de acciones, seleccione la ficha Proyectos.
A continuacin, en el grupo Nuevo, haga clic en Proyectos.
3. En el formulario Crear proyecto, en la lista Tipo de proyecto,
seleccione Tiempo y material.
4. Especifique el Id. de proyecto KIWISP1.
5. Escriba el Nombre del proyecto Kiwi Speaker Installation
(Instalacin de altavoces de Kiwi).
6. En Grupo de proyectos, haga clic en TM1.
7. En Id. de contrato de proyecto, haga clic en
100201 Kiwi Conference Center.
8. De forma predeterminada, se toma automticamente
el campo Cliente.
9. Haga clic en Aceptar.
Campo Descripcin
Id. de proyecto Muestra el identificador del proyecto.
Nombre del proyecto Escriba un nombre para el proyecto.
Campo Descripcin
Grupo de proyectos Muestra el grupo de proyectos al que pertenece
el proyecto actual. Para cambiar el grupo de
proyectos, haga clic en Grupo de proyectos
en el grupo Configurar del Panel de acciones.
Tipo de proyecto Muestra el tipo de proyecto. El tipo de proyecto se
selecciona cuando se crea un proyecto. Los tipos
de proyecto se estudian en el captulo siguiente.
Etapa del proyecto Muestra el estado del proyecto en curso.
Para cambiar el estado del proyecto, haga clic
en Etapa del proyecto, en el grupo Mantener
del panel de acciones y seleccione otro estado.
Id. de contrato Seleccione el identificador del contrato del proyecto
de proyecto al que se adjuntar el proyecto.
Cuenta Seleccione la cuenta de cliente de la entrega
para el proyecto.
Correo electrnico Especifique la cuenta de correo electrnico
del cliente.
Director de ventas Seleccione el trabajador de ventas a cargo del
proyecto. Esto har que el proyecto aparezca
en la pgina de lista Mis proyectos del usuario.
Director del proyecto Seleccione la persona a cargo del proyecto.
Esto har que el proyecto aparezca en la pgina
de lista Mis proyectos del usuario.
Controlador de Seleccione la persona financieramente responsable
proyectos del proyecto. Esto har que el proyecto aparezca
en la pgina de lista Mis proyectos del usuario.
Fecha de creacin Muestra automticamente la fecha de creacin
del proyecto.
Fecha inicial Especifique la fecha en la que espera que se inicie
proyectada el proyecto.
Fecha inicial real Seleccione o especifique una fecha inicial del
proyecto.
Fecha final prevista Especifique la fecha en la que espera que finalice
el proyecto.
Fecha de extensin Si se ampli el proyecto, especifique la fecha
en la que espera que finalice.
Fecha final real Seleccione o especifique una fecha final
del proyecto.
Grupo de proyectos
El grupo de un proyecto se cambia haciendo clic en Grupo de proyectos
en el Panel de acciones. Cambiar el grupo de proyecto tambin puede afectar
al tipo de proyecto y modificarlo.
Numeracin de proyectos
Especifique el formato y comportamiento de los identificadores de proyecto
en la ficha Secuencias numricas del formulario Parmetros de gestin de
proyectos y contabilidad. Haga clic en Gestin de proyectos y contabilidad >
Configurar > Parmetros de gestin de proyectos y contabilidad. Cuando
configure la secuencia numrica, tenga en cuenta lo siguiente:
Esto significa que los proyectos parecen estar desordenados, tal como se muestra
en la tabla siguiente.
Para solucionarlo, se puede crear una secuencia numrica con ceros delante
(relleno), tal como se muestra a continuacin.
Nmero de proyectos
El ejemplo anterior afecta a la cantidad de proyectos que se pueden crear
en el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad.
Jerarquas de proyectos
Algunos proyectos se pueden procesar de forma sencilla como un proyecto
grande de planificacin y contabilidad, siempre que la necesidad de subproyectos
y la complejidad sean bajas. Otros proyectos adquieren una visin general ms
explcita cuando las distintas etapas de las actividades del proyecto se dividen
en subproyectos independientes. Por ejemplo, si un proyecto grande tiene
varias etapas, como, por ejemplo, una etapa de diseo y otra de implementacin,
es posible crear un subproyecto separado para cada etapa.
Creacin de subproyectos
Puede crear subproyectos haciendo clic en Subproyecto en el Panel de acciones
de la ficha Proyectos del grupo Nuevo.
Proyecto principal
Puede ver el identificador del proyecto principal de un subproyecto en la ficha
Jerarqua de proyectos del formulario Proyectos.
Proyectos de cabecera
Si activa la casilla Proyecto de cabecera en el formulario Detalles de proyecto,
designar el proyecto como proyecto de cabecera. Este tipo de proyectos solo
son de resumen y no se pueden efectuar transacciones en ellos.
Escenario
Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos. ;
2. Haga doble clic en el proyecto 10001-2 de Contoso Retail Portland.
3. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Mantener,
haga clic en Editar. ;
4. En la ficha Jerarqua de proyectos de Formato de Id.
de subproyecto, escriba -#.
5. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Mantener,
haga clic en Editar.
6. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Nuevo,
haga clic en Subproyecto.
7. Seleccione TM1 para Grupo de proyectos y escriba
Change Order en Nombre del proyecto.
8. Haga clic en Aceptar.
Para definir los criterios de ordenacin disponibles para los proyectos, abra
Gestin de proyectos y contabilidad > Configurar > Campos de ordenacin
de informes del proyecto.
Escenario
Contoso desea analizar la rentabilidad del proyecto por regin. Para ello, use
el campo de ordenacin y el informe de prdidas y ganancias del proyecto.
Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos.
2. Seleccione 10001 Contoso Retail Los Angeles y, a continuacin,
haga clic en Editar.
3. En la ficha Ordenacin de informes, establezca Campo
de ordenacin 2 en WestCoast.
4. Haga clic en Cerrar.
5. Seleccione 10002 Colorado Airport y, a continuacin, haga clic
en Editar.
6. En la ficha Ordenacin de informes, establezca Campo
de ordenacin 2 en EastCoast.
7. Haga clic en Cerrar.
8. Haga clic en Gestin de proyectos y contabilidad > Informes >
Prdidas y ganancias > Prdidas y ganancias del proyecto.
9. Active Tiempo y material en Incluir tipos de proyecto.
10. Active Hora en Incluir tipos de transaccin.
11. En Vista de proyecto, bajo Diseo filas, haga clic en Campo
de ordenacin 2.
12. Haga clic en Aceptar.
Escenario
Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos.
2. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Nuevo,
haga clic en Proyectos.
3. Seleccione Interno para el Tipo de proyecto.
4. Especifique el Id. de proyecto INT001, el Nombre del proyecto
Contoso Internal Project y seleccione Internal1 como Grupo
de proyectos.
5. Haga clic en Aceptar para crear el proyecto.
6. En el Panel de acciones, en la ficha Plan del grupo Actividades,
haga clic en Estructura de descomposicin del trabajo.
7. Haga clic en el nivel superior de la jerarqua (INT001).
8. Haga clic en Nuevo.
9. Denomine la actividad nueva Desarrollar plan de proyecto
y presione Ctrl+S para guardar el registro.
10. Haga clic en el nivel superior de la jerarqua (INT001).
Creado
Estimado
Programado
En proceso
Terminado
Aunque las etapas del proyecto se configuran para los distintos tipos de
proyectos, es posible pasar a la siguiente etapa cambiando la etapa actual
a la etapa siguiente o devolvindola a una etapa anterior.
Escenario
Contoso Ltd ha decidido que para los proyectos de tiempo y material necesita
establecer un mayor control sobre qu tareas se ejecutan durante determinadas
etapas de los proyectos. La empresa tiene que utilizar las cinco etapas del
proyecto predeterminadas, aunque durante la etapa Estimada, la nica tarea
que puede finalizar es la creacin de una previsin. Asimismo, la empresa desea
cambiar el nombre de la etapa Estimada por Previsin.
Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Configurar >
Parmetros de gestin de proyectos y contabilidad.
2. Haga clic en la ficha Etapa del proyecto.
3. En la columna Tiempo y material, asegrese de que estn activadas
las siguientes casillas de verificacin: Creado, Estimado,
Programado, En proceso, Terminado.
4. Haga clic en la lnea Estimado y, a continuacin en Asignar
un nuevo nombre.
5. En el campo Texto de la primera lnea, escriba Previsin.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Reglas de etapa del proyecto.
8. Establezca el Tipo de proyecto en Tiempo y material y seleccione
nicamente la opcin Crear previsin/presupuesto.
9. Haga clic en Cerrar.
Resumen
El mdulo de gestin de proyectos y contabilidad de Microsoft Dynamics AX
incluye varios mtodos de creacin y gestin de proyectos.
Creacin de proyectos
Jerarquas de proyectos
Asistente para copiar proyectos
Ordenacin de proyectos
ABS de proyectos
Fases del proyecto
Cuando haya acabado de crear los proyectos, estar preparado para pasar a
estudiar temas en mayor profundidad como, por ejemplo, la eleccin de tipos
de proyectos y la ejecucin de transacciones.
Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes:
3. Para cul de las siguientes tareas son tiles los campos de ordenacin
de proyectos?
( ) Registro
( ) Informes y anlisis
( ) Informes y anlisis
( ) Facturacin de clientes
1.
2.
3.
Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Entre los campos siguientes, cul es el que no se utiliza con jerarquas
de proyectos?
( ) Formato de identificador de subproyecto
() Formato de la transaccin
( ) Proyecto principal
( ) Proyecto de cabecera
3. Para cul de las siguientes tareas son tiles los campos de ordenacin
de proyectos?
( ) Registro
() Informes y anlisis
( ) Informes y anlisis
( ) Facturacin de clientes