COLEO

ESTUDOS
MUSEOLGICOS
Volume 2

DOCUMENTAO MUSEOLGICA
E GESTO DE ACERVO
.: Renata Cardozo Padilha :.
COLEO ESTUDOS MUSEOLGICOS
Volume 2

DOCUMENTAO MUSEOLGICA
E GESTO DE ACERVO

Renata Cardozo Padilha

Florianpolis, 2014
Ficha Catalogrfica elaborada por Antonio Jos Santana Vieira

CRB 14/1405

____________________________________________________________________________

P123d Padilha, Renata Cardozo

Documentao Museolgica e Gesto de Acervo / Renata Cardozo Padilha

Florianpolis: FCC, 2014.

71 p.; il. 19 cm (Coleo Estudos Museolgicos, v.2)

ISBN da coleo 978-85-85641-11-5

1. Documentao Museolgica. 2. Gesto de acervo. 3. Museu-Documentao. I.

Ttulo. II. Coleo.

CDD: 069.53

CDU: 069

____________________________________________________________________________
 GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA
Joo Raimundo Colombo

SECRETRIO DE ESTADO DE TURISMO, CULTURA E ESPORTE

Filipe Freitas Melo

PRESIDENTE DA FUNDAO CATARINENSE DE CULTURA

Maria Teresinha Debatin

DIRETOR DE PRESERVAO DO PATRIMNIO CULTURAL

Vanderlei Sartori

GERENTE DE PESQUISA E TOMBAMENTO

Marta Koerich

COORDENADOR DO SISTEMA ESTADUAL DE MUSEUS

Maurcio Rafael

EQUIPE DO SISTEMA ESTADUAL DE MUSEUS

Denize Gonzaga
Iara Claudinia Stiehler
Marli Fvero
Renata Cittadin
Maykon Alves Jos (estagirio)

COLEO ESTUDOS MUSEOLGICOS

COORDENAO EDITORIAL
Denize Gonzaga
Maurcio Rafael
Renata Cittadin

VOLUME 2: Documentao Museolgica e Gesto de Acervo

AUTORIA
Renata Cardozo Padilha

REVISO GRAMATICAL
Denize Gonzaga

PROJETO GRFICO E DIAGRAMAO

Moyss Lavagnoli

FOTO DA CAPA
Mrcio H. Martins

FOTOS DO MIOLO
Renata Cardozo Padilha
/ PA L AV R A DA P R E S I D E N T E DA F C C

A Fundao Catarinense de Cultura (FCC), por intermdio do Sistema

Estadual de Museus (SEM/SC), busca implementar projetos de gesto,
difuso e preservao do patrimnio museolgico catarinense. So
de sua responsabilidade a integrao dos museus sediados em Santa
Catarina e a execuo de polticas pblicas culturais, visando
qualificao desses espaos.

A publicao dos volumes pertencentes Coleo Estudos Museolgicos,

editados pelo SEM/SC, atende a uma das diretrizes estabelecidas na
Poltica Estadual de Museus, formulada pela FCC, que o incentivo
formao, atualizao e valorizao dos profissionais de instituies
museolgicas de Santa Catarina.

Atendendo aos anseios dos profissionais atuantes nos museus,

apresentamos o volume 2 da referida coleo, com orientaes sobre
procedimentos bsicos para gesto e documentao de acervos
museolgicos.

Desejamos que esta publicao sirva de apoio para o debate e para as

prticas museolgicas e seja uma ferramenta efetiva para a qualificao
dos museus catarinenses.

Florianpolis (SC), novembro de 2014.

Maria Teresinha Debatin

Presidente da Fundao Catarinense de Cultura
/ PA L AV R A D O D I R E T O R

A Fundao Catarinense de Cultura FCC, instituio que tem como

objetivo a proposio de aes que estimulem, promovam e preservem
a memria e a produo artstica catarinense, visa democratizao e
ao acesso cultura no Estado de Santa Catarina e vem fomentando o
fortalecimento dos museus para que eles desempenhem suas funes
bsicas: preservar, pesquisar e comunicar seus acervos.

Visto que todas as prticas desenvolvidas nas instituies necessitam

ser registradas para que a produo e a difuso da informao, alm da
segurana do acervo, sejam efetivadas, apresentamos esta publicao
sobre documentao museolgica e gesto de acervo, com o intuito de
instruir e orientar os profissionais de museus atuantes nos espaos cul-
turais de Santa Catarina.

Dando continuidade publicao Coleo Estudos Museolgicos ,

almeja-se sanar dvidas, promover aes com a participao dos dife-
rentes pblicos, incentivar a criao de projetos culturais, assim como
fortalecer a prtica museolgica no Estado.

Florianpolis (SC), novembro de 2014.

Vanderlei Sartori
Diretor de Preservao do Patrimnio Cultural/FCC
/ A P R E S E N TA O

Quando musealizamos objetos e artefatos com as

preocupaes de documentalidade e de fidelidade,
procuramos passar informaes comunidade; ora,
a informao pressupe conhecimento (emoo/
razo), registro (sensao, imagem, ideia) e memria
(sistematizao de ideias e imagens e estabelecimento
de ligaes).

Waldisa Rssio Guarnieri1

O Sistema Estadual de Museus de Santa Catarina (SEM/SC), vinculado Diretoria de Pre-
servao do Patrimnio Cultural da Fundao Catarinense de Cultura (FCC), dando con-
tinuidade aos trabalhos de orientao e qualificao dos profissionais atuantes em mu-
seus, tem a satisfao de apresentar o segundo volume da Coleo Estudos Museolgicos.

O primeiro volume da coleo, lanado em 2012, abordou orientaes acerca da con-

servao preventiva de acervos museolgicos. Esse trabalho teve excelente acolhida de
nosso pblico-alvo e extrapolou os limites geogrficos catarinenses, servindo de refe-
rncia para trabalhadores e pesquisadores de outras regies do Brasil.

Assim, como resultado e na inteno de dar prosseguimento s publicaes tcnicas que

abordam normas e prticas, lanamos agora o segundo volume da coleo, que versa so-
bre procedimentos adotados na documentao museolgica. Afinal, por meio dela que
so possibilitadas pesquisas para a implantao de aes de preservao e comunicao
dos acervos, o que, consequentemente, viabiliza a construo de conhecimento que aten-
da e at ultrapasse s mltiplas expectativas dos variados tipos de pblico.

Nossa perspectiva que, ao final da publicao dos sete volumes previstos, a Coleo
Estudos Museolgicos possibilite ao leitor um conhecimento sobre o complexo trabalho
desenvolvido nos museus, em favorecimento da preservao das memrias e identida-
des culturais de uma sociedade ou territrio.

Agradecemos autora, Renata Cardozo Padilha, pela socializao de seus conhecimen-

tos na rea de gesto de acervo, vindo a contribuir, certamente, para a reflexo das
prticas museolgicas.

Maurcio Rafael
Coordenador do Sistema Estadual de Museus (SEM/SC)

1 GUARNIERI, Waldisa Rssio. Conceito de cultura e sua inter-relao com o patrimnio cultural e a preservao.
In: BRUNO, Maria Cristina Oliveira (Org). Waldisa Rssio Camargo Guarnieri: textos e contextos de uma trajetria
profissional. v. 1. So Paulo: Pinacoteca do Estado de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura: Comit Brasileiro
do ICOM, 2010, p. 205.
/ SUMRIO

10....... 1 INTRODUO

13....... 2 DOCUMENTO E INFORMAO: SOB A VISO DO MUSEU

13....... 2.1 CONCEITO DE DOCUMENTO
14....... 2.2 CONCEITO DE INFORMAO
14....... 2.3 INSTITUIES DE INFORMAO, CULTURA E MEMRIA
15....... 2.3.1 Arquivo
16....... 2.3.2 Biblioteca
17....... 2.3.3 Museu
19....... 2.4 DE OBJETO A ACERVO MUSEOLGICO
19....... 2.4.1 Processo de musealizao do objeto
20....... 2.4.2 Objeto museolgico
20....... 2.4.3 Acervo museolgico

23....... 3 GESTO DE ACERVO

23....... 3.1 SOBRE OS PRINCPIOS TICOS E A LEGISLAO
VIGENTE EM RELAO GESTO DE ACERVO
24....... 3.1.1 Poltica de acervos
26....... 3.2 SOBRE O PROGRAMA E A POLTICA DE ACERVO
33....... 3.3 ALIENAO DE ACERVOS
33....... 3.3.1 Descarte de acervos
33....... 3.3.2 Responsabilidade por descarte de acervo

35....... 4 DOCUMENTAO MUSEOLGICA

38....... 4.1 DOCUMENTAO DO OBJETO MUSEOLGICO
39....... 4.1.1 Livro Tombo
41....... 4.1.2 Arrolamento ou Inventrio
41....... 4.1.3 Identificao do objeto: numerao e marcao
51....... 4.1.4 Ficha de catalogao
54....... 4.2 DOCUMENTAO DAS PRTICAS ADMINISTRATIVAS
54....... 4.2.1 Termo de doao
56....... 4.2.2 Termo de emprstimo
57....... 4.2.3 Laudo tcnico
58....... 4.2.4 Ficha de campo
58....... 4.2.5 Termo para a pesquisa
59....... 4.2.6 Termo de permuta
60....... 4.2.7 Termo de transferncia
61....... 4.2.8 Termo para transporte do acervo

63....... 5 SISTEMAS DE INFORMATIZAO DE ACERVOS

69....... 6 REFERNCIAS
 /1 INTRODUO

compromisso dos museus pensar a salvaguarda do seu acervo de

modo a fazer com que a trade pesquisa, comunicao e preservao
seja realizada. Muitas so as aes que o profissional de museu desen-
volve no que tange gesto e ao controle do acervo: interpretar, orga-
nizar, documentar, recuperar e disponibilizar so etapas fundamentais
para o tratamento da informao dos objetos museolgicos e das prti-
cas administrativas.

Ao pensar no objeto museolgico, deve-se levar em conta a informao

que ele carrega consigo antes e depois de ser adquirido pelo museu.
Alm disso, preciso considerar que todas as prticas desenvolvidas na
instituio necessitam ser registradas para que a circulao da infor-
mao e a segurana do acervo sejam concretizadas.

A informao est atrelada ao ato de informar algo a algum, no sentido

de dar forma a alguma coisa. Gerir e documentar o acervo museolgico
o modo de legitimar a informao contida nos objetos e nas prticas
da instituio. Essas atividades contribuem diretamente para as fun-
es social, cultural e de pesquisa dos museus.

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Documentar o qu? Para qu? Para quem? Como? Quando? So dvidas
recorrentes dos profissionais de museus ao pensar nas suas prticas
cotidianas. Nesse sentido, a documentao museolgica se apresenta
como uma funo norteadora nas etapas do fazer museolgico, na ges-
to e no controle do seu acervo.

Este volume pretende ser uma ferramenta de auxlio para o processo de

documentao e gesto dos acervos museolgicos, de maneira que pos-
sa estabelecer caminhos para o tratamento documental e que incentive
o acesso informao dos objetos museolgicos.

Agradeo s instituies Museu da Famlia Colonial, Museu de Hbitos

e Costumes, Museu Victor Meirelles, Museu de Arqueologia e Etnologia
Professor Oswaldo Rodrigues (MArquE/UFSC), Museu Histrico de Santa
Catarina - Palcio Cruz e Sousa, Museu da Imagem e do Som de Santa
Catarina, ao Arquivo e Biblioteca Central da UFSC, pela disponibilida-
de e contribuio, imprescindvel para a realizao desta publicao.

A autora

11
12
/2 D
 OCUMENTO E INFORMAO:
SOB A VISO DO MUSEU
Do documento se extrai a informao. Nesse sentido, compete s instituies de in-
formao, preservao, cultura e memria, que possuem na identificao do documen-
to e da informao a base para o desenvolvimento de seu acervo, as seguintes aes:

Fig. 1 Aes para o desenvolvimento do acervo. Fonte: criado pela autora.

Para compreender as aes mencionadas acima em relao ao desenvolvimento do

acervo nas instituies, preciso identificar o que documento e informao para es-
ses espaos. Tambm necessrio reconhecer que as instituies que lidam com esses
conceitos, tais como arquivos, bibliotecas e museus, possuem na sua funo e estrutura
procedimentos especficos que devem ser considerados na sua concepo.

// 2.1 CONCEITO DE DOCUMENTO

qualquer objeto produzido pela ao humana ou pela natureza, independentemente

do formato ou suporte, que possui registro de informao. O documento pode represen-
tar uma pessoa, um fato, uma cultura, um contexto, entre outros. Ele se caracteriza como
algo que prova, legitima, testemunha e que constitui de elementos de informao.
Ao ser criado, o documento apresenta forma e funo, caractersticas essas que iro
estabelecer suas possibilidades de uso e de salvaguarda posterior. A origem, o formato e
a sua funcionalidade so fatores que, muitas vezes, determinam se ele ser documento
de arquivo, biblioteca ou museu. Ao ser pesquisado, o documento permite a extrao
das informaes intrnsecas1 e extrnsecas2, ao mesmo tempo que novos usos e signi-
ficados podem ser construdos. O documento suporte que evidencia algo a algum e
que, ao passar por um processo tcnico especfico, manifesta seu potencial informativo.
Ele o meio que nos traz a informao e, assim, permite que o indivduo produza co-
nhecimentos diversos.

1 So as informaes deduzidas por meio do prprio objeto, ou seja, pela anlise das suas propriedades fsicas.
2 So as informaes obtidas por meio de outras fontes que no o objeto, e que permitem compreender o con-
texto no qual o objeto existiu, funcionou e adquiriu significado. Este pode ser identificado pelas fontes biblio-
13
grficas ou documentais.
 // 2.2 CONCEITO DE INFORMAO

A palavra informao no pode ser explicada em um conceito nico. Vrias so as

reas que se utilizam da informao como objeto de estudo. Dessa forma, o termo ga-
nha significados diferentes conforme a finalidade a que se destina. A informao o
componente fundamental nos processos naturais, culturais ou sociais; em linhas ge-
rais, podemos entend-la por meio da seguinte afirmao:

A informao sintoniza o mundo. Como onda ou partcula, participa na

evoluo e da revoluo do homem em direo sua histria. Como ele-
mento organizador, a informao referencia o homem ao seu destino;
mesmo antes de seu nascimento, atravs de sua identidade gentica, e
durante sua existncia pela sua competncia em elaborar a informao
para estabelecer a sua odisseia individual no espao e no tempo. (BARRE-
TO, 1994, p. 3)

Nos estudos e nas prticas que envolvem o fazer do museu, a informao se caracte-
riza como um importante conceito que auxilia no cumprimento das funes sociais e
culturais da instituio. Por isso, reconhece-se a necessidade de aproximao do profis-
sional de museu com a rea da Cincia da Informao, uma vez que ambos lidam com
o tratamento, a disponibilizao e a recuperao da informao.
Para a Cincia da Informao, o conceito de informao central e pode ser utili-
zado em dois contextos: como o ato de moldar a mente e como o ato de comunicar
conhecimento (CAPURRO; HJORLAND, 2007). Dentre as perspectivas de informao en-
contradas no mbito da Cincia da Informao, evidencia-se a Informao-como-coisa
(BUCKLAND, 1991), que trata de um objeto/documento que possui capacidade informa-
tiva por meio de sua descrio e representao. Assim, pode-se compreender que a in-
formao est atrelada a um documento, que comporta um significado e que, ao entrar
num processo comunicativo, emite uma mensagem.

// 2.3 INSTITUIES DE INFORMAO, PRESERVAO,

CULTURA E MEMRIA

Arquivos, bibliotecas e museus possuem coparticipao no processo de tratamento,

disponibilizao e recuperao da informao. Essas instituies desempenham um
importante papel social, cultural e administrativo em relao comunidade da qual
fazem parte. Recolher, tratar, transferir, difundir informaes objetivo comum das
instituies de informao, preservao, cultura e memria. No entanto, h que se des-

14
tacar a diversidade de origem dos acervos e a distino das tcnicas empregadas, com
o intuito de compreender as diferenas no tratamento informacional das instituies.

/// 2.3.1 Arquivo

O arquivo um local que rene, acondiciona, preserva e organiza os documentos ge-

rados por uma instituio ou pessoa ao longo de suas atividades, e que tem por foco a
sua salvaguarda para utilizao futura. Sua principal caracterstica ser funcional, ou
seja, os documentos so classificados, ordenados e conservados de modo que promo-
vam o acesso e a difuso da informao.

Fig. 2 Espao interno de acondicionamento dos documentos. Fonte: Arquivo Central da Universidade Federal de
Santa Catarina, Florianpolis.

Os documentos de arquivo so testemunhos incontestveis da vida das instituies.

Por intermdio deles possvel compreender todo o processo que envolve a formao

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 de uma administrao pblica ou priva-
da. Os documentos so adquiridos por
meio de passagem natural, atendendo
estrutura das trs idades: da produo
para o arquivo corrente, transferncia
para o arquivo intermedirio, chegan-
do, por fim, ao arquivo permanente, por
meio do recolhimento.
A organizao do arquivo se d a par-
Fig. 3 Organizao das pastas do Fundo Faculdade de tir de fundos documentais. Um fundo
Farmcia e Bioqumica de idade permanente. Fonte: documental um conjunto de docu-
Arquivo Central da Universidade Federal de Santa
Catarina, Florianpolis. mentos produzido e armazenado por
uma mesma fonte geradora, no decorrer
de suas funes, mantido de forma orgnica e protegido com a finalidade de provar ou
testemunhar algo legal ou cultural.
importante considerar que o arquivo estabelecido a partir do princpio da prove-
nincia, como afirma Bellotto (2006, p.128), no devendo ser mesclados a documentos
de outro conjunto, gerado por outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes,
lhe seja afim.

/// 2.3.2 Biblioteca

A biblioteca um espao que visa ao

compartilhamento da informao a par-
tir da organizao de colees pblicas
ou privadas de livros e de outros tipos de
documentos. Sua finalidade incentivar o
usurio ao estudo, pesquisa, leitura e
produo de conhecimento.
Os documentos adquiridos pela biblio-
teca geralmente so resultado de uma
criao artstica ou de uma pesquisa, que
ensina e instrui o indivduo e que pode
gerar novas publicaes artsticas, cient-
ficas, filosficas, tcnicas, entre outras.
A biblioteca um rgo colecionador
que rene artificialmente as obras adqui-
Fig.4 Ambiente de estudo e pesquisa. Fonte: Biblioteca
Central da Universidade Federal de Santa Catarina,
Florianpolis.

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ridas para atender especialidade a que se prope. Na maioria das vezes, as obras so
incorporadas na instituio por compra, doao ou permuta. O tratamento documental
realizado obra por obra, visando descrio fsica e de contedo. No que tange des-
crio fsica, a preocupao tornar o documento nico dentro do acervo, considerando
aspectos como dimenso, ttulo, autor, editora, exemplar etc.
J em relao descrio de contedo, a obra
analisada e ajustada numa classe de assunto pr-
determinada, dentro de uma classificao bibliogr-
fica. Ambos os processos de descrio se utilizam de
instrumentos especficos, o que garante uma padro-
nizao entre as bibliotecas.
A organizao da informao o processo que ob-
jetiva o tratamento documental, a disponibilizao
e a disseminao da informao, de modo a demo-
cratizar o acesso informao para o usurio. Cabe
Fig.5 Classificao dos livros por assunto. ressaltar que a preocupao da instituio est na
Fonte: Biblioteca Central da Universidade
Federal de Santa Catarina, Florianpolis. relao social e cultural com a comunidade da qual
faz parte.

/// 2.3.3 Museu

Conforme o Estatuto Brasileiro de Museus Lei n 11.904/2009, considerado mu-

seu a instituio sem fins lucrativos que conserva, investiga, comunica, interpreta e
expe, para fins de preservao, estudo, pesquisa, educao, contemplao e turismo,
conjuntos e colees de valor histrico, artstico, cientfico, tcnico ou de qualquer outra
natureza cultural, aberta ao pblico, a servio da sociedade e de seu desenvolvimento.
O museu uma instituio colecionadora que organiza suas colees conforme a na-
tureza e a finalidade especfica a que se destinam, e que tem por objetivo fundamental
realizar aes de salvaguarda, pesquisa e comunicao de bens culturais materiais e
imateriais que integram seu acervo.
O museu possui funo social, cultural e de pesquisa. Seu acervo consiste em criaes
artsticas, bens materiais criados pelas comunidades e/ou em formas de expresses
culturais e tradies preservadas por um grupo. A organizao estrutural e funcional
dessa instituio baseada em mtodos e tcnicas especficas, visando melhor forma
de documentar, conservar e divulgar os procedimentos realizados, tendo em vista sua
variedade tipolgica de acervo.

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 Fig. 6 Exposio do acervo museolgico. Fonte: Museu de Hbitos e Costumes, Blumenau.

No museu, os objetos podem ser adquiri-

dos por coleta, doao, legado, emprstimo,
compra, transferncia, permuta ou depsi-
to. No que diz respeito ao tratamento docu-
mental, os objetos museolgicos devem ser
registrados individualmente e identificados
nas suas mltiplas possibilidades informa-
cionais.
Cabe ao sistema de documentao mu-
seolgica gerir e organizar seu acervo a
partir da entrada, quando so realizados os
procedimentos de seleo e aquisio; da
organizao e controle, referentes aos pro-
cessos de registro, nmero de identificao/
marcao, armazenagem/localizao, clas-
sificao/catalogao e indexao; e das
Fig. 7 Registro individual do objeto. Fonte: Acervo do
sadas, momento da recuperao e disse- Museu da Famlia Colonial, Blumenau.
minao da informao (FERREZ, 1994).

18
// 2.4 DE OBJETO A ACERVO MUSEOLGICO

Para se tornar parte do acervo de um museu, o objeto deve primeiramente passar por
uma investigao que vise sua identificao com a misso da instituio. Assim, uma
vez analisado, recebe intencionalmente um valor documental que admitir sua incor-
porao ao acervo museolgico.
O significado atribudo ao objeto diz respeito finalidade do museu, podendo variar
conforme a tipologia com a qual a instituio se apresenta. Por exemplo, um mesmo
objeto em museus de tipologias diferentes (antropolgico, histrico, artstico, entre ou-
tros) ter suas funes e sentidos destacados de modo diferenciado, dependendo do
contexto representado e valorizado pelo museu que o adquiriu.
Para compreender o processo que transforma um objeto de variados suportes, fun-
es e usos especficos em um objeto museolgico, necessrio reconhecer as etapas
que o caracterizam como documento de valor patrimonial e informacional e que, por-
tanto, deve ser salvaguardado.
Quando o objeto museolgico identificado, passa a compor uma coleo determina-
da pela instituio e assim se torna elemento de algo ainda maior, denominado acervo
museolgico. So muitos os motivos que levam os museus a salvaguardarem os objetos
em seu acervo: por ser raro, pela sua fabricao, pelo valor cientfico e cultural, pela pre-
ciosidade do material ou pela sua antiguidade. No entanto, notrio que qualquer uma
dessas causas est vinculada s possibilidades de informao que os objetos carregam
consigo, bastando analis-los para que apaream respostas sobre seus usos, seus mate-
riais, suas relaes sociais, sua histria, entre outros.

/// 2.4.1 Processo de musealizao do objeto

Todo objeto pode ser potencialmente um objeto museolgico, porm o que o elevar a
essa categoria a anlise que a instituio far no momento em que ele for adquirido.
Ressalta-se a necessidade de o objeto possuir semelhana com o tipo de acervo salva-
guardado pelo museu e de dialogar com a sua misso e com os seus objetivos. Assim,
sua aquisio ser vista como autntica ao propsito institucional.
O objeto, ao ser incorporado pelo museu, recebe intencionalmente um valor docu-
mental e, por conseguinte, necessita ser comunicado, preservado e pesquisado, passan-
do por um processo de ressignificao de suas funes e de seus sentidos, para assim se
tornar um objeto museolgico, processo no qual devem ser evidenciadas suas caracte-
rsticas intrnsecas e extrnsecas (FERREZ, 1994).

19
 Ao longo de sua trajetria, perde e ganha informaes como consequncia de sua
funcionalidade, de seu uso, reparo e de sua deteriorao. Quando introduzido na insti-
tuio museolgica, inicia uma nova histria, que dever continuar a ser documentada
(FERREZ, 1994). Assim, o objeto passa a ser descrito sob duas circunstncias: sua vida
til antes de fazer parte do museu e depois, quando ganha novos usos e sentidos dentro
do espao de salvaguarda.

/// 2.4.2 Objeto museolgico

O objeto museolgico deve ser visto

como nico dentro de uma coleo, identi-
ficado em suas mltiplas possibilidades de
informao e numerado pea por pea, de
forma completa, por meio do seu registro
individual. estabelecido um cdigo nico
de inventrio, representando o elemento
bsico de todo o sistema de identificao e
controle do objeto.
Uma vez selecionado, interpretado, regis-
trado, organizado e armazenado, o objeto
museolgico torna-se patrimnio cultural.
Essas aes so as que do intencional-
mente valor documental, patrimonial e
informacional a ele, tornando-o um docu-
mento.

/// 2.4.3 Acervo Museolgico

Aps ser identificado e investigado indi-

Fig. 8 Objeto museolgico. Fonte: Museu da Famlia
Colonial, Blumenau.
vidualmente, o objeto museolgico passa a
compor uma determinada coleo.
O objeto deve ser coerente com o seu
conjunto j formado e representativo, de
modo que atenda finalidade especfica a
que se destina. As colees constitudas e
salvaguardadas no museu integram o pa-
trimnio cultural da instituio, denomi-
nado acervo museolgico.

20
Fig.9 Acervo museolgico em exposio. Fonte: Museu Histrico de Santa Catarina - Palcio Cruz e Sousa,
Florianpolis. Foto: Mrcio H. Martins / FCC.

O acervo museolgico formado por objetos bi ou tridimensionais, de ampla varieda-

de tipolgica, podendo ser de cunho etnogrfico, antropolgico, arqueolgico, artstico,
histrico, tecnolgico, imagtico, sonoro, virtual, de cincias naturais, entre outros.

[...] podemos concluir que o acervo museolgico composto por docu-

mentos (peas, objetos, artefatos) que intencionalmente so guarda-
dos, pois providos de um valor documental que lhes foi intencional-
mente atribudo. (SMIT, 2011, p. 33)

21
22
/ 3 G E S T O D E A C E R V O
o termo aplicado aos vrios mtodos legais, ticos, tcnicos e prticos
pelos quais as colees do museu so formadas, organizadas, recolhidas,
interpretadas e preservadas. (LADKIN, 2004)

Para desenvolver uma gesto de acervo eficaz necessrio realizar a documentao,

a conservao e a pesquisa adequada do acervo. Assim, estabelece-se um controle in-
tegral do acervo museolgico, bem como se contribui para o incentivo produo e
difuso de conhecimento.

Compete gesto de acervo:

a salvaguarda das colees;
o cuidado com o bem-estar fsico e de contedo do acervo;
a segurana (a longo prazo) do acervo;
o acesso pblico ao acervo;
a descrio das atividades particulares realizadas pelo processo administrativo do
museu.

Trs elementos esto inter-relacionados com a gesto de acervo: o seu registro; a

sua preservao e o seu acesso controlado.

// 3.1 SOBRE OS PRINCPIOS TICOS E A LEGISLAO

VIGENTE EM RELAO GESTO DE ACERVO

Para que haja um funcionamento coerente com as prticas profissionais e institucio-

nais do museu, necessrio reconhecer quais so as noes ticas e legais que abran-
gem a gesto de acervos museolgicos.

Aes realizadas com o apoio da lei garantem s instituies museolgicas credi-

bilidade e comprometimento com a sua funo social e cultural.

23
 Seguem abaixo alguns dos principais referentes:

O Cdigo de tica do Conselho Federal de Museologia, que diz respeito regulamen-
tao da Profisso de Muselogo Lei N 7.287, de 18 de dezembro de 1984. Atribui ao
profissional muselogo, no que tange sua relao com o acervo, as seguintes aes:
No Art. 3 das atribuies do Muselogo, IV solicitar o tombamento de bens cul-
turais e o seu registro em instrumento especfico; V coletar, conservar, preservar
e divulgar o acervo museolgico; VI planejar e executar servios de identificao,
classificao e cadastramento de bens culturais; VII promover estudos e pesquisas
sobre acervos museolgicos.

O Cdigo de tica do ICOM3 para Museus (2009) estipula os princpios legais e ticos
da salvaguarda do acervo:

Item 2. Os museus mantm acervos em benefcio da sociedade e de seu desenvolvimento

Princpio: Os museus tm o dever de adquirir, preservar e valorizar seus acervos, a fim de

contribuir para a salvaguarda do patrimnio natural, cultural e cientfico. Seus acervos
constituem patrimnio pblico significativo, ocupam posio legal especial e so protegi-
dos pelo direito internacional. A noo de gesto inerente a este dever pblico e implica
zelar pela legitimidade da propriedade desses acervos, por sua permanncia, documenta-
o, acessibilidade e pela responsabilidade em casos de sua alienao, quando permitida.

/// 3.1.1 Poltica de acervos

Em cada museu, a autoridade de tutela deve adotar e tornar pblico um documento

relativo poltica de aquisio, proteo e utilizao de acervos. Esta poltica deve escla-
recer a situao dos objetos que no sero catalogados, preservados ou expostos.

Item 6. Os museus trabalham em estreita cooperao com as comunidades de onde

provm seus acervos, assim como com aquelas s quais servem.

Princpio: Os acervos dos museus refletem o patrimnio cultural e natural das comuni-
dades de onde provm. Dessa forma, seu carter ultrapassa aquele dos bens comuns,
podendo envolver fortes referncias identidade nacional, regional, local, tnica, reli-
giosa ou poltica. Consequentemente, importante que a poltica do museu correspon-
da a essa possibilidade.

24
3 The International Council of Museums.
 Quanto Lei vigente do Estatuto Brasileiro de Museus Lei n 11.904/2009, no que
se refere ao acervo do museu, Captulo II, Seo II, Subseo IV - Dos Acervos dos
Museus:

Art. 38. Os museus devero formular, aprovar ou, quando cabvel, propor, para apro-
vao da entidade de que dependa, uma poltica de aquisies e descartes de bens
culturais, atualizada periodicamente.

Pargrafo nico. Os museus vinculados ao poder pblico daro publicidade aos termos
de descartes a serem efetuados pela instituio, por meio de publicao no respectivo
Dirio Oficial.

Art. 39. obrigao dos museus manter documentao sistematicamente atualizada

sobre os bens culturais que integram seus acervos, na forma de registros e invent-
rios.

1o O registro e o inventrio dos bens culturais dos museus devem estruturar-se de for-
ma a assegurar a compatibilizao com o inventrio nacional dos bens culturais.

2o Os bens inventariados ou registrados gozam de proteo com vistas em evitar o seu
perecimento ou degradao, a promover sua preservao e segurana e a divulgar
a respectiva existncia.

Art. 40. Os inventrios museolgicos e outros registros que identifiquem bens cultu-
rais, elaborados por museus pblicos e privados, so considerados patrimnio arqui-
vstico de interesse nacional e devem ser conservados nas respectivas instalaes dos
museus, de modo a evitar destruio, perda ou deteriorao.

Pargrafo nico. No caso de extino dos museus, os seus inventrios e registros sero
conservados pelo rgo ou entidade sucessora.

Art. 41. A proteo dos bens culturais dos museus se completa pelo inventrio nacio-
nal, sem prejuzo de outras formas de proteo concorrentes.

1o Entende-se por inventrio nacional a insero de dados sistematizada e atualizada

periodicamente sobre os bens culturais existentes em cada museu, objetivando a sua
identificao e proteo.

2o O inventrio nacional dos bens dos museus no ter implicaes na propriedade,

posse ou outro direito real.

3o O inventrio nacional dos bens culturais dos museus ser coordenado pela Unio.

4o Para efeito da integridade do inventrio nacional, os museus responsabilizar-se-o

pela insero dos dados sobre seus bens culturais.

25
 // 3.2 SOBRE O PROGRAMA E A POLTICA DE ACERVO

Destaca-se, para o desenvolvimento da gesto de acervo museolgico, a constituio

de um Programa de Acervo, instrumento que visa organizao e ao gerenciamento do
acervo adquirido pelo museu. O Programa de Acervo ocupa-se de questes relacionadas
aquisio, documentao, conservao, guarda, restaurao e ao descarte. O
programa apresenta, em linhas gerais, as bases que definem o acervo do museu, tendo
em vista sua diversidade tipolgica, sua temtica central e as formas e possibilidades
de expanso.
Conforme a Lei n 11.904/2009, Seo III do Plano Museolgico, Art. 46., dentre os
itens que devem ser contemplados nesse instrumento, o acervo deve ter sua importn-
cia autenticada por meio de uma poltica de gesto que tambm permita dialogar com
as demais atividades do museu.
O Plano Museolgico o instrumento bsico, de carter estratgico, que objetiva o de-
senvolvimento da fundao, gesto e organizao de um museu. indispensvel para a
consolidao da misso, dos objetivos e das aes da instituio, caracterizando-o como
essencial para a elaborao de todas as atividades do museu, seja para atender orga-
nizao do trabalho interno, para promover clareza e integrao das necessidades ins-
titucionais ou at mesmo para determinar as prioridades para elaborao de projetos.

Reconhece-se que, para um bom funcionamento institucional, os documentos

legais devem ser criados para que a gesto, o controle e a proteo do acervo
sejam legitimados.

A Poltica de Gesto de Acervo um documento extremamente fundamental, que as-

segura o que a administrao de cada museu elege e formata. Trata-se de uma poltica
registrada, que estabelece os parmetros de aquisio, preservao, uso e descarte do
acervo. Esse documento objetiva identificar e selecionar o tipo de acervo que vai ser ad-
quirido e descartado pelo museu, tendo em vista a misso e os objetivos da instituio,
a necessidade de investigao do acervo e os caminhos que devem ser tomados para a
sua preservao.

Para que a gesto de coleces tenha sucesso, as decises sobre o acervo

do museu devem ser sempre tomadas de modo consistente e aps consi-
derao cuidadosa. Uma tomada de deciso eficaz fundamenta-se numa
poltica eficaz. Por essa razo, o documento mais importante do acervo do
museu a Poltica de Gesto do Acervo. (LADKIN, 2004, p. 18)

26
 A poltica de gesto de acervo serve como um documento de orientao para os
profissionais do museu, e como documento pblico que esclarece como o museu
assume a responsabilidade de salvaguarda do seu acervo.

No que tange aos procedimentos da poltica de gesto de acervo, destaca-se a poltica

de aquisio e descarte, ao que constri critrios para determinar qual objeto deve
ser incorporado ao acervo museolgico e qual deve ser dado baixa da instituio. Para
tais definies, necessrio o reconhecimento do objeto ou da coleo com a finalidade
e a misso do museu que pretende incorpor-lo. Cabe ressaltar que o objeto ou a cole-
o no devem ter condies e nem restries para sua utilizao, pois, uma vez acervo
museolgico, seu acesso deve ser permitido ao pblico em geral.

Lembre-se que cada objeto incorporado ao acervo de compromisso do museu;

por isso a forma pela qual adquirido, analisado e difundido estabelecer sua fun-
o social e cultural no ambiente do qual faz parte.

Perguntas que devem ser feitas antes de adquirir um objeto:

1. Quanto custar para mant-lo (tempo e material)?

2. A instituio possui condies adequadas para conserv-lo?
3. Encontra-se em boas condies?
4. Est coerente com a misso do museu?
5. Trata-se de um objeto realmente significativo?
6. Quantos objetos do mesmo tipo o museu possui?
7. Diz respeito a uma memria coletiva?

Sobre a aquisio:

 fundamental que o museu disponha de uma Comisso de Acervo4 para determinar

a respeito de objetos a serem ou no adquiridos pela instituio, de modo que a res-
ponsabilidade no seja exclusiva do diretor ou do muselogo.

4 Formada por uma equipe com profissionais de diferentes especialidades, experientes e que possuam compe-
27
tncia comprovada para avaliar os mltiplos casos de aquisio e descarte.
 Ao incorporar um objeto, o museu deve sempre analisar se sua legitimidade, seu es-
tado de conservao, seu valor de mercado, assim como se sua documentao est
correta, para efeitos de seguro e salvaguarda.

Podem constar junto com o objeto os seguintes documentos: cartas, recibos de com-
pra ou venda (anterior), cpia de testamento do doador, entre outros.

Em caso de compra de um objeto pelo museu, indispensvel a apresentao de nota

fiscal, recibos ou outros documentos que confirmem a realizao do negcio.

As coletas de objetos cientficos, arqueolgicos ou de outra natureza, ao serem agre-

gados ao acervo do museu, devero incluir o conjunto de informaes sobre a locali-
dade de onde foram retirados.

No momento da aquisio do objeto, necessrio levantar e registrar os seguintes

elementos: data, local, tipo e fonte de aquisio, alm de observaes e identificao
de quem o registrou.

Quanto aos tipos de aquisio:

Doao: quando uma instituio ou pessoa doa um objeto ou coleo para o museu
e este o incorpora seu acervo.

Legado: a forma de aquisio na qual uma pessoa registra em testamento sua pre-
tenso em passar seu bem patrimonial, seja um objeto ou coleo, para os cuidados do
museu. Esta forma de incorporao ao acervo museolgico vista como herana.

Compra: quando o museu compra um objeto e este passa a ser incorporado ao acer-
vo. Nesse caso, compete comisso de acervo verificar demandas de compra e questes
relacionadas com o oramento designado para este destino. O ideal realizar um pla-
nejamento anual.

Coleta: trata-se da aquisio por meio da coleta de campo realizada pelo programa de
pesquisa do museu que o adquire. Geralmente esse caso ocorre em museus de cincia,
de arqueologia e de etnografia.

Permuta: refere-se aquisio realizada por meio de troca de objetos entre museus
ou instituies afins. uma ao recproca, em que ambas as instituies adquirem

28
um novo objeto para seu acervo. necessrio que o profissional
responsvel pelo acervo verifique a legislao local, o estatuto ou
o regimento interno do museu para conferir a possibilidade de tal
ao.
Ressalta-se que, entre as for-
Emprstimo: quando um objeto, pertencente a outra institui-
mas de aquisio de objetos e
o ou pessoa, entra no museu em forma de comodato. Este pode
colees nos museus, h casos
ser de curto ou longo prazo, com o tempo de preferncia determi-
de entrada de artefatos e/ou co-
nado e ser renovado quantas vezes forem necessrias. O objeto
lees arqueolgicas por meio
adquirido por emprstimo no faz parte do acervo do museu e por
de endosso institucional5. Este
isso no deve ser registrado no livro tombo.
diz respeito a um contrato es-
tabelecido entre o museu ou a
Depsito: uma aquisio similar doao; no entanto, o ob-
instituio afim e o arquelogo
jeto ou a coleo no so propriedade do museu e sim um local
e/ou com a empresa de arqueo-
para a sua guarda. Essa forma de aquisio na maioria das vezes
logia de salvamento (contrato).
permanente, mas por uma exigncia do proprietrio do objeto o
Conforme regulamentado pelo
museu estabelece o acordo de ser apenas um local de salvaguarda
Instituto do Patrimnio Histri-
para ele.
co e Artstico Nacional IPHAN,
Transferncia: a forma de aquisio que transfere um objeto s se legitima o resgate do ar-
ou coleo de uma instituio de salvaguarda para outra. tefato ou da coleo arqueol-
gica pelo arquelogo e/ou pela
empresa se estes assegurarem
Todo tipo de aquisio deve ser avaliada em termos dos ob-
a sua salvaguarda institucional.
jetivos, das propostas e da misso do museu, assim como
Nesse sentido, apenas um
devem ser levadas em conta as limitaes financeiras e es-
contrato entre as partes, que an-
paciais da instituio.
tecede a escavao pelo arque-
logo, no resguarda o museu ou
a instituio afim com relao
tica de aquisies do ICOM (1971 apud MORO, 1986, p. 35):
ao tipo de aquisio e o que ir
Qualquer que seja a especialidade ou a catego- ser adquirido. Assim, no se
ria do museu, qualquer que seja o lugar em que sabe ao certo quais os tipos de
ele se situe no mundo, certos princpios de tica documento legais devero ser
e de integridade profissional devem ser aplica- produzidos pelos museus no
dos por aqueles que so encarregados das aqui-
que diz respeito entrada dos
sies. Isto significa que a origem de todo objeto
a ser adquirido, qualquer que seja a natureza, objetos ou de colees arqueol-
deve ser documentada devidamente. Este prin- gicos coletados dessa forma.
cpio serve no s para o objeto artstico, como
para o arqueolgico, etnogrfico, histrico ou
pertencente scincias naturais.

5 Essa forma de entrada ainda considerada recente para os museus e instituies

afins, e vem ao encontro das prticas cada vez mais realizadas pelas empresas de
arqueologia de salvamento e de pesquisas particulares de arquelogos autnomos,
tendo em vista a Lei n 3.924/1961 e as portarias do SPHAN n 7/1988 e do IPHAN
n 230/2002. 29
 EMPRSTIMO
Sobre o descarte TRANSFERNCIA DOAO COLETA

Recibo de entrada Recibo de entrada Recibo de entrada Recibo de entrada

Termo de
emprstimo/
Contrato de Laudo tcnico Laudo tcnico Ficha de campo**
comodato* (para
longo prazo)

Termo de
Laudo tcnico Termo de doao Termo de doao
transferncia

Ficha de Ficha de
Termo de sada Laudo Tcnico
catalogao catalogao

OBS: guardar essa

Ficha de
documentao por
catalogao
at 5 anos.

NO registrar no Registro no Livro Registro no Livro NO registrar no

Livro Tombo Tombo Tombo Livro Tombo

COMPRA PERMUTA DPOSITO LEGADO

Recibo de entrada Recibo de entrada Recibo de entrada Recibo de entrada

Laudo tcnico Laudo tcnico Laudo tcnico Laudo tcnico

Registro de
identificao
Ficha de Contrato de
Termo de permuta (com numerao
catalogao comodato*
diferente do
acervo do museu)

Ficha de catalogao
Ficha de (com numerao

catalogao diferente da do
museu)

Registro no Livro Registro no Livro NO registrar no NO registrar no

Tombo Tombo Livro Tombo Livro Tombo
Tabela 1: Procedimentos e documentos a serem gerados no museu em cada situao de aquisio.
Adaptado da publicao Princpios Bsicos da Museologia, de Evanise Costa.

*Comodato - contrato celebrado entre um museu e uma instituio (ou indivduo) particular que, entre outras
coisas, estipula que o nome do proprietrio (ou a logomarca) deve ser divulgado pelo museu. Trata-se de um
contrato longo, a partir de cinco anos (podendo variar por muito mais tempo). Ao seu final, pode ser renovado;
regido pelo cdigo civil.
**Ficha de campo - aplicado a peas resultantes de coletas (por exemplo: artefatos arqueolgicos); a ficha
30
preenchida pelo pesquisador em campo.
 Sobre o descarte:
Diz respeito ao processo de dar baixa nos objetos que fazem parte do acervo do mu-
seu que, de alguma forma, no atendem mais aos objetivos da instituio ou porque
se encontram em condies de deteriorao irreparvel, impossibilitando sua preser-
vao. uma etapa to importante quanto a de aquisio. Deve ser sempre uma ao
pensada coletivamente com a equipe do museu: a comisso de acervo, o muselogo e
o conservador devem dar seu parecer a respeito dessa ao, de maneira confivel, fun-
damentada e justificada.
importante levar em considerao que toda ao de descarte de um objeto museol-
gico necessita de cautela. Trata-se de um tipo de ao que pode gerar muitas interpreta-
es e complicaes com relao s questes ticas e tcnicas, e, por isso, os profissio-
nais de museu precisam adotar uma base sustentvel para a escolha feita.

Cabe ao museu desenvolver uma poltica de descarte que determine qual mto-
do ser adotado, para que ocorra a baixa de um objeto do seu acervo museol-
gico, de modo que essa ao no possua restrio alguma para a instituio que
possa vir a se beneficiar.

Quanto aos tipos de descarte:

Transferncia: a forma de descarte que transfere um objeto ou uma coleo para

outro museu ou instituio afim.

Doao: o descarte por meio da doao do objeto ou da coleo para outro museu
ou instituio afim. Deve-se pensar na concordncia com a misso da instituio que
ir receb-lo(a).

Troca: o descarte que visa permuta entre museus ou instituies afins de um

objeto por outro. uma ao recproca, na qual ambas as instituies descartam um
objeto de seu acervo, mas tambm adquirem um novo. necessrio que o profissio-
nal responsvel pelo acervo verifique a legislao local, o estatuto ou o regimento do
museu para conferir a possibilidade de tal ao.

31
 Repatriao: trata-se do descarte que devolve o objeto ou coleo ptria de origem,
seja por vontade prpria do museu ou por obrigao de rgos governamentais.

Destruio: Geralmente este caso ocorre quando o objeto se encontra em um pro-

cesso de deteriorao avanado, irreparvel, e que pode vir a contaminar (ou que j
contaminou) outros objetos do acervo. uma ao que visa principalmente conser-
vao preventiva do acervo. Deve-se ter muito cuidado com esse tipo de descarte.
necessria a avaliao da comisso de acervos, do conservador e do muselogo com
relao ao estado de conservao do objeto e sobre suas condies de salvaguarda.

Quanto aos procedimentos documentais relacionados ao descarte:

A
 ps o descarte do objeto, o registro no livro tombo deve ser riscado em cor verme-
lha, e todas as fichas relacionadas a ele precisam ser marcadas com um X da mesma
cor, de um lado a outro.

O nmero de registro de um objeto museolgico descartado jamais poder ser rea-

proveitado.

No caso de roubo de um objeto museolgico, o responsvel pelo acervo do museu

dever marcar um X, na cor vermelha, do lado esquerdo do registro deste objeto no
Livro Tombo, e rubricar. Ainda precisar fazer uma observao nas fichas e assinalar
com o mesmo X vermelho (no lado direito em cima) o documento. Se o objeto for
encontrado, o profissional responsvel dever fazer um crculo, na cor verde, em
volta do X.

Quanto ao princpio tico em vigor:

Destaca-se o Item 2 do Cdigo de tica para Museus (2009) no que tange ao processo
de descarte do acervo:

32
// 3.3 ALIENAO DE ACERVOS
/// 3.3.1 Descarte de acervos

O descarte de um objeto ou espcime do acervo de um museu s deve ser feito com

pleno conhecimento de seu significado, seu estado (se recupervel ou no recupervel),
sua situao legal e da perda de confiana pblica que pode resultar de tal ao.

// 3.3.2 Responsabilidade por descarte de acervos

A deciso de descarte de acervos deve ser de responsabilidade da autoridade de tu-

tela, juntamente com o diretor do museu e o curador do acervo em questo. Condies
especiais podem ser previstas para acervos em estudo.

ATENO!!!
UMA POLTICA EFICAZ DE AQUISIO E DESCARTE
EVITA PROBLEMAS DE GERENCIAMENTO DO ACERVO.

33
34
/ 4 D O C U M E N TA O M U S E O L G I C A
Diz respeito ao registro de toda informao referente ao acervo museolgico. Nesse
contexto, a documentao museolgica pode ser abordada por dois vieses: a documen-
tao do objeto e a documentao das prticas administrativas do museu. O primeiro
trata da compilao dos dados e do tratamento informacional extrados de cada objeto
adquirido pelo museu, enquanto que o segundo considera toda a documentao produ-
zida pela instituio para legitimar suas prticas desenvolvidas.
Cabe ressaltar que essa documentao possui essencialmente o objetivo de organizar
e de possibilitar a recuperao da informao contida em seu acervo. Uma vez reali-
zadas essas aes, os objetos e/ou as colees museolgicas se tornam fonte de infor-
mao (para curadoria, pesquisa cientfica, aes culturais e educativas, publicaes
diversas, entre outras) que poder produzir novos conhecimentos.

Um museu que no possui suas colees devidamente documentadas no

poder cumprir suas funes de gerador, comunicador e dinamizador de
conhecimento junto ao patrimnio e sociedade, enfim no ser til a seu
pblico. (NOVAES, 2000, p.44)

Sobre o processo de documentao do objeto, destaca-se a seleo, a pesquisa, a

interpretao, a organizao, o armazenamento, a disseminao e a disponibilizao
da informao. Em relao documentao das prticas do museu, evidenciam-se as
questes administrativas, organizacionais e de gesto do acervo. Nesse sentido, iden-
tifica-se para ambas as atividades de registro documental a necessidade de pesquisa
interna, pois ela contribui para que os profissionais do museu compreendam a diver-
sidade de seus objetos, bem como auxilia no reconhecimento e controle de seu acervo.
No que tange, especificamente, s formas de organizar e documentar os objetos museo-
lgicos, verifica-se:

Quanto s informaes extradas do objeto museolgico para compor a documentao:

Ao ser adquirido pelo museu, o objeto perde e ganha informaes. No que tange sua
utilidade, as informaes referentes sua funo antes e depois de entrar no museu
devem ser registradas, por exemplo, quando novos usos so dados por meio de exposi-
es, pesquisas, publicaes, entre outras.

35
 O objeto tambm pode sofrer intervenes de conservao ou restauro e, por isso,
necessrio que uma vistoria antes e depois da ao seja realizada e documentada.
Alm disso, devem-se considerar as possveis deterioraes, causadas por agentes de
degradao, que podem levar o documento a perder informaes irrecuperveis quanto
sua estrutura.

No geral, o objeto precisa ser documentado de modo mais completo possvel, dentro
das suas mltiplas possibilidades de informao. Na maioria das vezes, encontra-se
maior facilidade na recuperao de informaes intrnsecas ao objeto, uma vez que
se trata da descrio fsica, do que das informaes extrnsecas, tendo em vista que
necessrio recuper-las por meio de outras fontes e que nem sempre so encontradas
e, por isso, acabam no sendo registradas.

O objeto museolgico, ao ser incorporado pelo museu, possui uma continuidade

na construo de sua trajetria e, por consequncia, inicia uma nova histria que
tambm deve ser documentada.

Quanto ao sistema de documentao museolgica:

Principais objetivos: salvaguardar os objetos museolgicos, potencializar seu acesso e

ampliar os usos possveis por meio da informao nele contida.

Com relao funo: constitui uma conexo entre as fontes de informao, os obje-
tos museolgicos, o pblico em geral, os pesquisadores e os funcionrios do museu,
de maneira que se estabelea uma comunicao que gere novos conhecimentos e
novas relaes entre as partes envolvidas.

Sobre os elementos de concepo: destacam-se as etapas que compem o sistema.

Inicia-se com a aquisio do objeto no museu, passa por uma seleo e por uma
pesquisa, e logo o objeto interpretado, organizado e armazenado a partir de um
nmero de registro que o identifica. Alm disso, suas informaes so descritas e ele
ser guardado de forma adequada s prticas do museu. Por fim, o objeto passa pelo
processo de difuso, momento em que deve ser acessvel e de fcil recuperao.

 ritrios a serem estabelecidos para um sistema de documentao museolgica efi-

C
ciente:

36
 Ter conhecimento, clareza e exatido sobre o acervo;
Descrever as caractersticas informacionais intrnsecas e extrnsecas dos objetos;
Designar um nmero de registro ao objeto, para a identificao rpida e precisa;
Garantir a segurana do acervo por meio da documentao museolgica, contra qual-
quer interferncia externa ou interna ao museu;
Estruturar os documentos e as fichas produzidas pelo museu, visando a uma padro-
nizao mnima entre outras instituies, sem abrir mo das singularidades dos dife-
rentes tipos de museus e acervos;
Criar um sistema que permita a interoperabilidade institucional6 entre outros museus
(pelo menos entre instituies de mesma tipologia);
Controlar o vocabulrio dos registros de informao utilizados na base de dados, de
modo que eles sejam acessveis.

Quanto ao papel do muselogo e do profissional responsvel pelo acervo do museu:

Uma vez que so mediadores entre o pblico e o acervo, necessitam estar atentos a
alguns princpios bsicos relacionados sua ao quanto aos procedimentos de docu-
mentao museolgica. Sendo assim, devem realizar o registro da informao de cada
objeto museolgico pertencente ao museu; em casos de falta de informao comple-
mentar, adquiri-la por meio de outras fontes bibliogrficas, orais, documentais, foto-
grficas, entre outras. No se pode esquecer, de modo algum, que o objetivo maior da
documentao que as informaes estejam acessveis ao pblico em geral, aos pes-
quisadores especializados, aos funcionrios da instituio, entre outros usurios, no
momento em que forem recuperar a informao no acervo.
Compete ao muselogo e/ou ao profissional responsvel pelo acervo investigar as
inmeras potencialidades informacionais dos objetos museolgicos, no podendo es-
quecer que no deve nunca pr fora de circulao qualquer que seja a informao ou
o documento antigo: livro tombo, fichas de catalogao, numerao antiga dos objetos,
alm de anotaes de ex-colegas relacionadas ao acervo que porventura no trabalhe
mais na instituio. Para toda a ao de baixa, necessria a realizao de uma reunio
com a comisso de acervo, com o muselogo, o conservador e o diretor para definir es-
sas questes.

Em relao padronizao de documentos de museu:

Destaca-se a atuao do Comit Internacional de Documentao CIDOC7

como um importante rgo relacionado s questes especficas sobre documentao de

6 Interoperabilidade institucional a capacidade que um sistema (automatizado ou no) tem de se comunicar

de forma clara e precisa com outros sistemas similares. ao que estabelece que os sistemas utilizados pelas
instituies sejam padronizados, permitindo, com isso, o dilogo entre elas.
7 International Committee for Documentation - CIDOC faz parte do International Council of Museums ICOM que visa
proporcionar comunidade museolgica conselhos sobre boas prticas e desenvolvimentos na documentao
37
do museu.
 museus, que produz vrias publicaes, entre elas, a mais recente, de 2014, denominada
Declarao dos princpios de documentao em museus e Diretrizes internacionais so-
bre objetos de museus: categorias de informao do Comit Internacional de Documen-
tao (CIDOC-ICOM). O comit visa reunio de curadores, bibliotecrios e especialistas
da informao, profissionais preocupados com as questes que envolvem a documenta-
o, o registro, a gesto do acervo e os sistemas de informatizao. O grupo investiga as-
suntos relacionados s normas de documentao, terminologia, entre outros assuntos
que envolvem essas reas (INTERNATIONAL COUNCIL OF MUSEUMS, 2013).
Ainda sobre padronizao, ao tratar especificamente do Brasil, destaca-se a produo
do Thesaurus para acervo museolgico (1987), elaborado por Ferrez e Bianchini. Salien-
ta-se que foi uma iniciativa vinculada ao Museu Histrico Nacional, que tinha como ob-
jetivo reunir um conjunto ordenado de termos, de forma clara e sem ambiguidades, que
representasse, por meio de uma relao entre eles, o universo do acervo desse museu.
A produo desse instrumento de controle de vocabulrio, com foco na tipologia hist-
rica, permitiu uma maior exatido para a recuperao da informao desses acervos.
O thesaurus criado pelas autoras uma produo cientfica aplicada, que apresenta, a
partir de uma temtica especfica, como as relaes entre os termos contribuem para a
organizao e recuperao da informao dos acervos museolgicos.

A falta de documentao do acervo acaba limitando e prejudicando todo o traba-

lho do (e no) museu, pois inutiliza os objetos, uma vez que no permite o acesso
s informaes contidas nele, e, por conseguinte, reduz sua funo social e cultu-
ral dentro de uma comunidade.

// 4.1 Documentao do objeto museolgico

a etapa que visa documentao dos objetos incorporados ao acervo do museu:

vai do levantamento e identificao geral do acervo at a anlise individual de cada
pea. Ressalta-se a importncia do reconhecimento detalhado e legtimo do acervo
museolgico.
A documentao cuidadosa do acervo uma ao determinante para todas as ativi-
dades desenvolvidas no museu. Por intermdio dela que se estabelecem os caminhos
para a utilizao do acervo, seja por meio de exposies, publicaes, aes educativas,

38
atividades administrativas, interoperabilidade institucional ou de apoio para pesquisas
internas e externas ao museu.
Nesse contexto, sero destacados os passos para o tratamento documental, que de-
vem ser realizados desde o momento em que o museu adquire o objeto e/ou a coleo
at o seu processo de interpretao e organizao.

/// 4.1.1 Livro Tombo

um documento criado pelo museu para registrar todos os objetos que fazem parte
do seu acervo. Permite que a instituio tenha o controle do objeto que entra, sai, ou
que, porventura, perdido ou roubado.
Trata da ao que legitima o objeto como documento e bem cultural da instituio. A
partir de seu regulamento interno, o museu protege seu acervo de possvel destruio
ou descaracterizao, bem como o preserva em prol de uma memria coletiva.
Para a sua concepo, recomenda-se a utilizao de um caderno de ata ou de livro cria-
do para esse fim. O Livro Tombo deve ser manuscrito e no pode ser rasurado; por isso se
sugere que o museu crie um boneco1 para testar antes de elaborar o documento efetivo.
O Livro Tombo necessita de um Termo de Abertura e de um de Fechamento (quando for
o caso), assim como de um conjunto de informaes que compe a parte internado livro9.
Para tanto, seguem as sugestes de modelos:

Fig. 10 Modelo de termo de abertura para o Livro Tombo. Fonte: autora.

8 um esboo do livro, um primeiro molde que pode ser corrigido, alterado e rasurado.
39
9 Recomenda-se a utilizao das duas pginas do caderno para a numerao e descrio corrida.
 Fig. 11 Modelo de termo de fechamento para o Livro Tombo. Fonte: autora.

N de N de Data de Tipo de Descrio Descrio Estado de

Objeto Observao
tombo registro aquisio aquisio intrnseca extrnseca conservao

Fig. 12 Modelo de metadados descritivos para a parte interna do Livro Tombo. Fonte: autora.

Nmero de tombo o registro de tombamento, que identifica o objeto como patrim-

nio da instituio, realizado a partir de uma numerao corrida.
Nmero de registro nmero estipulado pelo museu para o registro de identificao do
objeto no acervo.
Objeto diz respeito informao que apresenta o que o objeto, como, por exemplo,
xcara, cadeira, entre outros.

40
Data de aquisio a informao referente data que o objeto adquirido pelo museu.
Tipo de aquisio a forma como o objeto foi adquirido pelo museu.
Descrio intrnseca trata-se das informaes fsicas do objeto, como, por exemplo,
dimenso, material, marcas, entre outros.
Descrio extrnseca trata-se das informaes de cunho simblico e histrico; breve
contextualizao.
Estado de conservao diagnstico referente s circunstncias materiais em que se
encontra o objeto.
Observao informaes especficas sobre o objeto.

/// 4.1.2 Arrolamento ou Inventrio

o ato por meio do qual se realiza a contagem de todos os objetos que fazem par-
te do museu, sendo criada uma lista numerada para controle e identificao geral do
acervo museolgico. Refere-se a um primeiro reconhecimento detalhado. Dessa forma,
recomenda-se que o profissional numere provisoriamente a pea com o nmero de in-
ventrio e que faa isso a lpis ou com etiquetas em material neutro amarradas por um
barbante ou cordo de algodo cru que envolva o objeto. Alm disso, imprescindvel o
registro em um livro ou caderno, especificamente para essa funo, do que foi arrolado.
Para essa atividade, o registro do nmero e do nome do objeto suficiente para uma
identificao inicial.
Lembre-se que todo trabalho referente documentao museolgica necessita de
um registro cuidadoso e descrito para comprovao e continuidade das atividades
pelos profissionais do museu. O arrolamento/inventrio fundamental para que eles
tenham conhecimento geral sobre seu acervo e contribui para a segurana do acervo
museolgico.

/// 4.1.3 Identificao do objeto: numerao e marcao

Trata-se da numerao do objeto museolgico, visando sua identificao. uma

atividade indispensvel para a autenticidade e segurana do objeto museolgico, bem
como para a recuperao imediata das suas informaes documentais. Para tanto, de-
ve-se considerar o nmero de registro e o tipo de marcao em cada objeto adquirido
pelo museu: essas aes precisam ser cuidadosamente pensadas antes de ser aplicadas
nas peas. Destacam-se algumas sugestes referentes ao modo de criar o nmero de
registro e a forma como ele dever ser marcado no objeto, dependendo de sua tipologia.

41
 Como criar o nmero de registro?

A criao do nmero de registro deve estabelecer uma ordenao que facilite o aces-
so informao, pois esse acesso que definir uma documentao funcional para
todas as prticas do museu. Por mais que se faam recomendaes tcnicas baseadas
nos princpios da museologia, no que tange ao registro dos objetos, no se encontram
normas oficiais para numerao; assim, cada instituio adota a norma que melhor lhe
convier (CNDIDO, 2006).

Quanto aos tipos de cdigo10, eles podem ser:

NUMRICO utilizado para a codificao somente com nmeros. Pode ser biparti-
do, dividido em duas partes; nesse caso, separado por representao de duas nu-
meraes diferentes.

ANO DE AQUISIO DO OBJETO (SMBOLO DIVISOR) NUMERAO SEQUENCIAL

Exemplo: 14.001
14/001 14.001 NUMERAO SEQUENCIAL
14-001
ou SMBOLO DIVISOR
2014.001 ANO DE AQUISIO DO OBJETO
2014/001
2014-001

A instituio pode escolher o cdigo de acordo com sua necessidade especfica: se em

cada ano zerar a numerao e comear novamente ou se estabelecer uma ordem
corrida sequencial, segundo exemplo abaixo:

Estamos em 2014 e 5 objetos foram adquiridos ao longo de todo o ano pelo museu.
So registrados no acervo os nmeros: 2014/0001, 2014/0002, 2014/0003, 2014/0004,
2014/0005. No prximo ano de 2015, sero adquiridos 15 objetos, que tero o seguinte re-
gistro sequencial: 2015/0006, 2015/0007, 2015/0008, 2015/0009, 2015/0010, 2015/0011,
2015/0012, e assim sucessivamente.

ALFANMERICO - a codificao elaborada a partir de letras e nmeros. Pode ser bi-

partido ou tripartido; o primeiro considera a diviso em duas partes e o segundo em
trs partes. Ambos so intercalados com letras e nmeros.

10 Todos os exemplos de cdigo de identificao aqui apresentados so ilustraes desenvolvidas pela autora
para tornar mais clara a compreenso das diferentes possibilidades de nmeros de registros que podem
42
ser criados.
Exemplo de bipartido:

FP.001 NUMERAO SEQUENCIAL

FP/001 FP-001 FP.001 SMBOLO DIVISOR
SIGLA DA COLEO
ou ou
IV.001 NUMERAO SEQUENCIAL
IV/001 IV-001 IV.001 SMBOLO DIVISOR
NUMERAO ROMANA

Exemplo de tripartido:

MRP.FP.001 NUMERAO SEQUENCIAL

SMBOLO DIVISOR
MRP/FP/001 MRP-FP-001 MRP.FP.001 SIGLA DA COLEO
SMBOLO DIVISOR
SIGLA DO MUSEU
ou ou
MRP.IV.001 NUMERAO SEQUENCIAL
SMBOLO DIVISOR
MRP/IV/001 MRP-IV-001 MRP.IV.001 NMERO ROMANO
SMBOLO DIVISOR
SIGLA DO MUSEU

Para todos os casos apresentados acima: quando o objeto possuir partes divididas12
que compem sua estrutura, o nmero de registro dever ter a mesma numerao in-
cluda em todas as partes; porm, necessrio conter nmeros ou letras minsculas
para representar as subdivises.

Exemplo:
Com nmero: Com letra:

MRP.FP.001.1 (bule) ou MRP.IV.001.a (bule)

MRP.FP.001.2 (tampa) MRP.IV.001.b (tampa)

ATENO!!!
NO SE ESQUEA DE DOCUMENTAR NO REGIMENTO INTERNO A DEFINIO DO
NMERO DE REGISTRO QUE SER ADOTADO PELA INSTITUIO. DEVE-SE UTILIZAR
APENAS UM TIPO DE CDIGO IDENTIFICADOR PARA TODO O ACERVO DO MUSEU.

11 A escolha de numerao romana para representar as diferentes colees de um museu muitas vezes uti-
lizada nos casos em que as colees so separadas por tipologia de acervo ou de formato.
43
12 Considerar todas as partes que puderem ser retiradas do objeto.
 A escolha do tipo de cdigo importante para a organizao e a fcil recuperao dos
objetos, alm de permitir o seu controle. Por isso, a comisso de acervo, junto equipe
do museu, precisa estudar qual a melhor codificao para atender ao seu acervo mu-
seolgico.

Como marcar a numerao nos diferentes tipos de objeto?

Deve-se registrar o nmero nos objetos, tendo em vista os diversos tipos de material
e formato. No que diz respeito conservao, recomenda-se a utilizao de materiais
para o registro no objeto que no iro agredi-lo, e que, de preferncia, seja utilizada uma
camada de proteo entre o objeto e o registro.

Entre os principais processos de marcao esto:

No caso de marcao no prprio objeto, realizar limpeza no local que ser feito o re-
gistro, seguindo instrues de um conservador; passar uma camada de verniz no local
e aps registr-lo com tinta nanquim (preta ou branca)13 ou com caneta permanente; e,
por fim, passar outra camada de verniz para proteg-lo. Deve-se atentar para os objetos
em papel, no qual a marcao dever ser realizada com lpis 6B macio.

No caso de marcao vinculada ao objeto, indica-se a utilizao de etiquetas de papel

(neutro) ou pano (algodo ou linho cru), que deve ser cortado em tamanho adequado.
Alm disso, sugere-se marcar os nmeros no material escolhido com tinta de tinturaria
ou prova dgua. Para amarrar a etiqueta ao objeto, necessrio usar um barbante ou
cordo de algodo cru, selecionando o lugar em que ser entrelaado o fio ao objeto e
cuidando para no dar um n entre eles.

Escolha registrar com um nmero pequeno, legvel e que no prejudique estetica-

mente o objeto. Lembre-se de que o cdigo de identificao serve para a organiza-
o e a recuperao dos objetos pelos profissionais do museu, e no para o pblico;
sendo assim, sugere-se que o nmero de registro possa ser facilmente disfarado
para usos expositivos.

Nas prximas pginas so apresentados exemplos14 de marcao de nmero de regis-

tro em algumas das principais tipologias de objetos encontrados em acervos museol-
gicos:

13 A cor depender da tonalidade do objeto.

14 As imagens foram realizadas em diferentes museus do Estado de Santa Catarina, com o intuito de ilustrar e
abranger diferentes tipologias de objetos e suas marcaes; no estamos tratando aqui do tipo de nmero de
44
registro utilizado por cada museu.
Fig. 13 e 14 Marcao do n de registro na parte interna do objeto em metal ilustrado na fig. 8. Fonte: Museu da
Famlia Colonial, Blumenau.

Fig. 15, 16 e 17 Registro do nmero na parte de baixo do objeto e na parte interna da tampa; destaca-se a marcao
em todas as partes que compem a loua. Fonte: Museu da Famlia Colonial, Blumenau.

45
 Fig. 18 e 19 Marcao do n de registro com etiqueta amarrada ao objeto txtil.
Fonte: Museu da Famlia Colonial, Blumenau.

Fig. 20, 21 e 22 Marcao do n de registro na parte de trs do objeto museolgico de porcelana. Fonte: Museu da
Famlia Colonial, Blumenau.

46
Fig. 23, 24 e 25 Marcao do n de registro na parte de trs do objeto de madeira.
Fonte: Museu da Famlia Colonial, Blumenau.

Fig. 26 Marcao provisria do n de registro com etiqueta amarrada ao objeto

museolgico de cultura popular. Fonte: Acervo do Museu de Arqueologia e
Etnologia Professor Oswaldo Rodrigues (MArquE/UFSC), Florianpolis.

47
 Fig. 27 e 28 Marcao do n de registro na parte de baixo do objeto museolgico etnolgico indgena. Fonte: Acervo
do Museu de Arqueologia e Etnologia Professor Oswaldo Rodrigues (MArquE/UFSC), Florianpolis.

Fig. 29 Marcao do n registro no artefato arqueolgico. Fonte: Acervo do Museu de Arqueologia e Etnologia
Professor Oswaldo Rodrigues (MArquE/UFSC), Florianpolis.

48
Fig. 30 e 31 Marcao interna do n de registro em todas as partes que compem o quadro e a pintura. Fonte:
Museu Victor Meirelles, Florianpolis.

Fig. 32, 33, 34 Etiqueta de localizao com os n de registro dos objetos na mapoteca; acondicionamento das
pinturas e identificao em cada suporte que protege o objeto museolgico. Fonte: Museu Victor Meirelles,
Florianpolis.

49
 Fig. 35 Marcao do n de registro na parte de trs do objeto no canto direito, feito com lpis 6B, em objetos
fotogrficos. Todas as embalagens de acondicionamento devem ser registradas com o mesmo nmero. Fonte:
Museu Victor Meirelles, Florianpolis.

50
/// 4.1.4 Ficha de catalogao

Quanto descrio das informaes dos objetos museolgicos, identifica-se a ficha

de catalogao como um instrumento de auxlio para a documentao dos objetos. Bot-
tallo (2010, p.63) afirma que a ficha [...] no um documento, mas uma ferramenta de
trabalho que rene uma srie de informaes que, de outra forma, estariam dispersas.
Verifica-se a necessidade primordial de padronizao dos metadados, bem como do
controle terminolgico para a elaborao da ficha de catalogao. Ainda de acordo com
Bottallo (2010, p. 54), a documentao museolgica deve ser padronizada15, e, para que
isso seja claro para todos os envolvidos no processo de catalogao, ser muito impor-
tante criar sistematicamente rever manuais de procedimentos de catalogao com
regras para a utilizao e preenchimento de cada campo da ficha [...].
Segue abaixo modelo de ficha de catalogao para a descrio de cada objeto museo-
lgico adquirido pelo museu:

Fig. 36 Ficha de catalogao. Fonte: criado pela autora.

15 Reconhece-se a necessidade de padronizao dos instrumentos de documentao museolgica; no entanto,

51
as singularidades dos acervos devem ser consideradas.
 Quanto estrutura da Ficha de catalogao para objeto museolgico:

Esta ficha foi dividida em dois grupos: identificao e caractersticas do objeto e infor-
maes contextuais. O primeiro diz respeito s informaes relacionadas com a iden-
tificao do objeto no acervo e com as suas caractersticas fsicas e o segundo trata das
informaes histricas, simblicas e de usos do objeto no museu. Segue abaixo o que
cada metadado representa na ficha:

Identificao e caractersticas do objeto:

Nmero de tombo: o registro que identifica o objeto como patrimnio do museu por
meio de uma numerao corrida.
Nmero de registro: uma numerao estipulada pelo museu para o registro de iden-
tificao do objeto no acervo museolgico.
Outros nmeros: diz respeito a nmeros antigos registrados no objeto, seja por ter
pertencido a outra instituio ou porque o museu renumerou seu acervo.
Localizao na instituio: trata-se do local onde est o objeto; facilita a sua recupera-
o fsica de forma fcil e eficiente, como, por exemplo, se ele est na reserva tcnica,
na exposio, foi emprestado, entre outros.
Objeto: apresenta o que o objeto, como, por exemplo, quadro, vestido, entre outros.
Ttulo: quando houver.
Autor ou Autoridade: diz respeito aos tipos de autorias envolvidas com o objeto, como,
por exemplo, fotgrafos, estdios, fbricas, entre outros.
Descrio intrnseca: refere-se descrio fsica do objeto, como, por exemplo, a iden-
tificao de marcas ou de algumas assinaturas legveis, entre outros.
Dimenso: a medio do objeto em largura, comprimento, altura, peso e dimetro.
Material: diz respeito ao tipo de matria pelo qual o objeto formado.
Procedncia: a informao que apresenta o local de onde vem o objeto antes de ser
adquirido pelo museu.
Observao: um metadado amplo, que tem por funo complementar a informao
que no se encontra em outros dados registrados deste grupo.
Tipo de aquisio: doao, legado, compra, coleta, permuta, emprstimo, depsito,
transferncia.
Ex-proprietrio: visa identificar o antigo dono do objeto.
Data de aquisio: data referente entrada do objeto no acervo do museu.
Estado de conservao: diagnosticar qual a situao de conservao do objeto se
bom, regular, ruim ou pssimo.

52
Informaes contextuais:

Descrio extrnseca: aborda as informaes que contextualizam o objeto sobre os

aspectos histricos e simblicos.
Perodo: diz respeito ao tempo aproximado do objeto (data precisa, dcada ou sculo).
Referncias bibliogrficas: trata-se das bases tericas que possuem relao com o
assunto do objeto.
Objetos associados: refere-se a outros objetos do acervo que podem estar diretamen-
te ligados ao objeto descrito.
Exposies: a informao que indica todas as exposies pela qual o objeto passou.
Publicaes: diz respeito a todas as publicaes nas quais o objeto foi divulgado.
Restauro: trata-se do metadado que registra todas as intervenes de restaurao que
o objeto sofreu.
Pesquisas: aponta as pesquisas que foram realizadas com o objeto.
Autorizao de uso: informa as possibilidades de uso e acesso do objeto.
Observaes: um metadado amplo, que tem por funo complementar a informa-
o que no se encontra em outros dados registrados neste grupo.
Registrado por: diz respeito ao nome do responsvel tcnico que descreveu as infor-
maes na ficha.
Data de registro: informar a data completa (dia, ms e ano) do registro na ficha.

Ao considerar as diversidades tipolgicas de acervos e as necessidades informacio-

nais especficas que cada rea carrega consigo, recomenda-se acrescentar metadados
no modelo proposto que atendam s caractersticas singulares do acervo em questo.
Para que as fichas sejam padronizadas e assim possibilitem a interoperabilidade entre
instituies, indica-se que os metadados acrescentados possuam termos apropriados e
coerentes com a rea representada.

Lembre-se: um objeto museolgico devidamente registrado nas suas mltiplas

possibilidades informacionais se torna uma fonte de informao e, por conse-
quncia, passa a ser um instrumento para a construo de novos conhecimentos.
Incentive a pesquisa no museu, divulgue, disponibilize, mantenha o acervo aberto
ao pblico e aos pesquisadores, estabelea a comunicao. Eles sero seus aliados
na busca por mais informao.

53
 // 4.2 DOCUMENTAO DAS PRTICAS ADMINISTRATIVAS

Diz respeito a toda documentao de cunho administrativo produzida pela equipe do

museu, que objetiva registrar tudo o que envolve o processo oficial da instituio. uma
documentao de apoio, que d credibilidade para as aes da instituio, bem como
institui recomendaes para boas prticas e desenvolvimentos na gesto de acervo.
Considera-se que essa documentao possibilita que o museu tenha domnio de seu
acervo, de suas tcnicas, das atividades institucionais, entre outros. Alm disso, deve
ser destacado que, para o controle e a segurana adequada do acervo, fundamental a
elaborao de documentos com princpios ticos e legais que contribuem para a funcio-
nalidade da instituio.
Para tanto, so apresentadas abaixo algumas sugestes de modelos para serem gera-
dos desde o momento em que o objeto e/ou a coleo passa a ser incorporado insti-
tuio, at nos diferentes casos de utilizao do acervo. Recomenda-se para os casos de
produo dos termos sempre elaborar duas vias, ou seja, ambas as partes envolvidas
devero ter o termo devidamente preenchido e assinado.

/// 4.2.1 Termo de doao

o termo criado para comprovar e assegurar o museu de que o doador est passando
a propriedade do objeto e/ou da coleo para os seus cuidados. A instituio que elabora
seu termo de doao poder acrescentar, caso considere necessrio, clusulas adequa-
das para o contrato estabelecido.

54
Fig. 37 Termo de doao. Fonte: criado pela autora.

55
 /// 4.2.2 Termo de emprstimo

o documento estabelecido para garantir entre as partes envolvidas, museu e pro-

prietrio do bem cultural, um contrato de comodato que ir legitimar o emprstimo,
seja a curto ou a longo prazo, do objeto e/ou da coleo incorporado ao museu. Ressalta-
se entre os elementos de composio a serem listados no documento a necessidade de
determinar um perodo de emprstimo.
Para o caso contrrio, de emprstimos do acervo do museu para outra instituio
afim, a sugesto a adequao do texto do modelo abaixo, de acordo com as necessi-
dades. Em toda situao de emprstimo necessrio criar um documento nos mesmos
moldes que registre a devoluo do bem cultural.

Fig. 38 Termo de emprstimo. Fonte: criado pela autora.

56
/// 4.2.3 Laudo tcnico

Trata-se de um documento realizado para diagnstico de conservao do objeto mu-

seolgico, utilizado na entrada dele no acervo e em qualquer sada e retorno do objeto
instituio. Este documento permite controlar o estado de conservao do objeto; por
meio dele o conservador consegue traar planos de conservao preventiva a curto,
mdio e longo prazo.

Fig. 39 Laudo tcnico. Fonte: criado pela autora.

57
 /// 4.2.4 Ficha de campo16

um documento elaborado para ser um instrumento de trabalho; nos casos de mu-

seus que possuem projetos de pesquisa de campo, como os de cincia, de arqueologia e
de etnografia. Assim que o artefato coletado, a ficha o primeiro registro de informa-
o. Por isso imprescindvel realizar todas as anotaes referentes ao momento dessa
prtica. Geralmente a ficha criada pela equipe do projeto, que ir a campo, pois so
eles que determinaro as necessidades informacionais relativas pesquisa.

/// 4.2.5 Termo para pesquisa

Refere-se ao documento produzido para controle de pesquisas realizadas com o acer-

vo museolgico. So estabelecidos critrios17, conforme regimento de cada instituio,
para as questes relacionadas ao acesso e aos usos do acervo. Alm disso, esse docu-
mento resguarda a instituio de possveis descumprimentos por parte do pesquisa-
dor com a instituio.

Fig. 40 Termo para pesquisa. Fonte: criado pela autora.

16 Por entender que a ficha de campo criada especificamente para a rea de pesquisa contemplada, assim
como para o local pesquisado e para a necessidade de informao do projeto, optou-se por no elaborar nenhum
modelo para tal ao.
17 Geralmente o museu solicita ao pesquisador que se utiliza de materiais que ilustrem o acervo para publi-
cao que faa as devidas referncias de maneira evidente, e que, aps, envie uma cpia de sua publicao
58
instituio.
/// 4.2.6 Termo de permuta

um documento elaborado para o caso de troca de objetos entre museus ou instituies

afins. Considera-se a necessidade de um registro que aponte quais objetos esto envolvi-
dos na troca, bem como quais so as instituies envolvidas e a justificativa de tal ao.

Fig. 41 Termo de permuta. Fonte: criado pela autora.

59
 /// 4.2.7 Termo de transferncia

Refere-se ao documento produzido quando houver situaes de transferncia de ob-

jetos e/ou de colees de um museu ou instituio afim para outro. necessria a justi-
ficativa fundamentada para tal mudana, bem como a citao das partes envolvidas e a
listagem de tudo o que estiver sendo transferido, com as devidas identificaes.

Fig.43 - Termo de transferncia. Fonte: criado pela autora

60
/// 4.2.8 Termo para transporte do acervo
Diz respeito ao documento produzido para registro da ao de deslocamento do ob-
jeto museolgico para outro local. Geralmente ocorre por motivos de emprstimode
algum objeto e/ou de coleo do museu para outras instituies afins. Independente da
distncia percorrida, o museu precisa documentar todo o percurso que envolve desde
a sada do objeto do museu, a forma como ser transportado, at sua chegada insti-
tuio beneficiada, e vice-versa. Esse documento garantir a segurana do objeto em
ambiente externo ao espao que o salvaguarda.

Fig. 44 Termo para transporte do acervo. Fonte: criado pela autora.

ATENO!!!
Todo documento produzido para as prticas administrativas, organizacionais
e de gesto fazem parte da histria do museu e de seu acervo, e por isso
deve ser preservado.
61
62
/ 5
 S I S T E M A S D E I N F O R M AT I Z A O
DE ACERVOS
Para ampliao, funcionalidade e disponibilizao da informao, os museus vm in-
cluindo a sistematizao automatizada do acervo em suas atividades de organizao
e tratamento documental. Isso se d com a incorporao das Tecnologias de Comuni-
cao e Informao (TICs), que proporcionam rapidez na comunicao e no acesso
informao. Alm disso, permitem um aumento considervel no armazenamento dos
dados e valorizam a informao contida no acervo museolgico.
Ressalta-se a importncia de um software adequado s necessidades da instituio,
que permita a automao das colees do acervo e a difuso das informaes estabe-
lecidas pela documentao museolgica. Tambm preciso levar em considerao as
criaes isoladas de sistemas que, embora adequem com mais facilidade os recursos
digitais s necessidades da instituio, levam impossibilidade de interseco de infor-
maes entre base de dados institucionais. Identifica-se essa situao tendo em vista
a diversidade de diretrizes nacionais e internacionais, de padres tcnicos, normas e
linguagens.
O sistema de informatizao do acervo utilizado com o objetivo de fornecer informa-
o de forma rpida, organizada e eficaz, qualquer que seja o seu uso. A automatizao
do acervo se preocupa com a informatizao das atividades relacionadas ao tratamento
documental, facilitando seu acesso pelo pblico e contribuindo para a funcionalidade
dos trabalhos administrativos realizados pelos funcionrios do museu.
So vrios os elementos inter-relacionados a esse tipo de sistema, que vai da coleta
(entrada), da manipulao, do armazenamento (processo) at a disseminao (sada)
da informao, fornecendo um mecanismo de feedback18 para o museu. O processo de
sistematizao do acervo permite o controle, a segurana e o gerenciamento da infor-
mao, bem como colabora para o acesso e para a democratizao da informao.
Alm do pblico e dos funcionrios do museu, a sistematizao do acervo deve aten-
der s necessidades informacionais do pesquisador especializado, que busca no acervo
o seu objeto de estudo para a pesquisa cientfica19. Considera-se, dessa forma, que o
objeto museolgico uma fonte de informao para a pesquisa, e que, por esse motivo,
precisa que sua informao esteja codificada de uma forma que facilite a interoperabili-
dade entre instituies, bem como a recuperao da informao pelo seu pblico, pelos
funcionrios e pelo pesquisador.
Para a concepo de sistemas automatizados, so utilizados bancos de dados para
que seja possvel a reunio de dados e informao. O banco de dados rene e mantm

18 Feedback ou retroalimentao o processo realizado por meio da sada de um sistema, no qual ocorre uma
transferncia para a entrada desse mesmo sistema. Seu objetivo diminuir, ampliar e controlar a dissemina-
o do sistema e contribuir para o dilogo e a mediao entre o acervo e o pblico.
19 Considera-se pesquisa cientfica uma investigao realizada pelo pesquisador, na qual necessita corresponder
63
a normas pr-determinadas e utilizao de mtodos especficos para sua constituio.
 organizado um conjunto de informaes relacionadas a um determinado assunto, em
uma determinada ordem. Para que o banco de dados seja disponibilizado ao pblico e/
ou ao pesquisador, necessrio um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD) que,
alm de fornecer uma interface amigvel, tambm permite a manipulao e recupera-
o dos dados, seja na entrada, nos processos ou na sada da informao.
Os bancos de dados so estruturados a partir de um conjunto de metadados, que
fazem referncia a dados contidos em um software e que fornecem informao sobre
outra informao, de uma forma geral; o dado sobre o dado. ele que descreve e re-
presenta os objetos nos sistemas informatizados de acervos.

A base de dados permitir o cruzamento e a recuperao da informao contida

nos acervos museolgicos, bem como contribuir para o processo de interoperabi-
lidade institucional.

Para o seu desenvolvimento, preciso identificar que existem variedades de softwares,

gratuitos e pagos, que permitem criar a estrutura de acordo com as necessidades do
museu. Recomenda-se a parceria com um especialista em tecnologia da informao
(TI), que vai construir tecnicamente a base de dados computadorizada. O profissional
de museu vai destacar o contedo informacional do acervo para compor o sistema de
informatizao.
Existem diversas iniciativas institucionais e individuais de construo e utilizao de
softwares para automao do processo de sistematizao de acervos museolgicos. Aqui
ser citada apenas uma como exemplo dessa ao. Uma das primeiras aes institucio-
nais no Brasil foi a do Museu Nacional de Belas Artes, que desenvolveu um sistema para
catalogao de colees de pintura, escultura, gravura e desenho, e um manual com
regras para o preenchimento das fichas de catalogao.
O Museu Nacional de Belas Artes criou em 1993 o projeto Sistema de Informaes do
Acervo do Museu Nacionalde Belas Artes - SIMBA, com o intuito de organizar as infor-
maes contidas em seu acervo, de maneira a garantir o controle e ampliar o acesso e
a divulgao dos dados nele includos. Ao obter o apoio financeiro da extinta Fundao
VITAE, o projeto adquiriu equipamentos que possibilitaram criar uma nova ficha de ca-
talogao para descrever as obras de acordo com regras definidas pelo manual que foi
publicado em 1995, e que, aps os dados, foram informatizados na base de dados Donato.
O programa Donato foi concebido para atender catalogao de obras de arte de ca-
ractersticas especficas do acervo do Museu Nacional de Belas Artes. Com o passar dos
anos, o programa passou por alteraes significativas em sua base de dados, permitindo
ser utilizada em diferentes tipos de acervo. Atualmente, em parceria com o Instituto

64
Brasileiro de Museus Ibram, por volta de 100 museus de tipologias diferentes se utili-
zam da base de dados Donato. Por conta disso, esse software teve que adaptar as novas
necessidades de registro estipuladas por essas instituies, e assim foram criados ou-
tros metadados para atender demanda. Muitas tipologias de acervo ainda no foram
contempladas, mas existe uma equipe voltada para o aperfeioamento do Donato, que
busca resolver as questes relacionadas ao tratamento de informao dos diferentes
acervos museolgicos.
Seguem abaixo imagens ilustrativas da base de dados Donato retiradas da pgina
do Museu Nacional de Belas Artes. Cabe ressaltar que elas no representam a verso
atualizada do software, porm foi o que se encontrou no prprio site da Instituio para
exemplificar a estrutura da base.

Fig. 45 - Ficha de catalogao na Base de dados Donato verso 3.0.

Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.

65
 Fig. 46- Ficha biogrfica de autores na Base de dados Donato verso 3.0.
Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.

Fig. 47- Relao das obras mais consultadas na Base de dados Donato verso 3.0.
Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.

66
Fig. 48- Manual de catalogao disponvel na Base de dados Donato verso 3.0.
Fonte: site do Museu Nacional de Belas Artes, 2014.

67
68
/ 6 REFERNCIAS
BARRETO, A. de A. A questo da informao. So Paulo em Perspectiva, So Paulo, v. 8,
n. 4, p. 3-8, 1994.

BELOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental / Helosa Liberalli Bel-

lotto. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006, 320p.

BEVILACQUA, G. M. F.; MARINGELLI; I. C. A. S. (Coord.). I Seminrio servios de informa-

o em museus. So Paulo: Pinacoteca do Estado, 2011, p. 33-41.

BITTENCOURT, J. N. A pesquisa como cultura institucional: objetos, poltica de aquisio

e identidade nos museus brasileiros. In: Museu Instituio de Pesquisa, MAST, RJ, 2005.

BITTENCOURT, J. N. Sobre uma poltica de aquisio para o futuro. Rio de Janeiro: Secre-
taria de Cultura/IBPC, Cadernos Museolgicos n 3 (outubro de 1990), p. 29-38.

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