MANUAL DE USUARIO

GESTION ORGANIZACIN Y ARCHIVO

UAE DIAN
PROCESO RECURSOS FISICOS

AO 2015
 1. PROCESO ORGANIZACIN Y ARCHIVO

En el proceso Gestin Organizacin y Archivo se realizan las actividades mediante las cuales, el rol
Solicitante adjunta los documentos electrnicos, busca la unidad de conservacin en donde requiere
archivar y si existe clasifica los documentos y archiva. En caso de no existir la unidad de
conservacin, el usuario realiza la actividad de solicitar la creacin de una unidad de conservacin. El
proceso por su parte, asigna al rol Archivista tramitador la actividad de crear unidades de
conservacin que han sido solicitadas por funcionarios de la Entidad.

Como prerrequisito para utilizar el proceso de Gestin Organizacin y Archivo se debe haber
configurado en el mdulo de instrumentos archivsticos la estructura orgnica y documental, que se
refleja en las listas desplegables de serie, subserie y tipos documentales. Ver manual de usuario
instrumentos archivsticos.

1.1 Actividad: Archivar documento

Mediante esta actividad se permite al funcionario de la dependencia, clasificar y archivar documentos

locales o provenientes de otro proceso (ejemplo: Documentos en trmite, Planeacin y Produccin)
en una unidad de conservacin seleccionada.

Figura 1. Pantalla portal de procesos mis tareas archivar documento

La pantalla est compuesta por cinco secciones principales:

1. Seleccionar documentos
Documento entrante (Radicado o no Radicado). Si existen documentos provenientes de
otros procesos, el rol Solicitante puede seleccionar el documento entrante (Radicado o no
Radicado) a travs del botn ver, visualizarlo para proceder al archivado.
Documentos locales. Si el funcionario desea adjuntar documentos locales, el rol Solicitante
selecciona el botn Examinar para adjuntar un documento local del computador y
posteriormente, selecciona el botn Cargar para subirlo al sistema. El usuario selecciona el
documento local para proceder al archivado.

2. Buscar Unidad Documental

El usuario debe buscar unidades documentales segn los criterios de bsqueda serie y subserie (si
aplica), Identificador principal unidad documental, nombre unidad documental, descriptor 1 y
Descriptor 2 y selecciona el botn Buscar.

3. Resultado de la bsqueda

Si se encuentra la unidad documental segn los criterios de bsqueda, el usuario puede seleccionar
una unidad de conservacin y la opcin Archivar documento.

4. Seccin Asignar tipo documental

Permite confirmar los datos de la unidad de conservacin, y seleccionar el tipo documental para que
se formalice el archivado.

5. Documentos archivados

Una vez el usuario realiza el archivado, esta accin se refleja en la tabla Documentos archivados
donde se muestran los datos de la unidad de conservacin y del documento archivado.

Figura 2. Pantalla Archivar documento seccin seleccionar documentos: entrantes y locales

1.2 Descripcin campos pantalla archivar documento, seccin seleccionar documentos -
entrantes y locales

Campo Descripcin

1.Seccin Documentos Entrantes (Radicados y No radicados)

Corresponde a la fecha del documento a archivar.

Si el documento es radicado en Correspondencia, el
Fecha y hora documento valor de este campo es la fecha de radicado. De lo
contrario, es la fecha del documento indicada por el
proceso de origen.

Corresponde al identificador principal del documento a

archivar. Si el documento es radicado en
Identificador documento Correspondencia, el valor de este campo es el nmero
de radicado. De lo contrario, es el identificador del
documento indicado por el proceso de origen.

Corresponde al nombre o asunto del documento a

Nombre/Asunto documento
archivar.

Botn. Permite visualizar el documento que viene de

Ver documento otro proceso para determinar en qu Unidad
Documental debe ir archivado.

1. Seccin Documentos Locales

Corresponde a la fecha del documento a archivar. Este

valor es ingresado por el usuario, si el usuario no
Fecha documento
ingresa la fecha, el sistema toma la fecha de subida del
archivo.

Corresponde al nombre del documento a archivar.

Nombre documento Este valor es cargado por el sistema una vez se ha
adjuntado el documento.

Botn. Permite buscar en el equipo de cmputo el

Examinar
documento electrnico que se desea adjuntar.
 Campo Descripcin

1.Seccin Documentos Entrantes (Radicados y No radicados)

Botn. Permite cargar el documento examinado para

Cargar que sea adjuntado y se determine en qu Unidad
Documental debe ir archivado.

Figura 3. Pantalla Archivar documento seccin buscar unidad documental

1.3 Descripcin campos pantalla archivar documento buscar unidad documental

Campo Descripcin

2. Seccin Buscar Unidad Documental

Obligatorio. Series asociadas a la Tabla de Retencin

Documental TRD de la dependencia del funcionario
Serie
que realiza la consulta. Este campo es obligatorio,
permite filtrar los resultados de la bsqueda.

Series asociadas a la Tabla de Retencin Documental

TRD de la dependencia del funcionario que realiza la
Sub serie
consulta. La sub serie depende de la serie
seleccionada.
 Campo Descripcin

2. Seccin Buscar Unidad Documental

Corresponde al identificador principal de la unidad

documental a buscar o metadato que permite mayor
Identificador principal
especificidad en la recuperacin. Por ejemplo, en una
unidad documental
Historia Laboral el identificador es la cdula del
funcionario.

Corresponde al nombre de la unidad documental a

buscar. Por ejemplo, si es una Historia Laboral, el
Nombre unidad documental
nombre de la unidad documental es el nombre del
funcionario.

Corresponde al identificador secundario de la unidad

Descriptor 1 documental a buscar. Por ejemplo, si es una Historia
Laboral, fecha de ingreso.

Corresponde al identificador secundario de la unidad

Descriptor 2
documental a buscar.

Botn. Permite limpiar la tabla con los resultados

Limpiar
obtenidos de la bsqueda para incluir otros metadatos

Botn. Habilita la bsqueda de las unidades

Buscar documentales que cumplan con los criterios de
bsqueda ingresados.

Figura 4. Pantalla Archivar documento Seccin Resultado de la Bsqueda

1.4 Descripcin campos pantalla archivar documento resultados de la bsqueda- unidad
documental

Campo Descripcin

3. Seccin resultado de la bsqueda- unidad documental

tem Indica el nmero de registro asignado por el sistema.

Obligatorio. Corresponde al nombre de la serie o sub

serie de la unidad de conservacin asociado a la
Nombre Serie / Sub serie
unidad documental encontrada. Es obligatorio si la
consulta muestra al menos un (1) registro.

Obligatorio. Corresponde al identificador principal de la

Identificador Principal unidad de conservacin asociada a la unidad
Unidad de Conservacin documental encontrada. Es obligatorio si la consulta
muestra al menos un (1) registro.

Obligatorio. Corresponde al nombre de la unidad de

Nombre Unidad de conservacin asociada a la unidad documental
Conservacin encontrada. Es obligatorio si la consulta muestra al
menos un (1) registro.

Corresponde al identificador secundario de la unidad

de conservacin, asociada a la unidad documental
Descriptor 1
encontrada. Es opcional si la consulta muestra al
menos un (1) registro.

Corresponde a la fase de archivo de la unidad de

conservacin asociada a la unidad documental
encontrada. Los posibles valores son: Archivo de
Fase de Archivo
Gestin, Archivo Central o Archivo Histrico. Es
obligatorio si la consulta muestra al menos un (1)
registro.

Corresponde al estado de la unidad de conservacin

asociada a la unidad documental encontrada. Los
Estado
posibles valores son: Activa, Cerrada. Es obligatorio
si la consulta muestra al menos un (1) registro.

Botn. Habilita el pop up asignar tipo documental, para

agregar el tipo documental del documento y confirmar
Archivar Documento
los datos de la Unidad de Conservacin en la que se
debe archivar.
 Campo Descripcin

3. Seccin resultado de la bsqueda- unidad documental

Botn. Habilita el flujo alterno de creacin de Unidades

Solicitar Creacin UD Documentales en caso que la unidad documental
buscada no exista y no pueda archivarse el documento.

Botn. Permite consultar el ndice electrnico que se va

conformando en el momento que se archivan
ndice electrnico documentos en las Unidades de Conservacin, para
garantizar la seguridad en la conformacin de la
Unidad de Conservacin.

Figura 5. Pantalla archivar documento seccin asignar tipo documental

1.5 Descripcin campos pantalla archivar documento asignar tipo documental

Campo Descripcin

4. Seccin Asignar tipo documental

Corresponde a la Entidad productora del conjunto de

Fondo documentos que se producen en desarrollo de sus
funciones o actividades.

Corresponde al nombre de los lugares administrativos

en los niveles central, local y delegado de la entidad
Subfondo productores del conjunto de documentos.
Este valor depende del Fondo seleccionado.
 Campo Descripcin

4. Seccin Asignar tipo documental

Corresponde a la dependencia padre donde

Seccin pertenecen los niveles descritos.
Este valor depende del subfondo seleccionado.

Corresponde a la dependencia que produce los

Subseccin documentos a los que pertenecen los niveles descritos.
Este valor depende del subfondo seleccionado.

Series/Subseries asociadas a la Tabla de Retencin

Documental TRD de la dependencia del funcionario
Nombre serie/subserie
que realiza la consulta. Este campo es obligatorio,
permite filtrar los resultados de la bsqueda.

Obligatorio. Corresponde al nombre de la unidad de

Nombre unidad de conservacin asociada a la unidad documental
conservacin encontrada. Es obligatorio si la consulta devuelve al
menos un (1) registro.

Obligatorio. Lista desplegable que muestra los tipos

Tipo Documental documentales asociados a la serie y/o subserie
seleccionada.

Botn Regresa a la actividad principal de archivado, en

Volver caso de no estar seguro de archivar en esa unidad de
conservacin.

Botn. Permite guardar la accin de archivado una vez

Guardar
se d clic en mensaje de confirmacin.

Una vez el usuario selecciona el tipo documental y el botn Guardar, se muestra un mensaje de
confirmacin para archivar el documento.
 Figura 6. Pantalla archivar documento mensaje de confirmacin de archivado

En la seccin 5 tabla Documentos archivados se muestran los documentos que han sido clasificados
y archivados electrnicamente.

Figura 7. Pantalla archivar documento seccin documentos archivados

1.6 Descripcin campos pantalla archivar documento documentos archivados

Campo Descripcin

4. Seccin Documentos archivados

Item Consecutivo de la tabla.

Obligatorio. Series/Subseries asociadas a la Tabla de

Retencin Documental TRD de la dependencia del
Nombre serie/subserie funcionario que realiza la consulta. Este campo es
obligatorio, permite filtrar los resultados de la
bsqueda.

Obligatorio. Corresponde al identificador principal de la

Identificador Principal unidad de conservacin asociada a la unidad
Unidad de Conservacin documental encontrada. Es obligatorio si la consulta
devuelve al menos un (1) registro.

Obligatorio. Corresponde al nombre de la unidad de

Nombre Unidad de conservacin asociada a la unidad documental
Conservacin encontrada. Es obligatorio si la consulta devuelve al
menos un (1) registro.
 Campo Descripcin

4. Seccin Documentos archivados

Corresponde al identificador secundario de la unidad

de conservacin, asociada a la unidad documental
Descriptor 1
encontrada. Es opcional si la consulta devuelve al
menos un (1) registro.

Obligatorio. Nombre del documento asignado segn la

Tipo Documental
Tabla de Retencin Documental.

Fecha Documento Fecha del documento producido.

Nombre asunto Descripcin general del contenido del documento

Botn. Permite cerrar la consulta realizada de los

Cerrar
documentos archivados.

Terminar Botn. Permite salir de la tarea.

1.7 Pasos archivar documento en unidad de conservacin

1. Seleccionar un documento para archivar, que puede ingresar de varias formas: Proceso
Documentos en Trmite, Planeacin y Produccin o proveniente de una ubicacin local.
2. Buscar la Unidad Documental, teniendo en cuenta los criterios generales y/o avanzados de
bsqueda.
 1

Figura 8. Pantalla archivar documento seccin seleccionar documentos y buscar unidad documental

3. Seleccionar una Unidad de Conservacin donde se archivar el documento y dar clic en el

botn Archivar Documento, seleccionar el botn Solicitar Creacin UD, si no se encuentra la
unidad documental segn los criterios de bsqueda.

Figura 9. Pantalla archivar documento seccin resultados de la bsqueda

4. Elegir el tipo documental de acuerdo con la serie/subserie documental a la que pertenece el

documento, el usuario utiliza el botn guardar para confirmar o rechazar la accin a travs de
un mensaje de validacin.
 4

Figura 10. Pantalla archivar documento seccin asignar tipo documental

5. Pulsar el botn si para confirmar el archivado del documento en la unidad de conservacin, el

documento archivado se muestra en la tabla Documentos Archivados.

Figura 11. Pantalla archivar documento seccin documentos archivados