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Unidad 1. Qu es Excel?
Por su parte, el usuario menos especializado tambin le puede encontrar mltiples usos a
una hoja de clculo: El pequeo empresario que desea controlar el valor del inventario de
su negocio, el profesor que desea una lista de asistencia de sus alumnos y calcular
fcilmente sus promedios o el candidato de un partido poltico que desea ver en grficas
las tendencias que le dan las encuestas. Excel puede ser til para eso y muchas cosas
ms.
Sin embargo, hay que tener presente que si bien podemos clavar un clavo con una pinza,
lo mejor es hacerlo con un martillo. Cada herramienta tiene una aplicacin especfica para
la cual fue diseada y aunque otra herramienta pudiera suplirla para resolver alguna
necesidad momentnea, lo correcto es usar, para cada caso, la que le corresponde a
cada tarea. As, Excel puede editar un texto, e incluso revisarlo ortogrficamente,
justificarlo, darle un tipo de letra especial, etc. Pero Excel no es un procesador de
palabras por lo que el usuario preferir usar Word si va a escribir algn documento. De
igual modo, Excel nos puede servir para manejar listas de datos, incluso relativamente
grandes, ordenarlas, hacer bsquedas en ellas y crear filtros de clasificacin, entre otras
posibilidades. Pero Excel no es un programa de bases de datos. Lo mismo podra decirse
sobre sus capacidades de dibujo y de importacin de imgenes pues Excel tampoco es
un programa de diseo. Y a pesar de todas estas caractersticas, es importante conocer
con exactitud en qu es mejor Excel que los procesadores de palabras, las bases de
datos y los programas de dibujo y para qu se puede utilizar, lo cual es tema de esta gua.
Pero esto nos lleva necesariamente a otra cuestin: Qu es una hoja electrnica de
clculo?
Tal vez el lector haya jugado de nio submarino. Consiste en dibujar en un papel una
cuadrcula en donde se numeran las filas del 1 al 9, para identificar las columnas se usan
las letras de la misma palabra, submarino. Cada jugador debe ubicar en esa cuadrcula
5 barcos de distinto tamao. Uno abarca 2 cuadros, dos de 3 cuadros, uno de 4 y el ms
grande (supuestamente un portaaviones) abarca 5 cuadros, incluso venden versiones de
plstico con tableros y piezas que, como misiles, se insertan en los barcos. El jugador
debe descubrir la posicin de los barcos y hundirlos indicando a su adversario las
coordenadas en donde desea que pegue su proyectil, M5, B2, etc. Son las
coordenadas de cada cuadro y el contrario debe decir si el proyectil ha golpeado uno de
sus barcos o no. Gana el juego el primero que termine con los barcos de su contrincante,
es decir, cuando haya dado con todas las coordenadas que ocupaban los barcos.
Estos elementos forman la parte nodal, el corazn mismo de la hoja de clculo: el rea de
celdas, las cejas que separan las pginas y los indicadores de columnas y filas. Todos los
dems elementos de la interfaz de Excel estn diseados con la idea de facilitar nuestro
trabajo en esta rea, por lo que la estudiaremos enseguida si decide hacer clic para
avanzar.
La cinta no es otra cosa ms que una barra en la parte superior de la interfaz organizada
por cejas. Cada ceja, a su vez, est dividida en secciones. El nombre de cada ceja y
seccin define el tipo de comandos que agrupa y, por tanto, el tipo de tareas que
podemos realizar con ellos. Por ejemplo, la ceja insertar, tiene los comandos necesarios
para, valga la redundancia, insertar en la hoja de clculo elementos tales como grficos e
imgenes. Tenemos otra ceja llamada "Frmulas" cuyas secciones nos permiten trabajar
con las dem, etctera.
En la parte izquierda de las cejas, pero sin ser precisamente parte de stas, tenemos el
men "Archivo", cuya funcin es ofrecer al usuario de Excel todas las funciones y
herramientas necesarias para administrar las hojas de clculo: abrir, grabar, grabar cmo,
imprimir, enviar, etctera. Todo lo que necesitamos hacer con los archivos en s, como un
todo, se encuentra en esta seccin, la cual estudiaremos en su oportunidad ms adelante.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iZihIT5qoVY
Arriba del men "Archivo" tenemos la llamada "Barra de acceso rpido". Es una mini barra
de herramientas que podemos modificar a nuestro gusto para contener cualquiera de los
comandos del programa. De hecho, lo invitamos a aadir ah cualquier comando que crea
puede llegar a utilizar con frecuencia, sin embargo, consideramos que por ninguna
circunstancia esta barra debe prescindir de las opciones para deshacer y rehacer
acciones, pues resultan muy tiles cuando estamos creando una hoja de clculo. Su
definicin y uso, por supuesto, son motivo de estudio ms adelante.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tpzh8gf8mG8
Por otra parte, decamos que la cinta como tal, est organizada por cejas y dentro de
stas, los comandos se agrupan por secciones. Cada seccin se identifica con una banda
de ttulo en la parte inferior. En ocasiones, en esa banda, hay un icono llamada
"disparador de cuadro de dilogo" que despliega un cuadro de dilogo con opciones ms
detalladas. Por ejemplo, en la ceja "Inicio", tenemos una seccin llamada "Fuente", el cual
tiene un disparador de cuadro de dilogo, que al pulsarlo, nos abre el cuadro del mismo
nombre para elegir opciones sobre el tipo de letra utilizado en las celdas.
Mira el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=CbZM8T8vuA4
Tenemos tambin otras cejas llamadas "contextuales", que aparecen slo cuando se han
insertado objetos que requieren nuevos grupos de comandos, es decir, nuevas secciones
en la cinta. Por ejemplo, cuando insertamos un grfico en la hoja de clculo, aparecen
nuevas cejas, resaltadas con un color distinto, llamadas "Herramientas de grficos" con
secciones adecuadas para trabajar con este elemento.
Como se muestra en el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=HQ5eyqyIW8k
Una caracterstica muy til que conviene destacar de la cinta es que ofrece ayuda
respecto a cada seccin o icono con slo sealarlo con el ratn. Si no est seguro de qu
hace cada icono y no desea realmente pulsarlo, slo ponga el cursor sobre l y espere a
que aparezca la ayuda adicional.
Como se muestra en el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=I8JUpbgdmno
Por tanto, el usuario dispone de dos vas distintas para aplicar una opcin
de comando a algn dato u objeto de Excel: 1) La cinta de opciones y 2) El
men contextual.
Como apenas nos estamos familiarizando con la interfaz de Excel, no se preocupe mucho
por el momento por las etiquetas inteligentes. Son de gran ayuda cuando el trabajo con
Excel ya es cotidiano, en tanto slo considere que existen y cuando aparezcan dedqueles
un momento para ver sus opciones.
3.5 Configuracin de Excel
Hasta ahora hemos visto la interfaz de Excel que aparece de modo predeterminado
despus de instalar el programa. Sin embargo, esta pantalla es susceptible de ser
modificada de distintos modos para adaptarse a los gustos del usuario, o tal vez a
necesidades especficas de trabajo.
Por una parte, estn los cambios en la visualizacin de Excel disponibles en la ceja vista,
en las secciones "Vistas del libro" y "Mostrar".
Mira el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=otkj4RtE_zY
Tambin es posible ocultar la cinta de opciones a travs del siguiente botn, dejando slo
visible el nombre de sus distintas pestaas:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=IXdzG7O1jAo
La barra de herramientas de acceso rpido es completamente configurable por el usuario,
desde los botones que contiene, hasta su posicin en la pantalla:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=_MIRRCI2Aa8
La cinta de comandos tambin podemos modificarla radicalmente, ya sea quitando y
aadiendo elementos a las cejas actuales, o bien creando cejas completamente nuevas y
personalizadas. Esas y otras modificaciones estn en el comando "Opciones", del men
"Archivo".
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=U4SL4qSBCsg
Sin embargo, a pesar de que es ms o menos sencillo modificar los comandos
disponibles en la cinta, creemos que lo ms apropiados es mantenerla como est, pues
estamos seguro que su diseo fue cuidadosamente elaborado pensando en las
necesidades de trabajo de la mayora de la gente. Nuestro objetivo es aprender a utilizar
una hoja de clculo para poder sacar provecho de su potencia y funcionalidad, no
modificar la interfaz por slo hacerlo, sobre todo si apenas est aprendiendo a utilizar el
programa.
Por tanto, a menos de que haya una necesidad muy especfica para aadir
una ceja a la cinta, o eliminar elementos de la misma, nuestra sugerencia es
que la utilice tal cual est, sin cambios.
Cuando definimos el concepto hoja de clculo explicamos que las celdas son las
unidades bsicas de informacin de la misma. Cada celda puede contener datos de
cualquiera de estos 4 tipos: a) texto; b) valores; c) frmulas y funciones y; d)
hipervnculos. Tambin pueden contener minigrficos, pero por su naturaleza no los
consideramos aqu. Este tema lo estudiaremos en su oportunidad.
Para introducir un dato en una celda basta con ubicar el indicador de celda en las
coordenadas deseadas, teclear la informacin y pulsar ENTER o cambiar de lugar el
indicador de celda con las flechas del teclado. Vemoslo con un ejemplo. Crearemos una
tabla de datos, que es una de las posibilidades ms utilizadas de una hoja de clculo,
aunque la haremos bastante simple.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=4t73DIjHncQ
Para empezar, ubicamos el indicador de celda (cursor) en A1. Escribimos el ttulo que le
vamos a dar a nuestro cuadro de datos. Observe que aunque este ttulo abarca hasta la
celda C1 en realidad el dato slo se haya en la celda A1, es decir, cuando un texto es
ms largo que la celda se visualiza en las celdas contiguas, pero, en memoria, slo se
haya en donde se introdujo el texto.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=9fjPETiVoj8
Activamos la celda B2 y escribimos el ttulo de la primera columna. Despus nos
ubicamos en C2 y escribimos el ttulo siguiente hasta terminar con los encabezados,
recurdese que cada encabezado es un dato independiente de los dems en su celda
correspondiente.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=9KujQnFImn8
Como puede verse, el ttulo de la tabla, los encabezados y los meses son datos de texto.
Ahora escribiremos los valores numricos de la tabla.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=qvUPnfSe9kg
La conclusin lgica de un cuadro sobre las ventas mensuales es que debe incluir la
suma del total de los meses por cada producto. Es decir, debemos calcular la suma de los
valores de cada columna. Para ello nos podemos valer de la funcin SUMA. Para
construir nuestra funcin y obtener los totales nos ubicamos en la celda B6 y pulsamos el
botn Autosuma de la barra de herramientas, la celda y la barra de frmulas indican que
ahora el contenido es =SUMA(B3:B5), donde B3:B5 es el rango de celdas donde estn
los datos a sumar y que explicaremos en detalle ms adelante.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=s1eNZokEG4E
Pulsamos ENTER para que el resultado aparezca en la celda. Luego repetimos el
proceso para cada columna a sumar.
Ahora podremos observar una de las cualidades de las hojas de clculo. Supongamos
que el valor contenido en la celda C4 es incorrecto, que el nmero debera ser otro. Lo
que debemos hacer es llevar el indicador de celdas a C4 y capturar el nuevo valor. En ese
mismo instante Excel calcula nuevamente el resultado de la suma de la celda C6 para
reflejar el nuevo total. Podramos experimentar modificando los valores de todo el cuadro,
el resultado de las celdas con funciones y/o frmulas se actualiza, es decir, se recalcula
automticamente. El usuario de hojas de clculo se evita as la necesidad de sumar
largas series de nmeros que, adems, podran estar cambiando constantemente. Sin
embargo, no son las sumas las nicas funciones disponibles en las hojas de clculo ni el
nico tipo de frmula posible, pero eso ser tema de los prximos captulos. En tanto,
tenemos que revisar qu mtodos tenemos disponibles para facilitar la captura de datos
en la hoja.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=PhIUvkvWmAc
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iIuvrP2rAyk
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=BcAC6xT_pSg
Estos mismos comandos "autorrellenan" series de das, meses o fechas, veamos los
siguientes ejemplos:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=kzE04cWIuX0
Si sus necesidades implican capturar una lista que se repite constantemente, entonces
podemos crear una lista personalizada con el men "Archivo-Opciones-Avanzadas" y
usando luego el botn "Modificar Listas personalizadas". Vemoslo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=BiwH2yJL0mI
Si las fechas a capturar no tienen una secuencia que permita usar las opciones de
autorrelleno, entonces debe tener presente que las fechas pueden tener diversos
formatos de presentacin que hay que establecer para que Excel no las maneje de modo
incorrecto. En la seccin "Nmero" de la ceja "Inicio" podemos indicar que la celda o
celdas seleccionadas recibirn datos de fechas, el botn de la seccin abre el cuadro de
dilogo "Formato de celdas" que nos permite elegir el formato de fechas especfico
deseado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=yyou4PA3KdE
Por su parte, los hipervnculos son un tipo especial de dato que permite que el contenido
de la celda conecte con archivos en el disco duro, direcciones de Internet o direcciones de
correo electrnico. Y al igual que un navegador de Internet, Excel subraya los
hipervnculos de las celdas, de modo que al hacer clic en ellas se abre el navegador, el
programa de correo electrnico o el programa correspondiente al archivo que seala el
hipervnculo, segn sea el caso.
Por ejemplo, supongamos que hemos hecho una lista de clientes y en una de las
columnas hemos puesto sus direcciones de correo electrnico o bien la de su pgina
Web.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=PL9q89_Pt-A
4.4 Autocompletar
Si existen muchas entradas iguales, entonces podemos comenzar a escribir y luego usar
la opcin "Elegir de la lista", del men contextual.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=z6w-i3aTZeo
Finalmente, si requiere hacer observaciones a los datos que ha capturado, puede aadir
comentarios a las mismas celdas en los que stos se encuentran. Para eso puede usar el
comando "Nuevo comentario" de la seccin "Comentarios", de la ceja "Revisar", o bien la
opcin "Insertar comentario" del men contextual.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=X3jRh4BldMA
Las celdas con comentarios presentan un pequeo tringulo en su esquina superior
derecha, para leerlos simplemente sealamos la celda con el ratn y el comentario
aparecer en un instante, o bien ubicamos ah el indicador de celdas.
Para buscar, modificar o eliminar los comentarios usamos los distintos comandos de la
seccin "Comentarios", aunque el men contextual rene las distintas opciones.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=UNMl--pJL5c
Como puede verse, un rango de celdas siempre debe ser de celdas contiguas. No es
posible definir un rea con las coordenadas de la primera (esquina superior izquierda) y la
ltima (esquina inferior derecha) al mismo tiempo que excluimos alguna celda especfica
que se encuentre en dicho rango. Es decir, el rango A1:C5 incluira necesariamente a la
celda B2.
Para abrir un rango de celdas podemos usar cualquiera de estos mtodos: a) sealamos
con el puntero del ratn sobre la celda que ser nuestra esquina superior izquierda, luego
pulsamos el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, desplazamos el puntero en pantalla
hasta abarcar el rango de celdas deseadas. Al soltar el botn, nuestro rango queda
seleccionado, o bien; b) Ubicamos el indicador de celda sobre la primera celda del rango,
luego pulsamos la tecla SHIFT y, sin soltarla, vamos abarcando el rango de celdas
deseado con las teclas de direccin. El efecto es similar a pulsar F8, usar las teclas de
direccin para crear el rango y pulsar F8 al finalizar.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=_gboTEPW0gE
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=LsaKUcMSFr0
Cuando una hoja de clculo comienza a tener una gran cantidad de datos, la referencia a
un rango de celdas puede complicarse. Para evitarlo, podemos definir un nombre para un
rango de celdas. As, cuando necesitemos aludir a ese rango como argumento de alguna
funcin o frmula, bastar con especificar el nombre del rango en lugar del rango en s.
Para darle nombre a un rango de celdas utilizamos el comando Definir nombre del botn
Asignar nombre de la seccin Nombres definidos de la ceja Frmulas. Un ejemplo de
su uso puede verse enseguida:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=pBgk9dWrmS8
El uso de ms de un rango en una funcin sigue siendo posible aun cuando utilicemos
nombres de rangos en lugar de las coordenadas.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=-bsTZGY533E
Hemos puesto en el mismo plano a las frmulas y las funciones como un tipo de dato en
las celdas cuya caracterstica es que su resultado depende de los valores (o resultados)
de otras celdas y que dicho dato se recalcula automticamente si los valores de las celdas
de las que dependen cambian. Sin embargo, las frmulas y las funciones no son
exactamente lo mismo. Por lo que pasaremos a distinguir sus diferencias enseguida.
6.1 Frmulas
Una frmula en hojas de clculo es simplemente la relacin aritmtica y/o lgica de una
celda respecto a los valores de otras celdas.
Debe tenerse en cuenta que esta definicin de frmula es distinta a la que se usa en
matemticas, particularmente en el lgebra y distinta tambin a lo que en qumica tambin
se conoce como frmula.
Las relaciones aritmticas que podemos establecer entre celdas para crear frmulas,
aunque pueden ser de muy diverso tipo, son en realidad de naturaleza muy simple,
vemoslo con el siguiente ejemplo:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=DUcYtWwtvvQ
Siempre que una celda contenga una frmula, su resultado estar sujeto a los cambios de
valor de las celdas de las que depende. Por ejemplo, si cambiamos el valor de A1 en el
caso anterior, el resultado reflejado en B2 tambin va a cambiar.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Sg8n0dWq3UQ
En cada celda podemos definir frmulas que relacionen los valores de cualesquiera otras
celdas aplicndoles todos los operadores aritmticos posibles: Suma, resta,
multiplicacin, divisin, porcentajes y exponentes.
Hay que tener en cuenta que, siguiendo una regla del lgebra, Excel no realiza las
operaciones de las frmulas de izquierda a derecha. Por el contrario, da a cada tipo de
operacin una prioridad distinta. Es decir, por ejemplo, realiza las multiplicaciones antes
que las sumas y considera los signos negativos antes que el clculo de porcentaje. El
orden de prioridad para cada operador aritmtico es el siguiente:
1) - Negativo
2) % Porcentaje
3) ^ Exponente
Para cambiar el orden de prioridad utilizamos los parntesis, ya que lo que hay entre ellos
se calcula primero. Al disear una frmula hay que tener esto en cuenta ya que el orden
de prioridad nos puede dar resultados incorrectos. Supongamos los valores de la hoja de
clculo del video anterior, en las mismas coordenadas. Ahora invitamos al lector que
pruebe a introducir en la celda B2 las siguientes frmulas, tal y como aparecen sus
parntesis, y observe la diferencia en los resultados.
a) =A1+B1*A2
b) =(A1+B1)*A2
c) =B1^(A1/A2)
d) =B1^A1/A2
Ahora bien, los operadores aritmticos no son los nicos con los que se puede construir
una frmula en Excel. Tenemos tambin la & (y inglesa) que sirve para concatenar
textos.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Jvk7zDRErkc
Tambin tenemos los operadores de comparacin, los cuales dan como resultado
FALSO o VERDADERO segn el resultado de la comparacin. Dichos operadores son:
= Igual
> Mayor qu
< Menor qu
<> Diferente
El orden de prioridad de la & est al final de los operadores aritmticos y debajo de sta
los operadores de comparacin, todos en el mismo nivel, por lo que se ejecutan siempre
de izquierda a derecha.
Por otra parte, podemos tener frmulas que dependan de los valores de celdas que se
encuentren en otras hojas e incluso en otros libros.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=85mW0JFze1g
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=v0cvJalddjA
Cuando se trata de construir frmulas que hagan referencias a celdas de otros libros,
stos deben estar abiertos para facilitar el trabajo de sealizacin. El procedimiento es
similar en todos los casos: comenzamos la frmula con el signo igual, despus nos
cambiamos al libro correspondiente con el men Ventana, sealamos la celda deseada
y luego pulsamos el operador a utilizar (suma, resta, multiplicacion, etctera). Una vez
sealada la ltima celda involucrada en la frmula pulsamos ENTER. Excel volver a la
celda con la frmula y mostrar el resultado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=3LqZo-qJqq8
Cuando abrimos un archivo con frmulas cuyos valores dependan de otros libros que no
han sido abiertos, obtenemos un mensaje para decidir si se actualizan o no los resultados.
Si aceptamos, Excel buscar los valores en los libros sin abrir.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=gmn0w0Jek7A
Supongamos ahora que no le hemos dado un nombre especfico a cada hoja de clculo y
que deseamos sumar todas las celdas D10 de la Hoja2 a la Hoja10 dentro de un mismo
libro. En este caso, la frmula se vera del siguiente modo:
=SUMA(Hoja2:Hoja10!D10)
=SUMA(Hoja2:Hoja10!D2:D10)
Por otra parte, cabe aadir que aunque distintas, las frmulas y las funciones no son
excluyentes. Es decir, en una celda puede existir una frmula que incluya una funcin,
como en el siguiente caso:
=(SUMA(B5:B120)*1.25)
Aunque antes de pasar a estas combinaciones que pudieran ser algo ms sofisticadas,
debemos revisar las funciones en s.
6.2 Funciones
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Emog9BOHcNE
Existen muchas funciones en Excel que resuelven problemas matemticos,
trigonomtricos, financieros, estadsticos, etc. Para aprovecharlas y facilitar su uso Excel
ofrece una herramienta muy til llamada Insertar Funcin. Para activar este asistente
hay que hacer clic sobre el siguiente botn de la barra de frmulas, o bien en el botn
correspondiente de la seccin Biblioteca de funciones de la ceja Frmulas.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=X52aDRZM3kg
Supongamos que tenemos los siguientes datos en la hoja de clculo sobre las
calificaciones de Jos y deseamos calcular el promedio de las mismas con una funcin:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=wWz3_5sSLGg
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Jva-zovrtrM
Supongamos que las ventas mensuales de cero hasta 50,000 pesos tienen una comisin
del 10%, las de 50,001 a 100,000 tienen un 12% y las de ms de 100,000 un 15%. Tal
vez no sera difcil para el usuario de Excel calcular el total de ventas del mes y luego
seleccionar el porcentaje que le corresponde a cada uno segn ese total. Sin embargo,
sera problemtico si tuviramos que realizar dicha seleccin en una empresa con 100,
200 o ms vendedores. Podramos equivocarnos con el clculo de alguno, con las quejas
que esto nos ocasionara.
Una funcin SI condicional" nos permitira saber si el nivel de ventas es menor o igual a
50,000. Se hace la comparacin lgica con el nivel de ventas y, de ser cierto, se calcular
el 10%, en caso contrario, puede salir un mensaje indicando que la comisin aplicable
debe ser mayor.
=SI(B3<=50000,B3*.1,"Comisin Mayor")
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=JYCzYkyArfg
Si aplicamos esta funcin a los tres vendedores, no podremos saber la comisin de los
que tienen ms de 50,000 en ventas. Tendramos que crear otra funcin para calcular las
comisiones en caso de que las ventas sean mayores a 50,000. Una segunda columna
podra entonces ayudarnos a detectar este caso.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Mk4LR3VqBJw
Seguramente el lector ya se dio cuenta de que aqu algo anda mal. Si las ventas son
mayores a 100000, tambin lo son de 50000, por lo que tenemos 2 resultados.
Tendramos que encontrar la manera de evaluar si la suma es mayor de 50000, pero
menor que 100000, entre otros casos. Adems, no sera prctico tener tres columnas
cuando en realidad podemos anidar las funciones y hacerlo todo en una sola columna.
Por otra parte, la revisin que hicimos de esta funcin slo tiene como propsito mostrar
las distintas posibilidades de las funciones, pero sera muy largo hacer aqu un catlogo
completo de ejemplos de cada una de ellas, por lo que le toca al lector explorar en el
asistente para insertar funciones para que las conozca y las utilice en sus hojas de
clculo.
6.3 Referencias absolutas, relativas y mixtas
Con lo visto hasta ahora, la frmula con la que obtenemos el valor total de nuestro
inventario para un producto no ofrece ningn problema. Sin embargo, la repeticin de la
frmula para cada uno de nuestros productos sera demasiado tediosa. Una vez que
hemos definido la frmula correcta para el primer artculo, slo necesitamos copiarla para
todos los dems, de acuerdo al siguiente procedimiento:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=nUO7QpY-oMs
Ahora copiemos esa frmula hacia abajo, recurdese que las referencias relativas de la
frmula actualizarn las coordenadas cada vez que se copie:
Como podr observar el lector, los resultados obtenidos son incorrectos cuando copiamos
la frmula. Porque ahora las instrucciones de posicin relativa decan: el resultado es
igual al valor de la celda que est 2 celdas a la izquierda multiplicado por la celda que
esta 1 a la izquierda, por el valor de la celda que est 2 celdas hacia arriba, al copiar
hemos copiado las mismas instrucciones. La celda que est 2 a la izquierda de D4 es B4;
la que est 1 a la izquierda es C4 y la que est 2 hacia arriba es D2, por lo que la
frmula queda como en la imagen anterior.
Por tanto, en este caso la copia de una frmula con referencias relativas no nos sirve.
Para nuestro ejemplo, necesitamos hacer referencia a la celda D1 (en donde est nuestro
tipo de cambio) en todas las frmulas y de manera unvoca, es decir, a D1 y slo a D1.
Para ello debemos agregar en nuestra primera frmula el signo monetario del siguiente
modo:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=5-iyfVWskZk
Cuando en una frmula hacemos alusin a una celda especfica, entonces se dice que
estamos haciendo una referencia absoluta.
La referencia absoluta a una celda se indica usando el signo monetario. Al copiar una
frmula con una referencia absoluta, sta no cambia como en el ejemplo anterior. Es
decir, la referencia a D1 se mantiene, mientras que las referencias relativas se ajustan
segn las instrucciones de ubicacin. Veamos cmo quedara entonces la frmula si la
copiamos de D5 a F5.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=KgGvHTbXQyE
Adems podemos hacer frmulas con referencias mixtas, es decir, que en una misma
coordenada de celda se haga alusin relativa a una fila pero absoluta a una columna o, al
revs, absoluta a una fila y relativa a una columna. Vemoslo con los siguientes ejemplos
de frmulas:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=XWAPdNAPoME
Debe tenerse en cuenta que la indicacin de referencias absolutas, relativas y mixtas
tambin tienen efecto en los argumentos de las funciones:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=lctyMRntCro
Por lo que podemos concluir que las referencias absolutas, relativas y mixtas sirven para
construir una frmula que puede servir de base para copiarse a todo un rango de celdas
que la requieran, ahorrndonos trabajo en la elaboracin de la hoja de clculo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=lctyMRntCro
Para grabar, cerrar, abrir y, en general, administrar los libros de Excel, utilizamos las
opciones del men Archivo, las cuales no slo nos permiten lo ya mencionado, sino
adems imprimir, enviar por correo electrnico, protegerlo el archivo contra
modificaciones de terceros, cambiarlo a distintos formatos, etctera. Este men es
prcticamente igual en todos los programas de Microsoft Office 2010, por lo que es
importante que nos detengamos en l en este captulo.
Al desplegar el men Archivo nos encontramos con un men del lado izquierdo y un
panel de opciones para cada elemento del men seleccionado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Qb1XTK0zGSU
Pero vayamos a Guardar y enviar, que nos permite adjuntar la hoja de clculo a un
mensaje de correo electrnico, cambiarle el formato y hasta, con el complemento
correcto, convertirlo en un documento en PDF.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=asLeg8ySdKM
7.1 Manejo de las ventanas de los libros de Excel
Por otra parte, es frecuente que el usuario de Excel trabaje con dos o ms archivos
simultneamente, los cuales, como ya vimos, pueden estar relacionados a travs de sus
frmulas. Para simplificar la apertura de esos archivos, podemos grabar un archivo de
rea de trabajo, el cual es una lista de los archivos abiertos en ese momento y de la
posicin que estn ocupando en pantalla, de modo que al abrir el archivo de rea de
trabajo se abrirn todos los archivos de esa lista. Sin embargo, no debe confundirse ese
archivo con los libros, que tienen los datos en s. Es decir, grabar el archivo de rea de
trabajo nos ahorra trabajo al abrirlo, pero no obvia la grabacin de los libros en lo
individual. Para grabar el rea de trabajo, usamos el botn del mismo nombre de la
seccin Ventana en la ceja Vista.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=DZDPqfnUlCA
A su vez, un solo archivo tambin puede dividirse en pantalla para que podamos ver
reas distintas de la hoja de clculo al mismo tiempo. La opcin es Dividir dentro de la
misma seccin llamada Ventana que estamos revisando. No olvide que la pantalla se
divide ah donde est el indicador de celdas.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=sj36SQL0eDk
Otra variante en la visualizacin de datos es utilizar el botn Inmovilizar que congela en
pantalla las columnas que estn a la izquierda del indicador y las filas que estn arriba.
Alternativamente podemos slo congelar las filas superiores o las columnas a la izquierda.
De ese modo podremos ver permanentemente los encabezados y las etiquetas,
independientemente de cmo nos desplacemos por la hoja de clculo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=LsnQGYnlpeU