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Guia de Aprendizaje Excel

con videos detallados


Por http://cubacolombia.blogspot.com

Unidad 1. Qu es Excel?

Prcticamente todos los usuarios de computadoras han odo hablar de Excel. Lo ms


probable es que estn relacionados con este programa aquellas personas cuyos trabajos
se relacionen con las actividades comerciales, contables o con el procesamiento de algn
tipo de informacin de carcter numrico: tablas de datos, grficos, clculo de diversos
valores en series numricas, totales de sumas de distintos conceptos, etctera. Los
especialistas de reas de administracin, economa, estadstica, contabilidad e ingeniera
son seguramente asiduos usuarios de Excel. Tal vez, aunque probablemente en menor
medida, lo sean los que se dedican a actividades cientficas como la fsica, la qumica y la
biologa o la investigacin en diversas reas del conocimiento que impliquen la
experimentacin y medicin de resultados. Los actuarios y matemticos tienen tambin en
Excel una herramienta indispensable.

Por su parte, el usuario menos especializado tambin le puede encontrar mltiples usos a
una hoja de clculo: El pequeo empresario que desea controlar el valor del inventario de
su negocio, el profesor que desea una lista de asistencia de sus alumnos y calcular
fcilmente sus promedios o el candidato de un partido poltico que desea ver en grficas
las tendencias que le dan las encuestas. Excel puede ser til para eso y muchas cosas
ms.

Sin embargo, hay que tener presente que si bien podemos clavar un clavo con una pinza,
lo mejor es hacerlo con un martillo. Cada herramienta tiene una aplicacin especfica para
la cual fue diseada y aunque otra herramienta pudiera suplirla para resolver alguna
necesidad momentnea, lo correcto es usar, para cada caso, la que le corresponde a
cada tarea. As, Excel puede editar un texto, e incluso revisarlo ortogrficamente,
justificarlo, darle un tipo de letra especial, etc. Pero Excel no es un procesador de
palabras por lo que el usuario preferir usar Word si va a escribir algn documento. De
igual modo, Excel nos puede servir para manejar listas de datos, incluso relativamente
grandes, ordenarlas, hacer bsquedas en ellas y crear filtros de clasificacin, entre otras
posibilidades. Pero Excel no es un programa de bases de datos. Lo mismo podra decirse
sobre sus capacidades de dibujo y de importacin de imgenes pues Excel tampoco es
un programa de diseo. Y a pesar de todas estas caractersticas, es importante conocer
con exactitud en qu es mejor Excel que los procesadores de palabras, las bases de
datos y los programas de dibujo y para qu se puede utilizar, lo cual es tema de esta gua.

Excel es una hoja electrnica de clculo. Sus antecedentes en el mundo de la informtica


son Visicalc (que era una hoja de clculo que se usaba en las computadoras Apple y fue
el primer programa de su tipo) y Lotus 1-2-3 que lleg a alcanzar gran fama como
programa de hoja de clculo para PC y por un tiempo fue la ms usada en el mundo de la
computacin personal. Sin embargo, cuando los usuarios comenzaron a cambiar su
sistema operativo de MS-DOS, que se basaba en caracteres en pantalla, a Windows, que
es un sistema operativo grfico, los usuarios comenzaron a preferir Excel ya que, desde
su creacin, fue concebida como una hoja de clculo para ambientes grficos y aunque
hay muchas otras hojas de clculo para Windows, Excel es la hoja de clculo ms
difundida y casi la nica en Mxico.

Pero esto nos lleva necesariamente a otra cuestin: Qu es una hoja electrnica de
clculo?

Unidad 2. Las hojas electrnicas de clculo (I)

Tal vez el lector haya jugado de nio submarino. Consiste en dibujar en un papel una
cuadrcula en donde se numeran las filas del 1 al 9, para identificar las columnas se usan
las letras de la misma palabra, submarino. Cada jugador debe ubicar en esa cuadrcula
5 barcos de distinto tamao. Uno abarca 2 cuadros, dos de 3 cuadros, uno de 4 y el ms
grande (supuestamente un portaaviones) abarca 5 cuadros, incluso venden versiones de
plstico con tableros y piezas que, como misiles, se insertan en los barcos. El jugador
debe descubrir la posicin de los barcos y hundirlos indicando a su adversario las
coordenadas en donde desea que pegue su proyectil, M5, B2, etc. Son las
coordenadas de cada cuadro y el contrario debe decir si el proyectil ha golpeado uno de
sus barcos o no. Gana el juego el primero que termine con los barcos de su contrincante,
es decir, cuando haya dado con todas las coordenadas que ocupaban los barcos.

Mira el Juego Submarino aqu:


http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=4484BVWswuA

De manera similar, una hoja electrnica de clculo es un sistema de coordenadas en


pantalla, en donde a las filas se les conoce con un nmero y a las columnas con una letra.
A cada interseccin de las filas con las columnas se le conoce como celda y constituye la
unidad bsica de informacin de una hoja de clculo. A cada celda (que vendra siendo
como un cuadro del submarino) se leidentifica de las dems segn la fila y la columna
en la que se encuentre; as la celda que est en la fila 3 y la columna B ser la celda B3.
Mira el video siguiente:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=6Z4HoqA2NNQ
El conjunto de las celdas forma una hoja de clculo con varios millones de celdas de
celdas; en cuanto a la nomenclatura de las columnas, cuando llegamos a la columna Z
seguimos con la columna AA, despus de AZ sigue BA, etctera). A su vez, Excel
nos permite trabajar con varias hojas a la vez, las cuales forman un libro. Por ello, en la
parte inferior podemos ver las etiquetas que le dan nombre a cada hoja del libro para
distinguir unas de otras. Los nombres preestablecidos son tan simples como Hoja1 u
Hoja2, pero podemos personalizarlos e incluso aadir un color especfico a cada etiqueta.
Adems, como veremos ms adelante, tambin podemos aadir ms hojas a un libro.
Cuando grabamos un archivo de Excel, lo que estamos haciendo es grabar un libro con
datos en una o ms de sus diversas hojas, aunque imaginar un cuaderno de hojas
cuadriculadas, en lugar de un libro, nos parece una metfora ms acertada. Pero usemos
la definicin de libro que le dio el fabricante, el cual puede contener tanta informacin
como lo permita la memoria de la computadora y el espacio en disco duro. Adems, debe
considerarse que Excel es capaz de abrir varios libros al mismo tiempo en distintas
ventanas para su uso simultneo. Ms adelante revisaremos en detalle esta tarea.

Estos elementos forman la parte nodal, el corazn mismo de la hoja de clculo: el rea de
celdas, las cejas que separan las pginas y los indicadores de columnas y filas. Todos los
dems elementos de la interfaz de Excel estn diseados con la idea de facilitar nuestro
trabajo en esta rea, por lo que la estudiaremos enseguida si decide hacer clic para
avanzar.

Unidad 3. La interfaz de Excel (I)


http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=sg3GRzriR2A

3.1 Elementos de la interfaz


Lo que predomina la interfaz de Excel es el elemento llamado "Cinta" ("Ribbon", en
ingls), que es donde se agrupan todos los comandos del programa. La "Cinta" se utiliz
por primera vez en la versin 2007 de Excel y vino a sustituir los mens y barras de
herramientas de versiones anteriores del programa. De hecho, ese cambio entre mens y
barras de herramientas a la llamada "Cinta" vino a significar cierta dificultad a buen
nmero de antiguos usuarios de los programas Office que an no superan del todo.

La cinta no es otra cosa ms que una barra en la parte superior de la interfaz organizada
por cejas. Cada ceja, a su vez, est dividida en secciones. El nombre de cada ceja y
seccin define el tipo de comandos que agrupa y, por tanto, el tipo de tareas que
podemos realizar con ellos. Por ejemplo, la ceja insertar, tiene los comandos necesarios
para, valga la redundancia, insertar en la hoja de clculo elementos tales como grficos e
imgenes. Tenemos otra ceja llamada "Frmulas" cuyas secciones nos permiten trabajar
con las dem, etctera.

En la parte izquierda de las cejas, pero sin ser precisamente parte de stas, tenemos el
men "Archivo", cuya funcin es ofrecer al usuario de Excel todas las funciones y
herramientas necesarias para administrar las hojas de clculo: abrir, grabar, grabar cmo,
imprimir, enviar, etctera. Todo lo que necesitamos hacer con los archivos en s, como un
todo, se encuentra en esta seccin, la cual estudiaremos en su oportunidad ms adelante.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iZihIT5qoVY

Arriba del men "Archivo" tenemos la llamada "Barra de acceso rpido". Es una mini barra
de herramientas que podemos modificar a nuestro gusto para contener cualquiera de los
comandos del programa. De hecho, lo invitamos a aadir ah cualquier comando que crea
puede llegar a utilizar con frecuencia, sin embargo, consideramos que por ninguna
circunstancia esta barra debe prescindir de las opciones para deshacer y rehacer
acciones, pues resultan muy tiles cuando estamos creando una hoja de clculo. Su
definicin y uso, por supuesto, son motivo de estudio ms adelante.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tpzh8gf8mG8

Por otra parte, decamos que la cinta como tal, est organizada por cejas y dentro de
stas, los comandos se agrupan por secciones. Cada seccin se identifica con una banda
de ttulo en la parte inferior. En ocasiones, en esa banda, hay un icono llamada
"disparador de cuadro de dilogo" que despliega un cuadro de dilogo con opciones ms
detalladas. Por ejemplo, en la ceja "Inicio", tenemos una seccin llamada "Fuente", el cual
tiene un disparador de cuadro de dilogo, que al pulsarlo, nos abre el cuadro del mismo
nombre para elegir opciones sobre el tipo de letra utilizado en las celdas.
Mira el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=CbZM8T8vuA4

Tenemos tambin otras cejas llamadas "contextuales", que aparecen slo cuando se han
insertado objetos que requieren nuevos grupos de comandos, es decir, nuevas secciones
en la cinta. Por ejemplo, cuando insertamos un grfico en la hoja de clculo, aparecen
nuevas cejas, resaltadas con un color distinto, llamadas "Herramientas de grficos" con
secciones adecuadas para trabajar con este elemento.
Como se muestra en el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=HQ5eyqyIW8k

Una caracterstica muy til que conviene destacar de la cinta es que ofrece ayuda
respecto a cada seccin o icono con slo sealarlo con el ratn. Si no est seguro de qu
hace cada icono y no desea realmente pulsarlo, slo ponga el cursor sobre l y espere a
que aparezca la ayuda adicional.
Como se muestra en el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=I8JUpbgdmno

3.2 La barra de frmulas


Si la celda contiene algn dato numrico o de texto (como el video anterior en la celda
D3), la barra de frmulas muestra la ubicacin del cursor (o sea, las coordenadas de la
celda) y su contenido. En cambio, si la celda contiene una frmula, entonces en ella
veremos el resultado, mientras que la barra muestra la frmula en s.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=WI5OhrKGnnE
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=d1nT0h1IpDk
La barra de frmulas nos ayuda en la edicin del contenido de la celda y en la
construccin de frmulas y funciones, como veremos pronto.

3.3 El men contextual


Excel incluye adems un men contextual que se activa con el botn derecho del ratn; a
este men tambin se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde est el puntero
del ratn en el momento de hacer clic. Las opciones del men contextual dependen del
objeto que se est sealando en ese instante. Es decir, presentar un men cuando
estemos sealando una celda y otro distinto si estamos apuntando a un grfico, entre
otras posibilidades. Sin embargo, no se haya en este men ningn comando que no se
encuentre ya en la cinta de comandos. Por lo que no es necesario revisar la lista de
comandos de los mens flotantes, sino slo apuntar que dicho men existe y que puede
serle til en su trabajo con la hoja de clculo, como ya vimos al aplicar color en las cejas
de las hojas, en el captulo anterior. Por tanto, si le parece ms cmodo hacer clic con el
botn derecho del ratn para que aparezca el men contextual en lugar de buscar en la
cinta, entonces lo ms probable es que se familiarice rpidamente con l.

Que hacer con el men contextual:


http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=QBtHt7wtPdA

Por tanto, el usuario dispone de dos vas distintas para aplicar una opcin
de comando a algn dato u objeto de Excel: 1) La cinta de opciones y 2) El
men contextual.

3.4 Las etiquetas inteligentes.


Otra caracterstica novedosa que ver aparecer en la interfaz de Excel mientras trabaja
son las llamadas etiquetas inteligentes. Son botones y sealizaciones de aparicin
automtica que ofrecen informacin sobre el contenido de las celdas o presentan
pequeos mens con opciones para el pegado, relleno o correccin de datos. Por
ejemplo, si usted corta y pega el contenido de una celda, ver aparecer el botn
"Opciones de pegado" junto a la celda. Al sealarlo con el ratn encontramos una lista
con opciones respecto a la funcin de pegar.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=8I0Rw7I2YLU

Otros botones que pueden aparecer son los de "Autocorreccin", "Insercin",


"Autorrelleno" y "Comprobacin de errores".
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=-3mNu--KkZs
En otros casos, es posible ver en algunas celdas un pequeo tringulo en una de sus
esquinas. Al ubicar ah el indicador de celda, aparecer un botn con acciones de etiqueta
inteligente. Algunas de ellas sealan errores que puede haber en las frmulas, en otros
casos ofrecen acceso a otros programas o buscan informacin por Internet, por ejemplo,
de carcter burstil, aunque esta caracterstica debe configurarse por el administrador del
sistema.

Como apenas nos estamos familiarizando con la interfaz de Excel, no se preocupe mucho
por el momento por las etiquetas inteligentes. Son de gran ayuda cuando el trabajo con
Excel ya es cotidiano, en tanto slo considere que existen y cuando aparezcan dedqueles
un momento para ver sus opciones.
3.5 Configuracin de Excel
Hasta ahora hemos visto la interfaz de Excel que aparece de modo predeterminado
despus de instalar el programa. Sin embargo, esta pantalla es susceptible de ser
modificada de distintos modos para adaptarse a los gustos del usuario, o tal vez a
necesidades especficas de trabajo.

Por una parte, estn los cambios en la visualizacin de Excel disponibles en la ceja vista,
en las secciones "Vistas del libro" y "Mostrar".
Mira el video:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=otkj4RtE_zY
Tambin es posible ocultar la cinta de opciones a travs del siguiente botn, dejando slo
visible el nombre de sus distintas pestaas:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=IXdzG7O1jAo
La barra de herramientas de acceso rpido es completamente configurable por el usuario,
desde los botones que contiene, hasta su posicin en la pantalla:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=_MIRRCI2Aa8
La cinta de comandos tambin podemos modificarla radicalmente, ya sea quitando y
aadiendo elementos a las cejas actuales, o bien creando cejas completamente nuevas y
personalizadas. Esas y otras modificaciones estn en el comando "Opciones", del men
"Archivo".
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=U4SL4qSBCsg
Sin embargo, a pesar de que es ms o menos sencillo modificar los comandos
disponibles en la cinta, creemos que lo ms apropiados es mantenerla como est, pues
estamos seguro que su diseo fue cuidadosamente elaborado pensando en las
necesidades de trabajo de la mayora de la gente. Nuestro objetivo es aprender a utilizar
una hoja de clculo para poder sacar provecho de su potencia y funcionalidad, no
modificar la interfaz por slo hacerlo, sobre todo si apenas est aprendiendo a utilizar el
programa.

Por tanto, a menos de que haya una necesidad muy especfica para aadir
una ceja a la cinta, o eliminar elementos de la misma, nuestra sugerencia es
que la utilice tal cual est, sin cambios.

3.6 El sistema de ayuda


Todos los programas que funcionan bajo Windows tienen un sistema de ayuda que se
integra con el sistema operativo. Dicho sistema de ayuda, generalmente, consiste en una
lista de temas sobre el uso del programa en cuestin en donde el usuario debe elegir el
tema del que requiere informacin.
En otros casos, el sistema de ayuda ofrece un pequeo curso sobre el uso del programa.
En Excel, al igual que otros programas, su ventana de ayuda se despliega pulsando la
tecla F1, la cual contiene su propia barra de herramientas para facilitar la bsqueda de
informacin sobre su uso.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tAv61shAwqg

Unidad 4. Entrada de datos

Cuando definimos el concepto hoja de clculo explicamos que las celdas son las
unidades bsicas de informacin de la misma. Cada celda puede contener datos de
cualquiera de estos 4 tipos: a) texto; b) valores; c) frmulas y funciones y; d)
hipervnculos. Tambin pueden contener minigrficos, pero por su naturaleza no los
consideramos aqu. Este tema lo estudiaremos en su oportunidad.

Para introducir un dato en una celda basta con ubicar el indicador de celda en las
coordenadas deseadas, teclear la informacin y pulsar ENTER o cambiar de lugar el
indicador de celda con las flechas del teclado. Vemoslo con un ejemplo. Crearemos una
tabla de datos, que es una de las posibilidades ms utilizadas de una hoja de clculo,
aunque la haremos bastante simple.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=4t73DIjHncQ

Para empezar, ubicamos el indicador de celda (cursor) en A1. Escribimos el ttulo que le
vamos a dar a nuestro cuadro de datos. Observe que aunque este ttulo abarca hasta la
celda C1 en realidad el dato slo se haya en la celda A1, es decir, cuando un texto es
ms largo que la celda se visualiza en las celdas contiguas, pero, en memoria, slo se
haya en donde se introdujo el texto.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=9fjPETiVoj8
Activamos la celda B2 y escribimos el ttulo de la primera columna. Despus nos
ubicamos en C2 y escribimos el ttulo siguiente hasta terminar con los encabezados,
recurdese que cada encabezado es un dato independiente de los dems en su celda
correspondiente.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=9KujQnFImn8
Como puede verse, el ttulo de la tabla, los encabezados y los meses son datos de texto.
Ahora escribiremos los valores numricos de la tabla.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=qvUPnfSe9kg
La conclusin lgica de un cuadro sobre las ventas mensuales es que debe incluir la
suma del total de los meses por cada producto. Es decir, debemos calcular la suma de los
valores de cada columna. Para ello nos podemos valer de la funcin SUMA. Para
construir nuestra funcin y obtener los totales nos ubicamos en la celda B6 y pulsamos el
botn Autosuma de la barra de herramientas, la celda y la barra de frmulas indican que
ahora el contenido es =SUMA(B3:B5), donde B3:B5 es el rango de celdas donde estn
los datos a sumar y que explicaremos en detalle ms adelante.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=s1eNZokEG4E
Pulsamos ENTER para que el resultado aparezca en la celda. Luego repetimos el
proceso para cada columna a sumar.

Ahora podremos observar una de las cualidades de las hojas de clculo. Supongamos
que el valor contenido en la celda C4 es incorrecto, que el nmero debera ser otro. Lo
que debemos hacer es llevar el indicador de celdas a C4 y capturar el nuevo valor. En ese
mismo instante Excel calcula nuevamente el resultado de la suma de la celda C6 para
reflejar el nuevo total. Podramos experimentar modificando los valores de todo el cuadro,
el resultado de las celdas con funciones y/o frmulas se actualiza, es decir, se recalcula
automticamente. El usuario de hojas de clculo se evita as la necesidad de sumar
largas series de nmeros que, adems, podran estar cambiando constantemente. Sin
embargo, no son las sumas las nicas funciones disponibles en las hojas de clculo ni el
nico tipo de frmula posible, pero eso ser tema de los prximos captulos. En tanto,
tenemos que revisar qu mtodos tenemos disponibles para facilitar la captura de datos
en la hoja.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=PhIUvkvWmAc

4.1 Uso del teclado en Excel


Cuando estamos capturando datos en una hoja de clculo, as sea una tabla como la del
ejemplo anterior, o una simple lista de nombres, el teclado se convierte en la principal
herramienta de trabajo. Por eso es importante tener presente qu teclas y combinaciones
de teclado nos pueden servir para agilizar nuestra tarea. La lista completa que ofrece
Excel es larga, pero creemos importante que procure memorizar las que ms utilizadas,
que le presentamos aqu.
Teclas Funcin
Teclas de direccin Mueve el indicador de celda un lugar en la
direccin de la flecha.
ENTRAR (o ENTER) Acepta una captura de datos en la celda y
desplaza el indicador a la celda de abajo.
ALT+ENTRAR Cuando capturamos texto en una celda, esta
combinacin de teclas permite introducir una
nueva lnea en la misma celda.
CTRL+ tecla de direccin Desplaza el indicador hasta la primera celda
con datos.
CTRL+INICIO Desplaza el indicador hasta la celda A1
CTRL+FIN Lleva el cursor a la ltima celda de la ltima fila
y columna que contenga datos.
CTRL+RETROCESO Si la celda activa no est a la vista, esta
combinacin desplaza la pantalla hasta ella.
INICIO Lleva el indicador hasta el inicio de la fila
actual.
AV PG Desplaza una pantalla hacia abajo.
RE PG Desplaza una pantalla hacia arriba.
ALT+AV PG Desplaza una pantalla hacia la derecha.
ALT+RE PG Desplaza una pantalla hacia la izquierda.
F6 Cambia al siguiente panel de una hoja de
clculo que se ha dividido, como veremos ms
adelante.
F5 Muestra el cuadro de dilogo "Ir a".
MAYS+F5 Muestra el cuadro de dilogo "Buscar".
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en
una hoja de clculo protegida.
FIN Esta tecla tiene un funcionamiento especial en
combinacin con otras teclas. Al pulsarla se
activa el Modo FIN, que puede verse en la
barra de estado.
FIN+tecla de direccin Si estamos en una celda con datos, lleva el
indicador hasta la ltima celda con contenido,
si estamos en una celda vaca, va hasta la
primera celda con datos.
FIN+INICIO Lleva el cursor a la ltima celda de la ltima fila
y columna que contenga datos. Por tanto,
equivale a CTRL+FIN
FIN+ENTRAR Desplaza el cursor hasta la ltima celda que no
est en blanco a la derecha de la fila actual.
CTRL+BARRA Selecciona toda la columna.
ESPACIADORA
MAYS+BARRA Selecciona toda la fila.
ESPACIADORA
CTRL+E Selecciona todas las celdas de la hoja de
clculo.
CTRL+ENTRAR Si es necesario capturar el mismo dato en un
grupo de celdas, entonces podemos
seleccionar stas con el ratn, capturar el dato
y luego pulsar estas teclas.
MAYS+ENTRAR Acepta el dato de la celda y selecciona la celda
anterior.
TAB Acepta el dato de la celda y selecciona la celda
siguiente hacia la derecha.
MAYS+TAB Acepta el dato de la celda y selecciona la celda
anterior hacia la izquierda.
ESC Cancela la accin actual que est inconclusa.
CTRL+ALT+K Inserta un hipervnculo.
CTRL+; Inserta la fecha actual.
CTRL+MAYS+: Inserta la hora.
CTRL+Z Deshace la ltima accin.
F2 Permite editar el contenido de una celda. Esto
es muy til cuando hay que modificar o corregir
una frmula.
4.1.1 Opciones para moverse en la hoja de clculo.

Alternativamente, podemos movernos a celdas especficas usando el control de la barra


de frmulas. Escribimos las coordenadas deseadas y pulsamos "ENTER":

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iIuvrP2rAyk

No siempre se conocen las coordenadas de la celda a donde queremos llevar el


indicador, pero s elementos de su contenido. En esos casos, podemos usar la opcin "Ir"
del botn "Buscar y seleccionar" de la seccin "Modificar" de la ceja "Inicio" que abre el
mismo cuadro de dilogo que usamos con F5, la combinacin de teclas CTRL-I da el
mismo resultado:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=BcAC6xT_pSg

4.2 Opciones para la captura de datos


En la lista de teclas para trabajar con las hojas de clculo, vimos un procedimiento para
rellenar un grupo de celdas con el mismo dato. Esto puede ser til en ocasiones muy
limitadas. En realidad, cuando comenzamos a crear un cuadro de informacin, lo ms
frecuente es que tengamos que llenar grupos de celdas con series numricas o de otro
tipo que puede preestablecerse. En estos casos Excel ofrece las "Opciones de
Autorrelleno". Por ejemplo, si vamos a crear una lista de nombres y queremos que estn
numerados en una celda a la izquierda, podemos escribir el nmero 1 en la primera celda
y despus arrastrar con el ratn el control de autorrelleno del indicador de celda. Despus
bastar con usar el botn "Opciones de Autorrelleno" y elegir ah lo que deseamos.

Vemoslo en los siguientes videos:


http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=1o9Feh1If1M

Estos mismos comandos "autorrellenan" series de das, meses o fechas, veamos los
siguientes ejemplos:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=kzE04cWIuX0

Si sus necesidades implican capturar una lista que se repite constantemente, entonces
podemos crear una lista personalizada con el men "Archivo-Opciones-Avanzadas" y
usando luego el botn "Modificar Listas personalizadas". Vemoslo.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=BiwH2yJL0mI

4.3 Captura de fechas e hipervnculos

Si las fechas a capturar no tienen una secuencia que permita usar las opciones de
autorrelleno, entonces debe tener presente que las fechas pueden tener diversos
formatos de presentacin que hay que establecer para que Excel no las maneje de modo
incorrecto. En la seccin "Nmero" de la ceja "Inicio" podemos indicar que la celda o
celdas seleccionadas recibirn datos de fechas, el botn de la seccin abre el cuadro de
dilogo "Formato de celdas" que nos permite elegir el formato de fechas especfico
deseado.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=yyou4PA3KdE

Por su parte, los hipervnculos son un tipo especial de dato que permite que el contenido
de la celda conecte con archivos en el disco duro, direcciones de Internet o direcciones de
correo electrnico. Y al igual que un navegador de Internet, Excel subraya los
hipervnculos de las celdas, de modo que al hacer clic en ellas se abre el navegador, el
programa de correo electrnico o el programa correspondiente al archivo que seala el
hipervnculo, segn sea el caso.

Por ejemplo, supongamos que hemos hecho una lista de clientes y en una de las
columnas hemos puesto sus direcciones de correo electrnico o bien la de su pgina
Web.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=PL9q89_Pt-A

Como puede ver, Excel convierte automticamente las direcciones en hipervnculos, lo


cual facilita su acceso cuando hacemos clic en ellos, pero complica un poco su edicin. Si
desea modificar un hipervnculo, simplemente lleve el indicar de celda hasta l y pulse la
tecla F2.

4.4 Autocompletar

Si usted ya ha capturado informacin en Excel, entonces ya habr descubierto que al ir


escribiendo se detectan automticamente entradas repetidas y ofrece la opcin de
autocompletarlas. Es decir, si estamos escribiendo un dato cuyo inicio es igual a otro ya
capturado, entonces Excel presenta el dato completo para ahorrar trabajo.

Si existen muchas entradas iguales, entonces podemos comenzar a escribir y luego usar
la opcin "Elegir de la lista", del men contextual.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=z6w-i3aTZeo

4.5 Comentarios en celdas

Finalmente, si requiere hacer observaciones a los datos que ha capturado, puede aadir
comentarios a las mismas celdas en los que stos se encuentran. Para eso puede usar el
comando "Nuevo comentario" de la seccin "Comentarios", de la ceja "Revisar", o bien la
opcin "Insertar comentario" del men contextual.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=X3jRh4BldMA
Las celdas con comentarios presentan un pequeo tringulo en su esquina superior
derecha, para leerlos simplemente sealamos la celda con el ratn y el comentario
aparecer en un instante, o bien ubicamos ah el indicador de celdas.

Para buscar, modificar o eliminar los comentarios usamos los distintos comandos de la
seccin "Comentarios", aunque el men contextual rene las distintas opciones.

Unidad 5. Rangos de celdas (I)


En el captulo anterior utilizamos ya el concepto rango de celdas, sin embargo, an no lo
hemos definido con precisin. Un rango de celdas es un grupo de 2 o ms celdas que
identificamos con las coordenadas de la celda que est en la esquina superior izquierda y
la que est en la esquina inferior derecha del grupo.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=UNMl--pJL5c
Como puede verse, un rango de celdas siempre debe ser de celdas contiguas. No es
posible definir un rea con las coordenadas de la primera (esquina superior izquierda) y la
ltima (esquina inferior derecha) al mismo tiempo que excluimos alguna celda especfica
que se encuentre en dicho rango. Es decir, el rango A1:C5 incluira necesariamente a la
celda B2.

Para abrir un rango de celdas podemos usar cualquiera de estos mtodos: a) sealamos
con el puntero del ratn sobre la celda que ser nuestra esquina superior izquierda, luego
pulsamos el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, desplazamos el puntero en pantalla
hasta abarcar el rango de celdas deseadas. Al soltar el botn, nuestro rango queda
seleccionado, o bien; b) Ubicamos el indicador de celda sobre la primera celda del rango,
luego pulsamos la tecla SHIFT y, sin soltarla, vamos abarcando el rango de celdas
deseado con las teclas de direccin. El efecto es similar a pulsar F8, usar las teclas de
direccin para crear el rango y pulsar F8 al finalizar.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=_gboTEPW0gE

Los rangos de celdas son comnmente utilizados como argumentos de diversas


funciones. Ya hemos visto cmo se utilizan para el caso de la funcin SUMA. Aunque
debemos agregar que en las funciones puede aplicarse ms de un rango al mismo
tiempo. Por ejemplo, la funcin =SUMA(C3:C8,B3:B10) da el total de los valores
contenidos en los rangos de B3 a B8 y de C3 a C8. Vemoslo:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=LsaKUcMSFr0

Cuando una hoja de clculo comienza a tener una gran cantidad de datos, la referencia a
un rango de celdas puede complicarse. Para evitarlo, podemos definir un nombre para un
rango de celdas. As, cuando necesitemos aludir a ese rango como argumento de alguna
funcin o frmula, bastar con especificar el nombre del rango en lugar del rango en s.
Para darle nombre a un rango de celdas utilizamos el comando Definir nombre del botn
Asignar nombre de la seccin Nombres definidos de la ceja Frmulas. Un ejemplo de
su uso puede verse enseguida:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=pBgk9dWrmS8

El uso de ms de un rango en una funcin sigue siendo posible aun cuando utilicemos
nombres de rangos en lugar de las coordenadas.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=-bsTZGY533E

Unidad 6. Frmulas y funciones


Simplificar la obtencin de resultados de diversos clculos es el corazn de las hojas de
clculo, su funcin principal. Y aunque las caractersticas de Excel permiten la realizacin
de otras tareas con amplitud, estas caractersticas no dejarn de ser secundarias frente a
su capacidad de realizar operaciones matemticas. En Excel es posible crear diversos
tipos de frmulas y utilizar un buen nmero de funciones que nos permiten resolver
prcticamente cualquier problema de informacin matemtica, financiera, estadstica,
administrativa, de ingeniera, etctera.

Hemos puesto en el mismo plano a las frmulas y las funciones como un tipo de dato en
las celdas cuya caracterstica es que su resultado depende de los valores (o resultados)
de otras celdas y que dicho dato se recalcula automticamente si los valores de las celdas
de las que dependen cambian. Sin embargo, las frmulas y las funciones no son
exactamente lo mismo. Por lo que pasaremos a distinguir sus diferencias enseguida.

6.1 Frmulas

Una frmula en hojas de clculo es simplemente la relacin aritmtica y/o lgica de una
celda respecto a los valores de otras celdas.

Debe tenerse en cuenta que esta definicin de frmula es distinta a la que se usa en
matemticas, particularmente en el lgebra y distinta tambin a lo que en qumica tambin
se conoce como frmula.

Las relaciones aritmticas que podemos establecer entre celdas para crear frmulas,
aunque pueden ser de muy diverso tipo, son en realidad de naturaleza muy simple,
vemoslo con el siguiente ejemplo:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=DUcYtWwtvvQ

Supongamos que deseamos multiplicar el contenido de la celda A1 por la celda B1 y


dividirlo entre la celda A2. El resultado debe aparecer en la celda B2, para ello debemos
indicar en la celda B2 una frmula que defina la relacin aritmtica entre dichas celdas. La
frmula sera: =A1*B1/A2, el resultado se vera en la celda B2. Obsrvese que una vez
que capturamos la frmula, la misma aparece en la barra de frmulas, no en la celda ya
que sta muestra slo el resultado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=u93uAkZ1BcU

Siempre que una celda contenga una frmula, su resultado estar sujeto a los cambios de
valor de las celdas de las que depende. Por ejemplo, si cambiamos el valor de A1 en el
caso anterior, el resultado reflejado en B2 tambin va a cambiar.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Sg8n0dWq3UQ

En cada celda podemos definir frmulas que relacionen los valores de cualesquiera otras
celdas aplicndoles todos los operadores aritmticos posibles: Suma, resta,
multiplicacin, divisin, porcentajes y exponentes.

Hay que tener en cuenta que, siguiendo una regla del lgebra, Excel no realiza las
operaciones de las frmulas de izquierda a derecha. Por el contrario, da a cada tipo de
operacin una prioridad distinta. Es decir, por ejemplo, realiza las multiplicaciones antes
que las sumas y considera los signos negativos antes que el clculo de porcentaje. El
orden de prioridad para cada operador aritmtico es el siguiente:

1) - Negativo

2) % Porcentaje

3) ^ Exponente

4) */ Multiplicacin y divisin (operadores de la misma prioridad se realizan de


izquierda a derecha).

5) +- Suma y resta (misma prioridad)

Para cambiar el orden de prioridad utilizamos los parntesis, ya que lo que hay entre ellos
se calcula primero. Al disear una frmula hay que tener esto en cuenta ya que el orden
de prioridad nos puede dar resultados incorrectos. Supongamos los valores de la hoja de
clculo del video anterior, en las mismas coordenadas. Ahora invitamos al lector que
pruebe a introducir en la celda B2 las siguientes frmulas, tal y como aparecen sus
parntesis, y observe la diferencia en los resultados.

a) =A1+B1*A2

b) =(A1+B1)*A2

c) =B1^(A1/A2)

d) =B1^A1/A2
Ahora bien, los operadores aritmticos no son los nicos con los que se puede construir
una frmula en Excel. Tenemos tambin la & (y inglesa) que sirve para concatenar
textos.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Jvk7zDRErkc

Tambin tenemos los operadores de comparacin, los cuales dan como resultado
FALSO o VERDADERO segn el resultado de la comparacin. Dichos operadores son:

= Igual

> Mayor qu

< Menor qu

>= Mayor o igual qu

<= Menor o igual qu

<> Diferente

El resultado de una de estas comparaciones puede verse en este ejemplo:


http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=EHyGyqsfJJQ

El orden de prioridad de la & est al final de los operadores aritmticos y debajo de sta
los operadores de comparacin, todos en el mismo nivel, por lo que se ejecutan siempre
de izquierda a derecha.

Por otra parte, podemos tener frmulas que dependan de los valores de celdas que se
encuentren en otras hojas e incluso en otros libros.

Por ejemplo, supongamos que tenemos en la hoja Tienda1 el siguiente cuadro:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=85mW0JFze1g

Dicho cuadro es similar al de la hoja Tienda2. El cuadro de la hoja Resumen puede


aprovechar esos valores con frmulas que le hagan referencia.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=v0cvJalddjA

Cuando se trata de construir frmulas que hagan referencias a celdas de otros libros,
stos deben estar abiertos para facilitar el trabajo de sealizacin. El procedimiento es
similar en todos los casos: comenzamos la frmula con el signo igual, despus nos
cambiamos al libro correspondiente con el men Ventana, sealamos la celda deseada
y luego pulsamos el operador a utilizar (suma, resta, multiplicacion, etctera). Una vez
sealada la ltima celda involucrada en la frmula pulsamos ENTER. Excel volver a la
celda con la frmula y mostrar el resultado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=3LqZo-qJqq8

Cuando abrimos un archivo con frmulas cuyos valores dependan de otros libros que no
han sido abiertos, obtenemos un mensaje para decidir si se actualizan o no los resultados.
Si aceptamos, Excel buscar los valores en los libros sin abrir.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=gmn0w0Jek7A

Supongamos ahora que no le hemos dado un nombre especfico a cada hoja de clculo y
que deseamos sumar todas las celdas D10 de la Hoja2 a la Hoja10 dentro de un mismo
libro. En este caso, la frmula se vera del siguiente modo:

=SUMA(Hoja2:Hoja10!D10)

Si queremos sumar el rango de celdas D2 a D10 de la Hoja2 a la Hoja10, entonces la


frmula ser:

=SUMA(Hoja2:Hoja10!D2:D10)

La nomenclatura de este tipo de frmulas no es dificil de entender, se especifica un rango


de hojas y luego un rango de celdas separados por el signo de admiracin. Todo dentro
de un mismo libro.

Por otra parte, cabe aadir que aunque distintas, las frmulas y las funciones no son
excluyentes. Es decir, en una celda puede existir una frmula que incluya una funcin,
como en el siguiente caso:

=(SUMA(B5:B120)*1.25)

Aunque antes de pasar a estas combinaciones que pudieran ser algo ms sofisticadas,
debemos revisar las funciones en s.

6.2 Funciones

La definicin de funcin en hoja de clculo tambin difiere particularmente del concepto


de funcin en matemticas. En Excel, de una parte, las funciones son un tipo especial de
frmula que simplifica algunos clculos. Por ejemplo, la funcin =SUMA(B1:B4) calcula la
suma de valores contenidos en las celdas de B1 a B4. Si tuviramos que realizarla con
operadores como los ya vistos escribiramos la frmula =B1+B2+B3+B4. La funcin
=SUMA(B1:B315) sera imposible de escribir indicando celda por celda, peor an si se
tratara de la suma de B1 a B30150. Por otro lado, tambin puede crearse en Excel
frmulas que resuelven propiamente funciones matemticas y trigonomtricas, entre
otras. Por ejemplo, la frmula =TAN(B1) da como resultado la tangente del nmero
contenido en B1, lo cual sera una funcin en sentido estricto.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Emog9BOHcNE
Existen muchas funciones en Excel que resuelven problemas matemticos,
trigonomtricos, financieros, estadsticos, etc. Para aprovecharlas y facilitar su uso Excel
ofrece una herramienta muy til llamada Insertar Funcin. Para activar este asistente
hay que hacer clic sobre el siguiente botn de la barra de frmulas, o bien en el botn
correspondiente de la seccin Biblioteca de funciones de la ceja Frmulas.

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=X52aDRZM3kg

Supongamos que tenemos los siguientes datos en la hoja de clculo sobre las
calificaciones de Jos y deseamos calcular el promedio de las mismas con una funcin:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=wWz3_5sSLGg

Ubicamos el indicador en la celda G3 en donde deseamos tener el resultado del promedio


de calificaciones y activamos el botn Insertar funcin, con lo cual aparece el siguiente
cuadro de dilogo:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Jva-zovrtrM

Independientemente del mtodo utilizado, seleccionamos la funcin de la lista. Al hacerlo


veremos una breve descripcin de la misma. Para el caso de nuestro ejemplo hemos
elegido la categora de funciones Estadsticas y la funcin Promedio, despus debemos
pulsar el botn Siguiente, con lo cual aparece la ventana que permite elegir los
argumentos de la funcin; es decir, los valores o rangos de celdas que utilizaremos.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=axNxYMe0Yk4
Como puede verse en el video anterior, el asistente nos ofrece una breve explicacin de
la funcin que se est utilizando, de sus argumentos y el resultado con los valores
actuales. En nuestro ejemplo, el resultado queda del siguiente modo para ms de un
alumno:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=7kPoD4AJk2s
De hecho, como podr ver, la esencia de las funciones es simple, se trata de aplicar
determinada operacin sobre una celda o un rango de celdas. En ciertos casos, el
argumento de la funcin requiere de ms celdas o ms rangos e incluso algunos
operadores de comparacin y otros valores. Pero siempre el asistente presenta la ayuda,
la sintaxis a respetar y los mtodos necesarios para que haya menos posibilidades de
error.
6.2.1 Funciones anidadas
Las funciones pueden anidarse para resolver ciertos problemas. En estos casos, el uso de
los parntesis permite salvaguardar la sintaxis de cada funcin anidada.
Supongamos de nueva cuenta un promedio, pero ahora los valores a promediar son
resultado de sumas, por lo que la frmula podra verse de este modo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=au2u305W_s4
6.2.2 Funcin s condicional

Como decamos en prrafos anteriores, ciertas funciones requieren ms de un


argumento. Tal es el caso de la funcin lgica SI, la cual evala si una expresin es
cierta o falsa y dependiendo de ello realiza una operacin u otra.
Pongamos como ejemplo el siguiente cuadro de ventas de 3 vendedores:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tybzMJ1z67U
En la columna de la derecha debemos calcular la comisin aplicable. Pero el monto de
esa comisin depende del nivel de ventas que haya conseguido cada quin. A mayor
venta, mayor comisin. Por lo que es necesario evaluar el nivel de ventas de cada uno y
aplicar la comisin correspondiente.

Supongamos que las ventas mensuales de cero hasta 50,000 pesos tienen una comisin
del 10%, las de 50,001 a 100,000 tienen un 12% y las de ms de 100,000 un 15%. Tal
vez no sera difcil para el usuario de Excel calcular el total de ventas del mes y luego
seleccionar el porcentaje que le corresponde a cada uno segn ese total. Sin embargo,
sera problemtico si tuviramos que realizar dicha seleccin en una empresa con 100,
200 o ms vendedores. Podramos equivocarnos con el clculo de alguno, con las quejas
que esto nos ocasionara.

Una funcin SI condicional" nos permitira saber si el nivel de ventas es menor o igual a
50,000. Se hace la comparacin lgica con el nivel de ventas y, de ser cierto, se calcular
el 10%, en caso contrario, puede salir un mensaje indicando que la comisin aplicable
debe ser mayor.

=SI(B3<=50000,B3*.1,"Comisin Mayor")
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=JYCzYkyArfg
Si aplicamos esta funcin a los tres vendedores, no podremos saber la comisin de los
que tienen ms de 50,000 en ventas. Tendramos que crear otra funcin para calcular las
comisiones en caso de que las ventas sean mayores a 50,000. Una segunda columna
podra entonces ayudarnos a detectar este caso.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Mk4LR3VqBJw
Seguramente el lector ya se dio cuenta de que aqu algo anda mal. Si las ventas son
mayores a 100000, tambin lo son de 50000, por lo que tenemos 2 resultados.
Tendramos que encontrar la manera de evaluar si la suma es mayor de 50000, pero
menor que 100000, entre otros casos. Adems, no sera prctico tener tres columnas
cuando en realidad podemos anidar las funciones y hacerlo todo en una sola columna.

Analice esta variante:


=SI(B3<=50000,B3*.1,SI(B3>=100000,B3*.15,B3*.12))
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tTBufUBcaqY
Como habr notado, el valor resultante si la evaluacin es cierta o falsa puede ser una
cadena de texto, como en los primeros ejemplos, pero tambin una frmula o bien, como
en este ltimo caso, otra funcin anidada, de cualquier tipo, aunque aqu usamos otras
funciones SI.

Por otra parte, la revisin que hicimos de esta funcin slo tiene como propsito mostrar
las distintas posibilidades de las funciones, pero sera muy largo hacer aqu un catlogo
completo de ejemplos de cada una de ellas, por lo que le toca al lector explorar en el
asistente para insertar funciones para que las conozca y las utilice en sus hojas de
clculo.
6.3 Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel (y las hojas de clculo en general) facilitan enormemente no slo la realizacin de


los clculos, sino tambin la construccin de las frmulas y las funciones. Considrese el
siguiente ejemplo de un cuadro de inventario.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=1LCbEH0tpPg

Con lo visto hasta ahora, la frmula con la que obtenemos el valor total de nuestro
inventario para un producto no ofrece ningn problema. Sin embargo, la repeticin de la
frmula para cada uno de nuestros productos sera demasiado tediosa. Una vez que
hemos definido la frmula correcta para el primer artculo, slo necesitamos copiarla para
todos los dems, de acuerdo al siguiente procedimiento:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=nUO7QpY-oMs

La frmula para el primer producto, ubicada en D3 es =B3*C3; sin embargo, cuando


copiamos esa frmula hacia abajo, no se copia exactamente B3*C3, pues Excel
actualiza automticamente la frmula para reflejar, en este caso, el rengln correcto. As,
el rengln en donde estn las laptop tiene la frmula =B4*C4 y ello se debe a que Excel
no guarda las frmulas haciendo referencia exacta a las coordenadas de las celdas que la
componen, sino a la posicin que stas guardan respecto a la celda que contiene la
frmula. Dicho en otras palabras, en el caso anterior, Excel no guarda una frmula que
diga la celda D3 es igual al resultado del valor de la celda B3 por el valor de la celda C3.
Ms bien, guarda una instruccin como esta: esta celda es igual al resultado del valor de
la celda que est 2 celdas a la izquierda multiplicado por el valor de la celda que esta una
celda a la izquierda.

Cuando se copian esas instrucciones a la celda D4, la frmula resultante es =B4*C4,


vemoslo grficamente:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Lf12NEp2LdM
Cuando una frmula hace alusin a una o ms celdas considerando su posicin respecto
a la celda que contiene la frmula, se dice que estamos haciendo una referencia relativa.
Cuando se copia una frmula con referencias relativas, Excel actualiza automticamente
las coordenadas de las celdas de acuerdo a las instrucciones de posicin contenidas
implcitamente en esa frmula.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=7VNMokN1Uaw
Ahora bien, supongamos en el ejemplo de nuestro inventario que nuestros precios estn
en dlares. Para obtener nuestro valor en pesos debemos multiplicar ahora el resultado
por el tipo de cambio. Como no hay necesidad de poner el tipo de cambio del dlar en
cada fila porque siempre es igual, lo hemos ubicado en la celda D1. Modificaremos la
frmula contenida en D3 para multiplicarla por el tipo de cambio:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=ovnQba26MLA

Ahora copiemos esa frmula hacia abajo, recurdese que las referencias relativas de la
frmula actualizarn las coordenadas cada vez que se copie:
Como podr observar el lector, los resultados obtenidos son incorrectos cuando copiamos
la frmula. Porque ahora las instrucciones de posicin relativa decan: el resultado es
igual al valor de la celda que est 2 celdas a la izquierda multiplicado por la celda que
esta 1 a la izquierda, por el valor de la celda que est 2 celdas hacia arriba, al copiar
hemos copiado las mismas instrucciones. La celda que est 2 a la izquierda de D4 es B4;
la que est 1 a la izquierda es C4 y la que est 2 hacia arriba es D2, por lo que la
frmula queda como en la imagen anterior.

Por tanto, en este caso la copia de una frmula con referencias relativas no nos sirve.
Para nuestro ejemplo, necesitamos hacer referencia a la celda D1 (en donde est nuestro
tipo de cambio) en todas las frmulas y de manera unvoca, es decir, a D1 y slo a D1.
Para ello debemos agregar en nuestra primera frmula el signo monetario del siguiente
modo:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=5-iyfVWskZk
Cuando en una frmula hacemos alusin a una celda especfica, entonces se dice que
estamos haciendo una referencia absoluta.
La referencia absoluta a una celda se indica usando el signo monetario. Al copiar una
frmula con una referencia absoluta, sta no cambia como en el ejemplo anterior. Es
decir, la referencia a D1 se mantiene, mientras que las referencias relativas se ajustan
segn las instrucciones de ubicacin. Veamos cmo quedara entonces la frmula si la
copiamos de D5 a F5.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=KgGvHTbXQyE
Adems podemos hacer frmulas con referencias mixtas, es decir, que en una misma
coordenada de celda se haga alusin relativa a una fila pero absoluta a una columna o, al
revs, absoluta a una fila y relativa a una columna. Vemoslo con los siguientes ejemplos
de frmulas:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=XWAPdNAPoME
Debe tenerse en cuenta que la indicacin de referencias absolutas, relativas y mixtas
tambin tienen efecto en los argumentos de las funciones:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=lctyMRntCro
Por lo que podemos concluir que las referencias absolutas, relativas y mixtas sirven para
construir una frmula que puede servir de base para copiarse a todo un rango de celdas
que la requieran, ahorrndonos trabajo en la elaboracin de la hoja de clculo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=lctyMRntCro

Unidad 7. Manejo de archivos (I)


Al inicio mencionbamos que al grabar un archivo de Excel lo que hacemos es grabar un
libro con diversas pginas y que cada una de ellas puede contener tanta informacin
como lo permita la memoria de la computadora y el espacio en el disco duro.

Para grabar, cerrar, abrir y, en general, administrar los libros de Excel, utilizamos las
opciones del men Archivo, las cuales no slo nos permiten lo ya mencionado, sino
adems imprimir, enviar por correo electrnico, protegerlo el archivo contra
modificaciones de terceros, cambiarlo a distintos formatos, etctera. Este men es
prcticamente igual en todos los programas de Microsoft Office 2010, por lo que es
importante que nos detengamos en l en este captulo.

Al desplegar el men Archivo nos encontramos con un men del lado izquierdo y un
panel de opciones para cada elemento del men seleccionado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Qb1XTK0zGSU

La primera opcin, Guardar, es muy comn a todos los usuarios de Windows. Al


pulsarla, se abre un cuadro de dilogo que, bsicamente, nos permite seleccionar la
carpeta del disco duro donde va a quedar el archivo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=BdJgD2rssqo
Si por alguna circunstancia especial deseamos grabar el archivo de Excel en un formato
distinto (para abrirlo con otro programa, por ejemplo), entonces usamos la lista de Tipos
de archivos del cuadro de dilogo anterior.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=pufwR1EGOsg
Las opciones Guardar cmo y Abrir muestran, para sus respectivos propsitos, el
mismo cuadro de dilogo.

En cambio, la opcin Informacin incluye opciones que, o bien no estaban presentes en


versiones anteriores de Excel o se encontraban dispersas en distintos mens. Como
podr ver enseguida, con esta opcin podemos modificar los tipos de accesos que
tendrn terceros sobre el archivo, comprobar su compatibilidad con versiones anteriores
de Excel o ver si hay en el disco duro alguna versin anterior del archivo que pueda
rescatarse para ser cotejado.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Jo26tbQgfak
La opcin Reciente, como su nombre indica, muestra una lista de las hojas de clculo
grabadas recientemente, por lo que no tiene sentido abundar ms en ella.
En cambio, la opcin Nuevo nos permite iniciar una hoja de clculo a partir de plantillas
pre-elaboradas existentes en nuestro disco duro o que incluso podemos descargar del
sitio Office.com
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=DBNftk2mloo
El proceso de imprimir, por las diversas peculiaridades que se dan cuando se trata de una
hoja de clculo, lo veremos en el captulo 13.

Pero vayamos a Guardar y enviar, que nos permite adjuntar la hoja de clculo a un
mensaje de correo electrnico, cambiarle el formato y hasta, con el complemento
correcto, convertirlo en un documento en PDF.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=asLeg8ySdKM
7.1 Manejo de las ventanas de los libros de Excel
Por otra parte, es frecuente que el usuario de Excel trabaje con dos o ms archivos
simultneamente, los cuales, como ya vimos, pueden estar relacionados a travs de sus
frmulas. Para simplificar la apertura de esos archivos, podemos grabar un archivo de
rea de trabajo, el cual es una lista de los archivos abiertos en ese momento y de la
posicin que estn ocupando en pantalla, de modo que al abrir el archivo de rea de
trabajo se abrirn todos los archivos de esa lista. Sin embargo, no debe confundirse ese
archivo con los libros, que tienen los datos en s. Es decir, grabar el archivo de rea de
trabajo nos ahorra trabajo al abrirlo, pero no obvia la grabacin de los libros en lo
individual. Para grabar el rea de trabajo, usamos el botn del mismo nombre de la
seccin Ventana en la ceja Vista.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=DZDPqfnUlCA

De hecho, si tenemos varias hojas de clculo abiertas al mismo tiempo, lo ms probable


es que al principio estn apiladas unas a otras, de modo que para movernos entre ellas
debemos usar el botn Cambiar ventanas de la seccin que acabamos de utilizar.
Tambin es posible cambiar a otro libro usando la barra de tareas de Windows.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=BC87JJ4v0vs
Alternativamente podemos hacer que todas las hojas de clculo abiertas ocupen algn
espacio en pantalla, de modo que podamos movernos entre ellas utilizando un clic del
ratn. Para organizar las ventanas con las hojas de clculo, utilizamos la opcin
Organizar todo, tal y como se muestra enseguida:
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=JuCv9WhyHVM

A su vez, un solo archivo tambin puede dividirse en pantalla para que podamos ver
reas distintas de la hoja de clculo al mismo tiempo. La opcin es Dividir dentro de la
misma seccin llamada Ventana que estamos revisando. No olvide que la pantalla se
divide ah donde est el indicador de celdas.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=sj36SQL0eDk
Otra variante en la visualizacin de datos es utilizar el botn Inmovilizar que congela en
pantalla las columnas que estn a la izquierda del indicador y las filas que estn arriba.
Alternativamente podemos slo congelar las filas superiores o las columnas a la izquierda.
De ese modo podremos ver permanentemente los encabezados y las etiquetas,
independientemente de cmo nos desplacemos por la hoja de clculo.
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=LsnQGYnlpeU

Fin primera parte