Pengelolaan Dana Kas Kecil

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening
listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada
juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan
penggunaan dana kas kecil.

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :

Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
Jurnal pengeluaran kas
Buku jurnal kas kecil
Buku laporan penggunaan dana kas kecil
Bukti pengeluaran kas kecil
Alat tulis dan alat hitung

Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pembentukan Dana Kas Kecil :

Pembentukan dana kas kecil menggunakan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) yang
dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan.

Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil

Permintaan penggunaan dana kas kecil menggunakan dokumen PPKK (Permintaan
Pengeluaran Kas Kecil). Sedangkan bagi pemegang kas kecil PPKK sebagai bukti
pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. PPKK yang diajukan pengguna kas kecil,
apabila pemegang kas kecil meyetujui maka akan dibuatkan dokumen BPKK (Bukti
Pengeluaran Kas Kecil) yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil.

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen PPKKK
(Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil).
Alurnya dapat diperjelas dengan gambar sebagai berikut :

Pemegang kas besar mengeluarkan kas kecil dari kas besar

Dengan bukti transaksi berupa Bukti Kas Keluar

Pemakai kas kecil mengisi formulir Permintaan

Pemakaian Kas Kecil kepada pemegang kas kecil

Pemegang kas kecil menyimpan

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Pemegang kas kecil melakukan Permintaan Pengisian Kembali

Kas Kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil

Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir / pemegang kas besar)
mengeluarkan bukti kas keluar (cek) untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
Bagian pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil
dan mengarsipkannya.

Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil

Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya
kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang.
Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemaikaian dana kas kecil dengan
membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana
kas kecil.

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti
pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti
pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke
bagian keuangan (kasir). Berdasarkan dokumen tersebut, kasir mengisi cek dan diotorisasi
oleh pemegang otoritas (misalnya kepala bagian keuangan) kemudian cek tersebut diserahkan
ke bagian pemegang dana kas kecil.