MANUAL SIMARDI Versi 5.5 PDF

PANDUAN APLIKASI SISTEM BAB
INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

DINAMIS ( SiMARDi) 6
6.1 Profil Aplikasi Kearsipan SiMARDi

Aplikasi kearsipan SiMARDi-Offline merupakan singkatan kata
dari Sistim informasi Manajemen ARsip Dinamis adalah hasil dari
sebuah pemikiran dan rekayasa pemerograman komputer yang
diciptakan dalam rangka membantu pengelolaan kearsipan daerah mulai
dari proses entri data surat keluar dan masuk, retensi arsip, bentuk-
bentuk laporan yang berkaitan dalam pengolahan arsip diantaranya
Daftar Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA Musnah dan Dinilai
Kembali) dan laporan statistik volume kearsipan agar arsip-arsip yang
berada di seluruh SKPD/Satker dapat terpantau dan menjadi lebih tertib.
Aplikasi ini telah dibangun sejak tahun 2006 dan dikembangkan
oleh Team Programmer Lembaga Pendidikan dan Pelatihan
ARPUSINDO Surakarta. SiMARDi telah berkembang dengan beberapa
versi dan modul diantaranya ;
1. SiMARDi-Offline untuk kegiatan pengendali surat bagi SKPD yang
belum tersedia sistim jaringan.
2. SiMARDi-Online untuk pengelolaan kearsipan berbasis jaringan
Local Area Network (LAN).
3. SiMARDi-Webbase (Portal Kearsipan) untuk pengelolaan kearsipan
berbasis Web dalam menunjang kegiatan penyediaan portal jaringan
lintas informasi arsip daerah. Aplikasi ini bekerja dengan basis web
dengan sistem yang fleksibel dan dapat mengupload data SiMARDi-
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
1
offline untuk penyediaan pelayanan informasi melalui jaringan
internet.
4. SiMARDi-MPD (Module Penghimpun Data) di rancang untuk
kebutuhan pengelolaan khusus bagi Lembaga Kearsipan Daerah
dalam mengendalikan pengelolaan data arsip yang bersumber dari
seluruh SKPD/Instansi di masing-masing daerah. Aplikasi ini
dipersiapkan untuk para pengelola jaringan. Struktur database
arsipnya sinkron dengan database SiMARDi-Offlline.
5. SiMARDi-TND diciptakan untuk pengelolaan lalulintas surat masuk
dan keluar di Sekretariat Daerah (pimpinan daerah) untuk mengontrol,
mengawasi dan melakukan pendistribusiansurat ke unit pengolah
atau Satuan Kerja yang ada berada dilingkungan daerah masing-
masing. Struktur database arsipnya juga sinkron dengan database
SiMARDi-Offlline.
6.2 Menginstal Aplikasi SiMARDi

Siapkan file master SiMARDi Setup yang tersedia di CD Master, untuk
menjalankan perintah tersebut lakukan langkah berikut ini :
1. Masukan CD aplikasi ke dalam CD Room anda dan biarkan CD
bekerja secara otomatis hingga memberikan informasinya dilayar
monitor anda. Atau Klik/Open file SiMARDi Setup yang tersedia CD
Aplikasi.
2. Kemudian tekanlah tombol Lanjut secara terus menerus hingga
selesai.
2
3. Isikan data nama lembaga dan nama pemerintahan tempat anda
bekerja kemudian tekanlah tombol Lanjut atau mengbaikannya dan
lanjutkan.
Gambar Form Installer
4. tekanlah tombol Lanjut di setiap langkah berikutnya, hingga muncul

seprti tampilan dibawah ini.
3
Gambar. Form Installer
5. Tunggulah sejenak hingga progressbar menunjukkan 100 % bekerja

sehingga dilayar monitor anda muncul seperti Gambar berikut ini.
Gambar. Form Installer
Tekanlah tombol selesai, karena anda telah sampai pada tahap akhir
proses Instal program SiMARDi.
4
6. Pastikan icons Simardi Offline 5.4 telah tersedia di desktop layar
komputer
Gambar Icon Aplikasi
7. Lakukan Registrasi melalui klik Start cari Simardi Offline Klik register
Gambar Menu Register

8. Tunggu proses register hingga selesai dijalankan, dan sampai
tampilan proses register hilang sendiri dari layar monitor.
5
Gambar Tampilan ketika proses Register berlangsung
9. Jika komputer tidak di depfreeze maka aplikasi siap dijalankan

10. (Jika Komputer dikunci/di depfreeze) masuk ke properties, pilih local
disk (c), klik program files, buka simardi offline, copykan folder aktif
ke Data (D).
Gambar. Proses Copy Database
6
11. Masuk login sebagai Admin, kemudian pilih Seting > Lokasi Database
Gambar. Ubah path/Lokasi Database
Arahkan kursor ketempat dimana File Ada copykan tadi.

Kemudian Pilih Oke. Setelah pemilihan selesai. Secara otomatis
Aplikasi akan tertutup secara otomatis. Kemudian jalakan kembali.
Aplikasi siap untuk digunakan.
Jika anda tidak mengetahui letak lokasi database, anda bisa
menelusurinya melalui file Database.ini yang tertulis di Direktory
C.
7
Gambar Informasi Lokasi Database Notepad
6.3 Pengelolaan Database Arsip

SiMARDi hanya terkoneksi dengan database Access, pemilihan
database access adalah untuk memudahkan para pengguna melakukan
pemeliharaan database. Karena volume arsip (Surat masuk dan keluar)
dalam satu tahun tidak terlalu banyak maka dimungkinkan memakai
database Access. Database ini adalah berfungsi untuk menempatkan
seluruh data yang terekam dari hasil proses penggunaan aplikasi yaitu
untuk merekam data surat masuk dan keluar serta komponen pendukung
lainnya.
6.3.1 Penempatan Database
Ketika proses instal telah dijalankan aplikasi SiMARi
menempatkan secara otomatis database pada lokasi C:\Program
Files\SiMARDi Offline\Database dengan nama file Database
SiMARDi
8
Tempatkanlah file database Database SiMARDi tersebut ke
lokasi D atau E pada komputer anda dengan mengkopikannya.
Buatlah folder untuk menyimpan Database Arsip dengan Sub

Foldernya dengan nama Data Surat Tahun 2013 dan seterusnya
seperti contoh dibawah ini :
Agar setiap tahun database arsipnya tersimpan secara terpisah

berdasarkan tahun anggaran maka dilakukan pengelolaan dengan
baik. Kemudian kopikan nama file database Data Arsip 5.4 ke
dalam masing masing subfolder diatas. Kemudian ubahlah nama
database arsip tersebut menjadi nama file Data Surat Tahun
2013 dan seterusnya sesuai dengan tahun sub foldernya.
6.3.2 BackUp Database Arsip

Lakukanlah pemeliharaan database arsip secara berkala dalam
masa tiga bulan sekali, kopikan database kedalam media
perekaman lainnya seperti CD atau Flashdisk atau Harddisk
lainnya agar mendapatkan database duplikatnya apabila
komputer atau laptop anda mengalami kerusakan berat sehingga
database yang tersimpan tidak dapat digunakan atau terbaca lagi.
Tindakan ini sangatlah penting bagi pengguna yang volume data
suratnya sangat banyak, agar memiliki data cadangan meskipun
9
terdapat selisih jumlah data, namun pengguna tidak harus
mengulanginya entry dari awal.
6.3.3 Penggunaan Database

Aplikasi SiMARDi pertama sekali dijalankan akan meminta Lokasi
database arsip yang akan digunakan, dengan tampilan awal
seperti dibawah ini :
Jika tampilan ini muncul, tekanlah tombol OK, sehingga aplikasi

melanjutkan tampilan berikutnya :
10
Pilihlah database arsip yang tersimpan di dalam salah satu sub
folder tersebut.
6.3.4 Ingin Mengetahui Database Yang Sedang Aktif

Untuk mengetahui Database yang sedang aktif anda gunakan
maka dapat dilihat melalui menu Seting dan pilihlah Informasi
Lokasi Database saat ini seperti terlihat pada gambar dibawah
ini :
Setelah anda klick sub menu tersebut maka aplikasi akan

menyampaikan informasi dimana lokasi database anda yang
sedang aktif digunakan.
6.3.5 Permasalahan Database

Jika database belum terpilih maka akibatnya aplikasi tidak dapat
di login, sehingga setiap kali anda klick sub menu Login maka
aplikasi selalu akan keluar atau tidak dapat dilanjutkan.
11
6.4 Menjalankan Aplikasi SiMARDi
Aplikasi SiMARDi menyediakan dua kelompok menu yaitu berupa

Menu Pop Down yang tersedia lengkap untuk mendukung keseluruhan
operasional, dan lainnya adalah berupa Menu Toolbar yang disediakan
dalam bentuk gambar icon toolbar untuk mempermudah user dalam
bekerja.
Menu toolbar hanya disediakan beberapa saja bagi perintah-perintah
yang bersifat rutin, sehingga user dengan mudah fokus pada Icon
Toolbar yang tersedia tanpa harus membuka menu Pop Down.
Lihat Gambar berikut ini.
Menu toolbar
Menu Popdown
Hal pertama yang harus dilakukan untuk menjalankan aplikasi SiMARDi

adalah masuk ke Login terlebih dahulu, dengan memilih Login pada
menu pilihan yang terletak disisi kiri atas.
12
Gambar Form Login
Menu login digunakan manakala user pertama sekali ingin

menjalankan aplikasi SiMARDi, dengan memasukan nama user dan
password. Unit Kerja dan jenis Arsip yang akan dikelola
Nama User dengan memasukan nama user maka komputer akan
merekam seluruh operasional yang dilakukan sebagai catatan pekerjaan
tersebut sebagai hasil perlakukan user tersebut.
Jenis Kegiatan pemilihan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan adalah

terdiri dari 3 jenis dengan memilih : AKTIF, INAKTIF atau ARSIPARIS
6.5 MENU SIMARDI AKTIF
Ada beberapa file yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip dinamis

aktif yaitu terdiri dari :
13
1. Menu dalam Simardi Aktif
a. File
Gambar Menu File
Dalam menu file terdapat sub menu, antara lain:

1. Login Yaitu untuk masuk ke aplikasi simardi offline
2. Log Off Yaitu untuk keluar dari aplikasi simardi offline
3. Kalkulator Yaitu alat bantu untuk menghitung
b. Data-data
Gambar Menu Data-data

Menu Data-data, terdiri dari :
1. Default Instansi
Dalam pengisian default instansi terdapat 3 menu, yaitu:
a. Default Instansi Pelaksana
Menu ini sama fungsinya dengan menu toolbar defaut instansi.
14
Menu ini berfungsi untuk pengisian data instansi/kantor, data
penandatangan, ID Olah Arsip, Jenis Printer dan logo instansi/kantor.
Pengisian Default Pelaksana ini dilakukan hanya sekali saja kecuali ada
perubahan pimpinan.
Gambar Form Default Instansi
b. Data Instansi
Fungsi penetapan Data Instansi adalah untuk menetapan nama instansi
tempat kita bekerja, menetapkan kode instansi, dan tahun olah.
Gambar Form Default Instansi

c. Data penandatanganan
Untuk masuk ke Menu Data penandatangan caranya klik Data
Penandatangan yang tersedia di sebelah kanan data instansi, maka
akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
15
Gambar Form Data penandatanganan
Fungsinya untuk memberikan identitas pada setiap data arsip yang

direkam bahwa dokumen/arsipnya yang memikul tanggungjawab adalah
pimpinan yang aktif memberikan disposisi pada surat masuk dan keluar.
Jika Pemimpin Defenitif ditempat dan surat masuk/keluar yang berhak
melakukan disposisi maka Nama Pimpinan adalah Pimpinan defenitif,
tetapi jika karena sesuatu hal pimpinan berhalangan tugas maka surat
masuk/keluar nama penanda tangan harus ditulis nama pejabat yang
melakukan disposisi surat tersebut. Maka dengan demikian nama
pimpinan dan nama penanda tangan bisa berbeda.
Jika Pimpinan defenitif berhalangan dalam jangka waktu lama sehingga
dilakukan penetapan pejabat pengganti maka kita harus memilih Pejabat
PLT/PJS kemudian lakukan pengisian Nip dan Nama pejabat peganti
tersebut.
16
d. ID Pengolah
Gambar Form ID Olah Arsip

Form pengisian ini berfungsi untuk melakukan identifikasi kode
pelaksana atau operator, kode dan inisial pelaksana tersebut
berkaitan dengan pencetakan DPA Sementara dalam rangka
pelaksanaan manufer arsip. Sehingga proses penggabungan data
dari setiap client/operator dapat dipisahkan berdasarkan masing-
masing data pelaksana/operator.
e. Jenis Printer
Gambar Form Jenis Printer
17
Form isian ini berfungsi untuk melakukan pemilihan jenis
printer yang digunakan, hal ini untuk mempermudah
penyesuaian format line, size dari setiap pencatakan
laporan-laporan maupun lembar disposisi surat masuk dan
keluar. Cara menggunakannya pilihlah salah satu jenis
printer yang akan digunakan dengan mengklik gambar atau
tulisan jenis printernya.
f. Logo Cetak
Gambar Form Logo Instansi

Fungsinya untuk memberikan kesempatan pada user
menggantikan logo yang ingin dikehendaki. Klik tombol
Gambar Normal untuk menetapkan logo dalam posisi
tegak, kemudian tekanlah tombol Gambar Miring untuk
menetapkan logo dalam posisi miring. Kedua posisi logo ini
untuk melengkapi beberapa bentuk cetak laporan.
18
g. Komponen Data
Gambar Menu Maintenance Komponen Data
Maintenance Komponen data : Berfungsi untuk melakukan updating

nama instansi, unit pengolah, klasifikasi, tempat penyimpanan data
dan desain cetakan lembar disposisi. Maintenance komponen ini
juga tersedia di menu toolbar dengan nama Komponen Data. Jika
tombol ini di klik maka akan terlihat dilayar computer anda seperti
gambar di bawah ini:
Gambar Komponen Data
19
1. Tab Data Instansi
Jika kita ingin menambah daftar khasanah data instansi-instansi
sebagai mitra kerja kita untuk memberikan kemudahan pada
proses pengentrian data surat masuk/keluar dengan hanya
memilih tombol instansi
Gambar Form Data Instansi
2. Unit Kerja
Jika kita ingin menambah daftar atau mengatur data unit kerja
yang ada pada Instansi tempat kita bekerja (misalnya ; Subbag
Tata Usaha, Seksi .. dll). Pengisian data unit kerja ini
penting dan harus sesuai dengan unit kerja yang ada, berguna
untuk memenuhi cetakan pada lembar disposisi, agar
pimpinan dapat memilih unit kerja mana yang akan diberikan
arah atas surat masuk yang diterima untuk pengentrian surat
masuk, dan pengendali surat bisa memilih dari unit kerja mana
saja data surat keluar tersebut.
20
Gambar Form Unit Kerja
3. Menu Klasifikasi
Jika kita ingin menambah atau melakukan update klasifikasi
yang telah ada. Jika ingin menambahkan klasifikasi yang
perlu dicermati bahwa untuk menentukan retensi aktif dan
inaktif dapat menentukannya sendiri, missal aktif 2 tahun
maka inaktif 8 tahun kedua tahun ini berjumlah 10 tahun
saja. Kemudian jika menentukan Ket. JRA pilihlah Permanen
saja jika anda merasa ragu akan kepentingan surat tersebut
agar tidak menjadi musnah. (pilihannya Permanen, Musnah
dan DInilai Kembali).
21
G
Gambar Form Klasifikasi
4. Tempat penyimpanan berkas

Berfungsi sebagai penginformasian tentang keberadaan berkas
yang nantinya akan diletakan
Gambar Form Tempat Penyimpanan Berkas
22
5. Menu Berkas
Jika kita ingin menambah atau melakukan update Nama Berkas yang
telah ada. Penetapan nama berkas sebaiknya dipersiapkan sesuai
dengan jenis-jenis kegiatan yang dilakukan di instansi anda, namun
jika hal ini dirasa sulit maka penetapan atau pengisian nama berkas
dapat diabaikan dan dapat di isi langsung disaat pengentrian data
surat berlangsung.
Gambar Form Tempat Penyimpanan Berkas
a. Inisialisasi Tabel Data

Form ini berfungsi untuk memberikan kesempatan pada operator jika
ingin menghapus data-data yang terekam dalam database (data
arsip, data klasifikasi dan data-data lain dengan mencentang kolom
yang tersedia lalu menekan proses, maka data-data yang terekam
akan sekaligus terhapus.
23
Gambar. Menu Inisialisasi Tabel Data
Langkahnya :
Pilih menu Inisialisasi Tabel Data, kemudian masukanlah password
dengan kata sandi : ARSIPKU (huruf besar) lalu dilanjutkan
dengan menekan tombol-masuk, kemudian kita akan mendapatkan
form sebagai berikut :
Gambar Form Inisialisasi
24
Kemudian akan tampil form Insialisasi Tabel Data sbb:
Gambar Form Inisialisasi
Disediakan 3 pilihan tab yang masing-masing telah mengelompok

sesuai dengan fungsinya. Ketiga tab tersebut berisikan pilihan tabel-
tabel data yang akan dilakukan penghapusan/peremajaan. Pilihlah
salah satu atau beberapa tabel data dengan melakukan centang
sesuai dengan yang dikehendaki. Kemudian tekanlah tombol Proses
untuk memerintahkan komputer agar melakukan inisialisasi data tabel
tabel tersebut.
b. Data Kode Wilayah

Fungsi dari menu ini yaitu untuk mengupdate data kode wilayah.
Apabila data kode wilayah diklik maka akan muncul tampilan seperti
di berikut ini:
25
Gambar Form Kode Wilayah
Untuk perkembangan sistem jaringan kearsipan bahwa pemberian

kode-kode wilayah ini sangatlah penting dalam rangka mendukung
pembuatan portal kearsipan daerah, yang mana fungsi kode-kode
wilayah tersebut untuk dapat membedakan asal usul data arsip dari
setiap anggota jaringan di wilayah, atau kode wilayah tersebut akan
menjadi identitas sumber data arsip yang terhimpun di server
jaringan.
26
c. Pencarian Arsip Aktif
Untuk melakukan penelusuran data arsip, klik tombol Cari Arsip
hingga muncul tampilan seperti gambar berikut ini :
Gambar Form Path Lokasi Database
Aplikasi memberikan kesempatan bagi operator untuk menelusuri

data arsip dengan lokasi database arsip yang berbeda-beda,
sehingga penelusuran datanya lebih fleksibel.
Gambar. Form Pencarian arsip
27
Cara Penggunaan :
Cari terlebih dahulu file database yang akan digunakan untuk
pencarian. INGAT!! Beda datbase tidak akan menampilkan data
apapun. Jadi pilihlah database dengan benar. Kemudian ketika
database telah terpilih maka akan tampil Form pencarian. Pada form
pencarian Pilihlah terlebih dahulu Jenis Surat yang ingin di cari,
lakukan pilihan penyaringan data melalui Kriteria. Dapat melakukan
kombinasi penyaringan dengan melakukan beberapa pilihan filter
(penyaringan).
Dalam pencarian arsip kita dapat memilih dengan fasilitas lainnya,

yaitu dengan menggunakan gambar teropong pada tampilan hasil
cetak seperti pada gambar dibawah ini :
Kemudian ketiklah kalimat isi surat/tema/topik yang akan dicari dan

dilanjut dengan menekan tombol Find Next sampai anda
menemukan isi ringkas surat sesuai yang anda maksud. Aplikasi
akan mencari kalimat setiap surat sama seperti yang di tuliskan pada
kolom Find What , jika anda belum menemukan secara terus
menerus anda menekan tombol Find Next, sampai anda
menemukan surat yang dimaksud.
28
d. Entri Data
Dalam menu entri data tersedia 2 menu yang aktif yaitu
1. Entri Data Surat Aktif
Menu Entri, untuk menjalankan suatu pengentrian data arsip, baik
data arsip surat masuk maupun surat keluar. Jika ingin
melakukan Entri Data Surat Masuk/Keluar maka pilihlah tombol
Entri Surat, aplikasi akan menampilkan form entri data seperti
berikut ini;
1 2
Gambar Form Pencatatan Surat
Pilihlah tombol 1 untuk mengentri Surat Masuk dan Pilihlah tombol 2

untuk mengentri surat keluar.
Untuk form entri surat masuk dan keluar hanya ada suatu
perbedaan kecil, diantaranya untuk surat masuk tertera Dari, tetapi
untuk surat keluar tertera Kepada, untuk pengetikan nomor surat
29
dilakukan sesuai dengan nomor surat yang kita terima tanpa
mempertimbangkan perbedaan klasifikasi yang kita miliki, namun untuk
penentuan klasifikasi harus sesuai dengan makna konten dari surat
masuk yang kita terima, carilah klasifikasi dengan menekan tombol
klasifikasi yang terdapat disamping kanan isian form klasifikasi,
kemudian pilihlah klasifikasi yang sesuai untuk surat masuk tersebut.
Untuk pilihan 1 : (mengentri surat masuk)
11
9 10
12
13
1
14
2
3 15
16
4 17
2
5 18
4
19
6
4 20
7 21
4
22
8
4
23
Gambar Form Entry Surat Masuk
30
Untuk pilihan 2: (mengentri surat keluar)
11
9 10
12
13
1 14
2 15
16
3
17
4
18
5
19
6 20
21
7
22
8
4
Gambar Form Entry Surat Keluar
Tata cara pengisian indentitas surat masuk sbb:

1. Isilah instansi atau perorangan sesuai data dari surat masuk
2. Isilah data kota atas surat masuk yang anda terima
3. Isilah tanggal diterima dan Klasifikasi tersebut dengan menekan
tombol
4. Isikanlah klasifikasi surat yang anda terima jika anda hafal kode
klasifikasinya, jika anda tidak mengingatnya maka anda dapat
menampilkan bantuan klasifikasi dengan menekan tombol sebelah
31
kanan atau mencentang kolom nomor 9. Kemudian isikanlah nomor
surat, nama berkas dan Indeks yang anda kehendaki.
5. Kolom masalah tidak perlu diketik, kolom akan terisi dengan
sendirinya oleh karena atas pilihan klasifikasi, demikian pula
dengan kolom-kolom isian pada kelompok Jadwal Retensi Aktif
tidak perlu dilakukan pengisian.
6. Isikanlah deskripsi isi surat sebagai keterangan yang mewakili
makna daripada surat masuk yang anda terima. Pengisian ini
hanya dibatasi sebanyak 255 karakter/digit. Dengan batasan
tersebut pengendali surat harus dapat meringkas yang dapat
mewakili makna surat tersebut.
7. Untuk pengisian Tempat berkas bias diabaikan, tetapi untuk
pengisian Tingkat (Tk) Perkembangan dipilih sesuai dengan kondisi
surat yang anda terima.
8. Isikan perihal surat sesuai dengan catatan perihal pada surat
masuk yang anda terima.
9. Untuk catatan Disposisi disikan setelah surat turun dari pimpinan.
10. Kolom untuk menampilkan daftar kode klasifikasi
11. Tombol untuk menampilkan daftar kode klasifikasi
12. Tombol untuk memilih daftar instansi
13. Tombol Cetak On adalah menandakan perekaman data tidak
dibarengi dengan pencetakan lembar disposisi. Tekanlah tombol
Cetak On menjadi Cetak Off maka perekaman data sekaligus
menampilkan perintah untuk mencetak Lembar Disposisi.
14. Kolom pilihan, jika tercentang maka printer Lembar Disposisi akan
dicetak melalui printer Deksjet. Jika tidak dicentang maka
pencetakan Lembar Disposisi akan dicetak diatas kertas kontinouse
form (paperlees).
32
15. Tombol untuk memilih daftar berkas jika anda enggan untuk
mengektiknya, tetapi anda dapat mengetik tanpa harus memilih dari
daftar berkas.
16. Tombol rekam data untuk merekam data yang selesai di ketik pad
aform entri surat masuk.
17. Tombol untuk mengupdate data yang telah direkam.
18. Tombol untuk menhapus data surat masuk yang telah direkam.
19. Tombol batal, untuk membatalkan ketikan data yang sedang
dilaksanakan.
20. Tombol untuk menampilkan dafta surat yang pernah direkam.
21. Tombol tanggal diteruskan ke pimpinan untuk dilakukan disposisi.
22. Untuk pengisian kolom Diteruskan ke Unit kerja sebaiknya tidak
perlu diketik sebelum surat masuk di Disposisi pimpinan. Di isikan
setelah surat di disposisi dengan melakukan update data melalui
tabel data.
Untuk pilihan ke 3 (Entry Surat yang di antidartir/Surat Keluar Sisipan)
2
1
33
Tombol Antidartir adalah untuk membantu pengendali surat untuk
melakukan pengagendaan surat keluar sisipan. Penomoran sisipan akan
di ketik (dikolom nomor 1) dengan98memakai Nomor Indeks tetapi bukan
Alphabetic (huruf). Sebelum melakukan pengentrian data, pengendali
surat terlebih dahulu menekan tombol lihat data untuk melakukan
pemantauan tanggal berapa untuk status surat yang akan disisipkan,
kemudian mencatat nomor agenda terakhir yang tercatat pada tanggal
tersebut, catatan nomor agenda ini akan dijadikan proses entri data
nomor agenda pokok sisipannya (dikolom nomor 1) kemudian dilanjut
mengetik nomor indeksnya di kolom nomor 2 dengan angka bukan
dengan huruf.
2. Entri Buku Alamat/Telepon

Menu ini berfungsi untuk mengentri alamat, nomor telepon, fax maupun
email instansi atau kantor mitra kerja. Apabila sewaktu-waktu dibutuhkan
dapat langsung membuka menu ini.
Gambar Form Pencatatan Surat
34
e. Peminjaman Arsip
Di dalam menu peminjaman arsip ada 2 menu yang aktif, yaitu:
1. Peminjaman Arsip Aktif
Tombol ini berfungsi untuk menampilkan form peminjaman
arsip. Jika di klik maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini:
Gambar. Form Peminjaman Arsip Aktif
Untuk menjalankan kegiatan peminjaman arsip, klik salah satu

data arsip dengan menekan tombol yang dilingkari hingga data yang
anda maksud mengisikan format form peminjaman, lalu lengkapi
beberapa pertanyaan untuk mendukung informasi peminjaman surat.
Setelah mengisi kelengkapan data form, lakukan perekaman data
dengan menekan tombol Simpan.
35
2. Pengembalian Arsip Aktif
Menu ini berguna untuk mengontrol arsip yang sudah
dikembalikan. Jika diklik maka akan muncul gambar seperti di
bawah ini:
Gambar Form Pengembalian Arsip Aktif
Untuk menjalankan menu ini, arsip yang telah dikembalikan

cocokan dengan data arsip yang dipinjam dengan cara mengeklik
tombol yang dilingkari hingga data yang cocok mengisikan format
form pengembalian, lalu lengkapi beberapa pertanyaan untuk
mendukung informasi peminjaman surat. Setelah mengisi
kelengkapan data form, lakukan perekaman data dengan menekan
tombol Simpan.
36
6.6 MENU SIMARDI INAKTIF
1. Login
Untuk menjalankan operasional Dinamis Inaktif, lakukan Login
dengan sandi sebagai berikut :
Gambar Form Pengembalian Arsip Aktif
Menjalankan operasional pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

sangat berbeda dengan menjalankan Dinamis Aktif. Beberapa pilihan
bagi anda, jika anda lebih tertarik mengerjakan arsip-arsip inaktif
sama seperti aktif, maka anda dapat menjalankan pengelolaannya
melalui form metadata Dinamis Aktif. Karena pengerjaan arsip-arsip
inaktif sangat banyak volumenya dan penyelesaian pemberkasan
diharap dapat segera selesai maka ada beberapa metadata pada
pilihan pengolahan Dinamis Aktif dikurangi, seperti pertanyaan
tentang Tanggal Surat, Nomor Agenda Surat, dan lain-lain tidak
dicantumkan pada form metadata Inaktif seperti layaknya form
37
metadata arsip Aktif. Untuk melengkapinya dapat disertakan pada Isi
Informasi Arsip.
Perbedaan lainnya adalah, setelah melakukan Login, maka
computer menanyakan status operator, jika anda menghendaki
pergantian nama operator maka anda melakukan jawaban NO, jika
tidak pilihlah YES.
Oleh karena pengerjaan pengolahan arsip Dinamis Inaktif
dilakukan secara kelompok, maka diperlukan suatu identitas
tambahan tentang Seri DPA, Kode Pelaksana, Kode Operator dan
Tahun Pengolahan Arsip. Untuk melakukan pendaftara data-data
tersebut, lakukan pengentrian datanya melalui menu Komponen Arsip
Inaktif.
G
a
G
a
Gambar. Menu Data-data Pada ARSIP INAKTIF
Perbedaannya ada pada langkah proses pengolahannya,

sedang menu-menu lainnya hampir sama dengan Dinamis Aktif.
Berikut ini panduan hanya diarahkan pada letak perbedaan-
perbedaannya saja.
2. Komponen Inaktif
38
Menu ini menyediakan beberapa form data isian yang ada
kaitannya dengan penentuan prosedur dalam menjalankan atau
mengentri data arsip inaktif.
1. Data Pelaksana
Menyediakan form untuk mengisi data-data pelaksana
pengolah arsip, jika dalam pengerjaan arsip dalam satu kelompok
terdiri dari 5 (lima) orang pelaksana, maka isikanlah ke 5 anggota
pelaksana tersebut melalui form ini. Tetapkan masing-masing
anggota kelompok tadi dengan kode pelaksana yang berbeda-
beda, agar masing-masing kode dapat membantu proses manufer
arsip untuk menelusuri letak arsip-arsip sesuai dengan
pengolahnya.
2. Default DPA
Karena pengerjaan pengolahan arsip inaktif diolah secara
bertahap dan sekaligus menghasilkan sebuah DPA (Daftar
Pertelaan Arsip) maka setiap satu kali pengolahan harus memiliki
identitas DPA sendiri-sendiri. Identitas DPA tersebut dijabarkan
melalui Nomor Seri DPA. Suatu contoh tulislah Nomor Seri DPA :
DPA-T0001 dapat diartikan DPA adalah Daftar Pertelaan Arsip
kemudian strip, dan T adalah arsip Tekstual, 0001 adalah nomor
urut produksi pengolahan arsip. Kode ini dapat menentukannya
39
sendiri, tidak ada aturan yang baku, namun tetapkanlah kode-
kode tersebut yang mudah untuk dipahami.
6.7 MENU SiMARDi ARSIPARIS
1. Sistim Pengolahan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Sistim pengolahan arsip dinamis dilakukan dengan bertujuan

untuk menghasilkan arsip-arsip yang tertib sesuai dengan kaidah
kearsipan sebelum arsip-arsip tersebut dimutasikan/dipindahkan ke
Lembaga Kearsipan Daerah, Penyerahan arsip ke LKD diharapkan
dengan cara, melalui penyerahan fisik arsip yang telah tertata rapi
berdasarkan JRA dan Klasifikasi beserta penyerahan database arsipnya,
sehingga pengelolaan arsip-arsip dinamis yang berasal dari seluruh
SKPD tidak lagi dilakukan proses pendeskripsian ulang secara
menyeluruh yang memakan waktu cukup lama dengan keterbatasan
SDM pengolah arsip yang tersedia di LKD.
40
Metode ini sangat efektif dilakukan untuk memperkecil volume
kegiatan pendeskripsian arsip yang diserahkan, efisiensi waktu
digunakan sangat efektif dapat digunakan arsiparis/pengelola untuk
melakukan penilaian arsip secara langsung melalui database arsip yang
telah diserahkan guna untuk melakukan updating data yang masih
memerlukan perbaikan-perbaikan terhadap narasi/isi informasi,
klasifikasi maupun indeks arsip yang dientrikan oleh setiap pengendali
surat surat di satker.
Kegiatan penilaian arsip ini harus ditingkatkan kinerjanya sebagai upaya
untuk mendapatkan tingkat keakurasian informasi data-data arsip yang
telah di serahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah.
Untuk melakukan proses pengolahan arsip-arsip tersebut, user
melakukan login program dengan User : SIMARDI dan Kegiatan :
ARSIPARIS.
Gambar Form Login Arsiparis
Pemisahan aktifasi kegiatan ini sengaja dibuat untuk mempermudah

konsentrasi para pengguna dalam menjalankan kegiatan. Ketika
41
pengguna akan menjalankan kegiatan pengolahan arsip, maka
pengguna tidak terganggu pada tampilan menu diluar kebutuhan
kegiatan pengolahan arsip dinamis.
a. Pengolahan Arsip Aktif
Gambar Form Utama Arsiparis
Tampilan menu hanya tersedia dalam bentuk menu Popdown dan

dengan tampilan menu yang terbatas. Kegiatan pengolahan arsip hanya
terkonsentrasi pada tahapan-tahapan proses pengolahan surat masuk
dan keluar menuju penataan arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan.
Aplikasi akan membantu para pengendali surat dan arsiparis untuk
melakukan proses manufer data fisik arsip dalam rangka penyusutan
menjadi tiga katagori arsip yaitu Arsip Permanen, Musnah dan Dinilai
Kembali.
Klik Pengolahan Arsip Aktif yang berfungsi untuk menyediakan
form porses pengolahan arsip aktif, seperti gambar di berikut ini:
42
Gambar Form Pengolahan Arsip dinamis aktif
Bagian Proses Pengelolaan Arsip Aktif, adalah dirancang untuk

mempermudah para pengelola bekerja dalam mengolah arsip-arsipnya,
urutan menu disajikan sesuai dengan langkah-langkah pekerjaan dalam
mengolah arsip. Untuk menjalankan proses pengolahan ini harus
dilaksanakan secara berurutan sesuai dengan tampilan menu tab yang
ada pada Gambar diatas.
Untuk mendapatkan penjelasan secara rinci tentang fungsi dari
pada bagian menu-menu tab tersebut, lihatlah penjelasan berikut ini :
1. PROSES JRA berfungsi untuk menampilkan form pemilihan proses

pengolahan berdasarkan JRA atau dapat memilih semua data.
43
1
2 3 4
Gambar Proses Pengolahan arsip aktif
Point 1 - Tombol untuk mengupload seluruh data

surat yang telah di entri di lanjut dengan menekan UpLoad
Data
Point 2 - Pilihan untuk mengupload seluruh data surat
yang telah di entri berdasarkan retensi di lanjut dengan
menekan UpLoad Data
Point 3 - Tombol untuk memuat sekaligus seluruh
data arsip aktif ke table data olah untuk dilakukan proses
pengolahan selanjutnya.
44
Point 4 - Tombol yang berfungsi untuk menghapus
data yang telah berada di dalam table data olah (buffer
table).
2. NOMOR SERI DPA untuk menampilkan form data yang akan diolah
dengan inisial Nomor Seri DPA.
3
2
Gambar Form Data berkas Arsip Aktif
Point 1 - Adalah tombol untuk mengecek nomorseri DPA

berapa saja yang telah diciptakan dan terekam di dalam
master database arsip, dimaksudkan agar jangan terjadi
antara suatu proses kegiatan pengolahan dengan
memproduksikan satu DPA tidak akan terjadi duplikasi,
meskipun aplikasi telah mampu menghambat terjadinya
duplikasi Nomor Seri DPA.
45
Point 2 - Tempat mengisi atau mengetik Nomor DPA
yang ingin anda kehendaki, disarankan agar nomor seri
DPA lebih tertata inisialnya maka sebaiknya berikan inisial
yang membedakan bentuk Daftar DPA, misalkan DPA-
T0001, dengan pengertian DPA Daftar Pertelaan Arsip,
huruf T dimaksudkan sebagain inisial DPA untuk arsip
Textual dan selanjutnya nomor urut seri DPA.
Point 3 - Tombol untuk memulai proses update
penomoran Seri DPA untuk setiap record data arsip yang
telah direkam di dalam tabel buffer. Penekanan tombol ini
akan berakibatkan computer akan menjalankan secara
otomatis memberikan nomor seri DPA kepada seluruh
data.
3. NOMOR DEFENITIF untuk menampilkan form proses penomoran

defenitif terhadap data arsip.
3 2 4
Gambar. Form Data berkas Arsip Aktif
46
Point 1 - Tampilan pilihan nomor seri DPA yang akan di
olah.
Point 2 - Tampilan pilihan jenis keterangan JRA yang akan di
olah untuk mendapatkan nomor defenitif, yaitu dengan pilihan
Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali.
Point 3 Kolom untuk menentukan start nomor defenitif yang
akan diinginkan.
Point 4 - Adalah tombol Proses untuk memerintahkan computer
agar melakukan suatu proses pengurutan data arsip yang di
olah. Penekanan tombol ini sekaligus akan memunculkan
tombol Nomor Defenitif dari masing-masing keterangan JRA.
4. CETAK DPA-S untuk menampilkan form proses pencetakan DPA-

Sementara.
2 3
Gambar Form Data berkas Arsip Aktif
47
Point 1 Tombol untuk menampilkan jenis DPA yang akan
diproses. Untuk langkah pertama pilih DPA-S terlebih
dahulu.
Point 2 Tombol untuk memilih Keterangan JRA. Tersedia
3 keterangan yaitu Permanen, Musnah atau Dinilai
Kembali.
Point 3 Tombol untuk mencetak DPA-S. DPA-S
merupakan DPA Sementara untuk membantu memanufer
dalam penataan arsip.
Contoh DPA-Sementara :
Nomor
depenitif Nomor agenda
surat
DPA-Sementara ini berfungsi untuk memandu pelaksana dalam melakukan

manufer arsip dari penataan awal ke penataan berdasarkan retensinya (Arsip
Permanen, Arsip Musnah dan Dinilai Kembali).
48
Sebelum Melakukan Manufer arsip siapkanlah terlebih dahulu Box-box Arsip
untuk menempatkan arsip dari hasil manufer.
Penyediaan Surat Masuk dan Keluar yang akan dilakukan manufer :
101 - 150
051 - 100
001 - 050
Surat Masuk
101 - 150
051 - 100
001 - 050
Surat Keluar
Surat-surat masuk dan keluar yang berada di dalam masing-masing Map

Gantung akan dipindahkan/manufer ke dalam Box Penyimpanan dengan
kelompok Box berdasarkan keterangan retensinya.
49
Misalnya kita akan mendahulukan penyusutan untuk arsip-arsip yang termasuk
arsip permanen, maka siapkanlah beberapa box untuk tempat arsip-arsip
tersebut.
001 002 003

ARSIP ARSIP ARSIP
PERMANEN PERMANEN PERMANEN
001 - 075 076 - 130 031- 165
Nomor
Nomor berkas (no
Box Nama Lembaga
depenitif)
dan Logo
Siapkanlah amplop besar untuk menempatkan arsip-arsipnya, setiap amplop

berisikan arsip tidak sama, dan setiap bagian luarnya amplop tersebut
dituliskan nomor berkasnya, seperti contoh gambar berikut ini :
Amplop 1 Amplop ke 2
Nomor : Nomor :
1 - 25 26 - 40
50
Cara melakukan manufer arsip :
Dengan berpedoman DPA-S ini maka kita lakukan pengambilan surat keluar
yang nomor agendanya 59 tempatkan ke dalam amplop besar pada urutan ke
1, kemudian dilanjutkan ambilah arsip surat masuk dengan nomor 171 dan
tempatkan pada urutan ke 2 pada amplop besar, kemudian ambilah arsip surat
masuk dengan nomor agenda 195 tempatkan pada amplop besar pada urutan
ke 3, dan seterusnya lakukanlah hingga nomor depenitif arsip permanen
berakhir/selesai. Setelah selesai untuk arsip permanen anda dapat
melakukannya untuk arsip-arsip musnah dan arsip dinilai kembali.
Penjelasan bahwa nomor 59, 171 dan 195 adalah nomor agenda surat masuk
dan keluar, sedangkan nomor 1, 2 dan 3 adalah nomor depenitif arsip setelah
diindeks oleh aplikasi berdasarkan tahun, klasifikasi dan bulan.
51
5. PENATAAN ARSIP untuk menampilkan form proses penataan.
1
2
3 4
Gambar Form Penataan berkas Arsip Aktif
Point 1 - Tombol untuk memilih jenis ketarangan JRA dari data

arsip yang ada untuk segera diproses pemberian nomor berkas
dan alamat arsip yang baru.
Point 2 - Tempat pengisian nomor berkas, penomoran
dapat dilakukan sekaligus sejumlah arsip yang ada atau
mengelompokan nomor tertentu dengan lokasi simpan yang
berbeda-beda.
Point 3 Tempat pengisian lokasi penyimpanan arsip.
Point 4 Tombol untuk memproses data penataan berkas arsip.
52
MENGELOLA PENATAAN ARSIP PADA BOX DAN DATABASE
Dari hasil proses hasil kegiatan manufer arsip tersebut, selanjutnya kita
melakukan updating lokasi pada database arsip, yang semula lokasi arsip
tersebut menempati Map Gantung dan Filing Kabinet, maka saat ini bahwa
seluruh arsip telah menempati lokasinya yang baru yaitu di dalam amplop dan
box arsip.Karena setiap arsip menempati nomor box yang berbeda-beda
maka operator harus melakukan identifikasi dan mengupdate lokasi database
arsip.
Contoh :
Rencana Penataan Pertama :
Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001 sebanyak 75
berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan nomor urut berkas yang ditulis
oleh computer secara otomatis. Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi
akan tertuliskan hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 dst
sampai dengan angka 75. Angka 1 sampai dengan 75 adalah menunjukan
identitas nomor depenitif berkas yang di susun dalam satu boks arsip.
25
Rencana Penataan Kedua (Berikutnya) :

Jika anda menghendaki jumlah 55 berkas arsip akan ditempatkan pada
box ke nomor 2. Maka anda dapat melakukannya updating data lokasi arsip
pada komputer sebagai berikut :
53
Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada gambar
berikut ini :
komputer akan memperlihatkan tampilan data pada Rak 01 dan Box
001 dengan mengurutkan nomor berkasnya sesuai dengan
pembagian yang anda kehendaki.
Selanjutnya:
76 130
Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut berkas

76 sampai dengan berkas nomor 130 berada dalam alamat Rak.001
dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai.
Hasil updating data lokasi arsip tersebut akan dapat terlihat seperti
pada gambar berikut ini :
Nomor rak
Arsip
Nomor Box Nomor urutan berkas

Arsip dalam satu box
Pada tabel data kolom Lokasi Berkas akan terlihat suatu perubahan
alamat lokasi arsip yang semula bertuliskan Box/Filing menjadi
R.001/Box.01/1 (alamat rak arsip, box arsip dan urutan berkas)
54
Contoh alamat lokasi arsip pada cetak DPA final seperti terlihat pada gambar
berikut ini :
6. CETAK DPA untuk menampilkan form proses pencetakan DPA final.

Untuk mencetak DPA final kembali ke menu Cetak DPA, lalu
pilih jenis DPA dan sesuaikan keterangan DPA yang akan dicetak.
Maka akan muncul gambar seperti di bawah ini:
1 5
2
3
Gambar Form Cetak Data Arsip Aktif
55
Point 1 Kolom untuk menentukan jenis DPA.
Point 2 Kolom untuk menentukan keterangan JRA.
Point 3 Tombol untuk mencetak DPA.
Point 4 - Tombol yang digunakan untuk mencetak kartu identitas
arsip yang berupa lembaran surat dan ditempelkan di fisik surat.
Point 5 Apabila arsip berupa dokumen, maka pilih tombol ini
untuk mencetak label dokumen.
Contoh Tampilan Kartu Identitas Arsip :
Contoh tampilan Label Dokumen :
56
7. PENILAIAN ARSIP untuk menampilkan form proses penilaian arsip-
arsip yang telah diolah. Menu ini berfungsi untuk melakukan penilaian
arsip-arsip yang telah diolah namun memerlukan suatu pertimbangan
lebih lanjut atas posisi retensinya dan lain-lainnya. Dalam penilaian
arsip ini dilakukan oleh tenaga ahli di bidang arsip.
8. TRANSFER DATA untuk menampilkan proses transfer data arsip

yang telah mengalami proses pengolahan ke Master Database Arsip
Inaktif.
Gambar 6.6.10. Transfer Data Arsip Aktif
Menu transfer data ini berfungsi untuk melakukan proses transfer

data yang baru saja kita olah dan mendapatkan hasil yang diinginkan
dan masih berada pada tabel data buffer (sementara) untuk dilakukan
pemindahan ke master database arsip inaktif yaitu ke tabel Inaktifmaster.
Transfer data ini bertujuan juga untuk melakukan pengosongan terhadap
57
table buffer yang berfungsi menampung data yang akan diolah
selanjutnya, sehingga tabel buffer benar-benar harus kosong dan dapat
dipakai untuk memulai proses pengolahan selanjutnya. Transfer data ke
Master diringi dengan langkah selanjutnya yaitu menghapus data pada
buffer table.
6.8 MENU MENCETAK LAPORAN
Aplikasi SiMARDi dapat mencetak berbagai bentuk laporan, terdiri

dari
berbagai bentuk cetakan, pilihlah tombol toolbar seperti yang terlihat di

gambar dan komputer akan menampilkan tampilan cetak seperti yang
terlihat. Dalam For Cetak tersebut tersedia tombol-tombol cetak laporan
diantaranya :
58
1. Menu Cetak Lembar Disposisi
1.1 Cetak Lembar Disposisi Surat Masuk
1.2 Cetak Lembar Disposisi Surat Keluar
2. Menu Cetak Laporan Bulanan
2.1. Cetak Laporan Bulanan Surat Masuk
2.2. Cetak Laporan Bulanan Surat Keluar
2.3. Cetak Laporan Bulanan Seluruh Surat
3. Menu Cetak Data Agenda Surat
3.1 Cetak Agenda Suratk Masuk
3.2 Cetak Agenda Surat Keluar
3.3 Cetak Agenda Tahun Aktif
3.4 Cetak Agenda Tahun Inaktif
3.5 Cetak Agenda Berdasarkan Unit Kerja
4. Menu Cetak Kartu Kendali Surat
4.1 Cetak Kartu Kendali Surat Masuk
4.2 Cetak Kartu Kendali Surat Keluar
4.3 Cetak Kartu Kendali Seluruh Surat
5. Menu Cetak Daftar Pertelaan Arsip
5.1 Cetak DPA Permanen
5.2 Cetak DPA Musnah
5.3 Cetak DPA Dinilai Kembali
6. Menu Cetak Lain-Lain
6.1 Cetak Surat Belum Dibalas
6.2 Cetak Surat Yang Sudah Dibalas
6.3 Cetak Data Surat Faximili
6.4 Cetak Statistik Surat Masuk dan Keluar
59
Dari beberapa bentuk cetak laporan, cobalah secara berkala per
triwulan agar pengendali surat dapat mencetak laporan statistik
surat masuk dan kelua, agar dapat terlihat peta volume arsip yang
terjadi secara komulatif berkala.
Contoh Laporan Statistik Surat Masuk :
60
TIP & TRIK MENGELOLA BAB
ARSIP DENGAN SiMARDi
7
7.1 Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Surat-surat masuk dan keluar yang baru tercipta adalah

merupakan bagian Arsip Dinamis Aktif. Oleh karena arsip aktif
merupakan cikal bakal terhadap informasi arsip selanjutnya yang akan
mengalami retensi, maka pengelolaan terhadap arsip aktif ini harus
mendapatkan perhatian khusus. Jika proses pengelolaan arsip aktif ini
mengalami kekeliruan baik berupa pemilihan klasifikasi, penulisan Isi
Informasi dan beberapa hal yang mendukung metadata (colom isian
data) arsip tersebut, maka akan memberikan dampak bagi proses
pengelolaan berikutnya. Agar proses pengelolaannya terjaga baik maka
para pengguna aplikasi ini diharuskan mengikuti petunjuk dan langkah-
langkah yang akan disusun secara kronologis, bagaimana cara
penanganan yang baik.
Disarankan kepada setiap para pengelola, sebelum
melaksanakan kegiatan perekaman data, harus terlebih dahulu
menyediakan beberapa prasarana pendukung seperti penyediaan Box
Arsip, Kertas Casing atau amplop besar dan tali pengikat arsip.
Pastikan menentukan kebijakan terhadap model penulisan Kartu
Kendali dan Lembar Disposisi Surat harus melalui media komputer, hal
ini dimaksudkan agar tidak terjadi duplikasi kerja dan untuk memastikan
semua pengendali surat melakukan perekaman data surat pada setiap
penerimaan surat masuk dan keluar melalui komputer.
61
1. Pengisian Data Default Instansi dan Komponen Data
Beberapa hal penting yang harus dipahami pada fase Pra

Proses Perekaman Data Surat Masuk dan Keluar (Arsip Dinamis
Aktif):
a. Setiap user harus melakukan updating tanggal, bulan dan tahun

dengan sistem Indonesia agar penulisan tanggal sesuai dengan
format Indonesia (tanggal, bulan dan tahun atau DD/MM/YY),
lakukan perubahan ini melalui control panel pada sistim operasi
(windows) anda.
b. User harus benar-benar telah melakukan pengisian data Default
Pengolahan Arsip dengan mengentri data Status dan identitas
Instansi pencipta arsip melalui aplikasi. Pengisian data sangatlah
ini penting yaitu untuk memastikan identitas kepemilikan
Database arsip dalam menempati portal jaringan kearsipan
daerah pada server portal dikemudian hari secara online.
Isilah kolom isian pada Default perekaman tentang Nama
Pimpinan atau pengganti pimpinan yang bertanggungjawab
menandatangani surat saat surat diterbitkan dan pimpinan yang
bertanggung jawab saat surat di distribusikan atas disposisi
terhadap surat yang dimaksud. Isian ini akan menjadi menarik
dikemudian hari, yaitu untuk membantu mengetahui statistik
berapa jumlah surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan
yang bersangkutan selama menjabat menjadi pimpinan. Sekaligus
dapat membedakan perbedaan kurun waktu tanggung jawab
antara satu pimpinan dengan pimpinan yang lainnya terhadap
surat yang telah diterbitkan.
62
c. Setiap user harus memperhatikan pengisian wajib terhadap
metadata yang disajikan yaitu, wajib mengisi sumber atau nama
unit pengolah dan kode klasifikasi. Artinya pengisian unit
pengolah wajib diisikan sebagai pemberian data petunjuk atas
keberadaan arsip/surat tersebut untuk membantu dalam proses
penarikan arsip/surat dari masing-masing unit pengolah.
Gambar Form Unit Kerja
63
Gambar Form Klasifikasi
2. Perekaman Data Surat Masuk

a. Surat Masuk Biasa
1. Terima Surat
2. Ketik/Entry data pada Form Surat Masuk dan Rekam
Gambar Form Pencatatan Data
64
Nb : Seluruh Metadata dapat diisikan kecuali Ke Unit dan
Catatan Disposisi, kedua isian ini baru dilakukan setelah lembar
disposisi decetak dan telah diteruskan kepada Pimpinan dan telah
di Disposisikan oleh Pimpinan. Hasil disposisi tersebut, lakukan
updating data tersebut, isikan Ke Unit sesuai dengan arahan
Pimpinan untuk ditindaklanjuti oleh Unit yang dimaksudkan serta
Isikan data Catatan Disposisi dengan isi arahan pimpinan
terhadap surat tersebut.
b. Surat Masuk Balasan

Untuk mengetahui surat masuk tersebut mengharapkan
balasan atau tidak maka user harus memperhatikan dan pahami
isi surat. Apabila dalam surat mengharapkan balasan maka dalam
metadata Tindakan pilih Balas. Lalu akan muncul metadata baru
yaitu metadata Deadline. Apabila dalam surat tercantum waktu
deadline pembalasan surat maka isikan dalam metadata
Deadline. Kegunaan pada menu ini adalah untuk mengingatkan
pengendali surat bahwa terdapat beberapa surat yang perlu
dibalas. Apabila aplikasi SiMARDi telah di Log Out dan kamudian
di Login kembali maka akan muncul tampilan informasi pesan di
sudut kanan bawah secara otomatis seperti dibawah ini:
Gambar Pesan Surat yang belum dibalas
65
c. Surat Masuk yang berupa Undangan
1) Perekaman surat masuk yang berupa undangan, isikan kolom
nama berkas dengan UNDANGAN.
2) Pada kolom Isi Ringkas, isikan isi undangan dengan
lengkap. Meliputi: hari dan tanggal kegiatan, waktu kegiatan,
acara, dan tempat kegiatan.
3) Lalu lakukan perekaman data.
4) Buka menu Entry Undangan
Menampilkan Form Entry Surat Undangan
66
Tekan tombol yang dilingkari untuk menampilkan daftar undangan
yang telah di entry. Lalu pilih undangan yang akan dilakukan
perekaman data. Isikan waktu pelaksanaan sesuai dengan surat
undangan yang diterima. Dan dalam kolom penugasan isikan sesuai
dengan arahan pimpinan.
Mengelola Undangan via SMS Gateway

Jika anda ingin mengelola undangan dengan memakai fasilitas SMS,
maka langkahnya sebagai berikut :
1. Sediakan Modem yang memakai kartu pra bayar (pastikan type
dan merk modem anda compatibel dengan Laptop atau PC anda)
Lakukan instalasi driver Modem anda dengan mengklick Click
here for status, agar type dan jenis modem anda dikenal oleh
komputer anda.
Lakukan instalasi driver Modem anda dengan mengklick Click

here for status, agar type dan jenis modem anda dikenal oleh
komputer anda.
67
Klick Run AutoRun.exe, menunggu hingga proses instalasi
selesai
dijalankan sampai muncul pesan sebagai berikut :
2. Mengetahui Port Modem Anda

Arahkan cursor anda pada lokasi Computer seperti gambar
dibawah ini lalu klick kanan, pilihlah Manage hingga muncul form
berikutnya.
68
Form berikutnya :
Klick
Klick
Klick Tab ini
Catat Kode
Portnya
69
Pilih tab Modem dan catatlah Port : COM6 sebagai port modem
komputer anda dan pilihlah seperti pada gambar dibawah ini
melalui submenu SMS Gateway dan submenu Set Port Modem.:
d. Surat Masuk Rahasia

Apabila anda menerima surat masuk yang di kemas dengan dua
amplop itu berarti anda menerima surat rahasia maka jangalah
sekali-kali membuka amplop surat yang kedua tersebut. Catatlah
penjelasan yang terdapat pada sisi amplop seperti Nomor Surat
dan Asal Surat, dalam entry data surat pilih sifat surat dengan
isian Rahasia. Untuk kolom Dari dan Klasifikasi harus tetap
diisi.
70
Gambar Form Entry Surat Masuk Rahasia
e. Cetak Lembar Disposisi

Setelah mengisi semua metadata pada Entry Surat Masuk,
perhatikan tombol Cetak, apabila cetak Off itu berarti cetak
disposisi langsung sedang diaktifkan. Artinya setelah menekan
tombol simpan maka bisa langsung mencetak lembar disposisi.
Caranya dengan mengklik gambar printer yang terdapat di kiri
atas.
Sedangkan apabila tombol Cetak dalam Keadaan Cetak
ON berarti setelah melakukan perekaman data, aplikasi tidak
menampilkan lembar disposisi.
Cara lain untuk mencetak lembar disposisi melalui menu:
Cetak Data > Cetak Lembar Disposisi -> Surat Masuk
71
Gambar. Menu Cetak Data
f. Lampirkan Lembar Disposisi yang telah dicetak tersebut untuk

mengawal surat untuk diteruskan kepada Pimpinan.
g. Setelah surat yang dimaksud turun kembali ke TU (Tata Usaha),
maka operator melakukan Updating Data isikan bagian UP dan
Catatan sesuai dengan penjelasan yang terdapat pada Lembar
Disposisi.
h. Lakukan Pendistribusian Surat sesuai dengan arahan Pimpinan.
i. Lakukan pengentrian data hingga akhir tahun.
j. Lakukan penataan dokumen/arsip di filing kabinet secara
berurutan sesuai dengan nomor agenda surat masuk dan keluar
secara tersendiri, agar memudahkan proses penelusuran surat
masuk dan keluar yang dilakukan melalui aplikasi SiMARDi.
72
3. Perekaman Surat Keluar
1. Surat Keluar Biasa

a. Buatlah draft surat keluar
Dalam pembuatan surat keluar sebaiknya rangkap 2, yang 1
untuk dikirim dan yang lain untuk disimpan.
b. Masukan data pada Entry Data Surat Keluar
Gambar Form Entry Surat Keluar
Surat Keluar Dalam pengentryan data surat keluar isikan

semua metadata yang ada. Sebagai catatan: untuk pengisian
kolom sifat surat, pilihlah sifat surat sesuai dengan
keterangan atau isi dalam surat keluar. Hal ini digunakan
untuk pengelompokan dan mengontrol sifat surat keluar.
73
c. Cetak Lembar Disposisi
Setelah melakukan entry data surat keluar, klik tombol
simpan. Lalu, cetak lembar disposisi surat keluar.
d. Lampirkan Lembar Disposisi yang telah dicetak tersebut
untuk mengawal surat untuk disahkan oleh Pimpinan.
e. Setelah surat keluar telah ditandatangani oleh Pimpinan,
bubuhkan cap instansi/perusahaan pada tandatangan
Pimpinan.
f. Karena surat keluar rangkap 2, minta 1 surat untuk disimpan
dengan lembar disposisi dan yang lainnya serahkan kepada
kurir untuk dikirimkan kepada yang bersangkutan.
2. Surat Keluar sebagai tindakan atas pembalasan Surat Masuk

1) Buat draft surat keluar rangkap 2.
2) Klik tombol Surat Balas, maka akan muncul tampilan seperti
di bawah ini:
Klick tombol
ini
74
Double
Klick
Gambar Daftar surat masuk yang harus dibalas
Apabila di dalam Tabel Daftar Surat masuk yang Harus

Dibalas ada beberapa surat, maka pilihlah salah satu surat
masuk yang akan dibalas sesuai dengan rujukan surat
keluarnya. Lalu klik 2 kali (double klick), hal ini dimaksudkan
agar aplikasi memberikan kode khusus kepada surat masuk
yang dimaksud bahwa surat tersebut sudah pernah dibalas.
3) Langkah selanjutnya sama dengan langkah penanganan surat
keluar biasa.
4. Memilih Model Cetakan Lembar Disposisi

Untuk sementara SiMARDi hanya menyediakan 8 pilihan model cetak
lembar disposisi. Untuk mengubahnya anda dapat memilih menu
Seting dan pilihlah submenunya Seting Cetak Model Lembar
Disposisi, pilihlah salah satu modelnya dengan mencentang pada
kotak lembar disposisi yang anda pilih, kemudian untuk mengakhiri
75
proses ini tekanlah Tombol Simpan, jika ingin melihat perubahan
tampilan tekanlah tombol Preview.
Delapan bentuk model lembar disposisi ini dapat di update sesuai
dengan keinginan user dengan menggunakan Crystal Report Versi
9.2, sehingga pengguna dapat mendesain sesuai dengan ketentuan
desai yang berlaku dimasing-masing lingkungan kerjanya. Seluruh
File Laporan aplikasi SiMARDi tersimpan pada direktory C:\Program
Files\SiMARDi Offline\Laporan dan Laporan Laser. Gantikan desain
file dengan catatan nama file harus diberikan nama sesuai dengan
nama-nama dile report yang tersedia di Folder tersebut.
76
5. Mengatur Kembali Nomor Urut Surat
Jika anda menghendaki untuk mereset kembali nomor urut surat
masuk dan keluar anda maka pilihlah submenu seperti dalam
gambar dibawah ini :
77
Jika anda akan melakukan peralihan pengelolaan surat masuk dan
keluar di tahun berjalan, misalkan nomor agenda anda secara
manual telah menunjukan nomor urut surat masuk dengan nomor
agenda 201, dan surat keluar dengan nomor 737 maka klicklah Surat
Masuk isikan Nomor Database dengan nomor 201 tekan tombol
Update dan klick Surat Keluar isikan dengan nomor 737 tekan
tombol Update. Dengan demikian nanti aplikasi akan memulai nomor
urut surat masuk dan keluar sesuai dengan nomor yang telah
dirubah.
7.2 Mencetak Laporan Bulanan maupun Laporan Tahunan

Setiap akhir tahun, diperlukan Laporan mengenai arsip yang telah
diolah selama satu tahun. Dalam aplikasi SiMArDi, tersedia laporan yang
bermacam-macam menu sesuai yang diinginkan; antara lain:
1. Cetak Data
Gambar Menu Cetak Data
78
Dalam menu Cetak Data, terdapat beberapa menu yang disediakan,
meliputi:
a. Lembar Disposisi
Menu ini digunakan untuk mencetak lembar disposisi surat masuk
dan surat keluar.
b. Laporan Bulanan
Dalam menu laporan bulanan, menyediakan laporan arsip
berdasarkan bulan. Laporan bulanan ini juga terdapat sub menu
yaitu laporan bulanan Data Surat Masuk, Data Surat Keluar dan
Data Semua Surat.
c. Data Agenda Surat

Menu Data Agenda Surat ini menyajikan laporan agenda surat
selama satu tahun. Di dalam menu ini juga terbagi beberapa
menu yang disediakan, antara lain: Agenda Surat Masuk, Agenda
Surat Kelur, Agenda Tahun Aktif, Agenda Tahun Inaktif, dan
Berdasarkan Unit Kerja.
d. Kartu Kendali
Apabila terdapat kartu kendali yang hilang, pengendali surat dapat
mencetak kembali kartu kendali pada menu ini. Dengan menu ini
juga dapat mencetak seluruh kartu kendali surat masuk, kartu
kendali surat keluar maupun kartu kendali seluruh surat.
e. Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Dalam mencetak DPA dibagi berdasarkan DPA Permanen,
Musnah maupun Dinulai Kembali.
79
f. Cetak Lain-lain
Apabila menginginkan cetak yang lain, menu ini menyediakan
laporan Seluruh Surat yang Belum Dibalas maupun yang Sudah
Dibalas, Laporan Surat yang berbentuk faximile, dan laporan
Statistik Arsip.
2. Cetak Khusus
Gambar Menu Cetak Khusus
Dalam menu Cetak Khusus menyediakan menu-menu

untuk mencetak laporan yang sudah dikelompokkan berdasarkan
sifat surat. Menu-menu tersebut, antara lain:
01 Cetak Laporan Daftar Berita Acara
02 Cetak Laporan Daftar Nota Dinas
03 Cetak Laporan Daftar Surat Pengantar
04 Cetak Laporan Daftar Surat Keputusan
05 Cetak Laporan Daftar Surat Perintah Tugas
06 Cetak Laporan Surat Keterangan
07 Cetak Laporan Surat Ijin
08 Cetak Laporan Proposal
09 Cetak Laporan Surat SPPD
10 Cetak Laporan Surat SPPLS
11 Cetak Laporan SP2D
12 Cetak Laporan SPK
80
3. Cetak Statistik Surat Masuk dan Keluar
Dalam kurun waktu satu tahun perlu adanya persentase pengelolaan
surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam aplikasi Simardi
tersedia menu Statistik Surat yang dapat menyajikan persentase dari
surat yang tersaji menjadi dua, yaitu persentase surat menurut
Retensi Arsip dan Nilai Guna Arsip. Proses untuk mencetak statistik
surat meliputi:
a. Klik Tombol Statistik Surat
1
3
2
Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Point 1 Pilih jenis surat yang akan diproses, surat masuk atau
Surat Keluar.
Point 2 Pilih Tahun olah surat masuk atau keluar.
Point 3 Tombol untuk memproses.
Point 4 - Tombol untuk menampilkan lembar cetak data Statistik
Surat (tiga jenis laporan statistik)
81
Contoh Laporan Statistik View 1
82
83
84
7.3 Pengolahan Data Arsip Pada Setiap Akhir Tahun
1. Khusus bagi unit kerja yang menerapkan sistim Desentralisasi,

buatlah Nota Dinas pimpinan SKPD kepada seluruh Bagian/Seksi
yang bertujuan untuk penarikan/mutasi seluruh arsip-arsip yang
berada di Unit Pengolah agar diserahkan/ditarik kembali ke Bagian
Tata Usaha dalam rangka memenuhi persiapan pengolahan arsip.
Nota Dinas disampaikan dengan melampirkan Data Agenda Surat
berdasarkan Unit Kerja agar unit kerja dapat mengetahui arsip-arsip
manasaja yang akan memenuhi permintaan untuk ditarik kembali ke
bagian TU. Bagi SKPD yang melakukan penataan arsip secara
Sentralisasi maka proses pengolahan arsip dapat segera
dilaksanakan tanpa harus membuatkan Nota Dinas untuk penarikan
arsip-arsipnya dengan melaksanakan kegiatan point 4 dari langkah-
langkah ini.
2. Cetak DPA berdasarkan Unit Kerja :
Gambar DPA Berdasarkan Unit Kerja
3. Penataan Pra Manufer Arsip

Lakukan penataan arsip-arsip yang telah diserahkan dari Unit
Kerja dengan mengelompokan dengan jenis surat Masuk dengan Box
tersendiri demikian pula dengan jenis surat keluar dengan Box
85
tersendiri, susunlah arsip-arsip tersebut berdasarkan dengan urut
Nomor Agenda Surat Masuk/Keluar.
Buatlah Catatan Nomor berkas (Nomor Agenda) pada label
Box Arsipnya, guna untuk mempermudah penelusuran arsip ketika
akan dilakukan manufer.
4. Manufer Arsip
a. Melakukan proses pengolahan arsip dengan dibantu aplikasi
SiMARDi dengan Login Kegiatan Arsiparis Pengolahan Arsip
Pengolahan Arsip Aktif.
b. Memuat Data Yang Akan Diolah.
Gambar. Form Pengolahan Arsip
86
Untuk menetapkan surat-surat yang telah jatuh tempo
retensinya, ada 2 opsi dalam menentukan pemilihan arsip-arsip
yang ikut diolah.
Opsi 1 Upload data arsip dengan memilih tahun
retensinya melalui tombol combo yang tersedia.
Opsi 2 Upload semua data arsip dengan menekan
tombol Upload Alldata. Opsi kedua ini dilakukan jika pengolahan
sudah tidak lagi mempertimbangkan surat-surat mana saja yang
telah jatuh tempo retensi aktifnya sesuai dengan tahun pada
tahun pengolahan dilakukan.
Beberapa pertimbangan dengan melihat kondisi arsip
dilapangan, maka pada pengolahan tingkat level pertama ini
disarankan agar pengelola sebaiknya tidak terlebih dahulu
memilih-milih surat manasaja yang sudah masuk masa
retensinya, tetapi dalam rangka penyelamatan data arsip dan
melakukan penertiban arsip maka lakukanlah proses pengolahan
arsip-arsip tersebut dengan tanpa memperhatikan jadwal yang
telah ditentukan melalui pemilihan masing-masing klasifikasi.
Karena kita masih memiliki kegiatan Penilaian Arsip yang dapat
dilakukan dikemudian hari. Hal ini dimaksudkan agar arsip-arsip
yang kita miliki benar-benar harus diselamatkan informasinya
dalam keadaan tertib dan tertata rapi sesuai dengan kelompok
keterangan retensinya (Permanen, Musnah dan Dinilai Kembali).
Kegiatan pemindahan arsip dalam rangka akuisisi arsip dari
Intansi ke Lembaga Kearsipan Daerah benar-benar berjalan tertib
dan dapat dipertanggung-jawabkan kelengkapannya melalui
Berita Acara Penyerahan Arsip.
87
c. Pemberian Nomor Seri DPA
Berikanlah nomor seri DPA (Daftar Pertelaan Arsip)
terhadap arsip-arsip yang akan di olah, dengan mengisi nomor
DPA pada kolom isian Nomor Seri DPA. Contoh : DPA-T001,
inisial ini hanya sebagai contoh saja dengan mengartikan DPA
(sebagai istilah Daftar Pertelaan Arsip), T adalah Tekstual dan
001 adalah digit nomor urut DPA. Jumlah digit dapat diatur secara
luwes, biasa langsung dengan menuliskan angka 1 atau diawali
dengan sejumlah digit 0 sperti T001 atau T0001 atau T00001
dst.
Pemberian nomor DPA sangatlah penting agar Database
arsip yang terhimpun menjadi satu dari kumpulan data-data arsip
seluruhnya maka harus dapat dibedakan antara kelompok arsip
yang telah terdaftar pada DPA yang satu dengan DPA arsip
lainnya. Hal ini disebabkan proses pengolahan arsip terjadi secara
bertahap sedangkan setiap tahapanya selalu menghasilkan
sebuah DPA tersendiri. Sebuah DPA pun sudah mencerminkan
penataan arsipnya, maka untuk bisa membedakan antara arsip
yang terdaftar pada setiap DPA yang berbeda maka dibutuhkan
nomor seri untuk setiap DPA-nya.
d. Pemberian Nomor Depenitif Arsip

Pemberian nomor defenitif adalah guna untuk menetapkan
nomor bagi setiap berkas/arsip yang penetapannya diproses
dengan melakukan pengindekan (mengurutkan) terhadap ;
Keterangan JRA, Klasifikasi, Tahun dan Bulan Arsip-arsip
tersebut. Nomor defenitif ini merupakan nomor urut berkas yang
menjelaskan tempat dimana arsip terebut ditempatkan disetiap
box arsip, hal dimaksudkan untuk dapat dengan udah membantu
88
dalam penelusuran arsip. Cara melakukan proses pemberian
nomor defenitif.
Isikan nomor seri DPA yang akan di proses
Pilihlah Salah satu keterangan JRA dari 3 pilihan yang tersedia
(Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali).
Tekan tombol Proses Nomor Defenitif, tunggulah sampai
komputer melakukan prosesnya.
Lakukan pemantauan melalui Preview dari masing-masing
keterangan JRA (Preview Permanen, Preview Musnah,
Preview Dinilai Kembali)
e. Mencetak Laporan DPA-Sementara

Cetaklah DPA Sementara untuk melakukan manufer arsip.
Caranya dengan memilih DPA-S pada kolom jenis DPA. Laporan
DPA-Sementara seperti contoh di bawah ini:
Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPA-S)
Gunakan DPA-S yang telah dicetak sebagai panduan untuk

melakukan manufer arsip (surat masuk dan keluar anda). Pindahkan
arsip-arsip yang terletak pada Box sebelumnya kedalam Box Arsip
89
yang baru dengan berpedoman pada Nomor Defenitif dan Nomor
Agenda Surat Masuk dan Keluar seperti Contoh gambar diatas,
letakanlah surat masuk yang bernomor agenda 2 yang terdapat
dalam box arsip surat masuk pada urutan pertama dalam box arsip
yang baru sebagai kelompok Arsip dengan retensi Arsip Dinilai
Kembali, kemudian ambilah arsip pada box arsip keluar dengan
urutan agenda 16 untuk diletakan pada box arsip yang baru dengan
urutan berkas nomor 2, demikian seterusnya hingga arsip-arsip yang
terdapat pada box pertama habis disusutkan ke Box yang baru.
Lakukan hal yang sama terhadap Arsip Musnah dan Arsip
Permanen, hingga kita mendapatkan arsip-arsip yang telah tertib dan
rapi.
f. Penataan Surat Masuk/Keluar dan Retensi Arsip
Menata Surat Masuk dan Keluar

Tatalah surat masuk dan keluar anda sesuai dengan urutan jenis
suratnya misalnya untuk Surat Masuk urut dari 1 dan seterusnya, untuk
Surat Keluar Urut dari satu dan seterusnya. Sediakanlah Map Gantung
dan catatlah disetiap kupingnya diberikan nomor 1 50, 51 100, 101
150 dan seterusnya artinya kita menyediakan ruang penyimpanan surat
dalam setiap Map Gantung sebanyak 50 surat. Contoh sperti pada
gambar dibawha ini : 101 - 150
051 - 100
001 - 050
Surat Masuk
90
Secara manual penataan biasanya disusun berdasarkan
klasifikasi, dan yang telah mengelola dengan SiMARDi sebaiknya
disusun berdasarkan nomor urut surat masuk dan keluar, hal ini
dimaksudkan untuk mempermudah para pengelola kearsipan
melakukan manufer arsip dengan berpedoman pada Daftar
Pertelaan Sementara (DPAS) melihat nomor defenitif dan nomor
fisik arsip (nomor agenda yang tertulis pada lembar Disposisi
Masuk dan Keluar) dalam rangka melaksanakan kegiatan
penyusutan arsip di setiap akhir tahun anggaran.
Lakukanlah perekaman data lokasi arsip dengan memakai
menu PENATAAN sesuai dengan nomor label box yang baru.
Jumlah arsip untuk menempati Box Arsip bisa bervariatif sesuai
dengan perkiraan, hal ini disebabkan ketebalan dari masing-
masing arsip tidaklah sama, bisa 1 Box Arsip menempati 25 arsip
juga dapat dimungkinkan dengan jumlah 40, 50 berkas. Komputer
akan merekam setiap lokasi arsip pada setiap Box Arsipnya akan
diberi nomor lokasi dari angka 1 dan seterusnya sebagai kode
urutan berkas pada setiap Boxnya.
Misalnya jumlah data ada sebanyak 20 data, jika sejumlah
data tersebut akan ada tempatkan dalam lokasi simpan yang
sama maka anda mengisinya sebagai berikut :
Menata Arsip Yang Telah Diolah

Arsip-arsip yang telah di olah tentu sudah berada di setipa box
arsip yang baru, dan pada setiap box sudah diberikan label Box
Arsip dengan nomor boxnya. Karena arsip telah ditempatkan
dilokasi box maka updating nomor lokasi pada database juga
harus dilakukan, agar jika dilakukan penelusuran data arsip
komputer dapat menginformasikan lokasi arsip sesuai dengan
lokasinya yang baru. Box arsip diberikan label nomor urut untuk
91
setiap retensinya ditu;is dari nomor urut satu, misalkan untuk Box
Arsip Permanen di urutkan dari box nomor 1, untuk arsip musnah
dimulai dari nomor box 1 juga untuk arsi[ yang dinilai kembali
diurutkan mulai dari nomor 1 dst.
Gambar. Form Pengisian Penataan Nomor Berkas Arsip Aktif

Contoh :
Rencana Pertama :
Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001
sebanyak 20 berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan
nomor urut berkas yang ditulis oleh computer secara otomatis.
Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi akan tertuliskan
hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 dst sampai
dengan angka 20. Angka 1 sampai dengan 20 adalah
menunjukan identitas nomor berkas yang di susun dalam satu
boks arsip.
Rencana Kedua :
Jika anda menghendaki jumlah 27 data arsip akan
ditempatkan sebanyak 3 box dengan pembagian Box 1 sebanyak
92
7 arsip, box ke 2 sebanyak 8 arsip/berkas dan box ke 3 sebanyak
12 arsip. Maka anda dapat melakukannya sebagai berikut :
1) Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada

gambar berikut ini :
Maka hasilnya computer akan memperlihatkan tampilan data

pada Rak 01 dan Box 001 dengan mengurutkan nomor
berkasnya sesuai dengan pembagian yang anda kehendaki.
2) Selanjutnya:
Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut

berkas 8 sampai dengan berkas nomor 15 berada dalam alamat
Rak.001 dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai.
g. Pencetakan DPA Akhir

Untuk mencetak DPA Akhir caranya kembali ke tab Cetak
DPA. Cetak seluruh DPA baik yang Musnah, Dinilai Kembali maupun
Permanen. DPA ini menampilkan hasil proses penataan arsip,
sehingga dapat diketahui letak arsip sekarang (seperti yang dilingkari
pada gambar berikut ini). DPA yang telah dicetak diberikan
keterangan pada kovernya secara rinci memuat nama instansi
pencipta, tahun penciptaan, nomor depenitif dan jumlah arsipnya,
serta nomor Seri DPAnya. Sebaiknya untuk masing-masing retensi
93
arsip diberikan warna kover yang berbeda-beda, misalnya warna biru
untuk kover arsip permanen, warna merah untuk kover arsip musnah
dan warna kuning untuk arsip dinilai kembali.
Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Final
h. Penataan Arsip Pada Rak Arsip

Lakukan penataan Box Arsip pada Rak Arsip yang telah
tersedia, selama arsip-arsip tersebut belum diserahkan kepada
Lembaga Kearsipan Daerah.
i. Penyerahan Arsip ke LKD

Buatlah Berita Acara Serah Terima asip-arsip yang akan
diserahkan dengan menyiapkan box arsip yang telah tertib dan
disertakan dengan perekaman database arsip ke dalam CD untuk
diserahkan arsipnya ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam
bentuk Hardcopy (Surat-surat) dan Softcopy (Database DPA).
Administrator LKD akan mengupload ke dalam server portal
94
kearsipan daerah sebagai akumulasi data arsip dalam rangka
penyediaan pelayanan informasi kearsipan daerah.
95

MANUAL SIMARDI Versi 5.5 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

MANUAL SIMARDI Versi 5.5 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PANDUAN APLIKASI SISTEM BAB

INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

6.1 Profil Aplikasi Kearsipan SiMARDi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

6.2 Menginstal Aplikasi SiMARDi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Form Installer

4. tekanlah tombol Lanjut di setiap langkah berikutnya, hingga muncul

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

5. Tunggulah sejenak hingga progressbar menunjukkan 100 % bekerja

Gambar. Form Installer

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Icon Aplikasi

Gambar Menu Register

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

9. Jika komputer tidak di depfreeze maka aplikasi siap dijalankan

Gambar. Proses Copy Database

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar. Ubah path/Lokasi Database

Arahkan kursor ketempat dimana File Ada copykan tadi.

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

6.3 Pengelolaan Database Arsip

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Buatlah folder untuk menyimpan Database Arsip dengan Sub

Agar setiap tahun database arsipnya tersimpan secara terpisah

6.3.2 BackUp Database Arsip

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

6.3.3 Penggunaan Database

Jika tampilan ini muncul, tekanlah tombol OK, sehingga aplikasi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

6.3.4 Ingin Mengetahui Database Yang Sedang Aktif

Setelah anda klick sub menu tersebut maka aplikasi akan

6.3.5 Permasalahan Database

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Aplikasi SiMARDi menyediakan dua kelompok menu yaitu berupa

Hal pertama yang harus dilakukan untuk menjalankan aplikasi SiMARDi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Menu login digunakan manakala user pertama sekali ingin

Jenis Kegiatan pemilihan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan adalah

6.5 MENU SIMARDI AKTIF

Ada beberapa file yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip dinamis

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Menu File

Dalam menu file terdapat sub menu, antara lain:

Gambar Menu Data-data

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Form Default Instansi

Gambar Form Default Instansi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Fungsinya untuk memberikan identitas pada setiap data arsip yang

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Form ID Olah Arsip

Gambar Form Jenis Printer

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Form Logo Instansi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Menu Maintenance Komponen Data

Maintenance Komponen data : Berfungsi untuk melakukan updating

Gambar Komponen Data

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline

Gambar Form Data Instansi

ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline