3.1 Qual a importncia de um manual de Instruo de Trabalho.

A instruo de trabalho o nome dado a um formulrio que

utilizado para documentar ou padronizar tarefas geralmente
tcnicas, especifica e operacionais. Faz a descrio ou ilustrao
de como fazer determinada tarefa dentro de um processo. Cada
servio/setor deve ter uma srie de instrues de trabalho que
alcance todos os procedimentos realizados na organizao.

Sugerimos quatro critrios ao qual, o manual de instruo de

trabalho, podem ser avaliados e melhorados quando necessrio:
Credibilidade, Claridade, Acessibilidade e Consistncia

Credibilidade: - Os operadores acreditam nelas

Credibilidade das instrues de trabalho so o corao das

melhores prticas de padronizao. Em um Posto de Trabalho
comprometido com uma nica forma para realizar o processo,
instrues de trabalho devem definir o procedimento.

Quando instrues de trabalho tem credibilidade, os

trabalhadores aceitam e acreditam nelas. Mas fcil para
instrues de trabalho perder a credibilidade. Uma forma comum
para perder credibilidade quando o procedimento padro
atualizado e as mudanas so passadas verbalmente, e ocorrem
consistentes e regulares atrasos na atualizao escrita da instruo
de trabalho. Com mudanas verbais, um importante step pode ser
perdido ou um operador pode no compreender a correta
mensagem e gerar um problema de qualidade. Em um posto de
trabalho com frequentes mudanas e atualizaes no
documentadas, instrues de trabalho tornam-se marginalizadas
com os operadores perdendo a confiana nas informaes.

Instrues de trabalho tambm perdem credibilidade quando

um supervisor inicia mudanas e se desvia das melhores prticas
de padronizao. Embora a mudana possa ser uma melhoria, o
operador forado a fazer uma escolha, e as palavras do chefe
sempre vencem as instrues escritas. Para instrues de trabalho
terem credibilidade, os operadores devem acreditar que elas
definem a nica, simples e mais adequada forma para realizar a
tarefa.
Claridade: os operadores compreendem-as

Uma clara instruo de trabalho pode ser rapidamente

compreendida pelos operadores com um mnimo esforo.
Para ajudar um tpico operador, uma ideal instruo de trabalho,
explana principalmente com ilustraes usando somente o mnimo
de texto para clarificar as atividades. Ilustraes, fotos ou outros
grficos de suporte deveriam estar imediatamente visveis e os
operadores no deveriam serem solicitados para ir em alguma outra
localizao para informaes de suporte.

Instrues de trabalho comeam a tornar-se no usadas

quando elas contem assuntos no diretamente relacionado com o
procedimento de trabalho. Tambm muitas pginas ou muitos slides
na instruo de trabalho que no podem ser rapidamente e
facilmente captados no so adequados. Devido a muito
operadores no terem tempo nem pacincia para analisar
instrues de trabalho que no esto claras, elas perdem seu valor
prtico.

Acessibilidade: disponveis para o operador

Instrues de trabalho so acessveis quando elas podem ser

localizadas rapidamente e facilmente. "Rapidamente" significa
dentro de segundos e facilmente requer sistema de recuperao
que os operadores conhecem, compreendem e acreditam. Um
modelo ideal de instrues de trabalho acessvel quando a
mesma pode ser visualizada imediatamente ao incio do trabalho.

Se algum com uma dvida sobre o procedimento adequado

deve se esforar para localizar a aplicvel instruo de trabalho, um
tpico operador encontrar uma alternativa, como "tentativa e erro",
"suposio do trabalho" ou "indagar um colega ou o supervisor".
Enquanto estas alternativas poderiam trazer a resposta correta, elas
podem conduzir para uma recusa na significncia e importncia da
instruo de trabalho para a operao, podendo at levar a um erro
e um problema de qualidade.
Consistncia: adaptadas para o treinamento do operador

Instrues de trabalho consistentes em conformidade com os

procedimentos de trabalho devem ser desenvolvidas. Deve haver
consistncia rgida de terminologia e padronizaro de tal modo que
as mesmas palavras signifiquem a mesma coisa toda vez. No
deve haver indefinidos acrnimos e termos tcnicos confusos.
Todas as instrues devem seguir o mesmo formato de forma que o
operador conhea onde encontrar as informaes necessrias
assim como ferramentas requeridas ou parmetros de processo.

Instrues de trabalho consistentes tambm demandam que o

operador seja treinado e esteja em concordncia com as
informaes descritas. Validao do treinamento extremamente
importante para verificar se o operador compreendeu a instruo de
trabalho e executa as informaes nela contida.

Concluso:

Na ausncia de efetiva instrues de trabalho focada no

operador, nos foramos o operador a empregar alternativas
insatisfatrias incluindo suposies, tentativas de acerto e erro,
hipteses e transferncia de informao verbal. O resultado
inevitvel variao, desvios, reduo de produtividade e
problemas de qualidade.

Para atingir os benefcios de qualidade e melhores prticas de

padronizao, efetivas instrues de trabalho precisam ser um
primeiro passo.