UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA DE LA SELVA

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

BASES DE DATOS EN EXCEL

CURSO : OFIMATICA

DOCENTE : C.P.C. RIOS FLORES, Elfred.

ALUMNOS :
SEMESTRE : 2016-I

TINGO MARIA PERU

2016

I. INTRODUCCION

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo

contexto y cuya informacin est almacenada y lista para ser utilizada en cualquier

momento. Las bases de datos pueden almacenar informacin sobre personas,

productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la informacin relacionada en tablas las cuales estn

compuestas por columnas y filas. Una tabla tendr un nmero especfico de

columnas, pero tendr cualquier nmero de filas.

II. MARCO TEORICO

 II.1. BASE DE DATOS

Una de las actividades que realizar con frecuencia en Excel, ser

ordenar y gestionar listas de datos. Los datos estn organizados dentro de una
lista con cabeceras de columna que definen campos y filas que contienen
registros. Un campo es un elemento especfico de informacin de su lista de datos
como por ejemplo, nombre, matrcula, puesto y sueldo. Un registro contiene toda
la informacin sobre un apartado concreto de su lista. Se denomina base de datos
a una lista completa de datos organizada en campos y registros como por ejemplo,
la lista de empleados de su empresa. Siempre que tenga una base de datos con
personas, lugares o productos, necesita una forma de filtrarlo todo y quedarse con
la informacin especfica que necesita en cada momento. Tambin necesita poder
ordenar los datos segn criterios concretos. Por ejemplo, si necesita preparar un
informe sobre los empleados que trabajan en el departamento administrativo,
tendra que visualizar en su lista nicamente dicho departamento. Excel
proporciona dos herramientas tiles para localizar la informacin especfica de una
lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas, podr ordenar y filtrar
fcilmente los datos de su hoja.

II.2. GENERARILDADES SOBRE BASE DE DATOS

En Microsoft Excel, se puede utilizar una tabla o lista de informacin como una
base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la lista, como bsquedas,
clasificaciones o datos subtotales, Excel la reconoce automticamente como una
base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los
datos. Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la
base de datos y cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

II.3. COMO DEFINIR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL

En Excel no se necesita definir la base de datos como tal. Slo tiene que escribir
los ttulos de las columnas en las celdas y en la siguiente fila empezar a introducir
la informacin de la misma.
Por ejemplo, si desea crear un directorio telefnico con los campos de Nombre,
Apellido, Edad, Telfono, slo tiene que teclearlos en Excel quedando de la
siguiente manera:

Cuando se utiliza una lista como base de datos, se puede manipular la informacin
de una mejor forma utilizando para ello el comando Formulario. Un formulario de
datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario introducir o mostrar con
facilidad una fila entera de informacin (registro) en una lista de una sola vez.
Tambin se pueden usar para ubicar y eliminar registros. Antes de utilizar un
formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, sta debe tener
rtulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft Excel utiliza
estos rtulos para crear campos en el formulario.

II.4. ORDENAMIENTOS
II.4.1. ORDENAR UNA LISTA
Puede ordenar y reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los
valores. Excel reorganizar las filas, columnas o celdas individuales utilizando el
orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9,
de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden
ordenarse basndose en el contenido de una o ms columnas. Como valor
predeterminado, Excel ordenar las listas alfabticamente. Si es necesario
ordenar meses y semanas segn el calendario en lugar de ordenarlos
alfabticamente, utilice un orden personalizado. Tambin pueden reorganizarse las
listas en un orden especfico mediante la creacin de rdenes personalizadas. Por
ejemplo, si hay una lista que contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una
columna, puede crearse un orden que disponga en primer lugar, las filas que
contengan "Bajo"; a continuacin, las filas que contengan "Medio" y, por ltimo, las
filas que contengan "Alto".
Colocarse en la Base de datos (sombrear)

Clic en el men Datos > Ordenar

Ordenar por: A-Z(ascendente) o Z-A(descendente)

Seleccionar: Ampliar seleccin o Continuar con seleccin actual
Aceptar

II.4.2. FILTROS AUTOMATICOS

Cuando trabaja con una base de datos, necesita encontrar rpidamente la
informacin. Tal vez tenga una lista con nmeros de telfono de clientes o cdigos
de productos y descripciones. Si necesita encontrar todos los nmeros de telfono
en un cdigo de rea o todos los cdigos de producto que representan
impresoras, probablemente no querr examinar toda la lista y escoger los nombres
manualmente. Puede utilizar los nombres de campo de su base de datos para
filtrar sus datos automticamente y mostrar nicamente los registros que necesita.
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un
rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen
el criterio que se especifique para una columna. Los criterios son condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro. Microsoft Excel proporciona dos comandos
para aplicar filtros a los rangos:

1. Autofiltro: que incluye filtrar por seleccin, utilizando criterios simples

2. Filtro avanzado: para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le
permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el
subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para ejecutar un filtrado, debe seleccionar cualquier celda de su lista, y luego haga
clic en men Datos > Filtro > Autofiltro para conectar el filtrado automtico.
Cuando filtra una lista automticamente, puede seleccionar cualquier celda y toda
la lista alrededor de la celda quedar seleccionada. Enseguida filtre los datos,
utilizando los nombres de campo para mostrar nicamente los registros que
necesita. Cuando haya terminado de filtrar los datos, desconecte el filtrado
automtico.
 2.4.3. FILTROS
AVANZADOS

Un Filtro avanzado le permite filtrar un rango como el comando Autofiltro, pero a

diferencia de este, no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de
ello, usted deber escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos en
un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios
permite filtrar criterios ms complejos.
Para ejecutar un filtro avanzado realice el siguiente procedimiento
Copie los ttulos de la Base de datos (en celdas a la derecha o debajo de la
lista de datos)

Coloque los criterios de extraccin debajo de los primeros ttulos que copi.

Haga clic en cualquier celda de la Base de datos

Clic en el Men Datos > Filtro > Filtro avanzado...

Active la Accin: Copiar a otro lugar

Rango de la lista: (Son las coordenadas de la base de datos incluyendo los

ttulos)

Rango de criterios: (Son las coordenadas en donde colocamos los criterios

incluyendo ttulos)

Copiar a: (Son las coordenadas de la segunda fila de ttulos que copi, bajo
las cuales Excel entregar el resultado de la consulta)

Aceptar

2.5. FUNCIONES PARA BASE DE DATOS EN EXCEL

Microsoft Excel incluye funciones de hoja de clculo que analizan los datos
almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones,
denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base de
datos, nombre de campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos
de la hoja de clculo empleados en la funcin para base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son
registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene
los rtulos de cada columna.
2.5.1. FUNCION BDSUMA()

Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos que
concuerden con las condiciones especificadas. Esta funcin tiene la siguiente
Sintaxis: BDSUMA(base de datos, nombre de campo ,criterios)

Copie un ttulo de la Base de Datos a una celda en blanco.

Coloque un criterio debajo del ttulo que acaba de copiar (Estas 2 celdas
sern los criterios)

Colocarse en la celda donde necesita el resultado

Clic en el icono Pegar funcin (Clic en Men Insertar, Funcin ...)

Seleccionar una categora: Base de datos

Seleccione una funcin: BDMAX

Base de datos: Coordenadas de la base de datos incluyendo los Ttulos
Nombre de campo: La coordenada del campo Numrico de la Base de
datos. (Tiene que ser un campo numrico obligatorio de lo contrario no
funciona) Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio por el que
se desea encontrar el valor mximo
Aceptar

2.5.2. FUNCION BDMIN()

Devuelve el valor mnimo de una columna de una lista o base de datos que coincida con las
condiciones especificadas. Sintaxis: BDMIN(base de datos; nombre de campo; criterios)

Copie un ttulo de la Base de Datos a una celda en blanco

Coloque un criterio debajo del ttulo que acaba de copiar (Estas 2 celdas
sern los criterios)

Colocarse en la celda donde necesita el resultado

 Clic en el icono Pegar funcin (Clic en Men Insertar, Funcin ...)

Seleccionar una categora: Base de datos

Seleccione una funcin: BDMIN

2.5.3. FUNCION BDCONTAR()

Cuenta las celdas que contienen nmeros en una columna de una lista o base de
datos y que concuerdan con las condiciones especificadas. El argumento nombre
de campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros
de la base de datos que coinciden con los criterios. Sintaxis: BDCONTAR(base de
datos; nombre de campo; criterios)

Copie un ttulo de la Base de Datos a una celda en blanco

Coloque un criterio debajo del ttulo que acaba de copiar (Estas 2 celdas
sern los criterios)

Colocarse en la celda donde necesita el resultado

Clic en el icono Pegar funcin (Clic en Men Insertar, Funcin ...)

Seleccionar una categora: Base de datos

Seleccione una funcin: BDCONTAR

Aceptar

2.6. FUNCIONES LOGICAS

2.6.1. FUNCION Y

La funcin Y es una funcin lgica que devuelve VERDADERO si todos los

argumentos son VERDADERO y devuelve FALSO si uno o ms argumentos son
FALSO. Sintaxis: =Y(valor_lgico1,valor_lgico2, ...) Valor_lgico1,
Valor_lgico2, ... Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias
que contengan valores lgicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas,

dichos valores se pasarn por alto

Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve

el valor de error #VALOR!

2.6.2. FUNCION O

La funcin lgica O devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es

VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis:
=O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...) Valor_lgico1,valor_lgico2,...Son entre 1 y
30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o
FALSO.

2.6.3. FUNCION SI

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en
valores y frmulas. Sintaxis:

=SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Para hojas de clculo y de macros.

Prueba lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Valor si verdadero: Es el valor que se devolver si prueba
lgica es VERDADERO. Si prueba lgica es VERDADERO y se omite el
argumento valor si verdadero, la funcin devuelve VERDADERO. Valor si
verdadero puede ser otra frmula.
Valor si falso: Es el valor que se devolver si prueba lgica es FALSO. Si prueba
lgica es FALSO y se omite el argumento valor si falso, la funcin devuelve
FALSO. Valor si falso puede ser otra frmula.

Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos

valor si verdadero y valor si falso para construir pruebas ms elaboradas. Cuando
los argumentos valor si verdadero y valor si falso se evalan, la funcin SI
devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los
argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar
cuando se ejecute la instruccin SI. Cuando alguno de los argumentos valor si
verdadero o valor si falso es una funcin que ejecuta una accin, se ejecutan
todas las acciones.
=SI(Condicin ,Valor Verdadero, Valor Falso)

Si la condicin se cumple se ejecuta el Valor Verdadero

Si la condicin no se cumple se ejecuta el Valor Falso

2.6.4. FUNCION SI (anidada)

Sintaxis:

=SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x, SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y)))))))
Donde: x es el valor verdadero; y es el valor falso.

2.6.5. FUNCION SI CON Y

Sintaxis: =SI(Y(cond_1,cond_2),valor_si_verdadero, valor_si_falso) Al igual que

la funcin SI anterior el valor verdadero se ejecuta siempre y cuando las dos
condiciones sean verdaderas, en caso contrario, se ejecuta el valor falso.
2.6.6. FUNCION SI CON Y (anidada)

Sintaxis:

=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,
cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso))))))) Donde x es el valor
verdadero.

I. CONCLUCIONES
 II. BIBLIOGRAFIA

http://suministroslaunion.com/cursoexcel/materialdocente/cursoUPM/Tema5
-4.pdf

http://computo.miselec.com/excel/2003/2datos.pdf

https://www.academia.edu/10233605/Coordinaci%C3%B3n_de_Inform
%C3%A1tica_Manual_del_Participante_Excel_2010

http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-
Excel-2010.pdf

http://weib.caib.es/Recursos/tic/excel_nivell_mig.pdf