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Introduccin
Existen mltiples maneras de organizar la informacin
por medio de una computadora. Sin embargo, una de las ms
eficientes y sencillas de hacerlo es mediante la utilizacin de
Access 2013, aplicacin que integra la ltima versin de la suite
Microsoft Office. Esta poderosa herramienta permite almacenar
y organizar datos para que luego podamos administrarlos
y realizar con ellos diversas tareas de acuerdo con nuestras
necesidades de informacin y anlisis.
A travs de este manual, comprenderemos el funcionamiento
y la utilidad de este programa, de una manera didctica
y agradable, con el objetivo de que podamos aplicarlo en
las tareas de nuestra vida cotidiana, ya sea para registrar
informacin o para administrar la totalidad de los datos de
una empresa. Todas las explicaciones estn acompaadas de
ejemplos, ejercicios paso a paso y guas visuales que permiten
una mejor comprensin de los temas.
Para comenzar, aprenderemos a crear bases de datos,
a travs de diferentes procedimientos, para que podamos
elegir cul se adeca mejor a nuestra modalidad de trabajo.
Luego, seguiremos el recorrido por cada uno de los temas
fundamentales que debemos conocer para registrar y
administrar la informacin: tablas, consultas, informes,
formularios y macros.
Este manual est organizado de forma gradual, es decir que
el contenido va desde lo ms bsico hasta lo ms complejo.
Esto garantiza que al finalizar su lectura, habremos adquirido
los conocimientos necesarios para gestionar la informacin de
una actividad, creando todos los objetos que integran una base
de datos de Access y operando con ellos. Para complementar
nuestro estudio, en cada captulo brindamos una seccin de
actividades con ejercicios que podemos realizar para llevar a la
prctica lo aprendido.
Bienvenidos al mundo de Access 2013.
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Bienvenidos
a Access 2013
Aprenderemos a iniciar Access 2013 y a relacionarnos
de diferentes tareas.
Producto
Ventas Cdigo_Producto
Cantidad
Nombre
Apellido
Empleados
Edad
Sector
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ACCESS 2013 15
Conocer el programa
Microsoft Access 2013 funciona bajo el sistema operativo
Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de
manera que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo.
Para acceder al programa, podemos desplegar las opciones del men
Iniciar o utilizar el icono identificativo del programa que suele ubicarse
en el Escritorio de Windows.
A continuacin, nos encontraremos con la pantalla de Inicio rpido,
que nos permite elegir la manera de empezar a trabajar, puede ser
desde una plantilla o una base de datos en blanco.
REDUSERS PREMIUM
Para obtener material adicional gratuito, ingrese a la seccin Publicaciones/Libros dentro de http://
premium.redusers.com. All encontrar todos nuestros ttulos y ver contenido extra, como sitios
web relacionados, programas recomendados, ejemplos utilizados por el autor, apndices, archivos
editables. Todo esto ayudar a comprender mejor los conceptos desarrollados en la obra.
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16 1. BIENVENIDOS A ACCESS 2013
La interfaz
La interfaz de Access posee elementos para manipular la ventana
del programa de manera independiente del contenido de las bases de
datos. La versin 2013, si bien conserva algunas de las caractersticas
de la 2007, presenta un diseo ms dinmico y eficaz para la
realizacin de todas las tareas.
Barra de ttulo
Para comenzar, conozcamos la Barra de ttulo, que contiene el
nombre de la base de datos en la cual estamos trabajando, los botones
Minimizar, Maximizar y Cerrar, as como tambin la Barra de herramientas
de acceso rpido. Con base en la siguiente Gua visual, explicaremos la
totalidad de la interfaz.
03 05
01 02
04 06
08 07
02 Barra de ttulo: este sector incluye el nombre de la base de datos que estamos
utilizando, la ruta de la carpeta donde est almacenada y adems, la versin de Access en la
que est guardado el archivo.
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ACCESS 2013 17
06 Cerrar: permite salir del programa. Por lo tanto, para volver a l debemos ingresar
nuevamente, ya sea a travs del acceso directo o del men Iniciar.
07 Iniciar sesin: esta es una de las novedades del Office 2013. Mediante esta opcin
podemos conectarnos a Internet para subir nuestros archivos y acceder a ellos desde
cualquier ubicacin.
08 Cinta de opciones: conjunto de fichas que permite el acceso a las diferentes funciones
del programa.
Ficha Archivo
A travs de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones,
accedemos a la vista Backstage de Access 2013, donde se agrupan
las opciones relacionadas con la administracin de archivos. Esta ficha
se diferencia de las dems por estar en bord, que es el color que
identifica al programa dentro del paquete de Office. Al hacer un clic
sobre ella, notaremos que la vista Backstage ocupa toda la ventana
del programa, y se divide en dos paneles. En el panel izquierdo,
aparecen listados los diferentes comandos disponibles, como Guardar,
La distribucin correcta de los datos en tablas es muy importante para su adecuado registro. Tener en claro
una estructura desde el principio nos evitar prdidas de tiempo y la realizacin de trabajo adicional, dos
elementos muy valiosos a la hora de buscar y generar la informacin que necesitamos.
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18 1. BIENVENIDOS A ACCESS 2013
Guardar como, Abrir, Cerrar, Opciones y Salir. Al hacer clic sobre cada
uno, se muestran en el panel derecho las opciones correspondientes.
Por ejemplo, si presionamos Nuevo, veremos las plantillas disponibles
para crear una nueva base de datos, solo debemos seleccionar una
para crear un nuevo archivo. Un clic sobre Imprimir mostrar las
opciones para configurar la impresin. Desde Opciones podemos
acceder a las herramientas generales de configuracin para trabajar
con Access 2013, como tambin personalizar la cinta de opciones
y la Barra de herramientas de acceso rpido. Para salir de la vista
Backstage, pulsamos la tecla ESC o la flecha hacia atrs que se ubica
al comienzo del panel izquierdo.
Anclar archivos
La opcin Abrir de la vista Backstage muestra en el panel derecho,
bajo el ttulo Recientes, los ltimos archivos utilizados. Si necesitamos
tener alguna base de datos siempre a la vista, podemos anclarla
a esta lista. Para esto, posicionamos el curso del mouse sobre
el archivo y seleccionamos el icono que se encuentra a la derecha.
La lista admite un mximo de 25 elementos, pero podemos especificar
la cantidad que queremos visualizar.
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Cinta de opciones
La cinta de opciones, presente en todas SEGN LA TAREA
las aplicaciones del paquete Office desde la QUE ESTEMOS
versin 2007, agrupa los comandos por medio
de diferentes fichas, para lograr una mayor REALIZANDO, PUEDEN
dinmica en la utilizacin del programa. De forma APARECER FICHAS
predeterminada, adems de Archivo, se muestran
las fichas Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas CONTEXTUALES
de base de datos. Sin embargo, dependiendo de la
tarea que estemos realizando, pueden aparecer
otras. La agrupacin de comandos est basada en el orden lgico de las
tareas por realizar. Las principales funciones de las fichas son:
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20 1. BIENVENIDOS A ACCESS 2013
Inicio: posee los comandos para aplicar formato a los datos, ordenar,
buscar y filtrar la informacin y cortar, copiar y pegar contenido.
Crear: contiene opciones para crear todos los objetos disponibles en
una base de datos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, etctera).
Datos externos: desde esta ficha podemos importar y exportar datos.
Herramientas de base de datos: contiene opciones de anlisis, relacin,
divisin y mantenimiento de las base de datos.
Barra de estado
La Barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana (en color
bord) y nos brinda informacin acerca de la base de datos en la cual
estamos trabajando. Cuando no se encuentra ningn objeto abierto,
solo muestra la palabra Preparado. Su contenido vara de acuerdo
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ACCESS 2013 21
COMANDOS BSICOS
Es importante que practiquemos el uso de los comandos bsicos luego de adquirir los conocimientos
iniciales sobre la creacin de tablas y la manipulacin de datos. Si bien no es obligatorio, nos ayudar en
el proceso de aprendizaje. A lo largo de este libro realizaremos diferentes prcticas que nos servirn para
adquirir conocimientos de manera progresiva.
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03 Pulse el botn Examinar, que se encuentra a la derecha del nombre asignado, para
elegir dnde guardar la base de datos, ya sea en el disco rgido o en algn medio de
almacenamiento transportable, como un pen drive.
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24 1. BIENVENIDOS A ACCESS 2013
04 Para finalizar, haga un clic sobre el botn Crear, ubicado debajo del nombre
asignado a la base de datos.
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Otra manera de minimizar la cinta de opciones es hacer doble clic sobre el nombre de la ficha activa o
presionar la combinacin de teclas CTRL + F1. De este modo, al pulsar sobre el nombre de cada ficha, se
mostrarn sus opciones; pero luego de utilizar un comando la cinta se minimizar nuevamente.
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26 1. BIENVENIDOS A ACCESS 2013
Para utilizar una plantilla por primera vez debemos disponer de conexin a Internet para descargarla.
De todas maneras, recomendamos comenzar a utilizarlas luego de adquirir ms conocimientos sobre
las bases de datos, ya que a medida que avancemos con este manual iremos comprendiendo diferentes
trminos que ayudarn al trabajo con las plantillas.
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ACCESS 2013 29
RESUMEN
Para comenzar a trabajar en Access 2013 es importante conocer las ventajas que posee el diseo de
su interfaz y los comandos bsicos, como abrir archivos existentes o guardar una nueva base de datos.
Cada uno de estos temas cumple un rol fundamental a la hora de registrar informacin, ya que permite
convertir un conjunto de datos desordenados en datos organizados de forma coherente, con el fin de
utilizarlos posteriormente. Este primer captulo brinda los conocimientos necesarios para introducirse en
el mundo de las bases de datos de Access 2013.
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30 1. BIENVENIDOS A ACCESS 2013
Actividades
TEST DE AUTOEVALUACIN
2 Qu es la vista Backstage?
5 Qu comando debe utilizar para guardar la base de datos actual con otro
nombre y formato?
EJERCICIOS PRCTICOS
PROFESOR EN LNEA
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