EVENTOS CULTURALES

PROYECTOS

QU ES UN PROYECTO?

Un proyecto es la concrecin de una idea, es la recreacin intelectual para

conseguir los deseos que nos van trazando uno o mltiples caminos. El
proyecto es el resultado de la elaboracin de una intervencin, accin o
proceso que nos conduce a resultados ms o menos previstos en las
etapas de diseo.

El resultado de la accin de proyectar puede ser un plan, programa o

accin de acuerdo con el entorno y el alcance del contenido.

Un proyecto es lo que hay que hacer, es decir, aquel desafo que centra
nuestra atencin para conseguirlo, integrando diversos elementos para
una construccin permanente.
Cul es la relacin entre lo que hay que hacer, lo que quiero hacer y el
impacto de mi intervencin? Esta pregunta es fundamental en la
preparacin de un proyecto; antes de emprender el camino, es necesario
que relacionemos permanentemente el hacer, el querer y cmo influir mi
proyecto en el medio. Cualquiera sea el tipo o relevancia personal que le
demos a un proyecto, siempre tendr un impacto en el medio, de esta
forma es relevante anticiparse a ese impacto y pensar las consecuencias,
no con sentido restrictivo, sino para ver cmo se proyectan nuestras ideas.

En un proyecto se integran y concretan ciertos conceptos que lo

representan. Un proyecto es un proceso de reflexin, de relacin
permanente entre teora y prctica, es la accin de previsin y
anticipacin, un resultado formalizado de nuestras ideas, un instrumento
para la negociacin, participacin y la cogestin, para organizar la gestin,
es un instrumento de trabajo en equipo. Un proyecto tiene una dimensin
temporal, un fin, una exigencia y, fundamentalmente, un proceso creativo,
elemento fundamental para no perder de vista nuestros fines, usando los
proyectos como medios instrumentales para lograrlos, y no haciendo de
ellos fines en s mismos.

Antecedentes Histricos
Desde la primera mitad de la dcada de los '80, el concepto y la prctica
de la elaboracin de proyectos comienza a circular fundamentalmente en
el mundo universitario, en los centros de investigacin acadmica
independientes y de las ONGs en nuestro pas, a partir de este primer
momento logra extenderse ampliamente por casi todo el tejido social,
pasando a constituir hoy en da una prctica comn en organizaciones e
instituciones de diverso tipo.
A partir de los aos '90, dados los altos niveles de desequilibrio econmico
y social existentes y la nueva situacin poltica que comienza a vivir el
pas, desde el Estado se disean polticas pblicas que propiciarn el
financiamiento de iniciativas de la sociedad civil, entre otras frmulas, a
travs de la modalidad de fondos concursales. Esta poltica, se
fundamenta en el supuesto o hiptesis de que los proyectos pueden
constituir un vehculo de expresin y participacin social en las soluciones
que interesan a la ciudadana y de esta manera permitiran cautelar el
inters pblico. La poltica de fondos concursales supone el
reconocimiento por parte de los decisores pblicos de las capacidades y
potencialidades de la sociedad civil, de que no se tienen todas las
soluciones, que existen otras miradas, otras posibilidades para enfrentar
las situaciones. En este sentido, el proyecto puede ser entendido como
una propuesta de solucin, una va de accin tal vez ms efectiva desde
quienes estn en la base social.

Origen de los proyectos

Para empezar a elaborar un proyecto es pertinente preguntarnos cul es

nuestro punto de partida?. Al observar la prctica de artistas y gestores se
pueden identificar dos puntos de partida. Uno tiene que ver con las ideas
que surgen del proceso creativo de un artista o colectivo, determinado por
sus cdigos personales, su formacin o su bsqueda artstica. Cada
creador es hijo de su poca y su obra est vinculada estrechamente con el
mundo que le toca vivir. Por lo mismo, el proceso que lo lleva a concebir
un proyecto tiene un carcter nico, determinado por su sensibilidad y
formacin.

Otro origen corresponde a proyectos de organizaciones o instituciones,

cuyo mbito de accin est determinado por su misin o finalidad en
relacin al desarrollo cultural o social. Por ejemplo: promover el patrimonio
cultural de un territorio, la educacin artstica de determinado tipo de
poblacin o promover mejores condiciones para los creadores de un rea
artstica. En este caso los proyectos surgen como soluciones a las
necesidades del mbito de accin de la organizacin. En uno y otro caso,
los proyectos surgen como respuesta a situaciones del contexto donde
estn insertos. Su buena vida, podramos llamarla as, depende de esa
conexin, que le da su razn de ser y principales caractersticas.

El Punto de Partida
La Elaboracin de Proyectos es una metodologa que busca establecer un
ordenamiento lgico de los pasos necesarios a seguir para concretar de la
manera ms eficaz posible determinados objetivos. No es un fin en s
misma, es un instrumento que nos aproxima pero que no nos puede
asegurar que lograremos el xito. En el sentido de impulsar o conducir
procesos de desarrollo cultural, con la utilizacin de esta metodologa, no
obstante, lo que se busca es conocer y controlar el mximo de variables
posibles, de manera tal de reducir los mrgenes de error y de
incertidumbre que encontramos en una realidad concebida como dinmica
y compleja.

Ninguna metodologa puede asegurar el xito absoluto ya que resultar

del todo imposible lograr un conocimiento y control absoluto de todas las
variables y todos los factores. Esta perspectiva, nos permite comprender
que ya no es posible sostener que las situaciones o problemas presentes
en la realidad puedan ser comprendidos, caracterizados y enfrentados de
manera unilateral. Cada vez ms se cuestiona esta forma de entender el
desarrollo local recomendndose una aproximacin holstica,
multidisciplinaria, participativa e integral.

Planificar nuestra accin

El primer paso es realizar una planificacin que permita orientar la

realizacin de los objetivos que nos proponemos. Esta ser la carta de
navegacin que nos guiar para llevar a puerto nuestras ideas y satisfacer
las necesidades del medio en que nos desempeamos.
Para que esta elaboracin sea una gua eficiente en el logro de nuestros
objetivos, debe ser realizada de manera sistemtica y en etapas.
En la elaboracin de proyectos distinguimos dos etapas: el diseo y la
formulacin. La primera corresponde al proceso de exploracin y
diagnstico de la realidad de la que surgen los objetivos y la estrategia
para lograrlos. La segunda etapa corresponde a la planificacin especfica
de la iniciativa que se llevar a cabo, que se plasmar en un esquema de
proyecto contenido en un documento escrito, cuya estructura
desarrollamos ms adelante.
Hay que tener presente que el trabajo de elaboracin del proyecto y del
documento que lo contenga tiene una doble finalidad: por una parte, toda
accin cultural requiere de una planificacin adecuada para garantizar su
xito. Sin ello se cometen una serie de errores que, finalmente, van en
desmedro del resultado esperado. Por otra parte, la elaboracin de un
documento que contenga el proyecto es un instrumento fundamental de
comunicacin a la hora de gestionar recursos para la realizacin.
DISEO DEL PROYECTO

1. Elementos contextuales

Es necesario iniciar el diseo del proyecto analizando y describiendo los

elementos del contexto en el cual queremos insertarnos. Explorar y
conocer las dinmicas del territorio, las caractersticas sectoriales y a los
destinatarios que queremos llegar es fundamental para definir los
alcances y objetivos de nuestro proyecto.

a. Destinatarios/Usuarios/Beneficiarios/Pblico

Los destinatarios sern un grupo de personas que comparten ciertas

caractersticas comunes, al que dirigimos nuestros proyectos (barrio,
unidad vecinal, comuna, etc.)
Toda iniciativa que llega a plantearse como proyecto contempla algn tipo
de destinatario y, en la mayora de los casos, satisfacer sus necesidades
es el fin ltimo del proyecto.
Es fundamental entonces poder caracterizar a nuestros destinatarios, ya
que cada iniciativa tiene un pblico especfico. No es lo mismo un
concierto planteado para nios de enseanza bsica, que uno para
universitarios o la tercera edad. Para hacer esta segmentacin se pueden
usar criterios como edad, gnero, intereses y prcticas artsticas, reas de
residencia y nivel de formacin. La efectividad de nuestra accin
depender en gran parte del conocimiento que tengamos de nuestros
destinatarios.

Dinmica sectorial (danza, teatro, msica, patrimonio, desarrollo

comunitario, educacin, etc.)

FORMULACIN DEL PROYECTO

1. Objetivo general
2. Objetivos especficos
3. Fundamentacin
4. Descripcin (Destinatarios, Localizacin, Participantes)
5. Actividades
6. Cronograma de actividades
7. Recursos

a) Equipo humano
b) Recursos materiales
c) Recursos financieros
b. Dinmica territorial, es el anlisis de los factores inherentes al territorio
de referencia del proyecto que pueden influir en su definicin. Se trata, por
lo tanto, de conocer y resaltar los elementos distintivos del territorio en el
que se llevar a cabo nuestro proyecto y que hacen que sea de una
determinada manera.
Entenderemos por territorio aquel espacio natural o administrativo en el
que tenemos previsto intervenir. Puede tratarse de una plaza, un barrio,
una comuna, una provincia, una regin o estado, un pas entero o
cualquiera de los cinco continentes. Lo importante es acotar nuestro
espacio de anlisis y observar en ellos caractersticas econmicas,
sociales, culturales, demogrficas, polticas y otras necesarias para su
identificacin. Para hacer este anlisis podemos recurrir a datos
demogrficos, sociolgicos, indicadores econmicos, datos culturales
generales como mapa de infraestructura cultural, niveles de oferta
cultural, niveles de consumo cultural e impactos de los medios de
comunicacin locales y generales.
c. Dinmica sectorial
Es el anlisis de los factores inherentes al sector cultural en el que se
enmarca el proyecto y que pueden influir en su definicin. Entenderemos
por sector aquel espacio conceptual o temtico en el que tenemos
previsto intervenir. Puede tratarse de un sector reconocido de la cultura
como el patrimonio cultural y natural, las artes visuales, las artes
escnicas, la msica, el sector audiovisual o el literario. Puede ser un
sector menos estandarizado como la fiesta, la cultura popular, el turismo
cultural, los medios de comunicacin, la cooperacin internacional, la
moda o la participacin ciudadana, por citar algunos. El comportamiento y
las dinmicas de crecimiento y desarrollo de sector ser el objeto de
nuestro anlisis. Para conocer y analizar las caractersticas de los
destinatarios/beneficiarios, el territorio y el sector, podemos recurrir a
diversas fuentes informativas; no siempre es necesario que apliquemos
directamente encuestas o realicemos estudios, ya que cada vez ms
existen en el pas organismos dedicados a generar tal informacin.

2. El diagnstico

a. Definicin de la situacin a intervenir

El diagnstico es la descripcin y anlisis de aquellos elementos que
conforman e influyen en la realidad en que se desenvuelve un grupo de
personas. Un diagnstico intenta constituir una base para definir los
objetivos, por lo que es un insumo bsico para la planificacin.
El diagnstico realiza una lectura sinttica de los elementos contextuales
recin observados; tomando en cuenta el trabajo de anlisis de
destinatarios, territorio y sector cultural, tiene el propsito de identificar
de la manera ms precisa la necesidad que se quiere satisfacer, para, a
partir de all, definir los objetivos que el proyecto va a perseguir. Se realiza
entonces una visualizacin y explicacin de las necesidades o
problemticas de la realidad.

FORMULACIN DEL PROYECTO

Esta es la parte del proyecto en que definimos qu vamos a hacer y

estructuramos cmo hacerlo. Recurriremos a un esquema de proyecto
bastante difundido en el medio cultural. Una herramienta til para
orientarse en la visualizacin de cada punto es el mtodo de las
preguntas.

El mtodo de las preguntas

Es frecuente ver proyectos redactados siguiendo un mtodo muy simple y

efectivo que ayuda a su presentacin de forma clara y sucinta. Su utilidad
es sobre todo para personas que se inician en la labor de elaboracin de
proyectos, finalizando los pasos del mtodo de preguntas con un
documento descriptivo, que acta como elemento de comunicacin
bsico.

1. Objetivo general

Define lo que se pretende lograr con el proyecto, sus resultados o logros

esperados. Este puede ser cuantificable en la medida que se establezcan
los fines que se pretenden alcanzar. Sus principales caractersticas son:

Responde a la pregunta qu se quiere lograr?

Es aquel propsito ms amplio que conforma el marco de referencia en
relacin al cual se estructura todo el resto de los elementos que componen
el proyecto (objetivos especficos, actividades y recursos).
Es el gran fin que se persigue y que una vez ejecutado el proyecto debe
estar realizado.
Se expresan en trminos amplios y con verbos en infinitivo (crear,
desarrollar, conocer, difundir, satisfacer, etc.).
Se recomienda elaborar un solo objetivo general por proyecto.
Ejemplo:
Desarrollar las habilidades musicales de alumnos de las Instituciones
Educativas de la regin a travs de un plan comunal de fomento de la
msica.

Algunos puntos a considerar al formular el objetivo general

Muchas veces se plantea el dilema acerca de si es apropiado un enunciado
que declare un gran fin, tal como: Contribuir al desarrollo cultural de la
comuna. En efecto, se puede argumentar que es demasiado general y no
da cuenta de la especificidad de lo que se quiere lograr, por lo que no
contribuye a enfocar el norte que debemos alcanzar. Entonces, el
enunciado ms adecuado es aquel que incluye una gran finalidad,
precisando de qu manera se pretende lograr, el lugar donde se realizar
y a quines se dirige.

Qu? El objetivo general, lo que se quiere hacer, el logro que queremos

alcanzar. De aqu se desprende tambin el ttulo del proyecto.
Cmo? Objetivos especficos
Por qu? Fundamentacin
Cules? Actividades
Dnde? Localizacin, territorio.
Para quin? El pblico destinatario
Cundo? Cronograma de actividades
Con quin? Equipo de trabajo, instituciones colaboradoras.
Cunto? Recursos materiales y financieros

stos se desprenden directamente del objetivo general. Son las grandes

lneas de accin que van a permitir su realizacin. Por esta razn deben
estar en total coherencia con l. Sus principales caractersticas son:
Responden a la pregunta cmo se pretende lograr el objetivo general?
Son ms concretos que el objetivo general.
Su realizacin debe ser evaluable.
De ellos se desprenden las actividades.
La consideracin de estos puntos es fundamental para su correcta
formulacin y desarrollo. Estos son elementos que se toman en
consideracin cuando se evala un proyecto. El ejemplo que ponemos a
continuacin muestra como los objetivos especficos son los componentes
de un proyecto de desarrollo cultural comunal.
Ejemplo:
Objetivo general
Potenciar el desarrollo cultural de los habitantes de la comuna a travs de
la ejecucin de un plan de desarrollo cultural bianual.

Objetivos especficos
Difundir al interior del municipio la idea-fuerza sobre la cultura como
factor de desarrollo local.
Realizar muestras artsticas y culturales en espacios pblicos.
Difundir actividades culturales y creacin de pblicos para la cultura.
Mejorar la infraestructura y equipamiento para actividades culturales.
Potenciar el trabajo de organizaciones y creadores de la comuna.
 Diversificar alternativas de financiamiento para proyectos culturales
municipales.

3. Fundamentacin
Responde a la pregunta por qu es necesario realizar este proyecto? Es la
interrogante bsica que necesitamos responder cuando redactamos la
fundamentacin o justificacin. Donde debemos abordar dos cuestiones
fundamentales para que esta parte del proyecto sea coherente.
Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se
busca solucin. Existen muchas vas para lograr el objetivo general y
nuestro proyecto es una de ellas. Por eso, debemos justificar por qu la
solucin que elegimos es la ms adecuada y viable para resolver un
problema principal.
Cmo se resolvern las necesidades de los beneficiarios del proyecto.
A la hora de hacer la fundamentacin o justificacin de nuestros proyectos
debemos responder: Algunos puntos a considerar al formular los objetivos
especficos
La coherencia entre los objetivos especficos y el objetivo general.
Que no hayan demasiados objetivos especficos.
Que sean concisos.
Que sean evaluables.

Antecedentes del contexto. Deteccin de necesidades y problemas.

Alternativas de solucin Entre las alternativas de solucin est el proyecto
que planteamos, que si bien no atender todo el problema, avanzar en
mejorarlo. Para describir la fundamentacin se utilizan diversos contenidos
elaborados por organismos de estudios e investigacin especializados,
expuestos en el Punto
1: Elementos contextuales. En este espacio tambin debemos informar de
los resultados obtenidos en las aplicaciones de cuestionarios, encuestas,
estudios de mercado, reuniones, focus group, etc., que hayamos realizado
en el diseo de nuestro proyecto.

Ejemplo:
Debido a factores que se repiten en toda gran ciudad (como la dispersin
geogrfica de los distintos sectores de la comuna; el explosivo crecimiento
de la poblacin compuesta por personas provenientes de una variedad de
comunas que no han generado un sentido de pertenencia; el carcter de
comuna, por la lejana de los centros comerciales y productivos de la
ciudad se ha producido una falta de integracin y cohesin social que se
expresa en un bajo sentido de pertenencia y de identidad local. Esto
influye negativamente en la calidad de vida de los habitantes de la
comuna, ya que impide involucrar a los vecinos de una forma activa en la
solucin de sus problemas, en el entendido que mientras ms integrada
est la comunidad, mejor pueden abordar los problemas que se le
plantean para mejorar su calidad de vida.
Como lo demuestran estudios realizados en varias comunas de la regin,
la cultura entendida como factor de desarrollo local es un elemento que
contribuye de manera fundamental a la integracin social.

4. Descripcin
En este punto podemos exponer con ms detalles las caractersticas del
proyecto, de modo que quien desee conocerlo pueda hacerse una imagen
precisa del mismo. Adems de otros antecedentes se pueden incluir los
siguientes:
Responde a la pregunta qu?, cmo?, con quin?, dnde?
Informacin sobre las etapas del proyecto
Contenidos de las actividades
Programacin de las actividades
Lugares, fecha y hora donde se realizarn las actividades
Antecedentes breves sobre historia de organizacin, creadores o lugares,
segn corresponda.
Identificar a los otros participantes del proyecto (personas y
organizaciones)
Ejemplo:
El proyecto est dirigido a los habitantes de los sectores perifricos de la
comuna. Est planteado para un plazo de dos aos y en su realizacin
estarn involucrados agentes sociales como organizaciones territoriales,
centros de formacin presentes en la comuna, empresas, instituciones
religiosas y deportivas, organizaciones de creadores, etc.
El proyecto se desarrollar en las siguientes etapas:

a) Difusin de actividades culturales y creacin de pblicos para la

cultura: Se difundirn las actividades artsticas y culturales de la
comuna a travs de la realizacin de muestras en espacios pblicos. Se
realizar un programa anual que abarcar las principales plazas donde
se presentarn artistas y agrupaciones locales. Adems, se realizar un
plan de creacin y ampliacin de pblicos, para lo que se realizarn
actividades en lugares poco habituales como centros comerciales,
iglesias y hospitales. Se implementarn canales de comunicacin para
difundir actividades y se realizar un trabajo especial con la red de
radios comunitarias de la comuna.

b) Potenciar el trabajo integrado de organizaciones y creadores de la

comuna: para ello se crear un registro y una red de informacin para
organizaciones y creadores; se realizarn cursos de capacitacin en
herramientas de gestin de proyectos culturales y se crear un fondo
concursable para iniciativas artsticas y culturales.
Algunos puntos a considerar al formular la fundamentacin
Distinguir claramente la fundamentacin de la descripcin.
Es el momento de explayarse y argumentar por qu queremos realizar
este proyecto.
Incluir antecedentes cuantitativos o cualitativos con conceptos y datos
claros que avalen la justificacin.
c) Mejoramiento de infraestructura y equipamiento para actividades
culturales: Se construir un auditorio y una sala de exposiciones. Adems
se implementarn espacios deportivos para la realizacin de eventos
masivos.

d) Diversificacin de alternativas de financiamiento. Se presentarn

proyectos a fondos concursables como el Fondo Nacional de Desarrollo
Regional y al Fondo de Fomento de la Msica Nacional. Tambin se
gestionarn recursos con el sector privado.

5. Actividades
Son el conjunto de operaciones y tareas a realizar dentro del proyecto
para alcanzar los objetivos propuestos, por lo que constituyen el nivel ms
concreto de la formulacin. Responde a la pregunta: Cules son las tareas
o pasos a seguir para realizar el proyecto? Las actividades se desprenden
directamente de los objetivos especficos, deben estar contenidas en la
descripcin y claramente sealadas en el cronograma y presupuesto,
como veremos ms adelante.
Ejemplo:
Objetivo especfico:
* Realizacin de muestras artsticas y culturales en espacios pblicos.

Actividades
* Definicin de tipo de actividades
* Definir actividades que se van a realizar
* Definir contenidos de las muestras
* Definir lugares para su realizacin
* Confirmar artistas
Gestin de recursos
* Gestionar canje de espacios publicitarios con medios de comunicacin
* Gestionar auspicios con empresas de la comuna

Campaa de difusin
* Diseo de material de afiches, volantes y pendones
* Impresin de afiches, volantes y pendones
* Distribucin de material impreso
* Envo de invitaciones a red de organizaciones y creadores de la comuna
* Realizar difusin en medios de comunicacin

Realizacin de la muestra
* Instalacin de equipamiento
* Coordinacin de equipos de produccin, limpieza, etc.

Evaluacin de los resultados

* Elaboracin de informe por parte de encargados de cada rea de la
muestra
* Reunin de evaluacin con equipo de produccin de la muestra
* Realizacin de informe final de evaluacin

Algunos puntos a considerar al redactar la descripcin

* Cuidar de no incluir elementos de la fundamentacin en la descripcin.
* Este es el lugar para entregar toda la informacin de lo que queremos
hacer.
Algunos puntos a considerar al formular las actividades
* No confundir actividades con objetivos especficos.
* Cada actividad debe estar relacionada con el o los objetivos especficos.
* Deben ser evaluables.

6. Cronograma de actividades
Todo proyecto tiene un nmero de actividades y un tiempo en que deben
realizarse. El cronograma responde a la pregunta cundo se realizarn las
actividades del proyecto?, que nos permite ordenar cronolgicamente las
actividades en el tiempo que hemos definido. De esta forma podemos
organizar las actividades en relacin con las principales lneas de accin a
desarrollar. Debido a que las actividades estn relacionadas entre s, el no
cumplimiento de los tiempos definidos para su ejecucin puede tener
consecuencias en la realizacin de los objetivos. Por ejemplo, si no se
distribuyen los afiches con la anticipacin adecuada, esto puede provocar
una baja asistencia de pblico por desinformacin, lo que afecta
directamente los resultados esperados. Definir el tiempo de realizacin de
las actividades es clave; con una estimacin realista acerca del tiempo
que requerimos para cada una, podremos definir claramente las etapas de
cumplimiento y distribuir las labores de los responsables.
Para realizar el cronograma podemos disponer de un cuadro que -en su
primera columna-seale las actividades y, en las otras, seale los das,
semanas, meses o aos segn la duracin de nuestro proyecto. Tambin
podemos incluir en una columna final los encargados/responsables de
cada actividad.

7. Recursos
Los recursos son los medios de distinta clase que, segn se requieran,
sirven para lograr nuestros objetivos. La definicin detallada de los
recursos necesarios para desarrollar las actividades de un proyecto es
fundamental para su realizacin. Un proyecto implica una gran y diversa
cantidad de recursos, por lo que es conveniente tenerlos completamente
visualizados en la etapa de formulacin del proyecto. Estimar y describir
los recursos responde a la pregunta qu y cuntos recursos requiere el
proyecto?
Todos los proyectos requieren recursos para su concrecin, que pueden ser
de diversa ndole: el equipo humano, recursos materiales o tcnicos y
financieros.

a. El equipo humano, las personas

Toda iniciativa cultural implica trabajar con un equipo humano. Este factor
es determinante en el xito o fracaso de un proyecto, por lo que es
fundamental tenerlo presente en el momento de planificar una iniciativa
cultural. Los proyectos se llevan a cabo por personas que forman un
equipo; adems, el proyecto necesita observar claramente las
necesidades de personas con sus competencias y habilidades para llevar
adelante las tareas. La determinacin de un equipo humano adecuado
tiene las siguientes ventajas:
Lejos de ser una media aritmtica de las cualidades y los defectos de
cada miembro, permite la conjuncin de lo mejor de cada uno y la
seleccin de la mejor calificacin del grupo para las tareas a las que se
enfrenta.
La formacin de equipos posibilita una cierta independencia del grupo en
relacin con las personalidades que lo componen, pues puede subsistir
ms all de la permanencia de stas.
No depende tanto de los ritmos personales de quienes llevan a cabo las
tareas.
El grupo es, en general, ms creativo que los individuos que trabajan
aisladamente, pues permite aportar ms y mejores soluciones a los
problemas, a la vez que asume ms fcilmente los riesgos que cuando se
acta de forma aislada.
Con una adecuada coordinacin y divisin del trabajo el grupo tiene
acceso a realizar tareas complejas y de mayor alcance que una persona
aislada.
Las decisiones de un grupo suelen estar ms fundamentadas, pues
manejan mucha informacin, cuentan con mayores referencias y tienen
ms posibilidades de anticiparse y rectificar los errores.
La presencia de otras personas eleva el nivel de motivacin de un
individuo que realiza una tarea, sobre todo si esta tiene como expectativa
ser evaluada en su rendimiento, lo que somete al grupo a un peculiar
sistema de autocontrol colectivo, nada superficial desde el punto de vista
del rendimiento del equipo.
El equipo no tiene por qu ahogar las caractersticas particulares de sus
miembros. Contando con una estructura adecuada, se puede incluso
potenciar la heterogeneidad del grupo.
Como propuesta, podemos distribuir las siguientes funciones en un
equipo:
Coordinador General: es el responsable integral del proyecto y produccin
de sus actividades.
Productor: su funcin es conducir, administrar y supervisar el contenido de
la produccin, como asimismo, encargarse del trabajo en terreno y de
coordinar las acciones de la actividad, ya sea en su preparacin,
realizacin y finalizacin del evento.
Encargado de Finanzas: es quien maneja los recursos financieros mediante
el presupuesto y el flujo de caja, segn los recursos necesarios para la
implementacin del proyecto, dando a su vez los informes de gestin
correspondientes.
Algunos puntos a considerar al formular el cronograma
Considerar el tiempo suficiente para cada actividad.
Considerar las relaciones de dependencia entre actividades sucesivas.
Asistente de Produccin: depende del productor y tiene a su cargo
mltiples y diferentes funciones, ya sean planificadas o requeridas en el
momento.
Relacionador Pblico: se encargar de las relaciones con las instituciones
externas a la produccin, conseguir patrocinios, auspicios o
colaboraciones y ver el tema del protocolo.
Coordinador de Difusin y/o Prensa: es el encargado de formular, disear y
desarrollar el Plan de Difusin y/o Campaa de Prensa del proyecto,
organizando los recursos necesarios para su implementacin y ejecucin.
Equipos - Comisiones: es muy importante formar equipos por reas y
temas especficos de produccin que requieren de un trabajo ms
detallado (seguridad, montaje, transporte, alojamiento, entre otros). Cada
Equipo deber tener un Coordinador Responsable. Adems, dentro del
equipo puede existir un Diseador: se encargar del diseo e impresin de
las piezas grficas que requiera el proyecto (afiches, programas, etc.).
Esta funcin, segn los volmenes de trabajo y la disponibilidad de
recursos, puede ser externalizada y supervisada por el Coordinador de
Difusin. Asimismo, puede existir una Secretaria que comparta funciones
con el Asistente de Produccin, cumpliendo labores bsicas de secretaria y
abasteciendo de los insumos necesarios para el desarrollo de las
actividades. La idea es poder mantener en el tiempo las funciones
asignadas y no cambiarlas o traspasarlas a otro, a no ser que se tenga
expresa claridad del nuevo escenario en el cual se cumplirn los papeles
reasignados.
Algunos puntos a considerar al definir y coordinar el equipo humano
Asignar con precisin las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Un mural exponiendo los roles de cada uno puede ser de gran ayuda
Para que el trabajo en equipo funcione, cada miembro debe cumplir las
tareas.
A su vez los responsables de cada equipo deben monitorear el
cumplimiento de las tareas, confiando en la dedicacin de sus miembros,
pero corrigiendo las faltas o errores en la ejecucin de las mismas.
b. Recursos materiales
Los recursos materiales o tcnicos son todas aquellas mquinas,
herramientas u objetos de cualquiera clase, necesarios para el desempeo
de nuestras actividades. Toda iniciativa cultural involucra este tipo de
recursos; como suelen ser una infinidad de materiales, es de suma
importancia tenerlos ordenados en un cuadro asociados a la actividad
correspondiente.

c. Recursos financieros
Una vez determinado el equipo humano y los recursos materiales,
estamos en condiciones de saber cunto dinero necesitaremos para
realizar el proyecto. Existen distintos criterios para determinar los tems de
un presupuesto. El ms apropiado -desde el punto de vista de la
planificacin- es guiarse por las grandes lneas de accin en torno a las
cuales organizamos las actividades. Otro criterio, presente en muchos de
los formularios de postulacin a fondos concursables, es separar los gastos
en personal u honorarios, gastos de operacin (materiales y/o servicios) y
gastos de inversin (bienes). Es fundamental que el presupuesto tenga las
siguientes caractersticas, que deben ser tomadas en cuenta al evaluar un
proyecto:
Debe ser coherente con las actividades a realizar y con los objetivos.
Ser realista. Se debe evitar, por una parte, elaborar un presupuesto con
gastos demasiado elevados o, por el contrario, con gastos muy reducidos
que en definitiva no permitir la correcta realizacin de las actividades. La
confeccin de un presupuesto adecuado requiere de un proceso ms o
menos largo para determinar el monto de cada gasto, respaldado a travs
de cotizaciones de los honorarios, materiales y bienes y servicios
necesarios. En el caso de muchos fondos concusables es obligatorio
entregar las cotizaciones que respaldan el presupuesto. De esta forma, un
presupuesto debe tomar en cuenta el precio, calidad, disponibilidad y
condiciones de pago de los recursos necesarios. Dos maneras de definir el
presupuesto:
1. Segn las grandes lneas de accin de nuestro proyecto, definiendo
para cada actividad los gastos en personal u honorarios, operacin e
inversin.
2. Distribuir los gastos en personal u honorarios, gastos de operacin
(materiales y/o servicios) y gastos de inversin (bienes). En el caso de los
Fondos de Cultura se deben ingresar separados los gastos de operacin y
los gastos en difusin. Una vez elaborado el presupuesto es conveniente
determinar y visualizar grficamente cmo se comporta el flujo de
recursos en el tiempo que abarca el proyecto. Para ello elaboraremos un
flujo de caja compuesto por dos elementos:
Ingresos. Hay que tener absoluta claridad acerca de cmo van a ingresar
los recursos al proyecto. El flujo sirve para evitar situaciones como no
poder realizar una actividad programada porque no se cuenta con el
financiamiento en el momento adecuado.

El presupuesto
El presupuesto es la expresin monetaria de todos los gastos necesarios
para la ejecucin del proyecto. En general, se identifican 3 tipos de
costos:

1 - Inversin:
Expresa los costos destinados a la adquisicin de bienes durables y que
necesariamente se requieren para ejecutar el proyecto tales como las
actividades se ordenan y distribuyen cronolgicamente segn la duracin
de cada una de ellas y segn su ubicacin lgica a lo largo del proyecto,
equipamiento o infraestructura que queda instalada. Se realizan
solamente una vez por cada tem durante todo el ciclo de vida del
proyecto.

2 - Operacin:
En este tem se incluyen insumos y gastos menores que se deben realizar
durante el transcurso del proyecto: Materiales de oficina, materiales de
trabajo para los alumnos, arriendo de equipos, transporte de personas o
materiales, viticos, colaciones, en resumen todos aquellos gastos
fungibles y que no son perdurables en el tiempo.

3 - Personal:
Es decir costos en honorarios a las personas que dedicarn tiempo en la
ejecucin del proyecto, podramos hacer la siguiente distincin:

Segn perfiles de actividad:

- Profesionales
- Tcnicos
- Administrativos
- Auxiliares
Segn rol u horas de dedicacin al proyecto:
- Coordinador general
- Asistente de coordinacin
- Secretaria
- Asistente de produccin
El presupuesto tambin puede expresarse en una matriz de doble entrada
en donde se identificarn los costos necesarios de cubrir, ordenados en el
tiempo.
8. Evaluacin de los resultados
Monitoreo permanente de cumplimiento de las metas del proyecto
Infraestructura de oficina Elaboracin de informe por parte de encargados
de cada rea de Infraestructura de oficina la muestra. Reunin evaluativa
con equipo de produccin de la muestra. Infraestructura de oficina
Elaboracin de Informe final de evaluacin.
La evaluacin de proyectos es la accin que nos permite medir o estimar
el grado en que se estn logrando o bien se lograron o no los objetivos
que nos hemos propuesto con la realizacin del proyecto. Es un
instrumento que nos permite visualizar problemas o dificultades y corregir
a tiempo los procesos en marcha. En primer lugar debemos distinguir 2
tipos de evaluacin:
1 - De procesos:
- Tambin llamada seguimiento, es una evaluacin que se hace durante el
transcurso o desarrollo del proyecto, su propsito es detectar problemas
no detectados originalmente, emergentes u otros que inciden en el
cumplimiento de las actividades, influyen en el logro de objetivos y
orientan respecto de realizar cambios si ello fuera necesario. Adems
entrega informacin para la evaluacin final o ex- post.

2 - De resultados:
- Evaluacin final o ex-post, es aquella que se realiza una vez finalizado el
proyecto, determina el o los resultados de las actividades desarrolladas en
funcin de los objetivos propuestos originalmente. Debe otorgar criterios
para definir respecto de la conveniencia o no de su continuidad,
identificando los cambios necesarios de realizar. Para el caso de una
evaluacin de procesos hablaremos de resultados intermedios o parciales,
y en la evaluacin final, de resultados finales tambin llamados "impacto
del proyecto". El concepto de "impacto" se refiere a modificaciones
sustantivas, estables y permanentes que se logran con la ejecucin del
proyecto, respecto del o los problemas. La evaluacin tanto de procesos
como de resultados puede ser de orden cualitativo o cuantitativo, lo que
depender de la naturaleza de aquello que se evala.
Por lo tanto un aspecto inicial que es necesario esclarecer es:
- Qu es preciso evaluar?

Naturaleza de la evaluacin
Habamos sealado que la definicin del proyecto supone una hiptesis de
solucin frente a una determinada situacin detectada en la realidad. La
evaluacin del proyecto nos permitir saber entonces qu tan certera o no
fue nuestra estimacin inicial respecto a las acciones que concebimos
como necesarias de emprender. La evaluacin puede ser entendida como
una medicin, en toda medicin podemos distinguir:
1 - Lo que se va a medir:
- Es decir procesos o resultados
2 - Con qu se va a medir:
- El instrumento que utilizaremos para llevar a cabo la medicin
(encuestas, entrevistas, etc.) que contiene indicadores de carcter
cuantitativo o cualitativo.
3 - Cmo se va a medir:
- La metodologa a emplear en la evaluacin, este aspecto se definir en
funcin del tipo de instrumento a utilizar.
4 - Los criterios y sus grados:

- Los criterios y sus grados de obtencin o no, determinarn en definitiva

la naturaleza de los indicadores. Los criterios a considerar pueden ser
definidos por:
a - Parmetros o exigencias externas:
- Este tipo de evaluacin se realiza segn los parmetros y criterios
definidos por las fuentes institucionales que financian los proyectos, o bien
por una institucionalidad de rango superior que acta en carcter de
supervisin (organismos pblicos, Municipalidad, etc.)
b - Criterios propios:
- Cuando es el equipo de proyecto quien define qu se va a evaluar, y en
qu grado se considera la obtencin o no de los objetivos propuestos.
c - Una combinacin de ambos

Criterios en la evaluacin
Los criterios a definir en la evaluacin del proyecto pueden ser mltiples y
diversos y, si no son determinados de manera externa, en buena medida
se definirn en funcin de la naturaleza del proyecto, los objetivos y las
acciones. Sin embargo, en trminos generales podramos mencionar
algunos de los criterios ms utilizados en la evaluacin de proyectos:

Poblacin o beneficiarios:
Se refiere a la cantidad de personas que directa e indirectamente logran
un grado de participacin (o beneficio) en el proyecto, se la puede
caracterizar en trminos demogrficos, socio-econmicos u otros
sealando de qu manera y en qu grado el proyecto significa un
beneficio. Bajo este criterio de evaluacin, se recomienda indicar el
nmero de personas u organizaciones que participan o bien si estas se
crearon con el proyecto, adems se puede indicar el grado de
participacin tanto en la implementacin como en la propia evaluacin, as
como tambin en la continuidad de los procesos. Con este criterio se
relacionan los de cobertura y focalizacin.

Sustentabilidad:
El criterio de sustentabilidad dice relacin con la calidad estratgica del
proyecto en trminos de proyeccin de sus resultados en el tiempo una
vez finalizadas todas las actividades estipuladas. En general, se espera
que el resultado del proyecto constituya un mejoramiento sustantivo y
perdurable en algunas de las condiciones sealadas que le dieron origen,
definieron los objetivos y sus acciones. En funcin de la generacin de
procesos de continuidad, en general se trata de una institucin u
organizacin que asume esta tarea una vez que el proyecto haya
finalizado. Si esto es as, entonces ser necesario documentar
debidamente este compromiso.

Eficacia:
Se refiere al grado de cumplimento de los objetivos planteados, es decir,
en base a este criterio se evala en qu medida se lograron los objetivos,
determina si con la ejecucin de este proyecto se enfrent
adecuadamente o no la situacin original que exista.

Eficiencia o anlisis costo-beneficio:

Este criterio relaciona los resultados con los recursos invertidos y por lo
tanto evala nuestra capacidad de accin. En otros trminos, se refiere a
la optimizacin de los recursos asignados en funcin de factores que
determinan nuestra eficiencia en el logro de los objetivos.

Calidad:
El criterio de calidad alude a resultados intermedios o finales y se aplica a
bienes, productos o servicios prestados, relaciona el grado en que estos
bienes o servicios satisfacen o no las necesidades y seala sus atributos.

CONCLUSIONES
Hemos presentado de manera tal vez muy amplia y general los pasos
centrales en la elaboracin de proyectos desde una perspectiva de
planificacin de procesos de desarrollo cultural. Insistimos en que se trata
de una herramienta a nuestro alcance para el logro de objetivos. Dado que
existe abundante literatura tcnica sobre este tema, as como tambin
diversos enfoques metodolgicos, nos hemos centrado en conceptos a
juicio estndar tratando de rescatar aquellos aspectos que ms podran
ser de utilidad de uno u otro de tales enfoques. Si bien la prctica de la
elaboracin de proyectos en gran medida est definida en funcin de la
obtencin de recursos econmicos que permitan financiar nuestras
iniciativas y con ello alcanzar objetivos, hemos subrayado tal vez
insistentemente aspectos que consideramos ms de fondo: continuidad,
procesos, horizonte estratgico. Estos conceptos buscan enriquecer el
ejercicio de la Gestin Cultural y sin duda probarn su utilidad ah en
terreno, en el contacto diario con las organizaciones, artistas y cultores
presentes en los territorios. Entiendo la Gestin Cultural como una
actividad fundamentalmente prctica, sin embargo, ello no nos exime de
la necesidad cada vez ms urgente de contar con un marco terico que
oriente e ilumine nuestras acciones. Las ideas que seamos capaces de
elaborar y compartir deberan permitirnos avanzar en construir cimientos
slidos en nuestra an joven actividad que se encamina hacia la
profesionalizacin, surgen y se prueban en la prctica, en la realidad de la
cual pretenden dar cuenta. Esta es una tarea que se puede realizar entre
todos.

ACTIVIDADES DE APLICACIN DE LA UNIDAD

* Luego de terminar la lectura individual de la Unidad: Disee y desarrolle

un Proyecto Artstico Musical, organizando eventos culturales, dicha
propuesta debe ser creativa e innovadora.