Control de una empresa

La funcin de Control de Gestin se enmarca dentro de un conjunto de sistemas de control

que existen hoy en da en las empresas y, que de alguna forma, tratan de complementarse.
Algunos son "obligatorios" y otros voluntarios. Vamos a ver los principales:
1. Inspecciones sanitarias, medioambientales, laborales y fiscales: empezando por los ms
evidentes, estas inspecciones de carcter obligatorio se centran en aspectos muy especficos
de la actividad de la empresa. Estn reguladas, tienen sus plazos de ejecucin, y desarrollan
una labor sancionadora cuando se producen incumplimientos de las respectivas normativas.
2. Auditoras de calidad, certificaciones de calidad, etc.: en el aspecto de producto y de
procesos, existen sistemas de control de calidad que dan lugar a certificaciones que
garantizan a terceros el cumplimiento por parte de la empresa de unos estndares mnimos
(AENOR, ISO, etc.). Son procesos de control orientados al negocio que obligan a las
empresas a una mejor organizacin interna.
3. Auditoras de cuentas: de obligado cumplimiento para determinadas sociedades en
funcin de su dimensin o por otras razones, los auditores expresan una opinin sobre las
cuentas anuales de la empresa mediante cuatro tipos de resultados:
Opinin favorable: las cuentas anuales reflejan razonablemente la situacin
econmico financiera de la compaa.
Opinin con salvedades: las cuentas anuales reflejan razonablemente la situacin
econmico financiera de la compaa excepto por algunas excepciones que se
enuncian en su informe.
Opinin denegada: existen tantas salvedades que las cuentas anuales no reflejan la
situacin econmica y financiera de la compaa.
No opinin: los auditores no han podido disponer de la suficiente informacin para
realizar su trabajo y cumplir con todas los procedimientos de auditoria y, por lo
tanto, no pueden opinar.
Como vemos, los auditores de cuentas no trabajan ni el cumplimiento de procesos,
ni si la compaa va bien o mal desde el punto de vista del negocio (salvo
excepciones).
4. Auditoras internas: por hacer un smil cinematogrfico, son "los de asuntos internos" en
la polica. La funcin de auditoria interna se ocupa de verificar el cumplimiento de las
normas y procedimientos existentes en la compaa. Tampoco evala el negocio; se
preocupa de que se hagan las cosas tal y como est regulado internamente. Suele ser una
funcin realizada por un departamento de personal de la compaa con mucha experiencia y
normalmente dependiente de la Direccin General o el Consejo de Administracin.
5. Control de gestin: es la funcin que se encarga de controlar la buena marcha del
negocio desde un punto de vista muy operativo. Como vemos, complementa la labor del
auditor de cuentas y del auditor interno. En muy pocos aspectos se solapa con ellos.

Las tres perspectivas de control en un contrato comercial

Vamos a tratar de plasmar en un ejemplo las diferentes perspectivas de la auditora externa,
la interna y el control de gestin. Supongamos que la empresa firma un contrato importante
con un cliente.
Los auditores externos verificarn que dicho contrato se ha contabilizado
adecuadamente tanto en tiempo como en forma (cuentas e importes adecuados).
El departamento de auditora interna verificar que tanto el proceso de autorizacin
de dicho contrato como el de firmas y archivo se han realizado de acuerdo con las
normas y procedimientos fijados por la compaa.
El departamento de Control de Gestin analizar la rentabilidad de dicho contrato
en cuanto a costes e ingresos derivados del mismo.
Importancia en el control de una empresa
Control El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque
una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la
organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional
para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.
Importancia del Control
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de
los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales
y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn
afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores
para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es
acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y
servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan
velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos
de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte,
en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor"
a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo
sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma
de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la
administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso
de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance
de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

Tipos de Control
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los
esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados
actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta
perspectiva, las polticas son medios importantes para poner en marcha el control
preliminar debido a que son directrices para la accin futura. Por lo tanto es
importante distinguir entre el establecimiento de las polticas y su realizacin. El
establecimiento de las polticas forma parte de la funcin de la planificacin,
mientras que se realizacin corresponde a la funcin de control.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el
trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente
cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y
cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza
adecuadamente.
Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los mtodos de control
retroalimentativos consiste en que stos destacan los resultados histricos como
base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una
empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y
 determinar cuales son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de
recursos futuros o actividades operativas.
Principios de Control
La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
EQUILIBRIO. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
DE LOS OBJETIVOS. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es
decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se
evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas
especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo
establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control
est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la
ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente,
prdidas de tiempo y de dinero.
DE LA OPORTUNIDAD. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y,
obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo.
DE LAS DESVIACIONES. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas
en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se
establecen medidas preventivas y correctivas.
COSTEABILIDAD. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo
que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte.
Un control slo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan
de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que
redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin.
DE EXCEPCIN. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia
de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
DE LA FUNCIN CONTROLADA. La funcin controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es
bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar. Una aplicacin clara de este principio se puede
encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una
empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no,
ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal.
El control dentro del proceso administrativo
Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante
las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se
dividen en planeacin, direccin, organizacin y control.
Como observamos el control es la ltima etapa del proceso administrativo. Esta etapa
consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para asegurar que los
objetivos de la empresa sean alcanzados. Tiene las siguientes variantes:
I. Funcin restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvos indeseables o
comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y as prohibir la
libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades, dentro de la empresa.
II. Sistema automtico de regulacin: cuando se detecta que las actividades o funciones
de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades, esta regulacin
har volver a los subordinados a las actividades ya planeadas.
III. Funcin administrativa: como ya lo dijimos, el control forma parte del proceso
administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la direccin.
Objetivo del control
El objetivo de esta funcin administrativa es la de ver que todo se haga conforme fue
planeado y organizado, segn las rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con el
fin de corregirlos y evitar su repeticin.
Proceso del control
A fin de identificar los errores o desvos para as corregirlos y evitar su repeticin, el
Control tiene un proceso o fases a seguir:
1. Establecimiento de estndares: establece los criterios de evaluacin o comparacin.
Existen cuatro tipo de estndares:
a. Estndares de cantidad: establece el volumen de produccin, cantidad de
existencias, materias primas, nmero de horas de trabajo.
b. Estndares de calidad: establece la calidad del producto, sus
especificaciones.
c. Estndares de tiempo: es el tiempo estndar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboracin de un producto.
d. Estndares de costos: establece los costos de produccin, administracin,
costos de ventas.
 2. Evaluacin del desempeo: tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.
3. Comparacin de desempeo con el estndar establecido: compara el desempeo de
las funciones realizadas con el que fue establecido como estndar, para verificar si
hay desvi o variacin o algn error o falla con relacin al desempeo esperado.
4. Accin correctiva: busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado.
Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran:
Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience.
Esta incluye la creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para asegurar
que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.
Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye direccin,
vigilancia, sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea
llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
Control de Retroalimentacin: Se enfoca sobre el uso de la informacin de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
Auditoria Administrativa
La podemos definir como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito
de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Se lleva a cabo segn el
sentido que tiene esta para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria
administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a
beneficio de terceras partes.
Auditoria Interna
Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar, evaluar la adecuada y eficaz
aplicacin de los sistemas de control interno, velando por la preservacin de la integridad
del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestin econmica, proponiendo a la
direccin las acciones correctivas pertinentes.
La funcin de auditora interna ha cambiado notablemente en los ltimos aos, pasando de
una auditoria tradicional orientada a la proteccin de la empresa (activos) hacia una
auditoria enfocada al control de los riesgos, a fin de aumentar el valor de la organizacin
para los accionistas.
Diferencia entre Auditoria interna y Administrativa
La auditora interna tiene un fin ms amplio y busca identificar los procesos y sus posibles
mejoras, mientras la administrativa est basada en evaluar la calidad del sistema y no de sus
partes.
Clasificacin de los medios de control
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la
planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que
deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de

desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes especiales.
Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a la

accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos
para iniciar las actividades.

2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo);

Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las actividades corrientes para
asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha.
3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (replanificacin), concentrando la
atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades
peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:

1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.

2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.

3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender
de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.

6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; continuar

con la alimentacin adelantada para efectos de replanificacin
El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos
gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el
control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentacin, el cual exige
mediciones del desempeo y dispara la accin correctiva prevista para asegurar el logro de
los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para
medir el avance. En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la modificacin
de los planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos planes, cambios en la operacin
y reasignacin de la gente. Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas
particulares de la operacin y la estructura de organizacin.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relacin con el
momento de la accin. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya
efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse
un control eficaz en el momento de la accin o cuando se asuma el compromiso. Este
concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empearse en alguna
forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las polticas
y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por ste
con la anticipacin necesaria.
La comparacin de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una
medicin de la efectividad del control durante un perodo pasado especificado, el cual
constituye la base para una eficaz retroalimentacin. Los hechos que se muestran en un
informe de desempeo no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medicin histrica puede
conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aqu es que los
objetivos, las polticas y las normas cumplen dos necesidades bsicas en el proceso global
de control, a saber:
1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la
accin

2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la eficacia del control
posteriormente a la accin. Adems la retroalimentacin sirve para la replanificacin.

Control como un sistema de retroalimentacin

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso bsico que se encuentra en los
sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante
la retroalimentacin de informacin, que muestra las desviaciones con respecto a los
estndares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su
energiza para retroalimentar informacin se compara el desempeo con un estndar e inicia
la accin correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentacin
similar al que opera en el termostato comn en un hogar. Este aspecto se puede ver con
claridad al observar el proceso de retroalimentacin en el control administrativo el la figura.
Este sistema presenta el control en una forma mas compleja y realista que si se considera
solamente como un asunto de fijacin de estndares, medicin del desempeo y correccin
de desviaciones. Los administradores miden el desempeo real, comparan esta medicin
con los estndares e identifican las desviaciones; pero despus, para realizar las orrecciones
necesarias deben desarrollar un programa de accin correctiva y ponerlo en practica a fin de
al desempeo deseado.
Tcnicas de control
Esto implica las siguientes caractersticas:
Captar resultados
Comparar con lo planeado
Detectar y analizar desviaciones
Informar
Se mide y evala el cumplimiento de objetivos y la consecucin de las metas.
Se analizan las consecuencias de las acciones y de los hechos del contexto para
detectar las causas de las desviaciones.
Establecer estndares y mtodos para medir el rendimiento.
Medir el rendimiento.
Determinar si el rendimiento se corresponde con los estndares trazados y en caso
necesario.
Tomar medidas correctivas.

El proceso de control
Las tcnicas de control, son las herramientas de las que se auxilia el administrador para
llevar a cabo el proceso de control.
El proceso de control
Tal y como se enunci, muchas de las tcnicas de planeacin son, a su vez, de control y, en
esencia, los controles no son ms que sistemas de informacin; el cuadro sinptico muestra
las tcnicas de control ms usuales.